Extensions, Documentation, Tutoriels, Astuces

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1 Maryem Rhanoui 2013 Alfresco Liens utiles Le site Alfresco : Le Portail Content Community Extensions, Documentation, Tutoriels, Astuces Le Wiki Alfresco Informations techniques sur la configuration, l administration et les adaptations (EN) Les Forums Alfresco Lieu d échange de la communauté Présence de l équipe Alfresco et des partenaires (EN) & (FR) Les Webinars Le Forge Alfresco Contributions de la communauté

2 Introduction Généralités Gestion de contenu CMS: Content Management System ECM: Entreprise Content Management GED: Gestion électronique des documents WCM: Web content management DAM : Digital Asset Management Alfresco: Présentation Plan Alfresco: Outil de gestion du contenu d entreprise Alfresco: Pts forts/ Pts faibles. Alfresco: community VS entreprise Alfresco: Utilisation Gestion du tableau de bord Gestion des sites Gestion des workflow Recherche simple et avancée Alfresco: Administration Gestion des utilisateurs/rôles/groupes Sécurité des dossiers Alfresco: Paramétrage Paramétrer le style sur Alfresco. Model contenu sur Alfresco Contenu? Deux types de contenu Contenu non structuré : Documents statiques (audio/vidéo, bureautique, images ) Contenu structuré : Documents dynamiques (Web notamment) agençant des éléments (textes, images, etc.) en provenance d'une ou plusieurs bases de données de l'entreprise

3 Gestion de contenu Définition Ensemble des concepts et outils visant à résoudre les problèmes de production de contenu des publications. Prend en charge les contenus numériques non structurés des organisations et couvre l ensemble de leurs cycles de vie. Gestion de contenu Objectifs de la gestion de contenu Accès et récupération de contenu Réutilisation du contenu Gestion du cycle de vie Réduction de coûts Facilité d utilisation Intégration de contenus variés Edition/Publication Web

4 Gestion de contenu CMS: Content Management System.(SGC: système de gestion de contenu) ECM: Entreprise content management. EDM ou GED/Archivage: Gestion électronique des documents DAM: gestion des ressources multimédia (digital asset management) WCM: web content management. CMS: Content Management System CMS/SGC : Une application informatique servant a créer, éditer, gérer et publier du contenu non structurés de manière organisée et automatisée. Un CMS est une solution de conception et de mise à jour de site Internet, gérée directement en ligne, par des personnes n ayant par forcément de compétences en programmation. Ils peuvent manipuler tous types de contenu : Documents bureautiques Des fichiers multimédia (image, audio, vidéo) Documents électroniques Contenu Web

5 Evolution des CMS Site statique Editeurs HTML Maintenance difficile Site dynamique Bases de données et scripts Manque de souplesse CMS Séparation du contenant et du contenu Plusieurs avantages Avantages des CMS Unité graphique préservée Génération automatique des menus de navigation et des liens Gestion des contenus Séparation des rôles Décentralisation de l alimentation du contenu Organisation et de planification la production de contenu

6 ECM Entreprise Content Management Gérer de façon unifié l ensemble des données des organisations (structurées et non structurées, multimédias ) mises à disposition sur un portail. Portail: sert à intégrer plusieurs applications (messagerie, applications d entreprise ) accessible par authentification unique. ECM Entreprise Content Management 4 actions : Conserver Acquérir Stocker Gérer

7 ECM Entreprise Content Management Les grandes fonctionnalités: Indexation: Ajouter des méta-données au contenu Versioning: Retrouveruneversion du document à un instant donné. Workflow: Gestioninformatique d'un processus métier lié à un document Transactions: Une transaction est un mécanisme qui permet de gérer la concurrence des accès au contenu ECM Entreprise Content Management Gestion électronique des documents (GED) ou document management(dm) Gestion intégrée des documents (GID) ou records management (RM) Gestion de contenu Web ou web content management(wcm) Gestion des ressources numériques ou digital assets management(dam) Gestion des courriels ou management Gestion des processus métiers (workflow) ou business process management(bpm) Collaboration Acquisition de données (numérisation) Rapports Recherche

