Programme des services aux familles des militaires. Contrôle de conformité et d assurance. Exercice financier

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1 Programme des services aux familles des militaires Contrôle de conformité et d assurance Exercice financier

2 INTRODUCTION Conformément au Protocole d entente () entre le ministère de la défense nationale (MDN) et les centres de ressources pour les familles des militaires (CRFM), le MDN, par l entremise de la Qualité de vie/services aux familles des militaires (SFM), doit : «Commander une vérification du programme (contrôle de conformité et d assurance) du CRFM au moins une fois tous les trois ans ou plus fréquemment si les Participants y consentent ou lorsque le MDN le juge essentiel» (6.1.11) PORTÉE DU CONTRÔLE La portée générale du contrôle de conformité et d assurance consiste à évaluer si les CRFM respectent les dispositions particulières du et du document PSFM : Paramètres de pratique (PSFM PdP), et si leurs activités financières sont conformes aux principes comptables généralement reconnus ainsi qu aux lignes directrices de l Institut canadien des comptables agréés. Le présent contrôle de conformité et d assurance ne vise que les centres œuvrant au Canada, excluant le CRFM Yellowknife. Le contrôle de conformité et d assurance sera principalement axé sur, sans si limiter, les structures financières, de gouvernance et de gestion dans les CRFM conformément au. CADRE DU CONTRÔLE Les documents suivants constituent le cadre du contrôle de conformité et d assurance et énoncent les lignes directrices de l'enquête : Le : Le contrôle de conformité et d assurance s appuie sur les dispositions contenues dans le concernant l utilisation et la gestion des fonds versés par la Qualité de vie/services aux familles des militaires. Il fait aussi appel à des dispositions particulières concernant la gestion générale des CRFM. PSFM : Paramètres de pratique. Pour continuer d être admissibles au financement, les CRFM doivent respecter les dispositions énoncées dans le document PSFM : Paramètres de pratique. Certaines dispositions visant les questions financières, de gouvernance, de gestion et de stratégie de marque ont servi à élaborer les lignes directrices de l enquête en marge du contrôle de conformité et d assurance. APPROCHE & MÉTHODOLOGIE Dès l exercice , l approche adoptée aux fins du contrôle de conformité et d assurance exigera une visite sur et un contrôle hors site. Les SFM confieront la responsabilité d effectuer le contrôle de conformité et d assurance des structures financière et de gestion des CRFM à une équipe d examen, et le contrôle hors site visera l analyse de certains documents, de rapports et de site Webs. 2/16 (PSFM) CONTRÔLES DE CONFORMITÉ ET D ASSURANCE POUR

3 VISITE SUR PLACE En vue de la visite, l examinateur communiquera avec la gestionnaire des processus opérationnels et des services administratifs (GPOSA) pour s informer au sujet du CRFM visé. L examinateur communiquera avec le CRFM pour établir la date de la visite et la GPOSA communiquera à son tour avec le CRFM pour fixer un rendez-vous pour la téléconférence après le contrôle. Avant la visite, l examinateur pourrait demander de la documentation pertinente (p. ex. rapports des visites officielles, réponses du centre aux rapports des visites officielles, demande de financement, avis annuel de financement transmis par les SFM et ententes de prestation de services). Une fois sur les lieux, l équipe d examinateurs mènera des entrevues avec le directeur général, le président du conseil d administration et tout autre membre du personnel et du conseil d administration (CA) en lien avec le contrôle. L examinateur passera en revue des documents tels que les dossiers et les journaux des activités financières, les factures et les reçus, les chèques et le registre de chèques, le plan comptable, les états financiers vérifiés et la lettre de recommandations accompagnant la vérification financière annuelle. D'autres documents pourraient être examinés, notamment les règlements administratifs, les procès-verbaux des réunions du conseil des 12 derniers mois, le rapport de l'assemblée générale annuelle (AGA), les procès-verbaux approuvés de l'aga de l année précédente et la lettre au dossier confirmant la vérification des politiques des ressources humaines. L examinateur passera en revue les lignes directrices de l enquête établies dans le contrôle de conformité et d assurance. Une fois la visite terminée, l examinateur présentera un compte rendu aux membres du conseil d administration et au directeur général. CONTRÔLE HORS SITE En vue du contrôle hors site, la GPOSA communiquera avec le CRFM afin d obtenir les documents pertinents au contrôle. L équipe hors site peut examiner, sans s y limiter, les rapports annuels et trimestriels (pour les trois dernières années), les procès-verbaux des réunions du conseil des douze derniers mois, le rapport de l AGA, les procès verbaux et le site Web du CRFM. Au plus tard une semaine après la conclusion du contrôle du quartier général, la GPOSA dirigera une téléconférence avec le président du conseil d administration (ou son représentant) et le directeur général. RAPPORT Les rapports rédigés à la suite de la visite et du contrôle hors site seront transmis dans les deux semaines suivant le contrôle de conformité et d assurance. 3/16 (PSFM) CONTRÔLES DE CONFORMITÉ ET D ASSURANCE POUR

