GUIDE PRATIQUE DE L EMPLOYEUR

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1 GUIDE PRATIQUE DE L EMPLOYEUR Pour les exploitations agricoles, les entreprises de travaux agricoles, les CUMA de Franche-Comté et les coopératives fruitières de l Ain du Doubs et du Jura relevant de l accord régional de Franche-Comté du 18 février 2009 AGRI PRÉVOYANCE

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3 TABLE DES MATIERES PREAMBULE QUI SONT LES BENEFICIAIRES? COMMENT AFFILIER VOS SALARIES? QUE FAIRE EN CAS DE DEPART DE VOTRE SALARIE? A QUOI SERT CETTE GARANTIE? COMMENT AMELIORER LES GARANTIES? QUELLES SONT LES COTISATIONS? QUEL EST LE STATUT FISCAL ET SOCIAL DES GARANTIES? ACTION SOCIALE QUELS SONT VOS CONTACTS?

4 PREAMBULE Vous êtes adhérent au régime d assurance complémentaire frais de santé des salariés des exploitations et coopératives agricoles relevant de l accord régional de Franche-Comté du 18 février Ce régime est assuré et géré par AGRI PREVOYANCE. Ce guide employeur présente le fonctionnement de ce régime et décrit les formalités qui vous incombent. Pour information l ensemble des documents concernant votre accord santé est téléchargeable sur 4

5 1 - QUI SONT LES BENEFICIAIRES? Les bénéficiaires de l assurance complémentaire frais de santé, définis dans l accord régional de la Franche-Comté du 18 février 2009, sont les suivants : 1. Vos salariés, sous réserve qu ils aient acquis douze mois d ancienneté continus dans votre entreprise. 2. Les ayants droit de vos salariés, si ces derniers ont demandé l extension famille, à savoir : le conjoint du salarié ; ses enfants à charge. La définition des ayants droit (conjoint et enfants à charge) est précisée dans les Conditions Générales et dans la notice d information. 2 - COMMENT AFFILIER VOS SALARIES? 1 - L affiliation de vos salariés L affiliation à la garantie de vos salariés justifiant d au moins douze mois d ancienneté continus dans une entreprise relevant du champ d application professionnel de l accord précité est obligatoire. Vos salariés ayant l ancienneté requise seront automatiquement affiliés au régime par votre caisse de MSA dès le premier jour du mois au cours duquel est atteint cette ancienneté. 2 - L information de vos salariés Vous devez remettre à chacun de vos salariés la notice d information adressée par AGRI PREVOYANCE. 3- Cas de la transformation d entreprise Dans le cas où un salarié justifiant de la condition d ancienneté de 12 mois dans l entreprise n aurait pas été affilié automatiquement par la caisse de MSA pour le compte d AGRI PREVOYANCE, en particulier en cas de transformation d entreprise, vous devez effectuer une déclaration auprès de votre caisse de MSA afin de régulariser rétroactivement la situation. 4 - Cas de dispense d affiliation Votre salarié peut choisir de ne pas être affilié à l assurance complémentaire frais de santé dès lors qu il se trouve dans l une des situations suivantes : s il bénéficie à la mise en place du régime d une assurance complémentaire frais de santé d un niveau de prestations au moins équivalent en qualité d ayant droit de son conjoint, concubin ou partenaire d un PACS, en application d un accord obligatoire pour lui ; s il bénéficie de la CMU-Complémentaire ; temporairement, s il bénéficie de l aide à l acquisition d une complémentaire santé visée à l article L du Code de la Sécurité Sociale, jusqu à échéance de celui-ci ; 5

