PLATEFORME DE GESTION DE CONGRÈS SCIENTIFIQUES. h tt p : / / w w w. s c i e n c e s c o n f. o rg

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1 PLATEFORME DE GESTION DE CONGRÈS SCIENTIFIQUES h tt p : / / w w w. s c i e n c e s c o n f. o rg

2 Sommaire Introduction Le portail Sciencesconf.org L espace conférence Site web Inscription Gestion scientifique Soumission Sélection Envoi de mails Edition Démonstration Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

3 INTRODUCTION

4 Historique 2008 Demande de la direction du CNRS de mettre en place un outil unifié de gestion scientifique de conférences à destination de la communauté de l Enseignement Supérieur et de la Recherche. Débuté dans le cadre de l appel à projet du TGE-Adonis Projet porté par le CCSD Septembre 2009 Début de la réalisation Décembre 2010 Ouverture de la version 1.0 de la plateforme Juillet 2012 Mise en place de la version 1.5 P l u s d e 270 c o n f é r e n c e s g é r é e s a u j o u r d h u i Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

5 Présentation A u c u n e i n f r a s t r u c t u r e i n f o r m a t i q u e l o c a l e Un environnement informatique de la conférence externalisé dans le «cloud CCSD» offrant : Serveur Web pérenne, personnalisable et possédant sa propre URL Exemple: Des adresses mails spécifiques Exemple: hrms2011@sciencesconf.org, hmrs2011-edsci@sciencesconf.org Possibilité de collections pérennes Exemple: collection.sciencesconf.org regroupera les conférences de 2011, 2012, etc. Demande d hébergement simple via un site dédié Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

6 Organisation P O R TA I L CRÉATION de l espace conférence dans le cloud ccsd ANNUAIRE des conférences CALENDRIER des évènements E S PA C E C O N F É R E N C E POUR LES PARTICIPANTS - Inscription - Soumission POUR LES ORGANISATEURS - Hébergement et personnalisation du site web - Statistique de consultation - Suivi des inscriptions - Outils de sélection des contributions - Mise en place du programme - Envoi de mail - Edition électronique - Transfert vers l archive ouverte HAL Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

7 Le portail d entrée

8 Le portail Demande d hébergement de la conférence Informations sur les conférences en cours Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

9 Création d une nouvelle conférence Demande de création en 4 étapes : Définition de la conférence Informations complémentaires Personnalisation du site internet Récapitulatif Validation de l hébergement sur la plateforme par le CCSD Vérification d éligibilité Délai moyen 48 heures E s p a c e C o n f é r e n c e d i s p o n i b l e Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

10 Consultation des événements (1) L i s t e R S S Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

11 Consultation des événements (2) c h r o n o l o g i q u e C a r t e Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

12 [CONF].SCIENCESCONF.ORG Espace conférence

13 Accès Participant Inscriptions, soumissions des résumés et des documents complets Programme, annonces Consultation des informations de la conférence Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

14 Accès Organisateur (1) Site Web Hébergement Personnalisation (gabarit, apparences, contenu, ) Statistiques de consultation Inscription Construction du formulaire Suivi des inscriptions Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

15 Accès Organisateur (2) Gestion scientifique Outils de sélection des contributions Mise en place du programme Envoi de mail (appel à soumission, relance, ) Edition électronique Transfert des communications sur l archive ouverte HAL Administration Configuration des listes (thématiques, types de dépôt, ) Paramétrage de la conférence (période de soumission, de relecture, d inscription, ) Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

16 Rôles utilisateurs Webmaster Personnalisation du site web (apparence + contenu) Coordinateur Organisation du travail de relecture (définition des relecteurs, répartition des soumissions) Sélection des soumissions Relecteur Evaluation des soumissions Rédacteur Accès aux évaluations des relecteurs Gestionnaire (à venir) Accès à la liste des inscrits Administrateur Configuration de la conférence + droit webmaster + droit coordinateur Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