4 CALENDRIER PROPOSÉ POUR LE CONTRÔLE DE CONFORMITÉ ET D ASSURANCE 1 re journée Activité Personnes visées 9 h à 10 h Rencontre initiale Directeur général, président et trésorier du conseil d administration 10 h à 17 h Analyse, par l examinateur, de tous les documents relatifs à la portée du contrôle Les membres du personnel du CRFM s assurent que l examinateur a accès aux documents pendant la journée. Pour lire les documents, l examinateur doit disposer d un bureau muni d une prise de courant pour y brancher un ordinateur portatif. 2 e journée Activité Personnes visées 9 h à midi Entrevue au sujet des procédures financières 13 h à 17 h Entrevue au sujet des procédures financières (suite) Le directeur général et peut-être le personnel du CRFM qui s occupe de la tenue de livres, des entrées de fonds ou d autres questions financières au centre 3 e journée Activité Personnes visées 9 h à midi Entrevue au sujet des procédures du Président et autres membres du conseil conseil d administration 12 h 30 à 15 h Élaboration du compte rendu de la visite Examinateur 15 h à 17 h L examinateur présente son compte rendu de la visite Président, trésorier et membres du conseil d administration et directeur général Remarque : le président du conseil (ou un représentant désigné par le président) et le trésorier du conseil doivent être présents à la présentation du compte rendu 4 e journée Activité Personnes visées Téléconférence au sujet du contrôle hors site Heure à déterminer 60 minutes Président du conseil d administration (ou un représentant désigné par le président) et directeur général 4/16 (PSFM) CONTRÔLES DE CONFORMITÉ ET D ASSURANCE POUR

5 CONTRÔLE DE CONFORMITÉ ET D ASSURANCE Réf. Exigence Méthode de vérification Observation Mode de contrôle Le CRFM est une organisation sans but lucratif en règle, constituée en société en vertu d'une loi (fédérale, provinciale ou territoriale). Le CRFM respecte les dispositions de ses propres règlements administratifs. Confirmer auprès de la province ou du territoire que le CRFM est bien constitué en société et est en règle au moment de la vérification. Revoir les règlements administratifs. Vérifier par un contrôle ponctuel aléatoire que les pratiques du conseil sont en accord avec les dispositions des règlements. Contre-vérifier en examinant les procès-verbaux de l AGA et des réunions du conseil. Mettre l'accent sur les règlements qui se rapportent au. (Consignez les observations à l'annexe A du rapport de vérification) Le CRFM s assure de respecter la législation du travail pertinente sur laquelle reposent les politiques, les normes et les lignes directrices régissant ses employés. De plus et sous réserve des dispositions de la loi (fédérale, provinciale ou Pour que l examinateur puisse confirmer que le CRFM respecte la législation du travail pertinente, il faut lui fournir une lettre d opinion. La lettre doit rendre compte de la conformité à la législation du travail et être signée par l autorité appropriée. Elle ne peut être signée par un membre du conseil. S assurer que les exigences des SFM relatives à la composition du conseil sont respectées au moment de 5/16 (PSFM) CONTRÔLES DE CONFORMITÉ ET D ASSURANCE POUR

