PROVINCE DE QUÉBEC COMMISSION SCOLAIRE DU LAC-SAINT-JEAN. 80 e Séance (ordinaire)

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1 PROVINCE DE QUÉBEC COMMISSION SCOLAIRE DU LAC-SAINT-JEAN 80 e Séance (ordinaire) Procès-verbal de la séance ordinaire du comité exécutif du conseil des s de la Commission scolaire du Lac-Saint-Jean tenue le 19 avril 2011 à 17 h, au 350, boulevard Champlain Sud à Alma, à laquelle il y avait quorum. Sont présents les s suivants : Madame Nathalie Côté Madame Sylvie Charest Monsieur Alain Gauthier Madame Marjolaine Girard Madame Roxanne Thibeault Madame Nathalie Savard Madame Andrée Verreault Madame Nancy Verreault Monsieur Michel Friolet -parent -parent Aussi présents : Monsieur Eric Blackburn, directeur général, madame Christine Fortin, directrice générale adjointe, madame Christine Flaherty, secrétaire générale et directrice des communications et madame Ginette Martel, secrétaire de gestion au secrétariat général. 1.1 Ordre du jour/acceptation CE Sur proposition de madame Sylvie Charest, il est résolu à l unanimité d adopter l ordre du jour de la séance avec les ajouts suivants : 4.3 Politique relative au remboursement des dépenses encourues par le personnel et les s dans l exercice de leurs fonctions 4.4 Frais exigés aux parents 4.5 Déneigement des cours d école 1.2 Procès-verbaux/Acceptation CE Sur proposition de madame Marjolaine Girard, il est résolu à l unanimité de dispenser la secrétaire générale de lire le procès-verbal de la séance du 15 mars 2011 (78 e réunion) puisque chaque membre du comité exécutif en a reçu une copie au moins 6 heures avant le début de la séance; et d accepter ce procès-verbal.

2 2. DÉPÔT DE DOCUMENTS/PRÉSENTATIONS Aucun 3. OBJETS DE DÉCISIONS 3.1 Remplacement du système de climatisation (tour d eau) du Pavillon Wilbrod- Dufour : choix de l entrepreneur Considérant l appel d offres pour le projet de remplacement du système de climatisation (tour d eau) du Pavillon Wilbrod-Dufour situé à Alma; Considérant l ouverture des soumissions le 6 avril 2011 à 14 heures; Considérant que six (6) entreprises ont déposé des offres : Pro Combustion inc. Mécanique POG inc. Groupe PGS 2009 inc. Plomberie Ghislain Villeneuve Tuyau-Mec inc. Raoul Beaulieu inc. Considérant que l entreprise Raoul Beaulieu inc. a déposé la soumission la plus basse, laquelle est conforme; CE En conséquence, sur proposition de madame Nancy Verreault, il est résolu à de retenir la soumission de l entreprise Raoul Beaulieu inc. pour le remplacement du système de climatisation (tour d eau) du Pavillon Wilbrod- Dufour, au prix de ,00 $ (taxes exclues); Service des ressources matérielles et informatiques, et de l autoriser à signer tout autre écrit nécessaire afin de donner effet à la présente résolution. 3.2 Réfection de la chaufferie du Pavillon Wilbrod-Dufour : choix de l entrepreneur Considérant l appel d offres pour le projet de réfection de la chaufferie du Pavillon Wilbrod-Dufour situé à Alma; 2

3 Considérant l ouverture des soumissions le 6 avril 2011 à 14 heures; Considérant que six (6) entreprises ont déposé des offres : Pro Combustion inc. Mécanique POG inc. Groupe PGS 2009 inc. Plomberie Ghislain Villeneuve inc. Tuyau-Mec inc. Raoul Beaulieu inc. Considérant que l entreprise Plomberie Ghislain Villeneuve inc. a déposé la soumission la plus basse, laquelle est conforme; CE En conséquence, sur proposition de madame Sylvie Charest, il est résolu à de retenir la soumission de l entreprise Plomberie Ghislain Villeneuve inc. pour la réfection de la chaufferie du Pavillon Wilbrod-Dufour, au prix de ,00 $ (taxes exclues); Service des ressources matérielles et informatiques, et de l autoriser à signer tout autre écrit nécessaire afin de donner effet à la présente résolution. 3.3 Remplacement des fenêtres et portes extérieures du pavillon Damase- Boulanger : choix de l entrepreneur Considérant l appel d offres pour le projet de remplacement des fenêtres et portes extérieures du pavillon Damase-Boulanger situé à Alma; Considérant l ouverture des soumissions le 14 avril 2011 à 10 heures; Considérant que deux (2) entreprises ont déposé des offres : Vitrerie A.E. Fortin inc. Isofor inc. Considérant que l entreprise Isofor inc. a déposé la soumission la plus basse, laquelle est conforme; CE En conséquence, sur proposition de monsieur Alain Gauthier, il est résolu à 3

