SERVICES EN LIGNE DES SUBVENTIONS ET DES CONTRIBUTIONS

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1 SERVICES EN LIGNE DES SUBVENTIONS ET DES CONTRIBUTIONS GUIDE DE L UTILISATEUR (INSCRIPTION ET GESTION DE COMPTE) JUIN 2014

2 TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION... 1 Le saviez-vous?... 1 Les SELSC sont composés de trois modules... 1 SELSC choses importantes à se rappeler... 2 A. Délai d inactivité... 2 B. Exigences techniques... 2 C. Sauvegarde... 2 D. Restrictions de téléversement... 2 E. Champs obligatoires INSCRIPTION AUX SELSC Accès aux SELSC... 4 Depuis la page Web des SELSC... 4 À même la page Web du programme S inscrire aux Services en ligne des subventions et contributions Choisir un nom d utilisateur et un mot de passe Accès aux SELSC par un partenaire de connexion Accès aux SELSC par clégc Créez votre profil Renseignements sur l utilisateur Numéro de référence de l utilisateur Récupérer l accès à un profil existant Page d «accueil» Inscription d une nouvelle organisation Créez votre profil d organisation Validation de l organisation Valider et authentifier votre identité Confirmer l autorisation de représenter l organisation en tant qu agent principal Identification de l organisation Signataires Remplacement de l agent principal d une organisation existante Identifier l organisation Valider et authentifier votre identité Confirmer votre autorité d agir comme agent principal au nom de l organisation... 29

3 1.7.4 Sommaire Remplacer l agent principal d une organisation déjà inscrite Invitation en attente GESTION DE COMPTE Mes coordonnées Gestion de l organisation Modifier le profil de l organisation Gestion des adresses Gestion des contacts Gestion des entreprises de l ARC Gestion des représentants Inviter un représentant Nouveaux droits du représentant Documents à l appui PROCHAINE ÉTAPE... 51

4 INTRODUCTION Nous vous présentons votre guide de l utilisateur des Services en ligne des subventions et contributions (SELSC), qui décrit le module d inscription et de gestion de compte. LE SAVIEZ-VOUS? Les SELSC constituent en une plateforme en ligne centralisée servant au traitement des demandes de subventions et de contributions (S et C) ainsi qu à la gestion des projets actifs d Emploi et Développement social Canada (EDSC). Il s agit d un environnement convivial et sécuritaire pour présenter des demandes de financement en ligne et pour créer, visualiser, modifier, sauvegarder et soumettre des documents relatifs à la gestion de leur projet (demandes de remboursement, prévisions de dépenses du projet et rapports d activité). On peut y accéder à partir du site Web sur les programmes de financement, lequel renferme l éventail complet de renseignements à jour et facile d accès sur les programmes de subventions et de contributions et sur les possibilités de financement. LES SELSC SONT COMPOSÉS DE TROIS MODULES 1. Inscription et gestion de compte : gère l accès aux SELSC, permet à l utilisateur de créer, de valider et de modifier son compte et de gérer les renseignements sur l organisation, le mandat et les documents d appui. 2. Demandes et projets : gère les demandes de financement au titre des programmes de S et C. Permet à l utilisateur de créer, de consulter, de modifier et de soumettre sa demande de financement. Pour de plus amples renseignements sur les modalités de soumission d une demande auprès d EDSC, veuillez consulter le document Services en ligne des subventions et des contributions : guide de l utilisateur (Demandes et projets). 3. Gestion de projet : gère les demandes de remboursement, les prévisions de dépenses du projet et les rapports d activité. Permet à l utilisateur de créer, de consulter, de modifier et de soumettre des documents relatifs à la gestion de leur projet une fois leur demande de financement approuvée et leur entente de financement signée par EDSC. Pour de plus amples renseignements sur les modalités de soumission d une demande auprès d EDSC, veuillez consulter le document Services en ligne des subventions et des contributions : guide de l utilisateur (Gestion de projet). Page 1

5 SELSC CHOSES IMPORTANTES À SE RAPPELER A. DÉLAI D INACTIVITÉ Les SELSC sont assortis d un délai d inactivité. Si aucune opération n est effectuée sur un compte pendant 15 minutes, le système affichera un message «Message de la page Web» (voir la figure 1) vous avisant de l expiration imminente de la session. Si vous n appuyez pas sur le bouton «OK» durant le délai signalé par le message, la session de votre compte SELSC sera terminée et vous devrez ouvrir une nouvelle session des SELSC pour poursuivre vos activités. Figure 1 Message d avertissement sur le délai d inactivité B. EXIGENCES TECHNIQUES Pour utiliser SELSC sur votre ordinateur, il vous faut : un accès Internet haute vitesse C. SAUVEGARDE Le système de SELSC ne sauvegarde automatiquement aucune information. Il est important de se souvenir de sauvegarder souvent tout au long de chaque session. D. RESTRICTIONS DE TÉLÉVERSEMENT Tout document téléversé aux SELSC ne peut dépasser la taille de 15 Mo; toutefois, il n y a aucune restriction du nombre de documents pouvant être téléversés. Page 2

6 E. CHAMPS OBLIGATOIRES Lorsque vous utilisez les SELSC, vous pouvez naviguer librement d un écran à l autre, dans l ordre de votre choix, afin de remplir les renseignements requis dans le cadre de la demande de financement ou des documents relatifs à la gestion de votre projet. Veuillez noter que si vous commencez à répondre aux questions d un écran donné, vous devez remplir tous les champs obligatoires de cet écran avant de pouvoir sauvegarder. La présence de champs obligatoires incomplets vous interdira de sauvegarder, puisqu un message d erreur s affichera et vous empêchera de passer à la prochaine étape. Les champs obligatoires sont signalés dans l ensemble du système par la mention «(obligatoire)» après le nom du champ. Les modifications au système des SELSC garantiront que seuls les demandes de financement et les documents relatifs à la gestion de projet dont tous les champs obligatoires sont remplis peuvent être soumis au Ministère. Page 3

7 1. INSCRIPTION AUX SELSC 1.1 ACCÈS AUX SELSC À partir du site Web des programmes de financement, vous pouvez accéder au SELSC de deux manières : DEPUIS LA PAGE WEB DES SELSC 1. Consulter le 2. Cliquer sur l onglet Financement situé au haut de l écran. 3. Une fois la page Web des Programmes de financement ouverte, cliquer sur Services en ligne des subventions et contributions, ce qui vous dirige vers la page Web des SELSC où vous pouvez ouvrir une session. (Cet écran propose les possibilités d accès par un partenaire de connexion et par CléGC.) À MÊME LA PAGE WEB DU PROGRAMME L exemple suivant montre la démarche de navigation à suivre afin d accéder aux SELSC à partir de l écran du programme d EDSC lorsque le programme en question accepte les demandes présentées par voie des SELSC : 1. Consultez le 2. Cliquez sur l onglet Financement situé au haut de l écran sur la barre de navigation. 3. Une fois l écran Financement ouvert, cliquez sur Connexion compétences (il s agit ici du programme auprès duquel vous souhaitez déposer une demande) situé dans le tableau des «Programmes qui acceptent les demandes» sur la page Web des Programmes de financement. 4. Une fois l écran réservé au programme Connexion compétences ouvert, cliquez sur l onglet Présentez votre demande. Lorsque vous cliquez sur «Présentez votre demande» à partir de cet onglet, vous serez acheminé à la page Web des SELSC où vous pourrez ouvrir une session dans le système des SELSC ou entamer le processus d inscription. S il s agit de votre première utilisation des SELSC, vous devrez créer un compte du système SELSC. Page 4