6 territoriale) en vertu de laquelle il est constitué en société, assurer une représentation appropriée au sein du conseil d'administration conformément à ce qui suit : 1. les membres civils des familles du personnel actif des FC à plein temps constituent au moins 51 % des membres votants; l examen. 2. un minimum de sept membres votants (ou, dans les communautés comptant moins de 1000 militaires, un minimum de cinq membres votants est acceptable); article 4 3. le commandant ou un membre supérieur des FAC à titre de membre d office non volant. Le CRFM doit veiller à ce que les membres de la communauté des FAC aient l'occasion de nommer et d'élire des membres au sein du conseil d'administration du Examiner les règlements administratifs, les procès-verbaux du conseil ainsi que le rapport et le procès-verbal de l AGA pour s assurer que les membres de la communauté des FAC ont effectivement eu l occasion de nommer et d élire des 6/16 (PSFM) CONTRÔLES DE CONFORMITÉ ET D ASSURANCE POUR

7 6.3.7, CRFM. Le CRFM élabore et soumet, de la manière prescrite par les SFM, la demande de financement, l entente de prestation de services, les rapports trimestriels sur les activités financières, l accord sur les niveaux de service, l accord supplémentaire et les rapports sur le rendement. Le CRFM coordonne au moins quatre réunions par année auxquelles participent le commandant en charge, le président du conseil du CRFM et le directeur général du CRFM. Le CRFM évalue les besoins de la communauté au moins tous les trois ans. Le CRFM appose la marque du PSFM bien en évidence sur tous les documents imprimés, les affiches, le site Web et le matériel promotionnel qui ont pour objet de promouvoir les membres au sein du conseil d administration du CRFM. Examen des documents pertinents des 36 derniers mois Examen des procès-verbaux des réunions des douze derniers mois Examen de l évaluation des besoins de la communauté effectuée au cours des trois dernières années. L évaluation doit être conforme aux principes d évaluation présentés dans la trousse d outils de Examen d au moins six éléments promotionnels conformes aux règles établies dans le Manuel des normes graphiques nationales du PSFM (version juillet 2011) Hors site Hors site Hors site. Hors site 7/16 (PSFM) CONTRÔLES DE CONFORMITÉ ET D ASSURANCE POUR

8 Le code de protection des renseignements du PSFM et guide du Commissariat à la protection de la vie privée Loi sur les langues officielles et section 3 du PSFM PdP Manuel des normes de forcedelafamille section 5 du PSFM PdP programmes et services qui relèvent du PSFM. Le CRFM s'assure que tous les renseignements personnels obtenus sont traités conformément aux dispositions du Code de protection des renseignements personnels du PSFM, de toute autre loi provinciale ou territoriale pertinente et aux procédures, de la base/escadre si applicable sur la protection des renseignements personnels. Les recommandations du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada sont aussi de fiables pratiques Le CRFM offre des services dans les deux langues officielles selon les normes du MDN et les principes de soutien aux familles Le CRFM crée, met à jour et contribue du contenu pour le portail conformément au document en référence. Le CRFM est tenu de faire état des dépenses Vérification que des procédures pour protéger les renseignements personnels existent procédures pour recevoir et gérer les plaintes et les demandes de renseignements sur la politique et procédures existent procédures sur la formation du personnel et les modes de communication sur le sujet existent Examen d au moins six documents de communication qui démontrent que les services sont offerts dans les deux langues officielles Examen d au moins cinq pages de contenu (français et anglais), choisies au hasard Examiner le plan comptable pour s assurer que les fonds des SFM sont Hors site Hors site Hors site 8/16 (PSFM) CONTRÔLES DE CONFORMITÉ ET D ASSURANCE POUR

9 relatives aux fonds versés par les SFM; le plan comptable du CRFM doit donc séparer ces fonds dans un poste distinct. clairement identifiés et peuvent être facilement suivis Section 5 du PSFM PdP, lettre Avis de financement (année en cours) Le CRFM utilise les fonds versés par le MDN par l entremise des SFM exclusivement pour les services autorisés du PSFM, conformément au document PSFM : PSFM PdP et à l entente de prestation de services approuvée. Le CRFM utilise les fonds versés par le MDN par l entremise des SFM pour les services autorisés du PSFM. Il peut s agir des coûts de la Pour confirmer que les fonds des SFM sont dépensés de manière appropriée : vérifier que les fonds des SFM sont séparés pour pouvoir être facilement suivis examiner les rapports trimestriels des dépenses et en établir la correspondance avec les inscriptions dans les journaux d activités financières, les registres financiers et les chèques annulés; passer en revue les factures et les reçus; vérifier que les rapports trimestriels correspondent aux postes budgétaires identifiés dans l entente de prestation de services; vérifier que ces dossiers indiquent clairement l affectation des fonds dépensés. Pour confirmer que les fonds des SFM sont utilisés de façon adéquate par rapport aux services potentiellement offerts par les PSP et que des liens collaboratifs existent avec les PSP : 9/16 (PSFM) CONTRÔLES DE CONFORMITÉ ET D ASSURANCE POUR

