EVOLUTION D UN LOGICIEL DE PRISE DE RENDEZ-VOUS

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1 CAISSE D'ALLOCATIONS FAMILIALES DE LA VENDEE EVOLUTION D UN LOGICIEL DE PRISE DE RENDEZ-VOUS CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES (CCTP) Marché n 3/2014 Marché à Procédure Adaptée passé en application de l article 28 du code des marchés publics. Date limite de remise des offres : Vendredi 24 octobre 2014 à 12 heures CCTP Evolution d un logiciel de prise de rendez-vous Page 1 sur 6

2 Sommaire ARTICLE 1 DESCRIPTIF DU PROJET... 3 ARTICLE 2 LISTES DES EVOLUTIONS ATTENDUES... 3 ARTICLE 3 STATISTIQUES... 4 ARTICLE 4 SECURITE DES DEVELOPPMENTS... 4 ARTICLE 5 OPTIONS... 4 ARTICLE 6 PRIORITE DE DEVELOPPEMENT... 5 ARTICLE 7 FORMATION... 5 ARTICLE 8 MAINTENANCE... 5 ARTICLE 9 PROPRIETES ET DROITS... 6 CCTP Evolution d un logiciel de prise de rendez-vous Page 2 sur 6

3 ARTICLE 1 DESCRIPTIF DU PROJET Depuis décembre 2012, la CAF de la Vendée a mis en ligne un service de prise en rendez-vous pour les allocataires : Ce service est actuellement installé sur un hébergement mutualisé chez OVH. Issu d un développement réalisé par une autre CAF, il a été adapté et de nombreux dysfonctionnements ont été corrigés. Néanmoins, l'utilisation désormais systématique du logiciel a mis en lumière ses limites et fait émerger le besoin de fonctionnalités nouvelles. La CAF de la Vendée souhaite donc faire évoluer ce service afin de mieux répondre aux besoins du public, mais aussi aux agents gestionnaires des rendez-vous qu ils soient superviseurs ou agents. Le prestataire devra reprendre (ou améliorer) l intégralité des fonctionnalités existantes du front office et du back-office (consultable via la navigation sur le site) et réaliser les évolutions demandées à l article 2. Les candidats peuvent demander un accès au back-office sous condition de confidentialité sur simple demande auprès de la CAF de la Vendée. Cet accès sera limité à 7 jours. ARTICLE 2 LISTES DES EVOLUTIONS ATTENDUES Le recensement des évolutions souhaitées, effectué est le suivant : 1. Rendre obligatoires certaines informations lors de la saisie d'un RDV 2. Créer un dispositif de rappel automatique (SMS ou Mail) la veille du RDV 3. Faciliter l'extraction de statistiques 4. Travailler sur compatibilité du logiciel de prise de RDV avec les postes en libre service 5. Allonger les délais de connexion (obligation de saisir les mots de passe lors d'inactivité prolongée) 6. Après la saisie d'un RDV rester sur la semaine concernée pour vérification. 7. Améliorer la saisie des RDV (tabulation) 8. Améliorer la navigation dans la planification des ressources 9. Modifier le calibrage des RDV / différent selon les sites 10. Améliorer la rapidité générale de l'application 11. Améliorer la visibilité du message de confirmation du RDV et ajouter la date 12. Offrir à l allocataire la possibilité de vérifier la date et l heure de son RDV ou de l annuler. 13. Présenter sur la même page tous les RDV d une journée 14. Visualiser les créneaux indisponibles (correction de bug) 15. Augmenter le nombre de caractères dans la zone commentaires CCTP Evolution d un logiciel de prise de rendez-vous Page 3 sur 6

4 16. Améliorer la gestion des motifs 17. Faire évoluer du courrier de confirmation 18. Gérer les rendez-vous des travailleurs sociaux actuellement pris en charge dans une autre application 19. Créer un suivi des RDV non honorés 20. Rediriger vers une offre de service en fonction du motif 21. Améliorer l affichage global et la rapidité du service pour le rendre compatible avec une utilisation sur tablette. ARTICLE 3 STATISTIQUES Le volet statistique devra fournir les éléments suivants en complément de ceux déjà existants: Indicateur de disponibilité des rendez-vous : proposition de rendez-vous dans les 7 jours dans 85% des cas. Taux de Rendez-vous non honorés par les allocataires Taux d accueil sur rendez-vous : RDV / ensemble des visites à l accueil auprès d un agent. Ponctualité de l accueil sur rendez-vous Canal de prise de rendez-vous Taux de remplissage de l accueil sur rendez-vous ARTICLE 4 SECURITE DES DEVELOPPMENTS Le prestataire retenu devra réaliser un développement en intégrant la sécurisation du site afin de se prémunir des attaques du web (déni de service, virus, piratage ), ceci intègre également la sécurisation des formulaires ainsi que les données. Cette sécurisation sera réalisée selon l état de l art. Le prestataire décrira les solutions techniques qu il mettra en œuvre pour assurer cette sécurisation. ARTICLE 5 OPTIONS Le développement de l applicatif sous smartphone (Androïd et Apple) sera proposé en option. CCTP Evolution d un logiciel de prise de rendez-vous Page 4 sur 6

