MEGA Application Portfolio Management. Guide d utilisation

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1 MEGA Application Portfolio Management Guide d utilisation

2 MEGA 2009 SP5 R7 2ème édition (novembre 2012) Les informations contenues dans ce document pourront faire l objet de modifications sans préavis et ne sauraient en aucune manière constituer un engagement de la société MEGA International. Aucune partie de la présente publication ne peut être reproduite, enregistrée, traduite ou transmise, sous quelque forme et par quelque moyen que ce soit, sans un accord préalable écrit de MEGA International. MEGA International, Paris, Tous droits réservés. MEGA est une marque réservée de MEGA International. Windows est une marque réservée de Microsoft. Les autres marques citées appartiennent à leurs propriétaires respectifs.

3 SOMMAIRE Introduction La gouvernance avec MEGA Application Portfolio Management Dresser l inventaire des applications Evaluer les applications Transformer le parc applicatif Conventions utilisées dans le guide Présentation de ce guide Découvrir l espace de travail Conditions préalables à l utilisation de ce guide Importer les bibliothèques spécifiques Définir les différents niveaux d utilisateur Les différents intervenants Le workflow Paramétrer le profil des utilisateurs Initialiser l espace de travail général Définir les options d affichage Découvrir l arbre de navigation Décrire l organisation de l entreprise Créer un acteur Spécifier les propriétés d un acteur Décrire les sites de l entreprise Définir les lignes métier Définir les processus métier Définir les capacités métier Créer un plan de capacité métier Créer un diagramme de capacité métier Capacités métier et sous-capacités Propriétés des capacités métier Définir les cycles de vie

4 Sommaire Les cycles de vie livrés par défaut Créer de nouveaux cycles de vie Dresser l inventaire des applications Construire le parc applicatif Créer une application Importer le fichier Excel des applications Définir les caractéristiques des applications Identifier l application Définir les caractéristiques fonctionnelles de l application Créer une fonctionnalité Spécifier les technologies Evaluer la criticité de l application Spécifier les données échangées avec les autres applications Créer un flux avec donnée métier Définir une donnée métier Consulter le rapport d environnement d application Définir la vie des applications Visualiser la vie d un objet Décrire la vie d un objet Créer la vie d un objet Actualiser la ligne de vie d un objet Gérer les versions et les déploiements Gérer les versions Déverrouiller une application Gérer les déploiements Consulter les déploiements d une application Créer un déploiement d application Créer un contexte de déploiement Gérer les coûts d une application Les principes de calcul des coûts Ajuster la date des dépenses Spécifier les coûts d un composant Créer une ligne de coût Créer une dépense fixe Modifier une dépense périodique Analyser les coûts Evaluer le portefeuille applicatif Décrire un portefeuille Créer un portefeuille Créer un sous-portefeuille Créer un diagramme de portefeuille Diagramme de capacité métier associé à un portefeuille MEGA Application Portfolio Management

5 Visualiser et mettre à jour le contenu d un portefeuille Définir les critères Utiliser les critères standards Créer un nouveau critère Définir les règles d agrégation d un critère Utiliser les échéanciers Créer un échéancier Définir un échéancier Dater une échéance Définir les initiatives Créer une initiative Définir les dépendances entre les initiatives Créer un groupe d initiatives Définir les caractéristiques d une initiative Spécifier les informations décisionnelles Spécifier les échéances Spécifier la vie d une initiative Initialiser la vie d une initiative Actualiser la ligne de vie d un objet à partir d une initiative Modéliser les coûts d une initiative Evaluer les initiatives Analyser les données d inventaire Accéder aux rapports disponibles pour l évaluation Coût des applications, versions et déploiements Liste des applications Répartition temporelle par capacité métier Positionnement des applications du portefeuille Transformation des portefeuilles L utilisation des scénarios Créer un scénario Définir les initiatives du scénario Utiliser les scénarios Les rapports de transformation Accéder aux rapports disponibles pour la transformation Rapport de comparaison des scénarios Diagramme circulaire des initiatives Evaluation des initiatives du portefeuille Graphique à bulles des initiatives Histogramme des initiatives Histogramme empilé des initiatives Radar des initiatives Créer un plan d évolution à partir d un portefeuille Utiliser le diagramme de Gantt d un plan d évolution Description du diagramme de Gantt Objets du diagramme

6 Sommaire Accéder aux objets Modifier la présentation du diagramme de Gantt Fonctions de zoom Définir les jalons Jalons qui délimitent le plan d évolution Créer un jalon Planification par les jalons Planification par les dates Planifier un objet Planification par les jalons Planification par les dates Indiquer l état de cycle de vie d un objet Glossaire Index MEGA Application Portfolio Management

7 Int INTRODUCTION MEGA Application Portfolio Management est un outil édité par MEGA International pour aider les directions informatiques à : Aligner le parc applicatif sur les besoins métiers ; Réduire les coûts d exploitation du SI en retirant les applications qui ne sont plus utilisées ; Identifier les services métiers couverts par des applications, ou des versions d application différentes ; Décider des investissements ayant des profits maximum. L'application MEGA Application Portfolio Management a été conçue pour permettre de : Définir un workflow de gestion du parc applicatif, d identifier les différents profils impliqués et d associer des personnes à chacun de ces profils ; Recenser les applications qui composent le parc applicatif, spécifier leurs caractéristiques et définir les coûts ; Evaluer l ensemble des applications sur des critères pertinents ; Générer des rapports de comparaison et d analyse qui conduisent à une transformation efficace du parc applicatif. L'objectif de ce guide est de présenter comment exploiter ces fonctionnalités pour mener à bien l'évolution de votre système d'information. 7

8 Introduction LA GOUVERNANCE AVEC MEGA APPLICATION PORTFOLIO MANAGEMENT Associé à l ensemble des produits de la suite MEGA, MEGA Application Portfolio Management permet de décrire l'ensemble des composants impliqués dans la gestion du parc applicatif de l'entreprise. Dresser l inventaire des applications MEGA Application Portfolio Management vous permet de collecter les informations relatives à votre parc applicatif. Vous pouvez créer vos applications et renseigner leurs caractéristiques manuellement ou bien importer un fichier existant. Afin de gérer un référentiel cohérent de votre parc applicatif, MEGA Application Portfolio Management s'appuie sur les données de référence suivantes : Les Cycles de vie qui décrivent les phases standards de chaque type d'objet : technologie, application ou déploiement ; Les Processus métier : nomenclature arborescente des processus métier. Un jeu de référentiels standards (un par grand secteur d'activité) de processus métier est fourni avec MEGA APM : APQC. Les Lignes métier qui correspondent aux grands segments produits, des canaux de distribution ou à des activités métier, en fonction des entreprises ; L Organisation de l'entreprise, découpée en entités opérationnelles ; Les Sites qui hébergent les applications ; Les Capacités métier de l'entreprise ; Les Technologies logicielles ou matérielles nécessaires au fonctionnement des applications ; Les Editeurs, fournisseurs des technologies ; Les coûts décrits sur la base d une nomenclature qui facilite l analyse ; Les Critères sur lesquels repose l'évaluation des applications et des portefeuilles ; Les Fonctionnalités offertes par des applications ; Les Données métier échangées entre applications. Des outils vous sont proposés pour vérifier la cohérence globale des informations recueillies. Evaluer les applications Afin de comparer les applications recensées sur des critères tels que le coût, le taux d utilisation ou la criticité pour l entreprise, MEGA Application Portfolio Management vous propose différents types de rapports. 8 MEGA Application Portfolio Management

9 Introduction La gouvernance avec MEGA Application Portfolio Management Transformer le parc applicatif Enfin, MEGA Application Portfolio Management vous permet de planifier et de suivre la transformation de votre parc applicatif. Vous pouvez construire des scénarios de transformation de vos portefeuilles d applications. Au sein d un portefeuille, une application est décrite par une initiative qui décrit une évolution "alternative" de l application : coûts ou cycle de vie. Plusieurs initiatives peuvent porter sur la même application, représentant différentes hypothèses (exclusives entre elles) d'évolution d une même application. Des scénarios peuvent être constitués, par sélection d'un ensemble d'initiatives à réaliser, pour être ensuite être comparés. 9

10 Introduction CONVENTIONS UTILISÉES DANS LE GUIDE Remarque sur les points qui précèdent. Définition des termes employés. Astuce qui peut faciliter la vie de l utilisateur. Compatibilité avec les versions précédentes. Ce qu il faut éviter de faire. Remarque très importante à prendre en compte pour ne pas commettre d erreurs durant une manipulation. Les commandes sont présentées ainsi : Fichier > Ouvrir. Les noms de produits et de modules techniques sont présentés ainsi : MEGA. 10 MEGA Application Portfolio Management

11 Introduction Présentation de ce guide PRÉSENTATION DE CE GUIDE Ce guide vous présente comment tirer parti de MEGA Application Portfolio Management pour assurer la gouvernance du parc applicatif de votre entreprise. Le guide MEGA Application Portfolio Management est composé des chapitres suivants : "Découvrir l espace de travail", page 13, présente les concepts de base à l utilisation de MEGA Application Portfolio Management ainsi que les initialisations des données de référence à mettre en place avant de lancer une campagne d inventaire du parc applicatif ; "Dresser l inventaire des applications", page 23, présente les fonctionnalités proposées par MEGA Application Portfolio Management pour identifier puis caractériser les applications qui composent le parc applicatif ; "Evaluer le portefeuille applicatif", page 45, introduit la notion de portefeuille disponible dans MEGA Application Portfolio Management et explique comment évaluer l ensemble des applications caractérisées pendant la phase d inventaire. "Transformation des portefeuilles", page 67, présente les notions de scénario et de plan d évolution sur lesquelles s appuie la phase de transformation. "Glossaire", page 91, résume les définitions des principaux concepts rencontrés dans MEGA Application Portfolio Management. Ce guide est également complété par les guides MEGA Common Features et MEGA Anywhere qui présentent les fonctionnalités communes à tous les produits de la gamme MEGA. Des fonctions spécifiques à la gestion des portefeuilles et des plans d évolution sont décrites dans le guide MEGA Portfolio & Planning. 11

12 Introduction 12 MEGA Application Portfolio Management

13 1 DÉCOUVRIR L ESPACE DE TRAVAIL Ce chapitre a pour but de vous familiariser avec l utilisation de MEGA Application Portfolio Management : il présente le lancement et les principales fonctions du logiciel. Les points suivants sont abordés ici : Pour plus de détails sur les fonctionnalités de MEGA, voir les guides MEGA Common Features et MEGA Anywhere qui présentent les fonctionnalités communes à tous les produits de suite MEGA. "Conditions préalables à l utilisation de ce guide", page 14 "Initialiser l espace de travail général", page 17 13

14 1 CONDITIONS PRÉALABLES À L UTILISATION DE CE GUIDE Ce chapitre présente les opérations d administration nécessaires à l utilisation de MEGA Application Portfolio Management. "Importer les bibliothèques spécifiques", page 14 "Définir les différents niveaux d utilisateur", page 15 Importer les bibliothèques spécifiques La suite MEGA est installée. Pour accéder aux fonctionnalités spécifiques à MEGA Application Portfolio Management telles que décrites dans ce guide, vous devez vous assurer que les procédures suivantes ont été réalisées par votre administrateur. Préparer les imports Les fichiers à importer sont livrés dans des fichiers compressés que vous devez décompresser avant d importer dans une base. Pour décompresser les fichiers spécifiques à MEGA Application Portfolio Management : 1. Dans le dossier où MEGA est installé, ouvrez le dossier Utilities, puis le dossier MEGA FrameWork. 2. Faites un double clic sur le fichier APM.exe. 3. Dans la fenêtre de dialogue qui s ouvre, cliquez sur Installer. 4. Faites un double clic sur le fichier APQC.exe. 5. Dans la fenêtre qui s ouvre, cliquez sur Installer. Importer les fichiers d utilisation de MEGA Application Portfolio Management Pour importer les objets spécifiques à MEGA Application Portfolio Management : 1. Lancez "Administration.exe" et connectez-vous avec un utilisateur qui dispose de l autorisation d administration des données : "Administrator". 2. Sélectionnez l environnement puis la base sur laquelle vous souhaitez travailler. 3. Faites un clic droit sur la base et sélectionnez Gestion des objets > Importer un framework. La fenêtre de sélection du framework apparaît. 4. Sélectionnez APM - Renaming et APM - Template et cliquez sur OK. 5. Quittez l application d administration. 14 MEGA Application Portfolio Management

15 Découvrir l espace de travail Conditions préalables à l utilisation de ce guide Importer les bibliothèques APQC Si vous souhaitez utiliser les processus métiers APQC pour les différents secteurs d activité : 1. Exécutez la procédure d import décrite au paragraphe "Importer les fichiers d utilisation de MEGA Application Portfolio Management", page Lancez "Administration.exe" et connectez-vous avec un utilisateur qui dispose de l autorisation d administration des données : "Administrator". 3. Sélectionnez les composants qui vous intéressent, par exemple APQC - Banking et APQC - Utilities et cliquez sur OK. 4. Quittez l application d administration. Définir les différents niveaux d utilisateur Les différents intervenants Le workflow MEGA Application Portfolio Management s adresse à trois profils d utilisateurs : Le "Gestionnaire d'application" - Application owner : son rôle est de renseigner les caractéristiques des applications dont il a la responsabilité, et de les mettre à jour régulièrement. Le "Gestionnaire de portefeuille applicatif" - Portfolio Manager Il est responsable du processus global et de son pilotage. Il gère les données de référence utilisées par le "Gestionnaire d'application" et s'assure de la bonne exécution des tâches qui lui sont confiées. Il classifie et évalue les applications. Le "Pilote de la stratégie applicative" : il travaille sur les scénarios d'évolution du paysage et les plans de transformation. Afin de permettre au "Gestionnaire de portefeuille applicatif" de piloter l inventaire du parc applicatif, un workflow de saisie et de validation des applications est livré avec MEGA Application Portfolio Management. Pour plus de détails sur les workflows, voir le guide MEGA TeamWork. Paramétrer le profil des utilisateurs L objectif de cette étape est de définir les droits des différents utilisateurs de chaque profil sur les objets des bibliothèques importées. Vous devez avoir au préalable : importé les frameworks APM - Template et APM - Renaming créé les utilisateurs et les profils Pour créer les utilisateurs de chaque profil : 1. Lancez "Administration.exe". 15

16 1 2. Sélectionnez l environnement dans lequel vous souhaitez travailler ; sélectionnez par exemple l environnement "Démonstration". 3. Connectez-vous avec un utilisateur disposant de l'autorisation d'administration des données : "Administrator", par exemple. 4. Dépliez le dossier de l environnement et le dossier "Comptes d utilisateurs". 5. Sélectionnez Utilisateur > Nouveau. La fenêtre de création d utilisateur s ouvre. 6. Remplissez les caractéristiques des utilisateurs en précisant le profil que vous souhaitez leur attribuer : Application owner ou Portfolio Manager. 7. Enregistrez et fermez le graphe des autorisations. La compilation du graphe est lancée automatiquement. 16 MEGA Application Portfolio Management

