Gestion électronique de documents

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1 you can Canon ADOS Architecture for Document Services TM Gestion électronique de documents

2 Gestion électronique de documents ADOS Les exigences complexes posées à la gestion des documents requièrent des solutions créatives. Or, le système de gestion électronique de documents ADOS est une réponse aux défis d aujourd hui. Un environnement en constante évolution nécessite une capacité d adaptation rapide. La gestion électronique de documents ADOS est un investissement stratégique offrant les conditions optimales pour des processus flexibles. La clé du succès La gestion électronique de documents garantit un traitement rapide de l information. La tendance à l administration décentralisée devient de plus en plus marquée aujourd hui. Des structures plus horizontales requièrent l accès des collaborateurs aux informations importantes, en tout temps et partout. Les systèmes de gestion électronique de documents assurent la recherche, la récupération, la distribution et la maîtrise rapides et flexible des informations, de manière à faciliter les prises de décisions dans les entreprises, indépendamment du lieu. L organisation et l optimisation de la qualité des processus et des services grâce à la gestion électronique de documents amènent des avantages par rapport à la concurrence, réduisent les coûts, améliorent le niveau de sécurité et assurent que toutes les données de l entreprise soient entièrement révisables. Avantages de la gestion électronique de documents : Disponibilité instantanée des informations gain de temps (Time to market) Pas de recherche fastidieuse et pas d erreur d archivage économies Autorisations d accès aux informations sécurité Accès simultané de plusieurs collaborateurs aux informations productivité Archivage révisable et protégé contre la falsification Diminution des travaux de routine motivation des collaborateurs Evolutivité optimale protection de l investissement Simplicité de l interface utilisateur utilisation facile

3 La gestion des informations est une compétence pour l avenir CAPTURE GESTION PARTAGE STOCKAGE CONFORMITÉ ADOS 80 % de toutes les informations dans les entreprises sont disponibles sous forme de documents et non dans des banques de données. 10 à 20 % de tous les documents sont classés sans pouvoir être retrouvés ou ne sont pas disponibles car ils sont en traitement. Chaque accès à un dossier ou à ses documents prend 10 à 30 minutes en moyenne. La gestion de l information représente la compétence clé pour l avenir. La gestion professionnelle de documents est la base du succès d une entreprise. La gestion de documents équivaut à la gestion de la qualité. 3

4 Descriptif du produit ADOS ADOS est un logiciel client serveur dédié à la gestion électronique des documents, axé sur les processus de documents de tout genre, aussi bien des documents scannés que des documents électroniques variés d une entreprise comme les fichiers Office, les s, les listes d impression (COLD) ou les documents issus de systèmes ERP. Ces documents doivent être archivés et gérés librement, puis être mis à disposition des collaborateurs d une organisation en tout temps et partout. ADOS permet une recherche, un tri et un regroupemant aisés des informations contenues dans les documents. met tous les documents, y compris leurs données d indexation, rapidement à la disposition des utilisateurs. peut être intégré sans problème dans une infrastructure logicielle et matérielle existante. est conforme à tous les standards courants de l industrie. est intuitif et d utilisation simple. Comment les documents sont-ils archivés? L archivage se fait à partir de postes de travail décentralisés ou par le biais de processus gérés de manière centralisée, tels que le traitement des listes d impression COLD, l archivage automatique des s à partir des systèmes Microsoft Exchange ou Lotus Notes, ou l intégration de documents issus de systèmes ERP. Grâce à sa structure modulaire et la possibilité de personnaliser les critères d indexation, ADOS garantit une évolutivité optimale du système et une adaptation flexible aux besoins du client. Comment les documents sont-ils trouvés, organisés et traités? Qu il s agisse d une recherche selon des critères relationnels, hiérarchiques, ou s appliquant à tous les dossiers et types de document, ou qu il s agisse simplement d une recherche intuitive, les informations sont retrouvables de manière très flexible, soulignant la souplesse et la convivialité d ADOS. Le contrôle des versions et la maîtrise de documents intégrée (workflow) créent la condition idéale au traitement des documents axé sur les processus et donc à la gestion de documents au sens propre du terme. Comment les documents sont-ils gérés? La disponibilité en ligne des documents sur tous les réseaux, assortie d une sécurité d accès maximale, assure des avantages concurrentiels pour les entreprises de toute taille. Les documents disponibles pour toute l entreprise sont tous stockés de manière centralisée sur des supports de données magnétiques ou optiques. L application rigoureuse des standards informatiques garantit une sécurité d exploitation maximale et une intégration optimisée aux réseaux existants. 4

