Nouvelle plateforme disponible pour les professeurs et les élèves de la Promotion Sociale du Collège Technique «Aumôniers du travail»

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1 Nouvelle plateforme disponible pour les professeurs et les élèves de la Promotion Sociale du Collège Technique «Aumôniers du travail» Table des matières 1. INTRODUCTION Qu'est-ce qu'une plateforme? Quel type de plateforme utilisons-nous? Comment est structurée notre plateforme? QUE PEUT-ON FAIRE AVEC CETTE PLATEFORME? Une messagerie Partage de documents Consulter les documents partagés Formulaire Votre agenda Google site OPTIONS Changer votre mot de passe Transférer les messages vers une autre adresse Si vous ne deviez retenir que les choses importantes : Page 1 sur 11

2 1.1 Qu'est-ce qu'une plateforme? 1. INTRODUCTION C'est un service web qui permet de mettre à la disposition des étudiants : tous types de documents (textes, images, animations, simulations, vidéos, sons, ), des questionnaires d auto-évaluation ou d auto-formation, des outils de communication (forums, chat,...), des parcours de formation (cours, exercices, liens web, bibliographie, ). On peut en voir les avantages : ce service est accessible de n importe où par Internet, à l'aide d'un mot de passe, seuls les étudiants inscrits à un cours peuvent y accéder. 1.2 Quel type de plateforme utilisons-nous? Google met à disposition gratuitement ses plateformes et ses outils pour les écoles, nous avons opté pour cette solution. Nous avons obtenu le nom de domaine suivant : promsocatc.net. Vous pouvez vous connecter soit par - (gestion des documents de votre compte) - (messagerie de votre compte) - (le calendrier de la promotion sociale) Rem : on peut évidemment passer de l un à l autre via la barre suivante : 1.3 Comment est structurée notre plateforme? Chaque utilisateur (professeur, élève, administration, direction) possède une adresse mail composée de son nom, son prénom et du nom de domaine. Pour des raisons de respect de certaines règles concernant les adresses mail, votre adresse vous sera donnée personnellement par Daniel Bottes. Exemple d adresse mail : daniel.bottes@promsocatc.net Notre école est divisée en groupes qui sont soit une thématique soit une unité de formation. Un groupe possède une adresse mail. Chaque professeur est «propriétaire» de celui-ci pour son UF (= plus de droits). Chaque élève est membre du groupe de l UF dont il est inscrit. Exemple : UF136@promsocatc.net. Il existe des groupes spéciaux - Secretariat@promsocatc.net : membres du secrétariat + direction. - professeurs@promsocatc.net : membres du personnel de la promotion sociale. - professeursbacinfo@promsocatc.net : membres du personnel qui donnent des cours en option Bachelier en informatique. - professeursbaccompta@promsocatc.net : membres du personnel qui donnent des cours en option Bachelier en comptabilité. - elevesbacinfo@promsocatc.net : tous les élèves de l option bachelier en informatique. - ecole@promsocatc.net : toutes les adresses promsocatc.net de l école - Page 2 sur 11

3 2.1 Une messagerie 2. QUE PEUT-ON FAIRE AVEC CETTE PLATEFORME? Vous avez toutes les fonctionnalités d une messagerie classique qui ne seront pas explicitées ici. Il y a évidemment quelques options supplémentaires. - Un répertoire avec toutes les adresses mails des utilisateurs : - Vous pouvez envoyer un message aux différents groupes : Lorsque vous envoyez un message à un groupe, tous les membres de celui-ci le reçoivent. Page 3 sur 11

