COMPTE-RENDU REUNION DE SERVICE 19 septembre 2005

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1 Aujourd hui, les actions qui vont être abordées : Election des Délégués du Personnel ARTT Tour de table Divers COMPTE-RENDU REUNION DE SERVICE 19 septembre 2005 Monsieur REYTER Accueil pour cette première réunion de rentrée de Grégory BOYER du CRL dans le cadre d un stage et d Angélique PEPIN qui a été recrutée récemment sur ORFEA et qui sera basée à l ONISEP. *Les sujets qui vont être abordés par Geneviève : les élections des Délégués du Personnel et l Accord d Entreprise sur l Aménagement et la Réduction du Temps de Travail (ARTT) Geneviève : 1. Elections des DP : il n y a pas de liste présentée par le syndicat CFTC donc il n y pas de 1 er tour. Pour le 2 ième tour, les personnes qui veulent se présenter ont jusqu à demain, mardi 20 septembre heures pour le faire. Il n y a pas de premier tour pour les élections des DP faute de liste CFTC, mais rappel de la possibilité de se présenter individuellement, délai jusqu à demain 18 heures. 2. ARTT : mise en place du protocole ARTT. Le système ARTT a été calqué sur celui de la Région. Référendum sur la proposition d un nouvel accord d INFFOLOR sur l ARTT. Résultats du vote : 9 pour 8 contre, 1 abstention. Compte tenu de cette très faible majorité, Geneviève fait part d une contre proposition signée par 7 salariés. Proposition : prise de trois semaines de congés en été (entre le 15 juin et le 15 septembre) et d une semaine en hiver (entre le 19 décembre et le 7 janvier). Résultat du vote sur cette seconde proposition : 10 pour 1 contre. Geneviève sollicitera les 7 personnes absentes pour compléter le vote. Les salariés seront ensuite informés de la solution retenue Les congés seront bien à prendre entre le 15 juin et le 15 septembre en été et entre le 19 décembre au 7 janvier en hiver. Les personnes souhaitant prendre plus de 3 semaines en été pourront le faire. Estelle : serait-il possible de faire figurer sur la fiche de paie, le capital congés (y compris ARTT)? Réponse : Comme pour le DIF, cela devrait être possible (à voir avec COMPTALOR : Martine) Page 1 sur 5

2 Précision sur le formulaire de demande d ARTT mensuelle qui devra être déposé 8 jours avant au service Gestion Administration, pour vérification et signature par la direction. La première journée mensuelle est à prendre avant le 30 septembre 2005 (pour les personnes à temps plein). L ARTT mensuelle et annuelle, les congés, congé maladie, congé pour enfant malade seront mis en ligne sur l agenda CITIPRO par Martine et Nathalie J. Le reste est de la responsabilité de chacun, notamment la mise en ligne du temps partiel. L agenda CITIPRO est un outil central de communication. La direction a besoin de visualiser le planning global de l ensemble de l équipe d INFFOLOR. Demande à l ensemble du personnel d utiliser cet outil. S il y a des disfonctionnements ou des problèmes techniques veuillez faire remonter l information (par ) à Messad, afin de faire corriger les bugs. 3. Engagement horaire dans le cadre de la nouvelle organisation du temps de travail : distribution d un tableau d engagement horaire hebdomadaire qui est à remplir par chaque salarié Afin d être plus rigoureux sur les horaires de l ensemble du personnel. Un constat fait lorsque les personnes font une demande d autorisation de sortie, la direction signe sans connaître les horaires faits par les personnes. La direction n envisage pas de prendre une pointeuse, elle veut donner la responsabilité et sa confiance au personnel pour le bon maintien des horaires. Claire : certaines personnes ne remplissent pas de demande de sortie Mireille : les heures ne sont pas récupérées par tout le monde 4. Problèmes de vol de matériel informatique : Suite au vol du matériel informatique cet été, une plainte a été déposée au commissariat de Police. Maintenant, plus personne ne devra se trouver dans les locaux d INFFOLOR après 18 heures sauf sur dérogation de la direction. Une solution a été prise, INFFOLOR a opté pour mettre en place un système de surveillance, dont le coût est élevé. 5. Rencontre avec M. BARCELLINI, M. SCHWARTZ, Mlle ZANETTI et Christine, le 8 septembre 2005 à la Région, concernant le spécial Magazine Objectif Formation sur le PRDF. Discussion sur : Quel est l avenir des différentes missions d INFFOLOR? Le Conseil Régional de Lorraine souhaite avoir un rôle de décideur. Reste décideur de l orientation mais ne veut pas être opérateur. Son objectif est de confier aux structures qui possèdent les compétences le rôle d opérateur. VAE : engagement de l Etat de transférer la subvention au CRL en 2006 : cela devrait ouvrir la possibilité d un CDI pour Elisabeth KLEIN. FOAD : pour l instant le Conseil Régional de Lorraine ne s oppose pas au pilotage du réseau FOAD. AIO : la Région a finalement intégré l AIO dans la mission insertion professionnelle. En attente de directives quand au rôle d INFFOLOR. PRDF : en attente des contrats d objectifs qui ne sont pas encore finalisés. Contrat de plan : le Contrat de plan s arrête en 2007, pas de proposition claire des deux financeurs pour l après A priori, INFFOLOR reste tout de même une structure privilégiée au-delà de Qualité : le sujet n a pas été abordé. Christine : Les compétences d INFFOLOR sont reconnues et la certification a été bien appréciée Remerciement et félicitation de la Région et de l Etat à l ensemble de l équipe d INFFOLOR pour la certification ISO 9001 Version 2000 Page 2 sur 5