10 programmation. Les éléments suivants pourraient faire l objet d un examen dans le cadre du contrôle de conformité des SFM si on juge que l aide est nécessaire pour atteindre les objectifs de partenariat. vérifier la liste des membres du comité du programme communautaire (CPC, élargi); vérifier les procès-verbaux des deux dernières réunions du comité CPC; vérifier le modèle de prestation de services établi entre le CRFM et les PSP locaux; Assurer la vérification appropriée des documents faisant l objet du contrôle. S assurer, au moyen du contrôle d échantillons, que les pratiques reconnues ci-dessous sont respectées : Utilisation de documents numérotés en série de façon appropriée pour le traitement des opérations suivantes : a. encaissements provenant des clients; b. chèques de débours; c. reçus de dons de bienfaisance. Demandez de vous fournir des échantillons de dossiers pour chacun. Inscription des documents numérotés en série dans un registre tenu par une personne autre que le commis comptable. Demandez de voir le registre. Utilisation quotidienne de formulaires portant un numéro de série contrôlée par une personne autre que 10/16 (PSFM) CONTRÔLES DE CONFORMITÉ ET D ASSURANCE POUR

11 le commis comptable. Demandez de voir le système de contrôle. Rapprochement des encaissements et de la valeur des dépôts. Posez des questions au sujet du processus adopté et demandez de voir des échantillons. Vérification indépendante des formulaires portant un numéro de série effectuée chaque semestre par le directeur général (DG) Contrôle interne approprié du service de paie. S assurer que les pratiques reconnues ci-dessous sont respectées : Si le service de paie est confié à un fournisseur de l extérieur, les feuilles de temps et les taux de rémunération doivent être approuvés par le directeur général. Demandez de voir des échantillons des feuilles de temps remplies. Si le service de paie est sur, les chèques de paie doivent être signés par le directeur général qui doit passer en revue les dossiers de la paie et y apposer ses initiales. Demandez de voir des échantillons des dossiers de paie. 11/16 (PSFM) CONTRÔLES DE CONFORMITÉ ET D ASSURANCE POUR

12 Le CRFM conserve dans ses dossiers les factures, reçus et autres documents qui prouvent les fins pour lesquelles les fonds ont été dépensés pendant une période de six ans et les remet aux SFM ou à leur représentant sur demande. Le CRFM observe les principes et méthodes comptables généralement reconnus ainsi que les lignes directrices de l'institut canadien des comptables agréés concernant la comptabilité des organismes sans but lucratif. Vérification aléatoire des dossiers. Examiner la vérification annuelle des activités financières effectuée par un expert-comptable. Examiner la lettre de recommandations accompagnant la vérification des activités financières. L examinateur fixera un rendez-vous téléphonique ou en personne avec l expert-comptable pour discuter du processus de vérification annuelle et lui posera des questions comme celles qui suivent : Le vérificateur a-til rencontré le directeur général ainsi que le président et le trésorier du conseil d administration, et ceux-ci ont-ils fourni au vérificateur tous les documents dont il avait besoin? La vérification a-t-elle été faite sur ou entièrement à partir du bureau du vérificateur? Après la vérification, avant la production des états financiers vérifiés le vérificateur a-til présenté un compte rendu au directeur général ainsi qu au président et au trésorier du conseil d administration? Le vérificateur a-t-il présenté les états financiers lors de 12/16 (PSFM) CONTRÔLES DE CONFORMITÉ ET D ASSURANCE POUR

