Office 365 pour les établissements scolaires

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1 Office 365 pour les établissements scolaires Tous les services destinés aux écoles, aux enseignants et aux élèves en un coup d oeil

2 Sommaire the microsoft visual identity INTRODUCTION... 3 VUE D ENSEMBLE SERVICES NUMÉRIQUES DE MICROSOFT 5 The Microsoft Brand Guidelines for Education LES SERVICES the microsoft visual identity OFFICE 365 EN DÉTAIL OFFICE 365 PROPLUS BENEFIT OFFRE the microsoft visual identity MODULAIRE POUR LES ÉCOLES PROTECTION & SÉCURITÉ, DISPONIBILITÉ & TRANSPARENCE 12 TERMES TECHNIQUES BRIÈVEMENT EXPLIQUÉS D AUTRES OFFRES LIÉES AU CLOUD The Microsoft Brand Guidelines for Education 27

3 Introduction Office 365 l école se met à l heure du numérique Dans une société numérique comme la nôtre, les enseignants et les élèves utilisent les TIC pour apprendre, pour travailler ensemble et pour communiquer. La présente brochure fournit des informations sur les services inclus dans l offre Office 365 et les champs d application pour lesquels ils sont conçus. Toutes les applications et tous les services proposés conviennent pour développer les compétences-clés telles que la communication, le travail d équipe et la créativité et soutiennent de manière efficace l intégration des TIC dans les processus d apprentissage. La collaboration de toutes les parties concernées - de l élève à l enseignant et vice versa - est facilitée. En effet, la communication et l échange de données ne se limitent pas à la salle de classe, mais sont également possibles à distance et sans fil. De plus, Office 365 permet de simplifier les processus organisationnels du quotidien scolaire, ce qui augmente l efficacité au sein de l école. Office 365 soutient les enseignants et les élèves dans leur travail - que ce soit à l école, en déplacement ou à la maison - et ce, indépendamment de l appareil utilisé. Grâce aux conditions d utilisation adaptées spécialement aux exigences des établissements scolaires suisses en matière de protection des données, vous pouvez utiliser Office 365 en toute sécurité. 3 Enseigner et apprendre à l ère numérique

4 Vue d ensemble Office 365 permet aux établissements scolaires de proposer des services centralisés pour le partage et le stockage de documents, pour la communication en ligne ainsi que pour la messagerie électronique, et de les utiliser avec les outils habituels. Office 365 renferme les services Microsoft Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business, Lync Online et, avec Office ProPlus, un logiciel bureautique familier pour tous les jours.

5 1.1 Services numériques de Microsoft Depuis de nombreuses années, Microsoft propose des offres de cloud publique qui permettent d accéder aux données stockées et à des services standardisés depuis n importe où et avec chaque appareil. Dans des centres de calcul implantés en Europe et gérés de manière centralisée, Microsoft met à disposition des infrastructures et des services que le client peut utiliser en fonction de ses besoins. L exploitation d un propre parc informatique, la gestion et la mise à jour de serveurs ou l extension des capacités de stockage ainsi que de nombreuses tâches administratives peuvent ainsi être supprimés. Dans le monde entier, des écoles, des universités et un nombre croissant d entreprises optent pour les services numériques de Microsoft et réduisent ainsi leurs coûts d exploitation. Tandis que les utilisateurs commerciaux doivent payer pour ces services, Microsoft met une grande partie des services Office 365 gratuitement à disposition des établissements scolaires. 5 Enseigner et apprendre à l ère numérique