3 Organisation entre fin novembre - début décembre 2005 d une manifestation pour la remise du diplôme de Certification ISO 9001 Version Une demie journée suffira, elle se déroulera un après-midi. Les deux personnes qui seront pilotes sur cette manifestation sont Christelle et Christine. 6. Divers : Changement du télécopieur sur Metz qui à plusieurs fonctions en réseau Scanner, Copieur et Fax. Changement du standard téléphonique sur Metz le 22 septembre 2005 avec possibilité de message en cas d absences Réorganisation des bureaux, Christelle va revenir sur Metz début octobre Elle occupera le bureau de passage qui déménagera dans le bureau du fond. Des revendications ont été faites directement à la Présidente. Ces réclamations ne seront plus tolérées et ne seront plus prises en compte. A l avenir, toute revendication devra passer par la voie hiérarchique donc par le directeur et seront à faire par courrier. La porte de la direction sera fermée à cause de la nuisance de la cigarette, la porte est ouverte pour tout le monde s il y a besoin, sinon vous pouvez passer par Messad pour toutes demandes. Une modification des forfaits sur les portables des chefs de projet sera faite au 1 er octobre 2005 (passage de 2 à 3 heures). Christophe bénéficiera d un forfait de 7 heures (pris sur le budget Métiers d Arts). Rappel : Il y a encore des appels du téléphone fixe sur portable. Faire attention Pour le plan de formation : réfléchir aux souhaits de formation interne pour l année prochaine Beaucoup de personnes regrettant l abandon du tour de table, il est remis en vigueur en demandant à chacun d être concis Tour de table Murielle : - Disfonctionnement majeur, l outil ORFEA a été piraté, plusieurs mois de travail perdu - Réflexion actuellement avec EIKON sur une récupération possible des sauvegardes, le dernier enregistrement date de janvier Prochainement organisation d une réunion technique pour faire le point sur une méthodologie de reprise des données et pour aborder la question des sauvegardes. Angélique : - Limitation d accès à ORFEA - Informer les utilisateurs par un message en les invitant à se connecter ultérieurement Combien y a-t-il d utilisateurs? Réponse : toutes les données sur les connexions ont disparu, les statistiques sont perdues Emmanuel : - FOAD est en phase de transition, attente des objectifs Guide Pratique FOAD est en phase de finalisation (fin octobre). - INFFOLOR fait toujours partie du Bureau FFFOD à Paris. Participation au groupe de travail sur la politique publique (mercredi 21 septembre 2005 à Paris). - Cette année le service FOAD est énormément sollicité pour des interventions extérieures - Pour l AIO, poursuite des visites des CIBC lorrains avec Elisabeth. Page 3 sur 5

