LOCATION LOCATION-VENTE MATERIEL GESTION DEVIS

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1 LOCATION GESTION COMMERCIALE LOCATION-VENTE MATERIEL GESTION DEVIS 1

2 TABLE DES MATIERES Page PREMIERE PAGE ECRAN 5 PREMIER ECRAN DU LOGICIEL 5 LE NUMERO DE LICENCE ET VERSION 9 COMMENT EST ARTICULE L'APPLICATION 13 LES FICHIERS DE BASE 17 LE FICHIER SOCIETE 18 LE FICHIER COMPTES COLLECTIFS 32 LE FICHIER DELAIS REGLEMENT 35 LE FICHIER DES BANQUES ET RIB 38 LE FICHIER DES SALARIES (VRP) 41 LE FICHIER TAUX COMM VRP LOCATION 44 LE FICHIER DES FOURNISSEURS 46 LE FICHIER DES ARTICLES 51 LE FICHIER GENERAL ARTICLES LOC 57 LE FICHIER DETAIL ARTICLES LOCATION 63 LE FICHIER GLOSSAIRES (libellés Devis) 67 LE FICHIER ARTICLES REPARATIONS 70 LE FICHIER DES CLIENTS 73 LE FICHIER DES CODES ET TAUX TVA 79 LE FICHIER NB EXEMPLAIRES ETATS 82 LE FICHIER TABLE CONVERTION ARTICLES 83 LA CAISSE 86 LE MENU CAISSE 86 VISU TOTAUX DE LA JOURNEE 87 BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE 92 VIREMENT CAISSE A BANQUE 94 VIREMENT BANQUE A CAISSE 95 SAISIE PETITES DEPENSES 96 CLOTURE CAISSE 98 ENCAISSEMENT D'UNE FACTURE IMPAYEE 99 ENCAISSEMENT DE PLUSIEURS FACT IMPAYEES 102 RECTIFICATION ERREUR ENCAISSEMENT CLIENT 104 LES ACHATS COMMANDES FOURNISSEURS 107 LES COMMANDES AUX FOURNISSEURS 108 COMMANDE AUTOMATIQUE 114 LES ENTREES EN STOCK (réception m/ses) 116 2

3 INTERROGATION CDES 122 RENDU PRODUITS VERS LE FOURNISSEUR 123 STAT SUR ARTICLES ACHETES 127 ARTICLES EN RUPTURE DES STOCKS 129 ETAT DES MOUVTS STOCK DANS LE MOIS 132 ETAT DES INVENTAIRES 133 SAISIE DE L'INVENTAIRE 135 GESTION DES DEVIS, B.L., FACTURES 138 GESTION DES DEVIS 139 GESTION DES B.L. (acceptation) 147 FACTURATION DES B.L. 152 INTERRO ET ETATS 159 Etat des Devis non acceptés 159 Les autres interrogations et états 161 GESTION CONTRATS DE LOCATION 165 GESTION SAISIE CONTRATS 171 GESTION RETOUR MATERIEL 175 FACTURATION LOCATION 179 SAISIE D'UN AVOIR S/FACT LOCATION 182 TOUS LES ETATS SUR LA LOCATION 186 GESTION FRAIS DE REPARATION 197 Saisie des frais de réparation mat location 200 INTERROGATION ET MISE A JOUR 202 GESTION FACTURATION 203 FACTURATION NORMALE 203 STATISTIQUES SUR LES VENTES 211 INTERROGATIONS ET EDITIONS DIVERSES 214 LES CAMEMBERTS GRAPHIQUES STATS 215 TABLEAU DE BORD DES VENTES 217 ETAT DES C.A. ET MARGE SUR VENTES 220 COMMISSION GENERALE AUX VRP 222 3

4 COMPTABILITE 227 SAISIE ENCAISSEMENTS CHEQUES ET EFFETS 229 SAISIE ECRITURES DE BANQUE 232 SAISIE DES ECRITURES DE CAISSE 235 SAISIE DES ECRITURES O.Diverses 238 EDITION DES FACTURES CREDITRICES 241 SOLDE AUTOMATIQUE sur certaines factures 245 INTERROGATION SITUATION D'UN COMPTE 247 LES ETATS COMPTABLES 249 RESTRUCTURATION DES IMPAYES 250 EDITION DES IMPAYES SUR UNE PERIODE 252 EDITION DES IMPAYES PAR ANCIENNETE 255 EDITION JOURNAUX AUXILIAIRES PROVISOIRES 257 ETAT DEFINITIF DES COMMISSIONS 260 CLOTURE D'UN MOIS FIN DE MOIS 263 EDITION DU GRAND LIVRE 265 EDITION BALANCE ET COMPTES COLLECTIFS 267 BON DE COMMANDE LOGICIEL 269 4

5 LIBRE POUR DES RAJOUTS FUTURS 5

6 PREMIER ECRAN DE L'APPLICATION Lorsque vous accédez à l'application, un premier écran vous est proposé. Cet écran a plusieurs fonctions : CHOIX DU FORMAT D'ETIQUETTES Si vous souhaitez utiliser l'édition des étiquettes codes à barre ou pour mailing clients, il faudra choisir le format d'étiquettes que vous souhaitez éditer. La diversité des imprimantes utilisées sur le marché nous a conduit à utiliser un programme standard qui permet de définir, une fois pour toutes, les paramètres de vos étiquettes auto collantes format planche A4. Lorsque vous validerez votre choix, l'ensemble des paramètres seront sauvegardés automatiquement sur disque. Le logiciel propose plusieurs choix d'étiquettes, préférez celui que nous donnant en exemple. En effet, cet exemple est celui qui a le meilleur qualité / prix et taux de remplissage en impression. Avec ce format la perte de place est limitée au maximum. Choisir : formats prédéfinis : 70 mm x 37 mm 3 étiquettes de front Nombre étiquettes en ligne : mettre le chiffre 8 Puis valider jusqu'au bout Ces paramètres seront enregistrés définitivement sur un fichier disque 6

7 REINDEXATION GENERALE DES FICHIERS Les tables des indexes des fichiers est gérée automatiquement avec toutes les sécurités. Cependant, un arrêt brutal de l'ordinateur (coupure de courant, arrêt provoqué manuellement) peut, toujours, endommager les indexes. Pour réindexer l'ensemble des fichiers, il est impératif qu'un seul poste de travail soit sur l'application, les autres devront rester, pendant toute la durée de la réindexation, sur l'écran de départ de Windows ( sur le bureau). En effet, Windows interdira automatiquement de réindexer un fichier qui est ouvert par un poste. Après avoir saisi votre code secret (code secret général du logiciel), Répondre par OUI à la question posée. La réindexation s'effectuera sur l'ensemble de votre base de données. 7

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9 VOTRE NUMERO DE VERSION DU LOGICIEL Ce logiciel est appelé à évoluer, c'est à dire que d'autres possibilités pourront venir agrémenter les possibilités de cette application. Sur notre site Internet il sera possible de télécharger directement certaines versions de mise à jour. D'autres versions de mise à jour nécessiteront, pour certains d'entre vous, la nécessité de nous demander un cd-rom spécial de modifications. Dans tous les cas, ces améliorations ne seront accessibles que par les clients ayant souscrit et payé le contrat de maintenance. Ces modifications spéciales (modification importante dans la structure de la base de données) seront proposées moyennant un prix forfaitaire pour l'envoi de la nouvelle version. Le texte sur l'écran est, nous l'espérons, suffisamment explicite.... CES FENETRES SONT SITUEES DANS L'ECRAN DE DEPART 9

10 Cliquez sur la touche SUITE 10

11 NOTA IMPORTANTE Lorsque vous installez le logiciel définitif sur votre ordinateur de travail, tous les fichiers généraux sont vides (à l'exception des comptes comptables). Après avoir saisi les paramètres de votre Société (Nom, adresse, paramètres divers), le logiciel vous délivrera un numéro de licence provisoire se terminant par les lettres LGLOC Pendant toute la phase de création des fichiers, le logiciel vous laissera prendre tout le temps qui vous est nécessaire (1 jour à plusieurs semaines). Par contre, dès que vous aurez réalisé une première opération comptable (opération Caisse, chèque, facturation à un client, ) le logiciel ne vous laissera que 8 jours pour saisir le code licence définitif. Au delà de ces 8 jours, le logiciel se bloquera SANS RIEN EFFACER. Ce qui signifie que vous avez tout intérêt, si ce logiciel répond totalement à vos besoins, à l'installer, remplir votre fiche Société afin d'obtenir le code licence provisoire, éditer le bon de commande que vous trouverez sur notre site, le remplir et nous le faire parvenir avec le (ou les) règlement du logiciel. Dès réception de ce bon de commande, notre service technique vous contactera par téléphone afin de vous faire saisir votre code licence définitif qui va déverrouiller le logiciel et vous pourrez constater que rien n'a été effacé. Nous sommes désolés de vous informer que sans Bon de Commande accompagné du règlement du logiciel, notre Service Technique a interdiction de délivrer la licence définitive. 11

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13 PREMIERE PAGE MENU DE L'APPLICATION OBJET : Cette première page va apparaître lorsque vous appellerez l'application. Elle va vous permettre de vous diriger vers toutes les fonctions proposées. Pour accéder à ces ressources, il vous suffit de cliquer à l'aide de la souris sur l'une des cases proposées dans le menu : - FICHIERS (Création et mise à jour des fichiers de la base de données) - LES STOCKS (Gestion des commandes et réception des commandes) - DEVIS (Gestion des devis, BL et facturation des BL) - FACTURATION (Gestion des factures courantes classiques) - LOCATIONS (Gestion des Contrats, Retour et facturation) - COMPTABILITE (Saisie règlements + tous les états comptables et gestion) - INTERROGATION (Interrogation et éditions diverses) - CAISSE (Accès à tous les programmes de la caisse) TOUCHE F9 QUITTER Elle vous permettra de quitter le Menu principal. On y accède soit par un clic (souris sur cette touche), soit en utilisant sur le clavier la touche de fonction F9. CE LOGICIEL PEUT GERER AUSSI BIEN LES CONTRATS DE LOCATION QUE DES DEVIS DE TRAVAUX CLASSIQUES D'UNE SOCIETE COMMERCIALE. CONCERNANT LES DEVIS, LE TERME "B.L." : SIGNIFIE CONFIRMATION DE COMMANDE 13

14 COMMENT EST ARTICULEE L APPLICATION CREATION DES FICHIERS DE BASE Avant de commencer à travailler sur cette application, vous devez créer tous les fichiers de paramètres de votre activité. Nous vous conseillons vivement de commencer par cette phase intermédiaire et très importante, faute à être bloqué à tout moment par les programmes. CLIQUEZ SUR LE MENU < FICHIERS > DANS l ORDRE, VOUS DEVEZ CREER LES FICHIERS SUIVANTS : Le fichier Paramètres de votre SOCIETE (paramètres généraux de votre Société et de vos options. TRES IMPORTANT) Le fichier COMPTES COMPTABLES (Comptes collectifs de votre Comptabilité Auxiliaire Clients) Le fichier des BANQUES (RIB de toutes vos Banques dans lesquelles vous avez un compte) 14

15 Le fichier DELAIS DE REGLEMENTS (toutes les conditions de règlements acceptés de vos Clients et acceptés de vos Fournisseurs) Le fichier de vos SALARIES (tous vos salariés sans exception, cela vous facilitera par la suite) Le fichier FOURNISSEURS (Tous vos Fournisseurs avec leur mode de règlement) Le fichier des TAUX DE TVA Le fichier ARTICLES (Tous vos articles de votre catalogue, aussi bien ceux gérés en stock ou non ) Le fichier de vos CLIENTS actuels Le fichier des GLOSSAIRES Libellés (qui vont être utilisés pour l'application Devis et Bons de Livraison) Le fichier Nombre Exemplaires Etats (contient le paramétrage du nombre d'exemplaires que vous souhaitez pour certains états) Le fichier Général des Articles en Location (ce sont les catégories d'articles avec le tarif de chaque catégorie ) Le fichier Détail des Articles en Location (il s'agit des articles individuels mis en location) Les fichiers Articles Réparation et Saisie des Réparations Permet de saisir les montants de réparation par matériel afin d'éditer des statistiques Le fichier des % Commission de vos salariés Si vous commissionnez vos salariés sur les locations Le fichier des Autorisations à utiliser ou non toutes les fonctions Si vous souhaitez bloquer certaines fonctions pour chaque utilisateur Prenez à cœur de prendre votre temps pour créer ces premiers fichiers TELLEMENT importants pour la suite. Nous vous conseillons de les vérifier scrupuleusement, pointilleusement, de prendre le temps de choisir vos bonnes options. Ce temps passé à la vérification vous en fera gagner beaucoup plus par la suite. 15

16 LA SUITE DE L APPLICATION Après avoir saisi vos fichiers de base, nous vous conseillons de suivre une logique d implication dans ce système nouveau de gestion : EN COMPTABILITE AUXILIAIRE CLIENTS Codifier vos articles en stock (avec notion du prix d'achat, prix vente éventuel, code fournisseur, gérés en stock ou non) Saisir des Commandes aux Fournisseurs Saisir des Bordereaux de Livraison des Fournisseurs (achats avec mise en pratique de la façon de saisir) Saisir des Devis, contrats de location, Bons de Livraison ou retour matériel Facturation aux Clients Après ces 5 fonctions, vos inquiétudes du départ auront disparu puisque vous aurez compris le mécanisme le plus important de l application 16

17 LES FICHIERS DE BASE BOUTON : FICHIERS Cet écran principal va vous permettre, à tout moment, de créer ou mettre à jour les fichiers de votre base de données. Cette base de données correspond à tous les paramètres généraux nécessaires pour gérer vos saisies informatiques. Choisissez, en cliquant à l'aide de la souris, l'une des cases qui vous intéresse : - SOCIETE (paramètres généraux de votre Société) - COLLECTIFS AUXILIAIRES (comptes comptables de regroupement des écritures) - RIB de BANQUES (pour calcul échéances) - DELAI PAIEMENT (pour calcul échéances) - LES EMPLOYES (employés VRP Techniciens) - TAUX DE TVA (pour facturer aux taux en vigueur) - ARTICLES (pour facturer et gérer les stocks) - FOURNISSEURS (pour la chaîne Achats) - GLOSSAIRES-LIBELLES (pour gagner du temps de saisie sur Devis et BL) - LES CLIENTS (pour obtenir le fichier de tous les Clients de votre Sté) - LES ARTICLES LOCATION (pour pouvoir gérer les locations) - LES ARTICLES REPARATION 17

18 FICHIER PARAMETRES FICHE SOCIETE BUT CIVILITE Le fichier Société va comporter un certain nombre de paramètres importants pour la suite des traitements. Nous vous invitons à bien définir vos options qui deviendront, pour la plupart définitives. Une bonne partie des informations saisies vont être éditées sur des documents destinés à votre Clientèle. La véracité de ces informations revête donc une très grande importance commerciale et fiscale.. CODE SECRET NOM Vous ne pouvez visiter cette fiche qu après avoir composé votre Code Secret ou, si vous ne le connaissez pas, saisir n importe quelle touche. Seul le possesseur du Code Secret pourra mettre à jour cette fiche. Ce code Secret est.. EUROPE Il s agit de la Raison Sociale de votre Société. Ce nom sera imprimé sur certains documents destinés à votre Clientèle. Cette zone comporte 30 Caractères RUE 1 ET RUE2 Vous disposez de 2 lignes adresse Rue pour saisir clairement votre adresse (30 c chacune) CODE POSTAL VILLE 5 caractères pour saisir votre Code Postal Votre adresse Ville sur 24 caractères VILLE pour états Pour certains états tels que Devis, cette zone en MINUSCULES est utilisée. C'est le nom de votre Ville tel que vous l'inscrivez dans vos lettres : Exemple : Paris le, TELEPHONE FAX Vous disposez de 14 caractères pour saisir votre téléphone. Choisissez une méthode pour saisir ce genre d information qui va se généraliser par la suite. Nous vous conseillons, pour une lecture aisée, de séparer TOUJOURS chaque groupe de 2 chiffres, par le même signe (soit espace, soit un point, soit un tiret. Exemple : ) Idem cas précédent 18

19 REGISTRE DE COMMERCE Vous disposez de 30 caractères pour mettre votre Registre de commerce (sans mettre les lettres RC qui sont automatiques), et/ou votre Registre des Métiers (mettre devant les chiffres les deux lettres RM) Exemple : RM SIRET ET APE Vous disposez de 40 caractères. Saisir comme suit : SIRET : xxxxxxxxxxx APE : xxx FORME JURIDIQUE ET CAPITAL 30 caractères. Saisir comme suit : SARL au Capital de Frs NUMERO TVA EUROPEEN Ce numéro est obligatoire et doit être précisé sur vos factures. Il commence toujours, en France par les lettres FR... (20 caractères disponibles) PARAMETRES LIBELLE POUR LA TVA C est le libellé pour la facturation. Selon vos accords fiscaux, vous payez par exemple la TVA immédiatement sur la Facturation ou sur l Encaissement Ce libellé doit décrire exactement cette condition (exemple : TVA payée sur les encaissements) Vous disposez de 80 caractères pour saisir ce texte. Si vous ne saisissez pas cette information, le logiciel imprimera automatiquement, sur les factures, un texte standard où sera précisé que la TVA est payée sur les encaissements + réserve de propriété (voir ci-dessous) CONDITIONS DE VENTES 1, 2, 3 Vous disposez de 3 lignes de 80 caractères pour saisir la clause légale de propriété et de pénalité de règlement. Ces trois lignes seront éditées sur le factures, juste avant le libellé pour la TVA NOTA : Si vous n'avez rien saisi dans le libellé TVA ni sur les conditions de Ventes, il sera édité tout de même un texte automatique sur les factures. Ce texte sera : "Réserve de propriété : La propriété est réservée au vendeur jusqu'à complet paiement de la facture. Loi N du 12/05/1980. TVA payée sur les encaissements" DATE PROCHAINE CLOTURE EXERCICE COMPTABLE Le logiciel vérifiera cette date. Cette date correspond à celle de la fin de votre arrêté des comptes pour établir le Bilan. Quelques jours avant d'arriver à cette date, le logiciel vous préviendra que vous arrivez au Bilan et qu'il faudra éditer, pour votre comptable, un certain nombre de documents obligatoires pour qu'il puisse arrêter vos comptes. 19

20 NUMEROTATION DES FACTURES Afin de vous faciliter les recherches futures, le logiciel va numéroter les factures automatiquement pour - Les Devis - Ces numéros commenceront par la lettre "D" - Les Locations : Ces numéros commenceront par la lettre "L" Par contre, pour les factures classiques, le logiciel vous donnera la possibilité de rendre manuelle cette numérotation. En effet, certaines sociétés remettent, à leurs techniciens, des facturiers pré numérotés. Si le technicien laisse, sur place chez le client, une de ces factures, il est normal que l'on puisse la saisir avec le même numéro de facture que le facturier NUMEROTATION AUTOMATIQUE DES FACTURES CLASSIQUES? Si vous donnez un numéro de facture début, la numérotation deviendra automatique Si vous ne donnez aucun N de Facture début, la numérotation sera manuelle Voir l'explication ci-dessus PREMIER NUMERO DE DEVIS ou CONTRAT DE LOCATION La numérotation des Devis est automatique. Il faudra renseigner le premier numéro de devis. Ce numéro ne peut pas être inférieur à PREMIER NUMERO DE COMMANDE AUX FOURNISSEURS La numérotation des commandes passées aux Fournisseurs (commandes d'achats) est automatique. Ce numéro peut commencer par le chiffre 1 PREMIER NUMERO DE FACTURE LOCATION La numérotation est automatique. Il faudra renseigner le premier numéro de facture Ce numéro ne peut pas être inférieur à ONGLET LOCATION POUR CALCUL 1/2 JOURNEE DE LOCATION Lorsque vous allez saisir un contrat de location, vous aurez à donner les dates et heures de départ et retour probable du matériel loué. Chaque Magasin pouvant gérer comme il entend, nous avons besoin que vous nous indiquiez si vous souhaitez gérer des 1/2 journées en fonction du dépassement d'horaire entre l'heure de départ et de retour du matériel. Exemple : un client prend un vélo à 8 h et le rendra à 12 h le lendemain (soit 1 journée entière + 4 heures d'écart d'utilisation) - Si vous répondez par 0 (zéro) le logiciel ne calculera jamais de 1/2 journées - Si vous répondez par un chiffre (exemple 4), dans ce cas le client pris en exemple sera facturé d'une demie journée puis qu'il a utilisé le vélo au moins 4 heures - En fonction de ce chiffre, le logiciel vérifiera l'écart entre l'heure de départ et de retour du matériel. Si cet écart est égal ou supérieur au chiffre saisi, le logiciel facturera 1/2 journée POUR CALCUL JOURNEE ENTIERE DE LOCATION Cette question va vous sembler incongrue, cependant nous avons besoin de cette réponse pour calculer le nombre de journées entières dans un contrat de location. Revenons à la question précédente. Dans notre exemple nous avons précisé que l'on facturera 1/2 journée à partir de 4 heures. 20

21 Exemple : un client prend une paire de ski à 8 h et la rendra dans 2 jours à 18 h Le logiciel saura qu'il aura à facturer au moins 2 jours. L'écart d'heures est de 10 heures donc au moins plus des 4 heures pour calculer 1/2 journée. Mais où s'arrête le calcul d'une 1/2 journée? Le client, dans notre exemple, est facturé une 1/2 journée dès qu'il dépasse 4 heures d'écart, mais jusqu'à combien d'écart on considèrera que c'est 1/2 journée qu'il faut facturer ou une journée entière? La question devient moins incongrue, en effet le cerveau humain aurait une réponse réflexe immédiate, le logiciel ne raisonne que d'après des normes bien précises. Le chiffre à saisir ici est celui de l'écart d'horaire à partir duquel le logiciel facturera une journée entière et non plus 1/2 journée. Dans notre exemple, ce chiffre devra être au moins égal à 6. (non pas 0 à 5 car ce serait inférieur au calcul d'une 1/2 journée) Si ce chiffre est 5 : l'écart des 10 heures sera considéré comme une journée entière. Cela signifie, avec nos deux exemples, que si l'écart des horaires est compris entre 0 à 3 heures : ce sera gratuit 4 et 5 heures, le logiciel va facturer 1/2 journée supplémentaire 6 et 23 heures, le logiciel va facturer une journée entière supplémentaire Au cas où cette explication ne vous semble pas claire, contactez notre Service Technique Lors d'un retour partiel, doit-on lancer la facturation partielle du retour? Lorsque le client revient rendre ses articles loués, il peut éventuellement ne pas rendre la totalité du matériel. (il peut soit se blesser, soit ne plus vouloir utiliser le matériel loué, soit avoir l'obligation de quitter la région) Le Magasinier va rappeler le contrat de location en cours et modifier éventuellement les dates et heures de retour du matériel et va déclaré ce matériel retourné) En validant ce retour, le logiciel permet, suivant votre réponse - O (oui) : immédiatement après la validation du retour, le logiciel lancera automatiquement le programme de facturation partielle correspondant au retour constaté - N (non) : après la validation du retour partiel, le programme de facturation n'est pas lancé Lors d'un retour total, doit-on lancer la facturation totale du retour? Idem que cas précédent. Il s'agit ici, soit d'un retour total du matériel loué, soit la fin des retours d'un même contrat Voulez-vous une gestion semi automatique des révisions? Certains Magasins louent du matériel qui nécessitent des révisions obligatoires (soit parce que ces matériels sont fragiles, soit parce que la Loi impose ces révisions périodiques, soit pour toute autre raison) Si vous gérez ce type de révisions, dans la fiche générale articles en location, il vous sera possible d'indiquer, à partir de combien de jours de location, ce type d'appareil sera à vérifier - O (oui) = la gestion des révisions sera opérationnelle - N (non) = cette gestion est délaissée 21

22 ONGLET : OPTIONS Voulez-vous utiliser la fonction permettant de bloquer certaines fonctions à certains de vos collaborateurs? (0,1) Le logiciel permet : - soit de vous laisser autoriser tous les utilisateurs à rentrer dans toutes les fonctions du logiciel - soit de vous donner la possibilité de définir qui peut utiliser le logiciel et que lui permettezvous d'avoir accès et quelles fonctions lui interdisez-vous d'accéder Cette fonction peut être mise en route à n'importe quand ou la supprimer si vous êtes seul à utiliser l'ordinateur. Réponse 1 = oui. Il faudra créer les autorisations et interdictions (Fichier AUTORISATIONS) Réponse 0 (zéro) = non. Tous les utilisateurs ont droit d'accéder à toutes les fonctions CODE SECRET DIRECTION Ce code secret est celui qui vous donnera accès à toutes les fonctions, au cas où vous utilisez le système d'autorisations. Si vous n'utilisez pas le système d'autorisations, il ne vous est d'aucune utilité. Ce code peut être changé par la Direction. Après cette modification, le nouveau code secret saisi devra être utilisé par la Direction. Allez-vous n'utiliser qu'une seule Banque pour vos encaissements (O,N) Lors de la saisie des encaissements de factures de clients n'ayant pas de délai de paiement, le logiciel peut vous proposer deux types d'écran - Vous ne gérez qu'un seul type de Cartes Bancaires, encaissement en espèces et encaissement par chèque. En répondant par O (oui), le logiciel vous proposera 3 icônes; l'une pour les espèces, une pour les cartes, une pour les chèques. - Vous gérez d'autres types tels que les virements, plusieurs types de cartes, etc.. En répondant par N (non), un menu déroulant vous permettra de choisir le mode de paiement de votre client Lors de l'encaissement d'une facture payée en espèces, souhaitez-vous supprimer l'écran "Rendu Caisse"? (O,N) Lorsqu'une facture est payée, partiellement ou totalement en espèces, le logiciel permet d'afficher un écran de rendu caisse, c'est à dire une calculette pour savoir ce que le caissier doit rendre, au client, en espèces, en fonction du montant global remis au caissier. Cette fonction n'est qu'une simple calculette pour faciliter la tâche du Caissier. Cette fonction peut être supprimée en répondant par O (oui) Voulez-vous gérer les relevés de Factures? (O,N) Certains Magasins ont une clientèle de professionnels qui paient à terme leurs factures. Le logiciel permet d'activer ou de bloquer la possibilité d'éditer des relevés de factures - O (oui) = vous gérez des professionnels payant à terme et vous souhaitez pouvoir éditer un relevé des factures à ces clients - N (non) = tous vos clients sont des particuliers. Vous n'éditez pas de relevés facture 22

23 ONGLET : CONDITIONS DE VENTE UNIQUEMENT POUR LES CONTRATS DE LOCATION, le logiciel permet de saisir 4 lignes de 80 caractères chacune. Ces 4 lignes, si elles ont été saisies, seront éditées sur chaque contrat de location Nota : Si vous souhaitez sauter une ligne, mettre le signe "." (point) sur la ligne que restera blanche sur le contrat de location Quelle est l'utilité? Si vous voulez absolument faire passer un message important (exemple : le client a pris connaissance des conditions de location affichées au Magasin, ou encore une publicité de promotion sur une période, ou autre) Tout ce qui aura été saisi sera imprimé sur chaque contrat de location ONGLET : AUTRES OPTIONS Voulez-vous utiliser la gestion automatisée des impayés? (O,N) Le logiciel connaît, grâce au système intégré de la comptabilité, de savoir si telle ou telle facture d'un client a été soldée totalement, partiellement ou entièrement impayée TOUT NOTRE SYSTEME est basé sur la reconnaissance de chaque facture de chaque client. Notre système travaille par facture et non pas par l'intégralité d'un compte client entier. Nous avons préféré utiliser ce système car, à tout moment, il est possible de reconnaître que les factures non soldées et de pouvoir relancer un client sur ces uniques factures et non pas sur la totalité des factures. Comme il raisonne par facture, cela signifie également que les règlements doivent s'appliquer aux factures intéressées. Le logiciel permet, au moment de l'encaissement d'une facture, de vérifier si le client présente des impayés, vous le signaler et vous proposer d'encaisser la facture en cours avec la somme des impayés constatés. C'est une aide essentielle pour la gestion des Clients - O (oui) = cette gestion est utilisée par le logiciel - N (non) = le logiciel ne gère pas les impayés automatiquement et vous en laisse le soin Allez-vous utiliser du papier pré-imprimé avec votre Logo (O,N) Si vous souhaitez utiliser votre propre logo, faites des essais d'édition afin de connaître l'emplacement exact laissé par le logiciel pour y mettre votre Logo N'oubliez pas que ce Logo devra comporter TOUTES les indications prévues par la Loi (exemple :nom, adresse, tel, siret, ape, N TVA européen) Les documents avec Logo possible sont - toute l'application Devis destinée aux clients - toute l'application Location destinée aux clients - La facturation Classique 23

24 ONGLET : GESTION DEVIS Utiliserez-vous la notion de Clients Particuliers et Professionnels? (O,N) Si vous gérez aussi bien des Clients Particuliers et Professionnels (avec tarif spécial et paiement à terme), alors répondre par O (oui) Si vous ne gérez que des Clients Particuliers, alors répondre par N (non) Dans ce cas, certaines rubriques des fiches Clients seront invisibles car elles ne concernent que le type professionnel. Voulez-vous gérer la notion de Devis (O,N) Certains Magasins vont aussi bien gérer des Devis de travaux ou vente, que des contrats de location. D'autres ne vont gérer que des contrats de location et, pour l'instant, aucun Devis - O (oui) = La gestion des Devis est opérationnelle et peut être utilisée - N (non) = La gestion des Devis est bloquée et ne peut pas être utilisée Si vous gérez les Devis, obligez-vous l'édition des BL avant de facturer (O,N) Les B.L. sont les Bons de Livraison (ou bons de travaux) avec lesquels vos Techniciens vont faire l'exécution de la commande du client. Ces documents contiennent les articles à installer ou à livrer et certaines indications que vous pouvez transmettre à vos collaborateurs pour exécuter au mieux leur tâche. Le logiciel pose cette question pour une raison très précise : OUI = certaines Sociétés d'installation doivent impérativement éditer un BL pour sortir les Articles du stock et faire exécuter le travail par leur service technique. Ces Sociétés doivent impérativement éditer ces BL avant de pouvoir facturer, c'est pour elles, un moyen de sécurité leur permettant de facturer au retour de leur Technicien ramenant le BL signé par leur client. En mettant OUI à la réponse posée, ces Sociétés ne peuvent facturer un BL que s'il a été préalablement édité. NON = L'édition des BL n'est pas obligatoire pour pouvoir facturer. La facture pourra être établie même si le BL n'a pas été édité. NOTA : La gestion des stocks est gérée automatiquement par le logiciel. Les mouvements de Stocks sont gérés à l'édition du B.L. Si, lors de la facturation, le BL n'avait pas été préalablement édité, les mouvements de stocks seront gérés lors de la facturation. TAUX POUR PRIX DE REVIENT Valable exclusivement que pour l'application DEVIS. C'est le taux multiplicateur pour trouver un prix de revient à partir d'un prix d'achat Prenons l'exemple suivant J'ai un Prix d'achat de 100,00. Je considère que mes frais de gestion + salariés me coûtent 40 % de plus que mon P.Achat, dans ce cas mon taux multiplicateur sera de 1,40 Le même cas avec 36 % de frais, mon taux sera 1,36 Cette petite astuce sera utilisée dans les Devis pour connaître immédiatement la marge brute et la marge nette et ainsi vérifier que les commerciaux ne soient pas trop généreux avec vos clients 24

