GESTION DE CONTENUS (ECM) Ges1on de l informa1on. Nicolas Bürki, Senior Analyst

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1 GESTION DE CONTENUS (ECM) Ges1on de l informa1on Nicolas Bürki, Senior Analyst

2 AGENDA Entreprises: les tendances & les projets Les offres ECM / GED : les tendances du marche La réalité / retour d expérience LE CXP

3 LES TENDANCES & LES PROJETS LE CXP

4 Mon Baromètre* Top 5 des Projets d entreprise 1) Accès unifié & op1misé aux informauons Objec1f ul1me 2) Processus mé1er documentaires transverses, renforcement de la collabora1on 3) Capitalisa1on sur le savoir- faire / exper1ses mé1er avec des communautés dynamiques Maximisa1on ROI 1a) Diffusion ciblée, 1b) Partage & meilleure réu1lisa1on des informa1ons réalisés avec consolidauon, 1c) Intégra1on des GEDs/ECM ou refonte/op1misa1on des portails d entreprise / intranets La fonda1on pour réussir La ges1on des données sans compromis 4) Structura1on, classement des contenus, taxonomie 5) Evalua1ons de GED (nouvelle version vs. nouvelle GED) LE CXP * Baromètre reflétant les échanges et missions effectués par Nicolas Bürki au cours des derniers 12 mois

5 GESTION DE CONTENUS : ZOOM - LES GRANDES ORIENTATIONS PROJETS Les Classiques (60%) Orienta1on ECM/GED classique : gesuon de dossiers/archivage DématérialisaUon (+ Spools) / indexauon / alimentauon Stockage et archivage normalisé (NFZ ) Processus de ges1on des dossiers clients Projets Records Management (Documents Officiels) GesUon du cycle de vie du document dès sa créauon PoliUque de gesuon des archives (électroniques, papier) Op1misa1on de l u1lisa1on des ECM / GED (non- technique) Ergonomie Architecture d informauon

6 GESTION DE CONTENUS : ZOOM - LES GRANDES ORIENTATIONS PROJETS Les Avancées (~30%) Projets Ges1on des Connaissances Capitaliser les informauons veille, projet, méuer Accès, recherche d experuse, CatégorisaUon Large spectre de formats de contenus Plus de collaborauon Les «fast- movers» (~10%) Cloud paruel ApplicaUons spécifiques «Web 2.0» / FoncUonnalités réseaux sociaux LE CXP

7 LA TRANSVERSALITÉ COMMENT S ADAPTER À CES ÉVOLUTIONS? Réponse dans les entreprises : mise en œuvre progressive de nouveaux modes de travail Organisa1ons de travail plus transversales Management par processus mé1er Plus de collabora1on Intensifica1on interac1ons partenaires, clients Le document, levier pour une vision transversale de l ac1vité

8 RÉSUMÉ - LES BESOINS / «DRIVERS» D ENTREPRISES Peu de demande de nouvelles fonc1ons, mais GesUon de flux documentaires /processus transverses Focus uulisateur final Ergonomie, rapidité de mise en œuvre Partage & CollaboraUon Web 2.0, contenus sociaux Maîtrise de la sécurité des contenus Intégrité, Sécurité d accès Exigences spécifiques PME

9 LES TENDANCES DU MARCHE ET LES OFFRES ECM / GED LE CXP

10 UN PÉRIMÈTRE FONCTIONNEL QUI S ÉLARGIT ECM Core : ECM = de 4 à 9 segments foncuonnels GED de base / AcquisiUon ConsultaUon Archivage PublicaUon, diffusion : CMS et WCM (Content Management, Web Content) GesUon collaborauve de documents (et KM) Archivage / Records Management (RM) ECM étendu : AcquisiUon Capture [DématérialisaUon] intelligente Process, BPM/Workflows, IntégraUon (des flux) Archivage technique (& e- mail Management) MulUmédia riche (DAM, Digital Asset Management) ProducUon de documents de CommunicaUon Clients (EdiUque)

11 Le marché des suites ECM : mé1ers d origine des acteurs Open Source Pure- players ECM/GED Edi1que Processus W4, VDOC, Adobe, Avanteam, Global 360 Open Text/ (Streamserve) Cincom Systems Business Document, HP- Exstream KM, Collabora1on Enterprise Social Somware Microsom, Oracle/BEA/Sun, IBM, EMC Autonomy/ Interwoven, IBM/Lotus Microsom Middleware Hardware EMC/Documentum, Open Text (Vigneqe), Filenet/IBM, EverTeam, Docubase Broadvision, Tridion/ASG, Stellent/Fatwire (Oracle), Noheto- Wedia, Jalios, Day/Adobe Publica1on WCM, CMS Portail