17 Découvrir l espace de travail Initialiser l espace de travail général INITIALISER L ESPACE DE TRAVAIL GÉNÉRAL Ce chapitre vous présente comment créer les éléments de base de votre travail. "Définir les options d affichage", page 17 "Découvrir l arbre de navigation", page 17 "Décrire l organisation de l entreprise", page 18 "Décrire les sites de l entreprise", page 19 "Définir les processus métier", page 19 "Définir les capacités métier", page 20 "Définir les cycles de vie", page 21 Définir les options d affichage MEGA Application Portfolio Management met à disposition des utilisateurs des pages de propriété spécifiques à la gestion de portefeuille. Ces pages sont disponibles dans une option. Pour afficher les pages dédiées à la gestion de portefeuille : 1. Cliquez sur le menu Outils > options de MEGA. 2. Dépliez le dossier Documentation. 3. Sélectionnez Application Portfolio Management. 4. Dans la fenêtre de droite, décochez l option Afficher les pages de propriétés non spécifiques à Application Portfolio Management. 5. Cochez l option Afficher les pages de propriétés spécifiques à Application Portfolio Management. 6. Cliquez sur OK. Découvrir l arbre de navigation Les composants standards proposés par MEGA Application Portfolio Management aux différents profils d utilisateurs sont accessibles à partir d une fenêtre de navigation dédiée. Pour consulter ces composants : Cliquez sur le menu Affichage > Fenêtres de navigation > Gestion des portefeuilles applicatifs. 17

18 1 Décrire l organisation de l entreprise MEGA Application Portfolio Management vous permet de décrire les entités et les acteurs de votre entreprise. Un acteur représente une personne ou un groupe de personnes qui interviennent dans les processus ou dans le système d'information de l'entreprise. Un acteur peut être interne ou externe à l'entreprise : Un acteur interne représente un élément de l'organisation d'une entreprise tel qu'une direction, un service ou un poste de travail. Il est défini à un niveau plus ou moins fin en fonction de la précision à fournir sur l'organisation (cf type d'acteur). Ex : la direction financière, la direction commerciale, le service marketing, l'agent commercial. Un acteur externe représente un organisme qui échange des flux avec l'entreprise. Ex : Client, Fournisseur, Administration. Créer un acteur Pour créer les entités de votre entreprise : 1. Dans l espace de travail, sélectionnez la fenêtre de navigation Gestion des portefeuilles applicatifs. La fenêtre Gestion des portefeuilles applicatifs est accessible par le menu Affichage > Fenêtres de navigation > Gestion des portefeuilles applicatifs. 2. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier Acteur et sélectionnez Nouveau > Acteur. L assistant de création d un acteur s ouvre. 3. Indiquez le nom de votre organisation et cliquez sur OK. L acteur associé à votre entreprise apparaît dans l arbre de navigation. 4. Cliquez avec le bouton droit sur ce nouvel acteur et sélectionnez Nouveau > Acteur pour créer les autres entités. Spécifier les propriétés d un acteur Pour préciser les propriétés d'un acteur : 1. Cliquez avec le bouton droit sur l acteur et sélectionnez Propriétés. 2. Dans le champ Type-Acteur, précisez le type de l'acteur. 18 MEGA Application Portfolio Management

19 Découvrir l espace de travail Initialiser l espace de travail général Il existe plusieurs types d acteurs : Un Acteur "Responsable" (par exemple, Directeur commercial). Un Acteur "Générique" correspond à un rôle pris en charge au cours du déroulement d'un projet (Rédacteur, Demandeur,...). Un Acteur "Structure" (par exemple, Direction Commerciale). Un Acteur "Fonction" (par exemple, Ingénieur Commercial). Vous pouvez également préciser ses coordonnées (nom de la société, adresse , numéro de téléphone, etc.). Décrire les sites de l entreprise MEGA Application Portfolio Management vous permet de décrire les sites de votre entreprise. Ces sites sont utilisés pour définir le contexte de déploiement d une application. Un site est un lieu géographique où est implantée l'entreprise. Les sites peuvent être des sites-types tels que le siège, l'agence, l'usine, ou des lieux géographiques précis comme l'agence de Marseille, l'usine de Poissy, etc. Pour créer les sites de votre entreprise : 1. Dans l espace de travail, sélectionnez la fenêtre de navigation Gestion des portefeuilles applicatifs. 2. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier Sites de déploiement et sélectionnez Nouveau > Site de déploiement. L assistant de création d un site s ouvre. 3. Indiquez le nom du site et cliquez sur OK. Le nouveau site apparaît dans l arbre de navigation. Définir les lignes métier Une ligne métier est une compétence ou un regroupement de compétences qui est d'intérêt pour l'entreprise. Elle correspond, par exemple, à des grands segments produits ou à des canaux de distribution ou à des activités métier. Pour accéder aux lignes métier de votre entreprise : A partir de la fenêtre de navigation Gestion des portefeuilles applicatifs, dépliez le dossier Lignes métier. Définir les processus métier L APQC propose des référentiels standards de processus métier spécifiques pour chaque grand secteur d'activité. Un processus métier représente un système qui fournit des produits ou des services à un client interne ou externe à l'entreprise ou à l'organisation. Aux niveaux supérieurs, un processus métier définit une structuration et une catégorisation du métier de l'entreprise. Il peut être décomposé en d'autres processus. Le lien vers les processus 19

20 1 organisationnels permet de décrire l'implémentation réelle du processus métier dans l'organisation. Un processus métier peut également être détaillé à l'aide d'une vue fonctionnelle. Un jeu de référentiels standard de processus métier, issus de l APQC, est fourni avec MEGA Application Portfolio Management. Pour plus de détails sur l import des processus métier de l APQC, voir "Importer les bibliothèques spécifiques", page 14. Pour accéder aux processus métier de votre entreprise : A partir de la fenêtre de navigation Gestion des portefeuilles applicatifs, dépliez le dossier Processus > Processus métier. Les processus APQC sont rangés dans des dossiers spécifiques. Définir les capacités métier La construction d un plan de capacité métier consiste à regrouper les différentes applications utilisées dans le système d information dans des blocs sur le critère de la similitude fonctionnelle. Plusieurs stratégies de regroupement peuvent être définies. Il est ainsi possible de définir plusieurs capacités métier décrivant le système d information avec des points de vue différents. Une capacité métier est une unité de découpage des traitements d'un système d information. Les traitements peuvent par exemple correspondre à une activité ou à un métier de l'entreprise. Pour plus de détails sur la répartition des applications dans le plan de capacité, voir "Répartition temporelle par capacité métier", page 65. Créer un plan de capacité métier Pour créer un nouveau plan de capacité métier : 1. Dans l espace de travail, cliquez dans la fenêtre de navigation Gestion des portefeuilles. 2. Dans le navigateur, faites un clic droit sur le dossier "Plan de capacité métier" et sélectionnez Nouveau > Carte de capacité. La fenêtre de création d'une carte de capacité apparaît. 3. Saisissez son nom. 4. Cliquez sur OK. La carte de capacité est créé et ajoutée à la liste des plans de capacité. Créer un diagramme de capacité métier Pour accéder aux diagrammes d une capacité métier : 1. Dépliez la liste des composants de la capacité métier en cliquant sur le signe "+" qui la précède dans l arbre. 2. Sélectionnez le diagramme qui vous intéresse dans la liste et ouvrez-le. Pour créer un diagramme de capacité métier : 1. Cliquez avec le bouton droit sur la capacité métier et sélectionnez Nouveau > Diagramme. L assistant de création de diagramme s ouvre. 20 MEGA Application Portfolio Management

21 Découvrir l espace de travail Initialiser l espace de travail général 2. Sélectionnez "Plan de capacité métier - Portefeuille" et cliquez sur Créer. Le nouveau diagramme s ouvre dans le fenêtre d édition. Capacités métier et sous-capacités Vous pouvez créer des "sous-capacités" à partir d une capacité. Propriétés des capacités métier Pour visualiser les caractéristiques d une capacité métier : Ouvrez la fenêtre de propriétés de la capacité métier. Le Niveau d urbanisme est indiqué dans le champ correspondant (zone, quartier ou bloc). L attribut Couleur permet de donner une autre dimension à vos diagrammes de capacité. La valeur donnée à cet attribut modifie la couleur de la forme de la zone, du quartier ou du bloc affichée dans le diagramme. L onglet Eléments urbanisés permet de préciser les applications, bases de données, services ou cas d utilisations concernés. Définir les cycles de vie Les cycles de vie livrés par défaut MEGA Application Portfolio Management fournit des cycles de vie standard pour les applications, les technologies et les objets manufacturés. Le cycle de vie d une application Ce cycle de vie décrit : l évolution standard d une application, quelle qu elle soit les états qui marquent les étapes de développement d une application. Ce cycle de vie standard peut s appliquer à l ensemble des applications. 21

22 1 Cycle de vie par défaut des objets manufacturés Le cycle de vie comporte trois états : Préparation Production Retrait Il s applique à tous les objets qui dépendent du temps. Créer de nouveaux cycles de vie Modifier un cycle de vie livré en standard a des conséquences sur les données déjà modélisées dans le référentiel. C'est donc une modification à réaliser avec des niveaux d'autorisation adaptés. Pour formaliser d'autres états que ceux fournis en standard par MEGA Application Portfolio Management, il est préférable de créer un nouveau cycle de vie. Pour créer un nouveau cycle de vie : 1. Ouvrez la fenêtre de navigation Gestion des portefeuilles. 2. Cliquez sur le dossier Cycle de vie et sélectionnez Nouveau > Cycle de vie. La fenêtre Création d un Cycle de vie apparaît. 3. Saisissez le Nom. La nouvelle fenêtre vous permet de spécifier la liste des types d objet (MetaClass) qui pourront être associés au cycle de vie créé. 4. Dans la section Type valide cliquez sur Relier. Plusieurs requêtes par défaut vous sont proposées pour vous assister dans ce choix. 5. Sélectionnez par exemple "Type d objets planifiables". 6. Sélectionnez les types d objet qui pourront être associés à ce cycle de vie et cliquez sur OK. La liste des types d objet sélectionnés apparaît dans la fenêtre. 7. Cliquez sur Terminer. Pour définir le diagramme d état associé au nouveau cycle de vie : Faites un clic droit sur le cycle de vie et cliquez sur Nouveau > Diagramme. Pour plus de détails sur l utilisation des diagrammes d états, voir "Le diagramme de machine à états", page MEGA Application Portfolio Management

23 2 DRESSER L INVENTAIRE DES APPLICATIONS Ce chapitre présente les fonctionnalités proposées par MEGA Application Portfolio Management pour vous aider à dresser l inventaire du parc applicatif de votre entreprise. Les points suivants sont abordés ici : "Construire le parc applicatif", page 24 "Définir les caractéristiques des applications", page 25 "Définir la vie des applications", page 31 "Gérer les versions et les déploiements", page 35 "Gérer les coûts d une application", page 39 23

24 2 CONSTRUIRE LE PARC APPLICATIF Créer une application Pour recenser des applications, MEGA Application Portfolio Management fournit un arbre de navigation. Il est disponible sous le menu Affichage > Fenêtres de navigation > Gestion de portefeuille applicatif de MEGA. Pour créer une application : Cliquez avec le bouton droit sur le dossier Mes applications et sélectionnez Nouveau > Application. A partir de l application créée, vous pouvez créer ses sous-applications. L utilisateur qui a créé une application en devient le responsable. Importer le fichier Excel des applications MEGA Application Portfolio Management s appuie sur la plateforme de MEGA pour l import de données avec Excel. Un assistant facilite l utilisation de modèles de fichiers et offre une gestion des liens entre les objets. Pour plus de détails sur la création de rapports, voir "Assistant d import/export Excel" dans le chapitre "Gérer des données avec Excel" du guide MEGA Common Features. 24 MEGA Application Portfolio Management

25 Dresser l inventaire des applications Définir les caractéristiques des applications DÉFINIR LES CARACTÉRISTIQUES DES APPLICATIONS L ensemble des éléments d une application est accessible à partir des différents onglets de sa fenêtre de propriétés. Pour accéder à la fenêtre de propriétés d une application : 1. Dans la barre d outils de l espace de travail MEGA, cliquez sur le bouton Propriétés. Une fenêtre de propriétés s ouvre. 2. Dans l arbre de navigation, cliquez sur l application que vous souhaitez étudier. La fenêtre de propriétés de l application apparaît. 3. Cliquez sur l onglet Identification pour accéder aux propriétés générales de l application. Identifier l application Pour accéder aux caractéristiques qui permettent d identifier une application : Dans la fenêtre de propriétés d une application, sélectionnez l onglet Identification. Les informations à préciser sont : le Code interne de l application dans l entreprise la case Modèle d application, qui doit être cochée si l application est utilisée pour construire d autres applications. un Commentaire. Définir les caractéristiques fonctionnelles de l application Pour identifier les données du référentiel reliées à l application : Dans la fenêtre de propriétés d une application, sélectionnez l onglet Fonctionnel. Un rapport permet d obtenir les caractéristiques fonctionnelles d une liste d applications. Voir "Liste des applications", page 64. Les types de données qui définissent la couverture fonctionnelle de l application sont : Les lignes métier ; Une ligne métier est une compétence ou un regroupement de compétences qui est d'intérêt pour l'entreprise. Elle correspond, par 25

26 2 exemple, à des grands segments produits ou à des canaux de distribution ou à des activités métier. Les processus métier ; Un processus métier représente un système qui fournit des produits ou des services à un client interne ou externe à l'entreprise ou à l'organisation. Aux niveaux supérieurs, un processus métier définit une structuration et une catégorisation du métier de l'entreprise. Il peut être décomposé en d'autres processus. Le lien vers les processus organisationnels permet de décrire l'implémentation réelle du processus métier dans l'organisation. Un processus métier peut également être détaillé à l'aide d'une vue fonctionnelle. Pour plus de détails sur la liste des processus métier disponibles, voir "Définir les processus métier", page 19. Les capacités métier ; Pour plus de détails sur la liste des processus métier disponibles, voir "Définir les capacités métier", page 20. Un rapport permet de visualiser la répartition des applications dans les capacités métier, voir "Répartition temporelle par capacité métier", page 65. Les fonctions implémentées. Une fonctionnalité est un service attendu par un acteur pour effectuer son travail. Cette fonctionnalité peut être nécessaire généralement dans le cadre d'une activité ou plus précisément pour exécuter une opération particulière. Elle peut être fournie par une application s'il s'agit d'une fonctionnalité informatique. Créer une fonctionnalité Pour créer une fonctionnalité : 1. Dans la fenêtre de propriétés de l application, cliquez sur l'onglet Compléments. 2. Dans l'arbre qui est présenté, cliquez avec le bouton droit sur Fonctionnalité et cliquez sur Nouveau. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, créez la fonctionnalité et saisissez éventuellement son commentaire. Elle apparaît dans la liste des fonctionnalités de l'application. Pour préciser qu'une fonctionnalité doit être informatisée : 1. Ouvrez la fenêtre de propriétés de la fonctionnalité. 2. Cliquez sur l'onglet Caractéristiques. 3. Dans le champ Type Fonctionnalité, sélectionnez "Informatique". Spécifier les technologies Pour spécifier les caractéristiques techniques d une application : Dans la fenêtre de propriétés d une application, cliquez sur l onglet Technologie. 26 MEGA Application Portfolio Management

