GESTION DES BONS DE COMMANDE

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1 GESTION DES BONS DE COMMANDE P1

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3 Table des Matières LA GESTION DES BONS DE COMMANDE 4 PREMIERE EXECUTION DU LOGICIEL 5 DEFINITION DES PARAMETRES 8 Services 9 Comptes Utilisateurs 10 Adresse de livraison 13 Options 14 Liste des fournisseurs 16 Liste des articles 19 SAISIE DES BONS DE COMMANDE 20 Création d'un bon de commande 21 Modification ou suppression d'un bon de commande 29 Visa de l'administrateur et/ou du Chef de service 31 EDITION ET MAILING DES BONS DE COMMANDE 34 COMPTABILISATION DES BONS DE COMMANDE 37 ETAT DES COMMANDES SAISIES 39 Liste des bons de commande 40 Etat des bons de commande 41 LIEN AVEC LA COMPTABILITE DAMOCLES 42 A PROPOS 47 P3

4 LA GESTION DES BONS DE COMMANDE Cet utilitaire permet d'effectuer l'intégralité du processus de gestion des bons de commandes : de leur création, à l'édition et la comptabilisation. Vous pourrez également suivre de manière permanente vos commandes et contrôler leur saisie, grâce à un système de signatures. Grâce à un lien direct avec notre logiciel de comptabilité, les deux entités seront constamment interconnectées. Afin de mieux comprendre le fonctionnement de ce module, nous allons donc présenter : le premier lancement du logiciel le paramétrage du logiciel la saisie des bons de commandes l'édition des bons de commande la comptabilisation le suivi des bons de commande P4

5 PREMIERE EXECUTION DU LOGICIEL Après l'installation du logiciel, vous pouvez cliquer sur l'icône pour l'exécuter. Définition des chemins d'accès Lors de cette première exécution, une fenêtre s'affiche pour paramétrer le répertoire contenant les bases de données : Ce répertoire peut également être S:\ (ou tout autre lettre représentant le lecteur réseau) si le poste à installer n'est pas le serveur. Une fois le répertoire trouvé, cliquez sur le bouton pour continuer l'installation P5

6 Cet écran permet de définir l'administrateur du programme : l'utilisateur qui aura tous les droits. En cliquant à nouveau sur le bouton, l'écran de connexion s'affiche pour s'identifier. Première connexion Par défaut, le premier identifiant Administrateur apparaît. Il conviendra ensuite de configurer vous-mêmes les droits d'accès des différents utilisateurs. Il suffit donc de vous identifier, de sélectionner le dossier à consulter, puis de cliquer sur le bouton, la liste des bons de commande apparaît : P6

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8 DEFINITION DES PARAMETRES Les éléments à configurer au préalable de toute saisie sont : les services dans lesquels seront répartis ces utilisateurs les utilisateurs autorisés à accéder au logiciel les lieux de livraison des différentes commandes réalisées les options d'affichage, d'édition et de comptabilisation P8

9 Paramétrage\Services Les services permettent de regrouper les utilisateurs. Pour créer un nouveau service, cliquez sur le bouton : Définissez son libellé et son code (ce code sera repris pour le référencement des bons de commande) Indiquez le(s) dossier(s) concerné(s) Si vous avez activé le contrôle budgétaire au niveau des budgets, cochez la case pour Activer le contrôle budgétaire au niveau des saisies de commande, par rapport à un budget précis (créé au préalable en Comptabilité) Les boutons et permettent de modifier ou supprimer les paramètres services. P9

10 Comptes utilisateurs Les utilisateurs sont les opérateurs qui utilisent le logiciel Bon de commande : Pour gérer les utilisateurs et paramétrer leurs droits, cliquez sur le bouton renseignez ses informations personnelles : et Vous pouvez associer à cet utilisateur un fichier image (bmp, jpg) contenant sa signature en cliquant sur. P10

11 Les catégories d'utilisateurs permettent de déterminer l'accès aux fonctionnalités du logiciel : Demandeur Chef de service Administrateur Si la case Comptable est cochée Paramétrage Aucun accès Aucun accès Accessible Aucun accès Utilisateurs et Services Saisie Accessible Accessible Accessible Accessible Consultation Modification Accès limité aux bons de commande qu'il a saisi Accès limité aux bons de commande de son service Possibilité de consulter tous les bons de commande Possibilité de consulter tous les bons de commande Visa Aucun accès Visa Chef de service accessible Visa Administrateur accessible Aucun accès Edition et Mailing Accessible Accessible Accessible Accessible Comptabilisation Aucun accès Aucun accès Aucun accès Accessible Etat Aucun accès Accessible Accessible Accessible Les utilisateurs sont rattachés à un service. Chaque utilisateur peut avoir accès à tout ou partie des dossiers comptables existants. Il est possible de contraindre un utilisateur à renseigner certaines données comptables, lors de la saisie du bon de commande. De la même façon, vous pouvez définir un montant seuil pour chaque utilisateur P11

