FCM 2015 ANNUAL CONFERENCE AND TRADE SHOW Terms and Conditions for Delegates and Companions Shaw Convention Centre, Edmonton, AB June 5 8, 2015

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1 FCM 2015 ANNUAL CONFERENCE AND TRADE SHOW Terms and Conditions for Delegates and Companions Shaw Convention Centre, Edmonton, AB June 5 8, 2015 Early-bird registration Early-bird registration ends April 27, 2015 (11:59 p.m. EDT). Payments You must provide full payment to gain access to the event. You may pay by credit card (VISA, MasterCard or American Express) or by cheque. To avoid long lineups on site, we strongly recommend that you pay your registration fee prior to the event when registering by mail or fax. Please note that conference registration is exempt from taxes. Cancellations If you need to cancel or change your registration for the FCM 2015 Annual Conference and Trade Show, you must do so in writing by sending us an , or contacting us by fax or mail (see below). Cancellation requests will NOT be accepted by any other means. Cancellation fees will be applied to conference registration, companion tours and social events. Refund schedule and policy The amount of your refund will depend on when we receive your notice of cancellation. Please consult this schedule for refund amounts: Notice of cancellation received by: March 26, 2015 (11:59 EDT) Between March 27 and April 23, 2015 (11:59 EDT) After April 23, 2015 Refund: 100 per cent 50 per cent No refund For cancellations received by April 23, 2015, refunds will be credited to you by cheque or to the original credit card used for payment. The following information will appear on the credit card statement once the refund is completed: FCM-FED CND MUN. After April 23, 2015, refunds will only be considered for medical or personal emergencies. Please send us an to request a refund due to an emergency. For medical emergencies, you must attach a letter from your doctor. We will not issue a refund or credit if you do not attend any portion of the conference. Delegates who do not attend meals or social events included in the registration fee will not receive a refund equivalent to the cost of the event. Social event tickets are non-refundable and non-transferable.

2 Substitutions Registration for the 2015 Annual Conference and Trade Show cannot be shared between two or more participants. Only one individual can be registered under a single registration, for the duration of the conference. However, delegates may nominate another person from their organization to attend in their place, up to 24 hours before the start of the event. Please send us an to request a substitution. If a registered delegate is unable to find a substitute to take his or her place, the cancellation policy applies. Registration Confirmation An and online confirmation will be sent once registration has been completed online. We will also send your registration information by at least seven days before the event. If you do not receive your registration information, please notify us by . Program FCM reserves the right to make changes to the 2015 Annual Conference and Trade Show program at any time. Disclaimer Registration for study tours, social events and companion tours is limited and will be allocated on a firstcome, first-served basis. FCM reserves the right to cancel tours, programs or events due to insufficient registration or any other reason. FCM is not responsible for cancellation charges applied by hotels, airlines or travel agencies, or other losses incurred due to cancellation of tours, programs or events. Photography / Videos FCM may take photographs and videos of delegates attending the 2015 Annual Conference and Trade Show. These photographs and/or videos may be used in the marketing and promotion of future FCM events. They will not be distributed to third parties. Information Your contact information will be provided to exhibitors if they scan your badge during the trade show hours. If you have any questions about these Terms and Conditions, please contact: Husvini Poolay Registration Coordinator Federation of Canadian Municipalities 24 Clarence Street Ottawa, ON K1N 5P3 register@fcm.ca T: F:

3 CONGRÈS ANNUEL ET SALON PROFESSIONNEL 2015 DE LA FCM Conditions pour les délégués et accompagnateurs Shaw Convention Centre, Edmonton (Alb.) 5 au 8 juin 2015 Inscription hâtive L inscription hâtive se termine le 27 avril 2015 à 23 h 59 (HE). Règlement Pour accéder au congrès, vous devez régler votre adhésion au complet. Vous pouvez effectuer votre paiement par carte de crédit (VISA, MasterCard ou American Express) ou par chèque. Afin d éviter de longues attentes sur place, nous vous recommandons fortement de régler votre adhésion avant l événement lorsque vous transmettez votre formulaire d inscription par la poste ou par télécopieur. Veuillez prendre note que l inscription à la conférence est exempte des taxes. Annulations Si vous devez annuler ou modifier votre inscription au Congrès annuel et salon professionnel 2015 de la FCM, vous devez nous l indiquer par courriel, par télécopieur ou par la poste (nos coordonnées sont fournies plus loin.) Les demandes d annulation transmises autrement ne seront PAS acceptées. Des frais d annulation seront applicables pour l inscription, les visites pour accompagnateurs et les activités sociales. Politique et grille de remboursement Le montant qui vous sera accordé comme remboursement dépendra de la date à laquelle nous recevrons votre demande d annulation. La grille suivante présente les montants de remboursement : Date de réception de la demande d annulation Remboursement 26 mars 2015 (23 h 59 HE) 100 % Entre le 27 mars et le 23 avril 2015 (23 h 59 HE) 50 % Après le 23 avril 2015 Aucun remboursement Pour les demandes d annulation reçues avant le 23 avril 2015, les remboursements seront crédités par chèque ou à la carte de crédit utilisée pour le paiement. La ligne suivante apparaîtra sur le relevé de votre carte de crédit une fois le remboursement émit : FCM-FED CND MUN. Après le 23 avril 2015, seules les demandes de remboursement en cas d urgences médicales ou personnelles seront considérées. Pour demander un remboursement en raison d une urgence, veuillez communiquer avec nous par courriel. Dans le cas d une urgence médicale, vous devez joindre une lettre de votre médecin à votre demande.

4 Nous n accorderons aucun remboursement partiel ou crédit si vous manquez une partie des activités prévues pendant la conférence. Par exemple, les délégués qui ne participent pas aux activités sociales ou aux repas compris dans les frais d inscription n obtiendront aucun remboursement équivalant aux coûts de ces repas ou activités. Les billets pour les activités sociales ne sont ni remboursables, ni transférables. Substitutions Les inscriptions au Congrès annuel et salon professionnel 2015 comprennent l inscription d un seul participant pour toute la durée du congrès; elles ne peuvent être partagées entre différents participants. Les délégués peuvent cependant désigner une autre personne de leur organisation pour participer à leur place, jusqu à 24 heures avant le lancement du congrès. Pour demander une substitution, veuillez communiquer avec nous par courriel. Si un délégué est dans l incapacité de trouver un remplacement, la politique d annulation s applique. Confirmation d inscription Une confirmation d inscription sera fournie en ligne et par courriel dans le cas des inscriptions effectuées en ligne. Nous vous transmettrons également par courriel les renseignements de votre inscription au moins sept jours avant l ouverture du congrès. Si vous ne recevez pas vos renseignements d inscription, veuillez nous l indiquer par courriel. Programme La FCM se réserve le droit d apporter des changements au programme du Congrès annuel et salon professionnel 2015, et ce, à tout moment. Clause de non-responsabilité Les places aux visites d études, aux activités sociales et aux visites pour accompagnateurs sont limitées et seront accordées selon le principe du premier arrivé, premier servi. La FCM se réserve le droit d annuler toute visite, tout programme ou tout événement en cas de participation insuffisante ou pour toute autre raison. La FCM n est pas responsable des frais d annulation que pourraient exiger les hôtels, les compagnies aériennes ou les agences de voyage ou de tout autre frais encouru suite à l annulation de visites, de programmes ou d activités. Photographies et vidéos La FCM pourrait prendre des photographies et des vidéos de délégués participant au Congrès annuel et salon professionnel Ces photographies et vidéos pourraient être éventuellement utilisées pour la promotion d événements futurs de la FCM et ne seront pas partagées avec d autres parties. Information Vos coordonnées seront transmises aux exposants qui balaieront votre insigne avec leur scanneur pendant les heures d ouverture du Salon professionnel. Si vous avez des questions au sujet de ces conditions, veuillez communiquer avec nous : Husvini Poolay, Coordonnatrice des inscriptions Fédération canadienne des municipalités 24, rue Clarence

5 Ottawa (Ontario) K1N 5P3 Tél. : Téléc. :