17 SITE WEB Personnalisation et gestion du contenu du site

18 Administration Site Web Langues de l interface Définition des langues disponibles pour le site web de la conférence Charte graphique En-tête Personnalisation du bandeau du site Disposition Mise en page du site Apparence Définition du thème graphique Menu Ajout / Suppression de pages d informations Statistiques de consultation Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

19 En-tête du site (1) 3 méthodes de personnalisation : Formulaire rapide En-tête créé automatiquement à partir des informations renseignées En-tête image En-tête HTML Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

20 En-tête du site(2) Exemples: Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

21 Disposition Définition de la structure du site web: Menu Vertical Menu Horizontal Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

22 Apparence 3 méthodes de personnalisation du style : Styles prédéfinis Formulaire rapide Style créé automatiquement avec les informations renseignées Style avancé Accès aux feuilles de styles CSS Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

23 Contenu du site web Définition des pages constituant le site web de la conférence Pages prédéfinies Planning, consultation, recherche, Liste des participants, Pages personnalisables Pages HTML, liens, galeries, P o s s i b i l i t é d e d é f i n i r d e s d r o i t s d a c c è s a u x d i f f é r e n t e s p a g e s d u s i t e e n f o n c t i o n d e s r ô l e s u t i l i s a t e u r s Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

24 Pages prédéfinies (1) Consultation des soumissions Différents types de consultation : par thématique, par intervenant, par auteur Recherche Recherche dans les soumissions pour la conférence Liste des participants Enrichissement de la liste en temps réel en fonction des nouvelles inscriptions Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

25 Pages prédéfinies (2) Programme de la conférence Différentes vues : graphique (journée, semaine), détaillée Actualités de la conférence Accessible sur une page du site ou via les flux RSS Page Sponsors Liste des partenaires de la conférence Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

26 Pages personnalisables Page d accueil Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML) Intégration de widgets (prochainement) Page personnalisable Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML) Galerie photo Diaporama des photos déposées Liens extérieurs Lecteur flux syndication extérieurs (RSS) Fichiers déposés Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

27 Pages à venir Dates importantes Twitter Facebook Discussion Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

28 Statistiques Outil externe d analyse des visites du site web intégré pour chaque conférence h t t p : / / p i w i k. o r g / Possibilité d utiliser h t t p : / / w w w. g o o g l e. c o m / a n a l y t i c s / Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

29 GESTION SCIENTIFIQUE

30 SOUMISSIONS

31 Configuration Définition des types de dépôts (oral, poster, ), des thématiques Définition des règles de dépôt: Type de dépôt Format du résumé Période de dépôt Alerte mail Choix des métadonnées demandées lors du dépôt (mots-clés, des auteurs, ) Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

32 Soumission pour les participants Dépôt en 3 étapes : Métadonnées informations sur la soumission (titre, ) Auteurs Liste des intervenants (et auteurs) de la soumission avec appartenance des auteurs Fichier(s) Texte complet ou documents annexes (présentation, vidéo, images, ) Conversion automatique dans le format PDF Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

33 SÉLECTION

34 Configuration Définition des relecteurs Ventilation des papiers par thématique (puis éventuellement par soumission) Définition des options de relecture Relecture (anonymisation possible) Périodes par type de dépôt Création d une grille de notation pour l évaluation des soumissions par les relecteurs Ajout de critères de notation Ex: Pertinence, originalité, intérêt, qualité scientifique, 1 note par critère pondérant la note finale Accès en temps réel au tableau de bord des soumissions : Accès aux avis des relecteurs Sélection des soumissions Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

35 Relecture Module accessible automatiquement en fonction des dates définies par le coordinateur Accès aux soumissions attribuées par le coordinateur 1 grille par soumission Possibilité d ajout de commentaires, reclassement des dépôts (dans d autres thématiques) Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

