OBJET : GERER LES CESSIONS ET LES OPPOSITIONS DANS BFC

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1 DOMAINE DEPENSE PROCESSUS REGLEMENT OBJET : GERER LES CESSIONS ET LES OPPOSITIONS DANS BFC date N de version Auteur Stade Novembre C.BRETELLE Transmis le 12 janvier 2007 DEFINITIONS ET PRINCIPALES CATEGORIES Cession de créances = convention par laquelle un créancier cédant (le fournisseur du CNRS) transfère à un cessionnaire -en général un établissement financier- la créance qu il détient sur son client (débiteur cédé = CNRS). Opposition = acte par lequel un créancier du fournisseur (ou de l agent) revendique auprès du CNRS le paiement entre ses mains de tout ou partie des sommes dues à ce fournisseur ou à cet agent par le CNRS. Dans les deux cas, le CNRS ne règlera pas tout ou partie de sa dette entre les mains de son créancier d origine (tiers fournisseur ou tiers facturant) mais entre les mains d une autre personne (= tiers bénéficiaire). Les cas de cessions et oppositions les plus fréquemment rencontrées au CNRS sont : pour les Cessions : 1. Affacturage (ou factoring), 2. Cessions de créances professionnelles de la «Loi DAILLY». pour les oppositions : 3. avis à tiers détenteurs (procédure de saisie spécifique au recouvrement de l'impôt et des amendes et "simplifiée" puisque l'atd est notifié par voie postale), 4. saisies de droit commun : saisie-attribution des créances en argent, saisie de rémunérations. GESTION DES TIERS BENEFICIAIRES DANS BFC SAP gère le règlement des sommes dues à un tiers bénéficiaire au moyen de la notion de tiers divergents. La gestion des tiers divergents peut s effectuer de deux manières: 1 le «tiers divergent fixe» géré sur le tiers : cette possibilité ne pourrait être utilisée que dans des cas très limités puisqu elle a pour effet de diriger automatiquement tous les règlements de toutes les délégations régionales concernant un fournisseur considéré sur son tiers divergent fixe ; elle devrait donc être réservée à des situations très spécifiques pour 1

2 lesquelles il pourrait être certain que l ensemble des paiements puissent être systématiquement dérivés sur un tiers particulier (ex / administrateur judiciaire dans le cas d une entreprise en redressement sur laquelle n existerait aucune cession ou opposition antérieure au jugement d ouverture de la procédure collective ou liquidateur - cf. instruction DGCP n B du 24 juillet 1987).(cf. annexe 3 écran n 1) 2 le «tiers divergent autorisé» géré sur le poste de la pièce qui devra être communément utilisé pour la gestion des cessions et oppositions (cf. annexe 3 écran n 2) RECAPITULATION DES ACTIONS A CONDUIRE 1. réceptionner la cession ou l opposition, 2. vérifier sa validité, 3. positionner le témoin «Cess/Op» sur le tiers fournisseur, 4. si la cession concerne un marché, vérifier la présence de l exemplaire unique, ou du certificat de cessibilité (cf. article 106 du CMP), 5. créer le tiers bénéficiaire dans le référentiel tiers de BFC, s il n existe pas déjà, 6. modifier le tiers facturant pour autoriser un paiement vers le tiers bénéficiaire, 7. servir le registre des cessions et oppositions (excel ou autre - hors BFC), 8. vérifier le rang des cessions et oppositions en cas de pluralité d oppositions afin de déterminer le bon bénéficiaire du règlement, 9. comptabiliser et exécuter le paiement de la dette au profit du bénéficiaire de la cession ou de l opposition, 10. solder ou apurer la cession ou l opposition (hors BFC).! Réceptionner la cession ou l opposition Les cessions de créances «Loi Dailly» et les oppositions se caractérisent par le fait qu elles doivent obligatoirement être notifiées ou signifiées à l agent comptable assignataire de la dépense. Ce sont des pièces justificatives du règlement de la dépense. En ce qui concerne l affacturage, les factors recourent principalement soit à la technique des cessions «loi Dailly», soit à la technique de la subrogation prévue par le code civil 1. Mais, dans tous les cas, la signification de la demande de paiement est faite directement auprès des services gestionnaires (et non pas auprès du comptable assignataire) par la simple apposition sur la facture ou le mémoire d une mention subrogative Cas où les factures sont reçues et traitées par l unité - Si la cession ou l opposition est notifiée ou signifiée au laboratoire, le gestionnaire d unité doit immédiatement informer le cessionnaire d avoir à la notifier à l agent comptable de la délégation dont dépend l unité. - S il s agit d un affacturage, le gestionnaire du laboratoire transmet la facture ou le mémoire au SFC de la délégation en appelant son attention sur l existence d une mention subrogative afin de 1 cf. fiche technique réglementaire dans PRAGMA bibliothèque pratique) 2

