Réception des réponses et suivi de vos déclarations.

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1 Réception des réponses et suivi de vos déclarations. Sommaire. 1. Que se passe-t-il après la transmission des déclarations? Tableau de suivi des déclarations Signaler la réception d un accusé de réception Saisir/consulter un Récépissé Envoyer une lettre de rappel Envoyer une Demande de Mise hors Tension Imprimer le tableau de gestion de déclarations Envoyer les déclarations au format XML Archivage des chantiers / formulaires assistance@dictservices.fr Juin, service proposé par SIG-IMAGE, éditeur de logiciels métier. 1

2 1. Que se passe-t-il après la transmission des déclarations? En réponse aux DT et DICT, ATU demande d information, dans les délais imposés, l exploitant de réseau fournit un Récépissé, accompagné d autres documents relatifs à la localisation de réseaux et des recommandations techniques et de sécurité. Dans ce Récépissé, le concessionnaire de réseaux indique également la classe de précision cartographique (A, B, C). En cas d absence de réponse de concessionnaire, l'exécutant des travaux renouvelle sa déclaration par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout moyen apportant des garanties équivalentes. L'exploitant est tenu de répondre sous un délai de deux jours ouvrés. Les travaux ne peuvent être entrepris avant l'obtention de tous les récépissés de déclaration relatifs à des ouvrages en service sensibles pour la sécurité. 2. Tableau de suivi des déclarations Après l envoi de vos déclarations, vous pouvez consulter le tableau de Suivi de vos formulaires. Cet outil vous donne la vue sur l ensemble de vos déclarations expédiées avec l information sur la date, le moyen et l état d expédition. Dans ce tableau vous pouvez enregistrer les Récépissés reçus et générer les lettres de rappels en cas d absence de Récépissé. Pour accéder au tableau de Suivi de vos déclarations, depuis la Liste des chantiers, sélectionnez votre chanter et cliquez sur le bouton : - Correspondance de ce chantier. Le tableau de Suivi affiche uniquement les formulaires expédiés pour le chantier sélectionné. En cliquant sur ce bouton, vous accédez à l'écran permettant de visualiser l ensemble des déclarations créées pour tous vos chantiers. service proposé par SIG-IMAGE, éditeur de logiciels métier. 2

3 Pour optimiser le suivi de vos déclarations, vous pouvez utiliser les filtres, situés à droite de la Liste des formulaires : - Par référence, - Par type de formulaire (DT/DICT/DA/DPV/ATU ), - Par état (à expédier / concerné / non concerné/ délai dépassé ), - Par utilisateur, - Par déclarant, - Par date d envoi. Il est bien sûr possible de combiner l ensemble de ces filtres pour une plus grande précision dans la recherche. Un code couleur a été établi pour chaque ligne de dossier afin de permettre de suivre avec plus de facilité l évolution des échanges de courriers. Situés en bas de l écran, ces boutons vous permettent des actions directes sur le suivi des déclarations : Saisir un accusé de réception, Saisir/consulter un Récépissé, Envoyer une lettre de rappel, Envoyer une demande de mise hors tension, Envoyer vos documents personnels, Afficher le formulaire, Télécharger la déclaration au format *.xml. Imprimer le tableau de gestion des déclarations, Supprimer les formulaires. Ces boutons ne sont disponibles qu après avoir sélectionné une ligne concernant une déclaration. service proposé par SIG-IMAGE, éditeur de logiciels métier. 3