8 1.2 S INSCRIRE AUX SERVICES EN LIGNE DES SUBVENTIONS ET CONTRIBUTIONS Les étapes à franchir afin de créer un compte des SELSC figurent sur la page Web «Créer un compte avec les Services en ligne des subventions et contributions» qui est accessible depuis la page d accueil des SELSC. Cette page vous propose une description de la démarche d inscription et énumère tous les renseignements nécessaires à celle-ci, ce qui comprend le processus de bout en bout afin de créer un compte dans les SELSC au nom d une organisation. L agent principal de l organisation (c est-à-dire, le détenteur de l autorisation complète et responsable du compte de l organisation) exécutera toutes les étapes. Les représentants désignés de l organisation, dont les divers droits et obligations dépendront de leur rôle au sein de l organisation, effectueront les deux premières étapes et peuvent ensuite être invités à se joindre à l organisation par l agent principal une fois que le compte aura été créé (voir la section 1.8 pour des renseignements sur les modalités de désignation de l agent principal d une organisation inscrite). 1. Choisissez un nom d utilisateur et un mot de passe. Vous pouvez : soit utiliser un nom d utilisateur et un mot de passe dont vous disposez auprès d un partenaire de connexion du gouvernement du Canada ou encore une clégc existante; soit créer une nouvelle clégc. 2. Créez votre profil. Vous devez vous identifier et fournir les coordonnées de l organisation que vous représenterez (c.-à-d. numéro de téléphone, adresse courriel, etc.). Si vous souhaitez être l agent principal de votre organisation, il vous sera demandé à une étape ultérieure du processus de valider votre identité. 3. Créez le profil de votre organisation. Si vous assumez le rôle d agent principal du compte de votre organisation auprès des SELSC, vous pouvez ensuite créer le profil de l organisation. Vous devrez fournir le nom et l adresse de l organisation ainsi que le titre de votre poste au sein de celle-ci. Lorsque ces renseignements sont sauvegardés, vous aurez à fournir, aux fins de la validation de votre organisation, votre numéro d entreprise de l Agence du revenu du Canada (ARC), la dénomination sociale, le nom courant ainsi que l adresse associée au numéro d entreprise. Ces renseignements seront comparés en fonction des informations détenues par l ARC. Afin de faciliter cette validation, il est demandé de fournir le numéro d entreprise utilisé aux fins de paies (p. ex RP0001) par votre organisation, et un représentant autorisé auprès de l ARC DOIT fournir son consentement pour compléter le processus de validation. Voir la section pour de plus amples renseignements sur le consentement et la validation de l organisation. Vous serez également tenu de confirmer votre autorité à représenter l organisation en tant qu agent principal. À cette fin, un code d activation sera transmis par la poste au chef de votre organisation. Si le chef accepte la création du compte et votre désignation en tant qu agent principal, il vous communiquera le code d activation. Vous serez ensuite tenu de saisir ce code d activation afin d achever le processus d inscription. Voir la section pour de plus amples renseignements sur la procédure d autorisation. Page 5

9 1.3 CHOISIR UN NOM D UTILISATEUR ET UN MOT DE PASSE Au moment de choisir un nom d utilisateur et un mot de passe associés aux SELSC, vous pouvez utiliser vos coordonnées d accès existantes auprès de l un des partenaires de connexion du gouvernement du Canada (voir la figure 2) ou une clégc existante. Si vous ne possédez pas ou si vous ne souhaitez pas utiliser un nom d utilisateur et un mot de passe existants suivant l une ou l autre de ces possibilités, vous pouvez créer une nouvelle clégc (voir figure 3) ACCÈS AUX SELSC PAR UN PARTENAIRE DE CONNEXION SecureKey Technologies Inc. fournit un service de courtier de justificatifs d identité (SCJI) nommé «SecureKey Service de concierge» aux termes d un contrat au gouvernement du Canada. Ce service vous permettra d accéder au système des SELSC au moyen d un nom d utilisateur et d un mot de passe ou de «justificatifs d identité» que vous détenez auprès de l un des partenaires de connexion. Si vous choisissez ce mode de connexion, aucun renseignement personnel détenu par votre institution financière ne sera transmis à Service Canada (SC) durant le processus d ouverture de session. De la même façon, Service Canada ne transmettra à votre institution financière aucune information sur les services gouvernementaux auxquels vous accédez. Vous pouvez consulter la liste intégrale des partenaires de connexion en cliquant sur le lien suivant : Consulter la liste des Partenaires de connexion participants. Figure 2 Partenaire de connexion Page 6

10 1.3.2 ACCÈS AUX SELSC PAR CLÉGC CléGC vous permet d effectuer des opérations en ligne de façon sécuritaire relativement à différents programmes et services du gouvernement du Canada en créant un nom d utilisateur et un mot de passe propres aux plateformes du gouvernement du Canada et en ouvrant une session au moyen de ces coordonnées. Si vous possédez déjà une clégc, créée aux fins d utilisation dans le cadre d un autre programme ou service du gouvernement du Canada, vous pouvez utiliser ce même nom d utilisateur et mot de passe pour les SELSC. Sinon, vous pouvez créer une nouvelle clégc (nouvel identifiant et nouveau mot de passe) pour les SELSC. Si vous demandez une nouvelle clégc, vous devez accepter les modalités et conditions d utilisation avant de poursuivre l enregistrement. Figure 3 S enregistrer pour une clégc (Étape 1 de 2) Vous devrez ensuite choisir un identifiant (nom d utilisateur), un mot de passe et trois questions de récupération : une question de votre choix et la réponse correspondante, une personne mémorable ainsi qu une date mémorable. Vous pouvez également enregistrer des indices facultatifs associés aux deux dernières questions. Page 7

11 Figure 3a S enregistrer pour une clégc (Étape 2 de 2) Note : Les numéros et les renseignements du tableau correspondent à la figure 3a (l astérisque [*] dénote un champ obligatoire). N o Champ Description 1 Créez votre nom d utilisateur* : Créer un nom d utilisateur de votre choix : Doit comporter de 8 à 16 caractères Ne doit contenir aucun caractère spécial Ne doit pas comporter plus de 7 chiffres Ne doit contenir aucune espace Sélectionnez une question de récupération* Ma réponse de récupération* Ma personne mémorable* Sélectionner l une des dix questions fournies. Choisir une question dont la réponse est facile à mémoriser. Fournir la réponse à la question retenue. Saisir le nom d une personne qui vous est mémorable. Page 8

12 N o Champ Description 5 Mon indice au sujet de ma personne mémorable Indiquer un indice qui vous rappellera le nom de votre personne mémorable. 6 Ma date mémorable* Saisir une date mémorable selon le format AAAA-MM-JJ. 7 Mon indice au sujet de ma date mémorable Indiquer un indice qui vous rappellera votre date mémorable (p. ex. date de mariage). 8 Créez votre mot de passe* Les mots de passe doivent respecter les exigences suivantes : Longueur de 8 à 16 caractères Au moins une lettre majuscule (A-Z) Au moins une lettre minuscule (a-z) Au moins un chiffre (0 à 9) 9 Confirmez votre mot de passe* Le mot de passe saisi dans ce champ doit être identique au mot passe saisi au champ précédent. 1.4 CRÉEZ VOTRE PROFIL Après une première connexion au moyen de votre nom d utilisateur et mot de passe choisis, vous devez lire et accepter la déclaration aux demandeurs et les conditions d utilisation des SELSC. Cette page énonce les rôles et les responsabilités applicables à l utilisation des SELSC par vous et par le ministère de l Emploi et du Développement social/service Canada. Si vous n acceptez pas les conditions, vous ne serez pas en mesure de poursuivre votre démarche d inscription auprès des SELSC. Si vous acceptez, vous serez acheminé à la page «Créer mon profil». o À titre de nouvel utilisateur, vous devez choisir la première option, à savoir «S inscrire aux Services en ligne des subventions et contributions», afin de procéder à la création de votre profil. Voir la section pour des précisions sur la création d un nouveau profil d utilisateur. o Si vous êtes un utilisateur existant, vous avez deux possibilités de récupérer l accès à votre profil soit en fournissant votre numéro de référence de l utilisateur et en répondant à vos questions de sécurité, soit en fournissant les anciens noms d utilisateur et mot de passe de votre partenaire de connexion. Voir la section pour des renseignements sur la récupération de l accès à un compte existant RENSEIGNEMENTS SUR L UTILISATEUR En vue de créer votre profil auprès des SELSC, vous aurez à fournir les renseignements suivants (voir la figure 4) : Votre nom (prénom, second prénom, nom de famille) Votre langue de préférence Page 9

