PGS TABLETTE PRINCIPES DE BASE Manuel Utilisateur

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1 PGS TABLETTE PRINCIPES DE BASE Manuel Utilisateur 1. Sur le poste central Le programme permet la gestion des entretiens et attestations pour les installations mazout et gaz, et les fiches de dépannage ou de travail pour toutes les installations. Le numéro de technicien sera la référence de transfert vers le portable. Chaque technicien aura accès à son répertoire sur sa tablette. Il faudra donc sélectionner les entretiens à réaliser pour chaque technicien. Pour sélectionner des entretiens à transférer aux techniciens, ouvrir le programme des entretiens et choisir la période et le type Mazout et/ou GAZ. Sélectionnez les entretiens à transférer sur la tablette d'un technicien en sélectionnant les lignes par la touche F1. Chaque ligne sélectionnée sera marquée d'une croix verte comme montré ci-contre. Cliquez ensuite sur l'icone "Envoi" vers la tablette Refaire cette procédure pour chaque tablette à charger Page 1

2 Le programme vous propose alors de sélectionner le technicien à qui vous destinez la sélection réalisée. Placez-vous sur la ligne du technicien concerné et cliquez sur 'sélectionner' ; Ensuite confirmez le transfert: Le programme confirme le transfert de 8 entretiens vers la tablette du technicien n 4. Tout cela se passe sans liaison par cable, et sans la nécessité d'avoir la tablette à disposition! Page 2

3 2. Sur les tablettes Une fois le programme lancé sur la tablette, le premier écran qui apparait sera celui qui concerne le technicien. Afin de retrouver les fichiers qui lui sont destinés, le technicien introduit donc son numéro de technicien. (Dans notre exemple, il s'agit du 4) Rem: Attention, chaque tablette voit les répertoires 'dropbox' mis à jour pour 1 ou plusieurs technicien. voir l'annexe 1: installation de dropbox sur la tablette Une fois le code d'accès introduit (N de technicien attribué dans POWERGES), la liste des sites à visiter se présente à l'écran. => Marquer le site à visiter (dans notre exemple: DARDENNE) => Cliquer sur 'Sélection' pour ouvrir la fiche d'entretien. Installation MAZOUT Installation GAZ Numéro de la chaufferie dans POWERGES Cliquer sur ce bouton pour rafraichir la liste présentée à l'écran (voir les modifications d'adresse, etc.) et pour réceptionner les éventuelles nouvelles installations à visiter... Onglet Installation et chaufferie Page 3

4 Les données modifiées concernant le site et l'installation dans ces écrans feront l'objet d'un rapport lors de la réception sur le serveur. Toute zone complétée alors qu'elle était vierge (ex. dans l'écran de droite: année du brûleur) sera mise à jour automatiquement dans la fiche installation de POWERGES lors du retour vers le serveur. La sélection d'un élément d'une liste se fera via un clic sur la flèche située en bout de zone, puis par la sélection de l'option désirée. Dans certains cas, une zone externe se présente sur la gauche afin d'ajouter une option non prévue: Page 4

5 Onglet Contrôle Cet onglet comprend 5 parties (volets) constituant l'ensemble de l'attestation d'entretien: Le volet 5 contient les informations finales essentielles pour la validation de l'attestation (signature du client, date,...) Page 5

6 Une fois le signataire indiqué et la signature exécutée, il faut nécessairement la valider pour que l'attestation puisse être validée définitivement Dans le cas contraire, elle restera enregistrée sur la tablette mais ne pourra retourner vers le serveur et mettre a jour votre POWERGES. Pour valider la signature (Plus de modification possible) Pour effacer la signature avant validation (il sera possible alors de recommencer une nouvelle signature) Notice importante concernant la signature du client: Toutes les signatures des clients sont cryptées afin de ne pouvoir être utilisées autrement que pour être affectées à l'attestation d'entretien. Une fois l'attestation récupérée sur POWERGES et le fichier PDF généré, la signature est effacée définitivement. Page 6

7 Onglet Photos Pour prendre une photo Pour supprimer une photo Pour afficher la liste des photos Effectuer une rotation 90 valider la rotation Pour visualiser en grand la photo sélectionnée Page 7

8 VALIDATION FINALE Ajout de remarque libre pour le technicien. Ces remarques seront ajoutées dans la fiche de l'installation lors de la récupération vers POWERGES: Attestation 6% avec signature client : Page 8

9 Pour transmettre définitivement l'attestation vers le PC de base, il est indispensable de la valider. L'installation disparaitra de la table des entretiens à réaliser et sera automatiquement disponible à la récupération dans POWERGES. 3. Retour sur le poste central Aucune liaison ne doit être prévue (mis a part la liaison internet, bien sûr) Via le programme 'entretien', cliquer sur le bouton Le programme vous demandera de sélectionner le technicien (la tablette) à récupérer Page 9