12 appartenant à un service. Au delà de ce montant, il sera obligé de demander un visa du chef de service pour imprimer le bon de commande. Visa de l'administrateur Seul l'administrateur peut renseigner ces éléments. Il pourra ainsi indiquer à partir de quel montant le Demandeur ou le Chef de service devra obtenir un visa de l'administrateur avant de pouvoir éditer son bon de commande. Visa du Chef de service Seul le Chef de service peut renseigner ces éléments. Il pourra ainsi indiquer à partir de quel montant le Demandeur devra obtenir un visa du chef de service avant de pouvoir éditer son bon de commande. Les boutons et permettent de modifier ou supprimer un utilisateur. Pour changer de dossier, il faut quitter l'application et la relancer. P12

13 Paramétrage\Adresse de livraison L'adresse de livraison apparaît sur les bons de commande, c'est pourquoi au moins un lieu de livraison doit être créé pour pouvoir éditer un bon de commande. Pour créer une adresse de livraison, cliquez sur le bouton champ : et définissez chaque Les boutons et permettent de modifier ou supprimer les paramètres lieux de livraison. P13

14 Paramétrage\Options L'écran Options permet de renseigner les paramètres généraux suivants : Lieu d'émission des bons de commande Il est important de renseigner la localité où le bon de commande a été émis, celle-ci sera reportée sur le bon de commande édité : P14

15 Code journal comptable pour les bons de commande Renseignez ici le code comptable du journal des bons de commande tel que défini dans le logiciel de comptabilité. Option d'édition et d'envoi par mail des bons de commande Envoyer les mails au format html : si cette option est activée, le bon de commande fera partie intégrante du corps du message (sinon le bon de commande sera transmis en fichier joint) Textes d'entêtes (objet du message) et de pied de page (siret, adresse postale, ...) : ils seront repris dans tous les s. Couleur de l'état des bons de commande Le code couleur est utile pour distinguer rapidement l'état de chaque bon de commande en attente de traitement. P15

16 Fournisseurs\Liste ou Affichage de la liste des fournisseurs et de leurs coordonnées Un outil de recherche par Compte, par Nom ou par Ville peut vous aider à retrouver plus facilement un fournisseur dans cette liste. En cliquant sur le bouton détaillées d'un fournisseur :, vous pouvez afficher les coordonnées P16

17 Création, Modification et Suppression d'un fournisseur Création d'un fournisseur Pour créer un nouveau fournisseur, cliquez sur le bouton : Renseignez tous les champs et cliquez sur le bouton. Pour attribuer un compte à ce fournisseur, cliquez sur le bouton un compte dans la liste ou saisissez directement le compte. et sélectionnez Modification d'un fournisseur Pour modifier les informations concernant un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton pour l'afficher, effectuez les changements et cliquez sur le bouton. Suppression d'un fournisseur Pour supprimer un fournisseur de la liste, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton. Export de la liste des fournisseurs sous Excel Pour exporter la liste des fournisseurs, cliquez sur le bouton s'affiche aussitôt :, le document Excel P17

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19 Articles\Liste ou Vous pouvez afficher la liste des articles déjà saisis dans les bons de commande : Un outil de recherche par Libellé court ou long peut vous aider à retrouver plus facilement un article dans cette liste. Tout comme la liste des fournisseurs, cette liste peut être exportée sous Excel, grâce au bouton : P19

20 SAISIE DES BONS DE COMMANDE Etapes de création des bons de commande : Création du bon de commande Modification ou suppression d'un bon de commande Visa de l'administrateur ou du Chef de service P20

21 Création d'un bon de commande Bons de commande\saisie ou Saisie du bon de commande Nouveau Pour créer un nouveau bon de commande, cliquez sur le bouton. Numérotation et datation de la commande Le numéro du bon de commande se calcule automatiquement de la manière suivante : Code du service concerné + année en cours + 000X (exemple : R , puis R , R ) Quant à la date, celle du jour de saisie est indiquée par défaut mais elle peut être P21

22 modifiée à votre guise. Objet de la commande L'objet de la commande permet d'ajouter un commentaire qui sera indiqué en haut du bon de commande, lors de l'impression : Fournisseur P22