13 Votre numéro de téléphone et votre adresse courriel professionnels Votre adresse postale professionnelle, y compris le pays, la ville, la province ainsi que le code postal Questions de sécurité et les réponses correspondantes (les cinq [5] questions sont requises) Page 10

14 Figure 4 Écran de renseignements sur l utilisateur Page 11

15 Note : Les numéros et les renseignements du tableau correspondent à la figure 4 (l astérisque [*] dénote un champ obligatoire). N o Champ Description 1 Prénom* Votre prénom 2 Second prénom Votre second prénom, si vous souhaitez l ajouter à votre profil professionnel 3 Nom de famille* Votre nom de famille 4 Langue de préférence* Votre langue de communication de préférence (anglais ou français) 5 Téléphone* Votre numéro de téléphone à l organisation que vous représenterez dans les SELSC 6 Poste Le poste de votre numéro de téléphone, le cas échéant 7 Autre numéro de téléphone Votre second numéro de téléphone au sein de l organisation, le cas échant 8 Poste Le poste de votre second numéro de téléphone au sein de l organisation, le cas échéant 9 Adresse courriel* Votre adresse courriel auprès de l organisation que vous représenterez aux fins des SELSC 10 Confirmer l adresse courriel* Saisir votre adresse courriel à nouveau 11 Adresse Ligne 1* Première ligne de votre adresse principale au sein de l organisation que vous représenterez auprès des SELSC 12 Adresse Ligne 2 Seconde ligne de votre adresse principale au sein de l organisation que vous représenterez auprès des SELSC, le cas échéant 13 Pays* Le pays de votre adresse principale au sein de l organisation que vous représenterez auprès des SELSC 14 Province/État* La province ou l État de votre adresse principale au sein de l organisation que vous représenterez auprès des SELSC 15 Ville* La ville de votre adresse principale au sein de l organisation que vous Page 12

16 N o Champ Description représenterez auprès des SELSC 16 Code postal ou code ZIP* Le code postal ou le code ZIP de votre adresse principale au sein de l organisation que vous représenterez auprès des SELSC 17 Question n o 1* Choisir une question de sécurité dans la liste déroulante et fournir la réponse correspondante dans le champ texte libre vide réservé à cette fin. 18 Question n o 2* Choisir une question de sécurité dans la liste déroulante et fournir la réponse correspondante dans le champ texte libre vide réservé à cette fin. 19 Question n o 3* Choisir une question de sécurité dans la liste déroulante et fournir la réponse correspondante dans le champ texte libre vide réservé à cette fin. 20 Question n o 4* Choisir une question de sécurité dans la liste déroulante et fournir la réponse correspondante dans le champ texte libre vide réservé à cette fin. 21 Question n o 5* Choisir une question de sécurité dans la liste déroulante et fournir la réponse correspondante dans le champ texte libre vide réservé à cette fin NUMÉRO DE RÉFÉRENCE DE L UTILISATEUR Une fois que vous avez rempli et confirmé vos entrées, une page de confirmation affichera votre numéro de référence de l utilisateur (NRU). Vous recevrez également un courriel qui confirme la création de votre profil et mentionne votre NRU. Le NRU est un identifiant unique attribué à votre profil des SELSC. Tous les utilisateurs des SELSC se verront attribuer leur propre NRU lors de la création de leur profil. Il est très important de conserver ce numéro dans un lieu sûr, car vous en aurez besoin pour confirmer votre identité à titre d utilisateur des SELSC au moment d effectuer des transactions particulières (c.-à-d. demande de soutien par téléphone ou d accès à un compte d organisation existant). Si vous prévoyez être le représentant d une organisation enregistrée, veuillez fournir le NRU à l agent principal de votre organisation. Cette personne sera ensuite en mesure de vous inviter à vous joindre au compte de l organisation. Voir la section 1.8 pour des précisions sur l inscription à titre de représentant d une organisation enregistré et voir la section 2.3 pour des détails sur la gestion des représentants. Page 13

17 1.4.3 RÉCUPÉRER L ACCÈS À UN PROFIL EXISTANT Si vous vous êtes enregistré pour un compte des SELSC avant le 30 mai 2014, vous pouvez récupérer l accès à votre profil existant en saisissant le NRU et en répondant à trois de vos cinq questions de sécurité. Le NRU a été transmis par courriel. Si vous n avez pas votre NRU, veuillez écrire à l équipe de soutien à l adresse [email protected]. Vous pouvez également entreprendre cette démarche dans le cas où vous auriez créé une nouvelle clégc et vous devez récupérer l accès à votre compte. Si vous avez déjà accédé au système des SELSC avec vos coordonnées d accès auprès d un partenaire de connexion, et si vous avez modifié le nom d utilisateur et le mot de passe que vous souhaitez utiliser dans le cadre des SELSC, à savoir une clégc ou un partenaire de connexion différent, vous pouvez récupérer votre accès en suivant les consignes de l «option 2». Page 14

18 1.4.4 PAGE D «ACCUEIL» Une fois que vous avez choisi un nom d utilisateur et un mot de passe et créé votre profil, vous serez en mesure de passer à la page d «Accueil» (voir la figure 5), qui vous permettra de voir les organisations auxquelles vous avez actuellement accès, ainsi que les demandes en attente. Figure 5 Page d «Accueil» Si vous prévoyez être l agent principal d une organisation et s il s agit de votre première connexion à cette page, vous pouvez «Inscrire une nouvelle organisation» ou «Remplacer l agent principal d une organisation existante» en cliquant sur le lien dans la section des Options qui correspond à la fonctionnalité souhaitée. Si vous prévoyez être le représentant d une organisation, l agent principal de l organisation sera en mesure de vous inviter à vous joindre au compte de l organisation, une fois que celui-ci aura été créé. Dans ce cas, le nom de votre organisation s affichera sur votre page d «Accueil» et vous serez en mesure d accepter l invitation à rejoindre le compte de l organisation en cliquant sur l organisation et en continuant à la page «Invitation en attente» afin de confirmer votre acceptation. Voir la section 1.8 pour les détails sur «Devenir le représentant d une organisation inscrite». Page 15

19 1.5 INSCRIPTION D UNE NOUVELLE ORGANISATION Afin de créer un compte avec les SELSC, vous devez avoir l autorité d agir au nom de votre organisation, y compris l autorité de signer les demandes de financement, les ententes et les documents relatifs à la gestion de projets. En inscrivant votre organisation, vous signalez votre volonté à devenir l agent principal de l organisation aux fins des SELSC. En tant qu agent principal, vous serez le titulaire principal du compte responsable, au nom de l organisation, de tous les renseignements saisis et présentés au moyen du compte des SELSC que vous avez créé. Voici les étapes à suivre en vue d effectuer l inscription : 1. Créer le profil de l organisation 2. Valider l organisation 3. Valider et authentifier votre identité 4. Confirmer votre autorité d agir comme agent principal au nom de l organisation En tout temps, vous pouvez voir le statut de votre inscription en cliquant sur l organisation à même votre page d «Accueil», ce qui vous acheminera à la page «Résumé de la nouvelle inscription» (voir la figure 6). Figure 6 Page «Résumé de la nouvelle inscription» Page 16