8 GED Gestion électronique des documents Ensemble d'outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer, stocker et diffuser des documents. Quatre étapes la composent : L acquisition Le classement La gestion La diffusion GED Gestion électronique des documents Pérennité Les documents doivent durer longtemps ou toujours Intégrité Les documents doivent demeurer intact, entier Sécurité L accès à l information doit être sécurisé Traçabilité Il faut être capable de suivre le document tout au long de son cycle

9 GED Gestion électronique des documents DAM Digital Asset Management La gestion des ressources numérique riches Photos Animations Vidéos Musique

10 WCM Web Content Management WCM: La gestion du contenus web. Ce sont des logiciels qui visent à gérer les différents contenus d'un ou plusieurs sites Web et surtout d'assurer la mise en page des informations présentées dans les pages web et la navigation entre elles. Présentation Alfresco Alfresco : Un ECM(Enterprise Content Management) Open source en langage JAVA. Outil de gestion de contenu (documents bureautiques, textes, images, vidéos.) Il permet de manière sécurisée la gestion d'espaces. Outil collaboratif pour des groupes de travail qui manipulent des documents partagés.

11 Présentation Alfresco Alfresco Quelques chiffres Janvier 2005 : Création d'alfresco par John Newton et John Powell Nombre de membres : Utilisateurs : 5000 entreprises Environnement : 51% sous Linux / 41% sous Windows Base de données : 60% sous MySQL / 14% pour Oracle Suite office : 66% pour MSOfficeet 24% pour OpenOffice 10 / 38

12 Vocabulaire général Espace: Dossier ou répertoire qui peut contenir des documents ou d autres sous espaces. Espace de travail: Espace où plusieurs utilisateurs peuvent collaborer Contenu: Document texte, pdf, ppt, jpg désigné par des informations spécifiques: des méta-données. Méta-donnée: des informations associées à un contenu et parfois à un espace (nom, titre, description, qui l a créé, quand.) Vocabulaire général Aspect : Ensemble de métadonnées spécifiques à Alfresco, associées à un comportement particulier. Workflow: Un workflowest un processus appliqué à un contenu, permettant de le valider ou de le refuser. Versionning: Le versionningpermet de gérer automatiquement plusieurs versions d un document.

13 Alfresco: Points forts Les garanties apportées par la connaissance métier des fondateurs et développeurs. La réutilisation de composants. Des fonctionnalités avancées et une grande facilité de prise en main. Nombreuses possibilités de paramétrage et d'extension. Une licence ouverte et offrant de nombreuses libertés. Alfresco: Points forts Facilité d auto administration et de délégation d administration Authentification LDAP Ouverture pour des correspondants externes (comptes externes) Sécurisation des accès aux espaces/documents(droits d accès/rôles). Pas de contraintes sur les plateformes clientes: une interface web. Sécurisation de la session connexion au service (SSL) Pose de verrous pour la gestion d éditions concurrentielles Outil de recherche intégré sur méta données des documents et contenus.

14 Alfresco: Points faibles Absence de visibilité sur les nouvelles fonctionnalités et les corrections de bug. Correction de la version communityaprès la version Enterprise (3 mois) Utilisation commerciale soumise à l achat de la licence commerciale. Alfresco Community ou Entreprise Community 100% Open Source Peut contenir des bugs Versions majeurs seulement Support par forum (Pas de support assuré par Alfresco ni par un partenaire agréé ) Assurance qualité sur les versions compilées périodiques Pas de test de montée en charge

15 Alfresco Community ou Entreprise Entreprise 100% Open Source avec un soutien commercial Version compilée testée sous contraintes, certifiée et supportée Qualité entreprise Versions de maintenance Montée en charge certifiée Outils Mysql / PostgreSQL. Java. Apache tomcat. Hibernate. JSF

16 Installation Téléchargement ty_edition Installation