3 lui permettre d une part de créer le bénéficiaire dans le référentiel tiers et de modifier le destinataire du paiement sur la facture à intégrer Cas d une organisation en service facturier Passer directement à l étape 2. " Le SFC de la délégation vérifie la validité de la cession ou de l opposition - Il s'assure de la bonne assignation de l'opposition ou de la cession de créances (comptable assignataire) - Il contrôle le mode de signification ou de notification : - par tout moyen pour les cessions de la loi Dailly - envoi simple pour les avis à tiers détenteur (ou lettre recommandée pour les créances supérieures à ) - signification par voie d huissier pour les saisies attributions, pour les cessions de droit commun - Il vérifie la présence des mentions requises : cf. annexe 1 # Positionner le témoin «Cess/Op» sur le tiers fournisseur Le SFC saisit immédiatement la valeur «002» dans la zone «Cess/op» du tiers fournisseur, la présence de ce témoin sur la fiche tiers entraîne lors de la saisie d un poste sur le tiers (via entrée de facture dans MM ou, dans quelques cas particuliers, saisie directe de facture dans FI) un message d avertissement en pop up à l écran même si le positionnement du bénéficiaire en tant que payeur divergent sur le fournisseur n a pas encore eu le temps d être mis en place faute de temps ou de renseignements suffisants pour créer rapidement le bénéficiaire dans le référentiel (SIRET, etc.). $ Vérifier la présence de l exemplaire unique ou du certificat de cessibilité (action qui ne concerne que les cessions de créances professionnelles, loi Dailly ou affacturage intervenant par voie de cession, portant sur les marchés). La production de l exemplaire unique ou du certificat de cessibilité concerne les marchés formalisés ainsi que les marchés passés sans formalités préalables revêtant la forme d un contrat écrit. Si la cession est opposable au comptable dès sa notification, le règlement au profit du cessionnaire ne pourra intervenir qu après production de l exemplaire unique ou du certificat de cessibilité. Pour les marchés passés sans formalités préalables ne revêtant pas la forme d un contrat écrit, la notification de la cession et la facture constituent des pièces justificatives suffisantes pour régler le cessionnaire. % Créer le bénéficiaire dans le référentiel tiers de BFC Vérifier que le tiers bénéficiaire n est pas déjà présent dans le référentiel tiers 1. Si le bénéficiaire est déjà présent dans le référentiel tiers, vérifier que les coordonnées bancaires du compte du bénéficiaire à créditer déjà ouvertes sont conformes aux 3