20 1.5.1 CRÉEZ VOTRE PROFIL D ORGANISATION La page «Créer le profil de l organisation» (voir la figure 7) vous permettra de désigner le nom de votre organisation et le titre de votre poste au sein de celle-ci, ainsi que son adresse principale. Figure 7 Page «Créer le profil de l organisation» Note : Les numéros et les renseignements du tableau correspondent à la figure 7 (l astérisque [*] dénote un champ obligatoire). N O CHAMP DESCRIPTION 1 Nom de l organisation* Le nom que vous désirez attribuer au compte de votre organisation 2 Titre de votre poste* Le titre de votre (l agent principal) poste au sein de l organisation 3 Adresse Ligne 1* La première ligne de l adresse de l organisation 4 Adresse Ligne 2 La seconde ligne de l adresse de l organisation 5 Ville* La ville de l adresse de l organisation 6 Province/État* La province ou l État de l adresse de l organisation 7 Pays* Le pays de l adresse de l organisation 8 Code postal/code ZIP* Le code postal ou le code ZIP de l adresse de l organisation VALIDATION DE L ORGANISATION Page 17

21 OBJET DE LA VALIDATION DE L ORGANISATION Depuis 2009, le gouvernement du Canada doit se conformer à la Directive sur la gestion de l identité du Conseil du Trésor qui énonce ce qui suit : «La gestion de l identité est l établissement, par une institution gouvernementale, de la légitimité de l identité de la personne ou de l organisme avec qui elle transige.» À ces fins, le processus de validation de l inscription permet à EDSC de confirmer l existence des organisations créatrices de comptes pour les SELSC en fonction du numéro d entreprise de l organisation à titre d identifiant unique. Les renseignements sont utilisés uniquement afin de valider l existence de l organisation et à aucune autre fin. PROCESSUS DE VALIDATION DE L ORGANISATION Les renseignements saisis à la page «Validation de l organisation» (voir la figure 8) serviront à confirmer l existence de votre organisation avant qu un compte puisse être créé dans le système du SELSC. À cette fin, vous devrez saisir votre numéro d entreprise de l ARC ou numéro d enregistrement, la dénomination sociale et le nom d exploitation (ou courant) ainsi que les coordonnées de l adresse. Votre entrée au champ «Numéro d entreprise de l ARC» doit être le numéro d entreprise ou d enregistrement qui a été émis par l ARC lorsque le «Nom légal de l entreprise de l ARC» a été inscrit. Afin de faciliter le processus de validation, vous devez utiliser le numéro d entreprise du compte de programme de retenues sur la paie (numéro de compte de programme de RP) si vous en détenez un. Le consentement d un représentant autorisé de votre organisation sera requis afin de procéder à la validation. Une fois que le consentement est reçu, ces renseignements seront validés en fonction des données de l ARC afin de confirmer l existence de votre organisation. EDSC/SC confirmera également que le compte associé à votre numéro d entreprise est actif à l ARC et vérifiera la date à laquelle le numéro d entreprise a été inscrit. Si vous soumettez un autre numéro d entreprise de compte de programme (c.-à-d., un numéro d entreprise qui n a pas de numéro de compte de programme de RP), vous serez tenu de fournir des documents justificatifs supplémentaires afin d achever le processus de validation. Veuillez noter que si vous cliquez sur «Compléter plus tard» sur cette page, l étape correspondante sera considérée comme «Incomplète» à votre page «Résumé de l inscription». Vous devrez revenir à cet écran afin de remplir les champs obligatoires pour terminer l inscription. Page 18

22 Figure 8 Page «Validation de l organisation» Note : Les numéros et les renseignements du tableau correspondant à la figure 8 (l astérisque [*] dénote un champ obligatoire). N O CHAMP DESCRIPTION 1 Numéro d entreprise de l ARC Numéro d entreprise de l ARC (p. ex RP0001) 2 Nom légal de l ARC Nom légal enregistré auprès de l ARC pour le numéro d entreprise saisi 3 Nom commercial de l entreprise Nom commercial (courant) de l entreprise 4 La même que l adresse de l organisation Si vous sélectionnez cette option, les champs de l adresse de l entreprise seront remplis automatiquement selon les coordonnées saisies au champ «Adresse de l organisation». 5 Adresse Ligne 1 Première ligne de l adresse de l entreprise 6 Adresse Ligne 2 Seconde ligne de l adresse de l entreprise 7 Ville Ville où se situe l entreprise 8 Province/État Province ou État associé à l adresse de l entreprise 9 Pays Pays associé à l adresse de l entreprise 10 Code postal/code ZIP Code postal ou code ZIP associé à l adresse de l entreprise Page 19

23 OBTENIR LE CONSENTEMENT D UN REPRÉSENTANT AUTORISÉ Si vous avez saisi un numéro d entreprise du compte de programme de retenues sur la paie (numéro de compte de programme de RP) afin d achever le processus de validation, EDSC est tenu d obtenir le consentement d un représentant autorisé par l ARC au sein de votre organisation afin de vérifier les renseignements de votre organisation en fonction des informations détenues par l ARC. Ainsi, une fois que vous avez sauvegardé les renseignements à l écran «Validation de votre organisation», la page «Représentant autorisé» (voir la figure 9) saisira les renseignements requis au sujet du représentant autorisé. Ce dernier donnera ensuite son consentement à la page «Consentement» (voir la figure 9). Si vous n êtes pas le représentant autorisé par l ARC, vous aurez la possibilité de fournir les renseignements nécessaires sur le représentant autorisé à l écran «Représentant autorisé» et un courriel sera transmis au représentant autorisé identifié afin de terminer cette étape. Le représentant autorisé sera alors en mesure de confirmer les renseignements fournis au sujet de l organisation et de donner son consentement à la divulgation des renseignements par l ARC à EDSC aux fins de la validation. Figure 9 Page «Représentant autorisé» et page «Consentement» Page 20

24 RÉSULTATS DE LA DEMANDE DE CONSENTEMENT Vous n êtes pas le représentant autorisé Le processus d inscription sera suspendu si la personne identifiée à titre de «Représentant autorisé» dans votre demande indique qu elle n est pas la «Représentante autorisée». Vous recevrez un courriel indiquant qu il faudra recommencer le processus de «Validation de l organisation» afin de créer un compte auprès des SELSC pour cette organisation. Le consentement n est pas fourni Si le représentant autorisé choisit de ne pas accorder le consentement, le processus de validation de l organisation ne peut être achevé. Vous recevrez un courriel indiquant qu il faudra recommencer le processus de «Validation de l organisation» afin de créer un compte auprès des SELSC pour cette organisation. Le consentement est fourni Si le représentant autorisé décide d accorder le consentement, vous recevrez un courriel indiquant que le consentement a été reçu et que la démarche de validation sera entreprise par EDSC et SC. Vous pourrez alors ouvrir une nouvelle session des SELSC afin d achever les dernières étapes du processus d inscription durant l attente de la validation de l organisation. Veuillez noter que la demande de consentement expire dans les 7 jours suivant son dépôt. Ainsi, si le représentant autorisé n accède pas aux SELSC afin de fournir son consentement pendant ce délai, il faudra recommencer le processus de «Validation de l organisation» afin de créer un compte de SELSC. Il est recommandé de communiquer avec la personne désignée en tant que représentant autorisé afin de confirmer la réception de la demande de consentement et de l encourager à terminer cette étape dans les plus brefs délais. Une fois que les renseignements de l organisation ont été soumis, EDSC les validera. EDSC communiquera avec vous si des documents à l appui sont nécessaires. Cette étape demeurera «Incomplète» sur votre écran «Résumé de l inscription» jusqu à ce que la validation soit terminée. Vous pourrez alors consulter les résultats du processus de validation au moment d accéder à votre compte des SELSC ultérieurement. Page 21

