Février Novanet-IS. Suite progicielle WEB pour l Assurance. Description fonctionnelle

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1 Novanet Février 2007 Novanet-IS Suite progicielle WEB pour l Assurance Description fonctionnelle

2 Novanet-IS Description fonctionnelle 1 Définition 3 2 La production (module WEBACTION) 6 3 Relation Client (CRM) Gestion des contrats Comptabilité Sinistres Régles de gestion, Workflow Courriers-types Requêtes GED (Gestion électronique de documents) EXTRANET Multilingue Multidevises Intégration WEB.34 LEADER Informatique Lille, Paris Bruxelles leaderinfo@leaderinfo.com Informations, démonstrations : 2

3 1 DEFINITION. 1.1 Aspects Fonctionnels NOVANET est une suite progicielle couvrant de larges domaines fonctionnels à destination des : o Compagnies ou mutuelles d assurance o Intermédiaires o Courtiers grossistes o Plate-formes de gestion ou de services (production ou sinistres) C est une solution qui compte parmi ses points forts : Sa technologie WEB (JAVA J2EE / Hibernate) La Gestion de la relation Client (CRM) La possibilité de créer des produits (toutes branches) en quelques jours Une personnalisation possible par un langage intégré de règles de gestion, permettant de créer des processus Workflow dans tous les domaines : Clients/prospects (CRM / marketing), Contrats, sinistres, flottes Une GED (Gestion électronique de documents) performante et associée au Workflow. Dans les grandes lignes, NOVANET permet de : o Créer des produits d Assurance multi assureurs / toutes branches o Diffuser des produits d assurance via un réseau d apporteurs o Gérer la production d assurance o Gérer des polices à aliments : flottes auto, immeubles, transport o Gérer le portefeuille sur le plan administratif et commercial o Calculer et éditer les quittances o Gérer les comptes clients : encaissements, décaissements, etc.. o Tenir la comptabilité tiers : compagnies, apporteurs 3

4 o Gérer les sinistres o Disposer d une GED (Gestion Electronique de Documents) performante o D automatiser des traitements batch (requêtes, flux, éditions, etc..) NOVANET est une suite progicielle modulaire, les modules pouvant fonctionner en mode autonome pour une fonctionnalité spécifique ou en collaboration avec d autres modules. Le module WEBACTION (Production) sera utilisé dans un contexte compagnie ou gestion déléguée, le module Workflow concerne de nombreux domaines mais sera particulièrement apprécié par les plates-formes de gestion. Les possibilités de paramétrage de NOVANET sont très poussées et très puissantes, de manière à s adapter parfaitement au besoin exprimé. 4

5 1.2 Aspects techniques NOVANET fonctionne en technologie WEB. Tous les modules sont écrits nativement pour le WEB : technologie JAVA J2EE ( Hibernate ) ou MICROSOFT. L accès aux applications se fait à partir du navigateur Internet Explorer en mode Intranet, Extranet ou Internet. Les avantages de cette technologie ne sont plus à démontrer : Utilisation de l application n'importe quand et n'importe où dans le monde. Sans ajout de logiciels sur le poste client, l accès au service est universel et banalisé. Un simple navigateur Internet suffit. Réduction des coûts : Exigence moindre en terme de postes clients (des modèles anciens fonctionneront très bien avec cette technologie). Coûts de communication forfaitisés dans un accès de type ADSL. Maintenance locale réduite au bon fonctionnement du navigateur WEB. Déploiement et mise en service immédiat et souple. Architectures n/tiers performances optimisées. Logiciel centralisé, mise à jour unique pour tous les utilisateurs. Interface Homme machine graphique et ergonomique. NOVANET est compatible avec de nombreuses base de données : MySQL, SQL SERVER, ORACLE.. Le module WEB ACTION (calcul des tarifs et stockage des devis) est écrit en technologie ASP de Microsoft. Il est cependant parfaitement intégré fonctionnellement aux autres modules de NOVANET. Cette technologie permet d écrire les tarifs dans un langage quelconque (VB, DELPHI, Foxpro ). Nos équipes sont disponibles pour transmettre le savoir-faire et/ou participer au projet d intégration de NOVANET dans l informatique existante de nos clients. Grâce à sa technologie, NOVANET-IS est commercialisé sous deux formes - Mode ASP (application hébergée) - Mode Intranet (cession de licence et contrat de maintenance) Sécurité : Interface avec annuaire LDAP existant. Accès possible en mode https (cryptage) utilisation d un certificat. Active X (pilotage scanner et courriers) signés. 5

