Factures dématérialisées: comprendre et appliquer la réglementation. Cyrille Sautereau, Président, Admarel Conseil

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1 Factures dématérialisées: comprendre et appliquer la réglementation Cyrille Sautereau, Président, Admarel Conseil 1

2 La Facture au centre des processus P2P et / ou O2C SI Fournisseur SI Client Compta CRM Gestion Commerciale Devis / Commande Livraison / Réception Facture Gestion Commerciale Achats Workflow Compta Trésorerie Recouvrement / Paiement Trésorerie Contrôles Pistes d audit Contrôles Pistes d audit Données Optimiser Fiabiliser Accélérer Image Papier Saisie Rupture / perte d info / délais / dysfonctionnements Données Sans imposer de contraintes bilatérales 2

3 Les enjeux, en chiffres 2 milliards de factures B2B en France (20 Md en CE) 20 milliards de gain potentiel pour les entreprises en France Plus de 10 par facture sur un coût moyen de 8 (fournisseur) + 14 (client) = 22 Délais de paiement : 600 Md de Crédit inter-entreprises 15 jours de retard de paiement en moyenne en France Cela correspond à 4% du CA qu il faut mobiliser en Capital Journée AFDCC (Assoc Française des Crédits Managers) du 14 novembre % des entreprises seulement paient à date d échéance les retards tendent la trésorerie et participent à la défaillance des entreprises (25%) Si la LME était respectée : 11 Md de financement seraient transférées aux PME (soit 50% des crédits CT de la BPI aux PME), selon l Observatoire des délais de paiement Dématérialiser, c est traiter les factures mieux et plus vite, ce qui permet De réduire les coûts et perturbations de traitement de respecter strictement les délais de paiement de gérer le refinancement (par de l escompte ou de l affacturage) 3

4 Enjeux de la dématérialisation des factures Pour les acheteurs, récepteurs de factures Optimiser / automatiser le traitement des factures (réduction de coûts) Accélérer le traitement pour respecter les délais de paiement (voire pouvoir profiter d escomptes) Maîtrise et traçabilité : rapprochements et contrôles plus systématique Pour les fournisseurs, émetteurs de factures Satisfaire les demandes clients (développer l activité) Accélérer les flux financiers (réduction du BFR) Réduire les coûts de traitement Et l Administration fiscale La facture est une créance sur l Etat à hauteur de la TVA (déductibilité coté acheteur) L Administration veut s assurer de la réalité de la TVA déductible Contrôle formel : les factures justificatives de TVA doivent être originales Réalité de la transaction commerciale sous-jacente Enjeux : plus de 10 Md de fraude fiscale TVA estimée, à ne pas aggraver 4

5 Réglementation 5

6 Rappel : Règlementation Les factures électroniques sont conformes (justificatives de déductibilité de TVA) si l une des 2 voies suivantes est appliquée : Voie EDI : l émetteur et le destinataire s échangent des factures sous un format structuré convenu entre les parties (EDIFACT, XML), dans le cadre d un accord d interchange (qui construit la validité juridique de l échange électronique). L émetteur et le destinataire contrôlent le respect sémantique du format et la présence des Mentions Obligatoires L émetteur et le destinataire tiennent un journal des émissions / réceptions chronologique (liste récapitulative) et un annuaire des contreparties en dématérialisation fiscale sous ce mode (fichier des partenaires) Les factures échangées, ainsi que la liste récapitulative et le fichier des partenaires sont archivés pour 6 ans L émetteur et le destinataire doivent pouvoir présenter les factures «EDI» de façon lisible (toutes les informations) Voie Facture signée : L émetteur effectue une signature électronique avancée de la facture (alors que la Directive préconisait de plus l utilisation d un certificat qualifié avec dispositif de signature sécurisé). Il s agit plutôt d une facture non structurée (pdf), mais ce dispositif peut s appliquer aux factures EDI (si la lisibilité est assurée par ailleurs). Le récepteur vérifie la signature ET le certificat (y compris sa non répudiation). Emetteur et Destinataire archivent la facture signée et son certificat pendant 6 ans. Mise en œuvre Le mode EDI domine les échanges, car il concerne des factures structurées mises en œuvre en premier lieu dans une démarche d automatisation complète. Son déploiement est limité aux flux concentrés (ou très déconcentrés via WEB-EDI). Le mode facture signée est utilisé pour des factures pdf, en général accompagnées de données structurées au sein d une communauté : flux interco, réseaux de franchises ou de distribution. Plus récemment, ce mode est utilisé pour le déploiement des PME (pdf intelligent). 6