4 Mireille : - En ce qui concerne les stages, il y a de légères améliorations dans la saisie. - Gestion des indicateurs dans le cadre du processus gestion des données. - Profitant de la présence de Grégory BOYER de la Région : il y a un délai trop long, entre la Commission Permanente et l envoi des conventions d où un décalage dans la saisie des stages. Grégory BOYER : les délais sont imposés par les marchés publics - Développement d une nouvelle production, devis Geneviève : l année dernière, prise en charge du développement du méta moteur par l Alsace. Cette année, INFFOLOR paiera 6 jours de développement pour améliorer le système de saisie en ligne Numéro Vert : Nathalie J. - Au premier semestre 2005, il y a eu 1600 appels 210 appels à ce jour pour le mois de septembre - Veillez à rendre le Fichier des demandes d information / conseil au mois de juillet, afin de permettre le travail des télé-conseillères sur les statistiques communes en période creuse Christine : voir pour la distribution des cartes Numéro Vert Geneviève : Nathalie J. travaille désormais à temps plein (au Numéro Vert + au Service Gestion Administration). Sandrine travaillera à 60 %. Il y aura pratiquement tous les jours des doublons sauf le Vendredi. Pôle PAO : Marie-Christine - Refonte du site INFFOLOR - Le pôle PAO suit une Formation PHP - Un a été envoyé au membre du GEC pour une proposition de la refonte du site (1 ère maquette), réponses peu nombreuses. Une relance va être faite ce jour - Fermeture du pôle PAO tous les mercredis sauf le premier mercredi du mois - Petite revendication : Serait-il possible d avoir le compte-rendu du CODIR le plutôt possible, afin de faciliter la planification du travail du pôle? Estelle - Suite à la formation, confirmation de la possibilité de développer la base de données structures d accueil en PHP. Brigitte : - Problèmes rencontrés sur CITIPRO - Demande de pose d une sonnette suite au vol du portable personnel de BP plus accueil de public difficile Lors de la réunion du Pôle de Vandoeuvre il avait été décidé qu INFFOLOR n accueillera que les personnes envoyées par d autres structures. Evoquer la fiche de liaison qui était en projet et qui n a jamais été mise en place. Messad : - Conception d une nouvelle présentation du planning des demies journées d information d INFFOLOR - MAJ des adresses organismes et structures - Convenir d une date pour travailler ensemble sur le fichier clients centralisé Savoir s il existe un autre outil informatique qu Excel ou qu Access? Geneviève : Une demande de devis a été faite à 2 sociétés, en attente. Faire le point lors de la prochaine réunion Claire : - 3 demies journées d animation départementales auront lieu à Epinal, Nancy et Metz au cours du dernier trimestre. - la lettre Actualité du Centre de Ressources n 8 a été envoyée. - Christèle A. travaille désormais le vendredi après-midi au centre de ressources pour faire le lien avec la documentation VAE. Page 4 sur 5

5 Christelle : Enquête nationale en direction des entreprises - L enquête porte sur la formation au service du développement des compétences, elle est en cours de finalisation et sera mise en ligne à partir de jeudi 22 septembre Un remerciement à l équipe de Vandoeuvre pour son aide. - En dehors d un document de synthèse, les résultats seront présentés le 19 janvier 2006 aux Universités d Hiver du Centre INFFO Démarche Qualité - Il ne faut pas oublier de rajouter le logo de la certification AFAQ sur l ensemble des documents d INFFOLOR - Relance des audits internes et des revues de processus - Plan d amélioration de la qualité : mise à jour par CD du tableau, les actions qui sont achevées et dont l efficacité a été vérifiée, ont été enlevées - Suivi des indicateurs Christine : - Relance des Pages Presses. - Construction en juillet d un fichier de 170 structures relais des entreprises lorraines - Spécial Objectif Formation sur le PRDF de 16 pages qui sortira entre la semaine 46 et 47. Rencontre Catherine RISSER le jeudi 22 septembre 2005 au CRL. Il n y aura pas de Comité de Relecture. Monsieur REYTER lit le courrier reçu de M. CABIROL du MEDEF qui annonce son départ en retraite et qui remercie l ensemble de l équipe d INFFOLOR pour son accueil, ses échanges et les longues années de travail en commun. Agenda CITIPRO Les prochaines Réunions de Service : Lundi 17 octobre 2005 à 14 heures Lundi 14 novembre 2005 à 14 heures Lundi 12 décembre 2005 à 14 heures Page 5 sur 5