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32 LES COMPTES COMPTABLES - Comptabilité Auxiliaire - BUT Si vous faites abstraction aux notions comptables, nous pourrions expliquer que toutes les ventilations statistiques que vous souhaitez sur votre chiffre d'affaires doivent être codifiées, que pour connaître la situation de votre caisse (banque et espèces), il faut codifier. Ces codifications sont faites sur des comptes que nous appellerons Collectifs dans ce manuel. Il est impossible de tenir une comptabilité sans Plan Comptable. Dans ce chapitre, vous devrez donc créer votre plan comptable par la saisie de tous les comptes que nous appellerons, dans toute notre brochure, COLLECTIFS Ainsi, vous devrez créer tous vos collectifs Clients, Fournisseurs, TVA, Banques Caisse, Ventes, Pertes et Profits, Profits exceptionnels, etc... Les écritures de TVA, Ventes, Clients, etc.., seront centralisées à chaque clôture comptable d un mois, en cumul Débit et en cumul Crédit sur leur compte collectif respectif afin de simplifier les écritures de la comptabilité générale. EXPLICATION Chaque fois que vous allez créer un compte collectif Auxiliaire, il doit être le reflet du plan comptable de votre bilan (voir votre cabinet comptable) Prenons un exemple très simple : lorsque vous facturez un Client, les écritures que sont générées sont : Débit du Client = le TTC de la facture En contrepartie crédit : = le collectif TVA (avec le montant de la TVA) le collectif Ventes (avec le montant HT de la facture) Les collectifs doivent obligatoirement être codifiés sur 8 caractères. Nous vous encourageons à différencier les Ventes par nature (Vente de produits neufs, vente de location matériel,. ). Cette notion est souvent importante lors de la cession d'une Entreprise CODE COLLECTIF COMPTA AUXILIAIRE Les collectifs doivent obligatoirement être codifiés sur 8 caractères. Utilisez réellement le plan comptable car tous les états comptables utiliseront ces comptes Le même compte collectif ne peut pas être créer plusieurs fois, il est unique NOM ou LIBELLE DU COMPTE Sur 25 caractères. Il faut qu il soit clair et sans ambiguïté car vous allez vous en servir à maintes reprises Tout ce qui est clair vous facilitera l utilisation journalière. NOTA IMPORTANTE : Nous vous demandons d'utiliser les comptes : pour la TVA Perçue (tva que vous facturez à vos clients au taux actuel de 19,60 %) pour la Vente de Matériel neuf Perte Exceptionnelle (utilisé par le programme solde des factures) Profit Exceptionnel (utilisé par le programme solde des factures) 32

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35 LES DELAIS DE REGLEMENTS BUT Ce fichier va contenir tous les délais de règlements que vous allez accepter de vos Clients ainsi que tous les délais de règlements que vos Fournisseurs vous ont acceptés. C est à l aide de ces paramètres que vont être calculées automatiquement les échéances pour vos Clients ainsi que les échéances attendues de vos Fournisseurs. CODE DELAI Pour rester pratique, ces modes de règlements seront appelés par un code. C est le code Délai. Il peut comporter jusqu'à 5 caractères. A titre d exemples, voici quelques codifications possibles : 30J 30 J 30JFM 30 J FIN DE MOIS 30J10 30 J FIN DE MOIS LE 10 90J15 90 J FIN DE MOIS LE 15 LIBELLE IMPORTANT : il faut créer un délai avec code «RIEN «(rien en majuscules) Ce code RIEN sera utilisé dans des cas spéciaux que nous verrons lors de la création de Clients ou de Fournisseurs et dans les cas normaux où le client n'a pas de mode de paiement particulier Saisir le libellé en clair de votre délai de règlement, c est ce libellé qui sera édité sur les factures Exemples : 30 Jours Fin de Mois le 10 ou 60 Jours ou 60 Jours le 15 Obligatoire, il comporte 36 caractères NOMBRE DE JOURS C est le nombre de Jours après la date de facture. 00 = Pas de délai supplémentaire 30 = 30 Jours après la date de facture 60, 90, 120 = 60, 90, ou 120 j après la date de Facture Attention, le 00 est automatique si vous oubliez de saisir FIN DE MOIS? OUI = Payable en Fin de Mois (le nombre de jours se cumule pour le calcul de l échéance) NON = Seul le nombre de jours est pris en compte pour le calcul de l échéance PAYABLE LE? 00 = en fin de mois ou au jour calculé d'après la date de facture 05 = en fin de mois le 5 du mois suivant 10 = = = =

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38 VOS BANQUES et R.I.B. BUT Pour gérer les échéances sur vos comptes bancaires, il est nécessaire de préciser vos RIB complets. D'autre part, cette codification de vos Banques va être utilisée lors de la saisie de la Trésorerie ou des O.D. QUE VA-T-ON TROUVER DANS CE FICHIER? N BANQUE Toutes les Banques dans lesquelles vous possédez un compte + le RIB complet Les comptes suivants : 98 CAISSE pour pouvoir enregistrer toutes les écritures de caisse 99 O.D. pour pouvoir enregistrer les écritures d'opérations Diverses CES 2 CODES BANQUES SONT OBLIGATOIRES Numérotez vos Banques de 1 en 1. Ce code sera celui que vous utiliserez lors de la Saisie des mouvements de Trésorerie. Les Codes 98 et 99 sont réservés exclusivement à la Caisse et OD N COMPTE COLLECTIF A part le code 99 (OD), tous les autres codes Banques ou Caisse exigent un compte collectif où vont être imputées les écritures. A titre d'exemple simple, prenons le cas d'un Client qui vous règle une facture. Le mouvement de trésorerie que vous allez saisir est : Débit de votre compte collectif Banque Crédit de votre Code Client Mt xx Mt xx C'est pour cette raison que ce numéro de collectif est nécessaire. NOM DE LA BANQUE C'est le libellé en clair de votre Banque (tel qu'il existe sur vos chéquiers) ou Caisse ou Opérations Diverses. N'hésitez pas à être bien clair dans la saisie de ce libellé car il sera utilisé pour être imprimé sur les bordereaux de Trésorerie ou Journaux Auxiliaires. Un libellé imprécis ou portant à confusion ne pourra que provoquer des confusions dans votre gestion comptable. CODE ETABLISSEMENT, GUICHET, BANQUE, RIB Ces informations ne sont pas valables pour les codes 98 et 99. C'est la copie pure et simple du RIB de chacune de vos Banques. N'oubliez pas que chaque case est très importante et que ces informations seront imprimées sur les bons de commandes que vous éditerez pour les Fournisseurs. 38

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41 FICHIER DES SALARIES BUT Ce fichier va contenir l ensemble de vos salariés, aussi bien du Service Administratif, Technique, Commercial et Dirigeant susceptibles de générer une facture par leur travail individuel de vente Chacun recevra un numéro d identification. Chaque collaborateur peut ramener éventuellement une affaire à votre Société et peut être ou non commissionné sur cette affaire. CODE SALARIE NOM Ce code comporte 3 caractères et chaque code est unique (ne peut exister qu une fois) Si vous possédez déjà une codification, reprenez la même, sinon utilisez de préférence une codification numérique qui sera plus aisée en saisie par la suite. Ce code étant géré alphabétiquement prenez la précaution de différencier les catégories de salariés en prenant par exemple : Code début : 1 = VRP internes 2 = VRP externes 4 = Techniciens internes 5 = Techniciens sous-traitance 8 = Administratifs 9 = Dirigeants et Société En classement alphabétique, n'oubliez pas que le code VRP interne 125 vient avant le code VRP externe 20 et le code Société 9. C est le Nom + prénom éventuel de votre Salarié. 26 caractères sont disponibles. Ce nom sera édité sur les documents de travail. ADRESSE RUE Zone libre de 32 caractères comportant l adresse rue de votre Salarié. CODE POSTAL VILLE C est le code postal adresse de votre Salarié Adresse ville de votre Salarié sur 26 caractères TELEPHONE C est le numéro de téléphone personnel de votre Salarié sur 14 caractères 41

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44 TAUX COMMISSION SUR LOCATION BUT Nous verrons, dans les Devis, que les Collaborateurs peuvent être commissionnés suivant une méthode spécifique au devis. Concernant les locations, certains Magasins souhaiteront commissionner leurs Collaborateurs, d'autres non (dans ce cas ils n'utiliseront pas ce programme) Lors de l'appel de cette fonction, le logiciel affichera l'ensemble des collaborateurs saisis dans le fichier des Salariés. Pour pouvoir saisir un taux, il faut double cliquer sur la ligne du Salarié intéressé TAUX DE COMMISSION C'est le taux de commissionnement qui sera appliqué sur le HT des factures portant son code salarié. 44

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46 FICHIER DES FOURNISSEURS BUT Pour pouvoir passer des commandes à vos Fournisseurs et gérer les entrées en Stocks, il vous faudra saisir préalablement les fiches Fournisseurs. Il va comporter des zones obligatoires nécessaires à l exploitation des commandes, à l exploitation des entrées en stocks, à l exploitation de la saisie des Achats. Une fiche Fournisseur contiendra aussi un certain nombre d informations nécessaires à une aisance de votre exploitation et interrogation (nom des contacts chez le Fournisseur). CODE FOURNISSEUR Obligatoire, il comporte TOUJOURS 8 caractères dont le premier doit être TOUJOURS le chiffre 9. La codification de vos Fournisseurs est libre. SIGLE Nous verrons ce sigle également lors de la création des Clients. Ce sigle permet d identifier la personne physique ou morale (Mr, Mme, SARL, S.A, etc...). Il est surtout utilisé pour ne pas saisir un sigle dans le Nom. En effet, si le nom devait commencer par SARL, S.A, Mr, Mme, Mlle, etc..., le classement alphabétique des Fournisseurs sur le Nom ne serait plus possible et ne servirait à rien. Saisir le sigle qui correspond au Fournisseur NOM DU FOURNISSEUR Obligatoire, 26 caractères sont disponibles. Commencez toujours par le Nom sur lequel le classement alphabétique doit être effectué. N utilisez pas de sigle (Mr, Mme...) devant le Nom ADRESSE RUE 2 lignes obligatoires. Chacune comporte 32 caractères. Si la seconde ligne n est pas utilisée, saisir le signe «.» (point) sur cette ligne. Ce signe ne se verra pas lors de l édition des documents destinés aux Fournisseurs CODE POSTAL VILLE Obligatoire, il comporte 5 caractères Obligatoire, c est l adresse ville du Fournisseur sur 26 caractères TELEPHONE Il comporte 25 caractères (pour les N spéciaux) Habituez-vous à saisir le N Téléphone toujours de la même façon. Vous verrez plus tard que vous pourrez rechercher un Fournisseur ou un Client à partir de son numéro de Téléphone. Si 46

47 vous avez la désagréable habitude de saisir cette information de multiple façons, cette facilité d interrogation ne vous servira pas. NUMERO DE FAX ou PORTABLE Sur 25 caractères, c est le numéro de Fax de votre Fournisseur. Veuillez à bien saisir cette donnée car elle vous sera utile pour l émission des commandes de réapprovisionnement par Fax. ASSUJETTI A LA TVA? OUI : Votre fournisseur vous facture avec TVA NON : Votre fournisseur vous facture H.T. (export-import) Cette information est importante pour toutes les procédures de saisie des entrées en stocks et des Achats qui s'effectueront avec ou sans calcul de la TVA N TVA EUROPEEN Cette information est devenue obligatoire. Votre fournisseur se doit de vous donner cette information et de la porter sur ses factures. En France, ce code commence par les lettres FR... ADRESSE Cette information correspond à l'adresse courriel de votre fournisseur CONTACT TECHNIQUE N TVA EUROPEEN Sur 40 caractères, c est le nom + tel éventuel de votre contact technique chez votre Fournisseur. Cette information n est pas obligatoire mais peut vous faire gagner du temps CONTACT COMMERCIAL Idem cas précédent pour contact commercial Cette information est éditée sur le Fax de Commande de réapprovisionnement CONTACT ADMINISTRATIF Idem contact technique MODE DE PAIEMENT Sous forme de combo, vous avez le choix entre plusieurs modes de paiement (prélèvement, traite, chèque etc...) Cette information est très importante pour le contrôle des factures et des échéances ECHEANCE SPECIALE Votre Fournisseur peut exiger le règlement systématique de ces factures à 60 jours date de facture. Cela signifie que chaque fois qu il émet une facture et quelle qu en soit la date, vous devrez régler à 60 jours date de facture. (la notion de fin de mois ou fin de mois le 10 disparaît) Dans ce seul cas, cette case Echéance Spéciale doit être utilisée. Saisir le nombre de jours autorisé par Fournisseur (dans notre exemple 60) et mettre le code «RIEN» comme code délai. Cette information «RIEN» est obligatoire dans ce cas. A ne pas confondre avec une échéance normale. 47

48 NUMERO CODE BANQUE DE REGLEMENT Donnée obligatoire. C est définir sur quelle banque vous allez effectuer normalement le règlement des factures de ce Fournisseur à qui vous avez remis le RIB de cette banque CODE DELAI DE PAIEMENT Donnée obligatoire. C est le délai de paiement des factures à votre Fournisseur. Le code délai «RIEN» sera utilisé dans tous les cas où aucune échéance n est prévue, ainsi que dans le cas de l échéance spéciale. 48

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51 ARTICLES - LE FICHIER ARTICLES BUT Le fichier de vos articles va comporter l ensemble des produits que vous pouvez commander, commercialiser ou facturer. Ce sont des articles Neufs en Vente et non en location. Evitez d utiliser des articles divers (fourre tout). Vous n aurez aucune notion de statistiques pointues, aucune maîtrise de leur contenu, aucune maîtrise d une prolifération de leur utilisation «lorsqu on ne sait pas quel est le bon code article, alors on prend le fourre tout!» Comment organiser votre fichier Articles? Le code article peut être constitué de 1 à 7 caractères alpha numériques. Nous pouvons vous conseiller une organisation de cette codification qui a été mise en place chez un de nos Clients et qui fonctionne merveilleusement bien. Les 2 premiers caractères ont été utilisés pour définir LES FOURNISSEURS Les 5 derniers caractères pour définir les Articles chez le fournisseur. Dans ce principe, TOUS les articles IDENTIQUES que l'on peut trouver chez plusieurs Fournisseurs différents sont créés avec le même code "Famille article". Prenons le cas suivant : vous vendez des piles rondes 9 v pour torche électrique. Vous pouvez vous approvisionner ces piles chez plusieurs de vos Fournisseurs. Vous donnerez un code "Famille article" identique à toutes ces piles rondes 9 v. Le préfixe Fournisseur sera donc ajouté à ce code "famille article". Ainsi, lorsque vous interrogerez les articles par Fournisseur, vous aurez l'intégralité des articles que vous vend ce Fournisseur. Attention aux excès : Sauf si votre Société est déjà habituée à travailler avec des codes articles longs, n oubliez pas que ce code article sera manipulé par tous vos services et la simplicité l emporte toujours sur la complexité. CODE ARTICLE Obligatoire et unique, il doit obligatoirement comporter le nombre de caractères que vous avez prédéfinis. Ce code article ne peut pas avoir été créé dans le fichier général des Articles en Location. Cette interdiction évitera tous risques d'erreurs de confusion entre un article Neuf et un Article en Location DESIGNATION ( 2 lignes de libellé) Sur 30 caractères. C est elle qui sera éditée sur tous les documents où l article est présent. Ne pas laisser de ligne blanche entre deux lignes de libellé (exemple : ne pas remplir la ligne 2 et laisser la ligne 1 vierge) FAMILLE ARTICLES Ce code Famille vous permettra des statistiques de Ventes Extra Comptables. C'est à dire que cette fonction va vous permettre, hors comptabilité, d'obtenir des statistiques de ventes par Famille d'articles. Ne négligez pas cette possibilité qui peut vous renseigner sur ce qui se vend bien, très bien ou très mal dans votre Magasin ONGLET GENERALITES CODE TVA Chaque article peut supporter un taux de TVA différent des autres. Au moment de la rédaction de cette brochure, la vente de documentation supporte un taux réduit par rapport au taux classique de 19,60 %. Il en est de même pour certains travaux qui supportent 5,50 % de TVA C est une information importante à mettre à jour lorsqu il y a changement de taux. 51

52 (NOUS LE REPETONS, tous les codes Tva et les taux déjà utilisés, même s ils ne sont plus d actualité, ne doivent pas être ni supprimés ni réutilisés, ils doivent rester en l état. NOUS LE CONFIRMONS, lorsqu'il y a changement de taux de TVA (ou nouvelle TVA), TOUS LES ARTICLES QUI CHANGENT DE TAUX DOIVENT ETRE MODIFIES. COMPTE COLLECTIF VENTES Obligatoire et important. C est sur ce compte comptable que seront imputées vos écritures de ventes et vos écritures d avoirs. Cette imputation est comptable, se renseigner auprès du Chef Comptable ou de l Expert Comptable si besoin. A chaque Article correspond une ventilation de Ventes (compte de Ventes commençant par le chiffre 7). L'important pour vous est que ce compte vous permet d'effectuer automatiquement la ventilation de votre chiffre d'affaires PRIX D ACHAT HT Semi Obligatoire, c est le prix d achat ou de revient du produit (999999,99) Il sera utilisé pour les calculs de Marge ainsi que pour les commandes de réapprovisionnement, pour vérifier les factures d'achat, etc.. C est une information importante à mettre à jour régulièrement. PRIX DE VENTE HT Obligatoire, c est le Prix de Vente du produit normal aux Particuliers. Ce prix de vente ne peut pas être inférieur à votre prix d achat. C'est lui qui apparaîtra sur les lignes Devis, Contrats, et Factures. C est une information importante à mettre à jour régulièrement car il est utilisé pour les commissions, pour les contrôles en facturation et pour les marges. A ne pas saisir si votre Société ne vend qu'au forfait. En effet, ce prix sera proposé systématiquement dans tous les programmes de saisie et vous devrez l'effacer sur l'écran de saisie pour qu'il ne soit pas édité sur les Factures et Devis. PRIX DE VENTE TARIF 2, 3, 4 Ces 3 tarifs ne sont proposés que si vous gérez des Clients Professionnels (voir dans Menu FICHIERS, la fonction "Paramètres de votre Société", puis onglets "Les Devis") Ce sont les tarifs spéciaux que vous pourriez proposer à vos Clients Professionnels. Le prix de vente Tarif 4 étant le plus petit tarif. C'est dans la Fiche Client que vous direz si celui-ci est un Particulier ou un Professionnel et, dans ce dernier cas, quel tarif lui appliquerez-vous (tarif 1 à 4) ONGLET TECHNIQUES / GESTION DE STOCKS CODE FOURNISSEUR Obligatoire, c est le code fournisseur qui vous vend habituellement ce produit. Il servira aux programmes de gestion des Commandes et Livraisons des Fournisseurs REFERENCE ARTICLE CHEZ CE FOURNISSEUR Information non obligatoire mais qui vous facilitera votre travail de commandes de réapprovisionnement puisque vous parlerez le même langage que votre Fournisseur. 52

53 CODE BARRES CHEZ LE FOURNISSEUR Si le Fournisseur fournit ses produits avec une étiquette code barres, il suffit de lire, avec la douchette code barres. Le code barres du Fournisseur s'inscrit automatiquement Si le Fournisseur ne fournit pas ses produits avec une étiquette code barres, ne rien inscrire, le logiciel va créer un code barres en automatique. A quoi servira t'il? Pour tous les Magasins disposant d'une douchette lecteur code barres, ils pourront facturer plus simplement, gérer les inventaires, obtenir une étiquette pour chaque produit livré (qui contiendra le Code Article, Désignation, Prix Vente et code barres). Cette étiquette code barres sera imprimée lors de la livraison d'une commande GERE EN STOCK OUI-NON Est-ce que cet article doit être suivi et géré en stock? OUI : Toutes les opérations d entrées et sorties vont modifier votre stock (BL, Factures, Achats, Avoirs)Ces articles pourront donner lieu à l'état de rupture de Stock, à une commande réapprovisionnement automatique, à interroger le stock disponible en magasin. NON : Les entrées et sorties n ont aucune influence sur le stock (comme par exemple les vérifications, la main d'œuvre, frais transport, remise,,etc..). Pas de gestion de stocks Non = pas d'inventaire sur ces produits ni en quantité ni en valeur STOCK MAXI - STOCK MINI C est le stock maxi ou mini que vous devez toujours avoir en stock magasin. Cette information n est à saisir que si le produit est géré en stock. Cette information sera reprise pour vous proposer, une situation de vos prévisions de réapprovisionnements et pour vous signaler les articles en rupture de stock. INFORMATIONS MISENT A JOUR AUTOMATIQUEMENT EN COMMANDE C'est la quantité commandée aux Fournisseurs et non encore livrée STOCK THERIQUE C'est le stock calculé par l'ordinateur qui devrait correspondre au stock en magasin DATE DERNIER ACHAT C'est la date de réception de livraison de la commande passée au Fournisseur DATE DERNIERE SORTIE Date de la dernière facture dans laquelle cet article a été facturé (ou édition B.L.) STOCK DEBUT DE MOIS Après inventaire, le stock Théorique fin de mois = Stock début de mois ENTREES DU MOIS C'est le cumul des quantités livrées par le Fournisseur dans le mois SORTIES DU MOIS C'est le cumul des qtés éditées en BL ou facturées et sorties du stock dans le mois 53

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57 LE FICHIER GENERAL ARTICLES LOCATION BUT Ce fichier n'a aucune relation avec le Fichier des Articles Neufs en Vente Ce fichier comportera les catégories d'articles mis en location et pour chaque catégorie, le tarif de location. Evitez d utiliser des articles divers (fourre tout). Vous n aurez aucune possibilité de gérer vos locations, aucune maîtrise de leur contenu, aucune maîtrise d une prolifération de leur utilisation «lorsqu on ne sait pas quel est le bon code article, alors on prend le fourre tout!» NOTA SUR LA GESTION LOCATION Lors de la conception de ce logiciel, plusieurs solutions différentes s'offraient à nous. - Devait-on, comme est structuré le fichier Articles Vente, avoir un code différent pour chaque matériel en location, et donc n'avoir qu'un seul fichier - Devait-on créer un fichier tarif à part pour pouvoir l'appliquer sur des matériels ayant un même tarif? - Etc.. etc.. Chaque Magasin interrogé avait sa propre conception Cette interrogation nous a tout de même permis de déceler que, malgré toutes les propositions formulées et totalement différentes, il existait partout un tronc commun qui a rapproché tous les interlocuteurs et dont nous nous sommes servis pour proposer la solution qui a été développée dans ce logiciel. QUEL EST CE TRONC COMMUN? Partout les Magasins louent du matériel de types différents. Pour un même type de matériel loué (exemple : vélo, chaussure ski, ski, tondeuses, lit enfant, etc..) on retrouve les particularités suivantes : - à l'intérieur de ce type, il y a plusieurs articles identiques (exemple Dans le type Vélo, il y a 10 vélos à louer) - à l'intérieur de ce type, le tarif de location est identique La solution était toute trouvée. Il fallait créer deux fichiers différents - Le fichier de ces catégories différentes (appelé Fichier Général Articles Location). Ce fichier comportera entre autre, le tarif de location de cette catégorie - Le fichier détail des articles réellement loués. Pour une catégorie, on trouvera le détail exact des articles en location, ces articles individuels en location réelle seront reliés à la catégorie. Chaque article individuel ne comportera que très peu d'informations - Un code barre individuel et unique dans le magasin afin d'avoir une traçabilité exacte de chacun des matériels mis en location - Il ne comportera pas de tarif puisque c'est le code catégorie qui le détient - Il aura la trace de son état (actuellement en location ou non, actuellement en réparation, date prochaine révision, etc.. L'avantage de cette solution est que le tarif n'est saisi qu'une seule fois et évite ainsi aussi bien les redondances pénibles et les innombrables erreurs de saisie Dans le fichier Détail, chaque Catégorie n'aura que le nombre exact de matériel en location et, chaque matériel comportera une numérotation unique (code barres) permettant de savoir, à tout moment, où se trouve ce matériel, quel est son état, quelles sont ses statistiques et les réparations, etc.. c'est à dire une gestion quasi parfaite de chaque matériel mis en location 57

58 LE FICHIER GENERAL DES ARTICLES EN LOCATION CODE ARTICLE Obligatoire et unique, il doit obligatoirement comporter le nombre de caractères que vous avez prédéfinis. Ce code article ne peut pas avoir été créé dans le fichier général des Articles Neufs en Vente. Cette interdiction évitera tous risques d'erreurs de confusion entre un article Neuf et un Article en Location DESIGNATION ( 2 lignes de libellé) Sur 30 caractères. C est elle qui sera éditée sur tous les documents où l article est présent. Ne pas laisser de ligne blanche entre deux lignes de libellé (exemple : ne pas remplir la ligne 2 et laisser la ligne 1 vierge). Seule la ligne 1 est reprise dans les contrats FAMILLE ARTICLES Ce code Famille vous permettra des statistiques de Ventes Extra Comptables. C'est à dire que cette fonction va vous permettre, hors comptabilité, d'obtenir des statistiques de Location par Famille d'articles. Ne négligez pas cette possibilité qui peut vous renseigner sur ce qui se loue bien, très bien ou très mal dans votre Magasin ONGLET GENERALITES CODE TVA Chaque article peut supporter un taux de TVA différent des autres. Au moment de la rédaction de cette brochure, le taux classique de 19,60 C est une information importante à mettre à jour lorsqu il y a changement de taux. (NOUS LE REPETONS, tous les codes Tva et les taux déjà utilisés, même s ils ne sont plus d actualité, ne doivent pas être ni supprimés ni réutilisés, ils doivent rester en l état. NOUS LE CONFIRMONS, lorsqu'il y a changement de taux de TVA (ou nouvelle TVA), TOUS LES ARTICLES QUI CHANGENT DE TAUX DOIVENT ETRE MODIFIES. COMPTE COLLECTIF VENTES Obligatoire et important. C est sur ce compte comptable que seront imputées vos écritures de ventes et vos écritures d avoirs. Cette imputation est comptable, se renseigner auprès du Chef Comptable ou de l Expert Comptable si besoin. A chaque Article correspond une ventilation de Ventes (compte de Ventes commençant par le chiffre 7). L'important pour vous est que ce compte vous permet d'effectuer automatiquement la ventilation de votre chiffre d'affaires CODE FOURNISSEUR Obligatoire, c est le code fournisseur qui vous vend habituellement ce produit. Il servira aux programmes de gestion des Commandes et Livraisons des Fournisseurs REFERENCE ARTICLE CHEZ CE FOURNISSEUR Information non obligatoire mais qui vous facilitera votre travail de commandes de réapprovisionnement puisque vous parlerez le même langage que votre Fournisseur. 58

59 COMBIEN DE JOURS DE LOCATION EFFECTIVE ENTRE DEUX REVISIONS Cette question ne vous est posée que si vous avez confirmé, dans la fiche Paramètres de votre Société (onglet Location), que vous souhaitez gérer d'une façon semi automatique, les révisions de matériel. La réponse à donner ici est un nombre de jours pendant lequel, chaque article individuel de cette même catégorie, aura été en location chez les clients. C'est à dire, à partir de combien de jours loués effectivement, un article de cette catégorie devra subir une révision. Grâce a cette saisie, le logiciel pourra proposer automatiquement une révision CODE REPARATION REVISION Cette question ne vous est posée que si vous avez confirmé, dans la fiche Paramètres de votre Société (onglet Location), que vous souhaitez gérer d'une façon semi automatique, les révisions de matériel. De façon à ce que le logiciel vous alerte sur une date de révision, le logiciel a besoin également que vous lui fournissiez le type de révision à faire. Ces codes Réparation se trouvent dans le fichier des Réparations INFORMATIONS SUR LE TARIF TARIF 1/2 JOURNEE JUSQU'A TARIF 60 JOURS Seuls des tarifs jusqu'à 15 jours sont obligatoires. Si vous dépassez ou risquez de dépasser les 15 jours de location consécutive, alors saisir tous les tarifs Voir l'explication donnée par le bouton "Explications" MONTANT DE LA CAUTION A DEMANDER Comme chaque Magasin agit différemment, disons seulement que ce montant correspond au montant demandé lors de la création d'un contrat de location. Comme nous le verrons plus loin, le Magasin peut passer outre en ne réclamant qu'une pièce officielle en dépôt 59

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63 LE FICHIER D E T A I L ARTICLES LOCATION BUT Ce fichier n'a aucune relation avec le Fichier des Articles Neufs en Vente Ce fichier n'est pas le Fichier Général des Articles en Location Ce fichier comportera le détail des articles réellement en Magasin pour être mis en location NOTA SUR LA GESTION LOCATION Lors de la conception de ce logiciel, plusieurs solutions différentes s'offraient à nous. - Devait-on, comme est structuré le fichier Articles Vente, avoir un code différent pour chaque matériel en location, et donc n'avoir qu'un seul fichier - Devait-on créer un fichier tarif à part pour pouvoir l'appliquer sur des matériels ayant un même tarif? - Etc.. etc.. Chaque Magasin interrogé avait sa propre conception Cette interrogation nous a tout de même permis de déceler que, malgré toutes les propositions formulées et totalement différentes, il existait partout un tronc commun qui a rapproché tous les interlocuteurs et dont nous nous sommes servis pour proposer la solution qui a été développée dans ce logiciel. QUEL EST CE TRONC COMMUN? Partout les Magasins louent du matériel de types différents. Pour un même type de matériel loué (exemple : vélo, chaussure ski, ski, tondeuses, lit enfant, etc..) on retrouve les particularités suivantes : - à l'intérieur de ce type, il y a plusieurs articles identiques (exemple Dans le type Vélo, il y a 10 vélos à louer) - à l'intérieur de ce type, le tarif de location est identique La solution était toute trouvée. Il fallait créer deux fichiers différents - Le fichier de ces catégories différentes (appelé Fichier Général Articles Location). Ce fichier comportera entre autre, le tarif de location de cette catégorie - Le fichier détail des articles réellement loués. Pour une catégorie, on trouvera le détail exact des articles en location, ces articles individuels en location réelle seront reliés à la catégorie. Chaque article individuel ne comportera que très peu d'informations - Un code barre individuel et unique dans le magasin afin d'avoir une traçabilité exacte de chacun des matériels mis en location - Il ne comportera pas de tarif puisque c'est le code catégorie qui le détient - Il aura la trace de son état (actuellement en location ou non, actuellement en réparation, date prochaine révision, etc.. L'avantage de cette solution est que le tarif n'est saisi qu'une seule fois et évite ainsi aussi bien les redondances pénibles et les innombrables erreurs de saisie Dans le fichier Détail, chaque Catégorie n'aura que le nombre exact de matériel en location et, chaque matériel comportera une numérotation unique (code barres) permettant de savoir, à tout moment, où se trouve ce matériel, quel est son état, quelles sont ses statistiques et les réparations, etc.. c'est à dire une gestion quasi parfaite de chaque matériel mis en location 63