27 Dresser l inventaire des applications Définir les caractéristiques des applications Vous pouvez : relier des technologies existantes à l application créer de nouvelles technologies. Une technologie est une définition ou un format qui a été approuvé par une organisation de standardisation ou qui est accepté comme standard de fait par l'industrie. Un rapport permet d obtenir la liste des applications par technologie. Pour plus de détails fonctionnels, voir "Liste des applications", page 64. Evaluer la criticité de l application La criticité d une application est évaluée par rapport à des critères liés au métier adressé, aux fonctionnalités couvertes et aux technologies utilisées. Cette évaluation permet de répartir les applications du parc de manière matricielle afin d identifier rapidement les applications à faire évoluer. Pour plus de détails sur l obtention de ce type de rapport, voir "Positionnement des applications du portefeuille", page 66. Les informations utilisées sont accessibles à partir de l onglet Evaluation de la fenêtre de propriétés de l application. 27

28 2 L évaluation porte sur : la Valeur métier, qui permet d évaluer le niveau d imbrication de l application dans la production de l entreprise. Niveau 1 : les processus opérationnels seront arrêtés si l application ne fonctionne plus et il existe une solution de contournement. Niveau 4 : des processus de production majeurs seront arrêtés en cas de dysfonctionnement de l application sans solution de contournement. le Support fonctionnel, qui permet d évaluer le niveau de support que l application délivre aux processus de l entreprise. Niveau 1 : niveau faible Niveau 4 : l application est critique d un point de vue fonctionnel parce qu elle supporte, à elle seule, des processus clés. Pour plus de détails sur les métiers concernés et les fonctionnalités couvertes, voir "Définir les caractéristiques fonctionnelles de l application", page 25. la Technologie, qui permet d évaluer les possibilités d évolution de l application à partir des techniques qui la supportent. Niveau 1 : ces techniques sont figées Niveau 4 : correspond à un socle technologique souple et évolutif. Pour plus de détails sur les technologies, voir "Spécifier les technologies", page 26. Spécifier les données échangées avec les autres applications Vous pouvez décrire les flux, leur orientation et leur contenu échangés entre les applications. Ces informations permettent de construire une cartographie des échanges. Un flux représente la circulation d'information à l'intérieur de l'entreprise ou entre l'entreprise et son environnement. Un flux peut transporter un contenu. Une donnée métier désigne le contenu d'un flux. Une donnée métier peut être utilisée par plusieurs flux puisqu'elle n'est pas associée à un émetteur et à un destinataire. Une même donnée métier peut être utilisée par plusieurs flux. Créer un flux avec donnée métier Pour plus de détails sur l obtention de ce rapport, voir "Consulter le rapport d environnement d application", page 29. Le contenu d un flux est représenté par une donnée métier. Une donnée métier désigne le contenu d'un flux. Une donnée métier peut être utilisée par plusieurs flux puisqu'elle n'est pas associée à un émetteur et à un destinataire. Une même donnée métier peut être utilisée par plusieurs flux. Pour créer un flux orienté de l application courante vers une application cible : 1. Ouvrez la fenêtre de propriétés de l application et sélectionnez l onglet Echanges. 2. Dans la section Eléments envoyés, cliquez sur le bouton Nouveau. La fenêtre de Création de Flux avec contenu s ouvre. 28 MEGA Application Portfolio Management

29 Dresser l inventaire des applications Définir les caractéristiques des applications Définir une donnée métier 3. A partir du champ Données métier, sélectionnez la donnée métier que vous souhaitez associer au flux à partir de la liste déroulante. 4. Sélectionnez l Application cible. 5. Cliquez sur OK. Vous pouvez associer plusieurs données métier au flux, voir "Définir une donnée métier", page 29. Pour accéder aux données métier associées à un flux : 1. Cliquez sur le flux et faites apparaître son menu contextuel avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Propriétés. La fenêtre de propriété s ouvre. 2. Cliquez dans l onglet Données métier. La liste des données métier reliées au flux apparaît. 3. Dans la section Données métier, cliquez sur le bouton Relier et sélectionnez la commande Proposer données métier. La liste des données métier de la librairie apparaît dans une fenêtre. 4. Sélectionnez le nom de la donnée métier puis cliquez sur OK. Consulter le rapport d environnement d application Ce rapport représente, sous la forme d un diagramme, les liens entre une application et son environnement. Les composants qui figurent sur le diagramme peuvent être des applications, des déploiements, des technologies, des fonctionnalités, des acteurs consommateurs ou des processus métiers. Pour créer un rapport d environnement d application : 1. Faites un clic droit sur une application et sélectionnez Nouveau > Diagramme. 29

30 2 2. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez Rapport d environnement d application, vérifiez que la case Initialiser le diagramme est cochée et cliquez sur le bouton Créer. Le rapport apparaît dans la fenêtre d édition. Les liens entre les applications correspondent aux flux échangés. 30 MEGA Application Portfolio Management

31 Dresser l inventaire des applications Définir la vie des applications DÉFINIR LA VIE DES APPLICATIONS Afin de permettre une analyse détaillée des scénarios d évolution des objets du référentiel et des coûts associés, MEGA Application Portfolio Management permet de décrire, à partir d une vie d un objet, la planification des étapes du cycle de vie d un objet. La vie d un objet est l ensemble des périodes de temps représentant le calendrier actualisé des états du cycle de vie d un objet. Une vie d objet peut être définie pour : un processus métier une application un équipement une initiative un plan d évolution. Visualiser la vie d un objet Un objet qui évolue dans le temps peut prendre différents états (préparation, production, retrait, etc.). La Ligne de vie d un objet permet de visualiser la planification de ces différents états sous la forme d un diagramme de Gantt. 31

32 2 Pour visualiser le diagramme de Gantt représentant les différents états d un produit, par exemple : Cliquez sur l onglet Ligne de vie de la fenêtre de propriétés du produit. La vie d un objet est caractérisée par : un Cycle de vie qui permet de définir la liste des états possibles de l objet. Pour plus de détails sur la notion de Cycle de vie, voir "Définir les cycles de vie", page 21. une Date de début et une Date de fin qui permettent de définir la période de temps sur laquelle les différents états sont échelonnés. La vie d un objet est l ensemble des périodes de temps représentant le calendrier actualisé des états du cycle de vie d un objet. A partir des informations sur la vie d un objet, le diagramme de Gantt représente la planification des différentes étapes dans le temps. Décrire la vie d un objet Créer la vie d un objet Pour créer la vie d un objet : La vie d un objet est l ensemble des périodes de temps représentant le calendrier actualisé des états du cycle de vie d un objet. 32 MEGA Application Portfolio Management

33 Dresser l inventaire des applications Définir la vie des applications 1. Cliquez avec le bouton droit sur l objet et sélectionnez Nouveau > Vie d un objet. La fenêtre de création d une vie d objet apparaît. 2. Spécifiez les caractéristiques suivantes : le Cycle de vie qui permet de définir la liste des états possibles de l objet. Pour plus de détails sur les cycles de vie proposés, voir "Définir les cycles de vie", page 21 une Date de début et une Date de fin qui permettent de situer la vie de l objet dans le temps. 3. Cliquez sur OK. Vous pouvez voir la vie de l objet dans la fenêtre de propriétés de l objet, sous l onglet Ligne de vie. Actualiser la ligne de vie d un objet Par défaut, les différentes étapes du cycle de vie de l objet sont réparties en périodes de durées égales entre les dates de début et de fin de la vie de l objet. Ces dates sont accessibles sous l onglet Ligne de vie dans la fenêtre de propriétés de l objet. Pour modifier les dates des différentes étapes de la vie de l application : 1. Ouvrez la fenêtre de propriétés de l application et cliquez sur l onglet Ligne de vie. 2. Positionnez le curseur de la souris sur la période que vous souhaitez étendre ou déplacer 33

34 2 3. En conservant le bouton gauche de la souris enfoncé, étendez la taille de la période. Les dates de début et de fin de la période sont modifiées en conséquence. Pour plus de détails sur l utilisation du diagramme de Gantt, voir "Description du diagramme de Gantt", page MEGA Application Portfolio Management

35 Dresser l inventaire des applications Gérer les versions et les déploiements GÉRER LES VERSIONS ET LES DÉPLOIEMENTS Gérer les versions MEGA Application Portfolio Management permet de gérer les versions des applications. Pour plus de détails sur les versions, voir le guide MEGA Common Features, "Les versions d objets" dans le chapitre "Manipuler les objets du référentiel". Pour utiliser les variations, il faut cocher l option Modélisation des processus et des l architectures, Activation des variations. Si vous créez une version d une application, l application est automatiquement verrouillée. Pour apporter une modification à l application, vous devez créer une nouvelle version ou déverrouiller l application. La version d une application est créée sans vie d un objet, même si l application parente en avait une. Déverrouiller une application Pour déverrouiller l objet parent qui a été versionné : Faites un clic droit sur l objet et sélectionnez Administrer > Déverrouiller l objet. Ce menu apparaît si vous disposez des droits pour lever les verrous sur les objets protégés. Pour lever les verrous sur les objets protégés : 1. Depuis l espace de travail, sélectionnez Outils > Options puis cliquez sur Référentiel. 2. Dans la partie droite de la fenêtre, à partir du champ Autoriser le déverrouillage des objets protégés, sélectionnez "Autoriser". Gérer les déploiements MEGA permet d associer à une application un ou plusieurs déploiements. Un déploiement d application est supporté par un site. Le déploiement d application sur un site permet d'offrir des fonctionnalités adaptées à différentes populations d'utilisateurs pendant une période de temps. Un déploiement d application représente l utilisation, par une population donnée, d une application dans le temps. Le déploiement est donc associé à un cycle de vie qui est précisé au moment de sa création. Sur un même site, une application est déployée pour offrir différents services à différents utilisateurs. Chaque déploiement est donc associé à plusieurs contextes 35

36 2 de déploiement qui permettent de spécifier les listes des fonctionnalités offertes aux différents utilisateurs. Le contexte de déploiement d application permet de spécifier la liste des fonctionnalités offertes à chaque populations d'utilisateurs pour un déploiement donné pendant une période de temps. Plusieurs contextes peuvent être créés pour un déploiement d application donné. Le mécanisme de déploiement des applications complète la fonctionnalité de gestion de version proposée par MEGA. Consulter les déploiements d une application Pour accéder aux déploiements d une application : Dans l arbre de navigation Objets principaux, dépliez le dossier "Applications". Pour accéder aux caractéristiques des déploiements d une application : 1. Cliquez avec le bouton droit sur l application et ouvrez sa fenêtre de propriétés. 2. Cliquez dans l onglet Déploiement. La liste des déploiements associés à l application s affiche avec les principales caractéristiques : date de début du déploiement date de retrait prévue site concerné 3. Cliquez sur un déploiement. La liste des contextes associés au déploiement s affiche dans la section Contexte du déploiement : date de début du déploiement du contexte, date de retrait des fonctionnalités proposées nombre d utilisateurs prévus. 36 MEGA Application Portfolio Management

37 Dresser l inventaire des applications Gérer les versions et les déploiements 4. Cliquez sur un contexte. La liste des fonctionnalités associées au contexte s affiche dans la section Fonction implémentée. La liste des utilisateurs de ces fonctionnalités s affiche dans la section Consommateur. Créer un déploiement d application Le déploiement d application sur un site permet d'offrir des fonctionnalités adaptées à différentes populations d'utilisateurs pendant une période de temps. Pour créer un déploiement d application : 1. Cliquez avec le bouton droit sur l application et sélectionnez Nouveau > Déploiement d application. La fenêtre de Création d un déploiement d application s ouvre. 2. Spécifiez le nom du déploiement. 3. Sélectionnez le Cycle de vie de déploiement à partir de la liste déroulante associée à ce champ. 37

38 2 4. Indiquez : la Date de début, qui correspond à la date du déploiement effectif. la Date de fin, qui peut correspondre à la date de la fin de mise en production de l application. 5. Cochez la case Verrouiller l objet source du déploiement pour éviter toute modification de l application déployée. Vous ne pouvez plus modifier une application verrouillée. Si une modification doit être apportée à l application, il faut créer une nouvelle version. Pour plus de détails sur les versions, voir le guide MEGA Common Features, chapitres "Manipuler les objets du référentiel", "Les versions d objets". 6. Cliquez sur Suivant. La fenêtre d Ajout d un contexte de déploiement s ouvre. 7. Dans la liste déroulante du champ Support de déploiement, sélectionnez le site qui héberge le déploiement. 8. Cliquez sur Terminer. Le nouveau déploiement apparaît dans l arbre de navigation Gestion de portefeuille applicatif. Si vous cliquez sur Suivant, vous pouvez créer les contextes de déploiement. Pour plus de détails, voir "Créer un contexte de déploiement", page 38. Créer un contexte de déploiement Le contexte de déploiement d application permet de spécifier la liste des fonctionnalités offertes à chaque populations d'utilisateurs pour un déploiement donné pendant une période de temps. Plusieurs contextes peuvent être créés pour un déploiement d application donné. Pour créer un contexte de déploiement à partir d une application : 1. Cliquez sur l application et ouvrez sa fenêtre de propriétés. 2. Cliquez dans l onglet Déploiement. La liste des déploiements associés à l application s affiche. 3. Cliquez sur le déploiement qui vous intéresse. 4. Dans la section Contexte de déploiement, cliquez sur le bouton Nouveau. La fenêtre Création d un contexte de déploiement s ouvre. Le Cycle de vie, la Date de début et la Date de fin sont initialisés à partir des informations données dans le déploiement. 5. Cliquez sur Suivant. La fenêtre d ajout d un consommateur s ouvre. 6. Cliquez sur le bouton Relier pour sélectionner les utilisateurs spécifiques au contexte de déploiement. 7. Cliquez sur Suivant. La fenêtre d ajout d une fonctionnalité s ouvre. 8. Cliquez sur le bouton Relier pour sélectionner les fonctionnalités qui seront proposées aux utilisateurs dans le contexte du déploiement. 9. Cliquez sur Terminer. Le nouveau contexte de déploiement apparaît dans l arbre de navigation sous l application déployée. 38 MEGA Application Portfolio Management