4 informations apparaissant dans la mention subrogative ou l acte de notification ou de cessions ; sinon créer les coordonnées bancaires adéquates. 2. Si le bénéficiaire n est pas présent dans le référentiel tiers, créer le bénéficiaire comme un fournisseur normal dans référentiels tiers BFC «référentiels» & gestion des tiers & gestion des fournisseurs, activez la transaction<créer fournisseur (central)> et effectuer la création des vues achats pour l ensemble des délégations, conformément à la procédure de création des tiers (compte collectif ). ' Modifier le fournisseur facturant dans le référentiel tiers afin d ouvrir la possibilité de diriger le paiement de sa créance sur le tiers bénéficiaire Cela implique de définir le tiers bénéficiaire dans la liste des tiers divergents autorisés pour ce tiers facturant. Afficher le numéro du tiers facturant & modifier fournisseur & dans la zone «destinataires du paiement divergent dans pièce» cliquer sur «Destin.pmt autor» et renseigner le numéro de fournisseur attribué au tiers bénéficiaire (cf. étape 5) ( Servir le registre des cessions et oppositions (registre hors BFC) Chaque cession ou opposition reçoit un numéro d ordre dans une série continue sur ce «registre» (fichier excel ou autre) qui doit être partagé entre tous les gestionnaires de la délégation et qui comportent les renseignements suivants : date de la cession ou de l opposition, nom et SIRET du fournisseur cédant ou saisi, nom et SIRET du bénéficiaire, nature, montant et référence de la créance saisie ou arrêtée, date d apurement, de mainlevée ou de radiation. Si le créancier du CNRS fait l objet déjà d une cession ou opposition antérieure sur la même créance, mentionner son n d ordre dans une colonne observation Cette obligation de suivi sur le registre des oppositions ne concerne pas les affacturages réalisés par subrogation conventionnelle. )Lors du traitement de la facture et en cas de pluralité d opposition, vérifier quel bénéficiaire doit être réglé Dans l hypothèse où la créance est frappée de plusieurs oppositions et/ou cessions de créances, le comptable hiérarchise les oppositions et cessions réceptionnées afin de déterminer l'ordre de paiement (comparaison de la date des bordereaux de cession et/ou de la date de notification des actes d'opposition ; rang des opposants ou des cessionnaires) et opère éventuellement une répartition de la créance entre les opposants et/ou cessionnaires. Cf. exemples en annexe 4 de l Instruction DGCP n B1-MO-M9 du 8 juin La gestion du rang des cessions et oppositions étant relativement complexe, en cas de pluralités d oppositions, examiner le dossier avec le chef des services financiers et comptables de la délégation régionale. Si la créance à payer est d un montant supérieur au montant total des cessions et oppositions enregistrées, le surplus sera bien entendu réglé au fournisseur facturant. 4

5 * Comptabiliser et effectuer le règlement au profit du bénéficiaire 9.1. Prise en charge de la facture Au moment de la prise en charge il faut positionner le tiers divergent, qui doit être réglé au final, sur le poste facture à payer. L écriture de prise en charge débite le et crédite le compte pour le tiers d origine de la facture Si la facture a été saisie par l Unité Il faut commencer par intégrer le document de facturation pré-enregistré dans BFC. Avant de valider la facture, vérifier dans l onglet «paiement» que la zone «Dest.paiement» soit correctement renseignée. Rappel : la zone «Dest.paiement» de l onglet «paiement» ne peut être renseignée que s il existe un (ou plusieurs) tiers divergent autorisé au niveau du tiers ou bien un divergent fixe également au niveau du tiers. Sélectionner le tiers divergent à positionner sur le poste et, pour le cas où ce fournisseur divergent possède plusieurs coordonnées bancaires référencées dans sa fiche tiers, les coordonnées bancaires à créditer dans la zone «Bque part.». (cf. annexe 3 écrans n 3) Si la facture est créée par la délégation en service facturier Créer la facture dans MM prise en charge des dépenses (ou le cas échéant dans FI comptabilité générale, écritures comptables manuelles, saisie facture directe FI). Avant de valider la facture, vérifier dans l onglet «paiement» que la zone «Dest.paiement» soit renseignée. Rappel : la zone «Dest.paiement» de l onglet «paiement» ne peut être renseignée que s il existe un (ou plusieurs) tiers divergent autorisé au niveau du tiers ou bien un divergent fixe. Sélectionner le tiers divergent à positionner sur le poste et, pour le cas où ce fournisseur divergent possède plusieurs coordonnées bancaires référencées dans sa fiche tiers, les coordonnées bancaires à créditer dans la zone«bque part.» Règlement de la facture Le règlement d une cession ou d une opposition peut, dans la plupart des cas, s effectuer immédiatement (cf.9.2.1) mais peut aussi devoir être décalé dans le temps (cf ). C est, par exemple, le cas des saisies-attributions, car la procédure de saisie-attribution se déroule en plusieurs phases et le comptable doit être en possession du certificat de non-contestation pour pouvoir régler le saisissant (se reporter à l annexe 2). Il peut aussi arriver, même dans les cas où le règlement pourrait intervenir immédiatement, que le SFC soit contraint de différer le paiement faute d éléments d information complets sur le tiers divergent (exemple : manque SIREN ou RIB pour compléter la fiche tiers dans le référentiel). Deux procédures doivent donc être décrites. 5

