Les outils pour gérer et évaluer la formation

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1 Les outils pour gérer et évaluer la formation Identifier Exprimer Sélectionner Destiné aux managers et aux services des Ressources Humaines évaluer réalisé avec le soutien de

2 pour quoi faire? comment ça marche? La Formation constitue un investissement pour l entreprise! Pour vous, manager, disposer des bons outils pour mieux appréhender et gérer les Ressources Humaines, particulièrement le volet Formation, contribue à l organisation de sessions de formation en adéquation avec les besoins réels de votre entreprise. Ce Kit se veut être un guide concret. Son objectif est de vous apporter des outils que vous vous approprierez dans le cadre de la mise en œuvre de la formation pour vous permettre : - d identifier clairement les besoins en compétences - de mesurer de façon fiable les effets des actions de formation. Les conseillers AGEFOS PME restent bien entendu à votre écoute pour vous accompagner dans la mise en œuvre de la formation. Organisme de formation Service formation N hésitez pas à les contacter : 4 grandes étapes, clés de la réussite des actions de formation que vous mettez en œuvre : Identifier et s accorder sur les objectifs avant l action de formation. Cette étape s effectue entre le manager et son collaborateur. Exprimer les besoins de formation : le manager s entend avec le service RH, et ils élaborent ensemble le cahier des charges destiné aux organismes de formation. Sélectionner les organismes de formation qui interviendront dans le cadre de l action de formation et apprécier leur expertise. évaluer l action de formation «à chaud»: analyse de l atteinte des objectifs et mesure des bénéfices de l action de formation pour votre entreprise. 2 fiches outils pour vous accompagner dans votre démarche : 1. L avant formation S accorder sur des objectifs avant la formation 2. L après formation Analyser l atteinte des objectifs après la réalisation de l action de formation. Ces deux fiches outils s articulent autour des 4 grandes étapes clés. Manager Stagiaires 2 AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME 3

3 ETAPE 1 - fiche outil L Avant formation S ACCORDER SUR DES OBJECTIFS Identifier un besoin et clarifier ses objectifs. À compléter par le manager et son collaborateur lors de l identification des besoins de formation ou ponctuellement Ce document sera transmis au service Formation ETAPE 1 Identifier Nom/Prénom Intitulé du poste Resp. hiérarchique Date de l entretien Thème de la formation Action d adaptation au poste de travail Objectifs (*) Action de développement personnel Indicateur(s) de mesure /résultat(s) attendu(s) Échéance Identifier et s accorder sur des objectifs avant la formation Vous avez identifié un besoin en compétences pour l un de vos collaborateurs? La fiche outil «L outil 1 du manager» vous permet de clarifier les objectifs de l action de formation lors d un entretien avec votre collaborateur. Cette fiche peut être ajoutée à l entretien d évaluation annuel et transmis au service formation pour établir le plan de formation de votre entreprise. Une fois l action de formation réalisée, vous pourrez organiser un entretien avec votre collaborateur pour mesurer les objectifs atteints. Cet entretien aura lieu «à froid», c est-à-dire plusieurs semaines après l issue de la formation. Ce délai sera déterminé en fonction du domaine de formation puisque les bénéfices d une action «bureautique» s évalueront plus rapidement qu une action «conduite de projet» par exemple. Moyens mis à disposition pour atteindre les objectifs Commentaires du collaborateur Commentaires du manager de proximité (chef de service, chef d équipe) Contenu Cette fiche outil comporte trois parties à compléter : - les objectifs - les indicateurs - les moyens mis à disposition pour atteindre les objectifs. Cette formalisation vous aidera à identifier les besoins réels en formation. * Les objectifs peuvent être de plusieurs natures : qualitatifs, quantitatifs, comportementaux ou managériaux Exemples : Objectif quantitatif : «Être capable de prospecter de nouveaux clients» Indicateur : Nombre de nouveaux clients/an Objectif qualitatif : «Améliorer le traitement des dossiers» Indicateur : Taux de réclamation des clients Objectif comportemental : «être capable de prendre la parole en public» Indicateur : Taux de satisfaction des participants Objectif managérial : «être capable de fixer des objectifs» Indicateur : Taux de production d une équipe 4 AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME 5