7 Directive TVA 2010 Objectif : faciliter le déploiement de la facture électronique, jugé trop faible pour cause de complexité des exigences en place (ce qui est contestable). Principes : Equivalence de traitement papier / électronique Liberté de choix des méthodes mises en œuvre par chaque entreprise (indépendamment de son écosystème) Exigence : assurer l authenticité de l origine, l intégrité du contenu et la lisibilité des factures (papier ou électroniques). Mise en œuvre : Pour toutes les factures : par tout moyen, notamment par l existence de contrôles documentés et permanents établissant une piste d audit fiable entre facture et livraison. Pour les factures électroniques : 2 modes sont décrits et donc conformes a priori : le mode facture électronique signée : signature avancée avec certificat qualifié et dispositif de création sécurisé (garantir que le signataire a signé) : c est plus strict que la réglementation en France. Le mode facture EDI : échange de fichiers structurés complets sécurisés par des procédures EDI (il n y a plus de référence au fait que la liste récapitulative et le fichier des partenaires sont des moyens d y parvenir) : c est donc moins strict que la réglementation en France. 7

8 Transposition en France 29 décembre 2012 : Loi de finance rectificative Qui modifie notamment l article 289 du CGI et impose strictement 3 voies de conformité : Voie 3 : EDI, inchangée Voie 2 : signature électronique avancée avec certificat qualifié et dispositif de création sécurisé. contrainte renforcée par rapport à la réglementation précédente Voie 1 (et centrale car s applique dès que les 2 autres ne s appliquent pas ou plus) : l existence de contrôles documentés et permanents qui établissent une piste d audit fiable entre facture et livraison. 24 & 25 avril 2013 : Décrets d application N 346 du 24 avril : précise les nouvelles mentions obligatoires (autofacturation, autoliquidation, ), 242 nonies de l annexe II du CGI. N 350 du 25 avril : met à jour les articles 96F et suivants de l annexe III du CGI Décrit les exigences générales de la voie 1, notamment l obligation de conserver les documents justificatifs de la piste d audit dans leur forme d origine, pour les factures PAPIER ou électroniques. Décrit les exigences sur la signature électronique, y compris celle de vérifier la signature électronique en réception même si elle ne relève pas de la voie 2. Confirme la non modification de la voie EDI (voie 3). 18 Octobre 2013 : Les BOI (+ de 20) 8

9 Transposition en France : ce qu il faut retenir (1) Il faut assurer l authenticité de l origine, l intégrité du contenu et la lisibilité des factures 1. Factures PAPIER ET Electroniques : par la mise en œuvre de contrôles documentés et permanents permettant d établir une piste d audit fiable entre facture et livraison. 2. Factures électroniques (structurées ou non) : par signature électronique avancée, certificat qualifié et dispositif de création sécurisé ou RGS**. 3. Factures électroniques structurées : par EDI (comme précédemment) La mise en œuvre de la facture électronique nécessite l accord des parties qui peut être tacite, le paiement des factures électroniques pouvant matérialiser cet accord Les factures archivées chez l émetteur et chez le destinataire sont identiques La facture électronique émise et la facture électronique reçue doivent être strictement identiques : symétrie des formes et formats archivés de part et d autre. Exception : le double électronique (image) des factures papier émises est autorisé Les nouvelles règles s appliquent dès 2013 (bienveillance de l administration fiscale) et pleinement en

10 Transposition en France : ce qu il faut retenir (2) La voie 1 : contrôles et piste d audit fiable : Les contrôles sont mis en place sous la responsabilité des entreprises (donc la conformité sera jugée a posteriori). L obligation s applique de la même façon sur les factures PAPIER et électroniques Les procédures de contrôle doivent être documentées et permanentes. La nature des contrôles dépend de la situation de l entreprise (taille, volumes, ). A minima, il faut opérer un contrôle commande livraison facture et conserver toutes les traces des contrôles dans leur forme d origine (système d information ou support papier sur factures). Archivage des factures ET de la piste d audit, y compris les documents justificatifs L ensemble des documents justificatifs de la déductibilité de TVA (factures, traces des contrôles, autres documents? ) doivent être conservés sous leurs formes d origine. Les autres documents ne justifiant pas de la déductibilité de TVA peuvent être conservés sous une forme originale ou copie fidèle et durable. lire en détail les BOI-TVA-DECLA et BOI-CF-COM