6 Cas où le paiement peut intervenir immédiatement Le paiement est comptabilisé sur le destinataire de paiement divergent précédemment positionné sur le poste. L écriture de paiement débite le compte et crédite le compte de banque correspondant au mode de paiement Cycle de paiement automatique Toutes les factures prises en charge et ayant un mode de paiement V, T ou H sont automatiquement entraînées par le programme de paiement automatique dès le lendemain du jour de leur prise en charge. Le cycle de paiement génère automatiquement les écritures de comptabilisation du paiement sur le tiers positionné en tiers divergent lors de la prise en charge. L édition générée lors du paiement présente dans un cadre «fournisseur» le fournisseur d origine de la facture et dans un cadre «Paiement» le tiers divergent. Le troisième cadre présente les coordonnées bancaires qui sont dans le cas d un paiement à un tiers divergent celles du divergent Paiements manuels Les modes de paiement A, C, N doivent faire l objet d un paiement manuel via la transaction dédiée (cf. manuel utilisateur BFC, sur les paiements manuels). A l issue de ce paiement manuel, le système comptabilise l écriture de décaissement sur le tiers positionné en tiers divergent lors de la prise en charge Cas où le paiement doit être différé Il faut alors utiliser la procédure dite de «transfert de créances». A l issue de la prise en charge, et avant tout règlement, le gestionnaire peut dans BFC choisir d effectuer un transfert de créance entre deux tiers en utilisant le compte (ou dans le cas d une immobilisation). Les étapes suivantes doivent alors être effectuées : 1. La facture prise en charge, dans la Composante MM ou FI, doit être tout d abord bloquée en paiement à l aide du code blocage B Code blocage paiement. 2. Une écriture doit être saisie en utilisant la transaction de comptabilisation avec rapprochement dans la Composante FI : sélection du type de pièce KR sur la ligne en débit sélection du poste à transférer (celui précédemment bloqué au paiement) avec le tiers d origine sur la ligne en crédit saisie du tiers vers lequel transférer la créance et du code CGS dédié C ou T L écriture obtenue est la suivante : Débit / Montant dette d origine et Tiers Facturant Crédit / Montant dette d origine et Tiers Cessionnaire 3. Quand le paiement peut intervenir, il faut lever le code blocage puis effectuer le paiement (cf ci-dessus). 6