64 LE FICHIER DETAIL DES ARTICLES EN LOCATION CREATION D'UN SEUL ARTICLE NOUVEAU EN LOCATION Au premier écran présenté, cliquez sur F2 Nouveau. Cette fonction vous permettra de créer un seul nouvel article réel en location CREATION DE PLUSIEURS ARTICLES NOUVEAUX DE MEME TYPE EN LOCATION Au premier écran présenté, cliquez sur la touche "Créer en Nombre". Cette fonction vous permettra de créer plusieurs fois un même article réel en location. N'ayez crainte, chacun de ces articles comportera un code barres différent qui les rendra individuellement unique TOUCHE FICHIER GENERAL ARTICLES LOCATION Obligatoire. En effet, cette nouvelle création doit obligatoirement être reliée à une catégorie, donc à un tarif. Choisissez la catégorie (appelée Fichier Général Articles Location). La création (d'un seul ou en nombre) va reliée l'article individuel à sa catégorie et lorsque vous quitterez cette fonction, le logiciel va éditer en automatique, toutes les étiquettes code barres des nouveaux articles créés DESIGNATION Cette désignation est prise automatiquement dans le fichier Général Articles Loction NOMBRE CREATION DU MEME PRODUIT Cette fonction permet soit - à la création de votre base, lors de la mise en place du logiciel, - ou si vous mettez en location une nouvelle catégorie de matériel - ou si vous augmentez le nombre de matériel dans une catégorie de mentionner au logiciel combien de fois il devra créer ce même matériel en location. En validant, le logiciel va créer autant de fois ce matériel réputé être disponible à être loué, mais chacun d'entre eux aura un code barre différent et unique dans votre Magasin Exemple : Dans votre Catégorie Vélos, vous avez 15 vélos réellement disponibles à la location. En ayant saisi le nombre 15, le logiciel va créer une nouvelle série de 15 vélos disponibles à être loués (en plus éventuellement de ceux déjà existants). Chacun de ces 15 nouveaux vélos aura un code barres unique dans le Magasin DISPONIBLE (O = DISPONIBLE N =EN REPARATION) Chaque article mis en location peut être indisponible pour subir réparation. Le fait de mettre le code N signifiera qu'il sera impossible de le louer (pour cause de réparation). Cette fonction permet de bloquer cet article jusqu'à ce qu'il soit réparé. En plus, cette information apparaîtra lorsque vous souhaiterez vérifier la disponibilité de ce type d'article DATE DERNIERE REVISION Si cet article a déjà subi une révision, il vous indiquera la date de cette révision DATE PROCHAINE REVISION ET CODE REVISION Si vous avez demandé un système de révision automatique, NE PAS TOUCHER Cependant, pour une raison technique, vous pouvez décider que cet article devra être révisé prochainement. Vous pouvez donc obliger le logiciel a prendre en compte ces deux données 64

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67 LE FICHIER GLOSSAIRE (Libellés spéciaux DEVIS) BUT Ce fichier va comporter les libellés spéciaux qui ne seront utilisés que pour l'application DEVIS Ces libellés ne serviront pas pour le reste de l'application. Quelle est l'utilité de ce Glossaire? Lorsque vous établissez des Devis pour vos Clients ou des BL (bon de travaux ou bon de livraison), vous utilisez souvent le même texte ou phrases. Plutôt que de vous obliger à saisir ces phrases, à chaque Devis, ou BL, ce fichier glossaire va vous permettre de travailler d'une façon proche d'un traitement de texte. Pour certains libellés, vous souhaiterez qu'ils ne s'impriment que sur les Devis et qu'ensuite ils disparaissent lorsque le Devis est accepté. Pour d'autres, vous souhaiterez qu'ils s'impriment sur les Devis et sur les BL et qu'ensuite ils disparaissent lors de la facturation. Etc.. etc.. Toutes les combinaisons sont rassemblées pour vous apporter toute l'aide efficace que vous attendez de cette application. QUELS CODES SONT AUTORISES? Certains codes seulement sont autorisés : CODES PERMETTANT 5 LIGNES DE LIBELLES ces codes sont précédés du signe moins (-) -D = Texte de 5 lignes pour Devis seulement (ce libellé ne sera édité que sur les devis, il disparaîtra définitivement lorsque le devis est accepté et ne sera pas édité sur les B.L. ni sur les factures) -B = Texte de 5 lignes pour Devis et BL (ce libellé ne sera édité que sur les devis et B.L. il ne sera pas édité sur les factures et il disparaîtra définitivement) -F = Texte de 5 lignes pour Factures seulement (ce libellé ne sera édité que sur les factures, il ne sera pas édité sur les devis et B.L.) -T = Texte de 5 lignes pour Devis + BL + Factures (valable pour tous les états) Vos codes glossaires seront donc précédés du signe "-", de la lettre type de glossaire et de votre numérotation ** = Texte de 1 ligne pour Devis + BL + Factures SAISIE Dans les textes à 5 lignes il vous est demandé de ne pas saisir de lignes vierges (blanches). Si vous souhaitez obtenir un interligne en édition, saisissez une ligne avec un "." (point). Ce signe ne se verra pas en édition. Nota : Lors de la saisie des devis ou BL, seule la première ligne sera apparente et pourra être modifiée. Les 4 autres lignes ne se verront qu'à l'édition. Dans les textes à une ligne, saisissez le libellé souhaité. Ce libellé pourra être modifié lors de la saisie des Devis ou B.L. 67

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70 LE FICHIER DES ARTICLES DE REPARATION Pour matériel en location BUT Votre matériel en location subit, tout au long de sa vie, des révisions, réparations, entretiens. Si vous souhaitez saisir les frais de gestion sur ces matériels afin de pouvoir connaître la marge réelle par matériel loué, il faudra définir un fichier des articles réparation qui sera valable pour l'ensemble de vos matériels en location. CODE ARTICLE Le code article réparation est libre mais obligatoire. Il peut comporter 10 caractères alphanumériques. DESIGNATION. La désignation de l'article réparation est libre mais obligatoire. Elle peut comporter 40 caractères alphanumériques

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73 LE FICHIER DES CLIENTS BUT C est de constituer et maintenir votre base de données de votre clientèle. CODE CLIENT C'est le numéro de code identifiant le client - Tous les clients à facturer doivent obligatoirement avoir 7 chiffres et doivent être compris entre à Ce code est automatique, c'est le logiciel qui gère la codification des clients DATE DE NAISSANCE Vous pouvez éventuellement saisir cette information. Elle n'est utilisée, à ce jour, que pour sélectionner les clients au niveau des Mailing NOM CLIENT (raison sociale) Obligatoire sur 30 caractères (appuyer plusieurs fois sur touche espaces pour aucun nom) Ne commencez pas par Mr, Mme, Mlle, Sté ou autre sigle. Vous n'aurez plus le classement automatique sur le nom du client (cela vous compliquera vos recherches nombreuses) ADRESSE RUE ( 2 lignes) Obligatoires sur 36 caractères CODE POSTAL Obligatoire VILLE Obligatoire sur 30 c TAUX DE REMISE POUR LA LOCATION Si vous souhaitez faire bénéficier, ce client, sur toutes les locations qui pourront lui être facturées, alors mettre le taux de remise (ou zéro pour rien) TAUX DE REMISE EXCLUSIVEMENT POUR LE S.A.V. Si vous souhaitez faire bénéficier, ce client, sur tous les devis de type SAV qui pourront lui être facturés, alors mettre le taux de remise (ou zéro pour rien) NUMERO DE TELEPHONE- PORTABLE - FAX sur 25 caractères NOTA : Prendre l habitude de saisir le numéro de téléphone toujours de la même façon sinon vous ne pourrez pas utiliser les recherches Clients par leur N Téléphone Exemples de saisie : ou

74 ADRESSE COURRIEL Si vous disposez de cette information, la saisir en prenant soin des majuscules et minuscules ASSUJETTI A LA TVA? OUI = Votre facturation comportera la taxe TVA. Le client ne peut pas bénéficier du régime export NON = Vous facturez toujours en Hors Taxes votre client. C est un client qui bénéficie du régime exportation. Automatiquement la cas "TVA spéciale" sera mise à "O" et le code tva sera mis à 98 EST-IL PROFESSIONNEL OU PARTICULIER (9 ou 1) S'il s'agit d'un Particulier, certaines questions seront invisibles. Ce type de Client n'a qu'un tarif, le tarif classique 9 : Si le client est un Professionnel 1 : Si le client est un Particulier NUMERO TVA EUROPPEENNE DU CLIENT S'il s'agit d'un Professionnel, il doit avoir un N TVA Européenne (commençant par les lettres FR.. pour la France. Mentionnez ce code, quelques fois il pourrait montrer votre bonne foi vis à vis du Fisc CODE TARIF ou TAUX REMISE Les deux ne peuvent être renseignés, c'est l'un ou l'autre Code Tarif : 1 à 4 (rappelez-vous, le Tarif 1 est le tarif général pour les Particuliers) Ce code tarif permettra, lors de la saisie des Devis ou Facturation de Matériel Neuf d'appliquer le tarif du produit (voir fichier Articles Ventes) Taux Remise : C'est la remise consentie aux Devis ou Factures de Produits Neufs. Le logiciel n'autorisera ce taux que si le code tarif = 1 RESPONSABLE CHEZ LE CLIENT Ces deux informations sont à votre disposition. Elles permettent, en cas de location par exemple, d'avoir mémorisé une pièce d'identité en cas de besoin par la suite MODE DE PAIEMENT A partir de cette combo, choisissez le mode de règlement que vous avez convenu avec votre client (Prélèvement, traite, BAO, Chèque,... etc..) ECHEANCE SPECIALE En cas d accord avec votre Client, vous êtes autorisé à calculer systématiquement la date d échéance en fonction de la date de facture + un nombre de jours fixes, il faudra saisir ce nombre de jours fixes dans cette zone et mettre le code «RIEN» comme code délai. Cette information étant spéciale, prenons l exemple suivant : votre accord précise que la date d échéance de règlement est à 60 j par rapport à la date Facture. Si vous facturez le 8 du mois, puis le 19 du mois, chaque facture aura une échéance différente. La première facture aura une échéance du 8 du mois + 60 j, la seconde aura comme échéance le 19 du mois + 60j A ne pas confondre avec une échéance normale. 74

75 CODE DELAI DE PAIEMENT Donnée obligatoire. C est le délai de paiement des factures accordé à votre client. Le code délai «RIEN» sera utilisé dans tous les cas où aucune échéance n est prévue, ainsi que dans le cas de l échéance spéciale. DOIT-ON EDITER UN RELEVE DE FACTURES POUR CE CLIENT (O,N) Pour le Particulier c'est toujours N (Non) Pour un Professionnel O = oui = Chaque mois vous pourrez éditer le relevé des factures émises dans le mois N = non = Même si vous lancez l'édition des Relevés de factures, ce client ne ser édité avec les autres relevés TOUCHE INFO Ce bouton va ouvrir une fenêtre qui vous servira à inscrire un texte sur 6 lignes. Ce texte étant caché, votre commentaire ne pourra être vu que par vous. Ce texte peut donner une indication sur votre client (très bon, confiance limitée, attention. Etc..) TOUCHE HISTORIQUE FACTURES Ce bouton va ouvrir une fenêtre dans laquelle vous aurez le détail de toutes les factures que vous avez établies à ce client.. 75

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79 FICHIER : TAUX DE TVA BUT Ce fichier va contenir tous les taux de TVA en vigueur actuellement ainsi que ceux que vous avez utilisés en facturation et qui ne sont plus en vigueur. Chaque taux de TVA est codifié par un code d identification et est relié à un compte comptable de centralisation. CODE TVA C est un numéro que vous créez à votre choix. Il comporte 2 caractères. Nous vous conseillons de prendre des chiffres (1,2...10,11...) Cette numérotation est obligatoire mais est libre. Ne pas utiliser un code déjà utilisé pour créer un nouveau taux de TVA (Exemple : le code TVA 1 était utilisé, jusqu'au 31/03/2000 pour la TVA à 20,60 %. Le 1 er Avril 2000, le taux général est de 19,60 %. IL FAUDRA CREER UN NOUVEAU TAUX DE TVA ( 2 par exemple) pour le taux à 19,60 % et SURTOUT PAS MODIFIER LE CODE DE TVA 1 qui doit rester en l'état pour les avoirs futurs) Le code 99 est interdit Le code 98 est réservée à l'exonération de TVA (ventes export sans TVA) TAUX DE TVA C est le taux de TVA à saisir sous la forme habituelle Exemple : 20,60 pour 20,60 %, 19,60 pour 19,60 % Il est nécessaire et obligatoire de créer le taux 0,00 % avec le code TVA 98 si vous facturez certains clients en exonéré de TVA COMPTE COLLECTIF COMPTABILITE AUXILIAIRE Il est nécessaire et obligatoire de relier le taux de TVA à un compte comptable. Ceci permettra au logiciel, d imputer automatiquement la TVA à ce compte lors de la facturation. TOUS LES TAUX EN VIGUEUR DOIVENT ETRE SAISIS Lorsqu'il y a "changement" de taux pour une TVA, ce "changement de taux" DOIT ETRE CONSIDERE comme un NOUVEAU TAUX DE TVA. Il ne faudra pas modifier l'ancien taux et appliquer le nouveau, CE SERAIT UNE GROSSE ERREUR. Il faudra créer un nouveau taux avec son nouveau compte comptable collectif. Il faudra également modifier tous les articles qui devront supporter ce nouveau taux, C'EST TRES IMPORTANT. 79

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82 FICHIER : NB EXEMPLAIRES ETATS BUT Certaines éditions s'effectuent sur du papier pré imprimé ou sur papier blanc. Ce fichier va permettre de saisir le nombre d'exemplaires normaux pour les états. Il va de soit, qu'au moment de l'édition de ces états, il vous sera possible de modifier ce nombre d'exemplaires si toutefois, pour une raison spéciale, il ne doit pas être identique à celui contenu dans ce fichier. NOMBRE EXEMPLAIRES Pour les états : Factures Classiques, Devis et Remise en Banque, vous pouvez saisir un nombre d'exemplaires compris entre 1 et 9 82

83 TABLE DE CONVERSION CODES ARTICLES ARTICLES VENTE NEUFS UNIQUEMENT BUT Avant tout autre chose expliquons le but recherché. Certains codes articles ont été créés et utilisés dans les devis, factures, achats, etc..) Vous n'êtes pas satisfaits du choix retenu pour la codification de vos articles et vous voudriez en changer partiellement ou totalement. Seul ce programme permet de modifier, dans tous les fichiers, un code article et le remplacer par un autre. Donc il vous suffira de donner le code article que vous voulez modifier, lui donner le code définitif de remplacement et ce programme ira rechercher, dans tous les fichiers et remplacera l'ancienne codification de l'article par la nouvelle puis fera disparaître définitivement l'ancienne codification. C'est le but du jeu, maintenant voyons son application et ses contraintes. CONTRAINTES La première contrainte de départ est que le code "ancienne codification" DOIT exister dans le fichier Article. Le code "nouvelle codification" doit être nouveau et ne pas exister aussi bien dans le fichier Articles Ventes, que dans le fichier Général Articles en Location. Le code "nouvelle codification" va être créé automatiquement par copie d'une grande partie des informations. (toutes sauf en commande, le stock théorique, les entrées et sorties du mois. Ces 4 informations ne se dupliqueront que lorsque la réelle conversion sera lancée) La seconde contrainte est de l'ordre logique. Si ce code "Nouvelle Codification" existe déjà dans l'un des fichiers suivants : - Fichier Général des Articles en Location Le système refusera, lors du lancement de la conversion, de convertir l'ancienne codification en la nouvelle. Le problème est simple, en effet, si le logiciel acceptait de le faire, vous vous trouveriez, dans ce deux fichiers, avec des articles en doublon (en double) ce qui est interdit. Enfin troisième critère de contrainte qui n'est pas une en réalité. Lorsque la conversion va être faite, seul l'ancien code sera remplacé dans tous les fichiers. Aucune autre information sera modifiée dans les fichiers (la désignation ne bougera pas, les prix non plus, etc..) Pourquoi? La raison en est très simple : - Si vous avez établi un devis, BL ou facture à un client, ce dernier a la trace exacte des désignations éditées sur son document. Le code article lui importe peu puisqu'il s'agit d'une information de son fournisseur. En admettant que vous ayez besoin de rééditer ce document, il serait impensable de présenter à votre client un document qui n'aurait plus du tout les mêmes désignations. SAISIE DES CODES ARTICLES A CONVERTIR Le 1 er saisi est l'ancienne codification. Le second est le code de la nouvelle codification. 83

84 Après avoir saisi une série de modifications, vous pouvez consulter le fichier des articles et vous verrez les modifications en attente dans la colonne "CONVERT" située complètement à droite. Si vous avez saisi à tord un code "nouvelle codification" sur un article. Vous ne voulez pas de conversion sur cet article. Saisir le code "ancienne codification". Lorsque vous arriverez au code "nouvelle codification", effacer le code "nouvelle codification". Le logiciel vous demandera de confirmer et si vous validez, l'ancien code ne sera converti. Ce programme se veut extraordinaire dans les résultats obtenus. En effet, tous les fichiers contenant les anciens codes articles vont être modifiés automatiquement pour recevoir la nouvelle codification. Mais il peut vous réserver des énormes soucis si vous n'êtes pas vigilants En effet, si vous remplacez un article de vente de boulons par un article de vente de tuiles en ardoise, le logiciel le fera sans se poser la moindre question. 84

85 LANCEMENT DE LA CONVERSION AUTOMATIQUE Bien entendu, il est demandé que tous les postes quittent le logiciel et soient sur l'écran Windows (bureau) parce que ce module rentre dans la catégorie des programmes spéciaux et dangereux. Une dizaine de fichiers vont être modifiés dans un ordre précis et il ne faut pas qu'un utilisateur continue à saisir pendant cette phase qui dure entre quelques secondes jusqu'à deux ou trois minutes si vos fichiers sont très importants. En une première phase ce module va contrôler la véracité de votre table de conversion puis va contrôler si les nouveaux codes ne sont pas déjà utilisés dans les fichiers : - Fichier Articles Vente et Fichier Général Articles en Location S'ils existent, il refusera de convertir jusqu'à ce que vous ayez supprimer ces codes dans le fichier incriminé. Ensuite le logiciel va visiter tous les fichiers qui contiennent une notion de code articles (devis, factures, Fichiers commandes et livraison, etc..) et va remplacer l'ancien code par le nouveau. Lorsqu'il aura terminé, le logiciel reviendra sur le fichier des articles Vente et supprimera automatiquement et définitivement tous les anciens codes ayant été convertis. 85

86 VOTRE CAISSE A tout moment vous pourrez visualiser les encaissements de la journée, d'une semaine, d'une période. En fin de journée vous pourrez éditer le bordereau de remise en banque de vos chèques, et ce, par banque de destination. Ce bordereau, joint aux chèques, vous permettra un gain de temps dans le remplissage du bordereau d'origine de la banque. En effet, il suffira de noter le nombre de chèques et le total général pour que, généralement, la banque accepte une telle remise. Ce premier écran vous permet d'effectuer un choix dans votre demande : - Soit visualiser les totaux de la caisse sur l'écran - Soit visualiser et / ou éditer les mouvements de trésorerie et, éventuellement éditer le bordereau de remise en banque des chèques. - De connaître votre chiffre d'affaires et marge - De virer une partie des espèces de votre caisse vers la banque - D'encaisser une facture qui n'avait pas été payée immédiatement - De modifier une erreur d'imputation d'encaissement - Etc.. Une partie de ces fonctions ont donné lieu à un paragraphe d'explication dans ce dossier 86

87 PREMIER ECRAN VISUALISATION DES TOTAUX Après vous avoir demandé de saisir la période que vous souhaitez (date du à date au ) le programme affichera les totaux des recettes et dépenses de votre Société (sans reprise du solde précédent) Les sommes portées en dépenses (en négatif) correspondent aux remboursements que vous auriez pu émettre suite à saisi d'avoirs (ce qui doit être très rare) Le total des impayés correspond à toutes les factures que vous avez émises et dont les clients n'ont pas payé immédiatement leur dû. Si tous les encaissements étaient simples dans la période (un seul mode de règlement par facture et non un paiement multiple comme une partie en espèces le reste par chèque), dans ce cas les valeurs contenues dans la colonne nombre correspond au nombre de factures émises pour chaque mode de règlement (semblable au nb de fois où le tiroir caisse a été ouvert). BOUTON VISU DETAIL VENTES Ce bouton ouvrira une fenêtre dans laquelle TOUTES les factures, émises dans la période sélectionnée, seront affichées avec le détail de chacune de celles-ci 87

88 BOUTON VENTES & ENCAISSEMENTS (visu écran ou impression) Ce deuxième écran vous permettra de visualiser ou imprimer le détail des mouvements - des banques et cartes de crédit - de la caisse (argent liquide) - des bordereaux de remise des chèques. - la ventilation des chèques en attente par échéance prévue Sélectionnez l'état souhaité, modifiez si besoin les dates de sélection 88

89 BOUTON SUITE FAMILLES---- Ce bouton permettra d'afficher le C.A. TTC par Familles (Ventes et Location) 89

90 BOUTON FaçON PROGRAMME CAISSE (sur écran ou imprimante) Pour ceux qui malheureusement n'utiliseront pas les éditions de journaux comptables officiels, Nous avons prévu un concentré des actions enregistrées dans la période choisie. Logiquement, pour ces utilisateurs, la période est uniquement la date du jour. Ces utilisateurs devront donc, chaque jour, éditer ce document et l'ensemble des états du mois seront à remettre au Service Comptable. Pour ceux qui utilisent les éditions comptables classiques, ils n'ont pas obligation d'éditer chaque jour le présent état puisque l'ensemble des écritures seront incluses dans l'édition des journaux comptables du mois 90

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92 EDITIONS DIVERSES ET BORDEREAU REMISE EN BANQUE ETAT BANQUE ET CAISSE Ces états ne sont pas comptables, ils permettent uniquement de visualiser les mouvements d'une période dans le but de contrôler la Caisse. Les Etats Comptables sont situés dans le Menu "Comptabilité" puis "Tous les Etats -- " BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE DES CHEQUES Le logiciel permet de gérer plusieurs Banques dans lesquelles vous pourriez disperser vos dépôts de chèques Si vous gérez plusieurs comptes de banques, vous pourrez choisir de déposer tels chèques sur une banque, d'autres sur une autre banque, etc.. jusqu'à ce que tous les chèques en attente soient tous déposés en banque. Que fera le logiciel? Par banque il éditera un bordereau de remise de chèques en 2 exemplaires (1 pour la banque, 1 pour la comptabilité pour le rapprochement bancaire). Tous les chèques en attente qui auront été déposés en banque subiront les écritures comptables suivantes : - Compte attente soldé par une écriture crédit individuelle par une contrepartie sur le compte de liaison ( ou ). - Puis ce compte de liaison est lui-même soldé par l'écriture sur la bonne banque. Cela paraît complexe, cependant en comptabilité il faut transiter par des comptes de liaison pour effectuer une écriture de trésorerie d'un compte de trésorerie à un autre. ATTENTION : Une fois validés, ces chèques en attente auront disparus puisqu'ils vont être basculés sur le Compte Banque. Cela signifie que vous devez absolument vérifier que tous les chèques proposés sur l'écran sont bien dans votre tiroir Caisse. 92

93 S'il y a une différence, cela signifie qu'il y a eu une erreur dans la saisie des encaissements de factures (erreur d'un chèque enregistré en espèces ou autre erreur). DANS CE CAS, ne pas valider votre bordereau de Remise en Banque car il y a erreur(s) de saisie. Il faudra aller modifier le ou les encaissements erronés (CAISSE - Rectification erreur imputation Encaissement, puis revenir éditer le bordereau de remise en Banque. 93

94 VIREMENT CAISSE A BANQUE Dans la journée vous avez facturé plusieurs clients dont certains vous ont réglé en espèces (argent) En fin de journée vous ne souhaitez conserver, dans le tiroir caisse, qu un montant minimum qui correspond à votre «Fonds de Caisse». La différence entre le solde de la caisse en fin de journée et ce fonds de caisse sera retirée de la Caisse pour être déposée à la Banque. Cette opération manuelle doit être reproduite par une saisie en informatique afin que le logiciel puisse tenir compte de ce mouvement de trésorerie. Ce mouvement rentre dans une suite logique de la clôture de la Caisse (voir paragraphe Clôture de la Caisse) et ne doit être saisi qu après avoir contrôlé le solde de la Caisse. Cette fonction va donc permettre de retirer des espèces de la Caisse (en moins dans la Caisse) pour déposer la même somme à la Banque (en plus dans le compte Banque) Lors de l appel de cette fonction, le logiciel donne immédiatement le solde de la Caisse à aujourd hui. CODE BANQUE Sélectionnez le code Banque (c est dans cette Banque que vous allez déposer les espèces) MONTANT ENLEVE DE LA CAISSE POUR LE REMETTRE A LA BANQUE Ce montant est sous votre responsabilité En validant le logiciel vous propose d éditer le document comptable correspond à cette opération Puis déduit de la Caisse le montant retiré et rajoute à la Banque le même montant.. 94

95 RETRAIT D ESPECES DE LA BANQUE POUR LES DEPOSER DANS VOTRE CAISSE Deux cas peuvent vous amener à faire cette opération - En tout début d'utilisation du logiciel, votre Caisse est totalement vide et vous souhaitez constituer votre «Fonds de Caisse» ce qui est parfaitement logique - Dans une journée très peu de clients vous ont payé en espèces et vous avez eu beaucoup de mouvements «Sortie Caisse Pourboire». En fin de journée le solde de votre Caisse est inférieur au «Fonds de Caisse» que vous vous êtes fixé Dans ces deux cas, physiquement vous allez vous rendre à la Banque pour retirer de l argent en espèces que vous mettrez dans votre tiroir Caisse. Cette opération doit être également saisie sur votre ordinateur afin que le logiciel la prenne en compte. Cette fonction va être identique au programme Virement Caisse à Banque, seuls les mouvements seront inversés (montant en moins dans la Banque et en plus dans la Caisse). 95

96 SAISIE DES PETITES DEPENSES REGLEES PAR ESPECES (caisse) Avant de clôturer la Caisse en fin de journée, il est nécessaire d enregistrer tous les mouvements de dépenses payées en espèces dans la journée. En effet c est seulement après avoir enregistré ces dépenses que le solde de votre Caisse sera juste. Quelles sont ces dépenses? - Ce sont les dépenses de journaux, de pourboires donnés à des livreurs, restaurant, stationnement ou autres. Chacune de ces Dépenses est reliée à un compte Comptable (voir Comptes Collectifs dans «LES FICHIERS») afin que votre comptable puisse, dans la comptabilité, différencier chaque type de dépense. TRAVAIL PREPARATOIRE Avant de mettre cette fonction accessible aux Collaborateurs, il faudra commencer par créer, dans le fichier des Comptes Collectifs, tous les comptes comptables relatifs à ces «petites dépenses» De même, lorsqu une nouvelle dépense doit être créée, il faudra d abord la créer dans le fichier des Comptes Collectifs afin de pouvoir enregistrer des mouvements. DATE Cette date ne peut pas être changée, c est celle de l horloge de l ordinateur CODE DEPENSE Cliquez sur cette touche pour obtenir la liste de toutes les Dépenses Autorisées à être saisies Puis sélectionnez la Dépense souhaitée LIGNES DEPENSES Il faudra saisir le Montant TTC. Bien entendu vous avez la responsabilité des sommes saisies, le logiciel est incapable de vérifier la véracité des montants saisis. SUPPRIMER UNE LIGNE SAISIE Se positionner avec la souris sur la ligne à supprimer, en colonne Montant Clic droit de la souris et la ligne est effacée, les totaux généraux sont recalculés. VALIDATION La validation entraîne l acceptation de toute la saisie. Le logiciel souhaite éditer pour le Comptable un document comptable de sortie Caisse. Evitez de ne pas l éditer, ce document est un support intéressant pour votre comptabilité et vous évitera beaucoup de recherches. Ce document est à joindre avec les documents de clôture de la Caisse... 96

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98 CLOTURE DE LA CAISSE EN FIN DE JOURNEE Les étapes normales et chronologiques sont les suivantes : a) Saisir les Petites Dépenses payées par la Caisse b) Si vous avez retiré des Espèces de la Banque pour les remettre dans la Caisse, alors saisir ce mouvement en priorité c) Sortir sur écran les Totaux Généraux Caisse Cartes - Chèques et vérifier les différents montants avec votre tiroir caisse, vos relevés Cartes et chèques. Rectifiez les éventuelles erreurs d imputations de règlements clients. Lorsque votre Caisse a été justifiée (elle est juste), alors poursuivre les opérations suivantes d) Si vous devez retirer de l argent de la Caisse pour les remettre à la Banque (pour ne laisser que votre «Fonds de Caisse» dans le tiroir Caisse), alors allez saisir le mouvement de «Virement Caisse à Banque» e) Si toutes les opérations précédentes ont bien été exécutées, votre Caisse peut être Clôturée. Allez dans «Totaux Généraux Caisse Cartes Chèques». En bas de l écran vous verrez deux boutons où est mentionné «SUR IMPRIMANTE» Cliquez sur le Bouton «Sur Imprimante» situé à gauche, puis sur celui situé à droite. Tous les états de clôture de la Caisse vont s imprimer. C est fini! 98