5 La gestion de tous les documents est la base du succès d une entreprise Avantages d ADOS QUALITÉ DES PROCESSUS Disponibilité de tous les documents indépendamment de leur emplacement Documents des clients en ligne Organisation flexible des processus et diminution des cycles de traitement QUALITÉ DU SERVICE Disponibilité en ligne de tous les documents Recherche et traitement efficaces Disponibilité instantanée des informations Distribution immédiate des informations importantes CONTRÔLE Recherche flexible par la navigation dans les documents Contrôle efficace des rapports jusqu aux documents originaux RÉDUCTION DES COÛTS Diminution des coûts de papier et de photocopie Coûts d archivage réduits (matériel, locaux) AVANTAGES CONCURRENTIELS Gain de temps dans le traitement des dossiers (Time to market) Développement plus rapide des produits grâce à la disponibilité des informations en ligne Gestion de données pertinentes pour la qualité SÉCURITÉ Autorisations d accès Communication sécurisée Duplication automatique des données Sécurité contre les pannes 5

6 Fonctions d ADOS u r Réc pérer & gére ADOS NAVIGATOR Recherche, tri, regroupement et maîtrise de documents ADOS Navigator permet la recherche, l interrogation, le tri, le regroupement et la maîtrise de documents. Les profils d utilisateurs personnels et la structure claire des processus et des documents optimisent les processus de travail. ADOS VIEWER Visualisation, envoi, traitement, impression de documents ADOS Viewer permet l affichage des documents du système de gestion électronique de documents ADOS. La convivialité et la fonctionnalité d ADOS Viewer permettent de traiter, d imprimer et d envoyer des documents. 6

7 ADOS est disponible partout sur le Web ADOS CLIENT WEB Recherche et traitement de documents dans le navigateur Internet Aujourd hui, il doit être possible de trouver, de traiter, de distribuer et de mettre à disposition des informations et des documents, quels que soient le lieu et l heure. Sans aucune installation, le client ADOS Web constitue un moyen idéal d accéder aux documents ADOS sur l ensemble de la plate-forme via le navigateur Web, tout en respectant de manière absolue les normes de sécurité d ADOS. La sécurité des données va de soi Une communication sécurisée et la sécurité des données sont particulièrement importantes lorsque l on accède à Internet. ADOS WEB Access supporte bien sûr les communications par SSL. Le traitement et l envoi de documents sont possibles de la même manière que dans les applications ADOS. La structure et l organisation du Web sont basées sur les applications ADOS afin de mettre à disposition de l utilisateur une interface équivalente dans le navigateur Web. 7

8 ADOS permet l importation de tout type de documents C a pturer & a rch iv er ADOS CAPTURE CLIENT Numérisation, saisie, indexation et archivage des documents... ADOS Capture Client prépare les documents pour l archivage, avec des données d indexation définies pour l application. Tous les processus de la saisie des documents papier peuvent être adaptés à vos exigences spécifiques. La sélection flexible des réglages pour la numérisation, le traitement d image, la reconnaissance des codes à barres et l indexation garantissent un emploi aisé. La numérisation et l archivage simultanés des documents assurent quant à eux un gain de temps. ADOS COLD Génération de documents à partir de listes d impression et de documents en provenance d un mainframe... Assurant la qualité des informations en les distribuant de manière optimale, ADOS COLD traite rapidement et automatiquement les listes d impression de tout format en provenance des systèmes mainframe et garantit une distribution optimale des informations. L indexation s effectue automatiquement et est lue directement à partir des documents. 8

