Convergence, Communication Unifiée, Nouvelle ère logicielle Microsoft 2007: quelles perspectives d adoption pour l entreprise?

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1 Dossier Spécial Technologies Microsoft 2007 GROUPE PERMIS INFORMATIQUE Livre Blanc par Thierry Choserot, Responsable des Partenariats D I S C E R N E R L I N T E R E T D E S T E C H N O L O G I E S M I C R O S O F T Convergence, Communication Unifiée, Nouvelle ère logicielle Microsoft 2007: quelles perspectives d adoption pour l entreprise? 1

2 .. L adoption des technologies Microsoft 2007 est avant tout une question d enjeux humains, culturels, managériaux et organisationnels. Adapter soigneusement la technologie à ses fondamentaux, et non pas se décider sur un coup de cœur. C est avant tout en ces termes que l adoption des technologies Microsoft 2007 doit se penser aujourd hui si l on veut en appréhender véritablement les impacts pour son organisation. 2

3 Table des matières Chapitre 1 : Considérer l acquisition des solutions Microsoft 2007 dans une démarche de maturité itilienne et de catalogue de services Chapitre 2 : Page 4 Repenser les modes de travail de chacun et l efficacité collective Page 6 Chapitre 3 : Fluidifier l information et non la conflexifier : la contribution logicielle Page 7 Chapitre 4 : Réussir la mise en œuvre de son projet BPIO Page 8 A propos du Permis Informatique Page 10 3

4 Chapitre 1 Une vision fondée sur les besoins exprimés par les métiers et les utilisateurs Considérer l acquisition des solutions Microsoft 2007 dans une démarche de maturité itilienne et de catalogue de services. C est assurément à l aune du nouveau modèle itilien Microsoft BPIO (Business Productivity Infrastructure Optimization) qu il convient de considérer l opportunité des technologies 2007 Microsoft. Dans la continuité du référentiel MOF (Microsoft Operation Framework), le modèle BPIO est en bonne partie le fruit des études publiées par le centre de recherche américain le CISR (Center for Information Systems Research). La démarche et la philosophie restent la même que pour MOF: Passer d une informatique distribuée artisanale à une informatique de production et de services : vision «mainframe», «Datacenter» appliquée aux plates-formes critiques. Maîtriser la complexité en connectant les systèmes hétérogènes entre eux. Contrôler les changements et la gestion des contenus et les appliquer rapidement. Industrialiser les processus. Automatiser et simplifier. Fournir un haut niveau de qualité de service. Maîtriser les coûts du Système d Information. 4

5 Pour poursuivre ces objectifs, le modèle BPIO propose 4 niveaux de maturité : 1) Le basic 2) Le standard 3) La phase avancée 4) Le dynamique Le passage d une étape à une autre s accompagne à chaque fois de plus d agilité pour l entreprise et d une plus grande proposition de valeur de l informatique, laquelle devient plus stratégique au final. Chaque progrès se fait grâce également à l intégration d outils logiciels alignés sur les objectifs business poursuivis. Dans un tel contexte, la politique de services emprunte une démarche de gouvernance coordonnant les ressources humaines, techniques et financières. Elle délivre des services conformément aux attentes des métiers de l entreprise. Un catalogue de services reflète ces priorités. Les processus, quant à eux, entraînent l entreprise vers l anticipation et la planification de l activité. L interopérabilité du modèle BPIO avec l infrastructure et la plateforme applicative optimisées. 5

6 La politique de services, soutien de la stratégie de l entreprise, et son ancrage dans les rouages de l organisation. 6

7 Chapitre 2 De la productivité individuelle à l efficacité collective. Repenser les modes de travail de chacun et l efficacité collective On s accordera à dire que les innovations véritablement rentables et efficaces, la qualité des relations avec la clientèle, le développement de contacts de haut niveau avec les partenaires et les fournisseurs ne sont pas le fruit d'une volonté extérieure mais sont des initiatives qui s épanouissent naturellement au sein de l'entreprise. Or, à cet égard, tous les produits de communication Microsoft de la nouvelle vague 2007 Office 2007 (dont Exchange et Communication Server 2007, Project Portfolio Server, Project et Groove Server, SharePoint et Form Server), Office Communicator 2007, Office Communicator Server 2007, Office Live Meeting 2007 et Office RoundTable ont pour dénominateur commun la création d infrastructures transformant la façon de travailler. Comprendre la vocation de ces produits c est se placer dans la vision commerciale qu ils sont destinés à servir. -Une vision commerciale qui implique une grande compréhension, mobilisation, envie et appropriation des salariés eux-mêmes pour d'autres manières de travailler. -Une vision commerciale où le capital logiciel libère le potentiel de chaque collaborateur pour en faire le moteur de la réussite et de la croissance. -Enfin, une vision commerciale qui privilégie un système de fonctionnement veillant à ne léser personne, favorisant les idées neuves en provenance de ceux qui sont en première ligne, les personnels présents sur le terrain. Le leitmotiv du changement devient ainsi le suivant : les entreprises performantes sont celles qui laissent de l autonomie à leurs équipes et qui leur fournissent de bons outils. Le processus décisionnel doit, dans les faits, s étendre au sein de toutes les hiérarchies. Une «démocratie participative» en quelque sorte. 7