4 de retenir la soumission de l entreprise Isofor inc. pour le remplacement des fenêtres et portes extérieures pavillon Damase-Boulanger, au prix de ,00 $ (taxes exclues); Service des ressources matérielles et informatiques, et de l autoriser à signer tout autre écrit nécessaire afin de donner effet à la présente résolution. 3.4 Remplacement des fenêtres et portes extérieures du pavillon Goyer : choix de l entrepreneur Considérant l appel d offres pour le projet de remplacement des fenêtres et portes extérieures du pavillon Goyer situé à Alma; Considérant l ouverture des soumissions le 14 avril 2011 à 10 heures; Considérant que trois (3) entreprises ont déposé des offres : Vitrerie A.E. Fortin inc. Isofor inc. Amec construction inc. Considérant que l entreprise Isofor inc. a déposé la soumission la plus basse, laquelle est conforme; CE En conséquence, sur proposition de madame Sylvie Charest, il est résolu à de retenir la soumission de l entreprise Isofor inc. pour le remplacement des fenêtres et portes extérieures pavillon Goyer, au prix de ,00 $ (taxes exclues); Service des ressources matérielles et informatiques, et de l autoriser à signer tout autre écrit nécessaire afin de donner effet à la présente résolution. 3.5 Remplacement des fenêtres et portes extérieures de l école Saint-Gérard : choix de l entrepreneur Considérant l appel d offres pour le projet de remplacement des fenêtres et portes extérieures de l école Saint-Gérard située à Desbiens; 4

5 Considérant l ouverture des soumissions le 19 avril 2011 à 10 heures; Considérant que cinq (5) entreprises ont déposé des offres : Vitrerie A.E. Fortin inc. Amec Construction inc. Construction Richard Gagnon inc. Construction Bon-Air inc. Isofor inc. Considérant que l entreprise Vitrerie A.E. Fortin inc. a déposé la soumission la plus basse, laquelle est conforme; CE En conséquence, sur proposition de madame Nathalie Savard, il est résolu à de retenir la soumission de l entreprise Vitrerie A.E. Fortin inc. pour le remplacement des fenêtres et portes extérieures école Saint-Gérard, au prix de ,00 $ (taxes exclues); Service des ressources matérielles et informatiques, et de l autoriser à signer tout autre écrit nécessaire afin de donner effet à la présente résolution. 3.6 Frais de déplacement : approbation Considérant la recommandation de Samson, Bélair, Deloitte & Touche, vérificateurs externes de la commission scolaire, concernant la mise en place de mesures de contrôle additionnelles au sein de la structure financière de la commission scolaire (décision CC ); Considérant qu en application de ces recommandations, les demandes de remboursement des membres du conseil des s et de la Direction générale pour les frais de déplacement encourus dans le cadre de leurs fonctions doivent être approuvés par le comité exécutif; Considérant les demandes de remboursement de dépenses produites par les s et la Direction générale entre le 15 mars 2011 et le 18 avril 2011 soumises au comité exécutif pour approbation; Considérant que ces demandes de remboursement ont fait l objet d une vérification de conformité par rapport à la politique en vigueur à la commission scolaire; 5

6 Considérant que ces demandes sont raisonnables; CE En conséquence, sur proposition madame Nathalie Côté, il est résolu à l unanimité d approuver les demandes de remboursement de dépenses produites par les s et la Direction générale entre le 15 mars 2011 et le 18 avril INFORMATION 4.1 Responsable d école de l école Garnier : remplacement Monsieur Eric Blackburn, directeur général, informe les membres du conseil des s que madame Guylaine Larouche, enseignante à l école Garnier, a été nommée responsable d école temporairement en remplacement de madame Marie-Hélène Fleury, jusqu au retour de celle-ci. 4.2 Séances du mois de mai 2011 Une note de service est remise aux membres du comité exécutif pour les informer que la réunion du comité exécutif du mois de mai est reportée au 24 mai prochain. Une séance extraordinaire se tiendra également le 31 mai prochain. Le projet d ordre du jour est remis aux membres du comité exécutif. 4.3 Politique relative au remboursement des dépenses encourues par le personnel et les s dans l exercice de leurs fonctions Monsieur Eric Blackburn, directeur général, évoque la possibilité de ne pas mettre en application les derniers amendements à la Politique relative au remboursement des dépenses encourues par le personnel et les s dans l exercice de leurs fonctions. Ces amendements visaient une réduction du tarif pour un déplacement local de 4,00 $ à 3,00 $ et une réduction de 10 % des taux par kilomètre. Cette option est possible compte tenu que le plan de réduction des dépenses adopté en octobre 2010 permet d atteindre l objectif de réduction des dépenses visées de 25 % sans qu il soit nécessaire de diminuer les indemnités payables au personnel et aux s pour leurs déplacements. On note également que les indemnités actuelles sont raisonnables. La question est soumise au conseil des s. 6

7 4.4 Frais exigés des parents Madame Nancy Verreault soulève un questionnement concernant des frais chargés aux parents. Un montant relatif à la location d un photocopieur dans une école aurait fait partie des frais chargés aux parents. Une vérification et un suivi seront effectués. 4.5 Déneigement des cours d école Madame Nancy Verreault mentionne que dans certaines écoles les cours d école n étaient pas sablées cet hiver. Monsieur Eric Blackburn, directeur général, mentionne que les contrats de déneigement conclus incluaient tous le sablage des cours et qu un rappel a été fait au cours de l hiver auprès des directions à ce sujet. 5. LEVÉE DE L ASSEMBLÉE CE La séance est levée à 17 h 20 sur une proposition de madame Nathalie Savard, laquelle est adoptée à l unanimité. Roxanne Thibeault Présidente Christine Flaherty Secrétaire générale et directrice des communications 7