MANUEL DE L UTILISATEUR LOGICIEL LOCABASE

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1 Page 1 de 11 MANUEL DE L UTILISATEUR LOGICIEL LOCABASE Généralités sur LOCABASE LOCABASE est un logiciel de gestion de parc automobile et de location complet développé sur Microsoft ACCESS. Il permet : la création de fiches véhicule la creation des forfaits et tarifs la creation de contrat de location le calcul des factures la gestion des fournisseurs la gestion des assurances le suivi des reglements la gestion des travaux la gestion des contraventions le planning des locations Installer et démarrer LOCABASE LOCABASE est livré sous forme de fichier zip qu on peut ouvrir directement dans l explorateur Windows ou avec un outil de decompression. Il suffit de cliquer sur le fichier setup.exe pour lancer l installation. Une fois l installation terminée le raccourci SCOBASE va se trouver sur le bureau. Cliquez simplement sur le raccourci pour démarrer le programme.

2 Page 2 de 11 ARCHITECTURE On peut installer l application LOCABASE en mode multiutilisateurs réseau ou poste unique. TOPOLOGIE MULTIUTILISATEURS AVEC SERVEUR Base de données sécurisée Dans la topologie d installation avec serveur, la base de données de LOCABASE est stockée sur le serveur et les postes de travail se connectent et l exploitent. TOPOLOGIE MULTIUTILISATEURS AVEC POSTE DE TRAVAIL SERVEUR Base de données sécurisée

3 Page 3 de 11 On peut egalement choisir un poste de travail sur le réseau comme serveur, on doit alors le laisser allumé pendant que les utilisateurs travaillent. OUVERTURE DE SESSION Un nom d utilisateur et un mot de passe sont requis pour l accès au logiciel SCOBASE et vous pouvez créer plusieurs profils pour vous ou les membres de votre équipe. Tableau de bord

4 Page 4 de 11 Prise en main Le logiciel LOCABASE a une prise en main facile. Une fois que vous créez un nouveau dossier et rentrez les informations sur votre agence comme : Nom du dossier Nom de l agence Votre adresse Code postale, Ville, Téléphone, Fax, RCS, Ninea, Capital Optionnellement les informations sur votre banque, Domiciliation, N de compte etc. Le taux de TVA en vigueur Les Numéros de permanence Le taux de facturation des heures supplementaires Vos conditions générales de location Vous rentrez les véhicules, leur catégorie (A,B,C ) et les photos, les forfaits et la grille de tarifs correspondante. Vous devez aussi rentrer le barème de franchise des vehicules, si vous utilisez la franchise. I. Les différentes options du menu Nouveau dossier Permet de créer un nouveau dossier.

5 Page 5 de 11 Ouvrir dossier Permet d ouvrir le dossier de démonstration ou un dossier créé par l utilisateur. Informations dossier Permet de consulter les informations sur le dossier en cours Imprimer Permet d imprimer la fenetre en cours Liste clients Permet de consulter la liste des clients où on peut rajouter un nouveau client, modifier un client existant, supprimer un

6 Page 6 de 11 client, faire une location pour un client existant, Lister les factures des clients ou imprimer la liste de tous les clients. Fiche vehicule Permet de rentrer des informations sur un nouveau véhicule ou modifier un véhicule existant. Grille tarifs Permet de créer un forfait et les tarifs correspondants pour les vehicules.

7 Page 7 de 11 Entrer un forfait et sélectionnez le pour ouvrir la grille de tarif correspondante avec les vehicules : Les différents tarifs sont : Prix jour Prix km Prix semaine Prix weekend Prix mois Avec chauffeur Barème franchise Permet de rentrer la franchise pour les catégories de véhicule : Exemple (A-C) le tiret signifie de A à C, virgule ou point sont des séparateurs valides entre les catégories concernées. On peut renseigner la franchise non rachetable et la suppression de la franchise. Liste fournisseurs

8 Page 8 de 11 Permet de lister les fournisseurs où on peut rajouter un nouveau fournisseur, modifier un fournisseur existant, supprimer un fournisseur, faire un nouvel achat chez un fournisseur existant, Lister les factures d un fournisseur ou imprimer la liste de tous les fournisseurs. Liste vehicules Liste travaux

9 Page 9 de 11 Nouvelle location Permet de faire une nouvelle location. Il faut alors renseigner : Le conducteur Le véhicule Le client L état du véhicule Les assurances, la franchise et la caution si applicable. Les détails sur la location comme le forfait, le nombre de jours, Avec chauffeur etc. Les détails de facturation comme le mode de règlement, le montant payé. Le logiciel calcule automatiquement le montant dû par le client selon les tarifs paramétrés et le forfait choisi par le client et le reliquat. Le logiciel génère automatique un contrat et une facture. Recherche assurance

10 Page 10 de 11 Permet de rechercher un contrat d assurance par son Numéro, par assureur ou par vehicule (immatriculation). L usager peut aussi accéder aux détails des assurances par la fiche véhicule. Liste locations L option Liste locations permet de lister toutes les locations. En sélectionnant une ligne, l usager peut : Visualiser la fiche d une location Créer une nouvelle location Modifier une location existante Visualiser le contrat de location dans EXCEL Visualiser la facture d une location

11 Page 11 de 11 Entrer un nouveau paiement pour une location existante Valider ou dévalider le retour d un véhicule Prolonger une location Planning Le planning permet de visualiser les locations en cours avec une vue hebdomadaire. Une bande bleu permet de savoir jusqu'à quand les véhicules sont loués.