DOMICILIATION DES ENTREPRISES ET EXERCICE DE L'ACTIVITE CHEZ SOI

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1 DOMICILIATION DES ENTREPRISES ET EXERCICE DE L'ACTIVITE CHEZ SOI 30/01/2014 La domiciliation de l entreprise, correspond à l adresse administrative de l entreprise, qui doit être déclarée au CFE (Centre de Formalités des Entreprises) et qui figure sur tous les documents commerciaux de l entreprise. Cette domiciliation peut selon le cas, prendre place dans un local d habitation, dans un local commercial ou dans des locaux occupés en commun par plusieurs entreprises. La domiciliation ne modifie pas la destination du local. Par contre, exercer l activité (recevoir de la clientèle et de la marchandise) dans un local a un impact sur sa nature. La domiciliation de l entreprise peut, selon le cas, être également le lieu où est exercé l activité (comme par exemple dans un local commercial). Ces deux notions (domiciliation et exercice de l activité) ne doivent toutefois pas être confondues. 1/14

2 I. LA DOMICILIATION DES ENTREPRISES II. EXERCICE DE L ACTIVITE CHEZ SOI III. CAS PARTICULIER DU DOMICILE SITUE DANS UN HLM I. DOMICILIATION DES ENTREPRISES A. Domiciliation des entreprises individuelles Pour pouvoir s immatriculer, l entrepreneur individuel doit déclarer l adresse de son entreprise et justifier de sa jouissance. Certaines activités ne nécessitant pas de prendre un bail commercial, une domiciliation du siège au domicile de l entrepreneur individuel peut être de ce fait envisagée (il s agit donc d une domiciliation administrative). 2/14

3 1. Domiciliation de l entreprise dans un local d habitation Les créateurs, personnes physiques, peuvent domicilier leur entreprise chez eux si aucune disposition contractuelle (bail d habitation, règlement de copropriété et ou du cahier des charges) ou législative (Code de la construction et de l urbanisme, réglementation préfectorale et/ou municipale) ne s y oppose Si l entrepreneur n exerce pas son activité chez lui, il peut déclarer son adresse personnelle comme adresse de l entreprise. Cette déclaration n entraîne ni changement d affectation des locaux, ni application du statut des baux commerciaux. En cas de déménagement du chef d entreprise, il est, en principe, possible de prolonger la domiciliation dans le nouveau local d habitation. 2. Domiciliation dans des locaux occupés en communs par plusieurs entreprises Depuis la loi dite LME (Loi de Modernisation de l Economie) du 4 août 2008, les personnes physiques peuvent à nouveau domicilier leur entreprise dans un centre de domiciliation ou un centre d affaires. Les articles R et suivants du code de commerce précisent les conditions dans lesquelles cette domiciliation peut se réaliser (présenter à l appui de sa demande d immatriculation le contrat de domiciliation rédigé par écrit). (Conférer, ci-dessous, aux règles de domiciliation collectives des sociétés) 3/14

4 B. Domiciliation des sociétés (personnes morales) Pour les besoins de son immatriculation, une société commerciale doit justifier de la jouissance du ou des locaux où elle installe son siège. Certaines activités ne nécessitant pas de prendre un bail commercial, une domiciliation du siège au domicile du dirigeant ou dans des locaux occupés en commun par plusieurs entreprises peut alors être envisagée. 1. Domiciliation de la société au domicile du dirigeant Cette domiciliation, selon les dispositions contractuelles et réglementaires, peut avoir un caractère permanent ou temporaire. L installation ne peut se faire qu au domicile du dirigeant (et non d un associé), il s agit : du gérant d une SARL, d une EURL ou encore d une SNC du directeur général ou le président du Directoire pour une SA du président pour une SAS 4/14

