Maintenance Maintenance. Version Outils d accompagnement à la migration des bases relationnelles. Sage 3

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1 Maintenance Version Outils d accompagnement à la migration des bases relationnelles Sage 3

2 Sommaire Introduction 5 Outil de diagnostic pré-migration 6 Etape 1 : choix du traitement / sélection du répertoire 7 Etape 2 : sélection des fichiers de données 8 Etape 3 : lancement 9 Cas particuliers... 9 Traitements multi-dossiers 10 Etape 1 : choix du traitement / sélection du répertoire 11 Etape 2 : sélection des fichiers de données 12 Etape 3 : lancement 13 Traitements effectués 14 Sage 4

3 Introduction La version de l outil de Maintenance intègre deux nouvelles fonctionnalités : Un diagnostic de pré-migration : Il permet de simuler la conversion des bases propriétaires vers des bases SQL Server ou SQL Express d une ou plusieurs bases de données Sage propriétaires. Après vérification et recopie des données, le journal de maintenance affiche un rapport sur les étapes de la conversion, une estimation du temps nécessaire et éventuellement une liste d actions préalables pour que la conversion arrive à bonne fin. Cela vous permet ainsi de planifier en toute sérénité les traitements de conversion. Traitement multi-dossiers :il permet d enchaîner les traitements suivants, o o o Une vérification en rafale des bases de données, Une recopie en rafale, Une conversion en base relationnelle en rafale. Ces traitements sont effectués sans intervention de l utilisateur. L ensemble des messages d erreurs et alertes éventuels sont indiqués dans le journal de traitement. RECOMMANDATIONS / PREREQUIS : La fonction Outil de diagnostic pré-migration en base relationnelle est disponible uniquement si : Sage 100 pour SQL Server - poste Client est installé, Le mode d accès est positionné sur Accès SQL Server dans Sage Installation du Panneau de Configuration. La fonction de conversion multi-dossier en base relationnelle n est disponible que si Sage 100 pour SQL Server - poste Client est installé, Le mode d accès est positionné sur Accès SQL Server dans Sage Installation du Panneau de Configuration. Afin d optimiser le traitement, nous vous recommandons d une part, d avoir un répertoire spécifique de stockage de vos fichiers de données, et d autre part de regrouper les fichiers de données pour une même société dans un même sous-répertoire. L utilisation de la maintenance V17.02 nécessite obligatoirement la mise à jour de Sage Serveur en version i7 s il était installé. Avant de lancer le diagnostic, vérifier que vous partez d une configuration «vierge», c est-à-dire qu il n existe pas de base SQL de même nom que les fichiers de données propriétaires que vous souhaitez migrer. Ceci afin d éviter des pertes ou des mélanges de données. A l issue de la migration grâce aux traitements multi-dossiers, les raccourcis SQL sont créés dans un sous-répertoire SQL du répertoire des fichiers d origine. Ces deux nouvelles fonctions sont accessibles uniquement si aucun fichier n est ouvert. Sage 5

4 Outil de diagnostic pré-migration Cette fonction permet d obtenir un rapport sur les étapes nécessaires à la migration des bases de données Propriétaire en base relationnelle. Le diagnostic est multi-bases et porte sur les fichiers sélectionnés au préalable. Il ne nécessite aucune intervention de l utilisateur. Lorsque des paramètres sont nécessaires, les valeurs par défaut sont appliquées. La procédure est la suivante : N Etape Commentaires 1 Bienvenue dans l assistant. Sélection du répertoire de stockage des fichiers de données. 2 Sélection des fichiers de données 3 Confirmation et lancement des traitements. Le répertoire et ses sous-répertoires sont scannés pour rechercher les fichiers Sage connus. Le journal de maintenance est systématiquement affiché et permet de voir le déroulement des traitements de diagnostic. Sage 6

5 Etape 1 : choix du traitement / sélection du répertoire Une première fenêtre d explication et de choix du répertoire est affichée : Le bouton [Parcourir] affiche une fenêtre de sélection d un répertoire : Il peut s agir d un répertoire se trouvant sur le disque dur en local ou sur un serveur. IMPORTANT! Le programme Maintenance parcourt et lit l ensemble des fichiers du répertoire et ses sous-répertoires afin de rechercher les fichiers des applications Sage 100 ou. Du fait de ce parcours, la recherche peut prendre un certain temps si des répertoires Racine ou avec une arborescence trop complexe sont sélectionnés! Sage 7

6 Etape 2 : sélection des fichiers de données A la validation, la liste des fichiers concernant les différentes applications Sage 100, Sage 30 ou Start est affichée : Les sous-répertoires sont également analysés, notamment dans le cas où les différents fichiers concernant une même société sont regroupés par dossier (organisation que nous recommandons). Ci-dessous les fichiers concernés Application Type de fichier Extension Comptabilité Comptable MAE Gestion commerciale Commercial GCM Saisie de caisse décentralisée Commercial GCM Immobilisations Immobilisations IMO Moyens de Paiement Trésorerie MDP Trésorerie Trésorerie TRS MDP depuis V16 Fichiers archives Toutes applications ARC IMPORTANT! Le programme Maintenance parcourt et lit l ensemble des fichiers «disponibles», si un des fichiers est ouverts par un utilisateur, il n apparaîtra pas dans la liste. Nous vous invitons vivement à vérifier au préalable l absence de connexions aux bases de données. Colonne Pointage : Cette colonne permet de sélectionner les fichiers à traiter par l intermédiaire de la boite à cocher. Sage 8