39 Dresser l inventaire des applications Gérer les coûts d une application GÉRER LES COÛTS D UNE APPLICATION L objectif de la modélisation des coûts avec MEGA est de pouvoir comparer le coût de différents composants, mais aussi de comparer différents scénarios d évolution sur des critères financiers identiques. Afin de pouvoir prendre en compte le temps (le passé et le futur), le coût d un composant est représenté par une partie fixe et une partie périodique. Par exemple, un prix d achat est spécifié dans une partie fixe et la maintenance annuelle dans une partie périodique. Enfin, les coûts sont caractérisés par différents critères qui permettent des comparaisons plus fines. Les critères sont : un type qui permet de distinguer les coûts d investissement ; une nature qui permet d isoler les coûts d infrastructure, de licences, de service ou de main d oeuvre ; l état du cycle de vie du composant concerné. Les principes de calcul des coûts Chaque dépense fixe est associée à un montant et à une date. Chaque dépense périodique est associée à un montant initial, une date de début, le montant et la périodicité des échéances. Pour plus de détails sur la création des dépenses, voir "Créer une dépense fixe", page 41 et "Modifier une dépense périodique", page 42 Le coût de l objet peut être calculé dans l absolu ou dans le cadre d une initiative contextuelle à un portefeuille. Dans le cas d une initiative, les sommes sont calculées entre la date de début et la date de fin du portefeuille. On suppose par exemple que le retrait d une application débute en juillet avec un coût périodique dégressif. Le coût périodique est 500 et le coût décroissant Date de début Date de fin Coût de la période Coût total obtenu 01/07/ /07/ /07/ /08/ /07/ /09/ /07/ /10/ /07/ /11/ /07/ /12/

40 2 La formule de calcul des coûts proposée en standard dans MEGA s appuie sur les caractéristiques des coûts fixes et des coûts variables. Ajuster la date des dépenses Le coût d un objet doit être prévu à une date cohérente avec la vie de l objet et plus précisément avec l état du cycle de vie de l objet. Les dates associées aux dépenses sont donc automatiquement ajustées par rapport à une période de référence. Cette période de référence est celle de l état du cycle de vie de l objet associé à la ligne de coût. Si aucun état n est associé à la ligne de coût, alors la période de référence est définie par les dates de début et de fin de la vie de l objet sur lequel porte la ligne de coût. Par conséquent, la date d une dépense fixe prend la valeur de la date de début de la période de référence si sa valeur initiale est antérieure à cette date. Elle prend la valeur de la date de fin de la période de référence si sa valeur initiale est postérieure à cette date. La date de début d une dépense périodique prend automatiquement la valeur de la date de début de la période de référence. Spécifier les coûts d un composant Vous pouvez définir des coûts sur les composants MEGA suivants : Applications, Déploiement d application, Initiatives. A un composant peuvent être associées une ou plusieurs lignes de coût. Une ligne de coût permet d'identifier la nature et le type d'un coût. Une ligne de coût est caractérisée par : un type : fonctionnement ou investissement ; une nature : infrastructure, licences, service, main d oeuvre ; l état du cycle de vie du composant concerné, tel que les phases de spécification ou de développement. A une ligne de coût peuvent être associées : une dépense périodique ; une ou plusieurs dépenses fixes. Créer une ligne de coût Pour associer des coûts à une application par exemple, vous devez commencer par créer une ligne de coût. Pour créer une ligne de coût pour une application : 1. Ouvrez la fenêtre de propriétés de l application et sélectionnez l onglet Coûts et le sous-onglet Lignes de coût. 2. Dans la section Ligne de coût, cliquez sur le bouton Nouveau. La fenêtre de Création d une ligne de coûts s ouvre. 40 MEGA Application Portfolio Management

41 Dresser l inventaire des applications Gérer les coûts d une application 3. Précisez le nom de la ligne de coût. 4. Dans le champ Type de coût, sélectionnez le type de la ligne de coût : investissement ou fonctionnement. 5. Dans le champ Nature de coût, sélectionnez la nature de la ligne de coût : infrastructure licences service main d oeuvre 6. Sélectionnez l état du cycle de vie de l application. Les états proposés dans la liste déroulante sont les états du cycle de vie associé à la vie de l objet. 7. Cliquez sur Suivant. La fenêtre de création d une dépense fixe s ouvre. Pour plus de détails sur la création d une dépense fixe, voir "Créer une dépense fixe", page Cliquez sur Suivant. La fenêtre d initialisation d une dépense périodique s ouvre. Pour plus de détails sur la création d une dépense fixe, voir "Modifier une dépense périodique", page Cliquez sur Terminer. La nouvelle ligne de coût apparaît dans la section Ligne de coût de la fenêtre de propriété de l application. De la même manière, vous pouvez créer plusieurs lignes de coût pour un même composant. Créer une dépense fixe Les dépenses fixes associées à un composant sont accessibles à partir de la fenêtre de propriétés du composant, dans l onglet Coûts. Il est possible de créer une dépense fixe, soit à partir du sous onglet Lignes de coût, soit à partir du sous onglet Dépenses fixes. Pour créer une nouvelle dépense fixe, sur une application, à partir d une ligne de coût : 1. Ouvrez la fenêtre de propriétés de l application et sélectionnez l onglet Coûts et le sous onglet Lignes de coût. 2. Dans la section Lignes de coût, sélectionnez la ligne de coût qui vous intéresse. Les liste des dépenses fixes associées à la ligne de coût apparaît dans la section Dépenses fixes de la ligne de coût. 3. Dans la section Dépenses fixes de la ligne de coût, cliquez sur le bouton Nouveau. La fenêtre de Création d une dépense s ouvre. 4. Précisez : le Nom de la dépense, la Date de la dépenses, le Montant de la dépense. Si vous créez une dépense fixe à partir de l onglet Coûts et du sous onglet Dépenses fixes. Vous devez spécifier la ligne de coût à laquelle la dépense doit être reliée. 41

42 2 5. Cliquez sur OK. La nouvelle dépense apparaît dans la section Dépenses fixes de la ligne de coût de la fenêtre de propriétés de l application. Modifier une dépense périodique Pour modifier les caractéristiques d une dépense périodique associée à une application, à partir d une ligne de coût : 1. Ouvrez la fenêtre de propriétés de l application et sélectionnez l onglet Coûts et le sous-onglet Ligne de coût. 2. Dans la section Ligne de coût, sélectionnez la ligne de coût qui vous intéresse et ouvrez sa fenêtre de propriétés. 3. Précisez : le Nom de la dépense le Coût périodique la Périodicité le Montant croissant/décroissant des coûts périodiques Si vous indiquez un montant négatif, à chaque période de temps le montant sera déduit du coût périodique jusqu à ce que celui-ci devienne nul. 4. Cliquez sur OK. Analyser les coûts Un rapport permet de dresser la synthèse des coûts des applications, de leurs versions et des déploiements. Pour plus de détails sur ce rapport, voir "Coût des applications, versions et déploiements", page 63. Exemple de tableau de synthèse sur les coûts des applications, de leur version et de leur déploiement 42 MEGA Application Portfolio Management

43 Dresser l inventaire des applications Gérer les coûts d une application L analyse des coûts des portefeuilles compte tenu des différents scénarios peut être réalisée à travers les initiatives. Pour plus de détails sur la spécification des coûts, voir "Modéliser les coûts d une initiative", page

44 2 44 MEGA Application Portfolio Management

45 3 EVALUER LE PORTEFEUILLE APPLICATIF Les applications renseignées dans la phase d'inventaire sont classifiées par le "gestionnaire de portefeuille" dans des portefeuilles (et sous-portefeuilles). De nombreux rapports sont proposés par MEGA Application Portfolio Management pour évaluer les applications avant d aborder la phase de transformation. Les points suivants sont abordés dans ce chapitre : "Décrire un portefeuille", page 46 "Définir les critères", page 50 "Définir les initiatives", page 56 "Analyser les données d inventaire", page 62 45

46 3 DÉCRIRE UN PORTEFEUILLE La construction d un portefeuille avec MEGA Application Portfolio Management vous offre la possibilité de définir l ensemble des informations qui vous permettront de choisir les initiatives à mettre en oeuvre. Un portefeuille permet de représenter la totalité des investissements d'une entreprise (ou d'un département) nécessaires à conduire les changements requis pour atteindre les objectifs stratégiques. Il est composé d'un ensemble d'initiatives à comparer les unes avec les autres sur la base des critères de comparaison associés au portefeuille. Une initiative est un élément de portefeuille correspondant à un des programmes d'investissement que l'entreprise (ou le département) a identifié pour atteindre ses objectifs stratégiques. "Créer un portefeuille", page 46 "Créer un sous-portefeuille", page 46 "Créer un diagramme de portefeuille", page 47 "Visualiser et mettre à jour le contenu d un portefeuille", page 48 Créer un portefeuille La construction d un portefeuille consiste à définir les initiatives, les critères de comparaison et les échéanciers relatifs au portefeuille. Pour créer un portefeuille : 1. Cliquez sur la fenêtre de navigation Gestion des portefeuilles applicatifs. Si cette fenêtre n est pas affichée, cliquez sur le menu Affichage > Fenêtres de navigation > Objets principaux. 2. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier Portefeuille et sélectionnez Nouveau > Portefeuille. 3. Dans la fenêtre qui apparaît, indiquez le nom du portefeuille. 4. Cliquez sur OK. Créer un sous-portefeuille Afin de pouvoir étudier finement différentes hypothèses d évolution, vous pouvez décomposer un portefeuille en sous-portefeuilles soumis chacun à des scénarios différents. Pour créer un sous portefeuille : 1. Cliquez avec le bouton droit sur le portefeuille qui vous intéresse et sélectionnez Nouveau > Portefeuille. 2. Dans la fenêtre qui apparaît, indiquez le nom du portefeuille. 46 MEGA Application Portfolio Management

47 Evaluer le portefeuille applicatif Décrire un portefeuille 3. Cliquez sur OK. Si un scénario est associé au portefeuille principal, il n est pas hérité par le sous-portefeuille Vous pouvez créer un sous-portefeuille à partir d un groupe d initiatives. Pour plus de détails voir "Créer un groupe d initiatives", page 58. Propager les critères Pour ajouter les critères du portefeuille "père" aux critères des sous-portefeuilles : Sur un portefeuille ayant des sous-portefeuilles, sélectionnez Propager les critères. Pour plus d information sur les critères de portefeuille, voir "Définir les critères", page 50. Créer un diagramme de portefeuille Le diagramme de portefeuille permet de représenter le contenu du portefeuille. Pour créer un diagramme de portefeuille : 1. Faites un clic droit sur le nom du portefeuille et sélectionnez Nouveau > Diagramme. 2. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez Diagramme de portefeuille, vérifiez que la case Initialiser le diagramme est cochée, et cliquez sur le bouton Créer. La fenêtre du diagramme de portefeuille apparaît avec le portefeuille représenté à l intérieur. Les sous-portefeuilles et leur contenu n apparaissent pas dans les diagrammes de portefeuille. Diagramme de capacité métier associé à un portefeuille De la même manière, vous pouvez créer un diagramme de capacité métier associé au portefeuille. Ce diagramme positionne les applications, placées dans les 47

48 3 initiatives du portefeuille, dans les zones du diagramme qui représentent les capacités métiers. Pour plus de détails sur les plans de capacité, voir "Définir les capacités métier", page 20. A partir de ce diagramme, vous pouvez obtenir un rapport qui représente la phase du cycle de vie de l application à une date donnée. Pour plus de détails sur ce rapport, voir "Répartition temporelle par capacité métier", page 65. Visualiser et mettre à jour le contenu d un portefeuille L ensemble des éléments d un portefeuille est accessible à partir des différents onglets de sa fenêtre de propriétés. Pour accéder à la fenêtre de propriétés d un portefeuille : 1. Dans la barre d outils de l espace de travail MEGA, cliquez sur le bouton Propriétés. Une fenêtre de propriétés s ouvre. Pour faciliter votre travail, positionnez la fenêtre de propriétés dans la partie centrale de la zone d édition en faisant un clic droit sur le bandeau de la fenêtre et en sélectionnant, dans le menu, Intégrer dans la fenêtre d édition. 2. Dans l arbre de navigation, cliquez sur le portefeuille que vous souhaitez étudier. La fenêtre de propriétés du portefeuille apparaît dans la zone prévue. 3. Cliquez sur l onglet Caractéristiques pour voir les scénarios détenus par le portefeuille ainsi que l ensemble des sous portefeuilles. 48 MEGA Application Portfolio Management

49 Evaluer le portefeuille applicatif Décrire un portefeuille 4. Cliquez sur l onglet Initiatives et le sous-onglet Evaluation pour voir l ensemble des initiatives du portefeuille et la valeur des critères associés à chacune d elles. Un critère est élément de référence utilisé pour comparer des initiatives au sein d'un portefeuille. Les valeurs d un critère doivent être prédéfinies. 49

50 3 DÉFINIR LES CRITÈRES Vous pouvez comparer les initiatives définies à l intérieur d un portefeuille sur la base de critères communs associés au portefeuille. Un critère est élément de référence utilisé pour comparer des initiatives au sein d'un portefeuille. Les valeurs d un critère doivent être prédéfinies. Pour visualiser les critères associés à un portefeuille : Ouvrez la fenêtre de propriétés du portefeuille et cliquez sur l onglet Critères. Pour définir les critères d un portefeuille, vous pouvez : utiliser les critères existant dans la base, créer de nouveaux critères ainsi que les valeurs associées. Les critères sont définis à partir de la MetaClasse (type d objet) TaggedValue. Certaines fenêtres utilisent ce terme plutôt que Critère. Utiliser les critères standards Pour définir les critères de comparaison des initiatives d un portefeuille sur la base des critères existants : 1. Ouvrez la fenêtre de propriétés du portefeuille. 2. Dans l onglet Critères, cliquez sur le bouton Relier. La fenêtre de Choix d une requête s affiche. 3. Cliquez sur Critères d évaluation. La liste des critères déjà définis s affiche dans une fenêtre de Choix d objets de type TaggedValue. Si vous cliquez sur Autres, la fenêtre de recherche s ouvre. Cliquez sur l onglet Requêtes Cataloguées pour accéder à des requêtes qui sont fonction du portefeuille. 4. Sélectionnez les critères qui vous intéressent. 5. Cliquez sur Ok. Chaque critère sélectionné s affiche dans la fenêtre de propriétés du portefeuille. Utiliser les critères de coût Des critères standards sont proposés pour traiter les coûts modélisés sur les objets et les initiatives. Pour plus de détails sur les principes de modélisation des coûts, voir "Gérer les coûts d une application", page 39. Pour plus de détails sur la modélisation du coût d une initiative, voir "Modéliser les coûts d une initiative", page MEGA Application Portfolio Management

