Nouveautés dans Excel 2013

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1 1 Nouveautés dans Excel 2013 Nouvelle interface de démarrage La nouvelle page d accueil est la première chose qui interpelle lors de l ouverture d Excel Figure 1.1 Nouvelle page d accueil lors de l ouverture d Excel Dès l ouverture d Excel 2013, vous êtes dans l efficacité. L affichage systématique d un classeur vide a disparu, mais vous avez le choix entre : 1. ouvrir vos fichiers récents ; 2. créer un nouveau classeur vierge ; 3. créer un nouveau classeur à partir de vos modèles ; 4. créer un nouveau classeur à partir des modèles d Office Online ; 5. ouvrir un classeur vous présentant quelques nouveautés de cette version.

2 Cette nouvelle interface de démarrage offre un plus grand choix de modèles que les versions antérieures d Excel. Interface Modern UI Autre modification majeure : la charte graphique. Toute la suite Office 2013 a été conçue autour d une interface commune dénommée Modern UI. L idée principale est d identifier d un coup d œil votre travail. Dans cette interface, seules 24 couleurs sont utilisées. Toute l interface a été épurée : moins de gris, d arrondi ou de biais. Chaque zone de travail d Excel est rectangulaire et blanche ou grisée et elles sont séparées les unes des autres par un espace, comme les barres de défilement, les onglets ou les titres de lignes et de colonnes Figure 1.2 Différence de présentation entre les versions d Excel 2010 et Toutes ces évolutions n ont qu une finalité : le contenu est plus important que l interface, comme vous pouvez le voir à la Figure Chapitre 1

3 Figure 1.3 Un tableau de bord mis en valeur grâce à l effacement des outils d Excel 2013 en faveur des données présentées. Animation améliorée L interactivité entre les actions a été améliorée par une meilleure fluidité dans la sélection de vos plages de cellules. Un léger fondu dans les transitions entre vos sélections caractérise maintenant votre travail dans Excel De plus, lors des phases de recalcul, une animation de type "bandeau déroulant" vous indique les cellules impactées par la modification de vos paramètres de calcul. À titre d exemple, saisissez deux valeurs quelconque en A1 et A2 et écrivez en A3 la formule =A1+A2. Modifiez ensuite l une de vos valeurs en A1 et/ou A2 et regardez l animation en A3 lors de la modification du résultat. Le mode Tactile Excel 2013 intègre une interface Tactile pour répondre aux nouveaux supports de communication comme les tablettes ou les smartphones. Sur la barre d accès rapide, vous trouverez un bouton Mode tactile/souris. En activant cette option, les boutons du ruban et de la barre d accès sont plus espacés pour permettre une meilleure utilisation d Excel en mode Tactile. Figure 1.4 Nouveautés dans Excel

4 Figure 1.5 Ruban en mode Souris. Figure 1.6 Ruban en mode Tactile. De plus, les commandes les plus utilisées sont directement accessibles : menu contextuel et minibarre d outils après un clic-droit ; la loupe d analyse rapide dès la sélection ; des options sur les graphiques. Meilleure accessibilité aux outils Un des grands reproches qui pouvait être fait à Excel dans les versions précédentes concernait la difficulté de trouver les outils adaptés à la réalisation de vos travaux. Maintenant, ces reproches sont à ranger dans un tiroir car Excel 2013 a été conçu pour vous proposer les meilleurs outils en fonction des tâches que vous accomplissez. La loupe d analyse rapide Quand vous sélectionnez dans Excel 2013 une plage de données, une nouvelle icône apparaît en bas à droite de cette sélection ; il s agit de la loupe d analyse rapide (voir Figure 1.7). Figure 1.7 Dès que vous sélectionnez une plage de données, Excel 2013 affiche la loupe d Analyse rapide. 4 Chapitre 1

5 En cliquant sur cette icône, Excel affiche tout une gamme d outils qui peuvent vous aider dans l analyse ou la présentation de ces données : mise en forme conditionnelle ; graphiques ; totaux ; tableaux et tableaux croisés dynamiques ; graphiques Sparklines. Figure 1.8 Excel affiche tout une gamme d outils qui peuvent vous aider dans l analyse de vos données. Son fonctionnement sera étudié plus en détail dans cet ouvrage. Graphiques recommandés Faire des graphiques dans Excel n a jamais été bien difficile tant les assistants d aide à la création de graphiques se sont améliorés au fil des versions. Ce n est pas tant la conception d un graphique qui pose problème que trouver le graphique qui s adapte le mieux à vos données pour avoir le rendu le plus lisible possible. C est en partant de ce constat que les équipes de développement d Excel ont conçu les graphiques recommandés. Figure 1.9 Nouvel outil dans la zone Graphique du ruban : les graphiques recommandés. En cliquant sur cette icône, une boîte de dialogue vous propose tout une gamme de graphiques basés sur vos données (cela nécessite que des données aient été sélectionnées préalablement avant de cliquer sur l icône). Nous reviendrons sur cette nouveauté au chapitre sur les graphiques, qui vous expliquera également toutes les nouveautés de gestion et mise en forme des graphiques. Nouveautés dans Excel

