PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT À L ATTENTION DES USAGERS DU SERVICE PROJ AIDE

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1 PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT À L ATTENTION DES USAGERS DU SERVICE PROJ AIDE Service Proj aide / Direction des Relations à la Population / 2015 Page 1

2 SOMMAIRE PREAMBULE... 3 CHAPITRE 1. DISPOSITIONS COMMUNES A L ENSEMBLE DES ACTIONS PROPOSEES PAR PROJ AIDE... 4 Article 1. Définition des usagers de Proj aide... 4 Article 2. Déclaration préalable à la CNIL... 4 Article 3. Respect des personnes... 4 Article 4. Usage et accès au matériel... 4 Article 5. Hygiène et sécurité... 5 Article 6. Manquements aux principes de fonctionnement... 5 CHAPITRE 2. DISPOSITIONS SPECIFIQUES AUX FORMATIONS... 6 Article 7. Usagers pouvant participer aux formations... 6 Article 8. Diffusion et acceptation des principes de fonctionnement... 6 Article 9. Modalités d inscription et de confirmation... 6 Article 10. Annulation de formations par le Conseil départemental... 8 Article 11. Jours, horaires et lieux de formation... 8 Article 12. Prise en charge... 8 Article 13. Propriété intellectuelle... 8 CHAPITRE 3. DISPOSITIONS SPECIFIQUES AUX RENDEZ-VOUS ET INITIATIVES... 9 Article 14. Rendez-vous personnalisés... 9 Article 15. Rencontres et événements divers... 9 Contact... 9 Service Proj aide / Direction des Relations à la Population / 2015 Page 2

3 PREAMBULE Le Conseil départemental du Val-de-Marne souhaite développer la vie associative et encourager l engagement bénévole. Ainsi, le service Proj aide a pour mission de soutenir et d accompagner les projets associatifs et citoyens et de favoriser les échanges et le partage d expériences entre associations. Le service Proj aide propose un ensemble d actions destinées à la vie associative et citoyenne : programme de formation, accompagnement personnalisé, rencontres, information. Ces services sont principalement destinés aux bénévoles, membres du bureau, du Conseil d administration, ou actifs au sein d une association val-demarnaise. Véritable outil départemental d aide et d accompagnement, il apporte des compétences aux bénévoles et porteurs de projet, et les soutient dans la mise en œuvre d activités, ainsi que dans la gouvernance associative. Le Conseil départemental a souhaité que ce service soit gratuit et bénéficie au plus grand nombre. Comme pour tout service public, il est important de clarifier le cadre d intervention de Proj aide : cela permet aux usagers d en connaître les règles de fonctionnement. Le présent document précise les droits et obligations des usagers comme de Proj aide. Un bon fonctionnement repose en effet sur l observation de ces règles, la bonne volonté de chacun et le respect d autrui. Certaines dispositions sont communes à l ensemble des actions, d autres sont spécifiques à un service (formations, rendez-vous personnalisés, événements). Rappel de définitions : - le service pour la vie associative du Conseil départemental du Val-de-Marne est dénommé Proj aide - les «porteurs de projet», dans la pratique du service Proj aide, sont des personnes qui souhaitent créer une association pour développer un projet collectif et bénévole - le bénévole, porteur de projet ou groupe de citoyen est dénommé «usager» - le bénévole actif/dirigeant ou le porteur de projet est dénommé «stagiaire» dès lors qu il s inscrit à une formation - les organismes de formation habilités par le Conseil départemental sont dénommés «prestataires». Service Proj aide / Direction des Relations à la Population / 2015 Page 3

4 CHAPITRE 1. DISPOSITIONS COMMUNES A L ENSEMBLE DES ACTIONS PROPOSEES PAR PROJ AIDE Le présent document précise les règles de fonctionnement s appliquant aux usagers du service Proj aide : accueil, participation à des formations, rendez-vous avec un conseiller technique, participation à des événements. Il est affiché dans les locaux de Proj aide et diffusé sur le site internet de Proj aide. Article 1. Définition des usagers de Proj aide Les services de Proj aide sont destinés aux bénévoles des associations val-de-marnaises ainsi qu aux porteurs de projet val-de-marnais désireux de créer une association. Peuvent également y avoir accès : - les agents départementaux bénévoles dans une association non val-de-marnaise. - les salariés associatifs pour un accompagnement personnalisé, et pour des formations spécifiques organisées par le Dispositif Local d Accompagnement (il convient de se référer au programme de formation en cours). Sont exclues du dispositif, les associations : - qui par leur objet et/ou leurs activités contreviennent à l ordre public - cultuelles - recensées comme sectaires, se réclamant de mouvements sectaires reconnus, ou encore contrevenant à la liberté de conscience - qui ont une nature politique et partisane - représentent un secteur professionnel, tels les syndicats professionnels, régis par le code du travail. Article 2. Déclaration préalable à la CNIL Conformément à la loi en vigueur, toutes les informations délivrées par l usager sont protégées. Une déclaration préalable à la CNIL a été déposée conformément à la loi. Tout usager bénéficie d un droit d accès et de rectification aux informations qui le concernent, qu il peut exercer en s adressant par courrier nominatif à : Correspondant Informatique et Liberté, Conseil départemental du Val-de-Marne, av du Général de Gaulle, Créteil Cedex. Article 3. Respect des personnes Chaque usager s engage à respecter verbalement et physiquement l ensemble des personnes qu il rencontre. Dans le cadre des formations, il respecte également un principe de confidentialité des échanges entre usagers. De même, les téléphones portables doivent être éteints pour éviter tout désagrément durant les formations. Article 4. Usage et accès au matériel Proj aide met à disposition du matériel (salle, ordinateurs le cas échéant, ouvrages divers). L espace documentation est accessible aux heures d ouverture du service. La consultation des ouvrages se fait sur place, sans possibilité d emprunt ni de photocopies. Chaque usager s engage également à utiliser les locaux et le matériel de façon appropriée L usager a l obligation de conserver en bon état le matériel qui lui est confié, et de l utiliser conformément à son objet. Service Proj aide / Direction des Relations à la Population / 2015 Page 4