12 LA REALITÉ / RETOUR D EXPERIENCE LE CXP

13 EVOLUTION DES OFFRES - DES PLATEFORMES GÉRANT 4 TYPES DE CONTENUS Années 90 Années 2000 Années 2010 Entreprise Contenus sociaux - KM - ecollaborauon - Contenus mobiles Contenus Web - User experience - Sites markeung - Portails - Interfaces riches Actuellement Contenus d entreprise - DématérialisaUon - BPM, processus, tâches, workflows, Archivage/RM/Compliance - GED - Imagerie (archivage)

14 EVOLUTION CÔTÉ ENTREPRISE (CAS CLIENT POUR ILLUSTRATION) Lecteurs Réseau Lotus Notes Une évoluuon assez classique avec plusieurs types de GED, de CMS Certaines entreprises arrivent à > 10 différents systèmes de GED et CMS (et ceci uniquement pour leur structure en France) LE CXP

15 EVOLUTION CÔTÉ UTILISATEUR (CAS CLIENT POUR ILLUSTRATION) «Je ne trouve pas le document parce que:» «Je ne sais pas dans quelle base on l a mis» «Je ne maîtrise pas les requêtes complexes dans notre GED» «Je ne sais pas quelle est la bonne version de ce document» «Pour faire simple, on va répliquer les documents dans notre base, comme ça c est nous qui les gèrerons» Et tout ça, après avoir dépensé plusieurs centaines de K! LE CXP

16 LA SOLUTION (CAS CLIENT POUR ILLUSTRATION) StandardisaUon sur une technologie majeure ~18 mois plus tard On a recréé des silos et on est confronté à la même situauon qu avant la consolidauon..! LE CXP

17 RÉSUMÉ DE L ÉVOLUTION Rapidité de l évolu1on UUlisateurs Besoins basiques (accès & partage d informauon) vs. besoins avancés (BPM, collaborauon, etc.) Editeurs Blocs foncuonnels («stand- alone» vs. intégrés) Entreprises Environnement hétérogène Le challenge Synchroniser les «cycles d évoluuons» tout en assurant le besoin basique d «accès unifié et intuiuf» à l informauon LE CXP

18 CHALLENGE SYNCHRONISATION /ACCÈS UNIFIÉ & INTUITIF Les approches pour: Accès unifié et intuiuf Mise en place d une gouvernance Non technique, uniquement organisauonnelle Très souvent négligée L absence de gouvernance est la cause principale des soucis rencontrés par les uulisateurs C est primordial (avant la synchronisa1on) SynchronisaUon =>IntégraUon, consolidauon ou «statu quo» LE CXP

19 LA GOUVERNANCE, C EST QUOI? Qui (propriétaire) peut faire quoi (règle) et comment (processus), et que se passe- t- il si on ne le respecte pas (contraintes) La gouvernance dans un autre contexte : La gouvernance pour vous: fédérer votre patrimoine (sites / silos) en organisant les acteurs FédéraUon des sites: intégrauon des contenus, processus, applicauons et uulisateurs

20 LES 4 DIMENSIONS DE LA GOUVERNANCE Contenu Design Liens Interactions Mesures Sponsoring Technologie Sécurité Règle Processus Propriétaire Contraintes LE CXP

21 POUR QUE LA GOUVERNANCE SOIT EFFECTIVE DésignaUon d un «leader» Comité transversal Plutôt de l engagement que des Focalisa1on des efforts sur les zones inconnues ClarificaUon explicite: centralisauon vs. décentralisauon Le modèle d'organisauon existant ne doit pas être un obstacle CoopéraUon & consensus CommunicaUon (horizontale & verucale) Adhérence par mouvauon Ne pas tout confier à un prestataire externe Et surtout rester pragma1que, la gouvernance «vit» et s adaptera pendant la phase d exploita1on LE CXP

22 INTÉGRATION, CONSOLIDATION OU «STATU QUO» Capacité interne de réalisauon Difficile Facile Hors périmètre pour une intégrauon Garder les silos mais envisager une migrauon technique (si besoin ou si possible) Candidat secondaire, mais réclame de l effort: «change management» important Candidat primaire Faible Valeur ajoutée Elevée LE CXP

23 RÉSUME Le challenge Synchroniser les «cycles d évoluuons» tout en assurant le besoin basique d «accès unifié et intuiuf» à l informauon SynchronisaUon IntégraUon, consolidauon ou «statu quo» Gouvernance Et surtout rester pragmauque, la gouvernance «vit» et s adaptera pendant la phase d exploitauon La fondauon pour réussir La gesuon des données sans compromis LE CXP

24 NICOLAS BÜRKI SENIOR ANALYST Le CXP 13 rue Le Sueur Paris LE CXP