9 ADOS réduit le volume de papier et économise les coûts d impression ADOS OFFICE LINKS Saisie et archivage de documents en provenance de toutes les applications MS Office Les documents Microsoft Office quotidiens peuvent être classés directement et aisément, sans impression, au moyen des liens Office ADOS. EXPLORER INTEGRATION Archivage direct de documents à partir d Explorer... A l aide d ADOS Explorer, les documents quotidiens peuvent être enregistrés simplement à partir de Windows Explorer ou du bureau Windows, ce qui réduit considérablement le volume de papier. 9

10 ADOS s intègre aux systèmes et aux applications existants Archiver & int é g re r ADOS MFP INTEGRATION Numérisation, saisie, indexation et archivage directs à partir de systèmes multifonctions ADOS Integration MFP permet de saisir, d indexer et d archiver des documents papier directement à partir de systèmes multifonctions centralisés. Un document est classé, indexé et archivé sur l écran de l appareil après avoir été numérisé Document scanné 2 Sélection de la catégorie 3 Indexation 3 ADOS ActiveX Integration Intégration d autres applications et processus... Moyennant l interface ADOS ActiveX, les fonctions de gestion électronique de documents d ADOS supportent de manière optimale les autres processus des sociétés et s intègrent directement dans les applications. L interface ADOS est entièrement intégrée au produit. ADOS permet ainsi de développer des intégrations dont la compatibilité est assurée, aussi dans le futur. 10

11 ADOS archive les s des systèmes de messagerie modernes MESSAGING SYSTEM INTEGRATION Archivage automatique des s et fichiers joints ADOS est la réponse au problème de l archivage et de l enregistrement du flot d s provenant des systèmes de messagerie modernes. Comme c est le cas pour les fax et la correspondance, les s sont confiés à un archivage structuré et révisable par ADOS Messaging Integration. En plus d alléger la charge de la mémoire du système de messagerie tout en permettant des économies, ADOS Messaging System Integration garantit un enregistrement sans faille de la correspondance électronique externe. Microsoft Exchange Triés selon la date, la taille, le destinataire et le statut, les s et les fichiers joints sont archivés automatiquement dans la structure de gestion électronique de documents ADOS, sans nécessiter ube intervention de l utilisateur. Celui-ci continue à consulter les informations qu il reçoit par e- mail dans Microsoft Outlook. IBM Lotus Notes Les utilisateurs d IBM Lotus Notes ont la possibilité d archiver directement leurs s et leurs fichiers joints dans la structure de gestion électronique de documents ADOS. Les documents sont indexés automatiquement ou manuellement. 11

12 ADOS relie les processus et les documents Traiter & m a îtriser WORKFLOW INTÉGRÉ ADOS Maîtrise et traitement des documents axés sur les processus... La qualité des processus est un facteur compétitif. Parallèlement, de nombreuses entreprises doivent faire face aux défis que représentent la décentralisation croissante et le respect de dispositions légales. Le Workflow intégré ADOS permet d optimiser les processus commerciaux et de les rendre vérifiables et transparents. Chaque document d une entreprise peut être relié à un processus de manière flexible. Le Workflow intégré ADOS supporte les processus liés à un nombre indéfini de documents et d informations d une entreprise. Le suivi des documents ADOS est clairement affiché dans ADOS Navigateur et se distingue par une configuration des processus particulièrement simple. Des tâches comprenant des délais peuvent être exécutées manuellement, automatiquement ou être déléguées, et des documents peuvent être ajoutés ou traités. Les notifications en fonction d incidents particuliers complètent l ensemble des fonctions. 12