99 ENCAISSEMENT D'UNE FACTURE IMPAYEE BUT Cette fonction va vous permettre de saisir les règlements sur impayés (c'est à dire les factures qui n'auraient pas été réglées le jour où le soin ou le produit a été vendu). Le système des impayés fonctionne Facture par Facture et non pas pour la globalité du compte Client. Cela signifie que les règlements devront être saisis sur chaque facture et non pas sur la totalité de ce que doit le client. Cette contrainte vient du fait que lorsque l'on relance les clients (lettre de relance), l'analyse de ce que doit le client est faite facture par facture car c'est le seul moyen pour qu'il apprécie et comprenne le ou les montants qu'on lui réclame. Donc vous allez saisir, facture par facture, chaque règlement du client N'oubliez pas, si votre Client vous paie avec un seul règlement plusieurs de ses factures impayées, vous disposez d'un programme spécial et décrit au paragraphe suivant Ici le logiciel vous permet 3 choix pour accéder aux Impayés SELECTION NUMERO DE FACTURE Si vous connaissez le N de Facture auquel se rapporte le règlement, alors saisir ce N Ou RECHERCHE CLIENT Cliquez sur cette touche pour rechercher votre client. La liste de tous vos clients vous est proposée. Rechercher votre client et faire un double clic sur la ligne du client intéressée. Automatiquement le N compte client, le nom du client et le détail de toutes ses factures apparaissent sur l'écran. LA FACTURE IMPAYEE APPARAIT SUR LA LISTE SOLDE A PAYER = 0 ou négatif Si le solde à payer est nul ( à zéro) cela signifie que le client a déjà payé la facture. Logiquement il n'y a pas lieu d'encaisser une seconde fois le montant déjà versé. Si le solde à payer est négatif ( signe devant le montant) cela signifie que le client a déjà trop payé la facture. Logiquement il n'y a pas lieu d'encaisser une seconde fois le montant déjà versé. Dans ces deux cas, le programme va vous demander confirmation de votre saisie. Vous pourrez vous échapper en répondant par NON. SOLDE A PAYER = positif Dans ce cas le client vous doit bien cette facture. Un double clic sur cette ligne vous envoie vers la VALIDATION TOUCHE VALIDATION Vous avez sélectionné une ligne de vrai impayé. La fenêtre d'encaissement va s'ouvrir. 99

100 OU RECHERCHE IMPAYES Le logiciel va vous afficher l'ensemble des impayés de l'ensemble des clients. Recherchez la facture correspondant au règlement du client et double clic sur cette ligne TOUCHE ANNULER Vous refuser d'aller plus loin dans vos démarches, vous abandonnez tout sans rien valider. Ou vous avez terminé de saisir les encaissements différés. TOUCHE SANS ENCAISSEMENT Cela signifie que le client ne règle rien. Utilisez plutôt la touche ANNULER SAISIR LE MODE D'ENCAISSEMENT Comme c'est le même système que nous utilisons pour toutes les factures, nous supposons que vous connaissez le mode d'emploi. Une information tout de même. Si vous utilisez les modes d'encaissements par Traite, LCR et autre que le code Banque HZ (chèque en attente encaissement), cela signifie que vous avez bien en main cette Traite, LCR, BAO. Cette écriture ne peut que vous faire confiance en considérant que vous disposez bien de ce règlement par effet. Dans ce cas, profitez également pour mettre, dans la colonne échéance, la véritable date d'échéance de cet effet de commerce. Elle vous sera utile par la suite dans les interrogations. Ces titres de paiements n'apparaîtront pas dans l'état du Bordereau de Remise des Chèques VALIDATION Bien entendu, ne l'utiliser que si vous avez saisi au moins une ligne mode paiement avec une valeur d'encaissement Si le montant total encaissé (saisi) est différent du solde facture proposé, le logiciel vous le signalera comme s'il considèrerait qu'il y a anomalie. Il vous expliquera ce qu'il va faire au cas où vous souhaitez valider cet encaissement ou il vous donnera la possibilité de revenir corriger l'éventuelle anomalie. (Exemple : le client devait déjà 535,00 et ne vous remet qu'un chèque de 200,00. En validant le logiciel va réagir en vous demandant, soit de revenir corriger l'éventuelle anomalie, soit que vous lui donniez l'ordre de n'enregistrer que ce montant, les 335,00 restants resteront en impayé. Voilà une des raisons qui nous obligent à offrir cette possibilité et tenant compte, chaque fois, que le logiciel vous préviendra et vous laissera prendre la décision finale) 100

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102 ENCAISSEMENT DE PLUSIEURS IMPAYES EN MEME..TEMPS AVEC UN SEUL REGLEMENT CLIENT BUT Un Client présente un compte avec plusieurs impayés (et éventuellement quelques Avoirs à rembourser ou à défalquer du total dû par le client) Ce client vous remet un règlement portant sur plusieurs factures impayées RECHERCHE DU CLIENT Recherchez le Client qui vous règle. Automatiquement le logiciel va vous afficher, sur le tableau, l'ensemble des factures impayées et éventuellement les avoirs qui lui ont été établis Comme le logiciel ignore quelles sont les factures et factures avoirs qu'il faut prendre en compte, il va toutes les afficher. Si certaines factures ou factures avoirs ne rentrent pas dans le règlement du client, il suffit de double cliquer sur le montant de la ligne que l'on souhaite faire disparaître (cette action ne fait disparaître le ligne sur l'écran mais n'a aucun effet sur le compte client) Une fois avoir supprimé les lignes souhaitées, seules sont visibles que les lignes correspondantes au règlement. VERIFIEZ que le montant du règlement correspond bien au total indiqué à l'écran. Si ce montant est différent, ne pas valider mais recommencer l'opération. Vous avez certainement commis une erreur Le logiciel n'acceptera de valider que le montant total qu'il affiche et non pas un autre montant TOUCHE ALLER VERS ENCAISSEMENT 102

103 . Le logiciel n'acceptera pas d'encaissement par Traite, BAO, LCR pour un client Particulier Le logiciel refusera de valider si le total "DIFFERENCE" présente un montant. En effet, cela voudrait dire que le client ne règle qu'une partie des factures sélectionnées sur l'écran précédent, ce qui signifie qu'il y a contradiction dans les ordres donnés au logiciel Le fait de valider l'encaissement, le logiciel enregistrera votre saisie et ira solder les factures que lesquelles porte ce règlement global. 103

104 RECTIFICATION IMPUTATION DE REGLEMENT BUT Rappel : lors de l'explication sur l'utilisation du Programme Bordereau de Remise en Banque, nous avons pris le soin de préciser et souligner que le fait de valider la remise en Banque provoquait la suppression des chèques en attente intéressés dans le bordereau et que ceux-ci étaient considérés réellement remis et portés à la Banque. Ce qui signifie que ces chèques ne peuvent plus apparaître dans ce programme puisque vous avez décidé de les porter physiquement à la Banque. On ne peut plus modifier ce type d'encaissement puisque physiquement on ne les a pas dans le tiroir. Lors de la saisie de la facture, il se peut que, par précipitation, vous ayez saisi le règlement de la facture par chèque (alors que le client a payé par carte), ou encore par espèces (alors que le client a payé par chèque). Votre caisse est fausse et vous souhaitez rectifier l'erreur. Rien n'est plus simple. Appeler la fonction qui se trouve dans "CAISSE" COMPOSER LA DATE DE FACTURATION / REGLEMENT et TABulez Automatiquement le système vous propose la liste de toutes les factures de la journée ainsi que leur mode de règlement. (à l'exception des chèques remis en Banque) Cliquez deux fois sur la facture à modifier. Le programme ouvre une fenêtre que vous connaissez bien, c'est à dire la saisie du règlement. Saisir la bonne destination du règlement et validez. La rectification a été faite sur votre fichier. Vous pouvez visualiser à nouveau cette journée de règlement et constater que la modification s'est bien opérée. 104

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106 Dans Mode de règlement Espèces = uniquement en espèces Chèque = uniquement la banque HZ (chèque en attente encaissement) Carte = uniquement le code A1 carte bancaire Autres = seuls les codes HB, HL, HT sont autorisés Pour Chèque et Autres, n'oubliez pas de modifier l'échéance si nécessaire 106

107 LA GESTION DES STOCKS LES COMMANDES AUX FOURNISSEURS LES ENTREES EN STOCK MAGASIN

108 ECRAN SELECTION - COMMANDES OU ENTREES EN STOCK Cet écran général va vous permettre de gérer, en comptabilité auxiliaire, les Commandes de réapprovisionnement passées aux Fournisseurs (Avec gestion des commandes non livrées) Saisir les articles Entrés en Stock Magasin Pouvoir interroger le contenu des BL / Factures Fournisseur saisis dans votre système (en valeur) Interroger le détail des BL / Factures saisis dans votre système (en détail article) Statistiques : Interroger en C.A. achats + en Quantité, les achats d une période choisie QUITTER : Quitter cet écran 108

109 COMMANDES AUX FOURNISSEURS BUT Cet écran permet de saisir les commandes de réapprovisionnement à passer aux Fournisseurs. En fin de saisie, la commande peut être éditée et envoyée par Fax au Fournisseur intéressé. La commande reste présente jusqu'à ce que toutes les livraisons aient été enregistrées et aient soldées la commande. Toutes les quantités saisies vont augmenter la case "stock en commande" des articles gérés en stock. Chaque commande est considérée comme une entité, elle sera gérée individuellement dans toute cette application avec un numéro de commande qui lui sera attribué automatiquement par le logiciel. PREMIER ECRAN En haut de l écran se trouve la barre des fonctions dont vous avez accès. Dans la fenêtre du haut, vous pouvez constater que vous pouvez : Rechercher un Fournisseur par son Nom (sur le nombre de caractères voulus : sur 1,2,3,...25 et la liste apparaît en fonction du critère sélectionné) Rechercher directement une commande par son N commande Rechercher directement un Fournisseur à partir de son N de Fournisseur Rechercher directement un Fournisseur à partir de son N de Téléphone En dessous vous trouvez la liste des Fournisseurs avec les renseignements principaux vous permettant de l identifier. Cette liste est classée par ordre alphabétique du nom Fournisseur. Si vous ne trouvez pas votre Fournisseur et s il est nouveau, par la fenêtre «Créer ou MAJ Fournisseur» vous pouvez aller le créer ou modifier un Fournisseur déjà créé. En parcourant la liste des Fournisseurs, la ligne entière change de couleur et prend une couleur bleu foncé. Cela signifie que c est cette ligne qui sera éventuellement sélectionnée. Chaque fois qu une ligne Fournisseur est sélectionnée (clic gauche souris), dans la fenêtre audessous vous trouverez la liste éventuelle de toutes les commandes en instance pour ce fournisseur. (s il n y a rien, cela signifie qu il n y a aucune commande en instance) DOUBLE CLIC = Un double clic sur une ligne Fournisseur bascule automatiquement sur la création d une nouvelle commande Un double clic sur une ligne commande (écran du bas) bascule automatiquement sur la visualisation de la dite commande CREER UNE NOUVELLE COMMANDE Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de créer une nouvelle commande pour la ligne Fournisseur qui a été sélectionnée (en bleu foncé) CREER UNE COMMANDE AUTOMATIQUE Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de créer une nouvelle commande pour la ligne Fournisseur qui a été sélectionnée (en bleu foncé) Cette commande automatique réagira soit sur le contenu du stock Mini ou Maxi MODIFIER UNE COMMANDE Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de MODIFIER le contenu d'une commande pour le Fournisseur qui a été sélectionnée (en bleu foncé) Vous ne pouvez modifier qu une commande qui existe réellement et que vous avez sélectionnée 109

110 SUPPRIMER UNE COMMANDE Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de SUPPRIMER une commande Fournisseur qui a été sélectionnée (en bleu foncé) Vous ne pouvez supprimer qu une commande qui existe réellement et que vous avez sélectionnée Le système va vous demander de confirmer. Vous pouvez annuler alors une erreur de manipulation éventuelle SUPPRIMER LES COMMANDES SOLDEES Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de lancer cette fonction. Nous verrons, avec les fonctions de saisie des Entrées en Stock Magasin (livraison et saisie des B. Livraison), que les commandes passées aux Fournisseurs se mettent à jour automatiquement. Les commandes soldées n étant pas annulées automatiquement, vous devrez lancer cette fonction périodiquement. Cette fonction va supprimer toutes les lignes de commandes soldées (livrées) et toutes les commandes totalement livrées PREMIER ECRAN DE SELECTION 110

111 DEUXIEME ECRAN - LIGNES CONSTITUANT LA COMMANDE - CREATION - MODIFICATION - SUPPRESSION Le Code Fournisseur et son Nom sont rappelés automatiquement. Vérifier si la commande est bien destinée à ce Fournisseur, sinon Annuler (F8) Il est rappelé également si ce Fournisseur est assujetti ou non à la TVA N COMMANDE En création, ce numéro de commande vous sera donné uniquement à la fin de la validation de la dite commande (ceci pour permettre la saisie depuis plusieurs postes, des commandes) Cette numérotation va prendre le paramètre introduit dans le fichier "SOCIETE" et rajoutera 1. Cette numérotation sera utile lors des réceptions de marchandises pour contrôler les réceptions par rapport aux commandes. LIBELLE A EDITER Ce peut être la date de livraison souhaitée ou n importe quel texte sur 20 caractères que vous voulez faire apparaître sur la commande (exemple : destiné au Client ARTENDAL ou LIVRAISON EN URGENCE, etc..) Elle n est pas obligatoire DATE DE LA COMMANDE C est la date du jour qui est proposée. Saisir la véritable date si elle est différente LIGNES COMMANDES QUANTITE Si vous devez renseigner la ligne, composer la quantité à commander. Sinon aucune quantité ne doit être composée si vous voulez valider votre commande En interrogation cette quantité correspond au solde de la quantité qui reste à livrer par le Fournisseur CODE ARTICLE ou CODE BARRES Si vous êtes en création ou modification, il faudra saisir le code article Si vous ne vous souvenez pas du code article, un clic avec la souris sur la touche «F6 VOIR ARTICLES» après avoir saisi au moins un caractère du code article F6 vous permet de visualiser vos articles classés par N Article. Un double clic sur l article désiré validera cet article et vous le transférera sur votre ligne de commande. Un message d'anomalie non bloquant vous préviendra si le code Fournisseur de l'article commandé n'est pas le même que celui à qui vous établissez le bon de commande. Vous êtes libre de commander ou non cet article à ce Fournisseur. Ou encore, le logiciel vous permet, sans quitter la commande, de créer un nouvel article REF FOURNISSEUR Si la référence existe sur le fichier Article, elle apparaîtra. Vous êtes libre de la modifier LIBELLE DU PRODUIT Ce libellé est celui qui est enregistré dans votre fichier Articles. Vous pouvez le modifier à vos risques suivant la gestion que vous en faite Seul le libellé dans la ligne de commande est modifié, le libellé du fichier Articles n est pas modifié. 111

112 PRIX D ACHAT SUPPRIMER UNE LIGNE Le prix d achat affiché est celui enregistré dans le fichier Articles. Vous pouvez le modifier à vos risques suivant la gestion que vous en faite et des accords particuliers passés avec votre Fournisseur. Si vous le modifiez, dans la commande, le logiciel vous propose de le modifier également dans votre fichier Articles. Répondre OUI si les tarifs de votre fournisseur ont changé, répondre NON s'il s'agit d'une promo ponctuelle Si vous souhaitez supprimer une ligne, positionnez-vous avec la souris sur la ligne en question en colonne Quantité. Cliquez à gauche une fois pour que la quantité prenne une couleur bleu. Ensuite Cliquez 1 fois avec le clic droit souris. La ligne a disparue. INSERTION D'UNE LIGNE Si vous souhaitez insérer une ligne entre 2 autres, positionnez-vous avec la souris sur la ligne qui doit d'un cran, toujours sur la colonne Quantité. Cliquez à gauche une fois pour que la quantité prenne une couleur bleu. Ensuite Cliquez 2 fois avec le bouton de gauche. La ligne est descendue et une ligne vierge est apparue. TOUCHE F 8 ANNULER Cette touche, avec un clic de la souris, vous permet d abandonner immédiatement votre saisie sans rien valider. Toute votre saisie est ignorée et le système revient en première page écran TOUCHE F 1 VALIDER OU VALID SUPPRIME En fonction de ce que vous faites (en création ou en modification), cette touche permet de valider la commande Cette fonction, en création ou modification, provoque l'enregistrement de la commande et le lancement automatique de l'édition. En mode suppression d une commande, la validation de cette touche provoquera immédiatement et définitivement la suppression de la commande. (si vous ne voulez pas supprimer, valider la touche ANNULER) Vous pouvez rééditer autant de fois que vous souhaitez une commande (en la visualisant avant) Cette édition a les particularités suivantes : En création de commande, elle permet de préparer la page fax de commande à expédier au Fournisseur Après saisie des entrées en stock (livraison et saisie des BL), elle permet de rappeler ce qui a été commandé, ce qui a été livré et ce qui reste à livrer. Cette édition permettra de relancer, par fax, votre Fournisseur afin qu il accélère la livraison du solde de votre commande Si vous avez un modem, vous pouvez utiliser l'imprimante fax et lancer votre fax immédiatement sans avoir à éditer le bon sur votre imprimante classique Vous pouvez éditer le bon de commande avec ou sans les prix d'achat 112

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114 COMMANDE DE STOCK AUTOMATIQUE BUT Vous gérez bien vos stocks, dans chaque fiche Article Vente, vous avez bien précisé quel était le bon Fournisseur et nous avez mentionné le Stock Mini et le Stock Maxi (c'est à dire que vous souhaitez avoir en Magasin une quantité comprise entre le Mini et Maxi. La proposition de commande automatique va reprendre ces trois paramètres afin de vous suggérer la commande idéale à passer au Fournisseur. SELECTION (mini ou maxi) Suivant que vous ayez cliqué sur Mini ou Maxi, le logiciel va vous préparer une commande automatique afin que vous puissiez atteindre le Mini ou Maxi dans vos stocks. N'oubliez pas que le logiciel connaît l'état de votre stock en Magasin (théorique), il connaît également les quantités en commandes non encore livrées. Ces deux renseignements lui permet de calculer la quantité à commander en fonction du stock Mini ou Maxi. Dès que le logiciel aura affiché cette proposition de commande, vous avez tout loisir de la compléter, de la modifier de la même manière que la saisie normale d'une commande. 114

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116 E NTREES EN STOCK MAGASIN - Saisie des BL Achats BUT Cette saisie écran permet d enregistrer les livraisons des Fournisseurs et ainsi, rentrer le matériel en stock. En fin de saisie, la commande initiale devrait être soldée si tous les matériels commandés ont été livrés. Cette saisie n a aucune vocation comptable, par contre, elle permet de contrôler les achats et prépare des documents qui seront exploités en comptabilité PREMIER ECRAN En haut de l écran se trouve la barre des fonctions dont vous avez accès. Dans la fenêtre du haut, vous pouvez constater que vous pouvez : Rechercher un Fournisseur par son Nom (sur le nombre de caractères voulus : sur 1,2,3,...25 et la liste apparaît en fonction du critère sélectionné) Rechercher directement une Facture ou BL par son N Facture ou BL Rechercher directement un Fournisseur à partir de son N de Fournisseur Rechercher directement un Fournisseur à partir de son N de Téléphone En dessous vous trouvez la liste des Fournisseurs avec les renseignements principaux vous permettant de l identifier. Si vous ne trouvez pas votre Fournisseur et s il est nouveau, par la fenêtre «Créer ou Mise à jour Fournisseur» vous pouvez aller le créer ou modifier un Fournisseur. En parcourant la liste des Fournisseurs, la ligne entière change de couleur et prend une couleur bleu foncé. Cela signifie que c est cette ligne qui sera éventuellement sélectionnée. Chaque fois qu une ligne Fournisseur est sélectionnée, dans la fenêtre au-dessous vous trouverez la liste éventuelle de toutes les Factures/BL saisies pour ce fournisseur. (s il n y a rien, cela signifie qu il n y a aucune facture ou BL de saisi pour ce Fournisseur) DOUBLE CLIC = Un double clic sur une ligne Fournisseur bascule automatiquement sur la création d une nouvelle saisie d Entrée en Stock (enregistrement d une Livraison) Un double clic sur une ligne Facture/BL bascule automatiquement sur la visualisation de la dite livraison (VOIR la Facture) F2 SAISIE D UNE NOUVELLE LIVRAISON Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de créer une nouvelle Facture/BL pour la ligne Fournisseur qui a été sélectionnée (en bleu foncé) F3 SAISIR LE PORT OU MODIFICATION TARIFS après réception facture fournisseur Après avoir reçu la facture du fournisseur, vous allez pouvoir contrôler la dite facture et, si besoin, aller modifier le port et les tarifs prix achat. Si vous modifiez les prix d'achat, le logiciel vous permettra de mettre à jour, en temps réel, le prix d'achat contenu dans le fichier des Articles F5 SAISIR UN AVOIR Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de saisir un avoir sur une facture (BL) déjà enregistrée. Vous ne pouvez saisir un avoir que sur une facture qui existe réellement et que vous avez sélectionnée (bleu foncé). C'est toute la livraison qui est réputée être retournée au Fournisseur F8 VOIR LA FACTURE (BL) Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de visualiser une livraison Fournisseur qui a été sélectionnée (en bleu foncé) Vous ne pouvez visualiser qu une Facture/BL qui existe réellement et que vous avez sélectionnée 116

117 Après visualisation, vous pourrez rééditer la Facture/ BL saisie ENREGISTRER LA FACTURE PAYEE Cette notion n'a aucune relation avec la comptabilité et ne constitue qu'un "pense bête". Si vous avez réellement payé la facture au fournisseur, vous pouvez saisir la date du règlement. Ce "pense bête" vous permet seulement de savoir quelles sont les factures que vous avez honorées ou non. F7 STATISTIQUES PRODUITS Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de visualiser ou d imprimer les statistiques d Entrées en Stock (achats) sur une période, sur un mois, sur la journée 117

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119 DEUXIEME ECRAN Le Code Fournisseur et son Nom sont rappelés automatiquement. Vérifier si la Facture (BL) est bien destinée à ce Fournisseur, sinon Annuler (F8) Il est rappelé également si ce Fournisseur est assujetti ou non à la TVA N B.L. ou FACTURE Obligatoire, c'est logiquement le N Facture ou BL du Fournisseur ( libre sur 8 caractères) Ce numéro de Facture (BL) doit être unique (ne doit pas déjà exister) LIBELLE A EDITER Ce peut être n importe quel texte sur 20 caractères que vous voulez faire apparaître sur la livraison (ce peut être le rappel du code ou nom du client pour lequel cette marchandise est destinée à être livrée et installée par vos soins) Elle n est pas obligatoire DATE DE LA LIVRAISON C est la date du jour qui est proposée. Saisir la véritable date si elle est différente. C'est celle du jour de réception. NUMERO COMMANDE PASSEE AU FOURNISSEUR Obligatoire, c'est le Numéro de Commande que vous avez passée à votre Fournisseur et dont vous recevez la livraison. Si cette commande avait déjà été soldée ou supprimée, le système refusera d'aller plus loin. Si cette commande existe, elle vous sera affichée intégralement en ne vous proposant que le solde des quantités restant à recevoir (en cas de succession de livraisons partielles) LIGNES LIVRAISONS QUANTITE (livrée) Composer la quantité réellement livrée par produit (si la quantité affichée est bonne, il est inutile de la changer) Si le Fournisseur ne vous a pas livré tel ou tel produit, mettre la quantité à zéro. Le programme accepte une saisie dont la quantité livrée soit > à la quantité commandée. CODE ARTICLE Il est interdit et impossible de modifier le code article LIBELLE DU PRODUIT Ce libellé est celui qui est enregistré dans votre commande. Vous pouvez le modifier suivant la gestion que vous en faite Seul le libellé dans la ligne de la livraison est modifié, le libellé du fichier Articles n est pas modifié 119

120 PRIX D ACHAT Le prix d achat affiché est celui enregistré dans le fichier commande. Vous pouvez le modifier à vos risques suivant la gestion que vous en faite et des accords particuliers passés avec votre Fournisseur. Il est possible de modifier, en temps réel, le prix d'achat contenu dans votre fichier des articles TOUCHE F 8 ANNULER Cette touche, avec un clic de la souris, vous permet d abandonner immédiatement votre saisie sans rien valider. Toute votre saisie est ignorée et le système revient en première page écran TOUCHE F 1 VALIDER En fonction de ce que vous faite, cette touche permet de valider la livraison (Facture/BL) En visualisation vous ne pouvez pas valider une Facture/BL, vous ne pouvez que lancer l édition ou annuler (sortir) (en création, dès que vous validez la saisie, cette fonction est lancée automatiquement) NOTA : Lorsque votre saisie est terminée et validée, la commande initialement passée au fournisseur a été mise à jour. Si toutes les marchandises ont été livrées, elle devrait être soldée, sinon elle n'est que soldée partiellement et attend une nouvelle saisie de livraison. Visualisez la dite commande et vérifier l exactitude de ce qui précède. Un oubli de votre part ou un oubli de votre Service Magasin peut engendrer des erreurs plus tard (article immatriculé mais inconnu dans votre système et non rentré dans votre stock) Toutes les quantités d'articles saisis ont immédiatement été cumulées dans votre stock théorique (magasin) et ont été enlevées des Qtés articles en commande. F8 TOUCHE VOIR LA FACTURE Permet de visualiser une livraison 120

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122 INTERROGATION LIGNES FACTURES FOURNISSEURS 122

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124 RENDU (retour) AUX FOURNISSEURS BUT Dans la gestion des stocks il peut arriver que votre Magasin se voit dans l'obligation de retourner certains produits aux Fournisseurs. (parce qu'ils ne sont pas conformes à la commande, parce qu'ils sont abîmés, le coloris n'est pas conforme, etc..) Le Logiciel va permettre le retour de matériel au Fournisseur Après avoir sélectionné le Fournisseur et appuyé sur la touche "RETOUR AU FOURNISSEUR", le logiciel affichera, en un premier temps, tous les articles vendus par ce Fournisseur (avec quantité nulle) Recherchez les lignes correspondantes aux articles à rendre (ces articles sont classés par ordre chronologique sur la Désignation) Saisir la quantité qui sera retournée au Fournisseur Continuez à saisir TOUTES les quantités à rendre Lorsque vous aurez terminé toute la saisie, tabulez sur une quantité saisie. Vous verrez apparaître un bouton vert "VISU DU BON RENDU" Appuyez sur le bouton. Il vous signale qu'il va réinitialiser le bon de retour en supprimant toutes les lignes avec quantité nulle. Répondre OUI 124

125 Vous pouvez encore, si vous le souhaitez, modifier des quantités sur la liste restante. En validant, le bon de rendu s'édite et vous pourrez constater que le logiciel a enregistré ce rendu avec un code commande spécial qui commence par la lettre R et se termine par la lettre A 125

126 Vos stocks ont été remis à jour (les quantités retournées sont en moins de votre stock) 126

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129 LES STOCKS : ETAT ARTICLES EN RUPTURE DE STOCK BUT Cet état peut vous aider à bien gérer vos Commandes de réapprovisionnements auprès de vos Fournisseurs. Cette aide ne peut être efficace que si : - Vous avez acheté le module des Achats - Que vous gérez normalement toutes les commandes vers les Fournisseurs, que vous gérez bien les entrées de marchandises, - que vous contrôliez votre inventaire - que vous avez bien défini, dans le fichier des Articles, les produits gérés ou non en stock - que vous ayez prévu d'imposer un stock Mini et Maxi pour chaque article tenu en stock Si toutes ces dispositions sont respectées, vous aurez, avec cet outil, une aide efficace pour établir vos commandes auprès de chaque Fournisseur. Vous pouvez soit éditer l'état, soit le visualiser sur l'écran A quoi correspond l'état qui vous est proposé? - D'abord il est trié par Fournisseur, ce qui permet de connaître immédiatement les articles à commander pour chaque Fournisseur - Ensuite le système va consulter exclusivement les articles gérés en stock. - Pour chacun de ces articles, il va cumuler le stock Théorique + la quantité passée en commande et qui n'est pas encore livrée (stock théorique = celui de l'ordinateur qui devrait être identique à celui de votre magasin) - Si ce cumul est inférieur au stock Mini que vous vous êtes fixés, le système va vous proposer, dans la colonne MINI, la quantité qu'il faudrait commander pour atteindre votre stock mini - Si ce cumul est inférieur au stock Maxi que vous vous êtes fixés, le système va vous proposer, dans la colonne MAXI, la quantité qu'il faudrait commander pour atteindre votre stock maxi - Si ce cumul est supérieur ou égal au stock Maxi que vous vous êtes fixés, le système ne va rien vous proposer Imaginons les exemples suivants : Pour l'article Y vous avez fixé un stock mini et maxi Magasin en commande mini fixé maxi fixé à commander mini maxi RIEN RIEN RIEN RIEN 3 129

130 Ainsi vous disposez, avec ce tableau, la possibilité d'approvisionner vos stocks soit en fonction du Mini ou du Maxi que vous êtes fixés, soit panacher, soit vous situer entre les deux. Attention seulement, votre carnet de commandes "Clients" ne peut pas être pris en compte car nous ne connaissons pas votre méthode de travail. Il vous est également possible de connaître votre rupture de stock en intégrant votre portefeuille de commandes en cours. Comme vous le savez, les articles des BL non édités (commandes en cours) ne sont pas sortis du stock magasin. Ils ne sortiront qu'à l'édition, c'est à dire au moment où le technicien ira faire son intervention chez le client. Dans ce cas, le programme va intégrer dans la même colonne le stock théorique diminué des commandes en cours pour donner un nouveau stock théorique. Avec ce nouveau calcul, le logiciel déterminera les nouvelles ruptures de stocks. 130

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132 ETAT DES MOUVEMENTS DU STOCK DANS LE MOIS BUT Tous les mouvements d'entrée (achats ou Avoirs) et sorties (facturation) de chaque article géré en stock sont mémorisés en cumul sur une période comptable. Lors de l'édition des états de clôture d'un mois comptable, tous ces cumuls sont remis à zéro automatiquement. Cet état peut être visualisé ou édité - Soit en quantité - Soit en valeur 132