11 Transposition en France : ce qu il faut retenir (3) La voie 2 autorise les certificats RGS** un certificat RGS** est considéré comme équivalent à ce qui est exigé (certificat qualifié et dispositif de création sécurisé). Cela peut être un cachet serveur (certificat personne morale), qui permet la signature en «masse». La voie 3 (EDI) est inchangée Le double électronique des factures papier émises reste conforme : dans les mêmes dispositions que précédemment (sécurisé par signature électronique avant impression) : cela permet une dématérialisation 100% en émission. Indépendance des méthodes entre émetteur et destinataire Ceci permet le cas échéant à chaque entreprise de ne pas dépendre (et donc avoir à se préoccuper) de la méthode mise en œuvre par ses contreparties (notamment ses fournisseurs). Exemple : l Emetteur est en voie 1 et émet un fichier EDI (sans liste récapitulative ni fichier des partenaires), et le destinataire est en voie 3 (ou l inverse) Exception : une facture signée en émission (même non conforme voie 2) doit être vérifié en réception. 11

12 Zoom sur la voie 1 La Piste d audit Contrôle permanent et Documentation à force probatoire 12

13 Contrôle permanent et documenté Un contrôle permanent et documenté permettant d établir une piste d audit fiable repose sur 2 composantes principales : Des procédures de contrôle Identifiées et documentées dont on peut faire la preuve de leur application (audit régulier) Qui vérifie l identité des émetteurs (fournisseurs) et le rapprochement facture livraison commande. Si possible, faisant intervenir plusieurs personnes : séparation des pouvoirs (ordonnateur / payeur) et double contrôle Qui s appuie sur des documents échangés entre fournisseur et client : traçant l évolution de la transaction commerciale, identifiés de manière certaine et non équivoque (numérotation unique, chronologie), archivés ET consultables pendant la durée où l entreprise doit justifier de ses activités (10 ans sur le code de commerce). 13

14 Valeur probatoire des Documents Les documents justificatifs d une transaction commerciale ont des forces probatoires différentes : Les documents originaux reçus, produits ou marqués par des tiers (par exemple le client ou le fournisseur), tel que : Un contrat signé des 2 parties, en 2 exemplaires conservés par chacune des parties Une commande ou un bon de réception signés du client et reçus par le fournisseur Une facture reçue par le client et produite et transmise par le fournisseur La falsification de ces documents demande une complicité entre 2 parties «indépendantes». Les copies fidèles et durables des documents «originaux» Un second exemplaire de la commande signée par le client, conservée par le client La copie fidèle et durable de la facture émise par le fournisseur, conservée par le fournisseur La falsification de ces documents peut être faite par l entreprise seule. Elle est donc d une force probatoire inférieure à l original dans les mains de l autre partie. Les copies simples ou enregistrements informatiques : des photocopies ou la numérisation des documents originaux des enregistrements informatiques des informations ayant servies à la production des documents La force probatoire de ces documents est variable et dépend de la capacité à prouver correspondance exacte avec les documents originaux. 14 leur

15 Document sous forme papier Le Document papier possède une sécurisation intrinsèque Le document papier est un document physique qui porte beaucoup de preuves de son authenticité : On peut présumer de sa date d édition (vieux papier ou papier récent, vétusté de l impression, ) On détecte facilement si c est une photocopie ou pas, notamment s il comporte une signature manuscrite ou des annotations diverses (tampons, ) S agissant d une facture, elle porte le cycle de vie de la transaction par «sur-écriture», équivalent à un scellement : Tampon de date d arrivée, de comptabilisation, de Bon à Payer, de paiement, Indications comptables annexes ou complémentaires (n de comptes, ), indications en cas d écarts de validation La falsification du document papier n est pas simple ou d un coût significatif et peu industrialisable pour les documents dont on ne dispose pas des sources informatiques avant impression, notamment les documents originaux reçus ou marqués (signés) de tiers. Toutes choses égales par ailleurs, la confrontation d un Document Papier avec d autres documents annexes indépendants (par exemple dans le cadre d une piste d audit) est un moyen de renforcer sa sécurisation et donc sa valeur probatoire. 15

