A - Créer une Base de données au format dbase

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1 Bases de données sous Open Office (OOo) : Bref tutorial A - Créer une Base de données au format dbase 1. Solution 1 :Ouvrir une feuille de classeur dans OOo. Mettre le nom des champs sur la 1ère ligne en se limitant à 10 caractères sans les caractères spéciaux (accents..) ni les espaces. Il est possible (mais facultatif) de définir le type de données dans le nom des champs : NOM,C,10 -> La colonne NOM est de type caractère (C) et de longueur 10. TVA,N,5,2 -> La colonne TVA est de type numérique (N), de longueur 5 avec 2 décimales. Saisir les données directement dans le classeur, ou faire un copier / coller depuis une autre source, si vous pouvez le faire ce qui suppose d avoir Works 4.5 et Open Office installés sur le même poste. Enregistrer le classeur au format dbase : Fichier / Enregistrer sous. Indiquer le chemin et le nom du fichier. Il est conseillé de créer un dossier spécial qui contiendra toutes les bases de données au format dbase (ex : C:\DBase). Cette opération permettra de créer une seule source de données pour tous les fichiers DBase. Il sera possible par la suite d'ajouter un nouveau fichier dbase, sans recréer une nouvelle source de données. Choisir «dbase» dans la zone «Enregistrer sous» et cliquer sur «Enregistrer» Choisir dans la liste «Europe Occidentale (Windows 1252 / WinLatin 1)» pour le jeu de caractères et cliquer sur OK. ATTENTION : Si vous choisissez une autre option, vous risquez de perdre les caractères spéciaux (accents..) Il sera possible par la suite de ré-ouvrir et de ré-enregistrer avec OOo ce fichier au format dbase en faisant attention de toujours sélectionner l'option «Europe Occidentale (Windows 1252 / WinLatin 1)» pour ne pas perdre les caractères spéciaux. 2. Solution 2 :A partir de Works, il faut avoir modifié les noms de champs en respectant les contraintes indiquées plus haut puis enregistré la base au format dbase III. ATTENTION dans ce cas: Choisir dans la liste «Europe Occidentale (DOS/OS2 850 / International)» pour le jeu de caractères et cliquer sur OK. Et non «Europe Occidentale (Windows 1252 / WinLatin 1)» comme mentionné dans le cas d une création depuis le classeur d OOo. Si vous choisissez une autre option, vous risquez de perdre les caractères spéciaux (accents..)

2 B - Exploiter la Base de Données 1. démarrer avec un document texte vide d'open Office. Puis activer l'affichage des sources de données. 2 Un volet va s'ouvrir dans lequel vous ferez un clic droit pour choisir : Gérer les sources de données. Validez par un clic gauche. 2. Une fenêtre va s'ouvrir, dans laquelle vous allez devoir indiquer l'emplacement de votre base de donnée sur votre poste de travail

3 Pour ce faire cliquez sur le bouton parcourir, jusqu'à atteindre le répertoire où vous avez rangé votre base. ATTENTION! Si vous la déplacez sur votre disque dur, il faudra refaire cette manœuvre. Maintenant vous allez devoir choisir le jeu de caractère, suivez l'exemple ci-dessous si vous avez créé la base à partir de Works. Mais si vous avez créé la base directement avec OOo, choisissez Windows 1252 / WinLatin 1 comme jeu de caractères.

4 Ouvrez ensuite l'onglet Tables, comme l'illustration ci-dessous et cochez la table que vous utiliserez, si jamais il y en a plusieurs dans le répertoire.

5 3. Résoudre le problème des champs dont le contenu présente un grand nombre de caractères. Certains champs doivent pouvoir contenir un texte relativement important en volume, des commentaires par exemple. Il va falloir éditer la table et affecter la nature «mémo» à ces champs ce qui aura pour effet de créer un fichier comportant le nom de votre table mais avec l extension.dbt. Vous allez avoir ainsi 2 fichiers qui composent votre table : - matable.dbf (qui est la base proprement dite et dont la taille en octet est assez réduite) - matable.dbt (qui contient tous les textes encombrants des mémos) ATTENTION : ces deux fichiers sont indissociables et ne peuvent pas être déplacés séparément! La vue de droite indique comment éditer la table (clic dr sur la table dans le volet d exploration) Une fenêtre d édition va s ouvrir : Voir au dessous Cliquer dans la cellule de «type de champ» pour ouvrir une liste déroulante

6 Choisir Mémo si je souhaite que le champ «BILAN_PSY» puisse contenir une grande quantité de texte. Une fois que j ai déterminé mes choix, je pense à les valider en enregistrant (clic sur la disquette).

7 4. créer très rapidement un état Je sélectionne cette table par un clic et tous les champs de la table apparaissent. Je vais sélectionner 3 fiches en cliquant sur leur entête de ligne et en maintenant la touche CTRL enfoncée. Puis enfoncer le bouton indiqué par la flèche.

8 Cela va ouvrir cette fenêtre (vue de gauche) : ici nous avons choisi de n'afficher que les noms et les décisions pour les 3 fiches sélectionnées précédemment. Le résultat, que l'on peut mettre en forme à sa guise

9 5 - Création d'un document de type lettre avec des champs fusionnés depuis la base Menu Insertion, Champ, et enfin Autres (comme capture à gauche) La fenêtre suivante va s'ouvrir, choisissez, champs de mailing dans "Type de champs", sélectionnez votre base de données. Enfin choisissez un par un les champs que vous voulez insérer dans le document.

10 Je sélectionne les fiches qui m'intéressent, toujours en utilisant la touche CTRL et un clic sur chaque plot de ligne.

11 La fenêtre d'impression va s'ouvrir lorsque j'aurai cliqué sur le bouton de mailing (voir capture écran ci-dessous) en me proposant directement d'imprimer le document avec les champs issus des fiches sélectionnées. C'est bon, mon imprimante va faire ce qui était demandé, je n'ai pas à m"inquiéter, l'aperçu ne montre pas les fiches qui vont être imprimées.

12 Créer un formulaire simple Prenez un nouveau document vierge. Sur la liste des icônes à gauche de l'écran, activer la liste des fonctions formulaires, et laisser la barre d'outil ouverte. La barre d outils de formulaire Activer sur la barre d'outils, le navigateur de formulaire. Sur «formulaires», «Click DR», «nouveau», créez un nouveau formulaire «CCPE». Sur le formulaire «CCPE», faites un «Click dr», «Propriétés»

13 Remplissez les champs «Source de données» et «Contenu», refermez la fenêtre. Dans la barre d'outil activez le bouton «insérer un champ». Une fenêtre «sélection de champ» s'active. Faites glisser les champs sur votre document. Je choisis la disposition des champs, la couleur etc en sachant pourrai tout modifier à mon gré par la suite que je

14 Il n est pas toujours indispensable de faire figurer le champ d étiquette et le champ de données sur sa feuille. Par exemple la commune de scolarisation n en aurait pas forcément besoin.

15 Organiser la disposition et l aspect des champs de formulaire dans la page Je vais obtenir au final un écran sur lequel j aurai toutes les données d un enfant d un seul coup d œil. Cet écran pourra être imprimé, je pourrai effectuer des recherches rapides par critères (lettres ou mots clés). Je vais pouvoir modifier les données de la base à travers cette interface. C est l outil privilégié de travail dans la base de données.

16 Un exemple de formulaire Une fois que le formulaire est terminé, je peux accéder directement à ma base par lui, ou par un raccourci Bertrand Lambard AIS 17, janvier 2004