51 Evaluer le portefeuille applicatif Définir les critères Les critères standards qui permettent d analyser les coûts déclarés sur les initiatives en fonction de leur type et de leur nature sont les suivants : pour le type Dépenses d'investissement Dépenses de fonctionnement pour la nature Coûts d'infrastructure Coûts de licences logicielles Coûts de main d oeuvre Coûts de service Le nom des critères standards qui permettent d analyser les coûts déclarés sur les objets porte l extension "de référence", par exemple "Coûts de service de référence". Etant donné que ces critères sont calculés automatiquement, ils ne sont pas modifiables à partir de l onglet Initiatives et du sous onglet Evaluation du portefeuille. Pour plus de détails, voir "Evaluer les initiatives", page 61. Créer un nouveau critère Pour créer de nouveaux critères de comparaison des initiatives d un portefeuille : 1. Ouvrez la fenêtre de propriétés du portefeuille. 2. Dans l onglet Critères, cliquez sur le bouton Nouveau. Le nouveau critère apparaît dans la liste des critères du portefeuille. 3. Spécifiez le nom du nouveau critère. Définir le format d un critère Pour définir les caractéristiques du critère : 1. Ouvrez la fenêtre de propriétés du critère et sélectionnez l onglet Caractéristiques. La spécification du type et du format d une TaggedValue (ou critère) est identique à celle d un MetaAttribute. Pour plus de détails sur la déclaration du format d un critère, voir le chapitre "Les MetaAtrributes" du guide MEGA Studio. 2. Précisez le type que prendront les valeurs du critère à partir du MetaAttribute Type. MetaAttribute Type String DateTime VarChar VarBinary Signification Alphanumérique, il faut alors spécifier la valeur de l attribut MetaAttribute Length Date Texte ASCII Texte binaire (réservé) 51

52 3 MetaAttribute Type Signification Boolean Booléen (0 ou 1) Short Entier ( ) Long Entier ( ) Binary Binaire (réservé) Double Entier ( ) Float Nombre Flottant 3. Précisez le format des valeurs du critère à partir du MetaAttribute Format. Les valeurs possibles sont : Standard: pour les chaînes de caractères Enumeration : pour une liste de chaînes de caractères avec des valeurs prédéfinies Enumeration (Opened) : pour une liste ouverte à l utilisateur de chaînes de caractères Duration : pour des dates Percent : pour saisir un pourcentage Double : pour saisir un nombre Object : pour saisir un objet Signed Number : pour saisir un nombre éventuellement négatif. Dans ce cas, MetaAttribute Type doit être Short, Long, Double ou Float. Les formats suivants sont reconnus dans les rapports d analyse : Standard, Enumeration et Signed Number. Pour plus de détails sur les rapports d analyse voir "Analyser les données d inventaire", page 62 et "Les rapports de transformation", page Cliquez sur Ok. Pour définir les valeurs associées à un critère de format Enumeration : 1. Ouvrez la fenêtre de propriétés du critère. 2. Cliquez sur l onglet Valeurs Externes. 3. Cliquez sur le bouton Nouveau pour créer de nouvelles valeurs. Définir les règles d agrégation d un critère L agrégation d un critère permet de définir les règles de calcul qui seront appliquées aux valeurs des initiatives pour obtenir la valeur du critère sur un portefeuille. Vous pouvez ainsi comparer les portefeuilles entre eux. Pour définir les règles d agrégation du critère : Ouvrez la fenêtre de propriétés du critère et sélectionnez l onglet Caractéristiques. 52 MEGA Application Portfolio Management

53 Evaluer le portefeuille applicatif Définir les critères Les politiques d agrégation proposées en standard sont : le Minimum le Maximum la Moyenne la Somme Par exemple, le critère Coût associé à un portefeuille peut être obtenu en calculant le coût moyen des initiatives qui composent le portefeuille ou bien la somme des coûts de chacun des éléments. Pour fixer des règles d agrégations plus spécifiques, la politique d agrégation peut être définie par une Macro. Le nom de la macro est défini dans la colonne Macro d agrégation. Pour plus d information sur l utilisation des Macros dans MEGA voir le guide MEGA Exchange - API. Le résultat de l agrégation des différents critères est accessible dans la colonne Valeur d agrégation. 53

54 3 UTILISER LES ÉCHÉANCIERS Les phases d analyse et de mise en oeuvre des initiatives d un portefeuille s appuient sur des échéanciers. Un échéancier présente les échéances clés de l'organisation à partir de dates fixes ou de périodes bornées. Un échéancier est un objet propre à l entreprise ; il peut être référencé par des portefeuilles ou des plans d évolution. Pour visualiser les échéanciers associés à un portefeuille : Ouvrez la fenêtre de propriétés du portefeuille et cliquez sur l onglet Echéanciers référencés. L exemple ci-dessus présente un échéancier de mise à niveau des applications du parc applicatif. Les phases de suppression des applications obsolètes sont synchronisées avec les phases de déploiement de nouvelles applications. Créer un échéancier Pour créer un échéancier, à partir d une bibliothèque, depuis le navigateur : 1. Cliquez sur la fenêtre de navigation Objets principaux. 2. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier Echéanciers et sélectionnez Nouveau > Echéancier. La fenêtre Création d un échéancier apparaît. 3. Saisissez le nom de l échéancier. 4. Cliquez sur Terminer. L échéancier est créé et ajouté dans la liste des échéanciers de la bibliothèque. 54 MEGA Application Portfolio Management

55 Evaluer le portefeuille applicatif Utiliser les échéanciers Définir un échéancier Le Diagramme d échéancier vous permet de définir les différents événements clés qui composent l échéancier ainsi que leurs liens de dépendance. Pour créer un diagramme d échéancier : 1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône de l échéancier et sélectionnez Nouveau > Diagramme. 2. Dans l assistant qui apparaît, sélectionnez Diagramme d échéancier et cliquez sur le bouton Créer. Une fenêtre vide apparaît. Pour créer une Echéance : 1. Dans la barre d objets, cliquez sur le bouton Echéance puis cliquez dans le diagramme. La fenêtre d ajout d une échéance apparaît. 2. Saisissez le nom de l échéance et cliquez sur Créer. L échéance apparaît dans le diagramme. Pour spécifier les liens temporels entre les échéances, vous allez créer un enchaînement : 1. Cliquez sur le bouton Enchaînement 2. Cliquez sur l échéance qui représente l étape de départ, et tirez un trait jusqu à l échéance représentant l étape suivante en maintenant le bouton de la souris enfoncé. 3. Lâchez le bouton de la souris. Un lien orienté d une échéance à la suivante apparaît dans le diagramme. Les échéances précédentes et suivantes apparaissent également dans la fenêtre de Propriétés d une échéance, dans l onglet Caractéristiques. Dater une échéance Une échéance peut être associée à une date précise ou bien à un intervalle de temps. L intervalle de temps est défini par une date au plus tôt et une date au plus tard. Pour définir les dates des échéances d un échéancier : 1. Ouvrez la fenêtre de propriétés de l échéancier. 2. Cliquez sur l onglet Caractéristiques. 3. Dans le champ Echéances détenues, vous pouvez dater les échéances. Vous pouvez aussi préciser les enchaînements. 55

56 3 DÉFINIR LES INITIATIVES Une initiative est associée à un objet du référentiel de l entreprise. Une initiative est un élément de portefeuille correspondant à un des programmes d'investissement que l'entreprise (ou le département) a identifié pour atteindre ses objectifs stratégiques. Avec MEGA Application Portfolio Management, cet objet peut être : un acteur une application un déploiement d application un processus métier une technologie Plusieurs initiatives peuvent être regroupées dans un groupe d initiatives afin de faciliter la gestion du portefeuille. Un groupe d'initiatives est un ensemble de programmes d'investissement cohérents destinés à simplifier l'analyse et le suivi du portefeuille. Créer une initiative Vous pouvez créer une initiative : à partir du navigateur à partir d un diagramme de portefeuille à partir d une application Créer une initiative à partir d un diagramme de portefeuille Pour créer une initiative à partir d un diagramme de portefeuille : 1. Cliquez sur le bouton Initiative de la barre d outils. 2. Positionnez l initiative dans le cadre du portefeuille. La fenêtre Création d une Initiative s ouvre. 3. Cliquez sur la flèche à droite du champ Elément sujet de l initiative et sélectionnez la commande Rechercher. La fenêtre de recherche s ouvre. 4. Sélectionnez un type d objet, par exemple "Projet" et lancez la recherche. La liste des projets de la base apparaît dans une fenêtre. 5. Sélectionnez le projet qui vous intéresse et cliquez sur le bouton OK. 6. Dans la fenêtre Création d une Initiative, cliquez sur le bouton OK. L initiative apparaît dans le diagramme avec l icône d un projet et le nom de l objet sélectionné. Vous pouvez également créer une initiative en sélectionnant l objet qui vous intéresse dans l arbre de navigation et en le faisant glisser dans le diagramme de portefeuille. 56 MEGA Application Portfolio Management

57 Evaluer le portefeuille applicatif Définir les initiatives Pour changer le nom d une initiative : Cliquez sur son nom, appuyez sur la touche <F2> et saisissez le nom que vous souhaitez lui donner. Créer une initiative à partir d une application Pour créer une initiative à partir d une application : Faites un clic droit sur l application et sélectionnez la commande Ajouter au portefeuille. Une fenêtre s ouvre pour sélectionner le portefeuille dans lequel sera ajoutée l initiative. Définir les dépendances entre les initiatives Vous pouvez préciser que la réalisation d une initiative contribue à la réalisation d une autre initiative, par exemple que "l application de messagerie" est liée à "Outlook". Pour créer un lien de dépendance entre deux initiatives : 1. Cliquez sur la bobine de la barre d objets. 2. Cliquez sur l initiative qui contribue à la réalisation de l autre, par exemple "Outlook" et, en maintenant le bouton de la souris enfoncé, tirez un lien vers l initiative conditionnée, par exemple "l application de messagerie". Une fenêtre de choix s ouvre. 3. Sélectionnez le type Contribue à l initiative et cliquez sur OK. Un lien orienté est créé. Par défaut vous ne pouvez construire que des liens qui représentent la contribution initiative à une autre. Vous pouvez également créer un lien Initiative exclue. Ce lien signifie qu une initiative n a aucun impact sur une autre. Pour pouvoir définir un lien de type Initiative exclue : 1. Cliquez sur le bouton Vues et détails de la barre d outils du diagramme. 2. Cochez la case Autres liens. 3. Cliquez sur OK. 57

58 3 Créer un groupe d initiatives Vous pouvez créer un groupe d initiatives : à partir du navigateur à partir d un diagramme de portefeuille Pour créer un groupe d initiatives à partir d un diagramme de portefeuille : 1. Cliquez sur le bouton Groupe d initiatives de la barre d outils. 2. Positionnez le groupe d initiatives dans le cadre du portefeuille. La fenêtre Création d un groupe d initiatives s ouvre. 3. Dans le champ Nom, saisissez le nom du groupe. 4. Cliquez sur le bouton OK. Le groupe d initiatives apparaît dans le diagramme. Pour relier une initiative à un groupe d initiatives : Faites glisser l initiative à l intérieur du cadre représentant le groupe. Pour créer un sous-portefeuille directement à partir d un groupe d initiatives : 1. Cliquez avec le bouton droit sur le groupe d initiatives et sélectionnez la commande Transformer en sous portefeuille. Un sous portefeuille portant le nom du groupe d initiatives apparaît dans l arbre de navigation. Le groupe d initiatives et son contenu disparaissent du diagramme d initiatives. 2. Cliquez sur le nom du sous portefeuille, appuyez sur la touche <F2> et saisissez le nom que vous souhaitez lui donner. Définir les caractéristiques d une initiative Pour accéder aux informations relatives à une initiative : Ouvrez la fenêtre de propriétés de l initiative et sélectionnez l onglet Caractéristiques. L objet sur lequel porte l initiative apparaît dans le champ Elément sujet de l initiative. 58 MEGA Application Portfolio Management

59 Evaluer le portefeuille applicatif Définir les initiatives Spécifier les informations décisionnelles Les informations décisionnelles sont spécifiées dans les champs suivants : Décision, qui peut prendre trois valeurs : Acceptée Rejetée En cours La couleur de la bordure de l'initiative change en fonction de la décision. Par défaut la valeur est En cours. Décideur et Utilisateur décideur Objectifs potentiellement atteints, qui permet de construire une analyse pour dresser la liste des objectifs stratégiques de l entreprise couverts par les composants du portefeuille. Motivation de la décision, qui permet de commenter l initiative. Spécifier les échéances Les initiatives peuvent être situées dans le temps à partir des échéances de l échéancier associé au portefeuille. Pour plus de détails sur les échéanciers reliés à un portefeuille, voir "Utiliser les échéanciers", page 54. Les principales caractéristiques d une initiative portent sur : l Echéance de début et l Echéance de fin, qui définissent les bornes de la période de temps sur laquelle l initiative est planifiée. l Echéance, qui définit la date à laquelle l initiative est planifiée. l Etat du cycle de vie de l entité, qui est sujet de l initiative. Les valeurs proposées dépendent du cycle de vie choisi pour la vie de l initiative. Pour plus de détails sur la vie d un objet, voir "Décrire la vie d un objet", page 32. Pour accéder aux informations relatives aux échéances des initiatives : 1. Ouvrez la fenêtre de propriétés du portefeuille. 2. Sélectionnez l onglet Initiatives et le sous-onglet Caractéristiques des initiatives. Les échéances définies sur les initiatives sont automatiquement reprises pour construire le plan d évolution d un portefeuille ou d un groupe d initiatives. Pour plus de détails sur les plans d évolution associés aux portefeuilles, voir "Créer un plan d évolution à partir d un portefeuille", page

60 3 Spécifier la vie d une initiative Pour modéliser des scénarios d évolution des composants de votre portefeuille, sans causer d impact sur la vie des composants, vous allez utiliser des initiatives et associer une vie d un objet à chacune d entre elles. La vie d un objet est l ensemble des périodes de temps représentant le calendrier actualisé des états du cycle de vie d un objet. Pour plus de détails sur la vie d un objet, voir "Visualiser la vie d un objet", page 31. Initialiser la vie d une initiative Pour créer une vie d un objet sur une initiative : Cliquez avec le bouton droit sur l initiative et sélectionnez Initialiser la vie d un objet. Si l objet associé à l initiative a déjà une vie d objet, la vie de l objet est dupliquée et associée à l initiative. Dans le cas contraire, la fenêtre de création d une vie d objet apparaît. Pour plus de détails sur la création de la vie d un objet, voir "Décrire la vie d un objet", page 32. Pour visualiser la vie d une initiative : Ouvrez la fenêtre de propriétés de l initiative et sélectionnez l onglet Ligne de vie. Actualiser la ligne de vie d un objet à partir d une initiative Les différents scénarios d évolution des composants d un portefeuille sont étudiés via des initiatives reliées à un ou plusieurs scénarios. Quand un scénario est retenu, vous pouvez mettre automatiquement à jour la vie des objets associés aux initiatives du portefeuille à partir des initiatives. Pour mettre à jour la vie d un objet à partir de la vie d une initiative : Cliquez avec le bouton droit sur l initiative et sélectionnez Valider les changements. La vie de l objet est mis à jour à partir de la vie de l initiative. Modéliser les coûts d une initiative Pour visualiser les coûts définis sur une initiative : Ouvrez la fenêtre de propriétés de l initiative et sélectionnez l onglet Coûts. Pour plus de détails sur les principes de modélisation des coûts des composants et des initiatives, voir "Les principes de calcul des coûts", page MEGA Application Portfolio Management