133 INVENTAIRE EN QUANTITE ET EN VALEUR BUT Ces documents sont comptables, c'est à dire qu'ils peuvent vous être demandés lors de contrôles de votre comptabilité. L'inventaire en quantité prépare votre contrôle d'inventaire réel en magasin. En toute logique, si toutes opérations d'achats et de facturation ont été correctement menées, si vous avez réintégré en magasin tous les articles consécutifs aux Avoirs totaux, si vous avez tenu compte des articles que vous venez d'enlever du magasin pour être installé, mais n'est pas encore facturé, (donc qui doit être compté comme étant encore en stock), votre stock théorique informatique doit être égal au stock réel du magasin. En valeur l'état vous donne le montant total brut de votre actif stocks valorisé au dernier prix d'achat présent dans le fichier Articles. Cet état ne tient pas compte des dépréciations, des stocks en SAV, etc.. Cette mini application des stocks se veut simple, elle peut être, à votre demande, beaucoup plus élaborée ETAT EN QUANTITE N'oubliez pas, si vous donnez du stock à votre personnel (technique et/ou commercial), ce stock est présent dans le stock théorique informatique (colonne magasin). Lorsque vous réaliserez votre inventaire, il faudra tenir compte de ce stock en prêt dans le véhicule de votre personnel et le rajouter à votre stock physique. Si vous éditez cet état en vue de faire votre inventaire. - Fermer vote magasin qui ne délivrera aucun article pendant ce travail d'inventaire - Lancer l'édition de l'état par quantité - Commencez par l'inventaire des véhicules, cela est rapide et ne pénalise pas les Employés. Ensuite faire votre inventaire physique du magasin. - Recensez tous les articles qui sont sortis du stock et qui sont en cours d'installation (donc non facturés). N'oubliez pas que tout article facturé est automatiquement sorti du stock. - Toutes ces indications ont été portées, au fur et à mesure sur l'état des stocks en quantité - Vous pouvez réouvrir votre magasin, vous détenez toutes les données 133

134 Concernant l'inventaire en quantité, vous aurez également la possibilité de connaître exactement votre prévisionnel des articles non encore livrés mais commandés (BL non édités correspondent aux commandes en cours non livrées) 134

135 SAISIE DE VOTRE INVENTAIRE BUT Cette fonction est destinée à mettre à jour votre stock théorique "informatique" par rapport au stock physique dénombré lors de votre inventaire physique. Il est évident que cette opération n'est valable que si vous avez acquis le module "Achats" et que vous suivez scrupuleusement une gestion de stocks. Si vous ne vendez que de la prestation de services, votre stock est peut-être nul. Les opérations avant inventaire ont été explicitées en pages précédentes (état du stock en quantité), elles sont rappelées à nouveau sur deux écrans. PRINCIPE Vos opérations du dénombrement des quantités réelles en magasin sont achevées. Avant de pouvoir saisir la première ligne d'inventaire sur votre ordinateur, le stock "informatique" a déjà évolué. En effet, pendant que vous aviez compté chaque article dans chaque véhicule, dans votre stock magasin, que vous aviez recherché les quantités d'articles en cours d'installation et qui n'ont pas été facturés, les ordinateurs n'ont pas été arrêtés à juste raison. Pendant votre travail d'inventaire, plusieurs factures ou avoirs ont pu être établis, ce qui a fait changer le stock "théorique informatique". Si vous saisissiez directement le stock trouvé dans l'inventaire, votre gestion des stocks serait fausse car vous n'avez, avec votre état des stocks en quantité, qu'une vision de ce que contenait l'informatique au moment de l'édition du dit état, et non plus la vision de ce que vous pourriez avoir au moment de la saisie de l'inventaire. C'est pour cette raison que la saisie de l'inventaire doit nécessairement être faite par différence algébrique. INVENTAIRE PHYSIQUE MAGASIN - ( Stock Théorique informatique) = Qté à saisir N'oubliez pas qu'en algèbre : 12 - ( - 2 ) = Lorsque tout votre inventaire a été saisi, une nouvelle touche "LANCER LA VALIDATION GENERALE" va apparaître. Si tous vos articles ont été saisis, vous validez cette touche et automatique votre stock sera remis à jour de tout votre inventaire. Si vous éditez immédiatement votre inventaire en valeur, vous obtiendrez votre Actif Stocks. Conformez-vous à la demande de votre Chef Comptable ou Expert comptable pour connaître la date exacte où vous devez faire votre inventaire pour le bilan. N'oubliez pas que vos stocks évoluent chaque jour, et qu'un arrêté au 10 Janvier ne donne pas le même résultat qu'un arrêté au 31 décembre. 135

136 DIFFERENCE ENTRE INVENTAIRE SELECTIF ET INVENTAIRE GENERAL INVENTAIRE GENERAL Ce programme est généralement utilisé lors de la première mise en route du Logiciel. En effet, votre Société est déjà en activité, vous possédez déjà un stock en Magasin et vous souhaitez, en un seul passage, enregistrer l'existant en stock pour mettre à jour votre base de données. Tout d'abord éditer un inventaire AVEC édition articles stocks à zéro (triée sur code article). Cette liste va vous permettre de faire votre inventaire réel et mentionner, sur la liste, les quantités réelles en Magasin + éventuellement dans les voitures des techniciens. Ensuite lancer ce programme Inventaire Général. Il va faire défiler, un par un, tous les articles de votre stock avec quantité à zéro. Ces articles défileront classés par Code Article (ceci correspond à la liste triée sur code article vue 5 lignes avant). Pour chaque article saisir la quantité réelle en stock et validez. Lorsque le logiciel aura défilé tous les articles, la touche de Validation Générale s'affichera et vous pourrez tout valider. INVENTAIRE SELECTIF Comme son nom l'indique, ce programme va permettre d'appeler directement un article (par son code ou par code barres) et de modifier la quantité en stock. Contrairement à l'autre programme, il ne fera pas défiler un par un les articles, mais vous demandera de dire quel article vous souhaitez modifier. Après chaque modification veuillez à bien valider votre mise à jour. Après avoir modifié le ou les articles de votre choix, n'oubliez pas de lancer la fonction de validation générale qui, elle seule, va réellement modifier votre stock sur le disque 136

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138 GESTION DES DEVIS BL FACTURES BUT Dans ce paragraphe nous allons découvrir - La saisie et la Gestion des Devis proposés aux Clients - La Validation des Devis qui s'appelleront B.L. après cette opération - La Facturation de ces B.L. après installation ou livraison au client - Le suivi de tous ces documents et étapes - Le suivi de la main courante (synthèse des devis et commandes) Pour appréhender les termes utilisés dans ce document, nous allons les expliquer - DEVIS : C'est la proposition de travaux qui est soumise au Client pour acceptation. Tant que le client n'accepte pas cette proposition, le document émis s'appellera DEVIS. Ce Devis est bien entendu valorisé et comporte le détail de tous les articles proposés - B.L. : Lorsque le Devis est accepté par le Client, il doit être validé, c'est à dire considéré comme un B.L. (ou commande ferme). Une opération de validation sera donc nécessaire pour basculer le Devis vers B.L. A partir de ce moment, les travaux commandés par le client peuvent être planifiés et exécutés. Ce BL EST LE BON DE LIVRAISON et de TRAVAUX chez le client. Le BL garde le même numéro que le Devis initial. La gestion des stocks s'effectue au moment de l'édition du BL ou de la Facture si vous avez choisi l'option "Gestion BL non obligatoire" (fiche Société) - FACTURE : Lorsque les travaux sont achevés, le B.L. peut être facturé Définitivement ce qui achève le cycle. - Main Courante : Toutes les opérations de B.L. seront enregistrées dans le fichier de statistiques mensuelles afin de permettre d'éditer un état de tous les C.A. engendrés par les B.L. (par nature de travaux) Pour établir et surtout saisir ces documents, vous disposez de plusieurs fichiers de base de données que sont : - Votre fichier Clients - Votre fichier des Articles - Votre fichier des Glossaires (libellés) où vous allez pouvoir puiser des libellés automatiques vous permettant d'éditer les dits libellés sur les documents que vous aurez choisis. Nous allons donc détailler l'une après l'autre, toutes les phases de ce parcours des devis. 138

139 ECRAN SELECTION GESTION DES DEVIS & B.L. Cet écran général va vous permettre de gérer à tout moment les éléments suivants : La saisie et l'édition de nouveaux devis ou nouveaux BL directs Valider et éditer les B.L. pour exécution des travaux commandés par le client Facturer les travaux effectués (et donc les B.L.) Interroger le détail des Devis ou BL à tout moment Editer, à tout moment la main courante, les états d'anomalie sur la gestion des Devis et des BL QUITTER : Quitter cet écran 139

140 SAISIE ET GESTION DES DEVIS B.L.- FACTURES BUT Cet écran permet de saisir toutes les opérations de la vie d'un Devis ou Commandes fermes. Les règles du jeu sont les suivantes : - Un Devis ne peut pas être facturé s'il n'a pas été validé en B.L. - Un Devis ne peut plus être modifié s'il a été validé en B.L. - Un B.L. ne peut plus être modifié s'il a été facturé Pour les Sociétés qui fonctionnent énormément par gestion des Devis, une grande partie de son Chiffre d'affaires sera géré et facturé à partir de cette importante application. PREMIER ECRAN En haut de l écran se trouve la barre des fonctions dont vous avez accès. Dans la fenêtre du haut, vous pouvez constater que vous pouvez : Rechercher un Client (pour avoir la liste des clients) Rechercher directement un Devis ou B.L. par son Numéro Si vous ne trouvez pas votre Client et s il est nouveau, par le bouton «Client» vous pouvez aller le créer. Chaque fois qu une ligne Client est sélectionnée, dans la fenêtre au-dessous vous trouverez la liste éventuelle de tous les Devis/BL pour ce Client. (s il n y a rien, cela signifie qu il n y a aucun Devis/BL) DOUBLE CLIC = Un double clic sur une ligne Devis ne produit aucun effet. La numérotation des Devis est automatique. Souvenez-vous que dans le Fichier Paramètre Société (fenêtre Fichiers), vous avez précisé le N de votre premier Devis/BL. L'ordinateur numérotera vos Devis ou BL à partir de ce code départ et rajoutera 1 pour chaque nouvelle création (ou comblera les trous laissés par vos suppressions). CREATION D'UN NOUVEAU CLIENT En cliquant sur cette touche, le système vous permet de créer un nouveau client ou d'aller en modifier le contenu d'un compte déjà créé. FENETRE VISUALISATION DEVIS / B.L. pour un client Lorsqu'un Client est sélectionné dans le tableau principal, sont visualisés dans cette fenêtre sous forme de tableau toute la vie des deux dernières années de Devis et B.L. établis pour ce client. - Colonne Devis : Ce sont tous les numéros de DEVIS ou B.L. qui ont été établis pour ce client - Colonne Date : Ce sont les dates de création de ces DEVIS ou B.L. - Colonne Edit Devis : Si le devis n'a pas été édité, le message "NON" apparaît Si le Devis a été édité, aucun message n'apparaît Si le Devis n'a jamais été saisi mais que vous ayez saisi un BL direct, Le message "X" va apparaître - Colonne BL accepté : Lorsqu'un Devis a été accepté, il devient BL et garde la 140

141 même numérotation. Dans cette colonne est portée la date de validation du devis. - Colonne B.L. édité : Si le B.L. n'a pas été édité, le message "NON" apparaît Si le B.L. a été édité, aucun message n'apparaît - Colonne Facture éditée : Si la facture n'a pas été éditée, le message "NON" apparaît Si le facture a été éditée, le message "**OUI" apparaît - Colonne TTC : C'est le total TTC de votre Devis ou BL et Facture - Colonne Travaux : La nature des travaux concernant le Devis ou BL CREER NOUVEAU DEVIS Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de créer un nouveau Devis pour la ligne Client qui a été sélectionnée (en bleu foncé) MODIFIER UN DEVIS Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de MODIFIER un Devis pour la ligne Devis qui a été sélectionnée (en bleu foncé dans le petit tableau) Vous ne pouvez modifier qu un Devis qui existe réellement et que vous avez sélectionné et qui n'a pas été validé en B.L. SUPPRIMER UN DEVIS Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de SUPPRIMER un Devis pour la ligne Devis qui a été sélectionnée (en bleu foncé dans le petit tableau) Vous ne pouvez supprimer qu un Devis qui n'a pas été validé en B.L. ou facturé Le système va vous demander de confirmer. Vous pouvez annuler alors une erreur de manipulation éventuelle SUPPRIME + 6 ANS ou SUPPRIME tous les Devis/BL déjà facturés Un clic, par la souris, sur la touche appropriée, vous permet de lancer cette fonction. Vous pourrez ainsi supprimer tous les Devis ou BL datant de plus de 6 ans par rapport à la date du jour réelle de travail. (la date comparée est la date de création du Devis) Nous considérons qu'un historique de 6 ans est largement suffisant et que, pour les devis non validés ou BL non facturés, cela fait très longtemps que le prix proposé est erroné. Ou encore vous pouvez ne supprimer que tous les devis déjà facturés. VALIDATION ou MODIFIER UN B.L. Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de - Valider un Devis accepté par le Client. Il devient donc B.L. et porte toujours le même numéro - MODIFIER un B.L. pour la ligne Devis qui a été sélectionnée (en bleu foncé dans le petit tableau) Vous ne pouvez modifier qu un B.L. qui existe réellement et que vous avez sélectionné et qui n'a pas été facturé 141

142 SUPPRIMER UN B.L. Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de SUPPRIMER un B.L. pour la ligne Devis qui a été sélectionnée (en bleu foncé dans le petit tableau) Vous ne pouvez supprimer qu un B.L. qui a été validé en B.L. et qui n'a pas été facturé Le système va vous demander de confirmer. Vous pouvez annuler alors une erreur de manipulation éventuelle FACTURER UN B.L. COMPLET Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de FACTURER un B.L. pour la ligne Devis qui a été sélectionnée (en bleu foncé dans le petit tableau) Vous ne pouvez facturer qu un B.L. qui a été validé en B.L. et qui n'a pas été facturé INTERROGATION D'UN B.L. DEJA FACTURE Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de visualiser un B.L. déjà facturé correspondant à ligne BL qui a été sélectionnée (en bleu foncé dans le petit tableau) 142

143 PREMIER ECRAN DE SELECTION GESTION DEVIS - suite DEUXIEME ECRAN - LIGNES CONSTITUANT LE DEVIS - CREATION - MODIFICATION - SUPPRESSION Le Code Client et son Nom sont rappelés automatiquement. Vérifier si le Devis est bien destiné à ce Client, sinon Annuler (F8) Il est rappelé également si ce Client est assujetti ou non à la TVA N DEVIS Pendant la phase de création, un libellé "CREATE" est affiché en lieu et place du numéro. En effet, ces numéros de devis étant gérés automatiquement, le système va attendre votre validation totale du Devis pour lui affecter son numéro définitif (dernier utilisé + 1). Par un message il vous préviendra du N Devis qu'il a créé. En cas de modification ou suppression, le vrai code devis va apparaître puisqu'il a été créé N COMMANDE CLIENT Texte libre qui apparaîtra sur le Devis 143

144 DATE DU DEVIS C est la date du jour qui est proposée. Saisir la véritable date si elle est différente Elle est obligatoire TYPE DU DEVIS (Code Travaux) Par une combo vous devrez choisir le type de ventilation des travaux correspondante à ce devis : - Devis Lettre (sur papier blanc) - SAV - Travaux - Plans - Spécial Cette sélection servira de ventilation de la main courante pour connaître la nature des C.A. mensuels. Si le type est SAV et si la fiche Client comporte une information de Remise sur SAV, cette information sera prise en compte pour le tarif de vente MODE DE REGLEMENT Vous pouvez porter en clair le mode de règlement prévu pour ce devis. Il sera édité sur le B.L. définitif. La saisie s'effectue à partir de la droite de la case afin de toujours cadrer à droite ce texte lors de l'édition du BL AFFAIRE SUIVIE PAR C'est le code de l'employé qui suit cette affaire. Information obligatoire. Il est nécessaire que ce code corresponde à un salarié du fichier des "Employés" Cette information est éditée sur le Devis LIGNES DU DEVIS SUPPRIMER UNE LIGNE Si vous souhaitez supprimer une ligne, positionnez-vous avec la souris sur la ligne en question en colonne Quantité. Cliquez à gauche une fois pour que la quantité prenne une couleur bleu. Ensuite Cliquez 1 ou 2 fois avec le bouton de droite. La ligne a disparue. INSERTION D'UNE LIGNE Si vous souhaitez insérer une ligne entre 2 autres, positionnez-vous avec la souris sur la ligne qui doit d'un cran, toujours sur la colonne Quantité. Cliquez à gauche une fois pour que la quantité prenne une couleur bleu. Ensuite Cliquez 2 fois avec le bouton de gauche. La ligne est descendue et une ligne vierge est apparue QUANTITE Obligatoire même pour les glossaires libellés 144

145 CODE ARTICLE Si vous êtes en création ou modification, il faudra saisir le code article ou le code barres Si vous ne vous souvenez pas du code article, un clic avec la souris sur la touche «F6 VOIR ARTICLES» vous permet de visualiser votre fichier classé par N Article. Un double clic sur l article désiré validera cet article et vous le transférera sur votre ligne de devis. Il faudra, au préalable et avant d'utiliser F6, que vous ayez saisi au moins un caractère du code article. Vous pouvez aussi, comme dans notre exemple, utiliser les codes libellés Glossaires qui vous permettent des textes jusqu'à 5 lignes. Seule la première ligne de ces libellés apparaît sur l'écran et seule cette ligne peut être modifiée (si besoin). C'est le cas, par exemple, du code glossaire * * qui vous permet d'inscrire le texte que vous souhaitez ou de provoquer un interligne si vous mettez toute la désignation à espaces LIBELLE DU PRODUIT Ce libellé est celui qui est présent dans votre fichier Articles ou votre fichier Glossaire. Vous pouvez le modifier suivant la gestion que vous en faite Seul le libellé dans la ligne de saisie est modifié, le libellé du fichier Articles ou Glossaire n est pas modifié. PRIX DE VENTE H.T. Le prix de Vente affiché est celui enregistré dans le fichier Articles. Vous pouvez le modifier ou le mettre à zéro si votre Devis est un forfait. Si, dans la fiche de ce client, vous avez saisi un taux de remise, le Prix de Vente sera remisé automatiquement suivant les critères saisis dans la fiche du client. En cas de client Professionnel, le tarif qui sera pris sera celui que vous aurez affecté dans la fiche Client (fichier des Clients) En aucun cas il n'est accepté de prix de vente sur un code glossaire. TOUCHE F 8 ANNULER Cette touche, avec un clic de la souris, vous permet d abandonner immédiatement votre saisie sans rien valider. Toute votre saisie est ignorée et le système revient en première page écran TOUCHE F 1 VALIDER OU VALID SUPPRIME En fonction de ce que vous faite (en création ou en suppression), cette touche permet de valider un Devis En visualisation vous ne pouvez pas valider un Devis, vous ne pouvez que lancer l édition ou annuler (sortir) En mode suppression d un Devis, la validation de cette touche provoquera immédiatement et définitivement la suppression du Devis. (si vous ne voulez pas supprimer, valider la touche ANNULER) En fin de validation, en création, le système vous communiquera le N Devis créé. Dans tous les cas il vous demandera si vous souhaitez éditer votre devis immédiatement. Le logiciel vous réclamera, en création, le mode de règlement de la caution à déposer EN BAS DE L'ECRAN PV H.T. ET TARIF C'est le total général HT de tout le devis, suivi soit d'un % général de la remise accordée au client, soit d'un % général de hausse par rapport aux tarifs normaux de votre fichier Articles Ventes 145

146 TOUCHE AMPOULE En appuyant sur cette touche va apparaître une case Prix d'achat total du Devis. Ce prix d'achat total est calculé en fonction des Prix d'achats contenus dans votre fichier des Articles Ventes. Ce total correspond à la valorisation du Devis en Prix d'achat CASE PRIX D'ACHAT Cette case n'apparaît que si vous avez appuyé sur la touche Ampoule Vous pouvez cliquer sur cette case - soit clic droit : une fenêtre vous calcule votre Marge - soit clic gauche : la case Prix d'achat disparaît 146

147 VALIDATION DU DEVIS Lorsque tout le Devis a été saisi, vous allez le valider. Un nouvel écran est affiché Cet écran permet d'effectuer un suivi ou non du Devis par le Commercial en charge de ce client. Ce suivi constitue un "mouchard" ou "bloc note" qui permettra au Commercial d'avoir un support des clients à relancer et être certain d'avoir relancer tous ses clients S'il n'y a aucun suivi à faire, cliquez uniquement sur la Touche Validation S'il y a un suivi à programmer, ce suivi peut être du style priorité : - Normal : C'est un suivi normal des relances - Importante : C'est une information permettant d'attirer l'attention du Commercial, Soit à cause d'une concurrence active, soit de l'importance de ce Devis en matière de sécurité ou autre. Date Première Relance Nous verrons plus loin que le Commercial aura les moyens de suivre parfaitement ses devis en cours et qu'il pourra noter les contacts physiques ou par téléphone avec ses clients Afin de donner plus d'importance à ce suivi, le Commercial pourra donner une date de relance. Le logiciel pourra, à la date programmée, faire la liste de tous les clients à relancer jusqu'à cette date. Ce sera pour lui, une aide constante aux relances Commentaire facultatif sur 2 lignes Tout comme un "bloc note" classique, le Commercial pourra saisir sur deux lignes un commentaire personnalisé pour son prochain contact avec le client. Ces deux lignes "mémoire" lui seront également affichées lorsque la date de la relance sera arrivée ou dépassée. 147

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149 GESTION DES B.L. DEUXIEME ECRAN - LIGNES CONSTITUANT LE DEVIS - CREATION - MODIFICATION SUPPRESSION - FACTURATION Le Code Client et son Nom sont rappelés automatiquement. Vérifier si le Devis est bien destiné à ce Client, sinon Annuler (F8) Il est rappelé également si ce Client est assujetti ou non à la TVA N DEVIS En cas de modification ou suppression, le code B.L. va apparaître puisqu'il a été créé N COMMANDE CLIENT Texte libre qui apparaîtra sur la facture DATE DU DEVIS C'est la date de proposition initiale. Saisir la véritable date si elle est différente TYPE DU B.L. Par une combo vous devrez choisir le type de ventilation des travaux correspondante à ce B.L. : - Devis Lettre - Travaux - SAV - Plans - Spécial Cette sélection servira de ventilation de la main courante pour connaître la nature des C.A. mensuels. MODE DE REGLEMENT Vous pouvez porter en clair le mode de règlement prévu pour ce B.L.. Il sera édité sur le B.L définitif. CODE VRP Rendu obligatoire du fait du commissionnement. C'est le numéro du VRP auteur et bénéficiaire de cette commande et vente. DATE VALIDATION DU DEVIS C est la date du jour qui est proposée. Saisir la véritable date si elle est différente Elle est obligatoire et doit être égale ou supérieure à la date de proposition du Devis INFO PLANNING ZONE TRES IMPORTANTE POUR PLANIFIER VOS TRAVAUX Cette zone peut être utilisée, par la personne suivant l'affaire, pour y inscrire ses opérations de suivi et relance. Ce pense bête est édité sur l'état des devis. Il permet entre autre, de vous 149

150 donner des indications importantes lorsque vous allez préparer le planning des travaux à distribuer à vos techniciens. CODE TECHNICIEN Cette zone permet de renseigner sur le collaborateur qui va réaliser les travaux chez le Client LIGNES DU B.L. SUPPRIMER UNE LIGNE Si vous souhaitez supprimer une ligne, positionnez-vous avec la souris sur la ligne en question en colonne Quantité. Cliquez à gauche une fois pour que la quantité prenne une couleur bleu. Ensuite Cliquez 2 fois avec le bouton de droite. La ligne a disparue. INSERTION D'UNE LIGNE Si vous souhaitez insérer une ligne entre 2 autres, positionnez-vous avec la souris sur la ligne qui doit d'un cran, toujours sur la colonne Quantité. Cliquez à gauche une fois pour que la quantité prenne une couleur bleu. Ensuite Cliquez 2 fois avec le bouton de gauche. La ligne est descendue et une ligne vierge est apparue QUANTITE Obligatoire même pour les glossaires libellés CODE ARTICLE ou CODE BARRE Si vous êtes en création ou modification, il faudra saisir le code article Si vous ne vous souvenez pas du code article, un clic avec la souris sur la touche «F6 VOIR ARTICLES» vous permet de visualiser votre catalogue classé par N Article. Un double clic sur l article désiré validera cet article et vous le transférera sur votre ligne de B.L.. Vous pouvez aussi, comme dans notre exemple, utiliser les codes libellés Glossaires qui vous permettent des textes jusqu'à 5 lignes. Seule la première ligne de ces libellés apparaît sur l'écran et seule cette ligne peut être modifiée (si besoin) LIBELLE DU PRODUIT Ce libellé est celui qui est enregistré dans votre fichier Articles ou Glossaire. Vous pouvez le modifier suivant la gestion que vous en faite Seul le libellé dans la ligne de saisie est modifié, le libellé du fichier Articles ou Glossaire n est pas modifié. TOTAL P.V. H.T. TARIF Si dans votre fichier Articles vous avez renseignez tous les prix de vente, l'ordinateur vous calcule dans ces cases, le PV global sans remise, le taux éventuel de remise ou hausse par rapport aux tarif proposé dans votre devis et un libellé "% REM " ou "% HAUSS " suivant le calcul effectué. Si ce BL a été commissionné, il y aura affichage du taux global moyen de commission sur cette affaire 150

151 TOUCHE F 8 ANNULER Cette touche, avec un clic de la souris, vous permet d abandonner immédiatement votre saisie sans rien valider. Toute votre saisie est ignorée et le système revient en première page écran TOUCHE F 1 VALIDER OU VALID SUPPRIME Le logiciel va contrôler si vous n'avez pas oublié de saisir des informations importantes telles que la durée de location. Il pourra éventuellement vous signaler vos oublis. Cependant, s'il s'agit d'un retour partiel de matériel, vous pourrez accepter le BL. En validant le B.L. le système aura besoin que vous lui communiquiez les taux de commissionnement éventuels de votre employé (si l'option a été prise dans fichier Société) - Total HT de la Facture : Automatique, c'est le montant HT de votre B.L. - Ventilation HT comm 1 à 3 : Vous pouvez ventiler le total HT facture jusqu'à 3 Mt HT différents (le total de ces 3 montants = sous-total) doit être obligatoirement égal au Total H.T. de la Facture - Taux comm 1 à 3 : Face à chaque H.T. vous pouvez appliquer un taux de commissionnement différent (ou à zéro) Objet intervention pour le technicien ou pour être édité sur le bon de retour Vous disposez de 6 lignes de texte pour donner des consignes particulières (telles que : "prendre grande échelle", "magasin fermé de 8 h à 11h", "prendre les clefs chez le gardien du Bt D", etc ) Ces lignes seront éditées sur le B.L. Ces lignes peuvent être utilisées pour saisir des remarques précises au retour de la marchandise louée. Pour les devis autres que Plans, sur la 6 ème ligne sont proposés automatiquement le prix TTC du BL et le HT du BL VOULEZ-VOUS EDITER IMMEDIATEMENT LE B.L.? Vous pouvez éditer ou non le BL. Si la réponse est OUI, les stocks seront mis à jour automatiquement (sorties du magasin). Si le BL a été édité au moins une fois, toutes les modifications apportées à ce BL par la suite, seront prises en compte dans la gestion des stocks. Si le BL n'a jamais été édité, la gestion du stock sera faite automatiquement lors de la facturation de ce BL 151

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153 FACTURATION DES B.L. DEUXIEME ECRAN - - FACTURATION Toutes les informations du B.L. sont rappelées automatiquement N CLIENT Automatique, c'est le client ayant accepté le devis CODE EMPLOYE et CODE TECHNICIEN Rendu obligatoire du fait du commissionnement. C'est le numéro du VRP auteur et bénéficiaire de cette commande et vente. Logiquement il a été saisi lors de la validation du Devis mais il est autorisé d'en changer juste avant de facturer Concernant le Technicien, c'est celui qui a installé ou livré le Client. Dans le cas contraire, mettre soit le code du VRP ou celui de la Société DATE DE LA FACTURE C est la date du jour qui est proposée. Saisir la véritable date de facturation. Elle est obligatoire et doit être égale ou supérieure à la date de validation du Devis LIGNES DU B.L. Vous ne pouvez pas modifier le B.L. qui est supposé être parfaitement correct. TOTAL P.V. H.T. TARIF Si dans votre fichier Articles vous avez renseignez tous les prix de vente, l'ordinateur vous calcule dans ces cases, le PV global sans remise, le taux éventuel de remise ou hausse par rapport aux tarif proposé dans votre devis et un libellé "% REM " ou "% HAUSS " suivant le calcul effectué. Si ce BL a été commissionné, il y aura affichage du taux global moyen de commission sur cette affaire TOUCHE F 8 ANNULER Cette touche, avec un clic de la souris, vous permet d abandonner immédiatement votre saisie sans rien valider. Toute votre saisie est ignorée et le système revient en première page écran TOUCHE F 1 VALIDER En validant le B.L. le système va générer la facture. Avant d'éditer la facture, le logiciel demandera le mode de règlement du client. Celui-ci pourra payer par espèces, chèque, carte bancaire ou encore régler plus tard c'est à dire à réception de la facture par exemple. 153

154 Cette saisie générera, éventuellement, les écritures de règlement de la facture. Le système vous demandera de choisir l'imprimante pour éditer le document facture. Il faudra retourner sur ce Devis pour le compléter éventuellement 154

155 POUR MEMOIRE TOUCHE AUCUN REGLEMENT - Facture Impayée En appuyant sur cette touche, le logiciel vérifiera qu'aucun montant et mode de règlement n'ont été préalablement saisis par erreur Le logiciel, pour prévenir éventuellement une erreur de manipulation, va vous afficher un message pour vous préciser la nature de l'opération correspondant à votre choix. Si vous validez votre choix, la facture sera considérée comme non payée et rentrera dans les impayés du Client TOUCHE VALIDER L'ENCAISSEMENT Cela veut dire que vous avez préalablement saisi les lignes encaissement. SI LA CASE DIFFERENCE EST : - à zéro, cela signifie que toute la facture a été réglée. La facture est validée - négative : cela signifierait que le client vous paie plus que la facture - positive : cela signifie que le client ne vous a versé qu'un acompte - Dans ces deux derniers cas le logiciel va réagir en vous affichant un message de probabilité d'anomalie. Si effectivement il n'y a aucune anomalie de saisie, validez le message. Si le logiciel a eu raison de vous signaler une éventuelle erreur, ne pas valider le message (réponse NON) et corriger l'erreur de saisie 155

