CONVENTION DE MISE A DISPOSITION SALLES COMMUNALES EMILE ROUSSEAU

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1 CONVENTION DE MISE A DISPOSITION SALLES COMMUNALES EMILE ROUSSEAU ENTRE : Monsieur le Maire, agissant es-qualité en vertu des délibérations du 25 septembre 2014 et du 24 octobre 2013, Désigné ci-après LE PROPRIÉTAIRE ET Monsieur et Madame :... Adresse : ci-après dénommé LE LOCATAIRE Il a été convenu, arrêté et accepté, ce qui suit : Le propriétaire met à la disposition du locataire : la salle Emile ROUSSEAU Pour la date du :... De.. à... Pour y exercer l activité suivante :... Nombre de participants :... Au prix de :... Montant des arrhes :... Montant de la caution : 600 Date et heure de l état des lieux sortant et de la remise des clés :... Référent(s) sécurité :... Coordonnées de la (des) personne(s) à contacter en cas d urgence : Le locataire reconnaît avoir souscrit une police d assurance responsabilité civile couvrant tous les dommages pouvant résulter de l activité exercée dans l établissement au cours de l utilisation des locaux mis à disposition. Cette police porte le numéro... A été souscrite le... Auprès de...

2 Fait en double exemplaire, le A. Pour le Maire, Le régisseur, Le locataire,

3 RÉGLEMENT INTÉRIEUR LOCATION DES SALLES EMILE ROUSSEAU Préambule Ces dispositions sont prises en application des articles L et suivants du code Général des Collectivités Territoriales. La municipalité reste prioritaire sur l utilisation des salles. Elle se réserve le droit de refuser une location. Les salles sont gérées et entretenues par la commune du Plessis-Macé avec pour objectif la mise à disposition de lieux de rencontre et de rassemblement permettant des réunions et autres manifestations. L utilisation des salles est soumise à la signature d une convention de mise à disposition, toute sous-location est strictement interdite. Article 1 : les locataires I -Les associations a) Associations communales Les associations peuvent réserver les salles pour une activité régulière ou une utilisation ponctuelle liée à une réunion ou manifestation. Les associations s engagent à ne pas servir de prête-nom pour masquer les utilisations de particuliers, ou d associations extérieures. La location se fait sous la responsabilité du Président d association. b) Les associations de communes extérieures à la celle du Plessis-Macé Celles-ci peuvent louer la salle, selon la disponibilité, pour des activités ponctuelles après validation du bureau municipal. II - Les habitants, les entreprises ou autres organismes a) Habitants de la commune du Plessis-Macé Les salles sont louées aux particuliers pour des réunions à caractère familial ou amical. b) Entreprises, et autres organismes et habitants non résidents de la commune du Plessis-Macé Après examen au cas par cas, les salles Emile ROUSSEAU peuvent être louées aux entreprises et autres organismes pour des opérations professionnelles et aux habitants non résidents de la commune du Plessis-Macé

4 Article 2 : les Conditions de location Les préinscriptions de location des salles s établissent par demande orale ou écrite au secrétariat de la mairie Téléphone : La réservation ne sera validée, sauf annulation par nécessité, qu après le dépôt, au plus tard quinze jours après la préinscription, auprès du régisseur des salles, du dossier complet se composant des pièces suivantes : La convention de mise à disposition signée par les deux parties, Une attestation d assurance Responsabilité Civile valide pour le jour de la location fournie par le locataire, Un chèque d arrhes Article 3 : les Conditions financières Le Conseil Municipal fixe chaque année les tarifs de location, le montant des arrhes ainsi que celui de la caution. Une fois le dossier complet reçu par le régisseur des salles Emile ROUSSEAU, le locataire doit verser le solde de la location au moment de la remise des clés. Les arrhes Les arrhes correspondant à 30% du montant de la location, sont demandées au moment de la constitution du dossier d inscription. Ils seront encaissés à la réservation. Le solde est versé au moment de la remise des clés. En cas de désistement, le demandeur est tenu d informer, par écrit le régisseur des salles. La Commune conserve les arrhes versées sauf pour des cas biens particuliers après examen de cette demande par le Bureau Municipal. Les réservations faites pour des sépultures sont dispensées du versement du montant des arrhes. La caution Afin de responsabiliser le locataire, une caution est exigée. Les associations communales fourniront un chèque de caution qui sera valable pour l année civile. Les associations hors commune fourniront un chèque de caution à chaque location. Celleci constitue une avance sur les frais de remise en état et de nettoyage dont la totalité est supportée par le locataire. Son montant fixé à , garantit d éventuelles dégradations du matériel et des locaux. Cette caution, en cas de dégradation constatée après l état des lieux, n est restituée qu après paiement par le locataire de l intégralité des dommages. Si les dégradations dépassent le montant de la caution, la Commune du Plessis-Macé se réserve le droit de poursuivre le locataire pour le solde du restant dû. Si aucun dommage n est constaté, le chèque de caution est restitué.