61 Evaluer le portefeuille applicatif Définir les initiatives Evaluer les initiatives Les initiatives du portefeuille sont évaluées par rapport aux différents critères du portefeuille. Les critères standards relatifs aux coûts sont calculés automatiquement, ils ne sont donc pas modifiables dans cet onglet. Pour plus de détails sur ces critères, voir "Utiliser les critères de coût", page 50. Pour fixer les évaluations des initiatives : 1. Ouvrez la fenêtre de propriétés du portefeuille. 2. Dans l onglet Initiatives, sélectionnez le sous-onglet Evaluation. La liste des évaluations de l ensemble des initiatives du portefeuille sur les différents critères s affiche. 3. Pour définir la valeur d un critère, tel que le coût, sur une initiative, sélectionnez l initiative concernée et cliquez dans la colonne du critère. 4. Précisez les valeurs des différents critères sur chaque initiative. 5. Cliquez sur Ok. 61

62 3 ANALYSER LES DONNÉES D INVENTAIRE MEGA Application Portfolio Management propose des fonctionnalités d analyse et de suivi de la mise en oeuvre de portefeuille qui reposent sur des rapports. Les rapports permettent de regrouper des ensembles d'objets du référentiel et d étudier leurs interactions. Des exemples sont disponibles dans la base "MEGA Tutorial" de l'environnement de démonstration. Pour plus de détails sur la création de rapports, voir "Générer des rapports d analyse" dans le chapitre "Générer la documentation" du guide MEGA Common Features. "Coût des applications, versions et déploiements", page 63 "Liste des applications", page 64 "Répartition temporelle par capacité métier", page 65 "Positionnement des applications du portefeuille", page 66 Accéder aux rapports disponibles pour l évaluation Les différents types de rapports proposés en standard par MEGA Application Portfolio Management visent à comparer les initiatives d un portefeuille sur la base de critères spécifiques. Les types de rapports offrent différentes possibilités de présentation des analyses. Pour accéder aux rapports existants sur un portefeuille et en créer éventuellement de nouveaux à partir de rapports types : 1. Faites un clic droit sur un portefeuille et sélectionnez la commande Recherche de rapport. La liste des catégories de rapports s affiche dans la fenêtre d édition sous la forme de deux dossiers : "Portefeuille" "Application Portfolio Management" 2. Dans un contexte d évaluation, dépliez le dossier "Application Portfolio Management". La liste des différents rapports types proposés en standard par MEGA Portfolio & Planning s affiche : Diagramme circulaire des initiatives Evaluation des initiatives du portefeuille Diagramme à bulles des initiatives Histogramme des initiatives Histogramme empilé des initiatives Radar des initiatives. 3. Cliquez sur le bouton placé à coté du bouton Compléter pour accéder aux informations concernant le rapport du type choisi. 62 MEGA Application Portfolio Management

63 Evaluer le portefeuille applicatif Analyser les données d inventaire Coût des applications, versions et déploiements Pour plus de détails sur le déploiement des applications, voir "Gérer les versions et les déploiements", page 35. Un rapport permet de dresser la synthèse des coûts des applications, de leurs versions et des déploiements entre la date de début et la date de fin du portefeuille. Pour plus de détails sur le déploiement des applications, voir "Gérer les versions et les déploiements", page 35. Pour plus de détails la gestion du coût des applications, voir "Gérer les coûts d une application", page 39. Exemple de tableau de synthèse sur les coûts des applications, de leur version et de leur déploiement Paramètres du rapport Il s'agit ici de définir les données en entrée du rapport. Paramètre Type du paramètre Contraintes Sujet du rapport Portefeuille Au moins un sujet obligatoire. Applications Application Réduit la liste des applications à présenter dans le rapport. Non obligatoire. Critères de coût Critère Non obligatoire, le coût en première colonne est présenté par défaut. 63

64 3 Liste des applications Le rapport présente sous forme de matrice les caractéristiques fonctionnelles des applications d un portefeuille. Paramètres du rapport Pour plus de détails sur la spécification des caractéristique utilisées pour construire ce rapport, voir "Définir les caractéristiques des applications", page 25. Il s'agit ici de définir les données en entrée du rapport. Paramètre Type du paramètre Contraintes Sujet du rapport Portefeuille Au moins un sujet obligatoire. Filtre Grouper par Acteur, Capacité Métier, ligne métier, Processus métier, technologie Acteur, Capacité Métier, ligne métier, Processus métier, technologie Permet de présenter un nombre limité d applications. Non obligatoire Présente le tableau avec le paramètre choisi en première colone. Non obligatoire et par défaut, les applications sont présentées dans la première colonne. 64 MEGA Application Portfolio Management

65 Evaluer le portefeuille applicatif Analyser les données d inventaire Répartition temporelle par capacité métier Un diagramme de capacité métier sur un portefeuille permet de visualiser la répartition des applications dans les capacités métier. Pour plus de détails sur ce diagramme, voir "Diagramme de capacité métier associé à un portefeuille", page 47. A partir de ce diagramme, vous pouvez obtenir un rapport qui représente la répartition temporelle des applications du cycle de vie de l application à une date donnée. Chaque date correspond à une échéance de l échéancier associé au portefeuille. Pour relier les applications aux capacités métier définies dans le référentiel de données, voir "Définir les caractéristiques fonctionnelles de l application", page 25. Dans l exemple ci-dessous, la date est la première date de l échéancier qui est associé au portefeuille. A cette date, l ensemble des applications sont en préparation. Paramètres du rapport Il s'agit ici de définir les données en entrée du rapport. Paramètre Type du paramètre Contraintes Sujet du rapport Portefeuille Au moins un sujet obligatoire. 65

66 3 Positionnement des applications du portefeuille Ce rapport permet de visualiser la répartition des applications par rapport au métier adressé, aux fonctionnalités couvertes et aux technologies utilisées. Cette présentation permet d identifier rapidement les applications à faire évoluer. Paramètres du rapport Pour plus de détails sur les caractéristiques des applications utilisées pour construire ce rapport, voir "Evaluer la criticité de l application", page 27. Il s'agit ici de définir les données en entrée du rapport. Paramètre Type du paramètre Contraintes Sujet du rapport Portefeuille Au moins un sujet obligatoire. Filtre Acteur, Métier, Processus métier, technologie Non obligatoire - Permet de limiter les applications en fonction de leurs caractéristiques. 66 MEGA Application Portfolio Management

67 4 TRANSFORMATION DES PORTEFEUILLES Les portefeuilles permettent de gérer des scénarios de transformation. Chaque application, ou chaque déploiement, peut être posé dans une ou plusieurs initiatives. L'initiative permet alors de décrire : La vie de l'application "alternative" par rapport à la vie de référence décrite sur l application elle-même. Vous pouvez ainsi représenter un retrait anticipé ou une maintenance prolongée, par exemple. Les coûts relatifs à cette "alternative", ainsi que d'autres critères éventuels suivant la formalisation du portefeuille. MEGA Application Portfolio Management propose des fonctionnalités d analyse et de suivi de la mise en oeuvre de portefeuille qui reposent sur des rapports. Les rapports permettent de regrouper des ensembles d'objets du référentiel et d étudier leurs interactions. Pour plus de détails sur le fonctionnement des rapports, voir le chapitre "Générer des rapports" dans le guide MEGA Common Features. Enfin, après avoir construit un portefeuille avec des initiatives et des échéances, vous pouvez étudier la planification de la mise en oeuvre de vos différents projets en créant des plans d évolution qui vous permettront ensuite de créer des diagrammes de Gantt. Les points suivants sont abordés : Un plan d'évolution est une définition à grosses mailles d'un projet à long-terme. Un plan d'évolution regroupe de manière cohérente des jalons et des éléments planifiés contraints temporellement par rapport à ces jalons. "L utilisation des scénarios", page 68 "Les rapports de transformation", page 70 "Créer un plan d évolution à partir d un portefeuille", page 79 "Utiliser le diagramme de Gantt d un plan d évolution", page 81 67

68 4 L UTILISATION DES SCÉNARIOS Plusieurs initiatives peuvent porter sur la même application, dans un même portefeuille, pour représenter différentes hypothèses, exclusives entre elles, d'évolution de cette application. Des scénarios peuvent ensuite être constitués, par sélection d'un ensemble d'initiatives à réaliser. Les différents scénarios constitués peuvent être comparés par des rapports spécifiques : Un scénario est une projection dans le temps de l évolution d objets réels à travers des initiatives. Créer un scénario Pour créer un scénario : 1. Cliquez avec le bouton droit sur le portefeuille et sélectionnez Nouveau > scénario. 2. Dans la fenêtre qui apparaît, indiquez le nom du scénario. 3. Cliquez sur OK. Le scénario est ensuite relié automatiquement aux initiatives du portefeuille. Définir les initiatives du scénario Pour relier les initiatives d un portefeuille à un scénario : 1. Ouvrez la fenêtre de propriétés du portefeuille que vous souhaitez étudier. 2. Cliquez dans l onglet Initiatives et le sous-onglet Scénario. 3. Dans le champ Scénario détenu, sélectionnez le scénario qui vous intéresse à partir de la liste déroulante. La liste des initiatives reliées au scénario apparaît dans la section Initiatives. 4. Pour chaque initiative, définissez le champ Décision. Il peut prendre les valeurs suivantes : En cours : l initiative est à l étude ;elle est intégrée au scénario Rejeté : l initiative n est pas prise en compte dans le scénario Accepté : l initiative est intégrée au scénario. 68 MEGA Application Portfolio Management

69 Transformation des portefeuilles L utilisation des scénarios Utiliser les scénarios L analyse des différents scénarios est possible à travers les rapports d analyse et les plans d évolution disponibles sur les portefeuilles. Pour plus de détails sur les rapports d analyse, voir "Rapport de comparaison des scénarios", page 70 Pour plus de détails sur les plans d évolution, voir "Créer un plan d évolution à partir d un portefeuille", page 79 69

70 4 LES RAPPORTS DE TRANSFORMATION Un rapport se crée à partir d un rapport type. MEGA fournit des rapports types prédéfinis propres à chaque produit de la suite, par exemple analyses des processus, analyses des portefeuilles, analyse des risques. Pour plus de détails sur l utilisation des rapports d analyse, voir le guide MEGA Common Features. Accéder aux rapports disponibles pour la transformation Les différents types de rapports proposés en standard par MEGA Application Portfolio Management visent à comparer les initiatives d un portefeuille sur la base de critères spécifiques. Les types de rapports offrent différentes possibilités de présentation des analyses. Pour accéder aux rapports existant sur un portefeuille et en créer éventuellement de nouveaux à partir de rapports types : 1. Faites un clic droit sur un portefeuille et sélectionnez la commande Recherche de rapport. La liste des catégories de rapports s affiche dans la fenêtre d édition sous la forme de deux dossiers : "Portefeuille" "Application Portfolio Management" 2. Dans un contexte de la transformation, dépliez le dossier "Portefeuille". La liste des différents rapports types proposés en standard par MEGA Portfolio & Planning s affiche. "Rapport de comparaison des scénarios", page 70 "Diagramme circulaire des initiatives", page 72 "Evaluation des initiatives du portefeuille", page 73 "Graphique à bulles des initiatives", page 74 "Histogramme des initiatives", page 76 "Histogramme empilé des initiatives", page 77 "Radar des initiatives", page Cliquez sur le bouton placé à coté du bouton Compléter pour accéder aux informations concernant le rapport du type choisi. Rapport de comparaison des scénarios Un scénario permet de regrouper un ensemble cohérent d initiatives pour pouvoir ensuite les comparer sur les critères associés au portefeuille. Un scénario est une projection dans le temps de l évolution d objets réels à travers des initiatives. 70 MEGA Application Portfolio Management

71 Transformation des portefeuilles Les rapports de transformation Ce rapport permet de comparer les coûts de différents scénarios entre deux dates. Soit les scénarios appartiennent à un même portefeuille, soit le rapport est construit à partir d un scénario. Dans ce cas, les coûts portés par les initiatives du scénario sont comparés avec les coûts des objets réels associés aux initiatives. Les coûts sont comparés en fonction de leur nature : infrastructure licences service main d oeuvre Les coûts sont comparés en fonction de leur type : fonctionnement ou investissement. 71

72 4 Pour plus de détails sur les rapports d analyse, voir "Rapport de comparaison des scénarios", page 70 Pour plus de détails sur la modélisation des coûts, voir "Gérer les coûts d une application", page 39 Paramètres du rapport Il s'agit ici de définir les données en entrée du rapport. Paramètre Type du paramètre Contraintes Sujet du rapport Portefeuille avec des scénario Au moins un sujet obligatoire. Diagramme circulaire des initiatives Le diagramme circulaire permet d évaluer la contribution de chaque initiative sur un critère particulier. Utilisez ce type de graphique quand toutes les valeurs sont positives. L exemple ci-dessous permet de visualiser la répartition des coûts de différentes applications. Si vous faites porter votre analyse sur plusieurs critères, les coûts et les bénéfices attendus par exemple, vous obtenez un diagramme pour chacun des critères. 72 MEGA Application Portfolio Management

73 Transformation des portefeuilles Les rapports de transformation Paramètres du rapport Il s'agit ici de définir les données en entrée du rapport. Paramètre Type du paramètre Contraintes Sujet du rapport Portefeuille Groupe d initiatives Scénario Au moins un sujet obligatoire. Les initiatives sont cumulées. Liste de critères Critère Obligatoire Un graphe par critère Options du rapport Ce type de rapport peut être affiché avec les options suivantes : Affichage des pourcentages Secteur détaché Profondeur 3D Pour plus de détails sur la spécification des options d un rapport voir "Modifier les options d affichage d un rapport" dans le chapitre "Générer la documentation" du guide MEGA Common Features. Evaluation des initiatives du portefeuille Ce rapport permet d obtenir la valeur des critères sélectionnés pour toutes les initiatives du portefeuille. L exemple ci-dessous permet de visualiser les valeurs fixées pour chacune des initiatives du portefeuille. 73

74 4 Paramètres du rapport Il s'agit ici de définir les données en entrée du rapport. Paramètre Type du paramètre Contraintes Sujet du rapport Portefeuille Au moins un sujet obligatoire. Les initiatives sont cumulées. Liste de critères Critère Obligatoire Une colonne par critère Graphique à bulles des initiatives Le graphique à bulles permet de comparer des initiatives sur au maximum quatre critères différents. Vous devez préciser les critères présentés sur l axe des abcisses et l axe des ordonnées, et pouvez définir la couleur et la taille des bulles. L exemple ci-dessous a pour objectif de comparer les différentes initiatives sur les aspects coût (axe des abscisses), bénéfices (axe des ordonnées), adéquation avec 74 MEGA Application Portfolio Management