25 1.5.3 VALIDER ET AUTHENTIFIER VOTRE IDENTITÉ À titre d agent principal de l organisation, vous serez également tenu de valider et d authentifier votre identité (voir la figure 10). Figure 10 Page «Valider et authentifier votre identité» Pour ce faire, vous avez le choix entre deux possibilités : A. EN LIGNE PAR L INTERMÉDIAIRE DE L AGENCE DU REVENU DU CANADA Pour choisir cette option, l utilisateur doit avoir un compte «Mon dossier (pour les particuliers)» ou «Mon dossier d entreprise» valide à l ARC. Lorsque vous cliquez sur «Valider et authentifier avec l ARC», vous serez réacheminé au site Web de l ARC où vous devrez vous connecter à l aide de votre nom d utilisateur et de votre mot de passe de l ARC, puis consentir à ce que l ARC communique à EDSC/Service Canada votre énoncé personnel d identité. Si vous désirez procéder à la validation et à l authentification par l intermédiaire de l ARC, mais vous n avez pas le compte nécessaire établi auprès de l ARC, vous pouvez sélectionner «Compléter plus tard» et reprendre l inscription aux SELSC une fois que vous aurez terminé la démarche d inscription à «Mon dossier pour les particuliers» ou à «Mon dossier d entreprise» à l ARC. Autrement, vous pouvez aussi tout de même cliquer sur «Valider et authentifier avec l ARC» qui vous redirigera au site Web de l ARC où vous aurez la possibilité de créer l un de ces comptes de l ARC. Si vous privilégiez cette option, il importe de constater que les renseignements communiqués à l ARC : ne seront pas conservés sur votre ordinateur; ne seront en aucun cas modifiés; Page 22

26 ne seront pas conservés si vous fermez votre navigateur; seront conservés par Service Canada et validés en fonction des renseignements fournis lors de la création de votre profil auprès des SELSC. B. EN PERSONNE À UN CENTRE DE SERVICE CANADA Si vous ne possédez pas ou si vous ne souhaitez pas utiliser un compte à l ARC afin de valider et d authentifier votre identité en ligne, vous devez valider votre identité en personne à un Centre de Service Canada. Vous devrez apporter deux pièces d identité, dont une avec photo. Vous devez également avoir en votre possession votre numéro de référence de l utilisateur attribué lorsque vous avez complété la création de votre profil. Voici les pièces d identité acceptées : permis de conduire provincial; passeport canadien; carte de soins de santé provinciale; acte de naissance (provincial); carte de résident permanent; certificat de citoyenneté canadienne; certificat d enregistrement d une naissance à l étranger; certificat de statut d Indien émis par le gouvernement du Canada; fiche d établissement; carte d identité provinciale; passeport étranger CONFIRMER L AUTORISATION DE REPRÉSENTER L ORGANISATION EN TANT QU AGENT PRINCIPAL Après la validation de votre identité et de votre entreprise, un code d autorisation sera posté au chef de votre organisation. La lettre indiquera que vous avez créé un compte au nom de l organisation et que vous désirez représenter celle-ci en tant qu agent principal du compte. Les instructions dans la lettre demanderont en outre de vous fournir le code d autorisation en guise d approbation de la création du compte et de votre autorisation à exercer le rôle d agent principal au nom de l organisation. Pour compléter le processus d inscription, ouvrez une session des SELSC et sélectionnez l organisation sur votre page d «Accueil». Cliquer sur le lien «Incomplet» à côté de la dernière étape de votre page «Sommaire de l inscription», «Confirmer votre autorité d agir comme agent principal au nom de l organisation» et saisir le code dans le champ «Code d autorisation» (voir la figure 11). Figure 11 Page «Confirmer votre autorité d agir comme agent principal au nom de l organisation» Page 23

27 Vous pouvez ensuite gérer votre compte depuis la page principale de l organisation (voir la figure 12), en cliquant sur le lien sous la rubrique «Option» qui correspond à votre choix. Voir la section 2 pour des précisions sur la «Gestion des comptes». Sélectionnez le lien «Services en ligne des S et C» sur cette page et vous serez réacheminé à l écran «Liste des entreprises», où vous cliquerez sur le «Nom légal» de l organisation que vous représentez. Veuillez noter qu à l heure actuelle, un seul numéro d entreprise peut être jumelé par organisation aux fins des SELSC. 1.6 IDENTIFICATION DE L ORGANISATION Figure 12 Écran principal de l organisation Au moment de vous connecter aux SELSC pour la première fois, vous aurez à fournir certains renseignements supplémentaires sur l organisation avant de pouvoir accéder au module «Demandes et projets» afin de soumettre une demande de financement. Ces renseignements doivent être saisis par l agent principal ou par un représentant de l organisation qui détient les droits d administrateur nécessaires. Voir la section 2.3 pour de plus amples détails sur les droits pouvant être attribués aux représentants de l organisation. L écran «Identification de l organisme» (voir la figure 13) est préalablement rempli au moyen des renseignements que vous avez fournis lors de l inscription aux champs Nom légal, Nom commercial (usuel) (s il diffère du nom légal) et Numéro d entreprise ou d enregistrement. Page 24

28 Figure 13 Identification de l organisme Page 25

29 Note : Les numéros et les renseignements du tableau correspondent à la figure 13 (l astérisque [*] dénote un champ obligatoire). N o Champ Description 1 Nom légal 2 Nom commercial (usuel) 3 Numéro d entreprise 4 Type d organisation* La dénomination sociale correspondant au numéro d entreprise enregistré auprès de l ARC. Ce champ est déjà rempli d après les entrées à la page «Validation de l organisation» durant le processus d inscription. Nom commercial (usuel) de l entreprise, s il diffère du nom légal. Ce champ est déjà rempli d après les entrées à la page «Validation de l organisation» durant le processus d inscription. Le numéro d entreprise enregistré auprès de l ARC. Ce champ est déjà rempli d après les entrées à la page «Validation de l organisation» durant le processus d inscription. Dans la liste déroulante, vous devez choisir le type d organisation qui correspond le mieux à votre organisation. 5 En affaire depuis L année d établissement de votre organisation. 6 Adresse courriel Une adresse courriel associée à votre organisation, le cas échéant. 7 Indicatif régional* L indicatif régional du numéro de téléphone de votre organisation. 8 Numéro de téléphone* Le principal numéro de téléphone de votre organisation. 9 Poste Le poste du numéro de téléphone de votre organisation, le cas échéant Mandat de l organisation* Combien de signatures sont requises pour signer une demande de financement à EDSC? * Combien de signatures sont requises pour signer une demande de remboursement à EDSC? * Combien de signatures sont requises pour signer des prévisions de dépenses à EDSC? * Combien de signatures sont requises pour soumettre un rapport Le mandat de votre organisation. Le nombre de personnes au sein de votre organisation tenues d approuver la présentation d une demande de financement. Le nombre de personnes au sein de votre organisation tenues d approuver la présentation d une demande de remboursement. Le nombre de personnes au sein de votre organisation tenues d approuver la présentation de prévisions de dépenses. Le nombre de personnes au sein de votre organisation tenues Page 26