5 Article 4 : Les assurancesa Le locataire des locaux doit justifier d une assurance couvrant les biens lui appartenant, les dommages causés aux personnes, aux biens immobiliers et mobiliers, et en général tous les dommages pouvant engager sa responsabilité aussi bien dans les locaux loués que dans ses abords immédiats. Dans ce cadre, la Commune du Plessis-Macé ne peut être tenue pour responsable en cas de perte, vol ou accident, concernant les effets ou objets laissés dans les locaux. Sur l attestation d assurance, faisant partie du contrat de location, doit apparaître le nom de la salle, les jours et horaires d utilisation. Article 5 : Le rangement r et le nettoyage n Tables et chaises : Les tables et chaises doivent être, nettoyées par le locataire et remises à l endroit où elles se trouvaient initialement, conformément aux instructions affichées dans la salle. Cuisine WC Lavabos appareils électroménagers : Ils doivent être nettoyés et en parfait état de propreté et de fonctionnement au moment de l état des lieux. Salles : Le locataire doit procéder au rangement et doit balayer les locaux. Abords : Le nettoyage des abords est à la charge du bénéficiaire (ramassage des papiers, bouteilles, mégots..). Poubelles : le locataire doit procéder au tri sélectif. Article 6 : les Conditions d utilisation Remise des clés et états des lieux La remise des clés se fera par le régisseur. Le contact téléphonique s effectue par le numéro : Les clés sont rendues au moment de l état des lieux en présence du locataire et du régisseur de la salle. Si les locaux ne sont pas correctement nettoyés et/ou rangés, le régisseur le stipule dans l état des lieux, un exemplaire est remis au locataire, un autre est transmis à la municipalité du Plessis-Macé. En cas de perte des clés, il est facturé le coût au locataire. La responsabilité du locataire Pendant la location, la présence du locataire dans la salle est requise. Il prend les dispositions de surveillance et de protection nécessaires. Tout matériel lourd à bord métallique et saillant est interdit sur le sol sans la pose préalable d une protection

6 adéquate. La collectivité décline toute responsabilité en cas de vol. Le locataire se doit de respecter les conditions de propreté, l heure limite (2 h du matin sauf pour la soirée de la St Sylvestre) et le nombre maximal de participants admis, tels qu ils sont indiqués dans la convention de mise à disposition. En cas de non respect du règlement, la responsabilité personnelle du locataire est engagée. La sécurité et capacité des salles Le nombre de participants maximum en station debout pour la Grande salle Emile Rousseau est de 240 personnes et 50 personnes pour la petite salle Emile Rousseau. Ces chiffres sont impératifs. En cas de dépassement, l organisateur serait civilement responsable des conséquences. Le locataire est capable de : - Connaître et appliquer les consignes en cas d incendie, notamment pour ce qui concerne les dispositions mises en œuvre pour l évacuation des personnes en situation d handicap ; - Prendre éventuellement les premières mesures de sécurité ; - Assurer la vacuité et la permanence des cheminements d évacuation jusqu à la voie publique ; D une manière générale, le locataire interdit toute activité dangereuse et respecte les dispositions légales d hygiène et de sécurité, en particulier : La circulation des utilisateurs doit être libre aux abords, à l intérieur des salles et à proximité des issues de secours ; Les sorties de secours doivent être dégagées à tout moment, le non respect de cette consigne engagera la responsabilité du locataire et pourra entraîner l arrêt immédiat de la manifestation ; Les blocs de secours, les issues de sécurités doivent rester visibles ; Les installations techniques, de chauffage, ventilation, projection, éclairage, sonorisation, lutte contre le feu ou électriques ne doivent pas être modifiées ou surchargées ; Les objets apportés par les locataires devront être retirés des salles avant la fin de la période de location ; Il est interdit d ajouter ou de modifier les installations existantes (ex : pointes dans la charpente, pose de punaises ou utilisation de matériau autocollant sur les murs, les vitres et autres structure du bâtiment) ; Aucun matériel de cuisson ne devra être introduit dans les salles communales (four, barbecue, bouteille de gaz ) ; Il est interdit d y introduire des animaux. En cas de sinistre le locataire doit obligatoirement - Prendre toutes les mesures nécessaires pour éviter la panique, - Assurer la sécurité des personnes, - Ouvrir les portes de secours, - Alerter les pompiers ( ), SAMU (15)