13 ADOS protège les documents contre la falsification SIGNATURE NUMÉRIQUE ADOS Protection de tous les documents contre la falsification... La signature numérique apposée sur les documents électroniques garantit l authenticité des informations. Les contenus non falsifiés et la preuve de l identité de la source de l information peuvent uniquement être garantis par un archivage des documents totalement sécurisé contre la falsification. Les documents ADOS portent une signature numérique. Lors de chaque recherche d un document, le serveur ADOS la vérifie afin de s assurer que chaque utilisateur reçoit exclusivement des informations non falsifiées. Archivage des informations protégé contre la falsification Chaque document ADOS est protégé contre tout abus par une signature numérique et stocké immédiatement après avoir été archivé par le serveur ADOS. Vérification automatique de l authenticité des documents Chaque appel d un document ADOS entraîne un contrôle de la clé publique du document. Les informations peuvent être appelées uniquement si la signature numérique du document a été vérifiée par le service de certification du serveur ADOS et si le document n a pas été modifié depuis son archivage. Preuve de l authenticité des informations Le service ADOS Server gère les paires de clé grâce à une procédure standardisée. La clé privée sert à signer les documents et est protégée contre tout accès par le système d exploitation du serveur ADOS. La clé publique est disponible dans l architecture du système ADOS et peut être utilisée par les auditeurs afin de prouver l authenticité des informations. 13

14 ADOS est le serveur de contenu pour SAP C onne cteur ADOS SA P CONNECTEUR ADOS pour SAP 6.0 Archivage des documents entrants et sortants Grâce à la gestion et au contrôle méthodiques de leurs processus, les entreprises tournées vers l avenir posent les fondements de leur succès durable. SAP soutient une entreprise au niveau de la conception et de l organisation stratégiques de ses processus commerciaux. Les informations et les documents constituent une partie importante de chaque processus et doivent être gérés de manière sûre et avantageuse. Le logiciel client serveur ADOS permet de gérer toutes les informations de manière centralisée et de relier en même temps les processus SAP à leurs documents correspondants. Archivage des documents entrants Archivage des documents sortants et des fichiers de données Appel de tous les documents directement à partir de SAP Les documents entrants et électroniques peuvent être archivés dans ADOS directement à partir de l interface utilisateur SAP. Les applications ADOS sont entièrement intégrées aux scénarios d archivage de SAP et supportent l ensemble des fonctions de codes à barres SAP. L indexation des documents est reprise directement à partir des processus SAP. Le connecteur ADOS pour SAP met à disposition des processus d archivage automatiques pour les documents sortants, tels que les listes d impression SAP. Parallèlement, l ensemble des données de réorganisation issues de SAP peut être sauvegardé dans ADOS afin de décharger la mémoire et de réduire les coûts du stockage des données de SAP. Si celles-ci doivent être utilisées ultérieurement, il est possible de les transférer à nouveau au système SAP. Une intégration complète signifie que tous les documents gérés par ADOS peuvent être appelés directement depuis les applications SAP. ADOS se charge alors de la reproduction des documents reliés à des applications SAP. SAP Certified Integration 14

15 ADOS est compatible avec tous les standards importants Plates-formes ADOS La structure modulaire des plates-formes ADOS permet d exploiter pleinement toutes les possibilités techniques des systèmes client/serveur. ADOS se distingue ainsi par une vitesse et un débit de données particulièrement élevés. PLATES-FORMES Serveur ADOS Système d exploitation : Microsoft Windows 2000, 2003 Base de données SQL Oracle, SQL Server, DB2 Périphériques de stockage RAID, NAS, SAN, juke-boxes et supports de données optiques Réseaux TCP/IP Clients ADOS Système d exploitation : Microsoft Windows 2000, XP Scanner ISIS, KOFAX, TWAIN STANDARDS Interface Microsoft ActiveX Reconnaissance et traitement de codes à barres OCR/OMR Interface du serveur de contenu SAP Numérisation ISIS Numérisation KOFAX Logiciel et matériel Numérisation TWAIN Scanner de documents Serveur Back-up à un endroit sûr (délocalisé) 15