6 1.2 Les services Office 365 en détail Office 365 se compose de plusieurs services individuels. Parmi les plus importants, citons Exchange Online pour la messagerie, SharePoint Online comme plateforme pour la collaboration, Lync Online comme plateforme pour la communication, les conférences Web et le contrôle des présence. Les services en ligne d Office 365 peuvent être complétés par Office 365 ProPlus permettant l installation des programmes Office habituels sur l ordinateur. Microsoft Exchange Online Via Microsoft Exchange Online, les messages électroniques peuvent être consultés et traités depuis n importe où. A cet effet, Exchange Online met à disposition une plateforme serveur de messagerie. Un système sécurisé, bénéficiant d une protection anti-spam et antivirus efficace, assure la gestion des messages, des contacts et du calendrier. Il est accessible depuis un ordinateur personnel ou depuis n importe quel navigateur Internet. Exchange Online peut également être utilisé à partir d un smartphone, quelle que soit sa marque: Windows Phone, iphone, Android, BlackBerry chaque périphérique prenant en charge Exchange ActiveSync peut être synchronisé avec Exchange Online. Microsoft SharePoint Online Partage et stockage de documents et de fichiers, flux de travail, utilisation partagée de calendriers et de carnets de contacts - tout cela vous est offert par SharePoint Online. Via des portails de projets, les élèves d une classe peuvent rester en contact les uns avec les autres ou avec les enseignants, échanger des documents et travailler ensemble sur des projets. SharePoint Online permet également la création de wikis et de blogs. OneDrive for Business offre d ailleurs suffisamment d espace de stockage pour sauvegarder aussi les données privées. Les données sont synchronisées et accessibles en tout temps et en tout lieu. Microsoft OneDrive for Business Un élément essentiel d Office 365 pour favoriser la collaboration et l apprentissage indépendant du moment et du lieu, est la fonction de stockage dans le nuage, OneDrive for Business, faisont partie de SharePoint Online, qui est également gratuite pour le secteur de la formation. Il s agit là de 1 To d espace de stockage personnel que Microsoft met à la disposition de chaque élève et de chaque employé d une école. Cet espace de stockage qui s intègre parfaitement aux logiciels Office est très utile dans le quotidien scolaire; les documents se laissent ainsi archiver, partager et traiter par plusieurs personnes à la fois, et ce, en conformité avec les exigences de la protection des données. Cette prestation vient compléter les bibliothèques de documents qui, dans le cadre de SharePoint Online, peuvent être créées pour toute une classe, pour des groupes ou des élèves individuels. Microsoft Lync Online Lync Online permet d organiser des réunions en ligne et des audioconférences et de rester en contact via la messagerie instantanée. Le statut de présence est affiché automatiquement, indiquant ainsi aux utilisateurs si la personne recherchée est disponible ou pas. Le partage d écran, le partage d applications, l utilisation partagée d un whiteboard et bien d autres fonctions sont également disponibles. Via la messagerie instantanée, un clic suffit pour communiquer avec d autres utilisateurs de Lync ou Skype. 6 Enseigner et apprendre à l ère numérique

7 Microsoft Office ProPlus Les services en ligne d Office 365 peuvent être complétés par Office 365 ProPlus permettant d installer sur l ordinateur les programmes Office habituels tels que Word, Excel, PowerPoint, Outlook et OneNote. Ces logiciels peuvent être installés sur jusqu à 5 PC ou Mac et, en plus, comme version Office mobile, sur jusqu à 5 tablettes ou ipad et sur 5 smartphones. L avantage principal étant qu Office 365 est toujours actualisé. Les mises à jour sont effectuées automatiquement depuis le cloud - l acquisition de versions actualisées n est plus nécessaire. L utilisation d Office 365 ProPlus sur les ordinateurs de l établissement scolaire est payante. Les élèves et les enseignants, en revanche, reçoivent gratuitement Office 365 ProPlus dans le cadre d Office 365 ProPlus Benefit! Plus d informations sont disponibles dans les chapitres 1.3 et 1.4. Office Online Au cas où les programmes standard inclus dans Office ProPlus ne seraient pas disponibles, Office Online permet d utiliser les programmes familiers Word, Excel, PowerPoint et OneNote par le biais d un navigateur Web. Les documents peuvent ainsi être édités directement dans le navigateur Web, sans installation préalable d un logiciel sur l ordinateur. Il est même possible de travailler à plusieurs sur un même document. Une mise en page uniforme des documents est assurée, que ce soit dans le navigateur ou dans une version installée localement. 7 Enseigner et apprendre à l ère numérique

8 Office 365 ProPlus Benefit Avec le nouvel Office 365 ProPlus Benefit, Microsoft offre aux enseignants* et aux élèves la suite Office complète en téléchargement gratuit. Idéal pour profiter de la même productivité à la maison comme à l école.