5 a) domiciliation permanente Toute personne morale est autorisée à installer son siège au domicile de son représentant légal, sauf dispositions législatives (règles applicables en matière d urbanisme, réglementation préfectorale et/ou municipale) ou contractuelles contraires (dispositions du bail d habitation, règlement de copropriété et/ou du cahier des charges). Il s agit d une domiciliation purement administrative qui figure sur les documents commerciaux et sert d adresse postale et qui n entraîne pas de changement de destination de l immeuble ni encore l application du statut des baux commerciaux. b) domiciliation temporaire Lorsqu il existe des dispositions législatives ou des stipulations contractuelles faisant obstacle à une domiciliation permanente, le représentant légal peut installer le siège de sa société à son domicile pour une période qui ne peut excéder 5 ans à compter de la création de la personne morale. Trois mois avant l'expiration du délai de 5 ans le greffier adressera un courrier à la personne morale afin qu'elle lui communique l'adresse du nouveau siège social. Le défaut de réponse ou le non respect du délai quinquennal entraînera la radiation d'office de la société. 2. Domiciliation de la société dans des locaux occupés en commun par plusieurs entreprises 5/14

6 Les sociétés peuvent fixer leur siège dans des centres d affaires. Dans ce cas un contrat de domiciliation est conclu entre l entreprise domiciliée et le propriétaire des locaux ou le titulaire du bail. Le contrat de domiciliation doit impérativement être rédigé par écrit, conclu pour une durée d au moins 3 mois renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation, mentionné au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) avec l indication du nom ou de la dénomination sociale, du numéro unique d identification et du lieu d immatriculation principale de l entreprise domiciliataire. Par ailleurs, le domiciliataire doit : depuis le 1er avril 2010, être titulaire d'un agrément préalable délivré par la préfet du département où est situé le lieu du siège social de la société. Pour les sociétés de domiciliation, qui exercent déjà leur activité, elles ont jusqu'au 31 décembre 2010 pour régulariser leur situation en déposant un dossier de demande d'agrément auprès de la préfecture du lieu de leur siège social (Décret du 30 décembre 2009 pris en application de la loi du 30 janvier 2009) être immatriculé au RCS ou au répertoire des métiers, durant l occupation des locaux, sauf s il s agit d une personne morale de droit public mettre à la disposition de la personne domiciliée des locaux dotés d une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire et à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l administration et de la surveillance de l entreprise ainsi que la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par la loi détenir, pour chaque personne domiciliée un dossier contenant les pièces justificatives relatives au domicile et aux coordonnées téléphoniques du représentant légal ainsi que les justificatifs relatifs à chacun des lieux d activité des entreprises domiciliées et au lieu de conservation des documents comptables lorsqu ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire 6/14

7 informer le greffier du tribunal, à l expiration du contrat ou en cas de résiliation anticipée de celui-ci, de la cessation de la domiciliation de l entreprise dans ses locaux. Lorsque la personne domiciliée n a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois, le domiciliataire en informe également le greffier communiquer aux huissiers de justice munis d un titre exécutoire les renseignements propres à joindre la personne domiciliée fournir, chaque trimestre, au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale compétents, une liste de personnes qui se sont domiciliées dans ses locaux au cours de cette période ou qui ont mis fin à leur domiciliation ainsi que chaque année, avant le 15 janvier, une liste des personnes domiciliées au 1er janvier L entreprise domiciliée doit : utiliser effectivement et exclusivement les locaux, soit comme siège social de l entreprise, soit si le siège social est situé à l étranger, comme agence, succursale ou représentation informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité déclarer tout changement relatif à sa forme juridique et à son objet ainsi qu au nom et domicile personnel des personnes ayant le pouvoir d engager la société à titre habituel 7/14

8 donner mandat à l entreprise domiciliataire de recevoir en son nom toute notification II. EXERCICE DE L ACTIVITE CHEZ SOI La présente réglementation concerne tout chef d entreprise, quelle que soit la structure juridique choisie, souhaitant exercer une activité indépendante (commerciale, artisanale ou libérale) à son domicile (hors HLM) qu il soit propriétaire ou locataire. L exercice d une activité chez soi peut voir un impact sur la destination du local (le local d habitation devient un local professionnel soit totalement soit partiellement) d où un encadrement très stricte par la loi. Il faut distinguer selon la situation géographique du local d habitation c est-à-dire si le logement se trouve ou non dans des villes de moins de habitants et dans une ZFU (Zone Franche Urbaine), la réglementation n étant pas la même. A. Dans les villes de moins de habitants et dans les ZFU Les créateurs peuvent dans ce cas exercer leur activité chez eux, dès l instant où aucune disposition contractuelle ou législative ne s y oppose. Exemple : clause du bail ou du règlement de copropriété interdisant l exercice d une activité professionnelle dans le local d habitation. 8/14

