Atelier «La dématérialisation des factures à travers les technologies LAD»

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1 Atelier «La dématérialisation des factures à travers les technologies LAD» Avec la participation de: Christophe BOUTE, Directeur des Systèmes d informations de la SIP Sheila NATHOO, Responsable Avant-Vente Aareon France Benjamin OUTIN, Responsable Commercial BeLink Solutions Code d accès 2011 Page partenaire Aareon Une France société du groupe Aareon 1

2 AGENDA ATELIER Présentation de notre groupe et de nos offres 5 min Dématérialisation des factures: Enjeux et Bénéfices 5 min Présentation de l offre LAD Factures 5 min Démonstration «Live» sur les factures: De la numérisation jusqu à l intégration dans votre ERP 15 min Témoignage client : Retour d expérience de Christophe BOUTE, DSI de la SIP 10 min Echanges Questions/Réponses 5 min Aareon France 2

3 AGENDA ATELIER Présentation de notre groupe et de nos offres 5 min Dématérialisation des factures: Enjeux et Bénéfices 5 min Présentation de l offre LAD Factures 5 min Démonstration «Live» sur les factures: De la numérisation jusqu à l intégration dans votre ERP 15 min Témoignage client : Retour d expérience de Christophe BOUTE, DSI de la SIP 10 min Echanges Questions/Réponses 5 min Aareon France 3

4 Aareon France 4 Le Groupe BELINK

5 Présentation Groupe Belink Le groupe Belink propose une offre complète de dématérialisation des documents et d'automatisation des processus métier. Une couverture nationale avec des implantations de proximité, un fort développement international en particulier en Afrique Une équipe de près de 100 ingénieurs et consultants présents sur tout le territoire national Un chiffre d affaire de 9M et Plus de 500 clients Aareon France 5

6 Offre Commerciale Groupe Belink BELINK SERVICES Projet Intégration Conseil en architecture Assistance technique Moteur GED Workflow Moteur Cartographie SI BELINK SOLUTIONS Gestion des factures fournisseurs (gamme CODEXIA) Gestion dossiers Habitat social et immobilier Gestion des marchés (gamme LIA) Plate forme collaborative d échanges projet BTP (Hubforproject) Solution Hygiène et Sécurité (Winlassie) Solution Modélisation (SOLU-QIQ) BELINK INTERACTIVE Conseil ecrm Mobile Marketing Sites Web de communication Créations graphiques Plate-forme de Broadcasting Aareon France 6

7 Projets & Solutions Métiers Portail documentaire et décisionnel Full Web Dématérialisation des Demandes de logements, Enquêtes SLS/OPS, Factures fournisseurs PROJETS GED & WORKFLOW Approche multisectorielle Archivage documentaire et Workflow de validation des procédures Ventes, Achats, Logistique, Production, Règlements, Qualité, RH, IMMOBILIER DEMATERIALISATION Collaboration Gestion des dossiers locataires FACTURES FOURNISSEURS - Lecture Automatique des factures fournisseurs - Plan de classement Fournisseur - Workflow de validation des factures fournisseurs Aareon France 7

8 Un fort positionnement sur l habitat social Près de 40 clients dans l habitat social 10 ans d expérience sur ce secteur d activité Aareon France 8

9 Nos Solutions Progiciel BELINK Solutions est éditeur de la gamme CODEXIA depuis 1997 et intégrateur depuis 2002 de la suite LAD ReadSoft DOCUMENTS. LAD - ReadSoft DOCUMENTS Numériser Capturer Contrôler Transférer CODEXIA GED-WORKFLOW-REPORT TRAITER VALIDER GERER STOCKER Aareon France 9

10 Aareon France 10 Solution évolutive complète et intégrée

11 Partenariat Aareon Partenaire depuis références communes (Opievoy, Loire Habitat, Famille et Provence, Logis Metropole, Emeraude Habitation, Actis, Espace Habitat, Le Toit Forézien, OPH Orléans, SIP, Habitat du Nord, Promologis ) Solutions certifiées par Aareon Interfaces et contrôles intégrées Aareon France 11

12 Editeur de logiciel d automatisation des documents Leader Mondial 6500 clients dans le monde 400 clients en France + de 2 Milliards de documents traités par an CA 2010 : 70 Millions d 16 Filiales 450 employés Un partenariat fort et abouti Partenariat LAD ReadSoft BeLink, seul interlocuteur Plus de 50 projets réalisés avec leur solutions Premier partenaire en France 15 consultants/chefs de projets formés et certifiés par l éditeur Aareon France 12

13 AGENDA ATELIER Présentation de notre groupe et de nos offres 5 min Dématérialisation des factures: Enjeux et Bénéfices 5 min Présentation de l offre LAD Factures 5 min Démonstration «Live» sur les factures: De la numérisation jusqu à l intégration dans votre ERP 15 min Témoignage client : Retour d expérience de Christophe BOUTE, DSI de la SIP 10 min Echanges Questions/Réponses 5 min Aareon France 13