5 Article 5. Hygiène et sécurité Il est interdit : - d introduire des boissons alcoolisées dans les locaux de Proj aide ou d être dans un état alcoolique qui représente un risque pour d autres personnes ou pour la personne ivre elle-même, et qui crée un trouble à l ordre public (art L code santé publique) - de prendre ses repas dans les salles où se déroulent les sessions - de fumer (décret n du 29 mai 1992 fixant les conditions d'application de l'interdiction de fumer dans les lieux affectés à un usage collectif). - D introduire, de faire introduire ou de faciliter l'introduction de personnes étrangères à l'organisme, ni de marchandises destinées à être vendues au personnel ou aux stagiaires. Article 6. Manquements aux principes de fonctionnement Tout manquement de l usager au présent document pourra faire l'objet d'un rappel. Selon la gravité du manquement constaté, le rappel pourra consister : - soit en un avertissement, - soit en une exclusion temporaire sur l année de formation en cours, - soit en une mesure d'exclusion définitive, L usager sera le premier informé et recevra un rappel écrit par simple courrier postal. Service Proj aide / Direction des Relations à la Population / 2015 Page 5

6 CHAPITRE 2. DISPOSITIONS SPECIFIQUES AUX FORMATIONS Ce chapitre précise les règles applicables aux formations organisées par Proj aide, dans ses locaux ou ceux mis à disposition par une ville partenaire (formations territorialisées) et ce, de l inscription jusqu à la fin de la session de formation. Article 7. Usagers pouvant participer aux formations Peuvent bénéficier des formations : - les bénévoles des associations val-de-marnaises - les porteurs de projet sur le volet «vie pratique». Seule condition préalable : avoir assisté à la formation «créer une association», ou être suivi par un conseiller technique dans le cadre de la création de son association - les agents départementaux bénévoles - les salariés sur des formations spécifiquement destinées aux associations employeurs, organisées par le Dispositif Local d Accompagnement. Le stagiaire est inscrit à une formation au titre de son association. Lors de la session de formation, il en est le représentant. Article 8. Diffusion et acceptation des principes de fonctionnement Le document sera envoyé par courriel ou par voie postale lors de la confirmation de la première inscription. Ainsi, chaque stagiaire est considéré comme ayant accepté les termes du présent document lorsqu il participe à une formation. Lorsqu une formation territorialisée se déroule dans des locaux extérieurs à la collectivité, les mesures d hygiène et de sécurité applicables aux stagiaires sont celles du règlement intérieur de la structure d accueil. Article 9. Modalités d inscription et de confirmation 9.1. Accès aux formations Le nombre maximum de participants est de 16 par formation. Depuis 2014, deux membres d une même association peuvent participer à la même session. Les membres d une association peuvent suivre plusieurs formations dans l année afin de développer les compétences utiles à son bon fonctionnement. Néanmoins, Proj aide est attentif à la cohérence des parcours de formation. Aussi : - Une association pourra solliciter Proj aide en amont, afin de définir un parcours de formation personnalisé pour ses bénévoles. - Au-delà de trois demandes de formation simultanées, un conseiller technique prendra contact avec le bénévole pour prioriser les choix de formations, ou avec le-a président(e) pour établir un plan de formation adapté. - Proj aide prendra contact avec le bureau de l association afin de s assurer du bénévolat effectif du demandeur au sein de l association et des missions effectuées qui doivent être en cohérence avec les formations demandées. Proj aide demandera une confirmation du/de la président(e) pour l inscription d un bénévole actif. L inscription sera définitive dès réception de l attestation. En revanche, s il s avère que le futur stagiaire n appartient pas à l association référencée ou n exerce pas les Service Proj aide / Direction des Relations à la Population / 2015 Page 6