4 ETAPE 2 - fiche outil L Avant formation cahier des charges Document du manager à compléter en collaboration avec le service Formation I. PRÉSENTATION DE L ENTREPRISE ETAPE 2 II. LE PROJET Le contexte Quelle est l origine du projet? Pourquoi la formation est l outil d action choisie? Les résultats économiques ou sociaux à atteindre Quels sont les objectifs finaux à courts termes, moyens termes, longs termes? Quels bénéfices directs ou indirects pour l entreprise? Précisez les indicateurs de mesure. Exprimer les besoins en formation et rédiger le cahier des charges La rédaction du cahier des charges est une étape essentielle après l identification des besoins. Il vous aide à identifier vos attentes vis-à-vis de l organisme de formation aussi bien au niveau de la prestation pédagogique attendue qu au niveau du suivi du stagiaire. C est un contrat de réussite entre l entreprise, l organisme de formation et le participant! Exprimer Le public Quelles sont les caractéristiques du public à former? Progression attendue au poste de travail Quels sont les résultats attendus à l issue de la formation et du suivi? Précisez les indicateurs de mesure. Le calendrier Quelles sont les contraintes en termes d organisation des sessions? ETAPE 2 - suite page 8 6 AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME 7

5 ETAPE 2 - fiche outil L Avant formation L Avant formation ETAPE 2 - fiche outil cahier des charges - suite Document du manager à compléter en collaboration avec le service Formation cahier des charges - suite/fin Document du manager à compléter en collaboration avec le service Formation Les objectifs de la formation À l issue de la formation, le stagiaire doit être capable de III. LA FORMATION Coût de la formation : IV. FACTURATION L intervenant Quel profil souhaité? Quel type d animation (jeux de rôles, groupes de travail )? Conditions d annulation : Organisation des sessions de formation Quels sont les éléments logistiques essentiels au bon déroulement de l action de formation? Accepte paiement par subrogation AGEFOS PME? Analyse des besoins des participants avant la formation Quels sont les moyens mis en œuvre par l organisme de formation pour tester le niveau des participants? pour la sélection de l organisme : - Proposition répondant à l offre avec programme et devis - Curriculum Vitae de l intervenant (avec références) - Références de l organisme V. DOCUMENTS A FOURNIR Modalités d évaluation par l organisme de formation Quel est le ressenti du stagiaire à l issue de la formation? avant le stage : (précisez le nombre de jours) - Bon de commande - Convention de formation - Programme détaillé - Convocation - Résultats de l analyse des besoins des participants Conditions de suivi du participant après l action de formation Quel est le mode de suivi du participant mis en place par l organisme de formation? après le stage: - Facture détaillée avec le n de convention de stage - Feuilles d émargement (matin et après-midi) ou attestation de présence avec nombre d heures réalisées à l issue du stage - Fiche d évaluation complétée par le stagiaire à l issue du stage - Synthèse du déroulement du stage (si action collective) - Synthèse du suivi du stagiaire ETAPE 2 - suite page 9 8 AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME 9

6 ETAPE 3 - fiche outil L Avant formation 1. sélection des organismes de formation Nom de l intervenant Notation des critères : 0 insuffisant 1 Moyen 2 Satisfaisant 3 Très satisfaisant aspect critères notation commentaires ETAPE 3 Notoriété Régionale/Nationale Certification/Normes Clients (nombre-secteurs-partenariats) commercial Qualité des projets réalisés / Références Domaine d'activité Capacité à offrir du sur-mesure Tarifs (frais de déplacement du formateur inclus) Subrogation Agefos pme Sélectionner l organisme de formation et apprécier son expertise Deux outils vous aideront dans la sélection et l appréciation de l organisme de formation à qui sera confié le(s) action(s) de formations identifiées : Sélectionner Respect du calendrier Contenu Réactivité Facilité de contact Partenariat avec Agefos pme 1. Sélection d un organisme de formation Cette fiche outil a pour objectif de vous aider à sélectionner l organisme qui pourra intervenir dans le cadre du projet identifié. Adéquation avec les besoins du client Compétences du formateur pédagogique Références du formateur (expérience) Méthodes pédagogiques proposées Questionnaire pré-stage Matériel pédagogique utilisé Support pédagogique pendant le stage Suivi du stagiaire après le stage ( service après-vente ) logistique Proximité géographique Qualité des locaux et de l'équipement Accessibilité des locaux TOTAL ETAPE 3 - suite page AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME 11

