GUIDE D'UTILISATION DU SITE INTERNET DE LA MDA

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1 GUIDE D'UTILISATION DU SITE INTERNET DE LA MDA Table des matières 1. Créer un compte Se connecter Créer un événement Réservation des salles de la MDA A. Créer une réservation B. Modifier ou supprimer une réservation Transmettre mes infos pour le Douvres Infos Consultez et enrichir le catalogue du matériel interassociatif A. Consulter le catalogue B. Ajouter son matériel au catalogue C. Télécharger la convention modèle de prêt de matériel Ce guide d'utilisation va vous permettre de prendre en main les outils en ligne qui vous sont dédiés sur le site internet de la Maison Des Associations. Pour cela, allez sur le site en rentrant dans la barre d'adresse :

2 1. Créer un compte 1 Cliquez sur l'onglet «SE CONNECTER» en haut au milieu de l'écran : 2 Apparaît alors cette fenêtre : 1

3 3 Cliquez sur «Créer un compte» dans la section de gauche «Se Connecter» : 4 Apparaît alors cette fenêtre : 5 Remplissez dûment le formulaire, puis cliquez sur «S'inscrire» : 2

4 6 Apparaît alors cette fenêtre avec ce message : 7 "Votre compte a été créé et un lien d'activation vous a été adressé par à l'adresse que vous avez donnée. Notez que vous devrez activer ce compte en cliquant sur le lien d'activation, puis un administrateur devra valider votre compte avant que vous puissiez vous connecter" Maintenant, allez consulter à votre boîte mail pour trouver le message d'activation. Si le message n'apparaît pas dans votre boîte de réception actualisez-la ou vérifiez que le message n'a pas été basculé dans les messages indésirables. Voici le message que vous trouverez et dans lequel vous devrez cliquer sur le lien d'activation de votre compte : 3

5 8 En cliquant sur ce lien, cette fenêtre s'ouvrira : Une fois le lien d'activation cliqué donc, l'administrateur du site internet recevra un avertissement qui lui permettra de valider votre inscription. 9 Lorsque l'administrateur aura validé votre inscription, vous recevrez un autre message sur votre boîte mail qui vous avertira que votre compte a bien été activé : 10 Vous pouvez désormais accéder à l'espace associations du site internet! 4

6 2. Se connecter 1 Cliquez sur l'onglet «SE CONNECTER» en haut au milieu de l'écran : 2 Apparaît alors la fenêtre de connexion. Inscrivez votre identifiant et votre mot de passe puis cliquez sur «Connexion» : 3 Vous vous retrouvez alors directement dans l'espace «Mon compte association» : 5

7 3. Créer un événement 1 Vous pouvez désormais communiquer vos événements et manifestations sur ce site internet à destination du public. La création de l'événement est validée avant mise en ligne, merci de ne mettre que les événements liés à la vie de votre association. Pour créer un événement donc, qui s'ajoutera au calendrier associatif, connectez-vous à votre compte puis cliquer sur «CRÉER UN EVENEMENT» : ici ou ici ou ici! 2 S'ouvre alors le formulaire dans laquelle vous allez devoir renseigner les informations sur votre événement. D'abord "Vos informations" : 3 Puis "Nouvel événement" : Je vous conseille de mettre l'affiche de votre événement ou votre logo pour Image. 6

8 4 Indiquez le titre de votre événement et sélectionner la catégorie : 5 choix s'offrent à vous : Manifestations Sportives Manifestations Culture-Loisir-Patrimoine Manifestations Sociales & Solidaires Agenda Maison des Associations Rendez-vous associatifs (ce sont vos AG, réunion d'adhérents ) PLANNING MANIFESTATIONS ASSOCIATIONS NE CHOISISSEZ NI "AGENDA MAISON DES ASSOCIATIONS" NI "PLANNING MANIFESTATIONS ASSOCIATIONS" QUI SONT DES CATÉGORIES D'UTILISATION INTERNE. SI VOUS CHOISISSEZ UNE DE CES DEUX CATÉGORIE VOTRE ÉVÉNEMENT NE SERAIT PAS VALIDÉ. 5 Indiquez la ou les "Dates" de votre événement : Vous pouvez enregistrer un événement en période ou en date unique. Vous pouvez ajouter plusieurs dates uniques (exemple : 3 lundi de suite atelier couture...). 7

9 6 "Description et information" : Décrivez votre événement. Attention, ne faites pas de «redites» : pas besoin de mettre dans description adresse mail, téléphone, etc... que vous mettrez plus bas dans «Information», car ces infos apparaîtront automatiquement dans l'agenda. En pièce-jointe vous pouvez mettre par exemple l'affiche de votre événement ou un autre visuel. IMPORTANT : indiquez si cet événement est ouvert au public ou non!!! Ajoutez affiche, programme ou flyer dans la section Pièces Jointes (jpeg ou PDF) 8

