OpenScribe L ECM Sagem. Pour maîtriser simplement tous les flux d informations

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1 OpenScribe L ECM Sagem. Pour maîtriser simplement tous les flux d informations Solution complète clé en main pour la gestion des flux d informations Gestion du cycle de vie du document actif Partage et réactivité optimale Organisation de la base documentaire personnalisée Qualité de l information et respect des procédures

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3 OpenScribe : faites vivre l information. Chaque jour, nous créons, recevons et envoyons une multitude de documents : lettres, comptes rendus, fax ou s - papier ou électronique. Toutes ces informations sont dispersées dans des disques durs, des serveurs de fichiers ou des messageries électroniques. Nous perdons du temps à rechercher ou recréer des documents perdus ou détruits, faute d un système pratique et intelligent qui saurait gérer ces documents. Mais aujourd hui, Sagem Communications facilite la gestion des flux d information. L E.C.M Sagem Enterprise Content Management c est tout simplement votre patrimoine documentaire centralisé, accessible et diffusé en toute sécurité. Le meilleur des technologies Sagem Communications dans la gestion des flux haut débit et des interconnexions aux systèmes existants, est concentré dans la nouvelle solution clé en main dédiée à la gestion de contenu : OpenScribe. I

4 OpenScribe apporte la réponse performante pour vos flux documentaires et ceux de vos collaborateurs. Vous centralisez, traitez, aiguillez et diffusez vos informations en toute sécurité. Vos informations vivent. C est la garantie d obtenir une meilleure réactivité et une qualité de service accrue. La garantie d une solution totalement intégrée Le document et son contenu sont analysés et redirigés de façon adaptée et sécurisée. Le cycle de vie de l information est ainsi maîtrisé depuis sa capture jusqu à sa diffusion vers vos partenaires, en passant par son traitement par vos équipes. Avec OpenScribe, vous disposez d un accès sécurisé à l ensemble de vos informations, à tout moment, grâce à une centralisation de vos contenus d entreprise. Souple et flexible, OpenScribe s intègre à votre organisation et s adapte à vos processus de qualité. Une intégration fidèle à votre entreprise Mettez en place facilement votre système grâce à la création d un plan de classement calqué sur votre organisation et vos méthodes de travail. Véritable armoire de classement électronique intelligente, OpenScribe met à la disposition des utilisateurs tous les documents de l entreprise pour faciliter la collaboration des groupes de travail. Augmenter sa productivité et ses performances devient alors un jeu d enfant. Bénéfices de la gestion des flux d information OpenScribe Accès centralisé aux contenus de l entreprise Gestion du cycle de vie actif de l information Meilleure productivité & collaboration des groupes de travail Gain de place 2 types de documents dans une entreprise : Les documents structurés : suivant un modèle et dont vous connaissez la nature du contenu, comme un questionnaire, ou un bon de livraison. Les documents non structurés : les documents dont vous ne connaissez ni le contenu, ni l emplacement de l information, comme un courrier client. Meilleure réactivité auprès de ses clients Solution complète II

5 I captez toute l information entrante Capturer et publier II III Gérer et partager IV diffuser et conserver valider et approuver Factures, lettres, brochures, formulaires papier divers, aujourd hui vous passez un temps conséquent à les convertir en format électronique et les traiter un par un. Toutes ces manipulations dans l acquisition de vos documents papier est longue, source d erreurs et d oublis. Avec OpenScribe, tout devient simple : lire et retenir. Bénéfices pour la gestion des flux d information entrants Gain de temps dans le routage automatique Meilleure productivité par le traitement automatique Publication simple de document Avantages OpenScribe Publication depuis applications MS office Reconnaissance de zone et de contenu Règles de routage Traitez automatiquement Que ce soient les documents numériques (émis, reçus ou créés) ou les documents papier, OpenScribe vous fera gagner du temps et de la performance. Vous intégrez les informations numériques directement depuis vos multifonctions et scanners. OpenScribe lit et assimile tous les contenus, extrait les informations contenues dans des zones précises du document. Il peut ainsi le router automatiquement et redistribuer l information à votre place. Selon un plan de classement défini par vos soins, vos documents peuvent être automatiquement rangés, classés, diffusés vers les personnes concernées. Vos armoires de classement électroniques sont ainsi alimentées et mises à jour. Publiez en toute liberté La réactivité de vos collaborateurs est d autant plus grande qu OpenScribe s intègre naturellement à vos outils de travail. Enrichissez votre système documentaire simplement, OpenScribe est accessible directement depuis vos applications de travail quotidiennes. Plus facilement accueillie par les utilisateurs, votre base documentaire devient la clé de la réussite de votre entreprise. Vous gérez efficacement vos documents structurés, comme des factures, des bons de commandes, des bons de livraisons Vous définissez vos propres modèles types selon la structure de vos documents. Dès lors qu une information est intégrée, le système peut la reconnaître, savoir à qui elle est destinée et la diriger automatiquement. A chaque document publié dans le système, OpenScribe applique une reconnaissance fine des caractères (OCR) et des zones. Comparé avec les modèles prédéfinis, le contenu est identifié et les règles du modèle appliquées. Sans manipulation, l information est traitée en toute efficacité. Les volumes de lettres de réclamation d un service client, les liasses de documents comptables d un cabinet sont traités efficacement et rapidement. III