7 + Suivre le solde ou l apurement au fichier des cessions et oppositions (hors BFC). 1. la cession/opposition est soldée dans les cas suivants : - le montant cumulé des paiements effectués au bénéficiaire est égal au montant de la cession/opposition, - réception d une mainlevée totale ou égale au montant restant à payer (paiement direct du débiteur au créancier cessionnaire saisissant...) La mainlevée prend effet à compter du 2 ème jour ouvrable suivant celui de sa réception par le comptable. 2. la cession/opposition n est pas soldée : - elle intervient par péremption quinquennale : les cessions/oppositions se prescrivent au bout de 5 ans. Si elles n'ont pas été réglées à l issue de ce délai, elles doivent être renouvelées par le créancier saisissant, afin que le comptable puisse continuer à les exécuter. - ou sur décision expresse du comptable qui informe le créancier saisissant du motif d apurement (ex : cas de fin de fonction d un agent du CNRS pour lequel le comptable a enregistré des cessions/oppositions qui ne pourraient jamais être soldées). Le SFC doit annoter le fichier de suivi des cessions et oppositions des dates de solde ou d apurement. ANNEXE 1 - VERIFICATION DES MENTIONS REQUISES - Affacturage : Se reporter à la fiche technique réglementaire présente dans PRAGMA Bibliothèque pratique - Cessions de créances de la Loi Dailly cf. instruction DGCP n B1-MO-M9 du 8 juin 1999 relative au financement bancaire des commandes publiques La cession ou le nantissement de créances s effectue par la seule remise d un bordereau dénommé " acte de cession de créances professionnelles" Ce bordereau signé par le cédant et remis par celui-ci à l établissement de crédit cessionnaire doit comporter les énonciations prévues à l article L du Code Monétaire et Financier : 1. La dénomination, selon le cas, " acte de cession de créances professionnelles " (ou " acte de nantissement de créances professionnelles") 2. La mention que l'acte est soumis aux dispositions des articles L à L ; 3. Le nom ou la dénomination sociale de l'établissement de crédit bénéficiaire ; 4. La désignation ou l'individualisation des créances cédées ou données en nantissement ou des éléments susceptibles d'effectuer cette désignation ou cette individualisation, notamment par l'indication du débiteur, du lieu de paiement, du montant des créances ou de leur évaluation et, s'il y a lieu, de leur échéance. - Oppositions : Le comptable ne dispose que d'un délai de vingt quatre heures pour s'assurer de la régularité des actes de saisie qui lui sont signifiés., Effectuer les contrôles spécifiques aux actes signifiés par huissier : Les oppositions signifiées par acte d'huissier, doivent mentionner à peine de nullité : - l'indication des noms et domicile du débiteur ou, s'il s'agit d'une personne morale, de sa dénomination et de son siège social, l'énonciation du titre exécutoire en vertu duquel la saisie est pratiquée, ou l'indication de l'autorisation du juge s'il s'agit d'une saisie conservatoire - le décompte distinct des sommes réclamées en principal, frais et intérêts échus 7

8 - l'indication qu'il est fait défense au tiers saisi de disposer des sommes réclamées dans la limite de ce qu'il doit au débiteur,effectuer les contrôles généraux sur les oppositions : Contrôler que l'acte comporte la désignation précise de la créance saisie (article 3 du décret du 31 juillet 1993) et de l organisme public concerné. - Avis à tiers détenteur : L avis par lequel le redevable doit être informé de l opposition pratiquée n est pas soumis au formalisme des actes de procédure civile. Il suffit que cet avis se réfère à l article L.262 du livre des procédures fiscales et qu il mentionne la date de notification de l avis, le comptable saisissant, le redevable saisi et le tiers détenteur, ainsi que la nature et le montant de la créance privilégiée pour le recouvrement de laquelle la saisie de deniers est pratiquée. Dans la pratique, les comptables du Trésor utilisent des formulaires types. 8

9 ANNEXE 2 DEROULEMENT DE LA PROCEDURE DE SAISIE-ATTRIBUTION La saisie-attribution est l acte par lequel un créancier (le saisissant), muni d un titre exécutoire constatant une créance liquide et exigible, saisit entre les mains d un tiers (le tiers saisi) les créances de son débiteur (le saisi) portant sur une somme d argent. L acte de saisie emporte, à concurrence des sommes pour lesquelles elle est pratiquée, attribution immédiate au profit du saisissant de la créance saisie disponible entre les mains du tiers saisi, en l occurrence le CNRS. Cette procédure se déroule en trois phases : - Signification de l acte de saisie au tiers saisi qui est tenu de déclarer au créancier l étendue de ses obligations à l égard du débiteur (article 44 de la loi du 9 juillet 1991). Cette déclaration doit en principe être faite sur le champ (article 59 du décret du 31 juillet 1992). Par dérogation, le comptable public dispose d un délai de 24 heures (article 5 du décret du 31 juillet 1993). - Dénonciation de la saisie au débiteur, par acte d huissier de justice, dans un délai de huit jours, sous peine de caducité. - Paiement par le tiers saisi, sur présentation d un certificat délivré par le secrétariat-greffe attestant qu aucune contestation n a été formée dans le mois suivant la dénonciation de la saisie. 9

10 ANNEXE 3 COPIES D ECRAN Ecran n 1 tiers divergent fixe sur le poste tiers Cette technique du tiers divergent fixe ne doit en principe pas être utilisé 10