4 2.2 Partage de documents Rendez-vous dans la zone «documents» Vous pouvez déposer vos documents en utilisant le bouton «importer» et en choisissant l option Fichier. Si vous voulez importer directement des dossiers, vous devez au préalable activer cette option. Vous avez ensuite un message de conversion possible. Vous avez 3 options : 1. Ne rien cocher, votre document conserve son format (à utiliser lorsque le fichier doit simplement être téléchargé par d autres personnes) 2. Cocher la première case : votre document est transformé en document Google et peut être utilisable en ligne. 3. Cocher la deuxième case : le texte de votre document PDF ou image est transformé en document Google et peut-être utilisé en ligne. Pour partager le document, je le sélectionne à l aide de la case à cocher et j utilise le bouton «Partager». Page 4 sur 11

5 Ajouter les utilisateurs ou les groupes avec qui vous décidez de partager le document. Vous pouvez choisir d envoyer un message aux membres du groupe avec qui vous partagez le document. Remarques : - Vous pouvez directement importer des dossiers. Selon le navigateur que vous utilisez, l application vous demandera ou non d installer une applet. Vous pouvez aussi partager directement le dossier par la même méthode que le partage de fichier. - Cet outil est plus qu un simple partage. En effet, lorsque d autres personnes ont accès à votre document, celui-ci peut-être modifiable en ligne par tous (choisir l option «Modifications autorisées» lors du partage). Page 5 sur 11

6 - Vous pouvez procéder de même avec tous vos types de fichier : documents Word, classeurs Excel, images, vidéos, 2.3 Consulter les documents partagés. Vous vous connectez en passant par le site Vous allez directement retrouver dans vos documents les différents règlements de l école et, pour le professeur, le programme officiel de votre UF ainsi que la fiche de présence. Vous pouvez filtrer les documents en choisissant par exemple les documents que vous avez créés ou ceux qu on a partagés avec vous. Vous pouvez également trier vos documents. Page 6 sur 11

7 Vous trouverez par exemple les règlements en lecture seule ou la feuille de présence en modification. 2.4 Formulaire Vous avez la possibilité de créer des formulaires. La démarche étant plus longue à expliquer, elle ne sera pas détaillée ici mais elle se trouvera dans l aide Adresse spécifique d aide pour les formulaires : C est un moyen qui sera utilisé pour vous interroger sur les différentes questions relatives à la qualité. Page 7 sur 11

8 2.5 Votre agenda Vous pouvez consulter votre agenda sur ce site : ou en utilisant la barre de navigation. Vous pouvez partager des évènements avec des personnes ou des groupes. Vous pouvez créer des évènements. Une fois créé, vous pouvez les modifier ou les supprimer. Page 8 sur 11

9 Vous pouvez partager ces évènements en utilisant le même procédé que le partage de documents. Il est possible de demander à être prévenu par SMS quelques minutes avant un évènement. Pour cela, vous devez introduire votre numéro de GSM. 2.6 Google site Si vous avez de nombreux documents à partager, il est préférable de créer votre mini-site et de partager celui-ci comme un autre document (Voir tutoriel_site_google.pdf). Tous les documents sur la qualité et la plateforme se trouvent déjà sur un mini-site google. Vous pouvez l atteindre via la barre de navigation. Page 9 sur 11

10 3. OPTIONS 3.1 Changer votre mot de passe 3.2 Transférer les messages vers une autre adresse Si vous le désirez, vous pouvez demander que vos messages «promsocatc.net» soient redirigés vers une autre adresse de votre choix. Utiliser le bouton «Outils» qui se trouve au-dessus à droite et choisir «Paramètres de messagerie». Choisir l onglet transfert et le bouton «Ajouter une adresse de transfert». Page 10 sur 11

11 Indiquer l adresse de transfert. Aller dans l autre messagerie et confirmer le transfert. Retourner dans l onglet de transfert de la messagerie «promsocatc.net» et choisir l option «Transférer une copie des messages reçus». Enregistrer les modifications. 3.3 Si vous ne deviez retenir que les choses importantes : - Votre login, votre mot de passe et l adresse de connexion - La rubrique d aide complète sur l utilisation de la plateforme : - La plateforme sera dorénavant le moyen utilisé par l école pour communiquer avec vous : mail, formulaire, mise en ligne des documents, Page 11 sur 11