75 Transformation des portefeuilles Les rapports de transformation la stratégie de l entreprise (taille des bulles) et risques par rapport aux coûts (couleur des bulles). La légende des bulles du diagramme est présentée en bas du diagramme. Paramètres du rapport Il s'agit ici de définir les données en entrée du rapport. Paramètre Type du paramètre Contraintes Sujet du rapport Portefeuille Groupe d initiatives Scénario Au moins un sujet obligatoire. Les initiatives sont cumulées. Axe X Critère Obligatoire et unique Axe Y Critère Obligatoire et unique Couleur Critère Facultatif, un maximum Taille Critère Facultatif, un maximum 75

76 4 Histogramme des initiatives L histogramme permet de comparer des initiatives sur la base d un critère spécifique. L exemple ci-dessous permet de comparer les coûts des différentes applications métiers. Si vous faîtes porter votre analyse sur plusieurs critères : les coût et les bénéfices attendus, par exemple, alors plusieurs diagrammes seront affichés. Paramètres du rapport Il s'agit ici de définir les données en entrée du rapport. Paramètre Type du paramètre Contraintes Sujet du rapport Portefeuille Groupe d initiatives Scénario Au moins un sujet obligatoire. Les initiatives sont cumulées. Liste de critères Critère Obligatoire Un graphe par critère Options du rapport Ce type de rapport peut être affiché avec les options suivantes : Forme des barres Graphe à l horizontal Profondeur 3D Pour plus de détails sur la spécification des options d un rapport voir "Modifier les options d affichage d un rapport" dans le chapitre "Générer la documentation" du guide MEGA Common Features. 76 MEGA Application Portfolio Management

77 Transformation des portefeuilles Les rapports de transformation Histogramme empilé des initiatives L histogramme empilé permet de comparer des initiatives sur plusieurs critères quantitatifs. Les valeurs associées à chaque critère pour les différentes initiatives sont empilées sur une même barre. L exemple ci-dessous permet de visualiser la répartition des coûts, des bénéfices et des revenus pour les différentes applications métier. Paramètres du rapport Il s'agit ici de définir les données en entrée du rapport. Paramètre Type du paramètre Contraintes Sujet du rapport Portefeuille Groupe d initiatives Scénario Au moins un sujet obligatoire. Les initiatives sont cumulées. Liste de critères Critère Au moins un critère obligatoire Options du rapport Ce type de rapport peut être affiché avec les options suivantes : Forme des barres Graphe à l horizontal Barres en ordre croissant Ordre des barres paramétré Profondeur 3D Pour plus de détails sur la spécification des options d un rapport voir "Modifier les options d affichage d un rapport" dans le chapitre "Générer la documentation" du guide MEGA Common Features. 77

78 4 Radar des initiatives Un radar permet de comparer chacune des initiatives sur des critères différents mais dont les valeurs sont comparables. Un radar est automatiquement créé pour chacune des initiatives du portefeuille ou d un groupe d initiatives. Les axes d un radar sont calculés sur la base de la valeur maximum calculée sur l ensemble des valeurs des critères représentés. Pour obtenir un radar, vous devez définir au moins trois critères pour la comparaison. L exemple ci-dessous présente la position relative du coût, des revenus attendus et des bénéfices calculés. On note que la valeur maximum est le revenu attendu pour l ensemble des initiatives. Paramètres du rapport Il s'agit ici de définir les données en entrée du rapport. Paramètre Type du paramètre Contraintes Sujet du rapport Portefeuille Groupe d initiatives Scénario Au moins un sujet obligatoire. Une initiative par graphe. Liste de critères Critère Au moins trois critères obligatoires. Options du rapport Ce type de rapport peut éventuellement être affiché avec l option Empile toutes les initiatives sur un diagramme Pour plus de détails sur la spécification des options d un rapport voir "Modifier les options d affichage d un rapport" dans le chapitre "Générer la documentation" du guide MEGA Common Features. 78 MEGA Application Portfolio Management

79 Transformation des portefeuilles Créer un plan d évolution à partir d un portefeuille CRÉER UN PLAN D ÉVOLUTION À PARTIR D UN PORTEFEUILLE Vous pouvez créer un plan d évolution : à partir d un portefeuille à partir d un groupe d initiatives Pour créer un plan d évolution à partir d un portefeuille : 1. Cliquez avec le bouton droit sur le portefeuille et sélectionnez Nouveau > Plan d évolution. Une fenêtre s affiche avec la liste : des initiatives des groupes d initiatives des sous-portefeuilles du portefeuille 2. Sélectionnez les objets que vous souhaitez afficher dans votre plan d évolution et cliquez sur OK. Une fenêtre s affiche avec la liste des scénarios associés au portefeuille. 3. Sélectionnez le scénario de votre plan d évolution et cliquez sur OK. Le plan d évolution est automatiquement créé et initialisé. 4. Cliquez avec le bouton droit plan d évolution créé et sélectionnez Ouvrir le diagramme de Gantt. Notez que les objets du plan d évolution sont positionnés dans le diagramme de Gantt ainsi que les jalons de l échéancier. 79

80 4 Le diagramme de Gantt associé est présenté ci-dessous. Notez que : l échéancier du portefeuille est automatiquement placé dans le diagramme les jalons du plan d évolution sont créés à partir des échéances de l échéancier les initiatives sont présentées aux échéances définies dans le portefeuille. L état du cycle de vie est celui qui est spécifié dans le portefeuille. Avec MEGA Application Portfolio Management, vous pouvez modifier les échéances des différentes initiatives directement dans le diagramme de Gantt. 80 MEGA Application Portfolio Management

81 Transformation des portefeuilles Utiliser le diagramme de Gantt d un plan d évolution UTILISER LE DIAGRAMME DE GANTT D UN PLAN D ÉVOLUTION Lors de la création d un plan d évolution, le diagramme de Gantt correspondant est également créé automatiquement. Pour visualiser un diagramme de Gantt d un plan d évolution : 1. Ouvrez la fenêtre de propriétés du plan d évolution. 2. Cliquez sur l onglet Analyses avancées. Vous pouvez également cliquer sur Ouvrir le diagramme de Gantt à partir du menu contextuel du plan d évolution. "Description du diagramme de Gantt", page 81 "Définir les jalons", page 85 "Planifier un objet", page 87 "Indiquer l état de cycle de vie d un objet", page 89 Description du diagramme de Gantt Objets du diagramme Les objets planifiés apparaissent à gauche du plan, avec leur date de début et de fin (ici des applications). 81

82 4 Les jalons du plan d'évolution sont représentés en colonnes, les périodes de temps des objets planifiés sont en lignes. Les objets du plan d'évolution affichés dans le diagramme de Gantt sont accessibles dans la fenêtre de propriétés du plan d'évolution, sous l'onglet Caractéristiques. Accéder aux objets Vous pouvez accéder à un objet du diagramme de Gantt : 1. Cliquez sur l objet qui vous intéresse. Son nom apparaît dans le champ Elément sélectionné en haut du diagramme. 82 MEGA Application Portfolio Management

83 Transformation des portefeuilles Utiliser le diagramme de Gantt d un plan d évolution 2. Faîtes un clic droit sur le nom de l objet pour faire apparaître son menu contextuel. Pour passer plus facilement du diagramme de Gantt aux caractéristiques du plan d évolution, affichez les propriétés du plan d évolution dans la fenêtre d édition de MEGA en cliquant sur le menu Affichage > Fenêtres d édition > Propriétés, puis sur le plan d évolution qui vous intéresse. 83

84 4 Modifier la présentation du diagramme de Gantt Par défaut, les objets sont présentés dans l ordre alphabétique et les périodes de temps sont positionnées dans l ordre chronologique. Enfin, les périodes apparaissent sur des lignes différentes. Vous pouvez modifier : l ordre des objets l ordre des périodes de temps la présentation des périodes de temps dans le diagramme de Gantt. Pour changer l ordre des objets : 1. Cliquez sur le plan d évolution pour faire apparaître son menu contextuel et sélectionnez Réordonner les éléments du diagramme de Gantt Une fenêtre de réorganisation s affiche. Décochez la case Tri automatique. 2. Faites glisser les objets pour les positionner dans l ordre que vous souhaitez. 3. Cliquez sur OK. Pour changer l ordre des périodes : 1. Ouvrez la fenêtre de propriétés du plan d évolution et sélectionnez l onglet Caractéristiques 2. Dans la zone Période de temps cliquez sur le bouton Réordonner. La fenêtre qui s affiche vous permet de modifier l ordre de présentation des périodes de temps. 3. Décochez la case Ordre alphabétique et faites glisser les périodes de temps pour en changer l ordre. 4. Cliquez sur OK. Pour présenter toutes les périodes de temps d un même objet sur une même ligne : 1. Ouvrez la fenêtre de propriétés du plan d évolution et sélectionnez l onglet Caractéristiques 2. Dans la zone Période de temps cochez la case Minimiser le nombre de lignes par objet. 3. Cliquez sur OK et rafraîchissez le diagramme de Gantt pour afficher les modifications. Fonctions de zoom Des fonctions de zoom et de recadrage à droite du diagramme vous permettent de personnaliser l'affichage du graphique. Zoom avant sur le calendrier 84 MEGA Application Portfolio Management

85 Transformation des portefeuilles Utiliser le diagramme de Gantt d un plan d évolution Zoom arrière Recadrage Déplie/Replie le détail des objets planifiés Définir les jalons Un jalon marque l'échéance à laquelle les résultats d'une tâche sont attendus. Un jalon est un élément terminal qui marque la finalisation d'un groupe de travaux ou d'une phase. Si vous avez coché le mode de planification "Piloté par les jalons" lors de la création du plan d évolution, trois jalons apparaissent par défaut dans le diagramme de Gantt : les jalons As-Is et Futur lointain qui délimitent le calendrier du plan d'évolution, ainsi qu'un troisième jalon "To-Be", que vous pouvez modifier. Voir "Planification par les dates", page 87. Le calendrier est défini de façon automatique. Vous pouvez en modifier les dates de début et de fin en modifiant les jalons correspondants. Jalons qui délimitent le plan d évolution Dans un plan d évolution, un jalon marque un point dans le temps au terme duquel certaines actions doivent être accomplies et certains livrables disponibles. Un jalon peut aussi indiquer le point de départ de nouvelles tâches. Outre les éléments décrits dans le plan, il peut être nécessaire de décrire les éléments en amont, indispensables au bon démarrage d'un plan d évolution. De la même façon, on peut vouloir indiquer dans quel état sera le système après la mise en œuvre de ce plan. Cette information ultérieure à la mise en œuvre d'un plan d évolution est intéressante car elle informe sur les travaux réalisés mais aussi sur le résultat obtenu. Pour décrire les éléments préalables et les résultats obtenus, un plan d évolution dispose de jalons spécifiques en dehors du plan lui-même : "As-Is" et "Futur lointain". Dans l exemple ci-dessous, l application "Système Panne v1.0" démarre au jalon "As-Is", ce qui signifie qu elle est antérieure au plan. Au terme de ce plan, une nouvelle application "Système Panne v2.0" passe en production ; cette dernière est 85

86 4 reliée au jalon "Futur lointain", ce qui signifie qu elle se prolonge au delà du plan d évolution. Ces jalons sont créées automatiquement dans le diagramme lors d une planification par les jalons, mais ils ne sont pas obligatoires pour décrire un plan d évolution. Créer un jalon L'agencement des jalons se fait de gauche à droite. Pour ajouter un jalon dans le diagramme de Gantt : 1. Cliquez sur le bouton Jalon situé en haut du diagramme. Une fenêtre apparaît. 2. Indiquez le type de jalon à créer. Dans le cas d'un jalon standard, sélectionnez le jalon qui précède. 3. Cliquez sur OK. Les jalons détenus par le plan d'évolution sont affichés dans la fenêtre de propriétés du plan d'évolution, sous l'onglet Caractéristiques. Planification par les jalons Vous pouvez construire un plan d'évolution sans préciser de date. Les jalons que vous créez se placent automatiquement en fonction des contraintes spécifiées, 86 MEGA Application Portfolio Management

87 Transformation des portefeuilles Utiliser le diagramme de Gantt d un plan d évolution autrement dit entre le jalon précédent que vous avez indiqué et le jalon suivant. Par la suite, vous pouvez déplacer le jalon directement dans le diagramme. Planification par les dates Vous pouvez fixer une date sur le jalon, sous les caractéristiques du plan d'évolution. Dans ce cas, la date devient une contrainte. La forme du jalon prend une teinte plus foncée et se place à la date du calendrier que vous avez indiquée. Vous pouvez déplacer le jalon dans le diagramme mais le jalon conserve une teinte plus foncée, indiquant que le jalon a été modifié manuellement. Pour revenir à une planification sans date absolue : Décochez la date sous les caractéristiques du plan d'évolution. La forme du jalon reprend sa couleur par défaut. Vous devez rafraîchir le diagramme pour voir apparaître les modifications en cliquant sur le bouton à droite. Planifier un objet Le diagramme de Gantt d un plan d évolution porte sur certains types d objets. Vous pouvez vérifier les types d objets sur lesquels porte un plan d évolution dans la fenêtre de propriétés du plan d évolution, sous l onglet Paramétrage et dans le sous-onglet Type d objet planifiables. Vous pouvez ajouter de nouveaux types d objets. 87

88 4 Prenons l'exemple d'un plan d'évolution portant sur des applications. Pour planifier une application dans le diagramme de Gantt : 1. Cliquez sur le bouton Ajout d un objet situé au dessus du diagramme. La fenêtre de recherche apparaît. 2. Cliquez sur Chercher. 3. Sélectionnez l application à planifier. Pour gagner du temps, vous pouvez sélectionner plusieurs applications et ajuster leur période de temps dans le diagramme de Gantt. 4. Cliquez sur OK. 5. Indiquez son état de développement. Plusieurs états peuvent être choisis ; l outil de création crée alors une période pour chaque état. Pour plus de détails sur l état d un objet, voir "Définir les cycles de vie", page Sélectionnez le jalon marquant le début de la période. Vous pouvez préciser une date plutôt qu un jalon si la période de planification ne dépend pas d un événement métier. 7. Sélectionnez le jalon de fin. La planification de l'application apparaît dans le plan d'évolution. Planification par les jalons La nouvelle période de temps se place automatiquement dans le diagramme de Gantt entre les jalons auxquels elle se rapporte. Vous pouvez modifier les jalons qui marquent le début ou la fin d'une application en jouant sur les extrémités de la période de l'application. Lorsque vous déplacez un jalon auquel la période est attachée, la période s'ajuste au jalon. Planification par les dates Comme pour les jalons, vous pouvez définir une date absolue de début et/ou de fin sur la période de temps. La date peut être donnée au moment de la création de la période. La période n'est plus contrainte vis-à-vis d'un jalon mais de la date spécifiée. La période ne s'ajuste plus automatiquement aux jalons que vous déplacez dans le calendrier, elle demeure fixée dans le calendrier à la date indiquée. 88 MEGA Application Portfolio Management