9 Office 365 ProPlus gratuit pour les élèves et les enseignants* Les établissements scolaires ayant conclu un contrat de licences en volume avec Microsoft pour l ensemble de leur institution peuvent mettre la suite Office complète à la disposition de leurs élèves (téléchargement gratuit). L offre ( jusqu ici appelée Student Advantage ) sera, à la fin 2014*, sous la référence Office 365 ProPlus Benefit, également disponible pour le personnel administratif et les enseignants. En téléchargeant Office 365 ProPlus du cloud Microsoft, les élèves et les enseignants des établissements éligibles peuvent profiter de la suite Office. Ils peuvent l installer sur jusqu à 5 appareils - PC ou Mac - ou, en plus, comme version Office mobile, l activer sur jusqu à 5 tablettes ou ipad ou sur 5 smartphones afin de l utiliser non seulement à l école mais aussi à la maison. * Sur nous vous informerons dès qu Office 365 ProPlus Benefit sera disponible pour les enseignants. 9 Enseigner et apprendre à l ère numérique

10 1.4 Offre modulaire pour les écoles Dans le cadre du Plan E1, Microsoft met les services en ligne d Office 365 gratuitement à la disposition des établissements scolaires. Selon les besoins, d autres services payants peuvent être abonnés. L aperçu ci-après vous présente tous les plans disponibles. Commandez Office 365 auprès de votre partenaire de licence afin d assurer que les conditions d utilisation spécialement adaptées aux exigences des écoles en Suisse soient appliquées à votre établissement. 10 Enseigner et apprendre à l ère numérique

11 Récapitulatif des plans* disponibles E1 sans frais E3 payant Versions complètes d Office installées Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, OneNote, Access et Lync sur jusqu à 5 PC ou Mac Office pour tablettes Office sur tablettes Windows et ipad Office pour smartphones Afficher et éditer des documents Office en déplacement Office Online Word, Excel, PowerPoint et bien d autres Sauvegarde et partage de fichiers avec 1 To d espace de stockage par utilisateur s de niveau entreprise y compris calendrier et contacts avec une boîte mail de 50 Go Réunions en ligne et vidéoconférences HD sans limites Site Web intranet pour vos équipes avec réglages de sécurité ajustables Réseaux sociaux pour que vos collaborateurs puissent travailler ensemble, indépendamment du service et de l emplacement * La présente vue d ensemble n est pas exhaustive. Pour connaître les détails des fonctionnalités d Office 365 et les mensualités de location du plan E3, veuillez consulter le site 11 Enseigner et apprendre à l ère numérique

12 1.5 Protection et sécurité des données, disponibilité et transparence Conditions d utilisation adaptées aux exigences des écoles suisses Contrairement aux solutions cloud utilisées par de nombreuses écoles, comme Dropbox, icloud et Google Drive, Microsoft a adapté ses conditions contractuelles afin d assurer aux écoles en Suisse une utilisation conforme aux exigences de la protection des données. Les conditions précisent notamment que le traitement des données est limité à des centres de données sur le territoire de l UE, qu il existe des systèmes de contrôle, que le droit suisse est applicable et que le for juridique se situe en Suisse. Suite à la signature d un accord complémentaire au contrat-cadre Educa en octobre 2014, les conditions d utilisation modifiées s appliquent à toutes les écoles suisses ayant conclu un contrat de licences en volume avec Microsoft. Les avantages d Office 365: 99,9 % de disponibilité garantie Centres de données redondants en Europe: Dublin (Irlande), Amsterdam (Pays-Bas) Sécurité des données: certifié SAS70 et ISO Protection des données: Office 365 répond à la norme de protection des données de l UE 95/46/CE: déclaration uniformisée concernant le traitement des données et clauses contractuelles types UE Service approuvé par tous les 28 responsables de la protection des données de l UE (article 29 groupe) Surveillance proactive pour prévenir les défaillances et interruptions de service Solutions antivirus et anti-spam de premier ordre proposées avec Exchange Online Protection Pas de publicité: Office 365 n utilise pas vos données pour créer des profils qui pourraient être utilisés à des fins publicitaires ou commerciales Pas de mélange: les données dans Office 365 ne sont pas mélangées avec d autres données ou services Transferts de données: les données du client dans Office 365 appartiennent au client. Les clients peuvent en tout temps retirer leurs données des services Où: vous savez où se trouvent les centres de données d Office 365 (et donc aussi où se trouvent vos données). Les données des établissements scolaires européens se trouvent dans un centre de données en Europe géré par Microsoft Qui: vous savez exactement qui, et dans quelles conditions, a accès à vos données Comment: Microsoft vous informe sans tarder en cas de changements concernant les emplacements des centres de données 12 Enseigner et apprendre à l ère numérique