30 N o Champ Description d activités à EDSC? * d approuver la présentation d un rapport d activités. 15 Combien de signatures sont requises pour signer une entente de financement avec EDSC? * Le nombre de personnes au sein de votre organisation tenues d approuver une entente de financement avec EDSC. Vous n aurez pas à fournir ces informations chaque fois que vous présentez un document, à moins que vous ne vouliez modifier les renseignements fournis antérieurement. Ces renseignements peuvent être modifiés en cliquant sur «Identification de l organisme» dans le menu de la barre de navigation au haut de l écran des «Services en ligne des S et C». Les changements apportés aux renseignements seront appliqués à toutes les demandes et à tous les projets soumis à la suite de la modification. Si vous devez mettre à jour les coordonnées de votre organisation dans le cadre d une demande ou d un projet existant, veuillez communiquer avec l agent responsable du projet SIGNATAIRES La section «Signataires» de l écran «Identification de l organisme» (voir la figure 14), sert à indiquer le nombre de signataires requis pour soumettre chacun des documents disponibles dans les SELSC. Elle peut être consultée et mise à jour, une fois remplie, à partir du menu des «Services en ligne des S et C» dans la barre de navigation au haut de l écran. Le nombre de signataires indiqué à cet écran doit correspondre à l information du «Formulaire sur les signataires autorisés» qui devra être rempli lors de la signature d une entente avec EDSC. Les renseignements de cet écran indiqueront le nombre de représentants qui doivent approuver un document avant de le soumettre à EDSC et ainsi, les SELSC interdiront la soumission des documents jusqu à ce que ces approbations soient enregistrées dans le système. À ce titre, il importe de s assurer que le nombre équivalent de représentants reçoivent l accès aux SELSC et la responsabilité de soumettre chacun des documents (voir la section 2.3 pour des détails sur l attribution des rôles et responsabilités aux représentants) correspondant au nombre de signataires que vous indiquerez à cet écran. Par exemple, lorsque deux signataires ou plus ont été identifiés afin de soumettre une demande de financement au Ministère, le premier utilisateur devra remplir la déclaration. Avant de cliquer sur «Soumettre», un tableau affichant tous les représentants ayant le droit de soumettre les demandes de financement sera affiché. Vous aurez l option de les aviser ou non, par courriel, qu une action est requise de leur part. Page 27

31 1.7 REMPLACEMENT DE L AGENT PRINCIPAL D UNE ORGANISATION EXISTANTE Si vous êtes sur le point de devenir l agent responsable d une organisation détentrice d un compte des SELSC, vous devez sélectionner l option «Remplacer l agent principal d une organisation déjà inscrite» à la page d «Accueil» (voir la figure 14). Les étapes à suivre pour remplacer l agent principal d une organisation déjà inscrite sont énumérées ci-dessous. Identifier l organisation Valider et authentifier votre identité Confirmer votre autorité d agir comme agent principal au nom de l organisation Figure 14 Page «Confirmer votre autorité d agir comme agent principal au nom de l organisation» Page 28

32 1.7.1 IDENTIFIER L ORGANISATION En cliquant sur «Commencer», vous serez réacheminé à l écran «Identifier l organisation» (voir la figure 15) où vous devrez saisir le numéro de l organisation (p. ex. ORG ) attribué au compte des SELSC ou le numéro d entreprise (p. ex AB1234) de l Agence du revenu du Canada (ARC) de l organisation dont vous souhaitez remplacer l agent principal en vue de chercher le compte. En outre, vous devez saisir le titre de votre poste au sein de cette organisation. Si vous ne connaissez pas le numéro de l organisation associé au compte des SELSC, un représentant de l organisation sera en mesure de vous fournir ce renseignement. Il figure sur la page d «Accueil» du compte des SELSC au tableau «Mon organisation» ou figure dans l en-tête de l écran principal de l organisation. Figure 15 Identifier l organisation VALIDER ET AUTHENTIFIER VOTRE IDENTITÉ Si vous n avez pas déjà validé votre identité dans les SELSC (c.-à-d. vous n êtes pas ou vous n avez jamais été l agent principal d une organisation dans le passé), vous serez tenu de le faire avant de poursuivre le remplacement de l agent principal. Voir la section intitulée «Valider et authentifier votre identité» pour obtenir de plus amples détails sur ce processus CONFIRMER VOTRE AUTORITÉ D AGIR COMME AGENT PRINCIPAL AU NOM DE L ORGANISATION Une fois que votre identité a été validée, les SELSC exigent une confirmation de votre autorité d agir comme agent principal au nom de votre organisation de la part du chef de votre organisation. Voir la section pour des renseignements sur cette étape. Page 29

33 1.7.4 SOMMAIRE Vous pouvez consulter en tout temps l état de votre demande de remplacement de l agent principal en sélectionnant l organisation à même l écran d «Accueil», ce qui vous redirigera à la page «Sommaire du remplacement d agent principal» (voir la figure 16). Figure 16 Page «Sommaire du remplacement d agent principal» 1.8 REMPLACER L AGENT PRINCIPAL D UNE ORGANISATION DÉJÀ INSCRITE Afin de devenir le représentant d une organisation déjà inscrite, vous devez fournir votre NRU à l agent responsable de cette organisation. Ce dernier vous invitera ensuite à vous joindre à l organisation et vous déléguera des droits dans le compte de l organisation. Une fois que vous avez accepté l invitation, l agent responsable sera également en mesure de personnaliser vos responsabilités propres à des fonctions particulières relativement aux modules Demande et projets et Gestion de projet des SELSC. Une fois que vous aurez été invité, vous pourrez accéder à l organisation en ouvrant une session des SELSC et en cliquant sur cette rubrique de l écran d «Accueil» (voir la figure 17). Vous accepterez ensuite l invitation à vous inscrire au compte et vous serez alors en mesure d exécuter des tâches dans le compte des SELSC qui correspondent à l accès qui vous a été accordé. Voir la section pour obtenir de plus amples détails sur l acceptation de l invitation à rejoindre une organisation inscrite. Figure 17 Écran d «accueil» section «Mon organisation» Page 30

34 1.8.1 INVITATION EN ATTENTE Le représentant voit cette page s afficher une fois qu une invitation à se joindre à une organisation a été envoyée (voir la figure 18). L utilisateur doit accepter l invitation afin d être en mesure d agir au nom de cette organisation, selon les droits définis par la personne ayant transmis l invitation. Une fois l invitation acceptée par le représentant, l agent principal ou un représentant ayant le droit de gérer les comptes d autres représentants pourra personnaliser vos responsabilités liées à certaines fonctionnalités particulières du système. Voir la section 2.3 pour des détails sur la gestion des représentants. Figure 18 Page «Invitation en attente» Page 31

35 2. GESTION DE COMPTE 2.1 MES COORDONNÉES Selon l étape à laquelle vous êtes, vous pouvez modifier les coordonnées de votre profil des SELSC en tout temps en sélectionnant «Mes coordonnées» dans le menu de gauche, s il est affiché, ou en cliquant sur «Administration de l organisation» dans le menu au haut de l écran et en sélectionnant «Compte utilisateur». Veuillez noter que votre NRU ne changera pas même si des modifications sont apportées à votre profil. Les renseignements que vous pouvez modifier comprennent : Tous les champs relatifs aux coordonnées (voir la figure 19); Figure 19 «Modifier mon profil professionnel» Coordonnées Page 32

36 Tous les champs liés aux renseignements sur l adresse (voir la figure 20); Figure 20 «Modifier mon profil professionnel» Adresse Vos questions de sécurité et réponses (voir la figure 21) Figure 21 «Modifier mon profil professionnel» Questions de sécurité Page 33

37 2.2 GESTION DE L ORGANISATION À partir de l écran principal de l organisation, l agent principal et les représentants dotés des droits d administrateur seront en mesure de gérer le compte de l organisation de plusieurs façons : Modifier le profil de l organisation (voir la figure 22) Gérer les adresses Gérer les contacts Gérer les entreprises de l ARC MODIFIER LE PROFIL DE L ORGANISATION La modification du profil de l organisation vous permettra de mettre à jour l adresse par défaut de l organisation. Figure 22 Page «Modifier le profil de l organisation» Page 34

