1 EVALUATION DES OFFRES ET NEGOCIATIONS

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1 CERN LIBRARIES, GENEVA CM-P EXTRAIT DU REGLEMENT INTERNE APPLIQUE PAR L'ADMINISTRATION DANS L'ATTRIBUTION DES MARCHES DU CERN 1 EVALUATION DES OFFRES ET NEGOCIATIONS 1.0 Ouverture et évaluation des offres reçues La procédure d'ouverture des offres a pour objet de garantir que la concurrence a été loyalement respectée. L'évaluation des offres reçues a pour objet d'identifier l'offre la plus avantageuse Une offre reçue dans le cadre d'une demande d'offres après la date limite indiquée sur la demande est à rejeter. Toutefois, le chef du Service des Achats peut, au vu des circonstances, autoriser de brefs dépassements de la date limite L'ensemble des offres reçues par le Service des Achats dans le cadre d'une demande d'offres est transmis simultanément à l'utilisateur L'ouverture des soumissions reçues dans le cadre d'un appel d'offres est faite par le Service des Achats en présence d'un représentant de la Division utilisatrice et de l'audit Interne, au moins quatre jours calendaires après la date limite d'envoi des soumissions. Il est dressé, en un seul exemplaire gardé au Service des Achats, procès-verbal des résultats significatifs de l'ouverture Le personnel du CERN qui a eu connaissance des résultats des offres ou des soumissions reçues est tenu d'en garder le secret jusqu'à ce qu'une décision soit prise. Est considérée comme une faute grave toute divulgation des conditions commerciales des concurrents, notamment des prix ou des écarts de prix. Le Service des Achats et, pour les marchés très importants, les membres du Directoire et le chef du Département des Finances sont seuls habilités à donner certaines indications aux concurrents une fois que la décision a été prise.

2 Après l'ouverture des offres, qui doivent répondre pleinement aux conditions du dossier, il faut analyser soigneusement les conditions commerciales établies par les soumissionnaires, notamment: les prix (structure, composition, erreurs de calcul), les clauses de révision de prix, s'il y a lieu, le taux de change entre le franc suisse et la monnaie du soumissionnaire, les conditions de paiement demandées par le soumissionnaire si elles diffèrent de celles souhaitées par le CERN, les conditions de garantie, les conditions diverses entrant ou susceptibles d'entrer en conflit avec celles du CERN. Il convient en outre de vérifier: si les offres sont signées et datées, si elles ont été établies en bonne et due forme Toute offre non conforme aux conditions de l'appel d'offres peut être rejetée. En cas de rejet global des offres, les responsables techniques et commerciaux analyseront les causes du rejet en vue de réviser la spécification technique ou le cahier des charges ou l'ensemble du projet, s'il y a lieu Après l'ouverture des offres, seuls des éclaircissements ou des rectifications n'altérant pas le contenu essentiel de l'offre sont admis. Les erreurs manifestes contenues dans une offre sont corrigées par le CERN. Dans le cas d'une soumission, la correction doit être confirmée par écrit par le soumissionnaire. Sont considérées comme erreurs manifestes: l'erreur d'addition ou de multiplication des chiffres figurant dans l'offre ou dans la soumission, le calcul fait sans justification avec une quantité autre que celle demandée par le CERN, le prix unitaire qui, de toute évidence, diffère du prix réel d'un facteur de dix, cent ou mille.

3 3 En règle générale, le Département des Finances est seul habilité à mener toute discussion destinée à amener un soumissionnaire à clarifier, à préciser ou à rectifier son offre, sauf dans le cas où il s'agit de questions techniques sans effet possible sur les conditions financières ou commerciales Pour évaluer une offre, il est tenu compte du coût des prestations ou des fournitures, du coût de leur utilisation, de leur valeur technique, du délai d'exécution et de la capacité du soumissionnaire On obtient le coût des prestations ou des fournitures en additionnant: le coût de l'objet du contrat Rendu domaine du CERN, les frais d'installation et de mise en service sur le domaine du CERN, s'il y a lieu Les offres à prix fermes sont comparées avec les offres à prix variables en appliquant la formule de révision à ces derniers, selon les normes définies par le Comité des Finances Le supplément de coût dû à l'éloignement du soumissionnaire, qui comprend notamment: les frais de voyage des membres du personnel du CERN responsables de l'exécution du marché, frais d'expédition des fournitures propriété du CERN, nécessaires à l'exécution du marché, n'est pas pris en considération, à moins qu'il ne soit hors de proportion avec la valeur du marché Le coût d'utilisation se réfère notamment aux consommations, à l'entretien et/ou au service après vente (quantité de pièces de rechange nécessaires, disponibilité et niveau de prix de celles-ci, nombre d'interventions annuelles, coût moyen par intervention, etc.) La valeur technique des offres est déterminée à partir des caractéristiques et des performances garanties, de la fiabilité des méthodes de fabrication, de l'expérience des soumissionnaires, des références de ces derniers. * Il est fait cependant référence au document CERN/FC/2302, qui définit les cas où les adjudications sont faites sur la base de prix FOB (A l'usine).