16 Document sous forme électronique Le Document électronique nécessite d être sécurisé Le document électronique est avant tout un objet virtuel : un fichier informatique. Cela lui donne des caractéristiques particulières : Il est réplicable à l infini, il peut être enregistré à plusieurs reprises sur des supports différents. Il n y a donc aucune différence entre une «copie» récente et un enregistrement d origine. On peut difficilement présumer de sa date de création, donc de sa vétusté. S agissant d une facture, elle ne porte pas le cycle de traitement de façon intrinsèque, mais par des enregistrements et des fichiers complémentaires et dissociés (donc modifiables ou susceptibles de disparaître, indépendamment de la facture), tels que : Date d enregistrement en réception Trace informatique de comptabilisation Mails informels, Sans sécurisation, la falsification du document électronique est aisée, qu il soit émis ou reçu, et de façon industrielle (avec un programme informatique) C est pourquoi des moyens techniques ont été développés pour lui donner une force au moins équivalente au document papier : Moyens intrinsèques : scellement, horodatage, signature électronique, archivage (voie2) Moyens extrinsèques : traçabilité informatique (journaux, logs, voie 3), croisement avec d autres documents (piste d audit notamment), avec les enregistrements comptables 16

17 Zoom sur la voie 1 La Piste d audit Transaction commerciale et Piste d audit fiable 17

18 Interbancaire Virement Cycle d achat AVEC Commande CLIENT Contrat Devis Bon de Commande Bon de Livraison Bon de Réception Facture Avoir Rapprochement OK, BAP NOK, Dispute Relevé de comptes Trésorier Contrat Devis Catalogue Commande Livraison Réception Facture Validation Paiement Contrat Devis Bon de Commande Bon de Livraison Bon de Réception Facture Avoir Si Erreur, Avoir Bouclage des flux Relevé de comptes Avis de paiement FOURNISSEUR Contrat signé par les 2 parties L acheteur passe commande Le fournisseur livre L acheteur réceptionne Le fournisseur facture L acheteur valide ou discute Le fournisseur peut émettre un avoir L acheteur paye Le fournisseur rapproche paiement / facture 18

19 PISTE D AUDIT - Achat AVEC Commande PISTE d AUDIT : documents et échanges à archiver avec la facture sur la même durée CLIENT Contrat Devis Bon de Commande Bon de Livraison Bon de Réception Facture Avoir Rapprochement OK, BAP NOK, Dispute Relevé de comptes Trésorier Contrat Devis Catalogue Commande Livraison Réception Facture Validation Paiement FOURNISSEUR Contrat Devis Bon de Commande Bon de Livraison Bon de Réception Facture Avoir Si Erreur, Avoir Bouclage des flux Relevé de comptes Avis de paiement PISTE d AUDIT : documents et échanges à archiver avec la facture sur la même durée Contrat signé par les 2 parties L acheteur passe commande Le fournisseur livre L acheteur réceptionne Le fournisseur facture L acheteur valide ou discute Le fournisseur peut émettre un avoir L acheteur paye Le fournisseur rapproche paiement / facture 19

20 Quelles conséquences pour les entreprises? Pour disposer d une piste d audit dans les règles de l art, les entreprises doivent donc : Savoir gérer leur base documentaire de façon à conserver tous leurs documents : Contrats, Devis, Bons de Commande, Catalogues, Bons de livraison, Bons de réception, Factures, Relevés bancaires, échanges éventuels (courriers, mails). Savoir retrouver l ensemble des documents d une transaction à partir de l un d eux Cela nécessite une organisation documentaire en complément du Système d Information. Quelle réalité opérationnelle aujourd hui : Test : Recomposez la piste d audit de 10 factures d il y a 3 ans. Que reste t il? Combien de temps pour rassembler les documents? Comment gérer sa base documentaire et sa piste d audit : en papier, en électronique (après numérisation) ou de façon mixte? Au travers des logiciels de gestion ou par procédures internes uniquement? 20