6 Les tableaux croisés dynamiques recommandés Les tableaux croisés dynamiques (ou TCD) sont des outils remarquables pour analyser vos données. Pour autant, peu d utilisateurs d Excel les utilisent, pensant vraisemblablement que leur mise en œuvre est complexe. Selon le même principe que les graphiques recommandés, Excel vous propose de simplifier la conception de vos TCD en cliquant simplement sur l icône suivante. Figure 1.10 Sur l onglet Insertion, un nouveau bouton vous aide dans le choix du tableau croisé dynamique. Il ne vous reste qu à choisir celui que vous souhaitez concevoir et à valider pour l intégrer dans votre classeur. Bien sûr, la conception d un TCD ne saurait se limiter aux seuls choix proposés. Nous verrons dans un chapitre spécifique comment concevoir et personnaliser les TCD. Le remplissage instantané La très grande nouveauté dans Excel 2013 concerne l arrivée de l outil Remplissage instantané. Cet outil est incontestablement une des meilleures innovations dans Excel depuis ces dix dernières années. Un des problèmes fréquemment rencontrés dans Excel consiste à extraire des données à partir d une chaîne de caractères en plusieurs tronçons. Par exemple, vous avez en colonne A une liste de noms et de prénoms et souhaitez séparer les noms des prénoms dans deux colonnes distinctes. Inévitablement se pose le problème des noms composés de deux mots ou plus (Le xxxx, De yyyyy ) ainsi que des prénoms composés (Jean-Paul, Jean-Claude, Anne-Marie ). De la même manière, si vous souhaitez regrouper (ou concaténer en langage informatique) plusieurs colonnes en respectant une séquence cohérente, grâce au remplissage instantané et SANS UTILISER LA MOINDRE FORMULE Excel va réaliser ce travail à votre place, sans le moindre effort. Comment? Tout simplement en montrant l exemple dans les premières cellules de votre série. Sur la base de ces éléments, Excel va comprendre de lui-même la séquence que vous êtes en train de créer et vous proposera un résultat pour les cellules restantes. Pour plus de détails sur son fonctionnement, reportez-vous à la sous partie "Remplissage instantané". Les relations Jusqu à cette version d Excel, si vous deviez faire une analyse de données (tableau ou graphique croisé dynamique) à partir de plusieurs tableaux, vous deviez au choix : 6 Chapitre 1

7 1. Recréer un seul et même tableau en utilisant : les copier-coller ; les fonctions RECHERCHEV, EQUIV et INDEX pour afficher des données sur un tableau provenant de l autre tableau. 2. Importer ou lier les données dans Access puis les réunir avec une requête que vous exportiez ensuite sous Excel. Dans cette nouvelle version, nous pouvons enfin mettre deux tableaux d Excel en relation à l aide d un champ qui sera unique dans un des tableaux et multiple dans l autre. Nous pouvons ainsi établir des tableaux et graphiques croisés dynamiques basés sur plusieurs tableaux. Nous détaillerons ce fonctionnement au chapitre sur le traitement des données. Travailler en mode connecté Nouveaux outils de travail collaboratif Depuis quelques années, de nouveaux termes ont vu le jour dans la gestion de projets informatiques comme le Cloud, le travail collaboratif Et de nouvelles applications ont été développées pour répondre aux contraintes du travail à distance (SkyDrive, Sharepoint, Office 365). Là où pendant des années le travail collaboratif se limitait à échanger des fichiers Excel par ou clé USB, aujourd hui il est possible de partager un espace de travail à plusieurs (un peu comme si vous aviez un répertoire commun mais sur Internet) et également de travailler à plusieurs sur un même document. Accéder à toutes ces innovations n est possible que si vous êtes vous-même connecté. Voilà pourquoi dès l installation d Office 2013 un compte personnel (compte Microsoft) ou professionnel (Office 365 ou compte Sharepoint de votre organisation) vous est demandé. D ailleurs, si vous avez opté pour une installation en ligne depuis Office 365, vous serez automatiquement connecté avec votre identifiant Office 365. Astuce Une fois que vous êtes authentifié, vous êtes reconnu dans toutes les applications Office Figure 1.11 Nouveautés dans Excel

8 Office et le Cloud SkyDrive Microsoft, avec un compte Microsoft (Windows Live ID), met à notre disposition gratuitement plusieurs outils : Courrier. Gestionnaire de messagerie. Contacts. Gestionnaire de contact. Calendrier. Votre agenda. SkyDrive. Un espace de stockage pour vos documents et photos dans le Cloud. Figure 1.12 SkyDrive : Un espace de stockage et de partage pour vos documents et photos dans le Cloud Vous disposez de 7 Go gratuits auquel vous pouvez ajouter 20, 50 ou 100 Go en réglant un montant annuel. Vous pouvez déposer tous types de documents dans cet espace, mais les fichiers Excel, Word, OneNote et PowerPoint ont un avantage par rapport aux autres fichiers : ils peuvent s afficher directement dans le navigateur de votre choix (il n y a aucune obligation d utiliser Internet Explorer). Figure 1.13 Un fichier Excel ouvert dans le Navigateur Firefox. Le classeur peut être directement modifié dans le navigateur ou ouvert dans Excel. Comme vous le constatez à la Figure 1.13, en ouvrant un classeur Excel depuis un navigateur, vous retrouvez la même interface que celle sur votre ordinateur et vous disposez des fonctionnalités de base pour créer des classeurs. Vous pouvez ainsi 8 Chapitre 1