6 s il bénéficie d une couverture complémentaire santé obligatoire du fait d une autre activité exercée simultanément hors champ d application de l accord ; s il est salarié à temps partiel ou apprenti dès lors que la cotisation à sa charge est supérieure à 10 % de sa rémunération brute ; s il est salarié en contrat à durée déterminée ou travailleur saisonnier employé dans le cadre d un contrat de travail de plus de douze mois et ayant souscrit une couverture frais de santé par ailleurs. La mise en œuvre d un de ces cas de dispense ne peut avoir lieu que sur demande écrite de votre salarié. La demande de dispense d affiliation écrite doit vous être parvenue au plus tard avant la fin du 1 er mois qui suit celui de l obtention de la condition d un an d ancienneté. Votre salarié devra annuellement vous apporter la preuve de sa situation justifiant de sa dispense d affiliation. Si le salarié ne remplit plus les conditions requises à la dispense d affiliation, il doit vous en informer. Il sera alors affilié obligatoirement à compter du 1 er jour du mois suivant. Pour les cas de dispense précités, les cotisations correspondantes ne sont dues ni par vous ni par votre salarié. Vous devez informer votre caisse de MSA des cas de dispense et de leur cessation, et conserver les justificatifs. 3 - QUE FAIRE EN CAS DE DEPART DE VOTRE SALARIE? 1 - DEFINITIVEMENT EN CAS DE RUPTURE DU CONTRAT DE TRAVAIL Concernant la gestion de vos sorties de personnel, la déclaration de rupture auprès du régime de base vaut pour le régime complémentaire frais de santé. Ainsi, pour radier un salarié, il suffit de déclarer auprès de la MSA au plus tard le jour de son départ, par fax ou par courrier : - le nom et le prénom du salarié concerné ; - son numéro de Sécurité Sociale. Il est très important pour vous de déclarer au plus vite ces cas de rupture pour ne pas avoir d appel de cotisations qui concernerait un salarié ayant quitté votre entreprise. Dans le cas où un salarié sort de l effectif de l entreprise, il doit restituer la carte papier de tiers payant, en la retournant à AGRI PREVOYANCE. Après rupture du contrat de travail, vos anciens salariés peuvent sous certaines conditions demander un maintien de la couverture santé à titre individuel (voir article 2-9 de la notice d information). 2- TEMPORAIREMENT EN CAS DE SUSPENSION DU CONTRAT DE TRAVAIL Les différents cas de suspension sont évoqués avec précision à l article 4-8 des Conditions Générales. 6

7 4 - A QUOI SERT CETTE GARANTIE? La garantie a pour objet d assurer à vos salariés et à leurs ayants droit des remboursements complémentaires à ceux effectués par la caisse de Mutualité Sociale Agricole (CMSA) au titre du régime de base. Vous pouvez améliorer les garanties du socle conventionnel de vos salariés en souscrivant à l option facultative de façon collective. Vos salariés peuvent quant à eux, souscrire à l option facultative et étendre leurs garanties obligatoires et facultatives à leur famille. Les niveaux, et la nature des remboursements sont indiqués dans le tableau des garanties annexé à ce guide. Cas particulier : antériorité d assurance complémentaire frais de santé Si votre entreprise dispose d une assurance complémentaire frais de santé à la mise en place de l accord, nous vous invitons à prendre contact avec votre conseiller AGRICA. 5 - COMMENT AMELIORER LES GARANTIES? 1 - COLLECTIVEMENT AU NIVEAU DE VOTRE ENTREPRISE Pour améliorer le niveau de garantie de vos salariés, vous avez la possibilité de faire adhérer votre entreprise à l option facultative en complétant et signant les Conditions particulières valant Bulletin d adhésion. Nous vous invitons à prendre contact avec votre conseiller AGRICA habituel pour de plus amples renseignements. Vous devez en conserver un double. 2 - INDIVIDUELLEMENT AU CHOIX DE VOS SALARIES Vous devez remettre à vos salariés un bulletin d affiliation sur lequel ils doivent porter leur choix de couverture, s ils souhaitent souscrire à l option facultative et/ou étendre leur couverture à leurs ayants droit. En cas d évolution ou de modification, par exemple la souscription à l extension famille (demande d extension familiale en raison de mariage, de la naissance d un enfant ), vos salariés doivent compléter un nouveau bulletin d affiliation en joignant les justificatifs. 7

8 6 - QUELLES SONT LES COTISATIONS? Les cotisations frais de santé sont fixées en pourcentage du plafond mensuel de Sécurité Sociale (PMSS). Le tableau ci-dessous récapitule les pourcentages et les montants, la répartition et les modalités d appel des cotisations. Garantie frais de santé Cotisation Part employeur Part salarié Appel des cotisations Obligatoires Facultatives 0,87 % = Socle conventionnel 25,10 Option +0,20 % = facultative (1)(3) +5,77 Option facultative (1) +0,20 % = +5,77 Extension famille +1,47 % = (socle conventionnel) (1) +42,41 Extension famille +0,54 % = (option facultative) (1) +15,58 0,22 % = 0,65 % = 6,35 (4) 18,75 % à définir (2) % à définir (2) +0,20 % = +5,77 +1,47 % = +42,41 +0,54 % = +15,58 MSA/ employeur MSA/ employeur MSA/ salarié MSA/ employeur MSA/ employeur (3) ou salarié PMSS 2010 : 2885 (1) cotisation additionnelle ; (2) pourcentage à définir par accord d entreprise ; (3) si l entreprise a souscrit à l option facultative ; (4) dans la limite de 7,5 par mois. 7 - COMMENT SONT APPELEES LES COTISATIONS? Les cotisations sont dues à compter du 1 er jour du mois de l entrée en vigueur de la garantie. La cotisation cesse d'être due à la fin du mois de la cessation d'affiliation. 1 Cotisations appelées à l employeur L appel des cotisations est réalisé conjointement à l appel de cotisations du régime de base par votre caisse de MSA. Il est effectué trimestriellement à terme échu auprès de votre entreprise. Vous devez prélever la part de cotisation due par votre salarié et l indiquer sur son bulletin de salaire. Vous êtes seul responsable du versement de ces cotisations. Cet appel des cotisations concerne le socle conventionnel et l option facultative souscrite par l entreprise (isolé et famille). Pour tout problème relatif à l'appel des cotisations, nous vous invitons à adresser un courrier à votre caisse de Mutualité Sociale Agricole ou téléphoner à votre correspondant AGRICA habituel. 8