89 Transformation des portefeuilles Utiliser le diagramme de Gantt d un plan d évolution Les couleurs des périodes dont les dates sont définies manuellement apparaissent plus foncées que les dates automatiques. Dans l'exemple où la date de début d'une période est définie par l'utilisateur et non la date de fin, on observe une gradation de couleur, du plus sombre au plus clair. Indiquer l état de cycle de vie d un objet Dans un plan d évolution, la vie d'un élément est décrite à travers différentes périodes de temps qu il convient de qualifier. Par exemple, pour une application, on définira les périodes de spécification, de développement, d'installation, de production, etc. Lorsqu'un état est spécifié sur une période de temps, le nom de la période est automatiquement mis à jour. Il est alors constitué du nom de l'élément associé à la période, suivi du nom de l état. Par exemple, une période de temps associée à une application "Facturation" et à un état "Développement" sera nommée "Facturation [Développement]". Modifier l état de cycle de vie d un objet Pour rechercher un état depuis une période de temps : 1. Ouvrez la fenêtre de propriétés de la période de temps. 2. A l extrémité du champ Etat du cycle de vie, cliquez sur la flèche puis sur Rechercher. 3. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez Etats du cycle de vie des applications. 4. Dans la liste qui apparaît, sélectionnez l état approprié. 5. Cliquez sur OK. Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel de la période de temps et sélectionner Relier > Etat du cycle de vie. Pour mettre à jour l état du cycle de vie de plusieurs objets d un plan d évolution : 1. Ouvrez la fenêtre de propriétés du plan d évolution 2. Sélectionnez l onglet Caractéristiques et descendez jusqu à la zone Périodes de temps. La colonne Etat du cycle de vie affiche, pour chaque période de temps, l état du cycle de vie défini pour la période de temps. 3. Sélectionnez l état de la période qui vous intéresse et cliquez sur la flèche descendante à droite du champ. La liste déroulante des états du cycle de vie associés à l objet apparaît. 4. Sélectionnez l état du cycle de vie qui vous intéresse. 89

90 4 5. Quand vous avez terminé, cliquez sur OK. Modifier la couleur des périodes de temps La couleur d une période de temps est fonction de l état auquel elle est associée. Chaque état défini dans le cycle de vie par défaut appartient à l un de ces types : Préparation : caractérisé par la couleur marron Production : de couleur verte Retrait : de couleur rouge Pour modifier la couleur d un état : 1. Ouvrez la fenêtre de propriétés de la période de temps. 2. Sélectionnez l onglet Caractéristiques et descendez jusqu à la zone Couleur de la période de temps dans le diagramme de Gantt. 3. Sélectionnez la couleur de la période dans le champ Couleur de la période avec date fixe. La période prend la couleur spécifiée si des dates sont définies dans la section Dates absolues. 4. Sélectionnez la couleur de la période dans le champ Couleur de la période avec date non fixée. La période prend la couleur spécifiée dans la zone qui correspond à la date qui n est pas encore définie dans la section Dates absolues. Si une seule des deux dates est définie dans la section Dates absolues, la période est remplie avec un dégradé des deux couleurs. 5. Cliquez sur OK. 90 MEGA Application Portfolio Management

91 5 GLOSSAIRE acteur application bibliothèque capacité métier Un acteur représente une personne ou un groupe de personnes qui interviennent dans les processus ou dans le système d'information de l'entreprise. Un acteur peut être interne ou externe à l'entreprise : Un acteur interne représente un élément de l'organisation d'une entreprise tel qu'une direction, un service ou un poste de travail. Il est défini à un niveau plus ou moins fin en fonction de la précision à fournir sur l'organisation (cf type d'acteur). Ex : la direction financière, la direction commerciale, le service marketing, l'agent commercial. Un acteur externe représente un organisme qui échange des flux avec l'entreprise. Ex : Client, Fournisseur, Administration. Une application est un ensemble de composants logiciels qui constituent un tout cohérent au regard des développements informatiques. Les bibliothèques sont des regroupements d objets qui permettent de découper le contenu d une base MEGA en plusieurs parties indépendantes. Les bibliothèques permettent de réaliser des partitions virtuelles du référentiel. En particulier, deux objets appartenant à des bibliothèques différentes peuvent avoir le même nom. Une capacité métier est une unité de découpage des traitements d'un système d information. Les traitements peuvent par exemple correspondre à une activité ou à un métier de l'entreprise. 91

92 5 caractéristique commentaire contexte de déploiement coût critère cycle de vie déploiement diagramme Une caractéristique est un attribut décrivant un type d objet ou un lien. Exemples : la caractéristique Type-flux sur Message permet de préciser si ce Message est un flux d information, de matières ou un flux financier ; la caractéristique Prédicat sur le lien Emission entre Message et Acteur permet de préciser la condition d émission du Message. Une caractéristique peut également être appelée Attribut. Un commentaire est le texte donnant des précisions sur un objet. Le contexte de déploiement d application permet de spécifier la liste des fonctionnalités offertes à chaque populations d'utilisateurs pour un déploiement donné pendant une période de temps. Plusieurs contextes peuvent être créés pour un déploiement d application donné. Un coût correspond au prix de l'acquisition d'un bien ou d'un service. Un critère est élément de référence utilisé pour comparer des initiatives au sein d'un portefeuille. Les valeurs d un critère doivent être prédéfinies. Un cycle de vie est représenté par l ensemble des états que peut prendre un objet dans le temps ainsi que les transitions permettant le changement d'état. Le déploiement d application sur un site permet d'offrir des fonctionnalités adaptées à différentes populations d'utilisateurs pendant une période de temps. Un diagramme est utilisé pour mémoriser les dessins (logigrammes, organigrammes, etc.) élaborés avec l'outil graphique. document Les documents gérés par MEGA sont des objets permettant de transmettre sous forme écrite un ensemble de connaissances extraites des données de conception gérées par le logiciel. donnée métier échéance Une donnée métier désigne le contenu d'un flux. Une donnée métier peut être utilisée par plusieurs flux puisqu'elle n'est pas associée à un émetteur et à un destinataire. Une même donnée métier peut être utilisée par plusieurs flux. Une échéance est un événement temporel remarquable représenté par une date fixe ou une période de temps bornée. 92 MEGA Application Portfolio Management

93 Glossaire échéancier Un échéancier présente les échéances clés de l'organisation à partir de dates fixes ou de périodes bornées. enchaînement Un enchaînement est utilisé pour montrer l'ordre d'exécution des étapes d'un processus. Un enchaînement n'a qu'une source et une cible. événement exigence flux fonctionnalité groupe d initiatives indicateur Un événement représente un fait se produisant durant l exécution du processus, par exemple - un nouveau contrat conclu avec un fournisseur. Un événement permet de marquer l impact, sur le déroulement d un processus, d un phénomène interne ou externe au processus. On peut distinguer les événements de début, les événements d'attente durant l'exécution du processus, les événements d'émission de message ou de signal et les événements de fin. Une exigence est un besoin ou une attente formulés explicitement, imposés comme une contrainte à respecter dans le cadre d'un projet de certification, d'organisation ou de modification du système d'information d'une entreprise. Un flux représente la circulation d'information à l'intérieur de l'entreprise ou entre l'entreprise et son environnement. Un flux peut transporter un contenu. Une fonctionnalité est un service attendu par un acteur pour effectuer son travail. Cette fonctionnalité peut être nécessaire généralement dans le cadre d'une activité ou plus précisément pour exécuter une opération particulière. Elle peut être fournie par une application s'il s'agit d'une fonctionnalité informatique. Un groupe d'initiatives est un ensemble de programmes d'investissement cohérents destinés à simplifier l'analyse et le suivi du portefeuille. Un indicateur permet de préciser l'unité utilisée pour estimer dans quelle mesure on se rapproche d'un objectif fixé. 93

94 5 infrastructure technique Une infrastructure technique est définie par l'ensemble des matériels et équipements nécessaires à l'exécution des applications informatiques ainsi qu'à la communication entre ces applications en fonction de leurs sites de déploiement. Elle est aussi caractérisée par ses principes de fonctionnement (infrastructure sans fil, à haute tolérance de panne, sécurisée,...) et peut être réutilisée sur plusieurs sites ou par plusieurs applications. Une infrastructure technique comprend un ou plusieurs réseaux avec les serveurs, postes de travail et autres noeuds de ce réseau (imprimantes, routeurs, etc.) répartis sur les différents sites connectés par ce ou ces réseaux. Elle peut être complétée par les applications et bases de données installées sur les serveurs et postes de travail de ce ou ces réseaux. initiative Une initiative est un élément de portefeuille correspondant à un des programmes d'investissement que l'entreprise (ou le département) a identifié pour atteindre ses objectifs stratégiques. jalon ligne de coût ligne_métier livrable message métier Un jalon est un élément terminal qui marque la finalisation d'un groupe de travaux ou d'une phase. Une ligne de coût permet d'identifier la nature et le type d'un coût. Une ligne métier est une compétence ou un regroupement de compétences qui est d'intérêt pour l'entreprise. Elle correspond, par exemple, à des grands segments produits ou à des canaux de distribution ou à des activités métier. Un livrable est un élément d information fabriqué, modifié ou utilisé par une phase ou une méthode (Ex : cahier des charges d une application). Un message représente un flux circulant à l'intérieur de l'entreprise ou échangé entre l'entreprise et son environnement. C'est généralement un flux d'information comme une commande ou une facture. Par commodité, un flux financier comme le règlement du client, ou un flux de matière comme la livraison d'un produit est également représenté par un message. Un métier est une compétence ou un regroupement de compétences d'intérêt pour l'entreprise. noeud Un noeud est un élément du réseau tel qu'une imprimante, un modem, un routeur, etc. objectif Un objectif est un but que l'on cherche à atteindre ou la cible visée par un processus ou une opération. Il permet de mettre en évidence les points que l'on veut améliorer pour ce processus ou cette opération. 94 MEGA Application Portfolio Management

95 Glossaire portefeuille plan d évolution plan d urbanisme poste de travail processus métier projet risque scénario site Un portefeuille permet de représenter la totalité des investissements d'une entreprise (ou d'un département) nécessaires à conduire les changements requis pour atteindre les objectifs stratégiques. Il est composé d'un ensemble d'initiatives à comparer les unes avec les autres sur la base des critères de comparaison associés au portefeuille. Un plan d'évolution est une définition à grosses mailles d'un projet à long-terme. Un plan d'évolution regroupe de manière cohérente des jalons et des éléments planifiés contraints temporellement par rapport à ces jalons. Un plan d urbanisme est un découpage du système d information suivant un critère particulier. Ce peut être un regroupement par grandes fonctions de l entreprise, ou bien suivant l origine des applications, comme à la suite d une fusion, voire par type d environnement système, ou tout autre critère pertinent dans le contexte de l entreprise. Un poste de travail est un poste type correspondant à un profil d'utilisateur. Un processus métier représente un système qui fournit des produits ou des services à un client interne ou externe à l'entreprise ou à l'organisation. Aux niveaux supérieurs, un processus métier définit une structuration et une catégorisation du métier de l'entreprise. Il peut être décomposé en d'autres processus. Le lien vers les processus organisationnels permet de décrire l'implémentation réelle du processus métier dans l'organisation. Un processus métier peut également être détaillé à l'aide d'une vue fonctionnelle. Un projet est une partie d'un système dont l'étude est confiée à une même équipe Un risque est un danger plus ou moins probable auquel est exposée une organisation. Un scénario est une projection dans le temps de l évolution d objets réels à travers des initiatives. Un site est un lieu géographique où est implantée l'entreprise. Les sites peuvent être des sites-types tels que le siège, l'agence, l'usine, ou des lieux géographiques précis comme l'agence de Marseille, l'usine de Poissy, etc. 95

96 5 technologie utilisateur vie d un objet Une technologie est une définition ou un format qui a été approuvé par une organisation de standardisation ou qui est accepté comme standard de fait par l'industrie. Un utilisateur dispose d un certain nombre de droits d accès aux fonctionnalités du produit et aux bases de données. En particulier, il dispose dans chaque base de données d un bureau qui lui est propre auquel il peut se connecter à partir de n importe quel poste d un environnement donné. Le code associé à l utilisateur lors de sa création est utilisé pour fabriquer différents noms de fichiers et en particulier son dossier de travail. En plus de l utilisateur créé avec le nom donné lors de l installation, un utilisateur Administrateur permet l administration des bases et la création de nouveaux utilisateurs. La vie d un objet est l ensemble des périodes de temps représentant le calendrier actualisé des états du cycle de vie d un objet. 96 MEGA Application Portfolio Management

97 INDEX A C acteur créer générique responsable structure type analyser coût portefeuille application code coût créer criticité cycle de vie par défaut déploiement créer état de cycle de vie flux modèle APQC B bibliothèque importer calcul coûts principe capacité caractéristique couleur capacité métier comparaison scénario exemple composant coût contexte déploiement créer couleur capacité coût analyser application composant spécifier initiative ligne créer échéancier critère créer portefeuille rapport format règle d agrégation standard criticité application cycle de vie créer

98 Index D F dépendance initiative dépense fixe périodique modifier déploiement application créer contexte créer gérer déverrouiller objet version diagramme portefeuille diagramme circulaire exemple diagramme de Gantt état de cycle de vie jalon objets période plan d évolution donnée métier donnée métier flux flux application donnée métier fonction fonctionnalité créer informatisée fonctionnel support G générique acteur gestion de version groupe d initiatives définition diagramme circulaire histogramme histogramme empilé radar H E échéance dater initiative portefeuille spécifier échéancier créer définir diagramme portefeuille environnement rapport état de cycle de vie plan d évolution évaluer initiative , 73 histogramme exemple histogramme empilé exemple I importer bibliothèque initiative caractéristiques contribue coût modéliser créer décision MEGA Application Portfolio Management

99 Index définition échéance état du cycle de vie évaluer , 73 exclue graphique à bulles groupe portefeuille scénario vie intervenants inventaire analyser données J jalon créer définition L ligne de coût ligne métier M macro règle d agrégation modèle application N niveau urbanisme O organisation description P paramétrer profil période créer période de temps couleur modifier état de cycle de vie périodique dépense plan d évolution créer définition diagramme de Gantt plan de capacité créer planifier dates jalons objet portefeuille comparaison scénario créer critère définition diagramme diagramme circulaire échéance échéancier histogramme histogramme empilé initiative plan d évolution créer propriétés radar rapport transformer profil paramétrer projet définition

100 Index R V radar exemple rapport comparaison scénario critère format diagramme circulaire environnement histogramme histogramme empilé portefeuille pour transformation radar règle d agrégation critère responsable acteur valeur agrégation agrégation valeur 53 métier version déverrouiller objet gérer vie initiative S scénario créer initiative utiliser site créer sous-capacité sous-portefeuille créer structure acteur support fonctionnel T technologie spécifier type acteur propriétés MEGA Application Portfolio Management