38 2.2.2 GESTION DES ADRESSES À partir de cet écran, l agent principal et les représentants détenteurs des droits d administrateur peuvent ajouter, supprimer ou modifier les adresses associées à votre organisation (voir la figure 23). Cela vous permettra d alimenter un carnet d adresses dans lequel vous sélectionnerez les adresses associées à des demandes de financement particulières. Figure 23 Page «Gestion des adresses» AJOUTER UNE ADRESSE La page «Ajouter une adresse» (voir la figure 23a) vous permettra de saisir les coordonnées de chacune des adresses associées à votre organisation. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses à votre organisation en sélectionnant «Ajouter une adresse» à l écran «Gestion des adresses». Pour ce faire, vous devez définir l une des adresses en tant «qu adresse principale». Cette adresse sera initialement définie par défaut suivant l adresse saisie lors de l inscription; toutefois, elle peut être mise à jour en tout temps. Il est recommandé que l adresse principale de votre organisation soit l emplacement géographique de celle-ci. L adresse postale doit également être saisie au carnet d adresses, s il s agit d une adresse distincte, et établie par défaut à titre d adresse principale associée au numéro d entreprise. Les champs obligatoires au moment d ajouter une adresse sont les suivants : Adresse Ligne 1 Ville Province/État Pays Code postal/code ZIP Définir comme l adresse principale de l organisation? Page 35

39 Figure 23a Page «Ajouter l adresse» MODIFIER L ADRESSE L agent principal et les représentants titulaires des droits d administrateur de l organisation peuvent modifier les adresses associées à une organisation. À partir de cet écran (voir la figure 23 b), vous aurez la possibilité de modifier l «adresse principale» ou de supprimer toute adresse qui n est plus nécessaire. Les champs modifiables sont les suivants : Adresse Ligne 1 Adresse Ligne 2 Ville Province/État Pays Code postal/code ZIP Définir comme adresse principale de l organisation? Page 36

40 Figure 23 b Page «Modifier l adresse Page 37

41 2.2.3 GESTION DES CONTACTS L agent principal et les représentants titulaires des droits d administrateur de l organisation peuvent gérer les contacts de celle-ci dans le système des SELSC (voir la figure 24). Ces contacts propres au compte de l organisation n exigent pas nécessairement l accès aux SELSC en soi et ne seront pas nécessairement les contacts d un projet de S et C particulier proposé par votre organisation à EDSC/SC. Veuillez noter que les contacts propres à un projet donné peuvent être ajoutés aux demandes individuelles dans les SELSC dans le module Demandes et projets. Figure 24 Page «Gestion des contacts» Dans cette page, vous pouvez : ajouter un contact; modifier un contact existant; supprimer un contact existant. Note : Les contacts peuvent uniquement être gérés par l agent responsable ou les représentants autorisés de l organisation. AJOUTER DES CONTACTS Un nouveau contact peut être ajouté à votre organisation à partir de cette page. Le contact ne doit pas nécessairement être un représentant de votre organisation, il s agit simplement d une personne que Service Canada peut joindre en cas de questions concernant le compte des SELSC (p. ex. adjoint administratif de l agent responsable de l organisation). Seul l agent principal, ou les représentants autorisés par celui-ci à modifier les données relatives à une organisation, peuvent ajouter des contacts sur cette page. Les champs obligatoires de cette page sont notamment les suivants : Prénom Nom de famille Préférence linguistique Numéro de téléphone Courriel Adresse Ligne 1 Ville Pays Page 38

42 Figure 24a Page «Ajouter un contact» Page 39

43 MODIFIER LES CONTACTS Vous pouvez, au besoin, modifier des renseignements sur les contacts de l organisation dans cette page (voir la figure 24 b). Les renseignements sur les contacts ne peuvent être modifiés que par l agent principal ou des représentants autorisés par l agent à modifier le profil de l organisation. Voici les champs modifiables : Renseignements sur le contact Coordonnées Renseignements sur l adresse Après avoir apporté les modifications nécessaires, cliquez sur «Sauvegarder» pour les conserver. Figure 24 b Page «Modifier un contact» Page 40

44 2.2.4 GESTION DES ENTREPRISES DE L ARC Le numéro d entreprise associé au compte de l organisation s affichera sur cette page. L agent principal ou le représentant titulaire des droits connexes peut mettre à jour l adresse ou le contact par défaut de cette entreprise sur cet écran en sélectionnant les nouveaux renseignements. L adresse de votre entreprise par défaut doit être l adresse postale associée au numéro d entreprise de l ARC et au nom légal. Si l information voulue n est pas disponible parmi les choix à l écran, l agent principal ou le représentant titulaire des droits connexes doit l ajouter à l écran applicable (voir la section pour des précisions sur l ajout d une adresse ou la section pour des détails sur l ajout de contacts). Figure 25a Page «Gestion des entreprises de l ARC» Figure 25 b Page «Modifier l entreprise de l ARC» Page 41

45 2.3 GESTION DES REPRÉSENTANTS À partir de cette page, l agent principal et les représentants autorisés à gérer d autres représentants peuvent voir tous les représentants de l organisation ayant accès au compte. Ils peuvent aussi inviter de nouveaux représentants, modifier les droits des représentants actuels et supprimer des représentants de l organisation (voir la figure 26). Figure 26 Page «Gestion des représentants» INVITER UN REPRÉSENTANT Pour inviter un nouveau représentant à se joindre à une organisation : Le représentant doit posséder un numéro de référence de l utilisateur (NRU), attribué une fois que l utilisateur a créé son profil des SELSC (voir la section pour des précisions sur le NRU). À l ouverture d une session dans SELSC, le NRU est affiché dans le haut de la page d «Accueil». Vous devez d abord trouver le représentant dans les SELSC en saisissant son numéro de référence de l utilisateur dans la case de recherche de la page «Inviter un représentant» (voir la figure 26a). Figure 26a Page «Inviter un représentant» Page 42

46 Si la recherche donne des résultats, vous devez sélectionner dans la liste le représentant à inviter en cliquant sur «Confirmer» (voir la figure 26 b). Dans le cas contraire, assurez-vous auprès du représentant qu il vous a fourni le bon NRU. Figure 26 b Page «Inviter un représentant» Résultats de recherche Note : Il incombe à l agent principal ou aux représentants autorisés à gérer d autres représentants et à modifier le profil de l organisation de confirmer l identité de chaque représentant ajouté. N invitez jamais à se joindre à votre organisation un représentant que vous ne connaissez pas ou dont vous n avez pas confirmé l identité NOUVEAUX DROITS DU REPRÉSENTANT Après avoir confirmé l identité du représentant qu il souhaite inviter, l utilisateur sera ensuite invité à définir les droits du représentant au sein de l organisation. Pendant ce processus, l utilisateur devra également fournir le titre du poste du nouveau représentant. Le processus de délégation de l accès aux représentants des SELSC a deux volets : 1) Droits relatifs au compte de l organisation 2) Droits propres à une fonctionnalité Seuls les droits associés au compte de l organisation seront établis au moment d inviter un nouveau représentant. Le représentant doit accepter l invitation afin de se joindre à l organisation et accéder aux SELSC une première fois avant que ses droits propres à une fonctionnalité puissent être personnalisés. Les utilisateurs auront accès par défaut à certaines fonctions selon les droits qui leur sont accordés relativement au compte de l organisation (voir le tableau à la section pour des précisions sur les droits propres aux fonctions). Les représentants titulaires de droits d administrateur permettant de gérer d autres représentants pourront ajouter des représentants et personnaliser l accès aux fonctions particulières. Page 43

47 DROITS RELATIFS AU COMPTE DE L ORGANISATION Figure 26c Écran «Inviter un représentant» Aperçu des droits accordés Page 44