9 2 - Cas particuliers : Employeurs multiples Dans le cas particulier du salarié à temps partiel travaillant dans plusieurs entreprises relevant du champ d application de l accord régional de Franche-Comté du 18 février 2009, l appel de la cotisation santé est adressé auprès de l employeur chez lequel le salarié : a acquis en premier l ancienneté de douze mois ; à défaut, selon accord écrit entre les employeurs et le salarié concerné. 3 Cotisations appelées au salarié Ces cotisations sont appelées et recouvrées par les caisses de MSA directement auprès de votre salarié. Votre salarié est seul responsable du versement de cette cotisation. Cet appel de cotisations concerne l option facultative souscrite par le salarié, pour lui et, le cas échéant pour sa famille. 8 - QUEL EST LE STATUT FISCAL ET SOCIAL DES GARANTIES? 1 : Statut fiscal et social des cotisations Statut fiscal La part patronale de la cotisation santé est déductible pour l entreprise et n entre pas dans l assiette pour le calcul de l impôt sur le revenu pour le salarié, dans la limite de certains plafonds. Elles sont soumises à la CSG-CRDS, comme n importe quel élément de salaire. Les cotisations patronales doivent donc être intégrées à l assiette soumise à la CRDS et CSG payable par le salarié. CSG santé : 7,5% de 97% de 0,22% soit : 0,016% du PMSS= 0,46 * CRDS santé : 0,5% de 97% de 0,22% soit : 0,001% du PMSS = 0,029 * (*) : calculé sur la base du tarif Ce montant évolue en fonction du plafond mensuel de la sécurité sociale déterminé chaque année. Enfin, pour les entreprises occupant plus de 9 salariés, la part de la cotisation santé financée par l employeur, est soumise au paiement de la taxe de prévoyance de 8% instaurée en TCP santé : 8% de 0,22% soit : 0,018% du PMSS = 0,52 * (*) : calculé sur la base du tarif Ce montant évolue en fonction du plafond mensuel de la sécurité sociale déterminé chaque année. Cette part de cotisation est à déclarer auprès de la MSA. Statut social La part patronale de la cotisation santé est exclue de l assiette des cotisations de Sécurité sociale sous certaines limites. Pour plus d information concernant ces questions nous vous invitons à interroger votre comptable. 2 : Statut fiscal et social des prestations Les remboursements de la garantie frais de santé ne sont soumis ni à l impôt sur le revenu ni à cotisations de Sécurité Sociale. 9

10 9 - ACTION SOCIALE L affiliation à AGRI PREVOYANCE permet à vos salariés d avoir accès à nos services d action sociale. Confrontés à une situation difficile, il leur est possible de bénéficier d une aide, notamment dans les cas suivants : accompagnement hospitalier ; aide à la famille (enfants en difficulté, placements, vacances) ; dettes engendrées par un problème de santé ; réinsertion professionnelle suite à un accident du travail. Contact Action Sociale Tél : "Ce guide n'a qu'une valeur indicative, il est rédigé en fonction des paramètres juridiques actuellement existants en vigueur. Des modifications seront à prévoir face à une évolution juridique constante." 10

11 10 - QUELS SONT VOS CONTACTS? Pour tous renseignements ou questions relatives à votre garantie : sa mise en place, son amélioration par une extension famille individuelle facultative, son maintien à la suite de la suspension ou de la rupture du contrat de travail Contacter AGRICA au Pour tous renseignements ou questions relatives aux prestations Santé : MSA de Franche-Comté Site du Doubs 3 avenue Elisée Cusenier, BESANCON CEDEX 9 Tél. : Fax : Site du Jura 10 rue des Perrières, LONS LE SAUNIER CEDEX Tél. : Fax : Site de la Haute-Saône / Territoire de Belfort Rue René Hologne, VESOUL CEDEX 9 Tél. : Fax : Fédération MSA Ain-Rhône 15 avenue du Champ de Foire, BOURG-EN-BRESSE CEDEX 9 Tél. : Fax :

12 Réf janvier 2011 AGRI PRÉVOYANCE-Institution de prévoyance régie par le Code rural. 21 rue de la Bienfaisance Paris cedex 08 Tél fax : Membre du GIE Agrica GESTION - RCS Paris