4 3. Signaler la réception d un accusé de réception Ce bouton permet à la fois : - de signaler la réception d un accusé de réception après l envoi d un formulaire, en recommandé avec AR, pour un chantier sélectionné. - Ce bouton permet également de signaler la réception d un accusé de réception après l envoi d une lettre de rappel, en recommandé avec AR, pour un chantier sélectionné. 4. Saisir/consulter un Récépissé 1. Les réponses des concessionnaires arrivent chez vous directement par , fax, courrier aux coordonnées indiquées sur votre déclaration. Ce bouton permet de signaler la réception d un récépissé, correspondant à une DT-DICT, ATU. Il est possible alors de référencer le récépissé, de le dater, d indiquer la Classe de Précision et les Consignes de sécurité et de résumer son contenu à l aide des cases à cocher, d'ajouter les commentaires textuels et d attacher les fichiers divers (plan reçu, l original scanné, ). Supprimer le Récépissé. 2. Les réponses des concessionnaires arrivent sous forme dématérialisée. Certains concessionnaires, utilisateurs de DICTservices.fr, vous répondent directement via la plateforme DICTservices.fr. Vous êtes averti par sur la réception d un récépissé. Pour consulter cette réponse, connectez-vous sur DICTservices.fr. Dans le tableau de Suivi, retrouvez la déclaration pour laquelle vous avez reçue cette réponse en utilisant la référence du chantier (comme indiqué dans le mail). Sélectionnez la ligne de la déclaration puis cliquez sur le bouton : 3. Lire et imprimer les documents. service proposé par SIG-IMAGE, éditeur de logiciels métier. 4

5 Consulter la réponse de l exploitant (uniquement en dématérialisé). Pour afficher le formulaire Cerfa du Récépissé et le plan de réseaux de concessionnaire. Question : Avez-vous imprimé ce document? Pour optimiser le suivi des réponses et éviter d imprimer en plusieurs exemplaires la réponse, une question vous est posée. La colonne «Consultation» est mise à jour en fonction de votre réponse. Ouvrir le pdf Pour afficher le plan de réseaux. 4. Visualiser l état de la réponse directement depuis le tableau de suivi. Après avoir consulté les documents, la colonne «Consultation» est mise à jour automatiquement et vous indique si vous avez consulté partiellement ou complètement la réponse et si vous l avez imprimée... Consultation partielle des documents. Consultation complète des documents. Documents imprimés. En positionnant la souris sur chaque icône, des informations supplémentaires s affichent : l utilisateur et la date à laquelle la consultation et/ou l impression ont été faites. service proposé par SIG-IMAGE, éditeur de logiciels métier. 5

6 5. Envoyer une lettre de rappel En cas d absence de réponse d un exploitant, vous pouvez effectuer un rappel. Rappels pour les DT-DICT La gestion de lettres de rappel pour vos déclarations est paramétrable depuis le Paramétrage des options du compte client où vous pouvez choisir les envois en automatique, semi-automatique et manuel. Pour les envois de lettres de rappel automatiques nous vous proposons de paramétrer votre mode d envoi par défaut. (Les envois de lettres de rappel par /fax sont possibles uniquement si le concessionnaire en question accepte de les recevoir par ce mode d échange de documents.) En gestion manuelle et semi-automatique pour retrouver les DICT nécessitant des rappels : - utilisez le filtre Chantier à relancer dans la Liste des chantiers. Affichez la correspondance d un chantier. Ou - depuis le bouton, utilisez le filtre Par état avec la valeur Délai dépassé. Pour faciliter les recherches, il est possible de trier les éléments dans le tableau dans l ordre croissant ou décroissant en cliquant sur le titre de chaque colonne. Puis sélectionnez les déclarations à relancer et cliquez sur le bouton pour afficher la fenêtre de Demande de rappels. Choisissez le mode d envoi de vos lettres de rappel et générez les envois en cliquant sur le bouton de validation. Nous vous rappelons que «l exécutant des travaux renouvelle sa déclaration par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout moyen apportant des garanties équivalentes.» (Décret n du 05/10/11 Art. R ) Il est possible d envoyer plusieurs rappels pour la même déclaration. Pour plus de visibilité sur le suivi de vos chantiers, les Rappels sont mis en évidences. Vous avez généré une Lettre de Rappel, la cellule de la colonne Formulaire change de couleur (rouge) et vous indique le nombre de rappel (1 rappel). service proposé par SIG-IMAGE, éditeur de logiciels métier. 6