23 Sélectionnez le fournisseur concerné dans la liste Cliquez sur le bouton Si le fournisseur n'existe pas dans la liste, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton Cliquez sur le bouton Les informations sont reportées sur la saisie du bon de commande : Liste des articles Pour ajouter un article au bon de commande, il suffit de cliquer sur bouton : P23

24 L'écran de saisie d'un article s'affiche : Sélectionnez un article dans la liste Cliquez sur le bouton Modifiez si besoin les quantités à commander Cliquez sur le bouton liste. si vous souhaitez ajouter un autre article dans la Cliquez sur le bouton Répétez cette opération autant de fois que nécessaire. Les informations sont reportées sur l'écran de saisie du bon de commande, en mode Affichage articles : P24

25 Pour modifier un article existant, cliquez sur le bouton. Pour supprimer un article existant, cliquez sur le bouton. Paramétrage de la comptabilisation du bon de commande Dès lors que le fournisseur et les articles à commander sont définis, il faut renseigner les informations comptables. Pour ce faire, deux solutions s'offrent à vous : La comptabilisation globale La comptabilisation globale permet d'appliquer la même comptabilisation à l'ensemble du bon de commande : La comptabilisation particulière Pour effectuer une comptabilisation par article, sélectionnez l'article en question dans la liste et cliquez sur le bouton : Ensuite, cliquez sur chaque article pour définir la comptabilité générale P25 et

26 analytique montant ou pourcentage) : (possibilité de réaliser une ventilation analytique en Les informations sont reportées sur la saisie du bon de commande : Pour revenir à la liste des articles, cliquez sur le bouton. Répartition TVA La répartition de la TVA s'indique automatiquement après saisie des articles : P26

27 Mode de règlement Pour préciser le mode de règlement de la commande, cochez la case Mode de règlement et renseignez les différentes zones : Lieu de livraison Le lieu de livraison peut être choisi parmi la liste déjà prédéfinie et la date de livraison peut être modifiée : Validation finale Lorsque le bon de commande est totalement saisi, cliquez sur le bouton, en haut de l'écran ou sur le bouton compte. si vous souhaitez que cette saisie ne soit pas prise en P27

28 Une fois la validation effectuée, le bon apparaîtra dans la liste des bons de commande. P28

29 Modification ou suppression d'un bon de commande Modification d'un bon de commande Pour modifier un bon de commande, sélectionnez-le dans la Liste des bons de commande et double-cliquez sur le bon de commande en question : le bon de commande s'affiche cliquez sur le bouton : cliquez ensuite sur le bouton pour confirmer les changements effectués. Suppression d'un bon de commande Pour supprimer un bon de commande, sélectionnez-le dans la Liste des bons de commande et P29

30 cliquez sur le bouton. P30

31 Visa de l'administrateur et/ou du Chef de service Le bon de commande saisi doit quelquefois faire l'objet d'un visa de l'administrateur et/ou du Chef de service, selon le montant de la commande et le seuil limite défini dans le paramétrage. Pour viser le bon de commande, l'administrateur ou le Chef de service doit se connecter avec son nom et son mot de passe, puis rechercher le bon de commande dans la Liste des bons de commande : cochez le(s) critère(s) d'affichage En attente de : Visa de l'administrateur et/ou du Chef de service pour trouver plus facilement les bons à viser cliquez sur le bouton P31

32 double-cliquez sur le bon de commande en question le bon de commande s'affiche cliquez sur le bouton pour cocher la case Visa Administrateur ou Chef de service cliquez sur le bouton pour confirmer la signature le bouton et enregistrer ce bon de commande : devient accessible, vous pouvez désormais imprimer, envoyer par P32

33 P33

34 EDITION ET MAILING DES BONS DE COMMANDE Une fois que le bon de commande est saisi et visé (si le montant de la commande l'exige), vous pouvez l'éditer, l'enregistrer et l'envoyer par . Pour ce faire, sélectionnez-le dans la Liste des bons de commande, puis cliquez sur le bouton (ou double-cliquez sur le bon de commande en question pour l'afficher et cliquez sur le bouton ). L'écran ci-dessous s'affiche pour imprimer, mettre en page, envoyer par ou enregistrer les bons de commande : Impression P34

35 Mise en page avant impression Mailing P35

36 Enregistrer sous P36

37 COMPTABILISATION DES BONS DE COMMANDE La comptabilisation Pour comptabiliser les bons de commande édités, affichez la Liste des bons de commande et cliquez sur : Les bons édités à comptabiliser apparaissent Cochez ceux que vous souhaitez comptabiliser (par défaut tous les bons valides pour la comptabilisation sont cochés) Cliquez sur le bouton Le bon de commande disparaît automatiquement de la liste des bons à comptabiliser Un fichier d'import est créé et envoyé vers les bases de données de comptabilité Pour retrouver les bons de commandes comptabilisés, il suffit d'afficher la liste des Bons comptabilisés depuis "année en cours" Les boutons et permettent encore d'intervenir sur les bons de commande avant comptabilisation. P37