156 D E V I S / B. L. LES INTERROGATIONS ET LES ETATS 156

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158 ETAT DES DEVIS NON ACCEPTES BUT Il s'agit ici des Devis qui ont été proposés aux Clients et dont vous n'avez pas encore reçu l'accord ou acceptation du client L'historique des devis / BL restant consultable durant 6 ans, vous pouvez remonter assez loin dans votre gestion des devis. Cet état peut être global, c'est à dire trié sur la date des devis. Dans ce cas composer le code "TOUS" dans la case N VRP Départ Il peut être nominatif, dans ce cas saisir les N VRP départ et VRP fin. L'état sera édité par VRP avec un saut de page à chaque changement de VRP Nous attirons seulement votre attention sur le fait que ce N de VRP n'est pas obligatoire lors de la saisie des devis (cette case est appelée : Affaire suivie par). Ce qui signifie que si aucun code VRP n'a été saisi dans les devis, ces devis ont été affecté arbitrairement au VRP "espaces" c'est à dire à personne Le VRP peut utiliser la colonne "PLANNING RELANCE" pour mettre à jour les relances commerciales qu'il a effectuées ou inscrire un pense bête tel que "à rappeler le xx/xx/xxxx". Ainsi le VRP aura toujours un fichier Devis à jour et renseigné. D'autre part, la Direction peut, d'un seul coup d'œil, vérifier le travail de son service commercial. 158

159 Pour effectuer ces modifications, il suffit d'aller modifier le Devis et rajouter des informations dans la colonne "INFO PLANNING" 159

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161 LES AUTRES INTERROGATIONS OU ETATS ETAT DES DEVIS non ACCEPTES et non EDITES Permet de connaître tous les Devis qui ont été n'ont pas été acceptés et non édités durant une période. Cet état prévient qu'un certain nombre de devis ont été saisis mais non envoyés aux clients. Cet état vous prévient donc d'erreur possible ETAT DES DEVIS ACCEPTES - BL NON EDITES Permet de surveiller, suivant vos méthodes de travail, combien de commandes fermes restent à planifier en travaux (le BL est édité juste avant que le technicien part sur son chantier) et surtout à connaître le pourquoi du retard éventuel (normalement inscrit dans la case "INFO PLANNING") Cela peut être surtout un outil important pour la planification des travaux. En effet, si vous avez renseigné avec précision la case "Info Planning", vous disposez immédiatement de votre planning des travaux. Prenons l'exemple suivant : si dans la case "Info Planning" vous avez pris la peine d'inscrire les demandes du Client ou du VRP, vous avez pu inscrire "Impérativement le xx/xx/xxxx" ou encore "Semaine xx" ou encore "entre le xx/xx/xxxx et xx/xx/xxxx" etc.. etc.. D'une simple lecture sur cet état, il est maintenant aisé de tenter de satisfaire les demandes précises. Une fois avoir planifié ces travaux, il ne vous reste plus qu'à éditer vos BL et éventuellement facturer si vous souhaitez que votre technicien partent avec ces deux documents chez votre client. ETAT DE TOUS LES DEVIS ACCEPTES - NON FACTURES Permet de surveiller, suivant vos méthodes de travail, combien de commandes fermes restent à planifier en travaux ET/ou à facturer et surtout à connaître le pourquoi du retard éventuel en facturation (normalement inscrit dans la case "INFO PLANNING") ETAT DES B.L. EDITES MAIS NON FACTURES Permet de surveiller, suivant vos méthodes de travail, la facturation et vous prévenir de tout oubli. 161

162 LE SUIVI DES DEVIS - AIDE A LA RELANCE Comme nous l'avons vu, lors de la création ou mise à jour des Devis, il était possible de définir sir tel ou tel Devis méritait ou non d'avoir une aide de Suivi par le Commercial. Nous l'avons précisé, ce suivi est un "mouchard" ou "pense bête" pour le Commercial. C'est aussi un moyen, pour le Responsable de la Société, de vérifier si son équipe commerciale relance régulièrement les devis en cours, pouvoir visiter les actions de relance de ses commerciaux, éventuellement enlever l'affaire à un commercial et la confier à un autre (avec mise à jour Devis). JUSQU'A QUELLE DATE? Généralement cette interrogation est réalisée en tout début de matinée pour connaître le travail de relance à effectué. Cette date est logiquement la date du jour. Mais cette date peut être celle que vous souhaitez. Cette date est importante, en effet tous les devis "suivis" possédant une date de prochaine relance inférieure ou égale à la date saisie seront pris en compte. Tous les devis dont la prochaine date de relance est supérieure à la date saisie seront ignorés. NUMERO VRP DEPART JUSQU'AU VRP FIN Suivant que vous souhaitez n'interroger qu'un seul VRP, le N VRP départ devra être égal au N VRP fin. Si vous souhaitez tous les VRP, laisser TOUS à TOUS. Vous pouvez enfin ne sélectionner qu'une partie des VRP. VALIDEZ LA SAISIE Ce n'est qu'à partir du moment où vous aurez appuyé sur cette touche que le logiciel ira rechercher les résultats que vous attendez. VOIR LE BOUTON AIDE POUR DIFFERENTES ASTUCES En appuyant sur ce bouton le logiciel va vous fournir un petit commentaire qui comportera des astuces de manipulation, soit pour visualiser le Devis, interroger toutes les relances déjà réalisées sur le Devis 162

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164 SAISIE DU SUIVI D'UN DEVIS Le logiciel ayant averti le Commercial que la date de relance est arrivée à terme, celui-ci va logiquement contacter ou visiter son client. Si cette intervention aboutie à une commande (validation BL), le suivi du Devis disparaîtra. Si une nouvelle intervention doit être programmée, le Commercial rendra compte au logiciel de son entrevue avec le client et reprogrammera une nouvelle date de relance. Enfin, le client peut ne veut plus être relancé ou la concurrence a fait signer le Client, dans ces cas le Commercial doit rendre compte au logiciel de ces actions. Le devis ne sera plus suivi, il sera considéré comme "perdu" ou "sans suvi" 164

165 GESTION DES CONTRATS DE LOCATION BUT Dans ce paragraphe nous allons découvrir - La saisie et la Gestion des Contrats Location - Le retour partiel ou total du matériel loué (appelé BL comme pour les Devis) - La Facturation de ces retours partiels ou totaux du matériel loué - Le suivi de tous ces documents et étapes - Les statistiques, alertes, disponibilité, réparations Pour appréhender les termes utilisés dans ce document, nous allons les expliquer CONTRAT : C'est le contrat de location passé avec le client qui prend possession du matériel loué - B.L. - RETOUR : Lorsque le Bon de retour du matériel loué. Le client peut Revenir avec l'ensemble du matériel ou une partie du matériel. Logiquement le Service Technique réceptionne ce matériel, vérifie s'il est en bon état et éventuellement rajoute des frais de réparation sur le bon de retour afin que ces frais soient facturés. En cas de retour anticipé ou en retard, suivant la méthode adoptée par le Magasin, ce Technicien pourra modifier les dates et heure de retour - FACTURE : Après avoir enregistré les retours, la facturation de la location clôturera le contrat Pour établir et surtout saisir ces documents, vous disposez de plusieurs fichiers de base de données que sont : - Votre fichier Clients - Votre fichier Général des Articles en Location - Votre fichier Détail des Articles en Location - Votre fichier des Contrats de Location Nous allons donc détailler l'une après l'autre, toutes les phases de ce parcours des devis. 165

166 ECRAN SELECTION GESTION DES LOCATIONS Cet écran général va vous permettre de gérer à tout moment les éléments suivants : La saisie et l'édition de nouveaux contrats de location Valider et éditer le retour du matériel loué Facturer la location (et donc les B.L.) Interroger le détail des contrats à tout moment Editer, à tout moment tous les états de suivi des contrats de location QUITTER : Quitter cet écran 166

167 SAISIE GESTION LOCATION - RETOUR -FACTURES BUT Cet écran permet de saisir toutes les opérations de la vie d'un Contrat. Les règles du jeu sont les suivantes : - Un Contrat ne peut pas être facturé s'il n'a pas été validé en RETOUR - Un Contrat ne peut plus être modifié s'il a été validé en RETOUR - Un RETOUR ne peut plus être modifié s'il a été facturé totalement Pour les Sociétés qui fonctionnent énormément par gestion des Locations, une grande partie de son Chiffre d'affaires sera géré et facturé à partir de cette application. PREMIER ECRAN En haut de l écran se trouve la barre des fonctions dont vous avez accès. Dans la fenêtre du haut, vous pouvez constater que vous pouvez : Rechercher un Client (pour avoir la liste des clients) Rechercher directement un Contrat par son Numéro Si vous ne trouvez pas votre Client et s il est nouveau, par le bouton «Client» vous pouvez aller le créer. Chaque fois qu une ligne Client est sélectionnée, dans la fenêtre au-dessous vous trouverez la liste éventuelle de tous les Contrats pour ce Client. (s il n y a rien, cela signifie qu il n y a aucun Contrat) DOUBLE CLIC = Un double clic sur une ligne Contrat ne produit aucun effet. La numérotation des Contrats est automatique. L'ordinateur numérotera vos Contrats à partir d'un code départ et rajoutera 1 pour chaque nouvelle création (ou comblera les trous laissés par vos suppressions). CREATION D'UN NOUVEAU CLIENT En cliquant sur cette touche, le système vous permet de créer un nouveau client ou d'aller en modifier un compte déjà créé. FENETRE VISUALISATION CONTRATS pour un client Lorsqu'un Client est sélectionné dans le tableau principal, sont visualisés dans cette fenêtre sous forme de tableau toute la vie des 6 dernières années de Contrats établis pour ce client. (contrats non facturés) - Colonne Contrat : Ce sont tous les numéros de Contrats qui ont été établis pour ce client - Colonne Date : Ce sont les dates de création de ces Contrats - Colonne Retour : Lorsqu'un client a rendu partiellement ou totalement le Matériel loué. Sinon affiche NON (pas de retour) - Colonne Date Retour : C'est la date d'enregistrement du retour - Colonne BR Edité : Si le Bon Retour. n'a pas été édité, le message "NON" apparaît Si le Bon Retour. a été édité, aucun message n'apparaît 167

168 - Colonne TTC : C'est le total TTC de votre Contrat ou retour - Colonne Caution : C'est le montant de la caution par rapport au matériel loué - Colonne Reg Caution : Comment a été déposée la caution CREER NOUVEAU CONTRAT DE LOCATION Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de créer un nouveau Contrat pour la ligne Client qui a été sélectionnée (en bleu foncé) MODIFIER UN CONTRAT DE LOCATION Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de MODIFIER un Devis pour la ligne Contrat qui a été sélectionnée (en bleu foncé dans le petit tableau) Vous ne pouvez modifier qu un Contrat qui existe réellement et que vous avez sélectionné et qui n'a pas été validé en Retour SUPPRIMER UN CONTRAT DE LOCATION Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de SUPPRIMER un Contrat pour la ligne Contrat qui a été sélectionnée (en bleu foncé dans le petit tableau) Vous ne pouvez supprimer qu un Contrat qui n'a pas été validé en Retour. ou facturé Le système va vous demander de confirmer. Vous pouvez annuler alors une erreur de manipulation éventuelle SUPPRIME + 2 ANS Un clic, par la souris, sur la touche appropriée, vous permet de lancer cette fonction. Vous pourrez ainsi supprimer tous les Contrats datant de plus de 2 ans par rapport à la date du jour réelle de travail. (la date comparée est la date de création du Contrat) Nous considérons qu'un historique de 2 ans est largement suffisant et que, pour les Contrats non validés ou non facturés, cela fait très longtemps que l'entreprise aura réagi. VALIDATION ou MODIFIER UN RETOUR Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de - Valider un retour de matériel par le Client. Il devient donc Retour et porte toujours le même numéro - MODIFIER un Retour pour la ligne Contrat qui a été sélectionnée (en bleu foncé dans le petit tableau) Vous ne pouvez modifier qu un Retour qui existe réellement et que vous avez sélectionné et qui n'a pas été facturé SUPPRIMER UN RETOUR DU MATERIEL EN FIN DE LOCATION Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de SUPPRIMER un Retour pour la ligne Contrat qui a été sélectionnée (en bleu foncé dans le petit tableau) Vous ne pouvez supprimer qu un Retour. qui a été validé. et qui n'a pas été facturé 168

169 Le système va vous demander de confirmer. Vous pouvez annuler alors une erreur de manipulation éventuelle FACTURER UN RETOUR COMPLET Un clic, par la souris, sur la touche, vous permet de FACTURER un Retour pour la ligne Contrat qui a été sélectionnée (en bleu foncé dans le petit tableau) Vous ne pouvez facturer qu un Retour qui a été validé en Retour et qui n'a pas été facturé Le logiciel va vérifier si toutes les périodes de location ont été saisies (nb de jours). Dans le cas contraire (manque d'informations), le logiciel refusera de facturer un Retour incomplet FACTURER UN RETOUR INCOMPLET Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de FACTURER un Retour. pour la ligne Contrat qui a été sélectionnée (en bleu foncé dans le petit tableau) Vous ne pouvez facturer qu un Retour qui a été validé en Retour et qui n'a pas été facturé Le logiciel va vérifier si au moins une période de location a été saisie (nb de jours). Dans le cas contraire (manque d'informations), le logiciel refusera de facturer un Retour à valeur zéro. Par contre, si tout le BL est complet, le logiciel vous demandera d'utiliser la touche COMPLET. Facturer un Retour INCOMPLET signifie par exemple, que le client vous a retourné une partie du matériel loué, l'autre partie reste encore en location. Il vous sera possible de facturer que la partie de location achevée. Après facturation, cette partie facturée disparaît et seule la partie encore en location va demeurée dans le Contrat de location en cours. 169

170 PREMIER ECRAN DE SELECTION 170

171 DEUXIEME ECRAN - LIGNES CONSTITUANT LE CONTRAT - CREATION - MODIFICATION - SUPPRESSION Le Code Client et son Nom sont rappelés automatiquement. Vérifier si le Contrat est bien destiné à ce Client, sinon Annuler (F8) Il est rappelé également si ce Client est assujetti ou non à la TVA N CONTRAT Pendant la phase de création, un libellé "CREATE" est affiché en lieu et place du numéro. En effet, ces numéros de contrats étant gérés automatiquement, le système va attendre votre validation totale du Contrat pour lui affecter son numéro définitif (dernier utilisé + 1). Par un message il vous préviendra du N Contrat qu'il a créé. En cas de modification ou suppression, le vrai code contrat va apparaître puisqu'il a été créé DATE DU CONTRAT C est la date du jour qui est proposée. Saisir la véritable date si elle est différente Elle est obligatoire AFFAIRE SUIVIE PAR C'est le code du salarié qui passe le Contrat. S'il est commissionné, le calcul de la commission sera effectuée lors de la facturation. Cette information est éditée sur le Contrat de Location DATE DEBUT CONTRAT C'est la date réelle à partir de laquelle démarre le contrat de location HEURE DU DEPART DU CONTRAT Cette zone est importante car elle va déterminer le décompte des jours de location et, éventuellement des 1/2 journées (voir, dans programme FICHIERS, la fiche Paramètres de la Société. Dans l'onglet Location, vous avez donné la marche à suivre pour compter les 1/2 journées et les journées) L'heure est saisie sur 2 chiffres (exemple 09 ou 08 et non 9 ou 8) DATE FIN CONTRAT C'est la date probable de retour du matériel HEURE DE FIN DU CONTRAT Cette zone est importante car elle va déterminer le décompte des jours de location et, éventuellement des 1/2 journées (voir, dans programme FICHIERS, la fiche Paramètres de la Société. Dans l'onglet Location, vous avez donné la marche à suivre pour compter les 1/2 journées et les journées) C'est l'heure probable de retour du Matériel L'heure est saisie sur 2 chiffres (exemple 09 ou 08 et non 9 ou 8) CASE NOMBRE JOURS Automatique, c'est le calcul du nombre de jours de location en fonction des 2 dates et 2 heures saisies 171

172 LIGNES DU CONTRAT SUPPRIMER UNE LIGNE Si vous souhaitez supprimer une ligne, positionnez-vous avec la souris sur la ligne en question en colonne Quantité. Cliquez à gauche une fois pour que la quantité prenne une couleur bleu. Ensuite Cliquez 2 fois avec le bouton de droite. La ligne a disparue. INSERTION D'UNE LIGNE Si vous souhaitez insérer une ligne entre 2 autres, positionnez-vous avec la souris sur la ligne qui doit d'un cran, toujours sur la colonne Quantité. Cliquez à gauche une fois pour que la quantité prenne une couleur bleu. Ensuite Cliquez 2 fois avec le bouton de gauche. La ligne est descendue et une ligne vierge est apparue QUANTITE Obligatoire même si c'est toujours 1 pour les matériels en location CODE BARRES (c'est le CODE ARTICLE détail Location) Si vous vous souvenez, vous avez créé, pour une catégorie de matériel (exemple Catégorie Vélos), un certain nombre de matériel réellement en location (exemple 10 vélos) Chaque vélo créé possède son propre code barres qui est unique dans votre Magasin. Pour informer le logiciel de quel article (exemple quel vélo s'en va avec le client), il faut lui donner son code barres. A partir de la validation de ce bon de Location, le logiciel saura avec certitude quels produits sont en cours de location, chez qui, quand doivent ils revenir. Si vous êtes en création ou modification, il faudra saisir le code Barres Par contre, si vous intégrez dans ce contrat des articles neufs en vente, ce sera soit son code article qu'il faudra saisir, soit le code barres de l'article neuf. Si vous ne vous souvenez pas du code article, un clic avec la souris sur la touche «F6 VOIR ARTICLES» vous permet de visualiser votre fichier classé par N Article. Un double clic sur l article désiré validera cet article et vous le transférera sur votre ligne de devis. Il faudra, au préalable et avant d'utiliser F6, que vous ayez saisi au moins un caractère du code article. LIBELLE DU PRODUIT Automatique, ne peut pas être modifié DATE DEPART Le logiciel affichera celle composée en en-tête du Contrat. Cependant, pour palier à des demandes particulières, il vous est possible de la modifier. (correspond aux cas où les matériels ne sont pas pris immédiatement ou pris en décalage dans le temps) HEURE DEPART Le logiciel affichera celle composée en en-tête du Contrat. Cependant, pour palier à des demandes particulières, il vous est possible de la modifier. (correspond aux cas où les matériels ne sont pas pris immédiatement ou pris en décalage dans le temps) 172

173 DATE FIN Le logiciel affichera celle composée en en-tête du Contrat. Cependant, pour palier à des demandes particulières, il vous est possible de la modifier. (correspond aux cas où les matériels ne seront pas tous rendus en même temps) HEURE DEPART Le logiciel affichera celle composée en en-tête du Contrat. Cependant, pour palier à des demandes particulières, il vous est possible de la modifier. (correspond aux cas où les matériels ne seront pas tous rendus en même temps) NOMBRE JOURS Le logiciel affichera le nombre de jours correspondants aux dates et heures de la ligne ou par rapport à celles composées en en-tête si elles sont les mêmes. Par soucis de répondre à toutes les demandes, ce nombre de jours peut être modifié TOTAL P.V. TTC Ce prix est calculé en fonction du nombre de jours, du tarif de l'article et de l'éventuelle baisse pour remise (voir fiche client) Par soucis de répondre à toutes les demandes, ce Prix peut être modifié CASE CAUTION A DEMANDER Dans cette case le logiciel cumule le montant total de la caution à demander au client louant du matériel. Cette caution est calculée article par article et tient compte des quantités saisies. Avant de valider le contrat, le logiciel vous réclamera le mode de versement de la caution (par chèque, espèces, Document ou pas réclamée) Ne vous souciez pas de la caution : Lorsque vous validerez le contrat, le logiciel va créer automatiquement la ligne Caution dans le contrat. En cas de modification du contrat le logiciel recalculera automatiquement la valeur de la nouvelle caution (si éventuellement le nombre de matériel augmente) 173

174 TOUCHE F 9 ANNULER Cette touche, avec un clic de la souris, vous permet d abandonner immédiatement votre saisie sans rien valider. Toute votre saisie est ignorée et le système revient en première page écran TOUCHE F 1 VALIDER OU VALID SUPPRIME En fonction de ce que vous faite (en création ou en suppression), cette touche permet de valider un Contrat En visualisation vous ne pouvez pas valider un Contrat, vous ne pouvez que lancer l édition ou annuler (sortir) En mode suppression d un Contrat, la validation de cette touche provoquera immédiatement et définitivement la suppression du Contrat. (si vous ne voulez pas supprimer, valider la touche ANNULER) En fin de validation, en création, le système vous communiquera le N Contrat créé. Dans tous les cas il vous demandera si vous souhaitez éditer votre devis immédiatement. Le logiciel vous réclamera, en création, le mode de règlement de la caution à déposer 174

175 GESTION DES RETOURS DE MATERIEL DEUXIEME ECRAN - LIGNES CONSTITUANT LE DEVIS - CREATION - MODIFICATION SUPPRESSION - FACTURATION Le Code Client et son Nom sont rappelés automatiquement. Vérifier si le Devis est bien destiné à ce Client, sinon Annuler (F8) Il est rappelé également si ce Client est assujetti ou non à la TVA N CONTRAT En cas de modification ou suppression, le code B.L. va apparaître puisqu'il a été créé N COMMANDE CLIENT Texte libre qui apparaîtra sur la facture DATE DU CONTRAT C'est la date de proposition initiale. Elle ne peut pas être modifiée AFFAIRE SUIVIE PAR Rendu obligatoire du fait du commissionnement. C'est le numéro du VRP auteur et bénéficiaire de cette commande et vente. LIGNES DU RETOUR SUPPRIMER UNE LIGNE Si vous souhaitez supprimer une ligne, positionnez-vous avec la souris sur la ligne en question en colonne Quantité. Cliquez à gauche une fois pour que la quantité prenne une couleur bleu. Ensuite Cliquez 1 fois avec le bouton de droite. La ligne a disparue. Seules les lignes de vente de produits neufs peuvent être supprimées, pas les lignes de location de matériel QUANTITE Obligatoire seulement pour les lignes de vente de produits neufs CODE ARTICLE Seules les lignes de vente de produits neufs peuvent être saisies en plus dans le Retour. Ce sont éventuellement des achats supplémentaires du client ou la facturation de frais de réparation pour dégradation du matériel loué. Si vous êtes en création ou modification, il faudra saisir le code article ou code barres Si vous ne vous souvenez pas du code article, un clic avec la souris sur la touche «F6 VOIR ARTICLES» vous permet de visualiser votre catalogue classé par N Article. Un double clic sur l article désiré validera cet article et vous le transférera sur votre ligne de B.L.. LIBELLE DU PRODUIT Ce libellé est celui qui est enregistré dans l'un de vos fichiers Articles. Vous pouvez le modifier suivant la gestion que vous en faite (uniquement pour vente matériel neuf) 175

176 DATE RETOUR - HEURE RETOUR - NB JOURS - PRIX TTC Le logiciel ne s'arrêtera dans ces cases que si la ligne correspond à un matériel en location. Ces informations peuvent être saisies (en modification de celles existantes), si le matériel revient plus tôt ou plus tard que prévu. A ce niveau le logiciel ne peut que valider les informations saisies, le logiciel ne dispose d'aucun moyen de contrôle RENDU ( O, rien ) Cette information est très importante. Au début, cette colonne est entièrement à Rien (même si ce signe ne se voit pas). Que signifie ce code RIEN = cela signifie que le matériel n'a pas été rendu par le client. La location de ce matériel Continue O pour Oui = cela signifie que ce matériel a bien été rendu par le client et qu'il faudra facturer cette ligne de location Attention : si vous avez facturé également des produits neufs, il faudra également répondre par O (oui) sur chaque ligne de vente produits neufs. Le fait que nous ignorions si ce retour est partiel, total et si le client doit revenir ou non, si vous pouvez facturer en partiel ou total, il vous incombera d'indiquer au logiciel (par Oui) si les produits neufs peuvent être facturer immédiatement ou non. En cas d'oubli, ces lignes ventes produits neufs ne seront pas facturées. TOUCHE F 8 ANNULER Cette touche, avec un clic de la souris, vous permet d abandonner immédiatement votre saisie sans rien valider. Toute votre saisie est ignorée et le système revient en première page écran TOUCHE F 1 VALIDER OU VALID SUPPRIME Le logiciel va contrôler si vous n'avez pas oublié de saisir des informations importantes telles que la durée de location. Il pourra éventuellement vous signaler vos oublis. Cependant, s'il s'agit d'un retour partiel de matériel, vous pourrez accepter le Bon de Retour En validant le Bon Retour le système éditera ou non le Bon de retour et, suivant que vous ayez décider (sur la Fiche Paramètres Société) que la facturation pourra être lancée automatiquement, le logiciel lancera sitôt après, le programme de facturation - Retour Partiel - Retour Complet VOULEZ-VOUS EDITER IMMEDIATEMENT LE BON DE RETOUR? Vous pouvez éditer ou non le Bon de retour. Nous vous conseillons de l'éditer afin de faire signer le client et éviter toute contestation lors de la facturation.. 176

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178 Comme vous pourrez le constater, le logiciel imprimera le matériel qui a été rendu par le client ainsi que la liste des matériels non encore rendus. C'est également un moyen de vérification, dans la liste du Matériel en Attente, de bien contrôler que cette liste ne correspond pas, éventuellement, à un oubli de valider par "O" des lignes de vente de produits neufs ou frais réparation. Si c'est le cas, revenir sur le Bon de Retour, corriger et rééditer le Bon de Retour. (ne validez pas la facturation avant d'avoir corriger vos éventuelles erreurs) NOTA : Lorsque vous aurez validé le Retour de Matériel, le logiciel va libérer immédiatement le matériel rendu qui pourra ainsi être loué à un autre client. Le reste de matériel non rendu sera toujours bloqué et donc indisponible pour être loué à un autre client. 178

179 FACTURATION DES RETOURS DEUXIEME ECRAN - - FACTURATION N CLIENT Toutes les informations du Bon de Retour. sont rappelées automatiquement. Il s'agit bien entendu que les informations comportant le code "O" (oui) en colonne Rendu. ATTENTION : Un bon de retour de matériel loué peut être facturé - COMPLET : que s'il comporte toutes les lignes avec le code "O" en colonne Rendu, sinon il sera refusé lors de la facturation. - INCOMPLET : Si au moins un code "O" a été saisi en colonne Rendu Automatique, c'est le client ayant accepté le contrat de location. CODE VRP (comm) Rendu obligatoire du fait du commissionnement. C'est le numéro du VRP auteur et bénéficiaire de cette commande et vente. Logiquement il a été saisi lors de la validation du Devis mais il est autorisé d'en changer juste avant de facturer DATE DE RETOUR C est la date du retour du matériel loué. Automatique, ne peut pas être modifiée DATE DE LA FACTURE C est la date du jour qui est proposée. Saisir la véritable date de facturation. Elle est obligatoire et doit être égale ou supérieure à la date de Retour LIGNES DU B.L. Vous ne pouvez pas modifier aucune ligne qui est supposée être parfaitement correct. TOUCHE F 8 ANNULER Cette touche, avec un clic de la souris, vous permet d abandonner immédiatement votre saisie sans rien valider. Toute votre saisie est ignorée et le système revient en première page écran TOUCHE F 1 VALIDER En validant le système va générer la facture. 179

180 Avant d'éditer la facture, le logiciel demandera le mode de règlement du client. Celui-ci pourra payer par espèces, chèque, carte bancaire ou encore régler plus tard c'est à dire à réception de la facture par exemple. Cette saisie générera, éventuellement, les écritures de règlement de la facture. Le système vous demandera de choisir l'imprimante pour éditer le document facture. Si vous avez refusé la facture vous pourrez revenir à la saisie des Retours pour modifier. Après validation de la facture, tous les articles facturés disparaissent du contrat de location. Si tous les articles ont été facturés, le contrat de location disparaît 180

181 C'est le système classique d'encaissement. Cette fenêtre n'est affichée que si le Client est un Particulier ou qu'il n'a aucune condition de paiement particulière. Voir Facturation Devis ou Facturation Classique pour détail sur l'encaissement 181

182 SAISIE D'UN AVOIR SUR CONTRAT LOCATION Pour une raison quelconque il se peut que vous ayez besoin d'annuler une facturation location en établissant un Avoir. Rappelons qu'un Avoir correspond à l'inverse d'une facture (facture négative) Un Avoir porte toujours sur une facture entière, il n'y a pas d'avoir partiel. Sur le premier écran rechercher le client et la facture sur laquelle vous souhaitez établir l'avoir, puis appuyer sur la touche "Créer un Avoir". Lorsque vous aurez appuyé sur la touche "Créer un Avoir", le logiciel vous demande de confirmer votre action. Puis va apparaître la facture d'origine 182

183 . ANNULER Aucune action, l'avoir n'a pas été créé et retour à la page précédente F1 VALIDATION AVOIR Vous avez réellement l'intention d'annuler la facture par un Avoir (attention de bien saisir le sens de l'avoir. Il ne fait que créer une facture négative et bien entendu, mettre le compte client à jour. Mais il ne se préoccupe pas des règlements. Les encaissements éventuels sur la facture d'origine ne sont pas modifiés, il se peut que cette facture d'origine ait été soldée entièrement. Il n'y a que vous qui le sachiez. C'est pourquoi, lors de la validation de l'avoir, sir le Client est un Particulier, le logiciel va vous demander de saisir le moyen de remboursement de cet Avoir au Client. Si c'est un client Particulier et si la facture d'origine n'a pas été, soit soldée, soit pas payée entièrement, le logiciel le découvrira en vous proposant un remboursement soit inférieur à la facture, soit un remboursement à 0,00 si la facture était soldée. Voir ci dessous les 2 exemples 183

184 La facture d'origine était soldée, il n'y a rien à rembourser. Cliquez sur la touche AUCUN REMBOURSEMENT pour valider 184

185 Ici nous voyons que le logiciel propose de rendre (en rouge et négatif car il s'agit d'un remboursement et non d'un encaissement), la somme de 5,02 qui correspond au total de la facture. Cela signifie que la facture d'origine a bien été réglée totalement par le client et il est normal que vous lui remboursiez cet avoir. 185

186 DIVERS ETATS LOCATION BUT Cet écran propose plusieurs états ou alertes qui vous permettront de gérer votre système de location 186

187 DISPONIBILITE EN LOCATION BUT Cette fonction vous permet, en 2 clics, de connaître la disponibilité de votre matériel en location, le matériel en cours de réparation, les retours probables de la part des clients Fichier Général Articles en Location En une première phase, vous devez donner la catégorie générale du matériel que vous recherchez (exemple : vélo femme, vélo homme, poussette, lit, moto, etc..) Appuyez sur le bouton "Fichier Général Articles en Location" 187

188 L'écran suivant va s'ouvrir. Vous devrez double cliquer sur la ligne correspondant à la catégorie recherchée Si je sélectionne (double clic), la ligne ski je vais obtenir l'écran suivant : 188

189 J'obtiens immédiatement, en premières lignes, tout le matériel individuel libre à être loué Ensuite viennent les articles individuels qui sont en réparation Enfin, les articles actuellement en location en clientèle avec les date et heure de retour probables, le numéro du contrat et le nom de la personne qui l'a loué. 189