7 fonctions renseignées, Proj aide annulera l ensemble des formations où celui-ci se serait inscrit Demande d inscription Pour assister à une formation, l inscription est obligatoire. Elle devient définitive une fois la confirmation envoyée. Toute personne souhaitant participer à une formation est invitée à faire parvenir ses coordonnées personnelles complètes (nom, adresse, téléphone, courriel) ainsi que sa fonction au sein de l association, le nom et les coordonnées de cette association. 9.3 Délais d inscription Les inscriptions sont ouvertes 6 semaines avant la tenue de la formation ; la date est indiquée dans le programme de formation. Le futur stagiaire a la possibilité de s inscrire aux formations dispensées par le Conseil départemental jusqu à la veille pour les formations en journées, et jusqu au jour J pour les formations en soirée, dans la limite des places disponibles. 9.4 Confirmation et rappel d inscription aux formations Pour chaque inscription, le futur stagiaire recevra : - un courriel de confirmation le jour de l inscription, - un courrier de rappel 10 jours avant la formation, - un courriel 2 jours avant la formation, - un sms la veille de la formation. (a) Règles de priorité de convocation Une même personne sollicitant une même formation dans un délai de 2 ans ne sera pas considérée comme prioritaire. Elle sera sur liste d attente et contactée par un conseiller technique s il reste des places. (b) Liste d attente Au-delà de 16 inscriptions, les stagiaires supplémentaires seront inscrits sur liste d attente. Ainsi en cas de désistement d un autre stagiaire, il lui sera proposé de participer à cette formation. Le stagiaire pourra être invité jusqu'à la veille de la formation. 9.5 Modalité de désistement, retard et absence à une session de formation Désistement Si un stagiaire ne peut pas venir à une session de formation, il peut se désinscrire par courrier, courriel ou téléphone. En cas d inscription en binôme, le désistement de l un des membres n entraîne pas automatiquement le désistement de l autre membre. Retard En cas de retard au stage, le stagiaire avertit Proj aide. En cas d un retard de plus de 30 minutes, Proj aide peut refuser au stagiaire l accès à la formation. Absence Est considéré comme excusé le stagiaire qui prévient de son absence avant le début de la formation. Une absence non excusée entraîne automatiquement un courrier demandant au stagiaire de prévenir en cas d empêchement lors d une prochaine formation. Service Proj aide / Direction des Relations à la Population / 2015 Page 7

8 Au bout de 2 absences non excusées, le stagiaire ne pourra plus suivre d autres formations pour l année en cours. L inscription à une formation de 2 jours, entraîne une participation obligatoire à ces 2 parties. L absence à la première journée entraine automatiquement l annulation de la participation à la deuxième journée. 9.6 Bilan et attestation de formation En fin de formation, et afin de faire évoluer le dispositif, le stagiaire remplit un questionnaire d évaluation. A l issue de chaque formation, une attestation est délivrée par le prestataire au stagiaire ayant suivi l intégralité de la formation. Sur demande d une association adressée à Proj aide, un récapitulatif des formations suivies sera transmis par courriel. Article 10. Annulation de formations par le Conseil départemental Des formations peuvent être annulées, notamment si le nombre de stagiaires est insuffisant. Ces derniers seront prévenus le plus en amont possible. Article 11. Jours, horaires et lieux de formation A titre indicatif, les formations se déroulent principalement dans des locaux de Proj aide les mardis, mercredis, jeudis et samedis, en matinée, en soirée (3heures) ou en journée (6 heures). En cas de modification, les stagiaires seront informés en amont. Article 12. Prise en charge Le Conseil départemental, via le service Proj aide, prend uniquement à sa charge le coût de la formation. Les coûts annexes (déplacement, repas etc. ) sont à la charge du stagiaire. Article 13. Propriété intellectuelle L ensemble des supports, documents, outils remis par le prestataire aux participants sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle et ne peuvent être modifiés sans autorisation expresse du Conseil départemental. Service Proj aide / Direction des Relations à la Population / 2015 Page 8

9 CHAPITRE 3. DISPOSITIONS SPECIFIQUES AUX RENDEZ-VOUS ET INITIATIVES Article 14. Rendez-vous personnalisés Les rendez-vous personnalisés sont ouverts aux : - bénévoles des associations val-de-marnaises - porteurs de projet val-de-marnais (personnes qui souhaitent créer une association) - agents départementaux bénévoles - salariés des associations val-de-marnaises - groupes citoyens, habitants L usager contacte Proj aide qui proposera un rendez-vous avec un conseiller technique. Ce dernier devient référent de l association et le suivra dans ses démarches. En cas d empêchement, l usager prévient Proj aide de son retard ou de son absence, et un nouveau rendez-vous est fixé. Au bout de deux absences non excusées, Proj aide se réserve la possibilité de ne plus recevoir l usager ou l association. Article 15. Rencontres et événements divers Les manifestations organisées par Proj aide sont ouvertes à tous, mais l inscription préalable est obligatoire. L usager prévient Proj aide en cas d empêchement. Contact Proj aide 27 rue Olof Palme Créteil Tél : Ouverture du lundi au vendredi, de 9h30 à 12h30 et de 13h30 à 18h Courriel : projaide@valdemarne.fr Site : projaide.valdemarne.fr Service Proj aide / Direction des Relations à la Population / 2015 Page 9