38 La décomptabilisation La comptabilisation rend définitive la saisie des bons de commande, ils ne sont plus modifiables. Pour modifier ou supprimer un bon de commande comptabilisé, il faut le décomptabiliser. Pour effectuer ce traitement, affichez la Liste des bons de commande, cliquez sur et en définissez la date de début de recherche : Les bons comptabilisés depuis cette date apparaissent Cochez ceux que vous souhaitez décomptabiliser (par défaut tous les bons comptabilisés sont cochés) Cliquez sur le bouton Il suffit d'afficher la liste des pour le retrouver i La décomptabilisation est un traitement exceptionnel et partiel. Il n'a d'effet que sur le module Bons de commande et ne décomptabilise pas les écritures en comptabilité. Il faudra donc agir aussi dans le logiciel de Comptabilité, pour supprimer l'import (s'il n'a pas encore été intégré) ou les écritures importées. P38

39 Afin de dresser un panorama des traitements réalisés sur les bons de commande, vous pouvez utiliser deux outils : La liste des bons de commande L'état des bons de commande P39

40 Liste des bons de commande Bons de commande\liste ou La liste des bons de commande permet de vérifier l'état des bons de commande en attente de traitement : Cet écran permet de viser, éditer, envoyer par et comptabiliser les bons de commande. P40

41 Etat des bons de commande Bons de commande\etat ou L'état des bons de commande permet de dresser un bilan des bons de commande, sur une période, concernant un ou plusieurs services : L'état peut être imprimé, mis en page et enregistré. P41

42 LIEN AVEC LA COMPTABILITE DAMOCLES ET RELATIONS PUBLIQUES Le module Bons de commande est directement rattaché à notre logiciel de Comptabilité. Ce lien se traduit de trois façons : un lien permet de retrouver automatiquement les comptes fournisseurs enregistrés en comptabilité, afin de les rattacher facilement à un nom de fournisseur utilisé dans les Bons de commandes. l'accessibilité des comptes comptables et codes analytiques nécessaires à la comptabilisation des bons de commande est définie en Comptabilité un import des bons de commande vers la comptabilité permet de comptabiliser directement les Bons de commande La liste des fournisseurs La création des différents fournisseurs et le renseignement de leurs coordonnées a lieu au niveau du paramétrage des comptes auxiliaires du plan comptable (mais également au niveau de la Liste des fournisseurs) : P42

43 Sélectionnez un compte fournisseur et cliquez sur le bouton Visualiser, en haut à droite, un écran vous permet d'identifier ce tiers : Toutes ces informations seront reportées dans le module Bons de commande, si la case est cochée : L'adresse du fournisseur P43

44 Ses coordonnées bancaires Le(s) contact(s) L'historique du compte P44

45 Fiche RP En cliquant sur le bouton, vous pouvez accéder à la fiche de ce fournisseur dans le logiciel Relations Publiques : Les comptes et codes analytiques Pour que les comptes destinés à la comptabilisation des bons de commande soient disponibles lors de la saisie comptable, il suffit de cocher la case : P45

46 Quant aux codes analytiques, ils sont tous automatiquement reportés et disponibles lors de la saisie comptable des bons de commande. L'import des bons de commande vers la comptabilité Lorsque l'on comptabilise les bons de commande, un import de fichier s'effectue : P46

47 A PROPOS \A Propos L'a propos permet de faire un rappel des informations propres au logiciel : P47

48 Index - A - A PROPOS 47 Adresse de livraison 13 - C - COMPTABILISATION DES BONS DE COMMANDE 37 Comptes Utilisateurs 10 Création d'un bon de commande 21 - D - DEFINITION DES PARAMETRES 8 - E - EDITION ET MAILING DES BONS DE COMMANDE 34 Etat des bons de commande 41 ETAT DES COMMANDES SAISIES 39 - L - LA GESTION DES BONS DE COMMANDE 4 Les fournisseurs et articles LIEN AVEC LA COMPTABILITE DAMOCLES 42 Liste des articles 19 Liste des bons de commande 40 Liste des fournisseurs 16 - M - Modification ou suppression d'un bon de commande 29 - O - Options 14 P48

49 - P - PREMIERE EXECUTION DU LOGICIEL 5 - S - SAISIE DES BONS DE COMMANDE 20 Services 9 - V - Visa de l'administrateur et/ou du Chef de service 31 P49

50 DAMOCLES - LEGIE, 2006 P50