7 6. Envoyer une Demande de Mise hors Tension. Manuel Utilisateur DICTservices.fr Suivi des déclarations Pour sécuriser votre chantier en cas de travaux à proximité des lignes et des installations électriques, DICTservices.fr vous propose d envoyer une Demande de Mise Hors Tension aux concessionnaires de transport et de distribution d électricité. Avant d envoyer votre Demande de Mise Hors Tension (DMHT), il est conseillé de saisir la réponse du concessionnaire, car la date de réception de ce récépissé est indiquée automatiquement dans le formulaire. Sans saisie du récépissé, la date indiquée sera de type <inconnue>. Sélectionnez la ligne de déclaration (correspondant à l exploitant destinataire de la Demande de Mise Hors Tension) et cliquez sur le bouton travaux., afin de compléter les informations nécessaires : la distance du réseau, la profondeur du réseau, la date et l heure de début et de fin des Par défaut, le mode d envoi le plus rapide et le plus économique vous est proposé. Toutefois, vous pouvez le modifier à votre convenance. En cliquant sur le bouton vous pouvez consulter le spécimen de la demande. Cliquez sur le bouton valider l envoi. pour Cette demande reprend automatiquement la référence de votre chantier avec le mot clé DMHT (Demande de Mise Hors Tension). La ligne correspondante à l envoi est ajoutée dans votre tableau de Suivi. Comme pour toutes les déclarations, il est possible d indiquer la réponse de l exploitant à votre Demande de Mise Hors Tension (bouton ). service proposé par SIG-IMAGE, éditeur de logiciels métier. 7

8 7. Imprimer le tableau de gestion de déclarations Manuel Utilisateur DICTservices.fr Suivi des déclarations Depuis la Liste des chantiers vous pouvez imprimer le Tableau de suivi de déclarations (format PDF et XLS) pour vos dossiers papier, pour le suivi manuel de vos déclarations, ou pour vos statistiques. Dans la fenêtre de Liste des formulaires, vous pouvez également réaliser une extraction de tableau de suivi. Sélectionnez les déclarations et cliquez sur le bouton pour afficher votre tableau dans une autre fenêtre du navigateur internet. Pour simplifier les recherches des déclarations, utilisez les filtres dans la partie gauche de la fenêtre. service proposé par SIG-IMAGE, éditeur de logiciels métier. 8

9 8. Envoyer les déclarations au format XML Manuel Utilisateur DICTservices.fr Suivi des déclarations La réglementation détermine la procédure de la transmission dématérialisée des déclarations DT-DICT et ATU à l aide de fichier au format XML. C est un format informatique contenant toutes les informations de votre déclaration et les coordonnées de l emprise du chantier. Lors de l envoi de vos déclarations, DICTservices.fr vous propose par défaut d expédier vos déclarations en dématérialisé aux exploitants qui ont mentionné auprès du Guichet Unique leur capacité de supporter la dématérialisation. Il est possible, que d autres intervenants vous demandent de leur réexpédier vos déclarations au format XML. Par exemple : les exécutants des travaux, qui réalisent leurs DICT suite à votre DT, peuvent vous demander la déclaration DT au format XML pour la récupération en automatique des informations de la déclaration et les coordonnées de l emprise. Un extrait d un fichier au format XML. Pour obtenir le fichier XML, dans le tableau de Suivi, sélectionnez la ligne de la déclaration puis cliquer sur le bouton. Enregistrez le fichier XML sur votre poste et expédier le par à votre demandeur. service proposé par SIG-IMAGE, éditeur de logiciels métier. 9

10 9. Archivage des chantiers / formulaires. Manuel Utilisateur DICTservices.fr Suivi des déclarations Pour une vision plus claire de vos dossiers, une procédure d Archivage automatique a été mise en place. DICTservices.fr sauvegarde sur un support protégé tous vos chantiers et les déclarations associées, datant de plus de 1 an. Les dossiers archivés ne sont plus visibles sur votre tableau de bord. L outil d Archivage manuel vous permet de classer vous-même vos documents. Sélectionnez le dossier / les dossiers et cliquez sur le bouton, situé en bas à droite. Pour désarchiver vos chantiers : 1. utilisez le filtre «Chantiers archivés» avec la valeur «oui» et cliquez sur Rechercher pour afficher la liste des déclarations archivées, 2. recherchez la déclaration par ville, par référence, par date et sélectionnez-la (d un simple clic), 3. cliquez sur le bouton «Désarchivage» pour faire apparaître cette déclaration à nouveau dans la liste des dossiers en cours. La même procédure existe dans la Liste des formulaires. service proposé par SIG-IMAGE, éditeur de logiciels métier. 10