10 Sélectionnez les attestations à récupérer, puis cliquez sur Le transfert s'effectue vers le PC serveur Un écran d'info signale les attestations récupérées avec les modifications effectuées sur les fiches installations. Une visualisation immédiate des attestations (PDF) est possible en se plaçant sur la ligne désirée puis en cliquant sur: Exemple de PDF récupéré pour une attestation d'entretien (Région Wallonne): Page 10

11 Les données des installations sont mises à jour et l'attestation d'entretien est ajoutée à la liste des attestations du site: Elles sont consultables via le bouton 'testo' situé dans la barre du haut des fiches 'Mazout' ou 'Gaz' Exemple complet: 1. Avant l'envoi sur une tablette, la fiche installation se présente comme suit: Cette installation (mazout) ne comprend encore aucun rapport d'entretien (pas de clignotant sur le bouton testo) et la date du dernier entretien est de 2002; une remarque y a déjà été inscrite à cette date et concerne le rendement calculé. Aucune photo n'est ajoutée à cette fiche Page 11

12 2. Sélection et envoi de la fiche sur la tablette du technicien: 3. Récupération de la fiche par le technicien et réalisation de l'entretien: Le technicien complète plusieurs données manquantes (N de Série,...etc.), fait une ou l'autre photo puis fait signer par le client l'ensemble des données collectées. Il ajoute également une remarque à la fin de l'entretien et fait signer une attestation 6% 4. L'attestation est récupérée sur le PC serveur 5. Toutes les données sont intégrées dans POWERGES (Photo / attestation / Mise à jour des données) Les photos sont copiées dans le répertoire du dossier X:\POWERGES\Photos Les attestations (PDF) sont copiées dans le répertoire X:\POWERGES\Attestations Page 12

13 PGS TABLETTE AUTRES FICHES Manuel Utilisateur Les pages précédentes reprennent la description du principe de base, les différentes manipulations,... pour les attestations de Wallonie. Mais les tablettes gèrent d autres documents : - Les attestations de Bruxelles (dans une phase ultérieure il y aura les attestations Flandre) - Les fiches de dépannage (Mazout, Gaz, Split, Multisplit, Monobloc,PAC,..) - Les fiches de travail (Mazout, Gaz, Split, Multisplit, Monobloc,PAC,..) Le principe de base reste le même pour les attestations de Wallonie, pour les attestations de Bruxelles, pour les fiches de dépannage et pour les fiche de travail Attestations Wallonie et Bruxelles Le transfert des attestations sur la tablette se fait : - soit à partir de la fenêtre «Planning des entretiens à réaliser» Après avoir sélectionné les sites, le technicien, vous avez le message suivant : Vous cliquez sur le bouton «Attestations périodiques» Si le paramètre gestion date et heure est activé, vous devrez préciser la date et heure de l intervention. - soit à partir de la fenêtre «Demande d intervention sur un site / création d un appel» Vous devez cocher «PGS Tablettes» et vous cochez «Entretien (Attestation) ou «Edition des 2 fiches» - soit à partir de la fenêtre «Demande d intervention sur un site /modification d un appel» Vous cochez «Entretien (Attestation)» ou «Edition des 2 fiches» Page 13

14 Et vous cliquez sur le bouton Powerges transférera automatiquement le type de l attestation (Wallonie ou Bruxelles), en fonction de la région du site. Sur la tablette, quand le technicien a introduit son code, une liste avec toutes les interventions apparait. Il est possible d afficher uniquement les attestations, uniquement les fiches de dépannage et de travail. Le technicien peut savoir si c est une attestation, une fiche dépannage ou une fiche de travail : D = fiche de dépannage A = attestation T = fiche de travail MA = Mazout ; GA = Gaz ; SP = Split ; MU = Multisplit ; MO = Monobloc ; PA = PAC ;. Selon un paramètre, la liste des interventions est triée par date et heure d intervention prévues ou par ordre alphabétique du nom du locataire De même, selon un autre paramètre, la liste des interventions reprend toutes les interventions ou sans les interventions prévues à une date ultérieure. Sur la tablette, en fonction du type d attestation, les écrans d encodage du contrôle seront différents. Ils correspondent aux informations à compléter sur l attestation officielle concernée. Lors de la récupération des fiches de dépannage à partir de PGS, il sera possible d afficher uniquement les attestations ou d afficher uniquement les fiches de dépannage et de travail. Dans la liste, vous pouvez savoir si c est une attestation ou si c est une fiche de dépannage/de travail : Page 14

