«Les 3 jours de la Copropriété» - 3ème édition du salon de l ARC

Transcription

1 Contrat d entretien et de maintenance en copropriété

2 Faire baisser les charges =>En l ARC met en place une aide spéciale à la renégociation des contrats =>Le guide gratuit diffusé au Salon fait partie des outils mis en place par l ARC : «Copropriété : comment bien négocier et bien renégocier tous ses contrats» 2

3 Les clauses essentielles des contrats, rappel les contractants Les clauses essentielles des contrats la date de souscription et d'effet l'objet de la prestation (normalisée comme pour les ascenseurs ou non) La description des tâches et des éléments techniques entretenues le phasage et la fréquence la durée du contrat la tacite reconduction le préavis de résiliation le terme de la facturation (mensuel, trimestriel...) le prix l'indexation du prix le taux de TVA les pénalités réciproques 3

4 Monsieur TROQUIER Société nettoyage SEPT Monsieur FACI BET chauffage Perspective Energie Monsieur NEUVILLE Ascenseurs Kyo Monsieur GARCIA Élysée2 4

5 Contrats de nettoyage 1. Etablir un cahier des charges Types de tâches à réaliser (escaliers, seuils, vitrage, laiton ) Contrainte d'hygiène (type de produits, matériel, techniques) Surface à traiter Périodicité Horaires Tâches exceptionnelles (ampoules, traitement marbres) Préposés aux tâches (nombre, qualité ) 5

6 Contrats de nettoyage 2. Contrôle des prix : grille salariales, fourchette de prix selon prestation Convention collective nationale des entreprises de propreté Prix horaire main d'œuvre, marge, TVA Modalité d'indexation (révisions des prix) Hausse du SMIC et incidences sur la facture Périodicité de facturation 6

7 Contrats de nettoyage 3. Suivi Les directives viennent du syndic et non des copropriétaires La pratique de l'affichage en parties communes du cahier des charges Le remplacement des préposés durant la maladie ou les congés La renégociation du contrat : positionnement ou évolution des besoins La rupture du contrat : délai de préavis, état des lieux, devenir des préposés réalisant les tâches 7

8 Contrats de chauffage 1. Les divers types de contrats : rappel rapide Déclinaison des abréviation : P2, P3 P4 Contrat de maintenance de la chaufferie P2 et contrat de fournitures de fluide avec clause d'intéressement (P1 + P2) Contrat de remplacement des pièces et gros entretien "Garantie totale" P3 Contrat d'amortissement de l'installation ou le remboursement d'emprunt P4 Réseaux publics de chauffage urbain : Règlement et police d'abonnement 8

9 Contrats de chauffage 2. Descriptif des équipements et du réseau de chauffage Etat des lieux Limite du réseau, notamment en chauffage urbain Chaufferie, réseaux, préparateur d'eau chaude, corps de chauffe 9

10 Contrats de chauffage 3. Descriptif des tâches réalisées périodiquement Calendrier de réalisation de l'entretien Description des tâches Carnet de chaufferie 10

11 Contrats de chauffage 4. Contrat P2 : Les problèmes que l on rencontre La liste des tâches d entretien périodique à réaliser parfois inclus dans un forfait et la tenue du cahier de chaufferie permettant un contrôle Le périmètre pris en charge parfois flou : chaufferie, réseaux, vannes d équilibrage, réservoir eau chaude, corps de chauffe La période de chauffe, la température contractuelle, sa mesure et son suivi L application de pénalités D une manière générale : la régulation thermique L équilibrage de la distribution sur les bâtiments Les problèmes d embouage du réseau La remise des installations en fin de contrat 11

12 Contrats de chauffage 5. Contrat P3 : les problèmes que l on rencontre La distinction entretien courant et gros entretien La transparence du fonds collecté (montant et dévolution du solde) et son utilisation (calendrier de remplacement, devis détaillés, pièces concernées, factures imputées sur le fonds) Les clauses d actualisation, souvent complexe Les clauses d intéressement lorsqu elles existent (fourniture du P1 incluse dans le contrat) L absence de rapport annuel ou sa légèreté 12

13 Contrats de chauffage 6. Détermination du prix Positionnement du tarif / tâches Durée de contrat, Période de chauffe Formule d'indexation du prix Catalogue de prix des grosses pièces 13

14 Contrats d ascenseur 1. Contrat encadré, étendu ou non 2. Description des équipements Local machines et bloc moto réducteur Cabine et système de guidage Portes, commandes et surveillance / alarme Nombre d'étages Fosse Équipements et contrôle périodique de sécurité 14

15 Contrats d ascenseur 3. Descriptif des tâches réalisées périodiquement Calendrier de réalisation de l'entretien Description des tâches Carnet d'interventions 15

16 Contrats d ascenseur 4. Les clauses à rejeter Vétusté mal définie Vandalisme ou usure prématurée du matériel Dépendance technique au constructeur ou matériel restituable en fin de contrat (module téléalarme par ex) Clause de pénalité floue ou bardée d exceptions La sous-traitance mal définie ou ne présentant pas les garanties nécessaires 16

17 Contrats d ascenseur 5. Les clauses à insérer Rappel sur l encadrement des clauses Les contrats étendus ont des clauses de base proposées par la fédération. Des clauses spécifiques peuvent être ajoutées par voie d avenant L accord cadre UNARC / Kyo reflète les demandes des adhérents sur lesquelles s engage Kyo L attention aux clauses est indispensable sur les contrats standards L engagement clair sur les délais d intervention La liste précise des interventions techniques à exécuter périodiquement L accès au registre de maintenance des ascenseurs et au rapport de contrôle réglementaire Des devis détaillés pour les travaux hors contrat de maintenance (pièces ; MO, déplacement, délai ) La fourniture de pièces répondant aux normes de qualité pour lutter contre l obsolescence programmée Des formules d indexation contrôlables, référencées (indices) et équilibrées (ratios selon indice et part neutralisée) 17

18 Contrats d ascenseurs 6. Détermination du prix Les critères (charges, étages, type d'équipement ) L'indexation : les indices et la formule La durée du contrat 18

19 Contrats d ascenseurs 7. Distinction entre entretien et travaux de mise en conformité Échéances réglementaires Audit technique 19

20 Monsieur Garcia Syndic Direct Elysée2 Négociation des contrats de chauffage et d'ascenseurs La façon de négocier avec les fournisseurs et de communiquer avec les copropriétaires 20

21 Conclusion Les entreprises référencées par Copropriété services Le guide des produits et services en copropriété L'observatoire des charges avec Le site de la plateforme d'appels d'offres COPRO-DEVIS. Guide : «Copropriété : comment bien négocier et bien renégocier tous ses contrats» 21