6 LA PRODUCTION Module WEBACTION Tant en interne que pour le réseau d apporteur (mode EXTRANET), WEBACTION est l outil de tarification / devis et de production intégré à NOVANET ou autonome. Il s agit d un outil de tarification pour toutes les branches d Assurances. Les parties recueil des données utiles à la tarification et présentation des résultats (primes, formules, garanties ) sont assurées par le progiciel (paramétrage). Les tarifs sont programmés dans un langage quelconque (permettant de produire un objet COM / DCOM). En regard d une solution paramétrage, la programmation des tarifs offre des avantages certains (surtout dans un contexte WEB) : - Pas de limite algorithmique : règles, alertes, méthodes tarifaires, etc.. - Objet logiciel commun pour la tarification/production interne, pour les apporteurs, pour le terme et pour la publication de tarifs sur Internet. - Pas plus complexe à réaliser qu une solution de paramétrage poussée qui revient à de la programmation. Les documents produits par WEBACTION sont soit des documents WORD (fusion) ou des PDF. Ecran de saisie totalement personnalisé par paramétrage en fonction du tarif utilisé. 6

7 Résultat du devis après avoir saisi l'ensemble des informations complémentaires concernant le souscripteur, le conducteur,etc. Un devis pourra générer une affaire nouvelle : création d un contrat, éventuellement d un client et d une quittance, ou un avenant (re-tarification à partir d une police existante) Le terme est calculé par NOVANET-IS selon deux méthodes possibles : - Recalcul des primes à partir de l algorithme (à l échéance principale) - Reconduction avec jeu du CRM ou Indice et coefficient 7

8 - WEBACTION offre à l utilisateur connecté avec un droit administrateur de larges fonctions d administration pour gérer : - les utilisateurs - les entités - les flashs d informations - les statistiques Création et évolution des produits (tarifs) : Tarifs automatisés : - Algorithme de calcul des primes annuelles HT par garanties (langage au choix : VB, DELPHI, FOXPRO, Etc..) - Interfaces de saisie standards (objets métiers de WEBACTION), spécifique (HTML) ou mixtes. - Paramétrage des tarifs (scénarios de taxes, etc.. -voir ci-dessous-) Tarifs manuels : - Scénario de taxe uniquement 8

9 Paramétrage des tarifs (mode administrateur) Garanties : Propriétés d une garantie : 9

10 Les Interfaces du tarif : 10

11 Tarifs manuels : paramétrage : 11

12 2 RELATION CLIENT NOVANET est naturellement axé sur la notion de client. : La navigation dans cette fiche client complète et paramétrable, permet d accéder à toutes les données du client, ou de lancer un acte de gestion : - Contrats : données de gestion, descriptif du risque, garanties - Sinistres - Contacts et attentes - Compte client - Documents archivés (entrants ou sortants) Une fiche de synthèse complète peut être éditée et imprimée (pour le client ou un contrat). Une fonction de recherche performante permet de retrouver un client par de multiples critères : 12

13 Chaque contact avec un client donne lieu à un enregistrement dans une base Contacts : soit manuellement par le gestionnaire, soit automatiquement (édition d un courrier type par exemple). Un contact peut être enrichi d une tâche à effectuer : code + date de relance, ceci générant la corbeille de travail du gestionnaire. Un contact agendé peut, si l utilisateur le souhaite, déclencher l envoi d un mail (format tâche outlook) à un ou plusieurs correspondants. 13

14 Les contacts d un client : L écran d accueil : (tâches en cours, rendez-vous) 14

15 3 GESTION DES CONTRATS NOVANET gère le cycle de vie d un contrat : - Devis : affecter un devis à un client. (Trace dans les contacts clients) - Calculer un devis à partir d un contrat existant - Générer un contrat (et éventuellement un client) ou un avenant à partir d un devis - Générer et historiser les avenants - Le terme Ecrans contrats : - Administratif : Commun quelque soit le type de risque. 15

16 Les données contenues dans cet écran permettent une gestion très complète : - Adresse de quérabilité pour les courriers et avis d échéance - Apporteurs d affaire : 4 possibles, période déogatoire. - Pollicitation : garanties complémentaires proposées sur l avis d échéance. - Encaissement non confié. - Frais et / ou honoraires - Prélèvement automatique - Multi-entités juridiques - Etc.. Des écrans risques ou écrans complémentaires clients peuvent être paramétrés avec une grande facilité : Ils peuvent être enrichis de règles de gestion qui permettent ainsi à NOVANET de pouvoir gérer de très nombreux besoins (voir chapitre Workflow). 16