190 ALERTE DATE RETOUR DEPASSEE But Ce programme va vous permettre de vous alerter lorsque les clients n'ont pas rendus le matériel en location à la date normale. Logiquement cette fonction doit être lancée tous les jours si votre matériel a une rotation très rapide (tous les jours), sinon en fonction de votre propre gestion DATE LIMITE ALERTE Cette date d'alerte va permettre de vérifier votre fichier des locations en cours Ne seront affichés sur cet écran que les articles dont la date de retour probable est égale ou inférieure à la date alerte (exemple date Alerte 04/04/2008, seront affichés tous les objets non retournés jusqu'au 04/04/2008 inclus. Tous les autres objets dont la date retour est supérieure au 04/04/2008 ne seront pas affichés) 190

191 RETOURS COMPLETS OU PARTIELS NON FACTURES BUT Parce que vous ne facturez pas systématiquement tous les retours de matériel, il se pourrait Que dans la masse certains retours complets ou partiels n'ont jamais été facturés par oubli. Comme il y a eu saisie des retours, le matériel rendu est libre à être à nouveau loué. Tout comme le programme différent, la date limite alerte se réfère à une date contenue dans votre fichier Location. Ici c'est la date où le matériel a été rendu qui est prise en compte. Vous avez ainsi le détail de toutes les factures qui auraient dues être émises 191

192 ALERTE DATE REVISION DEPASSEE BUT Si vous gérez les révisions automatisées, dans la fiche Paramètres de votre Société, onglet "location", vous avez confirmer vouloir gérer ce système Ensuite, dans la fiche "Réparation", vous devez valider que la révision a bien été réalisée DATE LIMITE ALERTE C'est la date limite jusqu'où vous souhaitez que le logiciel vérifie les dates de Révision Toute date de révision antérieure ou égale à la date saisie sera affichée sur l'écran. Ainsi il vous sera aisé de jouer avec cette date pour connaître les matériels à réviser dans les jours prochains.. 192

193 RENTABILITE DU MATERIEL LOUé BUT Comme nous allons le découvrir, cette fonction va vous proposer 3 choix distincts - Rentabilité d'un matériel individuel précis - Rentabilité d'une catégorie de matériel - Rentabilité de toutes les catégories Le but du logiciel est de rechercher, à partir des dates saisies, le nombre de jours, chiffre d'affaires engendré en location, les réparations réalisées sur chaque matériel. La rentabilité = Chiffre d'affaires diminué des Frais Réparations. 193

194 MARGE SUR UN MATERIEL BIEN PRECIS Ici vous désirez connaître la rentabilité d'un matériel individuel bien précis (ce vélo, cette paire de ski, cette trottinette, etc..). A partir de quelle date, jusqu'à quelle date? Le logiciel prendra en compte toutes les factures émises et toutes les réparations dont la date est contrôlée comme suit : - Pour les factures : c'est la date de la facture ou la date de début et fin de location - (voir la question suivante) - Pour les Réparations ; c'est la date réparation comprise entre ces deux dates A partir de quelle date? Date Facture : c'est celle qui sera prise pour la sélection des 2 dates saisies Début et Fin Contrat : Ce sont ces dates qui seront prises pour la sélection En effet, les contrats en cours de location ne sont pas pris en compte. Nous ignorons quand le matériel sera réellement rendu et à quel prix définitif? Le logiciel commence par la ligne C.A., puis toutes les réparations. 194

195 . 195

196 RENTABILITE PAR CATEGORIE MATERIEL Idem programme précédent, ici le logiciel va détailler tous les articles inclus dans cette catégorie, ensuite il donnera les réparations cumulées pour la catégorie 196

197 GESTION DES FRAIS DE REPARATION BUT Cet écran propose de gérer tous les frais attachés aux matériels en location. Si vous le souhaitez, en saisissant, chaque mois les factures de réparation, entretien, frais, pour chacun des matériels loués, vous obtiendrez le prix de revient des frais des matériels. Si vous souhaitez allez plus loin dans l'analyse, votre comptable pourrait vous donner votre coût "immobilisation" mensuel (prix achat amortissements), ce qui donnerait votre prix de revient réel de chaque matériel. Dans les fonctions de statistiques vous pourrez afficher votre état de marge location avec, éventuellement, le détail de chaque poste de frais. La boucle sera bouclée et vous pourrez connaître, à loisir, la rentabilité de votre parc matériel en location. Dans cette même fonction vous allez gérer les Révisions.. 197

198 . Comme dans toute gestion, il est nécessaire de constituer un fichier des codes articles de réparation. Ce fichier ressemble aux autres fichiers, il ne sera utilisé que pour les fonctions de Location. 198

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200 SAISIE DES REPARATIONS CODE ARTICLE - Pour appeler un matériel en location, le code barres est obligatoire - DATE DERNIERE REVISION Si cette date était présente, elle apparaîtrait. N'oubliez pas que 2 facteurs rentrent dans la gestion des révisions - Dans la fiche Paramètres de Votre Société, onglet "Location", il faut activer la gestion des révisions - Ensuite, dans le fichier Général Articles en Location, vous avez défini, par catégorie, combien de jours de location faut il pour déclencher une nouvelle révision. LIGNES SAISIE FRAIS QUANTITE C'est la quantité d'articles réparation (exemple 4 pneus) 200

201 CODE ARTICLE REPARATION C'est le code réparation (fichier des articles réparation) Si vous ne connaissez pas le code, cliquez sur la touche "RECHERCHE ARTICLES" DATE REPARATION C'est la date de la facture ou de l'entretien que vous avez effectué (obligatoire) PRIX UNITAIRE C'est le prix unitaire de la facture de réparation NOMBRE JOURS REPARATION Cette information permet, par la suite, de connaître le nombre de jours d'immobilisation du matériel pour réparation. Cette information pet s'avérer intéressante pour vous 201

202 VISUALISATION OU CORRECTIONS BUT Vous disposez de deux fonctions vous permettant - soit de visualiser votre saisie de frais - soit de modifier directement les lignes saisies Ce fichier n'ayant aucune vocation comptable, les corrections sont totalement libres 202

203 ECRAN FACTURATION AUX CLIENTS - ECRAN GENERAL - Cet écran général présente la facturation aux Clients (matériel neuf ou main d'œuvre ou frais) Cet écran ne permet pas la facturation d'une location Il permet de gérer : FACTURATION Saisir et éditer les Factures et les Avoirs aux clients Visualiser les Impayés Visualiser les écritures comptables d'un client 203

204 FACTURATION AUX CLIENTS BUT Vous disposez de 2 modules pour facturer vos clients Un module pour établir les factures normales Un module pour établir des Avoirs (par rapport à des factures issues de l'application Devis ou des Factures normales saisies. Ici on ne peut pas facturer ou créer un Avoir sur une facture de location) PHILOSOPHIE Dans l'application factures normales (classiques) vous allez pouvoir visualiser, pour un même client, toutes les factures qui ont été établies pour lui - Factures issues des Devis. commençant par la lettre "D" - Factures Location commençant par la lettre "L" - Factures autres que location (exemple factures de vos Techniciens ) Vous allez facturer à un client du matériel que vous lui avez vendu (vente neuf ou service ou main d'œuvre) Cette saisie, ressemble à la saisie des validations des devis ou contrats. Automatiquement, après validation, le stock des articles sortis sera mis à jour dans votre fichier. Un Avoir aura l effet totalement inverse sur le stock articles. Bien entendu, toutes les écritures comptables vont être générées automatiquement 204

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206 FACTURES CLASSIQUES et/ou factures Techniciens PREMIER ECRAN Dans la fenêtre du haut, vous pouvez constater que vous pouvez : Rechercher un Client Rechercher directement une Facture par son N Facture En dessous vous trouvez la liste des Clients avec les renseignements principaux vous permettant de les identifier. Si vous ne trouvez pas votre Client et s il est nouveau, par la fenêtre «CLIENTS» vous pouvez aller le créer En parcourant la liste des Clients, la ligne entière change de couleur et prend une couleur bleue foncé. Cela signifie que c est cette ligne qui sera éventuellement sélectionnée. Chaque fois qu une ligne Client est sélectionnée, dans la fenêtre au-dessous vous trouverez la liste éventuelle de toutes les Factures et Avoirs saisis pour ce Client. (s il n y a rien, cela signifie qu il n y a aucune Facture saisie) Cette liste est classée par date récente de FACTURE Vérifiez toujours, dans la fenêtre du bas, si le N client coïncide bien avec le client sélectionné. NOUVELLE FACTURE Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de créer une nouvelle Facture pour la ligne Client qui a été sélectionnée (en bleu foncé). CREER UN AVOIR Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de saisir un Avoir sur une Facture qui a été sélectionnée (en bleu foncé) Vous ne pouvez établir un Avoir que d une Facture qui existe réellement et que vous avez sélectionné Vous ne pouvez pas établir un Avoir sur une facture qui détient déjà un Avoir. L'avoir correspond à refaire automatiquement la facture d'origine avec le signe inversé, il annule donc la facture initiale avec la même TVA, les mêmes articles, mêmes quantités, même valeur (en moins). Le stock est réintégré. Le système va vous demander de confirmer. Vous pouvez refuser si besoin est F5 V O I R LE SOLDE Cette fonction vous permet de visualiser l état de n'importe quelle facture. On ne peut pas visualiser un Avoir, puisqu il se déduit du montant facturé de la facture. Cette visualisation permet de savoir si la facture est soldée et connaître également l état des commissions dues éventuellement à l employé 206

207 F6 V O I R LA FACTURE Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de VISUALISER une Facture/Avoir qui a été sélectionnée (en bleu foncé) Vous ne pouvez visualiser qu une Facture/Avoir Vous ne pourrez pas modifier la Facture/Avoir, par contre, il vous sera possible de l imprimer F7 ECRITURES COMPTABLES DU COMPTE CLIENT Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de lancer cette fonction. Cette fonction vous permet de visualiser l état du compte comptable du client sélectionné ou de tout autre compte client PREMIER ECRAN DE SELECTION 207

208 DEUXIEME ECRAN = ECRAN DE SAISIE AFFICHAGE AUTOMATIQUE Certaines informations sont affichées automatiquement en création Facture Le Numéro de Compte Client et son Nom NUMERO DE FACTURE Composer votre numéro de facture, il ne doit pas commencer par la lettre "D". Ce Numéro doit être unique, c'est à dire qu'il est impossible de créer deux fois une facture avec un même numéro. (si l'option numérotation automatique a été prise, le numéro de facture ne sera pas à saisir) NUMERO DEVIS / NUMERO COMMANDE Information libre, cette information sera éditée sur la facture. DATE DE FACTURE Systématiquement c est la date du jour qui est proposée. Saisir la date réelle de ce document. Cette date ne peut pas être inférieure au début de l exercice comptable. NUMERO DE VRP Saisir le code VRP. C est cet employé qui sera éventuellement commissionné sur cette facture. LIGNES DE SAISIE Le principe est identique à celui adopté pour les Entrées en Stock Magasin Nous allons apporter uniquement l explication des quelques différences dans cette gestion SUPPRIMER UNE LIGNE Si vous souhaitez supprimer une ligne, positionnez-vous avec la souris sur la ligne en colonne Quantité. Cliquez à gauche une fois pour que la quantité prenne une couleur bleu. Ensuite Cliquez avec le bouton de droite. La ligne a disparue. INSERTION D'UNE LIGNE Si vous souhaitez insérer une ligne entre 2 autres, positionnez-vous avec la souris sur la ligne qui doit d'un cran, toujours sur la colonne Quantité. Cliquez à gauche une fois pour que la quantité prenne une couleur bleu. Ensuite Cliquez 2 fois avec le bouton de gauche. La ligne est descendue et une ligne vierge est apparue. QUANTITE C est la quantité à facturer Voir programme VALIDATION DES DEVIS 208

209 TOUCHE F 8 ANNULER Cette touche permet de vous échapper de la saisie de Facture sans l avoir validée. Aucune information n a été enregistrée TOUCHE F 1 VALIDER Cette touche permet de valider votre saisie. Il se peut que le système vous demande de supprimer la dernière ligne saisie. Celle-ci correspond, après contrôle, à la ligne où seule la quantité à 0 apparaît. Faite-le. Avant de valider la facture, le système va contrôler que vous avez saisi au moins un article Lorsque tous les contrôles n ont détecté aucune anomalie, la quatrième fenêtre va s ouvrir et va vous permettre de saisir les commissions du VRP comme pour la validation des B.L. Cependant, la seule différence réside au fait qu'il n'y ait pas les 6 lignes de libellé destinées au Technicien. Ensuite la facture est éditée automatiquement. Touche Ampoule En cliquant sur cette touche, le logiciel fera apparaître le total C.A. Achats correspondant à cette facture. Un clic droit sur le total achats va faire apparaître le coefficient de marge brute et net réalisé 209

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211 STATISTIQUES SUR FACTURATION - BUT Ce module va vous permettre de visualiser ou d éditer, sur papier blanc, l état des statistiques du matériel vendu et facturé. Cet état va cumuler, par article vendu, la quantité et le C.A. SELECTION Cette sélection s effectue sur les N Articles vendus Que les articles vendus et gérés en stock Tous les articles y compris ceux non gérés en stock et une section période de la date du à la date au Prévoyez d alimenter votre imprimante de papier blanc standard 211

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214 INTERROGATIONS ET EDITIONS DIVERSES BUT Le Menu principal propose un très grand éventail d'interrogations. Chaque interrogation possède une touche de RECHERCHE qui vous permettra d'aller directement vers la solution souhaitée. Nous n'allons que passer en revue ces interrogations en précisant seulement leur utilité : - Interro sur les Impayés : donne toutes les factures émises par votre société, le total des débits saisis pour chaque facture (facture + éventuellement impayés), le total des crédits saisis pour chaque facture (encaissements), le solde, l'état des commissions. - Interro sur les écritures auxiliaires : donne toutes les lignes automatiques ou saisies en comptabilité générale - Interro sur les Factures : Donne uniquement l'entête des factures avec TVA et TTC - Interro sur les lignes facturées : Donne le détail de chaque ligne facturée en facture normale - Interro sur les articles D'autres fonctions proposent des éditions : - Liste des articles - Edition du tarif des Ventes 214

215 LES STATISTIQUES BUT Cette série de fonctions va vous permettre de visualiser, sous forme de graphisme "Camemberts " ou "Tableaux", les résultats suivants : - Les différents programmes Chiffre d'affaires VRP - Les différents programmes Chiffre d'affaires de la Société - Hit parade des produits vendus - Hit Parade Clients, etc.. Le principe est identique à tous les camemberts. Aussi allons-nous en voir un seul : 215

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217 TABLEAU DE BORD DES VENTES BUT Document intéressant au plus haut point le Chef d'entreprise, il donne en temps réel le Chiffre d'affaires facturé et ventilé sur chacun des comptes collectifs de Ventes. A tout moment il sera possible de visualiser ou d'éditer ce tableau de bord. En Comptabilité Générale, cet état correspond au JOURNAL GENERAL COMMENT L'UTILISER? DATES Choisir la période que vous souhaitez (un jour, une semaine, un mois, des mois, une année). Tous les mouvements comptables, compris entre ces deux dates, seront pris en compte COMPTES Ce sont les comptes que vous souhaitez prendre en compte Suivant votre plan comptable vous allez sélectionner une partie ou totalité des comptes. Notez cependant que seul l'état complet (ayant du collectif Clients jusqu'au dernier compte de la classe 7) constituera une balance carrée de votre comptabilité, donc un solde en fin d'état qui devra être obligatoirement à 0 (zéro). Exemple : Si vous sélectionnez tous les comptes ( à ), le solde en fin d'état doit être obligatoirement à zéro. Si ce n'est pas le cas, il y a eu une erreur dans votre comptabilité. - soit vous avez utilisé d'autres comptes > dans ce cas il faudra les sélectionner - soit une erreur est intervenue, dans ce cas nous prévenir Ici vous avez le choix de visualiser ou éditer n'importe quel compte collectif (exemple : jusqu'à donnera exclusivement que les ventes facturées). Nota : N'oubliez pas qu'en comptabilité, les écritures sur les comptes de ventes se présentent comme suit : - Une Facture se ventile en H.T. sur un ou plusieurs compte de ventes dans la colonne CREDIT - Un Avoir se ventile dans la colonne DEBIT sur un ou plusieurs compte de ventes - La TVA (ou les) correspond aux Ventes de la période (TVA facturée). Elle n'a rien à voir avec la TVA perçue sur les encaissements. 217

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220 C.A. ET MARGE SUR VENTES DES VRP BUT Ce programme donne la possibilité de visualiser ou éditer l'état des marges. - Soit facture par facture au niveau d'un VRP - Soit cumulatif si vous sélectionnez l'ensemble des VRP SELECTION DE DEPART - Un seul VRP (ou Technicien) dans ce cas il faudra ensuite sélectionner le code VRP choisi - Vous obtiendrez un état des marges facture par facture - Tous les VRP, dans ce cas il sera inutile de préciser un code VRP. Vous obtiendrez un état des marges cumulatif par VRP. DATES DEBUT ET FIN Sélectionnez la période que vous souhaitez interroger 220

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222 COMMISSION GENERALE AUX VRP BUT Permet, à tout instant, de visualiser ou d'imprimer le total des commissions dues à votre personnel Toutes les factures enregistrées et tous les règlements sont pris en temps réel pour le calcul de ces commission. La colonne CA Facturé = Le total des factures donnant droit au calcul des commissions La colonne En Portefeuille : correspond au total facture non encore réglé donc non commissionné La colonne Com s/encaissé : Correspond au total des commissions La colonne à Déduire : Correspond aux commissions sur Impayés ou Avoirs qui viennent en déduction des commissions La colonne à Payer : Correspond à la différence entre le total des commissions dues diminué de la colonne à déduire Quelle est l'utilité de cette fonction? - Elle peut être multiple : Un employé souhaite une avance sur salaire, vous souhaitez motiver tel ou tel qui a une baisse de régime ou qui est proche d'atteindre un quota, etc.. 222

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225 COMMISSION DES VRP : PAR FACTURE BUT Cette fonction permet, en temps réel, de visualiser ou d'imprimer les commissions d'un VRP avec détail facture par facture. Contrairement au programme précédent, cette fonctionne détaille toutes les factures qui vont être prise en compte pour le calcul des commissions.. 225

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227 COMPTABILITE AUXILIAIRE - Saisie des écritures - Edition des Impayés - Edition Fin de Mois - Etat des commissions 227

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229 SAISIE DES ECRITURES COMPTABLES F7 SAISIE ENCAISSEMENTS CHEQUES OU EFFETS Ce programme ne sera utilisé que pour saisir les règlements par chèques ou effets venant régler une facture que vous avez émis (et que si la facture n'a pas été payée immédiatement à l'émission de la facturation). Vous avez sélectionné, au départ, les écritures d'encaissements chèques ou effets Le principe adopté est simple. L écriture de contrepartie Banque est automatique. Toutes les écritures que vous allez détailler dans le tableau vont être centralisées, en une écriture débit en contrepartie de votre banque. Pour les non initiés en comptabilité, et pour simplifier notre explication, le total de vos écritures saisies va générer une écriture au débit de votre banque. Donc la contrepartie Banque est automatique ce qui signifie que les mouvements BANQUE A BANQUE doivent être traités IMPERATIVEMENT par l'autre touche F3 SAISIE ECRIT BANQUE. C EST IMPORTANT! NUMERO DU CODE BANQUE Saisir le N de code banque d où est fait le dépôt (encaissement) Si ce code Banque est inconnu, le système vous propose la liste et la création éventuellement (attention, cela voudrait dire que c est une nouvelle banque!!! ) Le numéro collectif sur lequel va se générer l' écriture de contrepartie est affiché. DATE DU MOUVEMENT C est la date réelle où l opération a lieu. Attention, c est la date du jour qui est toujours proposée NUMERO DE PIECE COMPTABLE Chaque pièce comptable qui est saisie porte un numéro de pièce différent. C est une règle comptable et il faut vous conformer aux méthodes décidées par votre Chef Comptable ou Expert Comptable Ce numéro de pièce va vous être communiqué uniquement si vous validez votre saisie globale LIGNES DETAIL NUMERO DE CLIENT Ce ne peut être qu'un compte Client (commençant par 41 et comportant 7 chiffres) Si le compte Client existe, le nom de ce compte s affiche dans la fenêtre Nom Client 229

230 NUMERO DE FACTURE Obligatoire car le compte mouvementé est un compte Client. En effet, pour pouvoir imputer le règlement client, le système exige et contrôle le numéro de facture sur laquelle le règlement porte. Cette obligation permet d une part la gestion des impayés, d autre part la gestion du commissionnement des VRP Si la facture est déjà soldée ou créditrice, le système vous le signale immédiatement DATE ECHEANCE Forcez-vous à saisir cette information qui n est pas obligatoire. Elle permettra, à votre Direction, d avoir un meilleur tableau de bord de sa trésorerie Pour la saisie des Effets, cette date est très importante sinon comment définir son échéance? LIBELLE DU MOUVEMENT CREDIT Automatiquement le système affiche "Règlement Fact N et le N de Facture. Si vous voulez en changer, cherchez toujours à saisir un libellé clair et précis où l on retrouve facilement la nature du mouvement Nous vous conseillons de laisser le libellé automatique Il faut saisir un montant dans la seule colonne. Regardez la colonne à côté, elle indique le solde de la facture. Toute erreur de saisie (montant plus important que le solde # 0 vous sera signalé). Chaque fois vous pouvez passé outre. Pendant toute la phase de saisie d'un règlement, le programme vous aura aidé en vous signalant si la facture était déjà soldée ou même créditrice, il vous aura interdit d'imputer une facture autre que celles appartenant à votre client, il vous aura signalé le solde de cette facture, il vous aura signalé, en cas de solde > 0, si le montant saisi est > au solde. Avec tous ces contrôles automatiques, il vous reste très peu d'erreur possible. TOUCHE F 1 VALIDER Avant de valider, vérifier si les cumuls Débit et Crédit correspondent bien à votre pièce comptable La validation va générer les écritures saisies et générer la ou les écritures de contrepartie sur la banque sélectionnée Elle terminera pas l'édition automatique du talon de dépôt en banque. Avec l'un de ces deux exemplaires vous pourrez remettre vos chèques ou effets à la banque Le second exemplaire sera gardé en comptabilité. TOUCHE F 9 ABANDONNER A tout moment un clic sur cette touche vous permet de vous échapper sans valider votre saisie en cours. Si vous aviez commencé la saisie d'une pièce, le programme vous demandera confirmation pour quitter une pièce en cours de route sans valider. 230

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232 F3 SAISIE ECRITURES DE BANQUE Vous avez sélectionné, au départ, les écritures de Banque. Le programme vous signale que cette fonction correspond aux remboursements à vos Clients, à la saisie des impayés. Il ne s'agit pas du programme de saisie des encaissements. Le principe adopté est simple. L écriture de contrepartie Banque est automatique. Toutes les écritures que vous allez détailler dans le tableau vont être centralisées, en une écriture débit et/ou crédit en contrepartie de votre banque que vous avez sélectionnée en haut et à gauche de la fenêtre. Pour les non initiés en comptabilité, et pour simplifier notre explication, le total de vos écritures saisies en Débit va générer une écriture au crédit de votre banque, à l inverse, le total de vos écritures saisies en Crédit va générer une écritures au débit de votre banque. Donc la contrepartie Banque est automatique ce qui signifie que les mouvements BANQUE A BANQUE doivent être traités IMPERATIVEMENT par des Opérations Diverses. C EST IMPORTANT! NUMERO DU CODE BANQUE Saisir le N de code banque d où est fait le dépôt (encaissement) ou le retrait (remboursement) Si ce code Banque est inconnu, le système vous propose la liste et la création éventuellement (attention, cela voudrait dire que c est une nouvelle banque!!! ) Le numéro collectif sur lequel vont se générer les écritures de contrepartie est affiché. DATE DU MOUVEMENT C est la date réelle où l opération a lieu. Attention, c est la date du jour qui est toujours proposée NUMERO DE PIECE COMPTABLE Chaque pièce comptable qui est saisie porte un numéro de pièce différent. C est une règle comptable et il faut vous conformer aux méthodes décidées par votre Chef Comptable ou Expert Comptable Ce numéro de pièce va vous être communiqué uniquement si vous validez votre saisie globale LIGNES DETAIL NUMERO DE COMPTE Ce peut être n importe quel compte de votre comptabilité auxiliaire. ATTENTION : Chaque Société est totalement libre de codifier ses comptes auxiliaires, ce qui signifie que nous ne pouvons pas faire de contrôle de cohérence ou d incohérence sur les mouvements saisis. Les seuls contrôles effectués sont l existence ou non des comptes saisis. Si c'est un compte client, il comporte 7c et doit être supérieur à Si le compte Client ou Collectif existe, le nom de ce compte s affiche dans la fenêtre Libellé Nous vous conseillons de n'utiliser QUE DES COMPTES CLIENTS. Pour les comptes collectifs, vous disposez des O.D. pour saisir des opérations spéciales telles que Banque à Banque. 232

233 NUMERO DE FACTURE Obligatoire si le compte mouvementé est un compte Client. Voyez la remarque sur le paragraphe précédent concernant les comptes clients En effet, pour pouvoir imputer le règlement client, le système exige et contrôle le numéro de facture sur laquelle le règlement porte. Cette obligation permet d une part la gestion des impayés, d autre part la gestion du commissionnement des VRP Si le compte n était pas un compte client (ce qui ne devrait pas être votre cas) le numéro de facture n est pas contrôlé et sera considérée comme information libellé DATE ECHEANCE Forcez-vous à saisir cette information qui n est pas obligatoire. Elle permettra, à votre Direction, d avoir un meilleur tableau de bord de sa trésorerie LIBELLE DU MOUVEMENT Cherchez toujours à saisir un libellé clair et précis où l on retrouve facilement la nature du mouvement (Exemple : Règlement Fact N xxxxxxx ou Impayé sur Fact N xxxxxx ou Remb sur Fact N xxxxxx). Ces exemples sont clairs et si vous utilisez toujours les mêmes, votre comptabilité s'en trouvera plus claire. DEBIT ou CREDIT Il faut saisir un montant dans une seule colonne. La double imputation Débit + Crédit n est pas autorisée. En général et pour mémoire au Débit on trouve les dépenses («ce qui sort de la banque de votre Société»), au Crédit on trouve les recettes («ce qui rentre dans la banque de votre Société»). Si le compte imputé est un compte client, le système affiche le solde de la facture mais ne fait aucun test sur le montant saisi par rapport au solde. TOUCHE F 1 VALIDER Avant de valider, vérifier si les cumuls Débit et Crédit correspondent bien à votre pièce comptable La validation va générer les écritures saisies et générer la ou les écritures de contrepartie sur la banque sélectionnée Une édition automatique d'une page récapitulative de ces opérations va être lancée. Cette page devra être gardée en comptabilité. TOUCHE F 9 ABANDONNER A tout moment un clic sur cette touche vous permet de vous échapper sans valider votre saisie en cours. Si la pièce avait été commencée en saisie, le programme vous demandera de confirmer votre abondant de cette pièce non validée 233

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235 F4 ECRITURES DE TRESORERIE C A I S S E Vous avez sélectionné, au départ, les écritures de CAISSE Le principe adopté est simple. L écriture de contrepartie Caisse est automatique. Toutes les écritures que vous allez détailler dans le tableau vont être centralisées, en une écriture débit et / ou une écriture crédit en contrepartie de votre caisse. Pour les non initiés en comptabilité, et pour simplifier notre explication, le total de vos écritures détaillées va générer une écriture au crédit de votre caisse, à l inverse, le total de vos écritures détaillées crédit va générer une écritures au débit de votre caisse. Donc la contrepartie Caisse est automatique NUMERO DU CODE BANQUE Il est automatique. Ce Numéro est toujours le 98 pour la Caisse. Si ce code Caisse est inconnu, le système vous propose la liste et la création éventuellement Le numéro collectif sur lequel vont se générer les écritures de contrepartie est affiché. Attention, le système peut accepter la gestion de plusieurs caisses, c est pourquoi il vous laisse la possibilité de modifier le code «Banque». N utilisez pas de code d une Banque réellement sinon les écritures qui vont être générées seront inscrites dans votre Journal de Caisse et non pas dans votre Journal de Banque DATE DU MOUVEMENT C est la date réelle où l opération a lieu. Attention, c est la date du jour qui est toujours proposée NUMERO DE PIECE COMPTABLE Chaque pièce comptable qui est saisie porte un numéro de pièce différent. C est une règle comptable et il faut vous conformer aux méthodes décidées par votre Chef Comptable ou Expert Comptable Ce code vous sera communiqué lorsque vous aurez validé la pièce LIGNES DETAIL NUMERO DE COMPTE Ce peut être n importe quel compte de votre comptabilité auxiliaire. ATTENTION : Chaque Société est totalement libre de codifier ses comptes auxiliaires, ce qui signifie que nous ne pouvons pas faire de contrôle de cohérence ou d incohérence sur les mouvements saisis. Les seuls contrôles effectués sont l existence ou non des comptes saisis. Si le compte Client ou Collectif existe, le nom de ce compte s affiche dans la fenêtre Libellé Nous vous conseillons de n'utiliser que des comptes clients. Utilisez les OD pour les autres opérations portant sur des écritures autres que les clients. 235

236 NUMERO DE FACTURE Obligatoire si le compte mouvementé est un compte Client. Nous vous conseillons de n'utiliser que des comptes clients. Utilisez les OD pour les autres opérations portant sur des écritures autres que les clients. En effet, pour pouvoir imputer le règlement client, le système exige et contrôle le numéro de facture sur laquelle le règlement porte. Cette obligation permet d une part la gestion des impayés, d autre part la gestion du commissionnement des VRP Si le compte n était pas un compte client (ce qui est rare) le numéro de facture n est pas contrôlé et sera considérée comme information libellé DATE ECHEANCE information non obligatoire. Efforcez vous à mettre au moins la date du mouvement, elle permettra, à votre Direction, d avoir un meilleur tableau de bord de sa trésorerie LIBELLE DU MOUVEMENT Cherchez toujours à saisir un libellé clair et précis où l on retrouve facilement la nature du mouvement (Exemple : Règlement Fact N xxxxxxx) DEBIT ou CREDIT Il faut saisir un montant dans une seule colonne. La double imputation Débit + Crédit n est pas autorisée. En général et pour mémoire au Débit on trouve les dépenses («ce qui sort de la Caisse de votre Société»), au Crédit on trouve les recettes («ce qui rentre dans la Caisse de votre Société») TOUCHE F 1 VALIDER Avant de valider, vérifier si les cumuls Débit et Crédit correspondent bien à votre pièce comptable La validation va générer les écritures saisies et générer la ou les écritures de contrepartie sur la Caisse. Elle lancera automatiquement l'édition de la pièce comptable qu'il faudra garder en comptabilité. TOUCHE F 9 ABANDONNER A tout moment un clic sur cette touche vous permet de vous échapper sans valider votre saisie en cours 236