7 Etape 3 : lancement La dernière fenêtre récapitule les choix réalisés et permet de lancer le traitement : Après confirmation, le traitement est lancé pour chaque fichier sélectionné. Chaque étape et éventuellement les erreurs rencontrées et traitées sont affichées dans le journal de maintenance. Cas particuliers Pour le diagnostic de conversion d un fichier commercial, la sélection du fichier comptable lié est nécessaire. Si le répertoire sélectionné comporte un fichier comptable, ce fichier sera utilisé pour la conversion et le transfert des collaborateurs (depuis la version 16). Sage 9

8 Traitements multi-dossiers Cette fonction se présente également sous la forme d un assistant permettant de choisir le ou les traitements à réaliser. Ainsi, à l issue du diagnostic pré-migration, il est possible de lancer les traitements pour réaliser la conversion en base relationnelle d un ensemble de fichiers. La procédure est la suivante : N Etape Commentaires 1 Bienvenue dans l assistant. Choix du ou des traitements à réaliser. Sélection du répertoire de stockage des fichiers de données. 2 Sélection des fichiers de données 3 Confirmation et lancement des traitements. Le répertoire et ses sous-répertoires sont scannés pour rechercher les fichiers Sage connus. Sage 10

9 Etape 1 : choix du traitement / sélection du répertoire Une 1 ère fenêtre d explication et de choix du répertoire est affichée : 3 Traitements sont proposés : Vérification des données Recopie des données Conversion en base relationnelle Le bouton [Parcourir] affiche une fenêtre de sélection d un répertoire : Il peut s agir d un répertoire se trouvant sur le disque dur en local ou sur un serveur. IMPORTANT! Le programme Maintenance parcourt et lit l ensemble des fichiers du répertoire et ses sous-répertoires afin de rechercher les fichiers de type connu. Du fait de ce parcours, la recherche peut prendre un certain temps si des répertoires Racine ou avec une arborescence trop complexe sont sélectionnés! Sage 11

10 Etape 2 : sélection des fichiers de données A la validation, la liste des fichiers concernant les différentes applications Sage 100, Sage 30 ou Start est affichée : Les sous-répertoires sont également analysés, notamment dans le cas où les différents fichiers concernant une même société sont regroupés par dossier (organisation que nous recommandons). Ci-dessous les fichiers concernés Application Type de fichier Extension Comptabilité Comptable MAE Gestion commerciale Commercial GCM Saisie de caisse décentralisée Commercial GCM Immobilisations Immobilisations IMO Moyens de Paiement Trésorerie MDP Trésorerie Trésorerie TRS MDP depuis V16 Fichiers archives Toutes applications ARC IMPORTANT! Le programme Maintenance parcourt et lit l ensemble des fichiers «disponibles», si un des fichiers est ouverts par un utilisateur, il n apparaîtra pas dans la liste. Nous vous invitons vivement à vérifier au préalable l absence de connexions aux bases de données. Nom du fichier après conversion : Pour les fichiers sélectionnés, indiquer le nom de la base SQL créée par la conversion. IMPORTANT! Il faut veiller à indiquer le même nom pour convertir les différents types de fichiers Propriétaire d une même société dans la même base de données SQL. Les bases SQL sont créées dans un sous-répertoire SQL du répertoire d origine. Après saisie du nouveau nom et validation, les contrôles suivants sont effectués : 1) L extension ne doit pas être modifiée. Un message d alerte bloquant est affiché si c est le cas : «Saisie incorrecte! Veuillez conserver l extension du fichier d origine!» Avec le bouton [OK] pour revenir sur le champ de saisie. Sage 12

11 2) Il n est pas possible de saisir le même «Nom + Extension» pour plusieurs lignes différentes (ce traitement ne permet pas de faire des fusions de sociétés différentes!) SAUF pour la fusion TRS / MDP. Un message d alerte bloquant est affiché : «Ce nom de fichier existe déjà!» Avec le bouton [OK] pour revenir sur le champ de saisie. Exemple : Compta Bijou.mae devient Bijou.mae Compta Filiale 1.mae devient Bijou.mae interdit. Treso Bijou.mdp devient Bijou.mdp Treso Bijou.trs devient Bijou.mdp autorisé. Le bouton [Suivant] est accessible si au moins un fichier est sélectionné, et le nom du fichier après conversion défini. Remarques Les fichiers comptables sont traités en priorité. Du fait de la fusion des bases Moyens de paiement et Trésorerie depuis la version 16, les fichiers MDP sont traités avant les fichiers TRS s il en existe. Paramétrage du N facture : Pour les bases version 11 à 13, c est la Référence pièce qui est reportée dans la zone N facture disponible depuis la version 14. Taille de la base de données La taille d une base Sage 100 Express ou SQL server peut-être estimé au maximum : Taille de la base propriétaire + 60 Mo + taille du fichier log. Vérifiez au préalable que vous disposez de l espace nécessaire sur votre disque dur. Etape 3 : lancement La dernière fenêtre récapitule les choix réalisés et permet de lancer le traitement : Sage 13

12 Traitements effectués Les traitements étant effectués en réel. Toute erreur provoque l arrêt du traitement pour le fichier concerné, et une mention est indiquée dans le journal de maintenance Les bases sont conservées après conversion. La synthèse indique juste le statut de conversion [OK] ou [ALERTE]. Il faut se référer au détail des traitements au-dessus. Par rapport à la conversion ou recopie classique, le nombre d enregistrement n est pas indiqué afin de ne pas alourdir la lecture du journal. Sage 14