15 9999 = attestation pour le site 9999 DTGA9999 = fiche de dépannage ou de travail pour le site 9999 et installation Gaz MA = Mazout ; GA = Gaz ; SP = Split ; MU = Multisplit ; MO = Monobloc ; PA = PAC ;. Fiches de dépannage Le transfert des fiches de dépannage sur la tablette se fait : - soit à partir de la fenêtre «Demande d intervention sur un site / création d un appel» Vous devez cocher «PGS Tablettes» et vous cochez «Intervention technique (Fiche de travail)» ou «Edition des 2 fiches» - soit à partir de la fenêtre «Demande d intervention sur un site /modification d un appel» Vous cochez «Intervention technique (Fiche de travail)» ou «Edition des 2 fiches» Et vous cliquez sur le bouton Sur la tablette, les écrans d encodage reprennent le même principe que ceux de l attestation : - un onglet avec les coordonnées du propriétaire et du locataire - un onglet avec les données techniques de l installation, qui peuvent être modifiées ou complétées - un onglet avec la date du dernier entretien, du dernier dépannage et de la remarque de l installation. - un onglet avec les données concernant l intervention à faire : N de l appel Motif de l appel ; Technicien prévu ; Date & heure et timing prévus Les informations à remplir par le technicien : le nom du technicien qui réalise l intervention, les autres techniciens, la date d intervention, la durée de déplacement, l heure de début de l intervention, l heure de fin de l intervention, les observations du technicien, le matériel utilisé, - un onglet pour pouvoir prendre des photos de l installation Page 15

16 - un onglet pour l attestation TVA 6%, pour enregistrer et pour valider Lors de la récupération d une fiche de dépannage : - la fiche d appel a été modifiée : «intervention non réalisée» «Intervention réalisée» - Un rapport d intervention a été crée. Vous ouvrez la fiche signalétique du site et vous cliquez sur le bouton «Rapports d intervention» Et vous avez la liste des rapports d interventions pour ce site. Fiches de travail Le transfert des fiches de dépannage sur la tablette se fait : - soit à partir de la fenêtre «Planning des entretiens à réaliser» Après avoir sélectionné les sites, le technicien, vous avez le message suivant : Vous cliquez sur le bouton «Fiches de travail» Si le paramètre gestion date et heure est activé, vous devrez préciser la date et heure de l intervention. - soit à partir de la fiche signalétique de l installation / bouton impression : Page 16

17 Si le paramètre gestion date et heure est activé, vous devrez préciser la date et heure de l intervention. Sur la tablette, les écrans pour une fiche de travail sont similaires à ceux d une fiche de dépannage. La seule différence est qu il n y a pas de n appel ni de motif de l appel. Page 17

18 PGS TABLETTE ANNEXES Manuel Utilisateur 1. Configuration de DropBox sur la tablette Androïd. o Installation de DropBox. o Via l'outil PLay Store de la tablette: Installer 'Dropbox' Installer 'Dropsync pro' cet utilitaire est payant (+/- 5 ) mais il est indispensable pour gérer la synchronisation de plusieurs dossiers o Configuration de la réception des synchronisations sur la tablette: Page 18

19 Dans cet exemple, le dossier du technicien 4 et celui du technicien 1 sont synchronisés. Il est possible de choisir les dossiers à synchroniser de manière - par exemple - à ce que les tablettes puissent être utilisées par l'un ou l'autre des techniciens. Le délai entre chaque synchronisation est modulable. 2. Configuration de DropBox sur le PC serveur Page 19

20 3. Paramétrage de POWERGES Ajouter le nom du répertoire de Dropbox pour chaque technicien: Paramètrage de configuration : Signaler l'utilisation des tablettes Android Page 20

21 PGS TABLETTE MISE A JOUR TABLETTE Manuel Utilisateur Pour chaque tablette, vous devez suivre la procédure suivante. Le nom du programme exécuté sur la tablette est Pgstablette.apk. Soit il est inclus dans le fichier PGS15HF.exe de Powerges que vous téléchargez depuis le site bmi soit on vous précisera son emplacement. SUR L ORDINATEUR 1. Vous branchez le câble usb de la tablette sur un ordinateur Windows détecte un nouveau périphérique. PS : si vous branchez pour la 1ere fois le câble usb de la tablette sur l ordinateur, Windows va essayer d installer le pilote Samsung. S il échoue, vous pouvez nous contacter. 2. Sur l ordinateur, vous ouvrez l explorateur de Windows et vous voyez le nouveau disque (par exemple : SM-T211) 3. Vous cliquez sur SM-T211 et Tablet 4. Vous copiez le nouveau fichier Pgstablette.apk 5. Vous débranchez le câble usb de la tablette Page 21

22 SUR LA TABLETTE PS : pour l utilisation d une tablette, voir le manuel utilisateur Samsung 1. Sur l écran principal vous cliquez sur l icône «Applis» 2. Vous recherchez l icône «Mes fichiers» et vous cliquez dessus 3. Vous sélectionnez le répertoire /Storage/Sdcard0 et vous cliquez sur le fichier Pgstablette.apk Page 22

23 4. Le message suivant s ouvre : Vous cliquez sur le bouton «OK» 5. Le message suivant d ouvre : Page 23

24 Vous cliquez sur le bouton «Installer» 6. Après quelques secondes, le message suivant apparait : La mise à jour est faite. Si vous cliquez sur le bouton «Effectué», vous pouvez réutiliser la tablette Si vous cliquez sur le bouton «Ouvrir», le programme PGS Tablette se lance Page 24