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238 F5 ECRITURES D OPERATIONS DIVERSES Vous avez sélectionné, au départ, les écritures d Opérations Diverses Le principe adopté est simple. L écriture de contrepartie ne peut pas être automatique. Le système va contrôler que le total de vos écritures saisies au Débit doit être rigoureusement égal au total des écritures saisies au Crédit. En cas de non balance, les écritures ne pourront pas être validées. NUMERO DU CODE BANQUE Ce numéro est toujours le 99 et il est automatique Le numéro collectif ne peut pas être connu DATE DU MOUVEMENT C est la date réelle où l opération a lieu. Attention, c est la date du jour qui est toujours proposée NUMERO DE PIECE COMPTABLE Chaque pièce comptable qui est saisie porte un numéro de pièce différent. C est une règle comptable et il faut vous conformer aux méthodes décidées par votre Chef Comptable ou Expert Comptable Ce code vous sera communiqué si vous validez la pièce LIGNES DETAIL NUMERO DE COMPTE Ce peut être n importe quel compte de votre comptabilité auxiliaire. ATTENTION : Chaque Société est totalement libre de codifier ses comptes auxiliaires, ce qui signifie que nous ne pouvons pas faire de contrôle de cohérence ou d incohérence sur les mouvements saisis. Les seuls contrôles effectués sont l existence ou non des comptes saisis. Si le compte Client ou Collectif existe, le nom de ce compte s affiche dans la fenêtre Libellé NUMERO DE FACTURE Obligatoire si le compte mouvementé est un compte Client. En effet, pour pouvoir imputer l écriture sur le client, le système exige et contrôle le numéro de facture sur laquelle le mouvement porte. Cette obligation permet d une part la gestion des impayés, d autre part la gestion du commissionnement des VRP Si le compte n était pas un compte client le numéro de facture n est pas contrôlée et sera considérée comme information libellé 238

239 DATE ECHEANCE Forcez-vous à saisir cette information si elle peut être cohérente LIBELLE DU MOUVEMENT Cherchez toujours à saisir un libellé clair et précis où l on retrouve facilement la nature du mouvement (Exemple : OD Facture xxxxx/xxxxxx si vous soldez un règlement facture sur une autre facture du même client) DEBIT ou CREDIT Il faut saisir un montant dans une seule colonne. La double imputation Débit + Crédit n est pas autorisée. Ici les comptes mouvementés pouvant être de nature totalement différente, nous ne pouvons pas vous indiquer de moyen mnémotechnique pour vous donner le sens des mouvements TOUCHE F 1 VALIDER Avant de valider, vérifier si solde est nul, sinon la pièce sera refusée La validation va générer les écritures saisies (elle ne génère aucune écriture de contrepartie et pour cause! ) Elle provoquera également l'édition de la pièce comptable qu'il faudra garder en comptabilité. TOUCHE F 9 ABANDONNER A tout moment un clic sur cette touche vous permet de vous échapper sans valider votre saisie en cours 239

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241 EDITION FACTURES CREDITRICES B U T Pourquoi avez-vous des Factures Créditrices? Deux conditions peuvent intervenir pour rendre une facture créditrice : Le client peut avoir trop réglé (le client à réglé un montant supérieur à la facture) Vous avez imputé un règlement sur une facture du client alors que le client réglait une autre. Dans ce cas, vous vous trouvez avec la situation suivante : Une facture reste impayée, une autre est créditrice Quand doit-on éditer cet état? Peut-être serait-il souhaitable de lancer une "RESTRUCTURATION des impayés" avant d'utiliser ce programme? A - Lorsque votre exercice comptable sera achevé, vous devrez éditer l état des Factures Clients Créditrices de façon à ce que votre Expert comptable puisse vérifier vos comptes Clients B - Avant de lancer les lettres de relances. En effet, certaines factures peuvent être impayées alors que ceci résulte d une mauvaise imputation lors du règlement 241

242 DATES DU... AU Pour effectuer une vérification avant l édition des lettres de relances, les dates sélectionnées devront être : du : 01/01/1958 par exemple (date la plus éloignée dans le temps pour que toutes les factures anciennes soient prises en compte) au : date du jour de l édition (de manière à avoir tous les mouvements) Pour le BILAN, ces dates seront : du : 01/01/1958 (voir explication plus haut) au : Date du dernier Jour de votre Exercice Comptable à clôturer TOUCHES IMPRESSION ECRAN OU IMPRIMANTE Cette touche permet de valider votre saisie et de lancer, sur papier blanc, l édition de l état TOUCHE F 9 QUITTER Permet de quitter immédiatement l écran sans aucune validation COMMENT UTILISER CET ETAT ET POURQUOI FAIRE? Périodiquement et surtout avant de lancer la procédure d édition des lettres de relances, il vous faut rapprocher cet état avec la liste des impayés par client. Toute anomalie dûe exclusivement à une erreur d imputation du règlement sur une facture, devra être corrigée immédiatement par O.D. (Débit et Crédit sur le même Client mais en imputant la facture créditrice sur l écriture Débit et l autre facture impayée sur la ligne écriture Crédit) Cette opération vous permettra d obtenir une gestion normale de vos comptes clients et de ne pas relancer à tord des clients qui auraient payé leurs factures 242

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245 SOLDE AUTOMATIQUE DE CERTAINES FACTURES B U T Pour quelques centimes d écart en + ou en -, des factures peuvent se situer dans la liste des Impayés ou dans la liste des Factures créditrices. Ces modiques écarts proviennent essentiellement des écarts dans le calcul de la TVA entre le calcul de l ordinateur et celui de votre Employé chez le Client. Il provient également du fait que le client «arrondisse» le montant de son règlement. Ces centimes constituent une véritable plaie pour les comptables qui doivent saisir deux écritures d O.D. pour solder chaque facture. Devant l insistance de la demande, nous avons développé cette fonction. Nous vous demandons de vérifier ces écarts avant de lancer cette fonction. En comptabilité il est courant de dire «qu un écart de un centime peut cacher de très gros écarts». A vous de bien gérer votre comptabilité! Ce programme solde la facture par une écriture comptable, et libèrera les commissions qui seraient éventuellement bloquées par cet écart. COMPTE COLLECTIF DE PERTE C est le numéro de compte collectif sur lequel vont être portées les écritures de «Perte» c est à dire le montant de manque à gagner (le règlement est inférieur au montant de la Facture) Il est obligatoire. Chaque Société étant libre de sa codification, nous ne pouvons pas le proposer automatiquement. Nous vous demandons de garder le compte COMPTE COLLECTIF DE PROFIT C est le numéro de compte collectif sur lequel vont être portées les écritures de «Profit» c est à dire le montant de gain (le règlement est supérieur au montant de la Facture) Il est obligatoire. Chaque Société étant libre de sa codification, nous ne pouvons pas le proposer automatiquement Nous vous demandons de garder le compte MONTANT MAXIMUM DU SOLDE A CLOTURER Composer le montant maximum du solde (généralement 0,50) Le système réagit au-delà de 3,00 TOUCHE F 1 VALIDER Un clic sur cette touche va valider votre saisie et générer les écritures soldant les factures dont le règlement serait supérieur au montant saisi dont le règlement serait inférieur au montant saisi TOUCHE F 9 QUITTER Un clic sur cette touche ou un clic sur le haut et droite de l écran ( x ) permet de s échapper de l écran sans qu aucune écriture soit générée. 245

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247 INTERROGATION SITUATION D'UN COMPTE CLIENT BUT A tout moment et en temps réel, vous pouvez connaître la situation comptable d'un compte Client. N DE CLIENT SELECTION Composer le code client à consulter TOUTES LES FACTURES = détail de toutes factures soldées ou non FACT NON SOLDEES = détail uniquement de ce que doit le client, les factures totalement Payées n'apparaissent pas. DATE DU AU C'est la période sur laquelle vous voulez interroger un compte. N'oubliez pas que, plus vous remontez loin dans le compte, plus vous obtiendrez des renseignements intéressants IMPRESSION SUR ECRAN OU IMPRIMANTE Si vous utilisez l'imprimante, le document édité correspond à un relevé de compte. Il pourrait éventuellement être envoyé au client 247

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249 LES ETATS COMPTABLES 249

250 RESTRUCTURATION DES IMPAYES B U T Le fichier des Impayés est un fichier "Extra Comptable" c'est à dire que nous ne l'avons pas intégré, par mesure de sécurité, aux écritures comptables. Cette précaution nous permet de gérer ce fichier en toute liberté. Certaines factures peuvent rester impayées alors qu il peut s agir tout simplement d erreur d imputation dans les règlements (vous trouvez, dans la liste des factures créditrices, des soldes trop payés correspondant aux factures insuffisamment soldées). Nous avons souhaité vous apporter une aide substantielle dans la seule mesure où nous pouvions réagir. Partant du principe que votre fichier des impayés est un fichier «Extra Comptable» dans le sens que seules les écritures comptables font partie intégrante de la comptabilité, ce module exécute les contrôles suivants : Pour chaque Client : A - Calcul du solde comptable du compte Client à partir du fichier Ecritures Comptables. B - Si le solde comptable du Client n est pas équilibré (Total des Débits différent du Total des Crédits) aucune action n est entreprise sur le fichier des Impayés de ce client C - Si le solde comptable du Client est équilibré (Débits = Crédits), cela signifie que le compte client entier est soldé, cela signifie également que ce client ne peut pas avoir logiquement des impayés. Partant de ce principe, nous allons visiter toutes les factures de ce client dans le fichier des Impayés du client. Toutes les factures qui ne sont pas soldées (en trop payé ou pas assez) nous les soldons d office sans écritures comptables puisque celles-ci sont correctes et ne doivent pas être touchées. Cette opération n étant faite que sur ces comptes clients soldés, elle ne vous dispense pas de vérifier les états des impayés par rapport à l état des factures créditrices. I M P O R T A N T : Avant d utiliser ce module, il est important que vous lanciez d abord le programme de solde automatique afin de solder les factures de quelques centimes. 250

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252 EDITION DES IMPAYES SUR UNE PERIODE B U T Ce module permet d éditer les impayés, classés par client, sur une période déterminée. Pour le Bilan, cet état est nécessaire. Il doit être édité le dernier jour de l exercice comptable c est à dire après avoir enregistré les dernières informations du dernier mois comptable. Sinon, comme ce fichier est mis à jour en temps réel à chaque mouvement de facturation, des règlements de clients, d enregistrements des impayés clients ou encore par les opérations diverses sur les clients, cette édition ne sera plus utile pour votre Chef Comptable. DATE DEBUT DATE FIN Pour le Bilan, la date début doit être la plus lointaine (début d utilisation du système, exemple 01/01/1958) jusqu'à la date du dernier jour de l exercice comptable. Pour vos pointages ou besoins autres, ces dates sont libres. Sachez toutefois que ce sont ces dates qui conditionnent les recherches des impayés. Toute date en amont ou aval de votre sélection ne sera pas prise en compte. Ces dates correspondent aux dates de factures saisies sur votre ordinateur (et qui sont impayées) 252

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255 ETAT DES IMPAYES PAR DATE D'ANCIENNETE B U T Ce module va vous permettre d éditer la liste de vos impayés classée par date d ancienneté de facture. Les deux dates qui vous sont demandées d introduire correspond à la sélection que vous souhaitez. Plus la date début est lointaine, plus le système recherchera dans le temps. Toute date de facture impayée en amont ou en aval de votre sélection sera ignorée 255

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257 EDITION JOURNAUX AUXILIAIRES PROVISOIRES B U T A tout moment vous pouvez, pour des besoins de pointage, éditer l un ou totalité des journaux auxiliaires avec une sélection de n importe quelle période. (liberté totale) Cependant, des arrêtés fiscaux (par exemple règlement de la TVA) obligent le Service Comptable à arrêter les comptes tous les mois. Cette procédure a été appelée ici «Clôture FIN DE MOIS». Sans entrer dans le dédale de la comptabilité, sachez que «clôturer» un mois cela signifie que toutes les écritures saisies pour ce mois considéré vont être centralisées sur des comptes collectifs et vont permettre d effectuer les déclarations (dans notre exemple : la TVA encaissée ou remboursée). Comme ces écritures ont été recensées et déclarées définitives auprès de votre Cabinet Comptable, il faut les geler c est à dire ne plus pouvoir les voir apparaître dans le prochain état de centralisation sinon, comme dans notre exemple, vous allez déclarer plusieurs fois la même TVA ce qui serait très grave pour votre trésorerie. Le module de «CLOTURE FIN DE MOIS» va éditer et générer les centralisations sur les collectifs. En effet, les Journaux auxiliaires définitifs ne vont prendre que les écritures du mois comptable clôturé. Pour vous être agréable et faciliter votre tâche, il vous sera possible d éditer des «Journaux Etat de Contrôle» Ces états de contrôle n ont aucune vocation comptable, ils ne vous serviront que pour vos pointages. SELECTION JOURNAUX BANQUE, CAISSE, O.D., VENTES, TVA Sélectionner selon votre besoin. L'édition sans contrepartie permet d'obtenir un journal brouillard où seules les écritures sur les comptes apparaissent. La contrepartie du compte collectif (banque ou caisse) n'apparaît pas volontairement. Bien entendu ce type de journal n'est pas équilibré mais permet de connaître, par exemple, son fonds de caisse réel de la journée ou de la période sélectionnée. DATE DEBUT... DATE FIN... Etat Contrôle pour pointage : Aucune contrainte sur les dates. Contrairement à la clôture d un mois, vous pouvez sélectionner plusieurs mois. I M P O R T A N T xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Selon l organisation comptable et les décisions qui seront prises par votre Chef Comptable ou Expert Comptable, ce système comptable offre la possibilité de continuer à saisir des écritures comptables sur un mois clôturé. Bien que très opposé à cette solution, cette disposition a été développée à la demande de notre Clientèle. 257

258 Si cette façon de procéder est mise en place dans votre Société, il y aura lieu de s assurer, chaque mois, qu'aucune écriture n ait pas été saisie pour les mois précédents. (tableau de bord) Si cette façon de procéder est, comme nous le devinons, de clôturer un mois et ne plus revenir en arrière, il suffit de modifier le paramètre date exercice dans le fichier Société. (date du 1 er jour du mois qui suit le mois clôturé). Ainsi plus aucune écriture ne pourra être saisie sur les mois précédents. 258

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260 ETAT DES COMMISSIONS AUX VRP Déroulement de cette fonction L édition de l état prépaie des commissions doit se dérouler suivant un schéma immuable. Chaque phase des opérations que nous allons citer a son extrême utilité. Nous décrivons, ci-dessous les 4 phases obligatoires pour pouvoir gérer convenablement cette procédure 1 - Lancer la procédure «SOLDE AUTOMATIQUE» Elle permettra d épurer les factures impayées pour quelques centimes et qui vont bloquées les commissions, puis Restructuration des Impayés et, selon votre service comptable, l'édition des Factures Créditrices 2 - Suite à édition des Factures Créditrices Corriger, s'il y a lieu, les erreurs d'imputation de règlements 3 - Lancer l édition de l état Définitif Automatiquement toutes les commissions à payer disparaissent définitivement. Il ne vous plus possible de rééditer cet état par mesure de sécurité 4 - Lancer l édition des Impayés par VRP (2 fois) Il est impératif d éditer cet état car il accompagnera l état définitif qui sera remis au Salarié. Le double sera conservé par le service PAIE. Cet état doit être immédiatement édité avant TOUTE autre saisie sinon il risque d'être périmé très rapidement. Une fois l édition de l état Définitif achevé, TOUTES les commissions à PAYER disparaissent (sont considérées comme réellement payées) Il ne sera plus possible de revenir en arrière. BUT Ce module va vous permettre de visualiser ou d éditer l état définitif des commissions VRP Chaque Société ayant sa propre organisation commerciale et des périodicités de calculs de paie différentes, nous ne pouvons pas vous conseiller sur la meilleure formule à adopter. Cependant, quelques explications sur le principe de calculs du système permettront de vous apporter les réponses aux questions que vous êtes en droit de vous poser. Nous avons vu, dans la saisie d'une facture, que vous disposiez de 2 grandes possibilités : le Salarié n est jamais commissionné (c est fort simple, le taux de commission est à zéro) le Salarié est commissionné sur ses démarches commerciales 260

261 Si le Salarié est commissionné le Salarié est commissionné sur l encaissé. Cela signifie que pour être commissionnée, la facture émise doit être intégralement payée par le Client. En cas d'impayé, la totalité de la commission est récupérée (à déduire), il en est de même pour les avoirs dont la facture a été payée en commission. COMMISSION SUR L ENCAISSE La commission n est acquise et payable que lorsque la facture est soldée (payée par le Client) Si une commission a été payée (réellement) au salarié et que, pour une raison précise vous vous voyez dans l obligation d annuler la dite facture par un avoir, automatiquement le système va déduire et récupérer la commission versée à tord. Cette commission sera inscrite la colonne à déduire. Si une commission est versée (normalement car la facture était soldée) et qu un incident de paiement intervient dans le règlement sur client (impayé), cette commission est déduite et récupérée. Si une commission a été déduite et que la facture soit soldée le mois suivant, la commission redevient exigible et payable pour le salarié Votre travail quotidien vous permet de saisir en temps réel les factures et les règlements, ce qui met à jour les calculs de commissions. Tout ce qui est saisi rentre dans les commissions, aussi bien les factures que les règlements. C est important de le savoir afin d éditer cet état le moment propice. IMPORTANT : Avant de lancer ce module, pensez que certaines factures peuvent être en état d impayé pour quelques centimes (arrondi de TVA). Les commissions sur l encaissement resteront bloquées même pour ces quelques centimes d impayés. Alors, pensez, avant d éditer l état définitif, de lancer le module «SOLDE AUTOMATIQUE» qui va solder comptablement les dites factures impayées. (voir Solde Automatique) SORTIE SUR ECRAN ou SUR IMPRIMANTE Vous pouvez visualiser sur l écran la simulation du calcul définitif des commissions. ETAT DEFINITIF OUI ou NON NON = L état visualisé est toujours NON définitif, sinon, si vous avez utiliser l option Imprimante, cela signifie que l état ne sera pas définitif (permet de procurer un double pour votre service PAIE) OUI = Seulement que si l option imprimante a été retenue. L état sera définitif et les commissions à payer disparaîtront (c est normal) Pensez à éditer immédiatement les impayés par VRP 261

262 CODE VRP A ne saisir exclusivement que pour la visualisation écran. Inutile et inexploité pour l édition sur l imprimante TOUCHE F 1 VALIDER Permet de valider la saisie et lancer la fonction TOUCHE F 9 QUITTER Permet de quitter immédiatement l écran de saisie sans rien valider 262

263 CLOTURE D'UN MOIS COMPTABLE : FIN DE MOIS BUT Avant de clôturer un mois, il est IMPERATIF que vous ayez procédé à la saisie de toutes les écritures comptables d'un mois Pour des raisons fiscales en cours d exercice et pour clôturer l exercice en cours, vous serez amenés à lancer cette procédure qui consiste en : Arrêter les comptes de la comptabilité auxiliaire pour un mois donné (clôturer un mois comptable) Edition d un état récapitulatif des écritures transférées en comptabilité générale (cumuls débits et crédits de tous les collectifs mouvementés dans le mois). Ces écritures de comptabilité générale ne sont pas traitées par ce module, elles peuvent faire l'objet d'un additif à cette application. Vérifier, en allant dans le Menu "Tableau de Bord des Ventes", que le solde général du mois à clôturer est bien à zéro. (voir explication de ce Menu". Ce solde est impérativement à zéro si aucun incident technique ou matériel ne s'est produit durant toutes les opérations saisies dans ce mois comptable. En cas de solde différent de zéro, nous contacter car vous ne devez pas clôturer un mois qui n'est pas équilibré. Sortir l'état définitif des Commissions aux VRP. DATE DU à DATE AU Cette sélection est importante puisqu elle correspond aux dates de saisie des écritures dans le mois. Si vous clôturez un mois, n oubliez pas de mentionner le 1 er jour du mois (01) et surtout le dernier jour du mois du calendrier (31,30,29 ou 28) sinon vous risquez d oublier des écritures enregistrées le 1 er ou à la fin d un mois. CLOTURE FIN EXERCICE Le fait d'avoir clôturer un mois, pour un exercice comptable en cours, n empêche pas la possibilité de revenir sur un mois clôturé et saisir des écritures «oubliées». Cette possibilité n'est valable que si vous reclôturer, à nouveau, ce mois rectifié et que votre Chef Comptable ou Expert comptable en tienne compte pour les déclarations fiscales et de bilan. Si vous "modifiez" des écritures sur des années clôturées dans les bilans, notre responsabilité est totalement dégagée. ETAT EN EDITION Ce programme va lancer, sur l'imprimante "LASER" tous les états suivants : - Journaux auxiliaires Banque - Journaux auxiliaires Caisse 263

264 - Journaux auxiliaires Opérations Diverses - Journaux auxiliaires Ventes - Journaux des Achats d'objets mis en Dépôt Vente - Le tableau de bord des collectifs - Et va effacer tous les cumuls entrées-sorties en stock. Cette édition est très rapide, s'il vous faut 2 exemplaires, relancer la clôture. 264

265 EDITION DU GRAND LIVRE DES ECRITURES B U T Cette fonction permet d éditer, à tout moment, la liste des écritures comptables contenues dans chaque compte Clients ou Fournisseurs d'objets en dépôt. Vous pouvez utiliser cette fonction pour tous travaux de vérification et pointage de vos comptes et surtout pour le Bilan car c est un document comptable officiel. Vous aurez également à utiliser ce programme si vous éliminez les écritures de + 5 ans SELECTION DU GRAND LIVRE Vous pouvez, EXCLUSIVEMENT selon les souhaits de votre Chef Comptable ou Expert Comptable, choisir entre 2 options différentes pour le Bilan : Avec historique complet (c est à dire avec le détail de toutes les écritures depuis l utilisation de cette application comptable. ) Avec le détail de toutes les écritures de l exercice en cours (sélectionné) et avec le report à nouveau (en solde) des écritures antérieures à l exercice (sélectionné) Uniquement une seule feuille qui comportera le total général de votre grand livre (pour contrôles avec le Chef Comptable uniquement) DATE DEBUT ET DATE FIN (exercice) Pour le bilan, ce sera votre période de début d utilisation de cette application jusqu'à la date de fin d exercice comptable (exemple : 01 janvier 1955 au 31 décembre 1999 = de la date la plus ancienne possible jusqu'à la date de fin de votre exercice). En effet, il faut demander à votre système d aller rechercher TOUTES les écritures anciennes sur vos fichiers sinon votre état sera erroné. Pour vos pointages, c est la période que vous souhaitez sélectionner SELECTION DES COMPTES A PRENDRE EN COMPTE Pour le bilan ce sont TOUS vos comptes qu il faut sélectionner. Depuis le plus petit (en codification) jusqu au plus grand (en codification) ( à ) pour les clients et ( à ) pour les Fournisseurs d'objets en dépôt. Pour votre pointage ponctuel, vous choisissez les comptes que vous souhaitez Nous nous permettons d'insister sur le fait que ce document est une pièce comptable qui vous sera réclamée par votre Service Comptable (et Expert Comptable) et vous sera réclamée pour tout contrôle de votre comptabilité. Ce document avec historique complet est à archiver soigneusement chaque année au même titre que les autres pièces telles que journaux fin de mois, factures, etc

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267 EDITION DES BALANCES EDITION TABLEAU BORD COMPTES COLLECTIFS B U T Cette fonction permet d éditer, à tout moment, la liste des cumuls écritures comptables contenues dans chaque compte Clients et éditer, sur la même ligne les cumuls débit crédit et le solde du compte. (c'est la balance carrée) Vous pouvez utiliser cette fonction pour tous travaux de vérification et pointage de vos comptes et surtout pour le Bilan car c est un document comptable. Elle vous permet, en outre, d'éditer le tableau de bord des Ventes et Collectifs du mois ou d'une période ainsi que la Balance des Fournisseurs d'objets en dépôt. SELECTION DE LA BALANCE Vous pouvez choisir entre 3 options différentes : Balance des comptes Clients Balance des comptes Fournisseurs d'objets en dépôt Tableau de bord des Ventes effectuées dans le mois ou sur une période 267

268 DATE DEBUT ET DATE FIN (exercice) Pour le bilan, ce sera votre période de début d utilisation de cette application jusqu'à la date de fin d exercice comptable (exemple : 01 janvier 1955 au 31 décembre 1999 = de la date la plus ancienne possible jusqu'à la date de fin de votre exercice). En effet, il faut demander à votre système d aller rechercher TOUTES les écritures anciennes sur vos fichiers sinon votre état sera erroné. Pour vos pointages, c est la période que vous souhaitez sélectionner SELECTION DES COMPTES A PRENDRE EN COMPTE Pour le bilan ce sont TOUS vos comptes qu il faut sélectionner. Depuis le plus petit (en codification) jusqu au plus grand (en codification) ( à ) Pour votre pointage ponctuel, vous choisissez les comptes que vous souhaitez Pour les comptes Fournisseurs ( à ) Pour les comptes collectifs, ils sont à 8 chiffres et commencent par le chiffre 1 268

269 BON DE COMMANDE D'UNE LICENCE LOGICIEL LOCATION POUR L'INSTALLER DANS NOTRE SOCIETE Renseignements Obligatoires sur votre Société pour créer le CDROM INSTALLATION Raison sociale : (30c maxi) Adresse Rue 1 : (30c maxi) Adresse Rue 2 : (30c maxi) Code Postal Ville R.C. : (5c) : (24c maxi) : (30c maxi) SIRET + APE : (40c maxi) N LICENCE PROVISOIRE DONNE PAR LE LOGICIEL LGLOC Donné par le logiciel à l'installation. L'inscrire ici Renseignements complémentaires sur votre Société Téléphone client : FAX du Client : Personne à contacter : Prix en version Mono poste : 785 HT y compris le contrat de maintenance 12 mois inclus Le contrat de maintenance : 191 HT par an et par tacite reconduction Bon commande à expédier à Date de la commande : / / Sté Informatic Cachet et Signature + chèque(s) Madame Vincent Paez d'une valeur globale de 938,86 TTC 12 bis, Rue de la Touche LE PERRAY En Yvelines 269

270 ACCORD DE LICENCE Concession de licence INFORMATIC ci-après dénommé "IENET" vous autorise à utiliser un exemplaire du programme du logiciel ci-inclus, sur un seul terminal connecté à un seul ordinateur (à savoir une seule unité centrale) pour la version monoposte ou sur plusieurs terminaux à la fois dans la version multipostes et ceci sur un seul point de vente en réseau local. Propriété "IENET" dispose de tous les droits d'auteur (définis par la loi du 1er Juillet 1992) sur le logiciel et sur toute copie autorisée dans le cadre de la présente licence. Vous prendrez en conséquence toutes les mesures nécessaires à la protection desdits droits. Vous pouvez soit (a) faire une copie du logiciel uniquement à des fins de sauvegarde ou d'archivage, soit (b) transférer le logiciel sur un support unique à condition de conserver l'original à des fins de sauvegarde ou d'archivage. Le prêt, la location ou le transfert du logiciel à un autre utilisateur est strictement interdit. Toute duplication de la documentation ou des cd manuels accompagnant éventuellement le logiciel est strictement interdit. Un numéro de licence correspond à un seul utilisateur, propriétaire de la documentation et du cd d'installation originale. Durée, résiliation La présente licence est consentie pour une durée indéterminée sous réserve des dispositions suivantes: Tout manquement de votre part aux termes et conditions de la présente licence conférera à "IENET" la faculté de résilier automatiquement la présente licence sans préavis et sans préjudice des autres recours dont pourra disposer "IENET". En cas de résiliation, vous vous engagez à retourner à "IENET", sans délai et sur simple demande le logiciel et sa copie de sauvegarde Contrat de Maintenance et Télé assistance Un contrat de maintenance et télé assistante est proposé à l'utilisateur. La souscription à ce contrat donne droit à une télé assistance téléphonique, à la gratuité des améliorations apportées au logiciel. Ce contrat est souscrit pour une période d'un an que l'utilisateur pourra reconduire ou non. Si l'utilisateur souhaite ne plus souscrire au contrat, il ne pourra plus avoir accès à la télé assistance ni aux améliorations du logiciel. Garantie et responsabilité "IENET" garantit que le logiciel répond aux fonctionnalités prévues dans les descriptifs publiés par elle concernant le logiciel, dans un environnement dans lequel il à été prévu. En cas de modification de cet environnement indépendant de la volonté de "IENET", ou en cas d'utilisation non conforme au manuel d'utilisation du logiciel, la présente garantie ne s'appliquerait

271 plus. Au cas où cette garantie s'applique, elle est expressément limitée à la mise en conformité du logiciel, ou au seul choix de "IENET", au paiement d'une indemnité qui sera au plus égale au prix public conseillé pour la licence d'utilisation du logiciel concerné, à l'exclusion de toute autre indemnité, quelle qu'elle soit. La présente garantie s'applique pour une durée d'une année suivant la date d'acquisition et est conditionnée au retour dans les trente jours du cd d'installation et d'une lettre comportant votre numéro de licence. Il est précisé que l'utilisateur doit, en fin de chaque journée d'utilisation du logiciel, procéder à une sauvegarde du répertoire contenant le logiciel et la base de données, le tout, sur un support différent chaque jour (1 support par jour dans la semaine). "IENET" ne pourra pas être tenue pour responsable d'un manque de la part de l'utilisateur qui n'aurait pas effectué régulièrement la sauvegarde et qui aurait perdu l'ensemble de ses données. "IENET" insiste pour que chaque ordinateur utilisant le logiciel soit protégé par un onduleur. Ce matériel permettant de limiter les problèmes dûs à des fluctuations de tension électriques ou d'arrêt d'alimentation électrique. D'autre part, en cas d'utilisation d'un "hub" en mode réseau interne, ce boitier "hub" doit être impérativement protégé par l'onduleur. Nonobstant ce qui précède, "IENET" ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de quelque dommage, direct ou indirect, causé à vous même ou à un tiers, notamment, à titre purement indicatif et non limitatif, les manques à gagner, dépenses, pertes de logiciel, détérioration ou pertes de données, détérioration ou pertes de matériel supportés par vous ou par un tiers, y compris les frais de récupération de telles pertes ou détérioration.