9 Attention : Les travaux de changement d affectation d un local nécessitent toujours une demande de permis de construire auprès du maire. B. Dans les villes de plus de habitants et dans les départements des Hauts de Seine, de la Seine Saint Denis et du Val de Marne Le changement d usage des locaux d habitation est soumis à une autorisation préalable. Cette autorisation est délivrée par le maire quelle que soit l activité professionnelle, même commerciale. Les conditions suivantes doivent être réunies : aucune disposition du bail ou du règlement de copropriété ne doit s y opposer il doit s agir de la résidence principale du créateur l exercice de l activité ne doit occasionner de nuisances ou de danger pour le voisinage, ou ne conduit pas à un désordre pour l immeuble Cependant, le dirigeant n aura pas besoin de solliciter l autorisation du maire, en cas de changement partiel d usage, pour exercer son activité chez lui, dans les deux cas suivants : 1. Si le logement est situé au rez-de-chaussée de l immeuble : 9/14

10 Dans ce cas l exercice de l activité est possible : Si aucune disposition du bail ou du règlement de copropriété ne s y oppose S il s agit de la résidence principale du créateur Si l activité est effectivement exercée par les occupants du logement Si l exercice de l activité n occasionne pas de nuisances ou de danger pour le voisinage ou ne conduit pas à un désordre pour l immeuble 2. Si le logement n est pas situé au rez-de-chaussée : Dans ce cas l exercice de l activité est possible : Si aucune disposition du bail ou du règlement de copropriété ne s y oppose S il s agit de sa résidence principale Si l activité est exercée par les occupants du logement 10/14

11 Si l exercice de l activité ne conduit pas à recevoir de la clientèle ou des marchandises III. CAS PARTICULIER DU DOMICILE SITUE DANS UN HLM Est concerné par cette mesure tout chef d entreprise, quelle que soit la structure juridique choisie, résidant dans un HLM et souhaitant y exercer une activité indépendante. A. Le logement est situé au rez-de-chaussée Une autorisation du maire est nécessaire après avoir obtenu l avis de l organisme gérant le HLM. B. Le logement n est pas situé au rez-de-chaussée Dans ce cas l activité ne pourra être exercée que si : 11/14

12 Aucune disposition du bail ou du règlement de copropriété ne s y oppose Il s agit de sa résidence principale L activité est exercée par les occupants du logement L exercice de l activité ne conduit pas à recevoir de la clientèle ou des marchandises 12/14

13 Annexe : Modèle de notification au propriétaire pour une personne morale domiciliant son siège au domicile de son représentant légal Cette notification est à adresser par lettre simple : - au syndic de copropriété si le local est situé dans un ensemble en copropriété ; - au bailleur, si le représentant légal est locataire de son local d habitation. M. (supprimez les mentions en italique inutiles) Je vous notifie par la présente mon intention de domicilier dans les locaux dont je suis locataire, ou propriétaire (si le représentant légal est propriétaire et adresse cette notification au syndic) sis., : La société en cours de constitution dont je suis le représentant légal et dont les caractéristiques sont les suivantes : Société au capital de euros Objet : Elle sera immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Il s agit naturellement d une simple domiciliation formelle nécessaire à l immatriculation de la société qui ne modifie en rien la destination des lieux. Je vous prie de croire. 13/14

14 CCI de Strasbourg et du Bas-Rhin 10, place Gutenberg Strasbourg cedex CCI de Colmar et du Centre-Alsace 1, place de la Gare - BP Colmar cedex juridique@colmar.cci.fr CCI Sud-Alsace Mulhouse 8, rue du 17 Novembre BP Mulhouse cedex juridique@mulhouse.cci.fr 14/14