10 7 Google Map : Cette partie va permettre d'intégrer une carte géographique à votre événement, pour indiquer au mieux au public son emplacement. Indiquez seulement l'adresse entière dans "Adresse" une recherche automatique aura lieu et remplira les autres champs. 8 Inscriptions : Vous avez la possibilité de prendre l'option inscriptions. Si vous désirez que les inscriptions soient obligatoires, je vous conseille de le renseigner dans la partie «Description» plus haut. Pour activer l'option, cliquer sur le bouton «Activé» et indiquez le nombre de places disponibles. Sur le site, le nombre de places restantes s'affichera automatiquement après chaque nouvelle inscription. Vous recevrez les inscriptions sur le mail du compte association, voici le type de message que vous recevrez : Soyez prudents!!! Re-notez et conservez les inscriptions ailleurs que dans vos mails! 9

11 9 Finalisation : Pour proposer votre événement vous devrez approuver les conditions d'utilisation en cochant la case «j'ai lu et j'accepte les conditions d'utilisation», puis pour envoyer votre demande cliquez sur «Proposer votre événement». 10 Quand vous aurez cliqué sur «Proposer votre événement», cette fenêtre s'ouvrira avec le message "Votre évènement a été enregistré!" 11 Cette demande va m'être envoyée et votre événement ne sera mis en ligne qu'une fois validée. Une fois validée, vous recevrez un mail : Vous pourrez visualiser votre évènement comme il apparaît sur le site en cliquant sur le lien. 10

12 4. Réservation des salles de la MDA A. Créer une réservation 1 Assurez-vous que vous êtes connectés et allez à la section «Mon compte association». Cliquez sur «RESERVATION DE SALLES MDA» : ici, ici, ou ici! 2 Une nouvelle fenêtre s'ouvre sur l'interface de gestion de réservation des salles : Cette interface est intégrée au site mais vous devrez vous y connecter pour réserver de nouveaux créneaux. L'identifiant et le mot de passe sont les mêmes que pour votre compte association! 11

13 Cliquez donc sur «Se connecter» 3 Apparaît alors cette fenêtre : Renseignez votre identifiant, votre mot de passe et cliquez sur «Valider». L'identifiant et le mot de passe sont les mêmes que pour votre compte association! 4 Vous revenez alors sur le planning de réservation : Vous pouvez afficher le planning en journée, semaine ou mois. Vous pouvez sélectionner un mois ou un jour directement avec les calendriers proposés. Vous pouvez choisir de ne voir le planning que d'une seule salle en cliquant dessus. 12

14 5 Pour réserver, cliquez sur la salle que vous souhaitez : 6 Une nouvelle fenêtre apparaît, c'est le planning de la salle que vous avez choisi. Choisissez votre jour de réservation souhaitée et cliquez sur l'icône «+» : 13

15 7 S'ouvre alors le formulaire de réservation : Remplissez tout le formulaire. N'oubliez pas de sélectionner la ressource que vous souhaitez réserver (salle de réunion, bureau ou rez-de-chaussée) et d'indiquer de quel type est la réservation (Secrétariatcomptabilité-administration / Réunion / Autre). ATTENTION : les réservations pour le rez-de-chaussée sont modérées car le Café Associatif de La Gare demeure l'utilisateur principal et donc prioritaire. Le Café Associatif de la Gare se doit de réserver ses créneaux un mois à l avance afin de permettre aux autres associations de profiter au mieux des lieux. Après dépassement de ce délai, les autres demandes en cours seront validées. Les réservations formulées plusieurs mois à l avance demeureront en attente de validation jusqu au mois précédant la demande. 14

16 8 Si vous souhaitez réserver de manière récurrente sur une période, cliquez à droite sur «Cliquer ici pour ouvrir les options de périodicité» Voilà ce qui s'affichera alors : Sélectionnez la périodicité que vous souhaitez et indiquez la date de fin de périodicité. Pour + d'infos cliquez sur l'icône 15

17 9 Enfin, une fois toutes les infos renseignées, cliquez tout en bas à droite sur «Enregistrer» : 10 Une fenêtre de confirmation apparaît alors : Cliquez sur «OK». Votre réservation apparaît maintenant dans le planning. P.S: Dans le cas d'un conflit de réservation : S'il arrivait que vous réserviez un créneau sans en avoir vérifié sa disponibilité avant et que ce créneau était déjà réservé, un message vous préviendrait alors : La réservation est alors impossible. Vous pouvez cliquer sur le nom de la réservation pour obtenir les détails et notamment le contact pour éventuellement trouver un arrangement 16

18 1 2 B. Modifier ou supprimer une réservation Allez sur le planning de la salle pour laquelle vous avez une réservation. Si besoin, reprenez les étapes 1 à 5 de la section "Créer une réservation" de ce document. Cliquez sur votre réservation dans le créneau concerné (par exemple ici «Assotest») : 3 Apparaît alors cette fenêtre où vous pourrez «Modifier cette réservation- Copier cette réservation - Effacer cette réservation» : 17