7 ETAPE 3 - fiche outil L Avant formation 2. appréciation d un organisme de formation Document du service Formation destiné à apprécier la proposition d un organisme de formation Nom de l intervenant Notation des critères : 0 Insuffisant 1 Moyen 2 Satisfaisant 3 Très satisfaisant ETAPE 3 aspect critères notation commentaires Convention de formation Convocation au stage administratif Questionnaire pré-stage Transmission du programme au préalable Questionnaire pré-stage Feuille d'émargement (Matin et après-midi) Fiche d'évaluation de l'organisme Attestation de stage Suivi du stagiaire après le stage 2. Appréciation de l expertise d un organisme de formation Il vous permet d apprécier la qualité de la proposition et le respect des règles administratives qui conduiront l entreprise à renouveler la collaboration. Sélectionner Respect du calendrier Réactivité Facilité de contact Adéquation avec le programme pédagogique Homogénéité des stagiaires (si interentreprises) Rythme du stage Qualité de l'animation Compétences techniques de l'intervenant Accessibilité des méthodes pédagogiques Documentation remise à l'issue du stage Objectifs atteints à l'issue du stage logistique Qualité de l'accueil Qualité des locaux de la formation Qualité du matériel pédagogique Qualité de la restauration TOTAL 12 AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME 13

8 ETAPE 4 - fiche outil L Après formation Nom/Prénom ANALYSE DE L ATTEINTE DES OBJECTIFS évaluer le transfert des acquis en situation de travail À compléter par le manager et son collaborateur de 1 à 3 mois après la réalisation de la formation Intitulé du poste ETAPE 4 Resp. hiérarchique Date de l entretien Intitulé de l action de formation Date de réalisation de l action de formation Rappel de l objectif Indicateur(s) de mesure/résultat(s) attendu(s) * A B C D E NP évaluer, analyser et mesurer les impacts La fiche outil 2 du manager intitulée «analyse de l atteinte des objectifs apres la réalisation de l action de formation» vous aide à comparer les objectifs initiaux formalisés, les objectifs atteints et de mesurer le retour sur investissement de l action de formation. Ce document peut être transmis au service Ressources Humaines pour évaluer l intérêt de la formation ainsi que votre implication dans la démarche. évaluer Les motifs n ont pas été atteints en raison de : Action de formation non adaptée Missions modifiées Pas de moyen pour utiliser les acquis de la formation Autres Commentaires du collaborateur Commentaires du manager de proximité * Echelle d appréciation A Les objectifs sont atteints ou dépassés C Les objectifs sont partiellement atteints E Les objectifs sont nettement insuffisants B Les objectifs sont proches de l atteinte D Les résultats sont insuffisants NP Les objectifs ne sont plus pertinents Il s agit ici de rappeler les échéances et indicateurs qui avaient été fixés au collaborateur avant le stage. La mesure de l atteinte de ces objectifs s effectue à partir d une échelle d appréciation de A à E. Dans la zone commentaire, chacun apportera ses précisions sur l appréciation obtenue. ETAPE 4 - suite page AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME 15

9 ETAPE 4 - fiche outil L Après formation FICHE D évaluation D UNE ACTION DE FORMATION Document RH destiné à évaluer la satisfaction du stagiaire Votre avis sur le stage auquel vous venez de participer nous intéresse. Il nous aidera à maintenir la qualité des actions de formation. Merci de répondre aux questions en entourant votre appréciation. ETAPE 4 Nom/Prénom Service Intitulé du poste Organisme de formation Nom de l intervenant Date et lieu de la formation Lieu de la formation 1. Quels étaient vos objectifs professionnels motivant votre participation à ce stage? Adaptation au poste de travail Evolution des méthodes de travail Remise à niveau Préparation à de nouvelles fonctions 2. Le stage était-il en adéquation avec vos objectifs? Contenu Cette dernière étape vous aide à évaluer 3 niveaux de l action de formation : 1. Évaluation d une action de formation à chaud Elle vous permet d évaluer la qualité de la formation du point de vue du stagiaire. Ce document sera utilisé pour apprécier l organisme de formation. évaluer 3. Le contenu du stage était-il conforme au programme annoncé? 4. Le niveau des autres participants vous a-t-il semblé homogène? ETAPE 4 - suite page AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME 17