48 Pour définir les pouvoirs du nouveau représentant, vous devez sélectionner un ou plusieurs des droits suivants : DROITS D ADMINISTRATEUR o o «Modifier l organisation» En cochant cette case, l utilisateur permettra au représentant de gérer le profil de l organisation, le carnet d adresses et la liste de contacts ainsi que les renseignements sur l entreprise. «Gérer les représentants de l organisation» En cochant cette case, l utilisateur permettra au représentant d inviter ou de supprimer des représentants au sein d une organisation et de modifier leurs droits d accès. Les représentants pourront seulement déléguer ou supprimer les droits dont ils disposent déjà. Figure 26d Page «Inviter un représentant» Accorder les droits d administrateur ENTREPRISES INSCRITES AUPRÈS DE L ARC o Dans cette section, vous déterminez le niveau d accès du représentant de l entreprise/l organisation. Les choix suivants sont disponibles pour le numéro d entreprise : Aucun Le représentant n aura aucun accès à ce numéro d entreprise et ne pourra voir aucune information liée à celui-ci. À ce titre, il ne lui sera pas possible de consulter le module Demandes et projets ou Gestion de projet pour ce compte. Lecture Le représentant aura accès aux renseignements du numéro d entreprise pour simple lecture de même que l accès (consultation seulement) aux documents des SELSC de Demandes et projets et de Gestion de projet par défaut. Lecture/Écriture Le représentant aura l accès intégral afin de consulter et de modifier les renseignements liés au numéro d entreprise. Les représentants dotés de l accès lecture/écriture recevront l accès intégral de création des documents de S et C relatifs aux Demandes et projets et à la Gestion de projet. Figure 26e «Inviter un représentant» Accorder les droits d entreprise de l ARC Page 45

49 Modifier les droits des représentants Afin de modifier les droits d un représentant au sein d une organisation, vous devez sélectionner un représentant dans la liste «Gestion des représentants» et cliquer sur «Modifier». À partir de l écran suivant, vous serez en mesure de modifier les champs suivants : Titre du poste Droits d administrateur : Modifier l organisation Gestion des représentants Entreprises de l ARC : Aucun Lecture Lecture/Écriture Une fois que tous les renseignements nécessaires ont été fournis, cliquer sur Sauvegarder afin de conserver les nouvelles modifications. DROITS PROPRES AUX FONCTIONS Un représentant invité à se joindre à une organisation inscrite doit ouvrir une session des SELSC et accepter l invitation en ce sens. Le représentant invité doit cliquer sur le lien «Services en ligne de S et C» de la page principale de l organisation et cliquer sur «Nom de l organisation» dans la «Liste d entreprises» avant de pouvoir personnaliser les responsabilités associées à ses droits aux diverses fonctions des SELSC, au besoin. L accès par défaut lui sera accordé aux fonctions proposées dans les deux autres modules des SELSC Demandes et projets et Gestion de projet qui correspondent aux droits d administrateur et d entreprise accordés au représentant. DROITS DU COMPTE DE L ORGANISATION Agent principal tous les droits Droits d administrateur DROITS PROPRES À UNE FONCTIONNALITÉ PAR DÉFAUT Tous les droits/non modifiable Droits propres aux fonctions o Gestion des représentants o Fixer et modifier les droits de création et de présentation d autres représentants pour des fonctions particulières. Entreprises de l ARC o Aucun o o Lecture Lecture/Écriture Droits propres aux fonctions o Aucun accès aux modules Demandes et projets ou Gestion de projet pour ce compte. o Consultation seulement des modules Demandes et projets ou Gestion de projet pour ce compte. o Droits de création de tous les documents figurant dans les modules Demandes et projets ou Gestion de projet. Peut également mettre à jour l «identification de l organisation». Page 46

50 Cet accès peut ensuite être personnalisé par l agent principal ou un représentant autorisé à gérer les représentants. Afin de personnaliser l accès, vous devez ouvrir une session et sélectionner l organisation à partir de la page d «Accueil». Sur la page principale de l organisation, cliquez sur «Services en ligne des S et C», puis sur le «Nom de l organisation» à l écran de la «Liste des entreprises». Une fois que l écran «Demandes et projets» s affiche, sélectionnez le menu au haut de la page intitulée «Services en ligne des S et C», et cliquez sur «Représentants». À l écran «Représentants», tous les représentants inscrits à une organisation ainsi que l état actuel de leur compte (voir la figure 27) seront affichés. Si vous cliquez sur «Modifier» dans la colonne «Fonctions», vous pourrez modifier l accès à ces éléments. Un représentant donné ne peut mettre à jour ses propres droits ou accorder des droits à un autre représentant qui sont supérieurs aux droits dont dispose cette personne. Par exemple, si vous n avez aucun droit au module «Demandes et projets» vous permettant de créer ou de soumettre une demande de financement, vous ne serez pas en mesure d accorder ces droits à autrui; si vous avez seulement le droit de créer des éléments, vous ne serez pas en mesure d accorder les droits de soumission, etc.) Figure 27 Tableau «Représentants» des droits propres aux fonctions Les responsabilités attribuées à un représentant peuvent être consultées en cliquant sur le lien «Voir» dans la colonne «Fonctions» pour le représentant particulier de la page principale des «Représentants». Cet hyperlien vous réacheminera vers la page «Détails du représentant Responsabilités» (voir la figure 27a) où les responsabilités attribuées à l utilisateur sélectionné seront affichées. MODIFIER LES RESPONSABILITÉS DES REPRÉSENTANTS Vous pouvez mettre à jour les responsabilités propres aux fonctions des représentants en sélectionnant «Modifier» dans la colonne «Fonctions» à côté du représentant, ce qui vous réacheminera à l écran «Détails du représentant Responsabilités» (voir la figure 27a). Si les responsabilités ne sont pas attribuées à un représentant, l état «En attente» apparaîtra au tableau «Représentants», c est-à-dire que les droits par défaut définis à la section ont été accordés aux représentants, mais n ont pas encore été examinés ou modifiés par l agent principal ou les représentants détenteurs de droits d administrateur les autorisant à gérer les autres représentants. Une fois cette page terminée, le bouton «Sauvegarder» réacheminera l utilisateur à l écran «Représentants» (voir la figure 27). Page 47

51 Figure 27a Droits des représentants relatifs aux fonctions DOCUMENTS À L APPUI La page «Documents à l appui» dans le menu «Identification de l organisation» vous permet de téléverser et de stocker les fichiers au sujet de votre organisation qui peuvent être utilisés à l appui d une demande de financement, mais ne varient pas en fonction du projet (c.-à-d. lettres patentes, règlements administratifs, etc.). Sur la page «Documents à l appui», cliquer sur le bouton «Ajouter» redirigera l utilisateur vers l écran «Détails du document», ce qui vous permet de fureter la structure de dossiers de votre ordinateur et de choisir le type de document ainsi que le fichier à téléverser à votre compte des SELSC. Note : Les guides du demandeur propres aux programmes fournissent des renseignements supplémentaires concernant les documents à l appui associés au programme de financement d EDSC/SC. Les documents à l appui relatifs à une demande ou à un projet particulier peuvent être téléversés durant les processus de demande de financement et de remboursement. Page 48

52 Figure 28 Page des documents à l appui Figure 28a Charger des documents à l appui Page 49

53 Cliquer sur «Sauvegarder» vous réacheminera à la page «Documents à l appui» (voir la figure 28 b). Cette page affichera, sous forme de tableau, tous les documents qui ont été joints à votre compte des SELSC. Figure 28 b Documents à l appui (Documents téléversés) Si vous cliquez sur le lien «Voir» dans la colonne «Fonctions» associée à un document précis, vous recevrez un message de téléchargement du fichier afin d ouvrir le document dans le format selon lequel il a été initialement joint (voir la figure 28c). Page 50

54 Figure 28c Voir le document à l appui 3. PROCHAINE ÉTAPE Une fois que votre compte a été créé, vous pouvez soumettre une demande de financement dans le cadre d un programme disponible. Vous n avez pas besoin de saisir à nouveau les renseignements sur votre organisation toutes les fois que vous souhaitez présenter une demande de financement ou un document relatif à la gestion de projets des SELSC, mais vous pouvez les modifier et les mettre à jour au besoin en suivant la démarche exposée dans le présent document. Le document intitulé Services en ligne des subventions et contributions : Guide de l utilisateur (Demandes et projets) vous fournira la marche à suivre en détail afin de remplir et de soumettre une demande de financement. Page 51