13 7.3.3 Séparation appropriée des tâches. La direction doit respecter les lignes directrices reconnues concernant la séparation des tâches pour éviter et déceler les erreurs intentionnelles et non intentionnelles. séparation de la garde des biens de la comptabilité; séparation de l autorisation des transactions de la garde des biens connexes; séparation des tâches au sein de la fonction comptable; séparation de la responsabilité opérationnelle de celle de la tenue des dossiers l AGA? Depuis combien d années le CRFM retient-il les services de ce cabinet de vérificateurs? S assurer que les pratiques cidessous sont respectées et que les tâches suivantes ont été séparées : les chèques doivent être signés par deux signataires autorisés; les documents de base doivent être joints aux chèques au moment de leur signature et présentés en même temps, paraphés par les signataires et estampillé «payé» afin d éviter qu ils soient payés de nouveau; les rapprochements bancaires doivent être effectués par le trésorier ou un tiers et approuvés par le DG; le DG doit avoir accès en lecture seule au solde et aux opérations en ligne du compte bancaire. la correspondance et les chèques entrants sont reçus, ouverts et inscrits dans un registre par une personne autre que le commis comptable; les chèques entrants sont immédiatement estampillés «pour dépôt dans le compte n o du CRFM»; le bordereau de dépôt est 13/16 (PSFM) CONTRÔLES DE CONFORMITÉ ET D ASSURANCE POUR

14 apporté à la banque par une personne autre que celle qui l a rempli Le CRFM fournira aux SFM, dans le format prescrit par ces derniers, des états financiers trimestriels et des rapports de rendement détaillant les services offerts et les fonds dépensés. Sous réserve de l approbation des SFM, le CRFM peut conserver jusqu à concurrence de 10 p. 100 des fonds non utilisés au cours d une année financière donnée. Les fonds conservés doivent être dépensés d une façon qui «respecte» les buts et objectifs généraux du PSFM. La dépense des fonds non utilisés et les rapports futurs sur l utilisation de ces fonds seront conformes aux dispositions des SFM. Vérifier auprès des SFM que les rapports trimestriels sur les activités financières présentés sont à jour au moment de la vérification. S assurer que les rapports trimestriels correspondent au format prescrit. S assurer que le conseil examine ces rapports à leurs réunions. Pour assurer l exactitude des rapports, comparer les données du quatrième trimestre de l exercice financier le plus récent avec celles déclarées dans les états financiers vérifiés de la même année. Le cas échéant : confirmer l obtention de l approbation des SFM; effectuer le suivi des dépenses des fonds par correspondance avec les inscriptions dans les journaux d activités financières, les registres financiers et les chèques annulés; vérifier que ces dossiers indiquent clairement l affectation des fonds dépensés. 14/16 (PSFM) CONTRÔLES DE CONFORMITÉ ET D ASSURANCE POUR

15 Le CRFM obtiendra rapport d une vérification financière annuelle externe et impartiale effectuée par un expert-comptable désigné détenant un permis de pratique de sa province. 8.1 Le CRFM obtiendra une assurance sur les biens, une assurance responsabilité civile, une assurance erreurs et omissions et une assurance responsabilité civile des administrateurs, dirigeants et officiers, conformément aux normes minimales établies par les SFM. Examiner la vérification et consigner toute question émergente. Examiner la lettre de recommandations accompagnant le rapport de vérification et consigner toutes les observations importantes. Vérifier que les titres de compétence de l examinateur mentionnent son autorisation de pratiquer dans la province. Vérifier que le comptable n a que des liens professionnels avec le CRFM. S assurer qu il est «impartial». L examinateur doit confirmer les normes minimales établies par les SFM au moment de la vérification. Confirmer auprès de la compagnie d'assurance de la DSFM que celle-ci a souscrit le niveau recommandé de protection d'assurance. 15/16 (PSFM) CONTRÔLES DE CONFORMITÉ ET D ASSURANCE POUR

16 APNDICE A L examinateur doit passer en revue les règlements administratifs et les politiques du conseil d administration et choisir de façon aléatoire cinq dispositions aux fins de vérification. Il doit vérifier les règlements administratifs pour s'assurer qu'ils sont conformes aux dispositions du (p. ex. composition du conseil, exigences de l'aga, exigence d'une vérification annuelle des activités financières, etc). Dans le tableau ci-dessous, l examinateur indiquera cinq politiques ou règlements. Il vérifiera ensuite dans quelle mesure ces politiques ou règlements sont appliqués dans la pratique en examinant les procès-verbaux des réunions du conseil et de l AGA et en menant des entrevues auprès de membres du conseil, s il y a lieu. Politique du conseil d administration Observation Mode de contrôle A.1 A.2 A.3 A.4 A.5 16/16 (PSFM) CONTRÔLES DE CONFORMITÉ ET D ASSURANCE POUR