10 ETAPE 4 - fiche outil L Après formation L Après formation ETAPE 4 - fiche outil FICHE D évaluation D UNE ACTION DE FORMATION - SUITE Document RH destiné à évaluer la satisfaction du stagiaire FICHE D évaluation D UNE ACTION DE FORMATION - SUITE et fin Document RH destiné à évaluer la satisfaction du stagiaire 5. Le rythme du stage était-il satisfaisant? 10. L organisation matérielle du stage (accueil, locaux et salle, hébergement et repas) était-elle satisfaisante? 6. L intervenant possédait-il les qualités d animation adaptées? 11. Le stage a-t-il répondu à vos objectifs professionnels? 7. L intervenant avait-il les compétences techniques essentielles pour le stage? 12. Pensez-vous pouvoir immédiatement mettre en pratique les acquis du stage? 8. Les méthodes pédagogiques utilisées ont-elles facilité l acquisition du contenu du stage? Signature du stagiaire Date 9. Le support de cours remis à l issue du stage est-il fonctionnel? ETAPE 2 - suite page 19 ETAPE 4 - suite page AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME 19

11 ETAPE 4 - fiche outil L Après formation Mesurer le bénéfice d une action de formation pour l entreprise Document RH à compléter par le manager (N+1), dans un délai de 3 à 6 mois après l action de formation afin de mesurer les effets de la formation sur l entreprise Nom/Prénom de l encadrant Nom et prénom du collaborateur stagiaire Service Intitulé du poste Organisme de formation Date et lieu de la formation Intitulé de la formation 1. Quel est l enjeu de ce stage pour l entreprise? 2. Quel était l objectif du stage pour le collaborateur? À l issue du stage, le collaborateur doit être capable de ETAPE 4 2. Analyse de l atteinte des objectifs après la réalisation de l action Elle va vous permettre de vérifier le transfert des acquis de la formation au poste de travail. Voir votre fiche outil 2 du manager «analyse de l atteinte des objectifs après la réalisation de l action de formation». 3. Mesurer le bénéfice d une action de formation pour l entreprise Ce document vous permettra de vérifier que les compétences acquises par le collaborateur ont eu un effet sur l entreprise au niveau économique ou social. Dans le cas contraire, l entreprise devra comprendre le motif du manque d impact de l action de formation. évaluer 3. À quelles fins le collaborateur a-t-il suivi cette formation? Adaptation au poste de travail (pour nouvel entrant) Remise à niveau Evolution des méthodes de travail Préparation à de nouvelles fonctions 4. Comment avez-vous recueilli le besoin en formation? Entretien Annuel d Évaluation Réunion de service Outil du manager Autres (précisez) 5. Comment a été déterminé le niveau de compétences de votre collaborateur avant le stage? (questionnaire, entretien, résultat d activité ) 6. Le collaborateur utilise-t-il les acquis du stage dans le cadre de ses missions? Oui Partiellement Non ETAPE 4 - suite page AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME 21

12 ETAPE 4 - fiche outil L Après formation Mesurer le bénéfice d une action de formation pour l entreprise - suite et fin Document RH à compléter par le manager (N+1), dans un délai de 3 à 6 mois après l action de formation afin de mesurer les effets de la formation sur l entreprise 7. Avez-vous constaté des écarts entre les compétences attendues et les compétences acquises? Oui Non NOTES 8. Si oui, comment expliquez-vous ces écarts? 9. Le stage a-t-il permis à votre collaborateur d atteindre les objectifs fixés? Oui Partiellement Non 10. Si non ou partiellement, pourquoi? Manque de matériels (informatique, outil, machines ) Manque de collaboration Manque de temps Manque d implication du salarié Changement de fonction Autres (précisez) 11. Quels moyens, quels indicateurs avez-vous mis en place pour vérifier que votre collaborateur a acquis de nouvelles compétences pour atteindre ses objectifs? 12. Le stage a-t-il permis à votre collaborateur d atteindre les objectifs fixés? Oui Non 13. Si oui, d autres collaborateurs associés au projet ont-ils également suivi cette formation? Oui (combien) Non 14. L action de formation suivie par votre collaborateur a-t-elle eu un impact sur l activité de l entreprise? Oui Non Précisez Signature du stagiaire Date 22 AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON - KIT PME 23

13 AGEFOS PME LANGUEDOC-ROUSSILLON Quartier d Entreprises de Tournezy Bâtiment A4 - Plan Louis Jouvet - CS MONTPELLIER Cedex 3 Février 2010 Les informations contenues dans ce document sont la propriété exclusive de l AGEFOS PME Languedoc-Roussillon Reproduction autorisée sous conditions