19 5. Transmettre mes infos pour le Douvres Infos Vous pouvez désormais transmettre vos informations à Florence Müller via un formulaire en ligne. 1 Assurez-vous que vous êtes connecté à votre compte association puis cliquez sur «FORMULAIRE DOUVRES INFOS» : ici ou ici ou ici! 2 La fenêtre s'ouvre alors sur le formulaire : 18

20 Remplissez-le dûment, tous les champs possédant une étoile étant obligatoires. Pour joindre une affiche ou un visuel cliquez sur "Choisissez un fichier": Avant de cliquer sur "Envoyer", n'oubliez pas de recopier le code de sécurité. 3 Quand vous aurez cliqué sur "Envoyer" une nouvelle fenêtre apparaîtra avec ce message "Votre formulaire a été envoyé. Merci pour ces informations." 4 Vous recevrez aussi un mail qui reprendra les informations que vous avez donné : 19

21 6. Consultez et enrichir le catalogue du matériel interassociatif A. Consulter le catalogue 1 Assurez-vous que vous êtes connectés et allez à la section «Mon compte association». Cliquez sur «Prêt/location de matériel» : ici, ici, ou ici! 2 Voici la page qui s'affiche : Pour consulter le catalogue, cliquez sur "Consulter le catalogue" 20

22 3 Une nouvelle page s'affiche. Apparaissent alors les différentes rubriques que vous pouvez consulter : sonorisation/lumières, extérieur, buvette/restauration, matériel sportif et divers. 4 Si vous cliquez sur une des rubriques, buvette/restauration par exemple, une nouvelle page s'affiche avec la liste des matériels empruntable/louable : 5 En cliquant sur le nom du matériel, la fiche complète s'affiche : Vous y trouvez alors le détail du matériel, s'il est prêté ou loué, les conditions de prêt et tarif s'il y a lieu, le nom de l'association propriétaire et enfin la personne à contacter. 21

23 B. Ajouter son matériel au catalogue 1 Assurez-vous que vous êtes connectés et allez à la section «Mon compte association». Cliquez sur «Prêt/location de matériel» : ici, ici, ou ici! 2 Voici la page qui s'affiche : Pour ajouter votre matériel au catalogue, cliquez sur "Ajouter du matériel au catalogue". 22

24 3 Un formulaire apparaît alors, tous les champs sont obligatoires. 3a Catégorie : cliquez sur "Sélectionner catégorie", cette fenêtre apparaît alors : Cliquez à gauche sur la catégorie qui vous intéresse puis sur "Ajouter catégorie" 23

25 Par exemple "Buvette/restauration", après l'avoir sélectionné votre catégorie apparaît dans la zone blanche : Vous pouvez choisir plusieurs catégories si vous estimez que votre matériel peut apparaître dans différentes catégories (par exemples des tables d'extérieur peuvent être dans Buvette/restauration mais aussi dans Extérieur). Vous pouvez aussi enlever une catégorie si vous vous êtes trompés. Dans ce cas cliquez sur la catégorie que vous souhaitez enlever dans la zone blanche puis cliquez "Enlever catégorie". 3b 3c Une fois votre ou vos catégories sélectionnées, cliquez sur "Fermer". Nom du matériel : écrivez tout simplement le nom du matériel. Image : ajouter une image du matériel que vous allez prêter. Pour ce faire, cliquez sur "Choisissez un fichier" Une fenêtre s'ouvre sur l'explorateur de votre ordinateur, choisissez alors votre fichier et cliquez sur "Ouvrir" : 24

26 3d 3e 3f 3g 3h Détail du matériel : détaillez le mieux possible l'ensemble de votre matériel (taille, énergie, précautions à prendre, etc etc ) Prêt/location : cochez la case correspondante. Conditions et tarifs : écrivez les conditions de prêt ou de location, et le cas échéant le tarif de location. Nom de l'association : indiquez le nom complet de l'association. Contact du propriétaire : indiquez le nom-prénom, téléphone et/ou mail de la personne à contacter pour l'emprunt du matériel. 4 Une fois votre formulaire dûment rempli, cliquez sur "Sauvegarder entrée" : 5 Une nouvelle page s'affichera avec cette notification "L'entrée a été sauvegardée" 25

27 1 C. Télécharger la convention modèle de prêt de matériel Pas de prêt ou de location de matériel entre association sans convention!!! Un modèle est mis à votre disposition au téléchargement, que vous pourrez modifier ou adapter. Assurez-vous que vous êtes connectés et allez à la section «Mon compte association». Cliquez sur «Prêt/location de matériel» : ici, ici, ou ici! 2 Voici la page qui s'affiche : Pour télécharger en.doc le modèle de convention, cliquez sur "Télécharger la convention modèle". 26

28 3 Le fichier se télécharge : 4 Cliquez dessus dans la barre des téléchargements : Le document s'ouvre alors. 27