6 I gérez en toute sécurité Capturer et publier II III Gérer et partager IV diffuser et conserver valider et approuver En moyenne, une entreprise passe près de 400 heures par an à la recherche de documents perdus. OpenScribe vous fait gagner un temps considérable : son archivage centralisé et son système de recherche performant, retrouvent rapidement vos documents. Vous augmentez la sécurité, mais aussi la confidentialité. Gérez efficacement vos documents en toute sérénité Les contenus des documents publiés sont, à l aide de vos règles, traités automatiquement. Les personnes utilisatrices du dossier sont averties immédiatement d un changement et gagnent en réactivité sur leurs affaires en cours. Avec OpenScribe, la performance et la qualité de travail de vos collaborateurs sont améliorées. Les participants d un groupe de travail échangent, modifient leurs documents communs en toute tranquillité et sécurité. Les créations et versions de documents sont automatiquement gérées par le système. Plus de perte de temps et de qualité en passant à côté de la dernière version de contrat ou de brochure... OpenScribe met également à votre disposition une interface simple pour gérer l accès à vos documents dans le système. Vous définissez rapidement qui peut consulter, enregistrer, modifier ou supprimer le document. Pour une totale sécurité, l administrateur du système peut à tout instant retrouver et retracer les mouvements sur les documents dans un journal. Confidentialité et sécurité Un dossier client, un contrat, comportent des informations personnelles et confidentielles : sans parler des impressions abandonnées dans les bacs d imprimantes, on compte près de 19 copies d un même document circulant dans l entreprise! Or, tous les employés ont un niveau différent d accès à l information. Face à ces enjeux, OpenScribe est une réponse solide. A l aide d un classement spécifique à votre organisation, vous créez des dossiers et les mettez à la disposition des utilisateurs en toute sécurité. Vous donnez à vos collaborateurs, selon leurs responsabilités, des droits d accès, de modification, de suppression du document. Bénéfices pour la gestion des documents Gain de temps dans la transmission Meilleur partage Sécurité d accès aux documents Diminution des coûts liée au gain de temps Avantages OpenScribe Gestion des droits sur les documents Mise à jour des versions du document Recherche avancée Efficacité, réactivité, qualité Une réclamation publiée par le service client peut être notifiée au commercial en charge du client. Partage, performance, qualité La création et modification d une brochure entre un service marketing et une agence : gérer des modifications et des validations IV

7 I maîtrisez le circuit de l information Capturer et publier II Gérer et partager III IV diffuser et conserver valider et approuver A chaque étape, OpenScribe vous permet si vous le décidez de valider ou d approuver les informations qui vous sont destinées. Ainsi, à tout moment, la maîtrise est parfaite. Bénéfices de l approbation des documents Mise en œuvre simplifiée des procédures internes et réglementaires Qualité de l information sortante conforme aux critères de l entreprise Réactivité, même en déplacement Réduction des coûts Maîtrisez la qualité de l information Industriels et laboratoires notamment sont soumis à des règlementations et méthodes rigoureuses pour assurer une qualité de produits et de services exemplaire. Aujourd hui vous mettez en œuvre des procédures pour respecter ces critères. OpenScribe vous permet de maîtriser facilement et simplement l information et sa valeur. Quel que soit votre degré d exigence, la chaîne de > Approbation linéaire validation électronique OpenScribe est calquée fidèlement sur votre procédure traditionnelle papier. Intégrée dans votre messagerie, la validation des dossiers nécessitant votre accord est aussi simple qu un mail. Les copies de copies sont évitées : économie et efficacité multipliées! Configurez des circuits d approbation Le contenu du document est validé, il est prêt à être archivé et envoyé à vos partenaires et clients. Lancement approbation COMMERCIAL Vérifie sa réponse à appel d offre DIRECTEUR COMMERCIAL Approuve la réponse à appel d offre Document approuvé Avantages OpenScribe Modélisation simple des circuits de validation des informations Approbation simple ou vote > Vote Lancement relecture documentation produit RESPONSABLE MARKETING RESPONSABLE PRODUIT Document relu Gestion : délégations, alertes, absences, délais Validation par mail RESPONSABLE R&D Un process qualité et ses rapports de test laboratoire peuvent être dirigés rigoureusement pour être validés puis archivés. V