8 Chapitre 3 Favoriser le transfert des informations entre les personnes et leurs systèmes Fluidifier l information et non la complexifier : la contribution logicielle Libérez l information, dans ce contexte, développez les échanges en faisant profiter partenaires et fournisseurs d un accès en ligne sécurisé. Faire tomber les barrières entre les différents modes de communication courriel, voix, vidéoconférence, etc. Eliminer les procédures lourdes et inutiles. Telles sont les objectifs visés par la génération des serveurs d Office Elargie, cette nouvelle plateforme de collaboration déborde dorénavant le poste client pour devenir l orchestrateur des processus collaboratifs. Relativement aux objectifs d immédiateté, de joignabilité et de rationalisation du travail de groupe, la famille Office 2007 se propose dorénavant d accomplir les tâches suivantes: - partager des documents - dialoguer en direct avec d autres utilisateurs en vérifiant au préalable l indicateur de présence dans la messagerie unifiée. - effectuer des analyses décisionnelles - gérer le contenu de site web et des projets d entreprise - créer des workflows basés sur des formulaires électroniques L unification des communications renforce particulièrement la collaboration synchrone en intégrant la voix sur IP et en établissant des passerelles vers les principales messageries instantanées concurrentes. L objectif pour l utilisateur étant de trouver et contacter son destinataire de tout lieu à partir d une application Office ou d un terminal mobile. Finalités et vocation d OFFICE

9 Chapitre 4 Favoriser les changements organisationnels et s assurer que les solutions sont comprises et acceptées par le personnel. Réussir la mise en œuvre de son projet BPIO et adopter, de bout en bout, un système de mesure On l aura compris : un projet BPIO ne peut s envisager uniquement comme un projet technique. Un projet BPIO tient plus de la transformation stratégique d une entreprise que d un projet d infrastructure. Il convient tout d abord de s interroger sur le niveau de service de son organisation et son aptitude à répondre aux attentes des métiers de l entreprise. Où en sommes- nous? Où voulons-nous aller? A quoi les concepts BPIO vont servir et quelles valeurs vont-ils apporter à l entreprise? Les outils BPIO Model Testing & Logic Validation et SPICE ISO de Microsoft Operation Framework, peuvent servir, à cet égard, de systèmes de mesure dans l évaluation de son degrés de maturité.* Ensuite, il convient d envisager une démarche progressive afin d éviter l «effet tunnel» qui consiste à mettre en place simultanément trop de processus et d outils structurants à la fois. Les programmes Microsoft intitulé Desktop Deployment Planning Services et Advanced Desktop Deployment for Partners (ADDP) peuvent constituer une première étape dans cette mise en œuvre. Le leader du projet devra savoir coacher les acteurs de la structure pour leur insuffler le goût et l envie de transformer leur organisation. Il devra savoir changer des comportements en les faisant passer d une "culture technique" à une "culture du service". Il devra savoir convertir des managements réfractaires aux changements de pouvoirs. Etre capable de définir les bons paliers de progression, valoriser les responsabilités humaines et écouter les acteurs avant toute formalisation des processus. Pour ce dernier point, La Solution Showcase, Le Microsoft Office System Solutions Directory et le Kit Microsoft Small Business fournissent des scénarii d usage des technologies Office en réponse au dernières réglementations du marché et pour de nombreux marchés verticaux. 9

10 Enfin, une gestion financière des services permettra d établir le coût de chaque nouveau service en termes de mesures opérationnelles pertinentes. On identifiera les indicateurs clés pouvant être assimilés à une valeur perçue du client : le résultat final du processus traduit en terme de réactivité, disponibilité, agilité, etc. Les indicateurs intermédiaires (performance de serveurs ou des réseaux) ** pourront faire également l objet d une mesure technique. Plus que jamais, toute entreprise doit s'assurer que le changement, en termes de systèmes ou de nouvelles méthodologies, est bien adapté à sa structure opérationnelle. Et qu il répond précisément à ses problématiques propres. La technologie crée des possibilités, elle n est pas un aboutissement. Le coût total de possession est en réalité davantage en rapport avec la philosophie et les meilleures pratiques. Déployer une plate-forme Microsoft 2007 sans mettre en œuvre les fonctions inhérentes qui gèrent le coût des opérations en cours risquerait d entraîner une augmentation du TCO. 10

11 * On peut aussi tester et évaluer son style de travail via l outil de diagnostique développé par Microsoft en partenariat notamment avec le CIGREF et téléchargeable sur ** Cette mesure peut être complétée d enquêtes de satisfactions menées ponctuellement chez les utilisateurs. A propos du Permis Informatique Parmi les spécialistes de la gestion de changements, de l'exploitation et de la production, Le Permis Informatique ( est à la fois prestataire de services et partenaire transactionnel dans la vente des solutions matérielles/ logicielles. C'est par l'utilisation de méthodologies spécifiques et de manière sécurisée que le groupe aide depuis plus de 15 ans ses clients dans la fourniture de services informatiques, la mise en production, la gestion de l'infrastructure, l'assistance opérationnelle, le management et la stratégie de services. Son champ d activité étendue présente un grand nombre d avantages concurrentiels, sécuritaires et économiques pour ses clients. «Le collaboratif est d abord une culture. Collaborer nécessite un investissement. Vouloir régler le problème de la performance de l entreprise seulement par la technologie est un contre sens» 11

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