14 Dématérialisation des factures fournisseurs: Enjeux et Bénéfices ENJEUX ET BENEFICES Aareon France 14

15 La dématérialisation : pourquoi faire? Optimiser la performance opérationnelle Gains de temps & coûts de traitement Réduction des tâches manuelles à faible valeur ajoutée Amélioration de la qualité des données Fluidification diffusion et accès à l information Externalisation de certaines tâches ou opérations Gérer le risque opérationnel Sécurisation du fond documentaire Conformité aux nouvelles règlementations Accroissement du risque juridique Améliorer la relation client Maitrise des points de contact extérieurs Qualité de réponse aux demandes client Nouveaux services rendus possibles par des échanges numériques Promotion de l image de l entreprise Accompagner votre démarche RSE «Responsabilité Sociétale des Entreprises» Amélioration de votre empreinte : volume papier, photocopies Diminution des navettes de transport et des courriers Diminution des déplacements Réduction des espaces de stockage Aareon France 15

16 Pour quel Retour sur Investissement? Quantitatif Gains de temps Charges de personnel (ETP) Logistique & achats Archivage Qualitatif Image de l organisation Qualité du service rendu Sécurisation Préservation de l environnement ROI généralement constaté de 6 à 18 mois Aareon France 16

17 AGENDA ATELIER Présentation de notre groupe et de nos offres 5 min Dématérialisation des factures: Enjeux et Bénéfices 5 min Présentation de l offre LAD Factures 5 min Démonstration «Live» sur les factures: De la numérisation jusqu à l intégration dans votre ERP 15 min Témoignage client : Retour d expérience de Christophe BOUTE, DSI de la SIP 10 min Echanges Questions/Réponses 5 min Aareon France 17

18 rincipales étapes de la Dématérialisation des factures fournisseurs Recevez vos factures Placez les dans le scanner Les données sont intégrées dans ERP Aareon France 18

19 Numérisation Scan Solution de workflow PortalImmo Prem Habitat Solution d archivage des images Solution d automatisation du traitement des factures intégrée Workflow ERP Solution d archivage Aareon France 19

20 Des capacités de traitement de tous les factures entrantes quelques soit leur flux XML MFP Scanner Fax Classification Capture Contrôle ERP/Workflow &GED Aareon France 20

21 Numérisation Scan Interpret Solution de workflow PortalImmo Prem Habitat Solution d archivage des images Solution d automatisation du traitement des factures intégrée Workflow ERP Solution d archivage Aareon France 21

22 Capture automatique des données Aareon France 22 Numéro de facture Date de facture Ligne articles Date d échéance Taux TVA Totaux Nom du Tiers N commande N SIREN Tiers Détection des avoirs...

23 Le meilleur des technologies au service de la capture Freeform Auto-apprentissage Adaptation au fournisseur Utilisé pour capturer les données pour les fournisseurs inconnus du système Très bon résultat d intérprétation dès le 1 er passage Reconnaissance contextuelle Connaissance de la structure logique des factures Modélisation automatique Enrichissement dynamique du modèle pendant la production Mise en production rapide Outil d optimisation pour les fournisseurs importants Automatisation maximale pour les fournisseurs avec le plus grand nombre de factures Paramétrage avancé de la reconnaissance par champ et par fournisseur (postion, logique, ) Aareon France 23

24 Identification automatique du fournisseur et de la société facturée N TVA intracommunautaire SIRET / SIREN ou équivalent Coordonnées bancaires Adresse Aareon France 24

25 Numérisation Scan Interpret Des règles de Validation automatique Fournisseurs / Factures Commandes / Réception Référentiel Solution de workflow PortalImmo Prem Habitat Solution d archivage des images Archivage de l image Solution d automatisation du traitement des factures intégrée Workflow ERP Solution d archivage Aareon France 25

26 Des règles de Validation automatique Contrôles de cohérence : Montant TTC = Montant HT+ Montant TVA Sommes des lignes articles = Montant HT Date de la facture = Date du système +/- intervalle de temps Règles métier via : Tables de données internes Bases de données externes Bases de données ERP Aareon France 26

27 Numérisation Scan Interpret Verify Fournisseurs / Factures Commandes / Réception Référentiel Solution de workflow PortalImmo Prem Habitat Solution d archivage des images Solution d automatisation du traitement des factures intégrée Workflow ERP Solution d archivage Aareon France 27

28 Un Vidéocodage facilité Interface facilitant les corrections Codification des anomalies Couleur de fond suivant le type de champ Visualisation des données par tables Classification manuelle Type de facture Société facturée Fournisseur Visualisation de l avancée des opérations Affichage de notes Aareon France 28

29 Verify Numérisation Scan Interpret Transfert Fournisseurs / Factures Commandes / Réception Référentiel Workflow Attribution PortalImmo Prem Habitat Mise à jour Auto des Statut Enrichissement Bon à payer Images Archivage des données Solution d automatisation du traitement des factures intégrée Workflow Archive Images ERP Solution d archivage Aareon France 29