8 I diffusez sans limite Capturer et publier II III Gérer et partager IV valider et approuver diffuser et conserver Diffusez sans contrainte Une fois l approbation sur le contenu de votre document obtenue, diffusez. Vous distribuez vos informations vers des messageries, des systèmes de gestion de la relation client ou d archivage en toute tranquillité. Votre politique de dématérialisation est finalement applicable. Dématérialisez en toute facilité Diffusez, mais sans papier : en numérisant l ensemble des informations dès le début de la chaîne, et en faisant circuler l information sans impression, OpenScribe inaugure en toute simplicité l ère verte du zéro papier! En sortie de votre chaîne documentaire, les capacités de distribution des flux d OpenScribe sont remarquables. Communication Édition Votre serveur OpenScribe est compatible avec les imprimantes multifonctions du marché. Associé aux multifonctions Sagem, vous profitez de fonctionnalités performantes. Ses capacités de diffusion vers vos systèmes de... Sauvegarde Vos documents importants, vos mailings peuvent être envoyés par mail, fax, courrier. Restitution Les caractéristiques du document sont facilement exploitables par vos systèmes automatisés, ERP, EDI, CRM. Une fois vos documents "figés" vous pouvez les conserver facilement sur votre serveur, ou des disques de stockage, ou des services d'archivage probant. Bénéfices dans la diffusion de contenu Maîtrise des flux en sortie : qualité, coût Sortie des documents vers tout type d application : mail, fax Mise à disposition des données pour des applications automatisées Solution verte : facilite la mise en œuvre de politique documentaire écologique VI

9 Le cycle de vie de l information Consultation Archivage électronique centralisé Plan de classement Recherche de documents Edition Impression Impression à la demande Impression sécurisée Communication Diffusion Mail, Smartphone Fax Courrier... Sécurité Archivage disque dur externe Archivage probant compatible Partage Gestion des droits Armoire électronique Gestion des versions Gestion des alertes Approbation de l'information Création de circuits Délégation Notification Systèmes EDI ERP Les solutions Sagem s adaptent à vos environnements et outils de travail Périphériques & outils Intégration avec les applications bureautiques & métier : connecteurs systèmes, accès direct Gestion documentaire : partage et centralisation des informations Gestion de la diffusion de l'information : gestion des flux de communications : fax, mail, courrier postal, routage intelligent Interopérabilité & compatibilité Avec les infrastructures réseau et applications hébergées

10 OpenScribe : intégrez sans rien déranger. Au-delà de ses performances, OpenScribe s intègre facilement dans votre environnement : vos équipes - utilisateurs et administrateurs - s adapteront immédiatement et ne seront en aucun cas gênés dans leur travail. Tout en un! Toujours plus proche des enjeux des entreprises, OpenScribe est conçu pour vous faire entrer dans l ère des nouvelles technologies. Prêt à être installé indépendamment dans un bureau, ou une baie informatique, son déploiement et sa maintenance sont facilités : un véritable plug n play professionnel. Administration aisée Sans crainte de compatibilité ou d interopérabilité avec vos applications, OpenScribe possède déjà toutes les configurations nécessaires pour vous procurer une tranquillité totale. Votre serveur est déjà testé et validé avec vos environnements de travail. Son interopérabilité est le secret de sa réussite. Disponible en 6 langues, OpenScribe répond efficacement même aux entreprises internationales. Les administrateurs de la solution vont également approuver cette solution Sagem : la supervision et le maintien se font facilement depuis une administration web. Les différents journaux mis à disposition assurent un suivi intégral du système. Sagem Communications est membre de l Aproged afin de vous apportez des technologies répondant au mieux à vos besoins de dématérialisation et de gestion de contenu d entreprise. Services de proximité Pour vous assurer une qualité de service et la meilleure utilisation de votre solution, Sagem propose des offres de services et support adaptées à vos besoins. Tout au long de l utilisation de votre OpenScribe vous trouverez l accompagnement et les réponses pour optimiser le traitement de vos flux documentaires. Notre proximité, l expérience de nos spécialistes vous apporte conseil et propositions d intégration, ou d organisation documentaire. La technologie utile chez Sagem Impression, numérisation, communication et collaboration sont sous contrôle grâce aux gammes de serveurs et de terminaux multifonctions A4/A3 noir&blanc ou couleur Sagem. Son offre peut répondre à tous les besoins des entreprises. A travers ses technologies et celles de ses partenaires, Sagem vous assure une fiabilité exemplaire et des performances maximales dans ses systèmes professionnels. Profitez de ces avantages à travers les systèmes Sagem de gestion des communications et des documents. Pour mieux comprendre les bénéfices des systèmes de gestion de l information dans votre organisation, contactez votre interlocuteur Sagem Communications pour plus d information. *Étude Ifop-Viséo Conseil pour l Election du Service Client de l Année 2009 réalisée en mai et juin 2008 sur le principe du client mystère au moyen de 160 contacts répartis entre appels téléphoniques, courriers électroniques et postaux. SAGEM COMMUNICATIONS SAS Activité Terminaux d Impression Le Ponant de Paris 27, rue Leblanc Paris - FRANCE Tél. : Fax : IT Stock/Corbis - Tous droits réservés. Sagem Communications se réserve le droit à tout moment de modifier les caractéristiques techniques de ses produits ou services ou de cesser leur commercialisation. Sagem Communications s efforce de garantir l exactitude de toutes les Mentions légales informations figurant dans le présent document, mais ne peut pas être tenu responsable pour d éventuelles erreurs ou omissions. Document non contractuel. Les marques citées sont déposées par leurs propriétaires respectifs Société par Actions Simplifiée au capital de Euros RCS PARIS. SAGEM est une marque déposée du Groupe SAFRAN. 03/09.