17 4 COMPTABILITE NOVANET gère la comptabilité clients et tiers : compagnies, apporteurs. Toutes les opérations de saisie d encaissements (ou de décaissements) sont réalisées à partir du compte client. : - Acompte (imputé ou non à une police) - Solde de quittances - Perte ou profit - Remboursement d acompte ou ristourne - Déduction d une ristourne - Régularisation - Règlement direct à la compagnie - Paiement pour le compte d un autre client - Paiement d une pollicitation - Etc La saisie d opérations comptables clients est très simple et guidée par le logiciel, y compris sur des opérations complexes : paiement de plusieurs quittances, déduction ristournes et acomptes, pertes ou profits, paiement pour le compte de plusieurs clients Pour les quittances, les frais et honoraires sont calculés automatiquement à partir des informations saisies dans la police, les frais peuvent être calculés au choix (Valeur fixe, Pourcentage, Par tranches de primes.) La rétrocession apporteur(s) est de même calculée lors de l émission de la quittance. Le module WEBACTION calcule et génère bien entendu les quittances comptant ou terme. La fiche police est mise à jour des primes et commission annuelles, le Bonus ou l indice mets de même à jour la fiche police pour les quittances Terme. De la même manière que les courriers type, une source de données pourra être générée et stockée sur le serveur pour impression d avis d échéance sous WORD (voir courriers-type). La suppression d écritures est simple et autorisée sous certaines conditions (alertes ou interdictions) : remise en banque non effectuée, paiement compagnie non effectuée, droit utilisateur La comptabilité générale est gérée hors NOVANET par un progiciel du marché (au choix). NOVANET exporte à la demande les opérations saisies vers ce progiciel, au format interprétable par celui-ci et avec un plan d exportation totalement paramétrable. 17

18 Le schéma comptable standard d exportation peut être affiné par des éléments analytiques qui seront alors exploités par le progiciel comptable ou son module analytique. Le menu des Opérations de gestion est le suivant : Prélèvement Automatiques :.- 2 modes - Mode client : prélèvement mensuel d un montant forfaitaire client - Mode quittance : prélèvement des quittances : - en une fois - mensualisation de la quittance en tenant compte des incidents de paiement - Relevé d identité bancaire client et/ou par police 18

19 - Traitement automatique des rejets de prélèvement. - Choix du jour de prélèvement Apporteurs encaisseurs l apporteur déduit sa commission du règlement : pointage à partir des quittances de l apporteur 19

20 6 GESTION DES SINISTRES En standard (bandeau du haut de l écran ci-dessous) - Saisie des données utiles à la gestion du sinistre - Saisie des tiers (sans limite en nombre et en type) - Evaluations, règlements, recours (écran financier) - Courriers types - Listes, statistiques (requêtes) - Contacts, agendages, corbeille de travail - Convention IDA en Auto - GED La gestion des sinistres se prête particulièrement bien à l introduction de règles de gestion et à la constitution d un Workflow. (voir chapitre suivant). Fiche sinistre : Partie du haut fixe (gestion standard), partie du bas = script de gestion paramétré. Exemple d interprétation de règles de gestions : Si Forces de l ordre = OUI : ouvrir un écran paramétré : 20

21 Ecran métier de saisie des garanties mises en jeu par le sinistre et des évaluations. Ces écrans métiers sont intégrables dans le script. 21

22 La convention IDA est incluse dans NOVANET : Saisie des dégâts du véhicule, du constat, système expert pour affiner, présentation du résultat, cohérence des dégâts avec le cas IDA, extrait du texte de la convention : 22

23 23

24 7 WORKFLOW Les régles de gestion et processus Workflow, peuvent être déclenchés à partir de n importe quel champ et n importe quelle donnée ou combinaison de données, écran ou bouton. Les scripts de gestion sont totalement paramétrables : Définition de champs et des écrans : Traitements : Libellés question en plusieurs langues Ecran de regroupement Type de saisie (texte, numérique, liste, bouton, etc) Texte d aide Traitements à effectuer Intégration ou non à la fiche de synthèse Lien avec une table de données Ouvrir un autre écran (avec script paramétrable + traitements) Préparer un courrier type Agender à n jours Afficher un message pour l opérateur Lire une valeur dans une table Incrémenter une valeur dans une table Positionner une valeur par défaut dans un champ Ouvrir l écran de saisie de Provision / Règlement pré-rempli Ouvrir un écran métier (garanties, dégats..) Envoyer un mail Stopper le processus. Etc.. Ces paramétrages restent accessibles par utilisateur averti et formé (avec droit d accès par mot de passe) et ne sont pas nécessairement du domaine des Informaticiens ni du fournisseur. Ces règles de gestion s appliquent à l environnement clients (ou prospects), contrats, aliments des flottes, sinistres, agendages (pointage des pièces). Le paramétrage génère automatiquement les champs dans la base de donnée qui sont des champs requêtables et fusionnables. NOVANET WS est architecturé autour de la corbeille de travail (principe du WORKFLOW). Le pointage d une tâches agendée lancera automatiquement le script de gestion à l endroit voulu (paramétrage), ce script pouvant bien entendu agender d autres tâches, etc 24