36 MAILING

37 Alias mails Création automatique d un alias par conférence [ c o n f ]@s c i e n c e s c o n f. o r g Possibilité de créer d autres alias préfixé par l identifiant de la conférence Ex: [ c o n f ] - l i s t e s c i e n c e s c o n f. o r g Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

38 Apparence des mails Personnalisation de la structure des mails envoyés par l application Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

39 Modèles de mails Personnalisation du contenu Notifiant l acceptation et/ou refus d un dépôt Confirmation inscription Création de modèles prédéfinis Annonce colloque, Appel à communication, Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

40 Envoi Sélection destinataire Listes prédéfinies (inscrits, déposants, déposant ayant au moins un papier accepté dans une thématique, ) Ajout de nouvelles adresses mails Utilisation de modèle prédéfini ou rédaction de nouveaux mails Tags spéciaux remplacés au moment de l envoi (%%USER%%, %%CONFERENCE%%, ) Ajout de pièces jointes Possibilité d envoyer une copie aux administrateurs Historique des mails envoyés Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

41 ÉDITION

42 Programme de la conférence Ajout d événements session, pause, discours, Ajout des interventions dans les sessions Récupéré dans les soumissions acceptées Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

43 Vue journée Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

44 Vue journée Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

45 Vue semaine Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

46 Vue semaine Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

47 Vue détaillée Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

48 Vue détaillée Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

49 Vue détaillée Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

50 Edition PDF Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

51 Edition des soumissions «recueil des résumés» ou acte Sélection de la source des données Type de dépôt Grouper les soumissions Ajout de pages prédéfinies Sommaire Indexe par auteur Liste de participants Intercalaires (session) Ajout de fichiers extérieurs (au format PDF) E x p o r t d u d o c u m e n t a u f o r m a t P D F Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

52 INSCRIPTION Mise en place de l inscription pour la conférence

53 Configuration Définition de la période d inscription (et/ou) de préinscription Alertes mails pour chaque nouvelle inscription Construction du formulaire d inscription personnalisé Paramétrage du paiement des frais d inscription Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

54 Construction du formulaire Informations non modifiables Champs de création de compte Informations personnalisables Champ texte, Liste déroulante, Bloc de description, Case à cocher, D é f i n i t i o n d e s c h a m p s o b l i g a t o i r e s Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

55 Paiement des frais d inscription Sélection des moyens de paiement Chèque, bon de commande, en ligne (prochainement) Définition du montant des frais d inscription En fonction des dates Possibilité d ajout d options À partir du formulaire d inscription créé auparavant exemple: participation au repas de gala : +50 Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

56 Inscription pour les participants Lien d inscription accessible sur le site en fonction de la période définie par l administrateur Le participant complète le formulaire d inscription Il reçoit une confirmation de son inscription par mail Si paiement : Le système présente le montant des frais d inscription Choix du moyen de paiement (en fonction des moyens définis par l administrateur) Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

57 Tableau de bord des inscrits Accès en temps réel aux inscription pour la conférence Possibilité d être alerté pour chaque nouvelle inscription Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

58 Paiement en ligne (1) via Azur Colloque pour les conférences organisées par un laboratoire CNRS Configuration de la partie Inscription à partir d AC Interconnectable avec des systèmes spécifiques Service local universitaire Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

59 Paiement en ligne (2) Paiement utilisateur Envoi données Retour paiement Service comptable Etat comptable Redirection paiement Service local (université, ) Service de paiement (PAYBOX, banque, ) Etat paiement Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

60 Intégration des actes dans HAL Export vers HAL en 1 clic Enrichissement de l archive ouverte HAL Création automatique d une collection pour la conférence Enrichissement des listes d articles pour les laboratoires Diffusion large à travers l archive ouverte Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

61 Liens Portail principal Support Contact Y a n n i c k B a r b o r i n i 1 4 j u i n

62 QUESTIONS???

63 DÉMONSTRATION