UTILISER LE CLOUD COMPUTING : EDITION EN LIGNE ET TRAVAIL COLLABORATIF AVEC GOOGLE DRIVE

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1 UTILISER LE CLOUD COMPUTING : EDITION EN LIGNE ET TRAVAIL COLLABORATIF AVEC GOOGLE DRIVE Atelier TICE du 12 juin 2013 Daniel CLERO CDDP du Gers

2 SOMMAIRE GÉNÉRALITÉS STOCKAGE EN LIGNE PARTAGE EN LIGNE EDITION EN LIGNE TRAVAIL COLLABORATIF PUBLIER UN TRAVAIL POUR ALLER PLUS LOIN : LES SOLUTIONS FRAMASOFT

3 Les solutions Google dans le nuage Les premiers services : moteur de recherche et webmail Gmail suivi d une myriade de services : Stockage en ligne Edition en ligne (bureautique) Partage Travail collaboratif Agenda Cartographie : Google Maps et Google Earth Création de sites, Réseau social, Vidéo, Visioconférence GENERALITES

4 Se créer un compte GENERALITES Aller sur le site Google : Il est possible de créer un compte Google à partir d une adresse sans nécessairement devoir créer une adresse gmail Il est nécessaire de confirmer la création du compte en suivant un lien contenu dans un message de confirmation Vous pouvez vous soustraire au réseau social Google + en allant dans les paramètres de votre compte

5 GENERALITES En pratique : Aller sur le site Google : Créer votre compte Google : Soit en créant un compte Gmail pour bénéficier d une nouvelle adresse électronique Soit à partir d une autre adresse mail valide qui vous relevez régulièrement. Ex : votre adresse académique du type : prenom.nom@ac-toulouse.fr Vous assurer que vous retiendrez bien le mot de passe associé Vous déconnecter

6 GENERALITES Se connecter Aller sur le site Google :

7 STOCKAGE EN LIGNE Accéder à son espace de stockage sur Google depuis l interface web Cliquer sur le menu Drive Depuis avril 2012 : Google Documents devient Google Drive Offre 5 Go de stockage Une application de bureau pour synchroniser les fichiers de son ordinateur avec le service en ligne Google Drive Une application pour outils nomades

8 Création de documents et dossiers STOCKAGE EN LIGNE Accéder à son espace de stockage sur Google depuis l interface web Ajout de documents

9 Travail à faire : STOCKAGE EN LIGNE Vous connecter Créez-vous un dossier nommé «Professionnel» Y ajouter des fichiers contenus dans le dossier «A déposer sur Dropbox/Google Drive» placé sur le bureau ; Renommer, supprimer certains de ces fichiers en ligne Y Créer un dossier «Divers» et un dossier «Formation» ; y déplacer les fichiers qui vous semblent opportuns Pour aller plus loin : Créez-vous un dossier nommé «Personnel», Y créer éventuellement les dossiers de votre choix Y télécharger des fichiers (peu volumineux) qui vous récupérerez sur Internet ou sur votre clé USB : documents, images

10 STOCKAGE EN LIGNE Installation de l application Google Drive vers d autres «terminaux» Intérêts et principes : Retrouver ses documents : Sur «plusieurs terminaux» : PC (logiciel Google Drive) Outils nomades (application Google Drive) En plusieurs lieux : Au bureau A son domicile Grace à une opération de synchronisation : Synchronisation en cours Mise à jour de du dossier Google Drive automatiquement sur toutes les stations de station suite à l ajout ou suppression d un fichier, la création d un dossier opérés depuis l interface web ou une station de travail

11 STOCKAGE EN LIGNE Installation de l application Google sur son poste de travail Intérêts : Gestion facilitée de ses documents : Dépôt Organisation Synchronisation automatique vers le web Création : D une icône déposée sur le bureau D un nouveau dossier dans la bibliothèque (explorateur Windows) D une nouvelle icône dans la barre de notification

12 Travail à faire : STOCKAGE EN LIGNE Installer l application Google Drive à partir du fichier d installation contenu dans le dossier «Installation» contenu sur votre bureau A l aide de l explorateur Windows, allez dans le dossier «Google Drive» qui vous appartient : Y retrouvez-vous les documents que vous avez importés depuis le site Google drive lors de l exercice précédent? Rajoutez les fichiers contenus dans le dossier «A déposer dans le dossier Dropbox/Google Drive» à l endroit qui vous semble opportun Observez l icône Google dans la barre de notification (près de l horloge située en bas à droite) Que remarquez-vous? Comment expliquer cette observation? Quel contrôle pourriez-vous faire?

13 PARTAGE EN LIGNE Partager un lien vers un document ou dossier Intérêts et principes : Solution idéale pour proposer un lien de téléchargement à ses élèves ou collègues vers un document Lien à communiquer par courriel ou à déposer sur un site web Idéal pour permettre le téléchargement d un fichier volumineux A savoir : La personne envers qui vous réalisez le partage auront beoisn d un compte Google Les adresses des liens URL ainsi générés sont bien souvent très longues ; Des services de raccourcisseurs d URL peuvent limiter l adresse des liens obtenus à une dizaine de caractères. Google Shortener URL : Bit.ly : Tiny URL :

14 PARTAGE EN LIGNE Partager un lien vers un document ou un dossier Via l interface web (clic droit) : Via l explorateur (clic droit) : Voir Diapo suivante