13 1.6 Termes techniques brièvement expliqués En rapport avec les services cloud, on entend souvent les termes SaaS, PaaS et IaaS. Voici quelques définitions pour expliquer les termes utilisés en rapport avec Office 365. Everything as a Service XaaS est souvent utilisé pour exprimer l idée: Everything as a Service ce qui signifie tout sous forme de service. XaaS englobe les services individuels suivants. Infrastructure as a Service IaaS signifie Infrastructure as a Service et désigne la possibilité de louer l équipement nécessaire au lieu d acheter ses propres PC et serveurs. Les appareils sont disponibles sous forme virtualisée. Ainsi, on dispose quand même de ses propres serveurs, sauf que ceux-ci sont hébergés sur une plateforme (extensible), pouvant être exploités soit dans le cloud, soit dans un environnement serveur individuel. Microsoft Azure propose également des services IaaS. Software as a Service SaaS signifie Software as a Service et désigne la possibilité de ne plus acheter les programmes, respectivement les licences, mais de soi-disant louer l utilisation des logiciels mis à disposition. Les cotisations sont en général payées par mois, par trimestre ou par an, selon le modèle Pay per use, c est-à-dire qu on paie uniquement ce que l on utilise. Office 365 fait partie de cette catégorie de services. Platform as a Service PaaS signifie Platform as a Service et désigne la mise à disposition d un système d exploitation ou d une architecture cloud complète sous forme de services que le client utilise et paie en fonction de ses besoins. Le logiciel doit avoir été développé pour la plateforme en question, car chaque système d exploitation, comme p. ex. Windows, prend en charge d autres services et composants complémentaires. Exemple typique: les boutiques en ligne qui, via PaaS, peuvent évoluer de manière dynamique. Pendant la période de Noël, quand les ventes sont plus importantes, l utilisation de la plateforme augmente tandis que, durant les mois à chiffre d affaires faible, moins de ressources sont nécessaires. Microsoft Azure fait partie de cette catégorie de services. 13 Enseigner et apprendre à l ère numérique

14 1.7 D autres produits Microsoft Cloud Au-delà d Office 365, Microsoft propose aux établissements scolaires une série de produits cloud, à commencer par les services classiques destinés au grand public tels qu OneDrive, XBOX Music ou Outlook.com. Les solutions suivantes sont actuellement disponibles pour les établissements scolaires: Microsoft Azure propose de nombreux services cloud. Cela commence par des services de base pour l exploitation de sites Internet et va jusqu à la mise en place d applications Windows et/ou Linux complexes. Grâce à leur évolutivité quasiment illimitée, elles peuvent être mises à disposition d un très grand nombre d utilisateurs en l espace de seulement quelques minutes. Microsoft Azure permet de sauvegarder des copies de sécurité dans le cloud. Par le biais de services de média, des contenus vidéo peuvent être mis en streaming de manière aisée et très efficace. Avec SQL Azure, des bases de données et des services liés à la gestion des données sont mis à disposition via le cloud. Et Azure Active Directory permet de définir des processus d authentification en plusieurs étapes et de gérer les identités et l accès utilisateur. Windows Intune facilite la gestion des ordinateurs et des périphériques mobiles dans le cloud. Il permet de configurer le déploiement de services pour gérer et sécuriser les actifs de votre établissement scolaire en termes d informations. Microsoft Dynamics CRM Online est un logiciel professionnel de gestion de la relation client (Customer Relationship Management) qui vous fournit de précieux services dans les domaines gestion, marketing et assistance. 14 Enseigner et apprendre à l ère numérique

15 Mentions légales et informations complémentaires Plus d informations sur Office 365 Education sont disponibles sur: Le présent livret Office 365 pour les établissements scolaires s appuie sur le document Office 365 Education in the Classroom publié par Microsoft Corporation (2014). Microsoft Suisse Sàrl. Tous droits réservés. L ayant droit permet l utilisation et la reproduction des contenus non modifiés à des fins non commerciales dans un environnement scolaire. Microsoft ne saurait être tenue responsable d éventuelles conséquences négatives causées par l utilisation du matériel.

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