25 Exemples de règles : 25

26 8 COURRIERS-TYPES REQUETES 8.1 Courriers-types NovaNet permet de créer des lettres type et de les imprimer (faxer ou envoi mail) en utilisant WORD (sous WINDOWS) de MICROSOFT, installé sur le micro-ordinateur local. C est NOVANET qui pilotera automatiquement WORD (dialogue entre Internet explorer et WORD) pour les fonctions de : - création / modification de courriers type (champs e fusion) - remontée automatique du document modifié sur le serveur - fusion écran : modifications manuelles impression fax mail - impression directe - Impression d une file d attente complète ou sélectionnée Les courriers-type sont mis en file d attente manuellement à partir d un dossier (client, contrat ou sinistre) ou automatiquement par un script de NOVANET WS. 26

27 8.2 Requêtes Un outil de requêtes simple d emploi est accessible à partir du menu, il permet de filtrer sur tous les champs de NOVANET (y compris champs paramétrés en règles de gestion). On définit de même, les champs d affichage souhaités : colonnes de la feuille EXCEL. Les requêtes sont mémorisées, elles peuvent être assignées à un utilisateur donné. 27

28 9 GED (Gestion électronique de documents) Page d archivage : Cette page est accessible soit directement depuis un dossier (archivage par le conseiller) ou directement par le service courrier qui disposera d aide à l indexation (recherches, listes..) Tout type de document peut être archivé, y compris les mails : accès direct à OUTLOOK par cette page. Un activex pilote directement le scanner La fonction Association agendage permet de concourir au processus Workflow en recherchant dans la corbeille de travail si une pièce est attendue, elle sera ainsi transformée en pièce reçue automatiquement. 28

29 Visualisation des documents à partir d un dossier : Le document sera affiché à son format d origine et pris en charge par le logiciel local le plus adapté : WORD, EXCEL, ACROBAT READER, Lecteur de musique, etc 29

30 10 EXTRANET NOVANET est doté de fonction Extranet à destination des clients (assurés) : A partir du bouton lien de la fiche client, vous ouvrez et définissez ses droits : Visualisation de sa fiche et de ses contrats + possibilité de modifier son adresse (validation par une tâche dans la corbeille de travail d un gestionnaire), les coordonnées téléphoniques et mail sont modifiées en temps réél. Compte client = compte comptable Tâches = agendages Patrimoine = données patrimoniales agrégées à partir des données de vos fournisseurs (banques, compagnies..) Sinistre = sinistres du client Déclaration de sinistre = saisie du sinistre et envoi dans la corbeille de travail d un gestionnaire pour validation par celui-ci. Stats sinistres : listes et requêtes (voir ci-dessous) Accès aux flottes : par cet état de parc Saisie aliments : entrée et sortie de véhicule (tâche à valider par un gestionnaire) Ci dessous, exemple d Extranet sinistres : accès par le client à son stock de sinistres, consultation de la fiche de synthèse détaillée d un sinistre, lancement de requêtes préparées par le gestionnaire. 30

31 Fiche de synthèse : 31

32 Requêtes : 32

33 11 MULTILINGUE NOVANET est multilingue. Toutes les langues peuvent être utilisées sans devoir recourir à une modification des progiciels. Au sein de la même société, un utilisateur donné accédera à l application dans la langue de son choix. Le multilingue est géré au niveau utilisateur. 12 MULTIDEVISES NOVANET est doté de fonctionnalités multidevises. 33

34 13 INTEGRATION WEB Au-delà de ses fonctionnalités intrinsèques très étendues, NOVANET-IS permet de bâtir une véritable stratégie WEB en transformant le site institutionnel de la société en site portail Accès à NOVANET par les collaborateur depuis ce site (login / mot de passe) Accès client (Extranet) Formulaire de saisie de prospect dans le site qui créera une fiche prospect dans NOVANET et un agendage pour un commercial. Inscription à une Newsletter. Intégration d un progiciel de diffusion de documents pour l interne, les clients (extranet) et la Newsletter : publications, validations, période de parution, etc.. Lien avec vos partenaires habituels (URL ou XML). 34