30 AGENDA ATELIER Présentation de notre groupe et de nos offres 5 min Dématérialisation des factures: Enjeux et Bénéfices 5 min Présentation de l offre LAD Factures 5 min Démonstration «Live» sur les factures: De la numérisation jusqu à l intégration dans votre ERP 15 min Témoignage client : Retour d expérience de Christophe BOUTE, DSI de la SIP 10 min Echanges Questions/Réponses 5 min Aareon France 30

31 DEMONSTRATION Aareon France 31

32 AGENDA ATELIER Présentation de notre groupe et de nos offres 5 min Dématérialisation des factures: Enjeux et Bénéfices 5 min Présentation de l offre LAD Factures 5 min Démonstration «Live» sur les factures: De la numérisation jusqu à l intégration dans votre ERP 15 min Témoignage client : Retour d expérience de Christophe BOUTE, DSI de la SIP 10 min Echanges Questions/Réponses 5 min Aareon France 32

33 GESTION DES FACTURES Christophe BOUTE Directeur des Systèmes d informations Aareon Une France société du groupe Aareon 33

34 PRESENTATION DE LA SIP La SIP est une SA créé en 1994 suite à la fusion de la SAP et l Immobilière Lesueur lots dans la Picardie 4 agences 3 antennes 1 service entretien (régie)- 25 ouvriers factures fournisseurs 169 Salariés Aareon France 34

35 PROJET FACTURES Demande de la Direction Générale Avoir toutes les factures fournisseurs dans la GED Plus de factures papier en circulation dans la société Politique qualité de l entreprise (certification ISO) Réorganiser la compta - Suppression d un, voire deux postes Quid Immolink Aller jusqu à la dématérialisation des factures? Aareon France 35

36 PROJET FACTURES avec IMMOLINK 2 TYPES DE FACTURES PAPIER PDF SCANNERISATION INTEGRATION IMMOWARE WORFLOW - BAP SAISIE FACTURES SAISIE FACTURES CONSULTATION DES FACTURES DANS LA GED Aareon France 36

37 PROJET FACTURES FACTURES PAPIER IMMOBILISATIONS BON DE COMMANDE FLUIDES (intégration des fluides sur immoware) FACTURES HORS EXTRANET ( entretien courant) Aareon France 37

38 Mise en place du projet Etude de solutions, Janvier 2010 Signature avec Belink en Avril 2010 LAD Signature avec AAREON en Avril 2010 GFACLAD WORKFLOW Début du projet en Juillet 2010 Mise en production LAD Janvier 2011 Mise en production Workflow JUIN 2011 Aareon France 38

39 Les Etapes Importantes du Projet Le lancement du projet (présentation à tout le personnel administratif) Les réunions de travail avec les utilisateurs (le service DAF pour la partie LAD) La définition du circuit des factures (Avec chaque direction) La période de tests (jeu d essai pertinent) La formation des utilisateurs L assistance des utilisateurs lors du démarrage Le suivi des utilisateurs post démarrage Aareon France 39

40 Traitement des factures avant le projet Saisie manuelle des factures dans IMMOWARE Photocopie de chaque facture pour obtenir le bon à payer du service émetteur Un suivi du bon à payer long et fastidieux Un classement des factures long et fastidieux Délai de traitement des factures sans commande aléatoire Aareon France 40

41 Présentation de l architecture technique 1 poste de numérisation : Applications Readsoft (Windows XP) Console XML Windows 2003 server 6 Poste de vidéo codage 1 licence Optimize (Windows XP) Test SAN Moteur Readsoft Invoices (Interpret et transfert) Windows Server 2003 Oracle 10g Test Serveur de GED UNIX Base de données Oracle 10g r1 (SAN) Aareon France 41

42 Les points positifs Bonne coordination entre les équipes AAREON,Belink et nos services Rapport des points d avancement Belink Paramétrage Facile Réponse rapide au DI (belink) Utilisation d un environnement dédié aux tests Aareon France 42

43 Les gains La saisie des factures est supprimée Les factures sans commande diminuent Recherche des factures rapides (GED) Délai de paiement respecté, et pourra être amélioré ( de 45 jours a 30 jours) Gestion rapide du bon à payer ( workflow) Gain de temps important Aareon France 43

44 Les Points Négatifs Temps de développement du workflow L administration des droits Aareon France 44

45 Les Projets GED à venir Les demandes de logement Les diagnostics plomb/amiante Les conventions Les plans Aareon France 45

46 AGENDA ATELIER Présentation de notre groupe et de nos offres 5 min Dématérialisation des factures: Enjeux et Bénéfices 5 min Présentation de l offre LAD Factures 5 min Démonstration «Live» sur les factures: De la numérisation jusqu à l intégration dans votre ERP 15 min Témoignage client : Retour d expérience de Christophe BOUTE, DSI de la SIP 10 min Echanges Questions/Réponses 5 min Aareon France 46