21 Conclusion 21

22 Quelles conséquences pour les entreprises (1) En préambule Le risque fiscal se situe d abord sur la déductibilité de TVA : donc en réception plus qu en émission (le contrôle sur la base de la comptabilité informatique suffit alors). Les voies 2 et 3 sont réputées fiables et conformes a priori (règles déterministes) La conformité de la voie 1 sera jugée par l administration fiscale a posteriori Pour les factures clients (émises) : Passer au double électronique (signé) pour ne gérer que des copies électroniques. En profiter pour signer avec un certificat RGS** car les doubles électroniques seront strictement identiques aux factures électroniques sous voie 2 pour l émetteur. Si possible, associer un fichier de données pour faciliter l indexation, l archivage et le traitement des clients : Avec quelques données d entête et pied : vers la facture mixte (pdf + datas) Avec toutes les données si le système de gestion commerciale / facturation le permet, ce qui ouvre la possibilité au client de mettre en œuvre la voie 3 (conforme a priori). Se préoccuper aussi des autres documents de la transaction commerciale (piste d audit) Archivage, numérisation, indexation, rapprochement 22

23 Quelles conséquences pour les entreprises (2) Pour les factures fournisseurs (reçues) : La voie 1 (piste d audit fiable) s applique déjà pour les factures papier. Il convient donc de vérifier la conformité des procédures de contrôle et d archivage des documents de gestion. La conformité d une facture démarre chez l émetteur : il convient donc de s assurer que les fournisseurs se sentent concernés par leur conformité (CG des contrats) : Archivage de la facture émise (ou copie électronique fidèle et durable pour une facture papier) Existence d une piste d audit fiable si non application des voies 2 ou 3. A la réception d une facture électronique, il faut savoir détecter si elle est signée pour en vérifier la signature électronique (et le certificat). Et déterminer la nature du certificat (qualifié, RGS ** ou non) et si le dispositif de création était sécurisé pour savoir si cette facture peut être traitée sous voie 2 (conforme a priori) ou juste voie 1. Si la facture se présente sous forme d un fichier structuré complet, la voie 3 (EDI) permet d avoir une conformité a priori et des données riches pour automatiser son traitement. Les fondamentaux : intégrité du contenu, authenticité de l origine et lisibilité. prendre les mesures nécessaires pour démontrer que les factures traitées (y compris numérisées) sont identiques aux factures reçues (par exemple horodatage d arrivée, équivalent du «reçu le») Disposer d un système d information qui «monitore» et trace le cycle de traitement (workflow, GED). 23

24 Quels impacts sur le Marché Une tentation de simplification par la voie 1, notamment en émission de pdf : MAIS, sans données associées, le bénéfice est faible en réception. MAIS cela impose au récepteur de savoir gérer des pistes d audit sur documents électroniques, sachant qu il peut refuser ces factures électroniques si cela ne lui convient pas. Une poursuite de la voie 3 pour les flux structurés (notamment par l intermédiaire des opérateurs majeurs de dématérialisation fiscale) : Car cela fonctionne toujours dans les mêmes conditions que précédemment et apporte un bénéfice fort aux 2 parties sur ces flux (données et conformité a priori). MAIS, cela reste limité aux flux concentrés dans un premier temps La montée en charge de la signature électronique (voie 2 et double électronique) : Bien adaptée à des flux pdf et maîtrisée par les grands offreurs de service (RGS** notamment). Parce que celle-ci permet d associer le lisible (pdf), prêt à circuler dans un workflow et quelques données d intégration (au minimum), bien adapté à ce que savent émettre des PME. Toutefois, cela oblige le récepteur à savoir vérifier signature et certificat. La voie 1 doit être mise en œuvre pour les factures papier, extensible en électronique Quel système de gestion de la piste d audit (GED, Archivage, Numérisation, Workflow). 24

25 Et le monde public Eté 2013 : projet de Directive européenne qui rendrait obligatoire les factures électroniques entre les Etats et leurs fournisseurs C est déjà le cas dans un certain nombre de pays : Finlande, Danemark, Suède, et en 2014 Autriche, Italie. Espagne, Belgique, Allemagne, Irlande prennent des mesures pour promouvoir la facture électronique dans les achats publics. La France souhaite anticiper la Directive et étendre aux collectivités locales et établissements publics pour donner le plus grand effet. Octobre 2013 : Projet de loi d habilitation relatif à la sécurisation de la vie des entreprises Rendre obligatoire progressivement la facture électronique entre l Etat, les collectivités locales et les établissements publics et leurs fournisseurs. Les modalités seront fixées par ordonnance mi Tout le monde va donc dans le même sens en 2014, année de la facture électronique? 25

26 La tête dans le Cloud et les pieds sur Terre Cyrille Sautereau Tel : cyrille.sautereau@admarel.com Admarel Conseil