15 PARTAGE EN LIGNE Partager un lien vers un document ou un dossier Lien à communiquer aux personnes dont on ne connaît pas l adresse électronique Spécification des droits de partage : simple consultation ou modifications autorisées Saisie d adresse pour envoi du lien (notification de partage) à l aide d un courriel automatique Pour accéder au partage après authentification d un compte Google (personnes expressément autorisées par le propriétaire du document - Envoi d un mail donnant autorisation Pour accéder directement au partage sans authentification (sans compte Google)

16 Travail à faire : PARTAGE EN LIGNE Communiquez par courriel, à Daniel, deux de vos documents stockés sur Google Drive par le biais d un lien de téléchargement (daniel.clero@ac-toulouse.fr) : Quelles sont les deux possibilités? En quoi se distinguent-elles? Partage de dossier Allez sur votre Drive «on line». Avez-vous reçu le dossier partagé par Daniel? Où se trouve t-il? Le retrouvez-vous dans votre «Drive local»? Depuis votre «Drive on line», copiez-le dans votre Drive Si vous y supprimez les fichiers, quelles conséquences, selon vous, cela peut-il y avoir?

17 EDITION EN LIGNE Suite bureautique : Fonctions simples mais efficaces Fonction «Document» (traitement de texte) Fonction «Présentation» (logiciel de présentation) Fonction «Feuille de calcul» (tableur) Fonction «Dessin» (Dessin Assisté par Ordinateur) Fonction «Formulaire»* Intérêts : Accéder à ses documents en tout lien sans devoir installer d application logicielle Créer un document qu on l on pourra ensuite partager afin que des personnes puissent y collaborer (simultanément) Intégrer ses documents sur des sites web à l intérieur de fenêtres : Code HTLM code embedded embarqué à coller à l intérieur de la page web

18 Fonction Document EDITION EN LIGNE Extension de fichier =.gdoc

19 Fonction Présentation EDITION EN LIGNE Extension de fichier =.gslides

20 Fonction Feuille de calcul EDITION EN LIGNE Extension de fichier =.gsheet

21 Fonction Formulaire EDITION EN LIGNE Voir ce tutoriel de R. Veau p 13 à 15 : Voir le tutoriel de F. Poulhes p. 12 à 19 : Extension de fichier =.gform

22 TRAVAIL COLLABORATIF Ecrire un document à «plusieurs mains» Partager le document : Fichier, Partager En mode «privé» (option par défaut) à condition de spécifier les personnes bénéficiaires du partage à partir de leur adresse électronique pour envoi de la notification de partage à accepter Préciser «Modification autorisée» comme statut de partage et avertir la personne Remarque importante : Le mode «Privé» nécessité la détention d un compte Google pour chaque collaborateur mais présente l intérêt d identifier les collaborations (contributions, commentaires, modifications ) de chacun d entre eux.

23 TRAVAIL COLLABORATIF Ecrire un document à «plusieurs mains» Partager le document : En mode «Tous les utilisateurs disposant du lien» Préciser «Modification autorisée» comme statut de partage Remarque importante : Le mode «Tous les utilisateurs disposant du lien» ne nécessite pas la détention d un compte Google pour chaque collaborateur Mais aucune collaboration (contributions, commentaires, modifications ) ne sera identifiée ce qui enlève beaucoup d intérêt au concept du travail collaboratif Commentaire & lecteur anonymes

24 LA SOLUTION GOOGLE DRIVE TRAVAIL COLLABORATIF Ecrire un document à «plusieurs mains» Les outils de collaboration : Identification des collaborateurs qui travaillent sur le document (si mode privé) par un code couleur Code couleur qui visualise les endroits respectives où travaille chaque collaborateur Possibilité de discuter en direct (chat) Possibilité de laisser des commentaires (affichés durablement) Historique des versions Menu Fichier, Consulter l historique des révisions Possibilité de restaurer une version

25 Travail à faire : TRAVAIL COLLABORATIF Contribuez de façon collaborative à l enrichissement d une présentation Google Document que votre formateur vous a partagé Allez sur votre «Drive on line» (en étant authentifié) Retrouvez le document partagé Y contribuer : En apportant vos contributions, vos commentaires En dialoguant (en direct) avec les autres contributeurs Créez un document texte pour lequel vous ferez appel à contribution Créez le document et y portez quelques éléments : la trame, le plan Invitez certaines personnes à y contribuer

26 PUBLIER UN TRAVAIL Visualiser un document sur un page web : E.N.T., Moodle, blog Récupérer le code Html à coller dans l article de l E.N.T. ou blog Menu Publier sur le web Bouton «Démarrer la publication» Sélectionner et copier le code Coller le code récupéré dans l article de blog Mode affichage HTML Coller le code

27 Les framapad et autres documents Intérêts : Services pas nécessairement : raccordés à un service de stockage des données Soumis à authentification Soumis à la création d un compte de messagerie La gamme : POUR ALLER PLUS LOIN LES SOLUTIONS FRAMASOFT Framapad (texteur) : Framacalc (tableur) : Framindmap (cartes heuristiques) : Framavectoriel (dessin) :

28 Framapad : l éditeur de texte collaboratif sur Internet Pad public : Version lite : Fonctionnalités élémentaires de mise en forme Gestion des révisions Travail collaboratif : Ajout d utilisateur après saisie de l adresse du pad Chat Mémorisation des informations et utilisateurs Pad privé : POUR ALLER PLUS LOIN LES SOLUTIONS FRAMASOFT Nécessité de disposer d un compte Fonctionnalités plus avancées