5 ARTICLE 6 PRIORITE DE DEVELOPPEMENT Les modifications peuvent être regroupées selon 3 catégories : Amélioration de l'utilisation par les allocataires et les agents (1, 6, 7, 11, 13, 14, 15, 17) Amélioration de l'administration de l'outil (3, 8) Fonctions supplémentaires (2, 9, 12, 16, 18, 19, 20) Amélioration techniques (4, 5, 10, 21) Afin de livrer les évolutions les plus attendues dans un délai court le développement sera priorisé selon l'ordre ci-dessus. Ainsi les fonctions d'amélioration de la saisie seront disponibles au plus tôt. Ce sont elles qui impactent le maximum d'utilisateurs. Les fonctions d'amélioration techniques seront réalisées en dernier sauf contraintes particulières. ARTICLE 7 FORMATION Une formation sera dispensée aux administrateurs informatiques ainsi qu à la responsable accueil et quelques agents d accueil (5 personnes maximum). Cette formation devra être dispensée dans les locaux du Siège de la CAF de la Vendée, 109 boulevard Louis Blanc à La Roche sur Yon. Cette formation devra inclure tous les éléments permettant l évolution et le maintien du site, les mises à jour du site à partir du moment où le site internet est opérationnel, les éléments permettant le pilotage de l accueil sur RDV ainsi que les éléments permettant la gestion quotidienne des RDV ARTICLE 8 MAINTENANCE La proposition de contrat de maintenance sera chiffrée dans l acte d engagement pour une durée de 1 an à compter de la mise en ligne du site, renouvelable 2 fois par reconduction expresse pour une période de 1 an, la durée totale ne pouvant excéder 3 ans à compter de la date de mise en ligne du site. La maintenance devra inclure les éléments ci-dessous. Tous les éléments de la maintenance ne seront pas forcément retenus, le pouvoir adjudicateur retiendra les éléments de la maintenance du site en fonction des disponibilités budgétaires et de ses besoins. Nous attirons l attention du candidat sur la nécessité de chiffrer tous les points de maintenance énuméré cidessous, en complétant : Le bordereau de prix (BPU) de l acte d engagement (montant global de la maintenance dans le cas où tous les éléments de la maintenance seraient retenus, L annexe 1 de l acte d engagement, en complétant l unité de facturation, les montants H.T. et T.T.C. - la mise à jour des sécurités du site, - Eradication des virus ou fichiers malveillants, - installation des pages web nouvelles ou modifiées, - installation des éléments graphiques nouveaux, - mise à jour des contenus, textes, photos, graphiques... CCTP Evolution d un logiciel de prise de rendez-vous Page 5 sur 6

6 - mise à jour base de données, - sauvegarde régulière du site internet, - restauration des données en cas de crash du site, - remise en ligne du site après une attaque, ou un piratage - renforcement de la sécurité en fonction de l'évolution des virus - évolution du site web - actualisation et mise à jour du site web, - mise à jour des liens hyper- textes et détection des liens cassés - la création et le montage des newsletters - l'ajout de bannières, de logos, de photos, de vidéo, de musique - l'assistance technique par courriel ou téléphone, - émission de récapitulatif par intervention avec le temps passé (facturation) Le prestataire devra s engager sur un délai d intervention quant à la maintenance du site. Ce délai contractuel est indiqué dans l annexe 1 de l acte d engagement. ARTICLE 9 PROPRIETES ET DROITS Le Pouvoir Adjudicateur acquiert l entière propriété du site ainsi que les images, graphismes, icônes et autres contenus créés par le prestataire pour le site. Il devient également propriétaire du site crée et pourra s il le souhaite modifié l hébergement et toutes caractéristiques techniques sans pour cela que le prestataire soit contraint d intervenir. CCTP Evolution d un logiciel de prise de rendez-vous Page 6 sur 6