4 Si le délai d'exécution proposé dans l'offre la moins disante est supérieur aux exigences du CERN, on tient compte de l'offre satisfaisant le mieux les intérêts de l'organisation en attribuant éventuellement le marché à un soumissionnaire autre que le moins disant Dans la mesure du possible, les facteurs d'évaluation sont chiffrés en fonction des critères définis dans l'appel d'offres Si une offre, exceptionnellement, n'est pas formulée en francs suisses, on l'évalue selon le cours du change en vigueur à la date limite pour l'envoi des offres. 1.1 Négociations avec les offrants et les soumissionnaires Les offres ou les soumissions les mieux placées du point de vue prix, et notamment la moins disante, sont soumises à un examen détaillé afin de vérifier que la spécification technique ou le cahier des charges ont été bien compris, l'offre ou la soumission correspond en tous points aux conditions techniques, commerciales et juridiques posées par le CERN dans la demande d'offres ou dans l'appel d'offres. Si tel n'est pas le cas et si l'offre ou la soumission n'a pas été rejetée pour raison de non-conformité avec la spécification technique ou le cahier des charges, le CERN cherche à obtenir des éclaircissements de la part des offrants ou des soumissionnaires Du point de vue prix, les éclaircissements préalables au choix du fournisseur à retenir ne peuvent avoir qu'un seul but, celui de rendre l'offre ou la soumission conforme aux conditions posées par le CERN dans la demande d'offres ou dans l'appel d'offres. De tels éclaircissements peuvent résulter: un prix inchangé ou une augmentation de prix, une diminution de prix Si une diminution de prix obtenue lors d'éclaircissements définis en a pour effet de rendre la moins disante une offre ou une soumission qui ne l'était pas au moment de l'ouverture des offres - compte tenu, le cas échéant, de la correction des erreurs manifestes - la nouvelle situation ainsi créée doit être approuvée par:

5 le chef du Service des Achats pour les marchés inférieurs ou égaux à francs suisses, le chef du Département des Finances pour les marchés compris entre et francs suisses, le Directeur de l'administration pour les marchés dépassant francs suisses Lorsque le meilleur offrant maintient, dans les conditions définies en 1.1.0, son refus d'accepter certains principes commerciaux ou juridiques importants du CERN, le chef du Département des Finances peut, afin d'éviter un traitement inégal des fournisseurs, rejeter l'offre la moins disante d'un marché ne dépassant pas francs suisses, à condition que les désavantages de l'acceptation de l'offre suivante ne soient pas démesurés Si dans la demande d'offres ou dans l'appel d'offres il a été stipulé que le CERN se réservait le droit de partager le marché, le Service des Achats engage des négociations avec le fournisseur classé second et, en cas d'un partage du marché en trois parties, avec le troisième, afin de rapprocher le plus possible son ou ses prix de celui de la meilleure offre. Toutefois, quelle que soit la réduction du prix ainsi obtenue: le fournisseur placé en première position avant les négociations ne peut pas obtenir moins de la moitié du marché en cas de partage en deux, ni moins d'un tiers en cas de partage en trois parties, le fournisseur placé en deuxième position ne peut pas, le cas échéant, obtenir une partie du marché inférieure à celle du troisième. Pour des raisons techniques, des dérogations mineures peuvent être apportées à cette réglementation. Elles demeurent exceptionnelles et sont de la compétence du chef du Service des Achats Les prescriptions formulées en 1.1.2, visant les éclaircissements relatifs aux offres s'appliquent, mutatis mutandis, dans les situations de partage de marché définies ci-dessus, aux fournisseurs placés respectivement en deuxième ou en troisième position au moment de l'ouverture des offres.

6 Lorsque pour une raison quelconque le choix du fournisseur aùquel il est proposé d'attribuer le contrat doit être reporté, par exemple en attendant la décision du Comité des Finances, le Service des Achats peut engager des négociations avec un fournisseur autre que le meilleur offrant. Cependant, les avantages obtenus lors de telles négociations, notamment une réduction de prix ou un prix ferme au lieu d'un prix sujet à variation, ne peuvent avoir aucune influence sur le choix du fournisseur à retenir ni figurer dans aucune proposition d'adjudication; mais dès lors que le fournisseur a été choisi, les avantages ainsi obtenus feront partie du contrat à passer Les prescriptions de s'appliquent également aux propositions spontanées des fournisseurs après l'ouverture des offres Si le CERN est amené à modifier le contenu technique ou commercial d'une demande ou d'un appel d'offres, notamment les méthodes techniques et les délais d'exécution du marché ou les quantités requises, il est procédé: à une demande ou un appel d'offres révisés, si les modifications techniques ne sont pas considérables et/ou si l'on s'attend à ce que la différence de prix entre la meilleure offre révisée et celle déjà obtenue ne dépasse pas l'écart séparant la première et la troisième offre, à une nouvelle demande ou un nouvel appel d'offres, s'il y a des changements importants dans la spécification technique et/ou si l'on s'attend à une différence de prix dépassant: l'écart entre la première et la troisième offre, % de la meilleure offre En cas d'une consultation renouvelée, seront approchés: les quelques offrants les moins disants, pour une révision des offres, tous les offrants retenus techniquement, pour une nouvelle demande ou un nouvel appel d'offres.

7 7 Dans le cas d'une offre révisée, les soumissionnaires ne peuvent pas changer la monnaie de l'offre ni rendre fermes les prix initialement révisables; cependant, les prescriptions de concernant les avantages obtenus s'appliquent, le cas échéant, aux offres révisées. Dans le cas d'une nouvelle demande ou d'un nouvel appel d'offres, la liberté des soumissionnaires d'offrir des nouveaux prix n'est limitée d'aucune manière.