7 - Alerter l un des élus indiqués sur les documents affichés dans les salles. - Un poste de téléphone est mis à disposition pour les numéros d urgence. Il est, en outre rappelé que les dispositions relatives à l ivresse publique sont applicables, notamment l interdiction de vendre des boissons alcoolisées aux mineurs de moins de 18 ans, que l accès aux équipements est interdit aux personnes en états d ébriété. Enfin, la salle ne peut abriter des activités contraires aux bonnes mœurs. En cas d ouverture d un débit de boisson temporaire, le locataire sollicite une demande d autorisation auprès du Maire de Le Plessis-Macé (commune où se situe la salle) et effectue les déclarations nécessaires. Location de vaisselle L utilisateur des salles a la possibilité de louer la vaisselle (verres, assiettes et couverts) ou uniquement des verres. Cette location vient en sus de la location des salles. Le stationnement Le stationnement dans la cour d honneur de la Mairie est interdit y compris pour les organisateurs. Seules les livraisons lourdes et encombrantes peuvent être faites par l entrée située face au parking de la Mairie ou par la cour intérieure de la Mairie. Les véhicules doivent impérativement être enlevés après livraison à l exception des véhicules frigorifiques. Nuisances sonores Le locataire se doit d éviter toutes nuisances sonores pour les riverains des salles. Il garantit l ordre public sur place, aux abords des salles et sur le parking. Il évite les cris et tout dispositif bruyant (pétard, feux d artifices, radio sur le parking ). La propreté Le nettoyage des salles, de leurs matériels et des abords est à la charge du locataire. Si le lieu n est pas rendu dans un état satisfaisant il est notifié dans l état des lieux et la collectivité peut faire procéder à un nettoyage au frais du bénéficiaire. Une facture détaillée est transmise au domicile du locataire pour règlement. Le matériel abîmé est mis de côté pour l état des lieux. Les services techniques viennent constater les dommages. La facture est transmise au domicile du locataire. La fermeture des lieux Avant de quitter les lieux : - le locataire s assure de l absence de risque d incendie, d inondation ou d intrusion, - il procède à un contrôle de la salle, de ses abords - il vérifie que les lumières sont éteintes, - il vérifie la fermeture des portes, des fenêtres, des issues de secours et des robinetteries - il dépose les ordures dans les containers ou poubelles prévus à cet effet situés à l extérieur

8 Article 7 : les Conditions d annulation Pour tous les cas non prévus au règlement, les décisions seront prisent par le Bureau Municipal du Plessis-Macé. Article 8 : Le locataire s engage à respecter et à faire respecter ce règlement Les organisateurs devront laisser toutes les possibilités au Maire de pénétrer dans les salles à tout moment (ou son mandant). Le Maire se réserve la possibilité de restreindre ou d interdire pour chaque personne ou association l utilisation des salles. En cas de non respect global du règlement, la Commune du Plessis-Macé se réserve le droit de ne plus relouer les salles Emile ROUSSEAU à ce locataire. En cas de problème technique les jours de location, des numéros de téléphone sont affichés dans les salles. Le locataire reconnait avoir pris connaissance du présent règlement et s engage à le respecter. Il certifie avoir : - pris connaissance des consignes générales et particulières de sécurité, - procédé en présence du régisseur ou de son représentant à une visite de la ou des salle(s) objet de la location, et à une reconnaissance e des voies d accès et des issues de secours. - reçu une information sur la mise en œuvre de l ensemble des moyens de secours. Signature du Locataire,