16 ADOS s intègre à votre infrastructure IT Structurer & développer Serveurs, bases de données et supports de stockage SERVEUR Le serveur ADOS assure la disponibilité de tous les documents. tient compte des autorisations d accès individuelles des utilisateurs. assure un contrôle des versions et une gestion des processus de workflow des documents. stocke les informations à coût optimal sur différents supports de données. offre la sécurité contre les pannes grâce à la sauvegarde et la reprise sur incident (failover) automatiques. Le serveur ADOS met les documents à la disposition des utilisateurs dans l ensemble de l entreprise. Une exploitation optimale des moyens de stockage et du réseau est obtenue grâce à l architecture système de pointe. BASE DE DONNÉES Le système de gestion électronique de documents ADOS mémorise les informations d indexation et de contrôle des documents dans une base de données SQL. Des possibilités de révision complètes sont ainsi assurées. ADOS utilise les plates-formes de base de données SQL les plus répandues : Oracle Microsoft SQL Server DB2 SUPPORTS DE STOCKAGE Supports magnétiques et optiques : évolutifs, rapides et sûrs La capacité de stockage, la vitesse, le coût d archivage et la sécurité constituent des critères décisifs. Afin de satisfaire aux exigences en matière de vitesse d accès en ligne et d archivage de longue durée des documents, ADOS permet l emploi des moyens de stockage de données les plus divers, répartis selon les besoins. Supports de stockage magnétiques RAID/DAS, NAS, SAN Supports de données optiques ou juke-boxes MOD, UDO Plasmon : R/W et WORM 16

17 ADOS est évolutif et extensible à volonté Editions ADOS PERSONAL EDITION La solution pour système ADOS dans un environnement de bureau personnel. L édition ADOS Personal permet la gestion optimale des documents papier et MS Office sur l ordinateur individuel. WORKGROUP EDITION La solution idéale pour les groupes de travail et départements. L édition ADOS Workgroup est une solution performante et avantageuse destinée aux départements et groupes de travail comptant 5 utilisateurs maximum. Les scanners de documents et les appareils multifonctions peuvent être intégrés de manière simple et évolutive. Les documents sont mis à la disposition des utilisateurs via une recherche relationnelle et une recherche plein texte. STANDARD EDITION La solution pour les moyennes à grandes entreprises ayant un réseau et une banque de données centralisés. L édition ADOS Standard est la solution pour les moyennes à grandes entreprises disposant d un réseau et d une banque de données centralisés. Elle permet l utilisation de supports optiques et de juke-boxes, des supports RAID, NAS, SAN et du scannage avec reconnaissance de codes à barres tout en mettant à disposition un Report Management COLD, un workflow intégré et l accès à Internet. Que serait le monde sans croissance? ADOS grandit tout simplement en même temps que les besoins de votre entreprise qu il soutient de manière optimale afin qu elle réussisse. Il va de soi que toutes les éditions ADOS sont entièrement compatibles et extensibles facilement et à tout moment. 17

18 ADOS offre une structure d organisation décentralisée En te rp rise sc a l e multi-serveurs et multi-sites ENTERPRISE EDITION La solution pour les entreprises décentralisées ayant un réseau et une base de données répartis. L édition ADOS Enterprise offre aux entreprises réparties entre différentes implantations une structure d organisation décentralisée avec une gestion centrale. L édition ADOS Enterprise permet l emploi d un nombre illimité de serveurs ADOS, supportant tous les modules, toutes les intégrations et interfaces. Accès à distance aux documents stockés sur un serveur ADOS éloigné Réplication de documents entre emplacements pour l optimisation de l accès en ligne Sauvegarde centrale de documents d un ou de plusieurs emplacements sur un serveur de sauvegarde ADOS 18

19 ADOS est un investissement stratégique Architecture for Document Services ADOS est l architecture optimale pour la gestion de documents développée spécialement pour les exigences élevées des entreprises tournées vers l avenir. ADOS soutient le caractère individuel de la recherche de documents, un traitement des informations axé sur les processus et un archivage sécurisé des données critiques pour toute l entreprise. ADOS met à la disposition des sociétés de toute taille, un logiciel client serveur de pointe pour l ensemble de l entreprise afin d optimiser les documents et les processus. ADOS ADOS CAPTURE GESTION PARTAGE STOCKAGE CONFORMITÉ 19

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