Les PME face aux ERP. Quels sont les principaux enjeux des projets ERP dans les PME?

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1 Les PME face aux ERP Quels sont les principaux enjeux des projets ERP dans les Mars

2 mmaire Introduction... 3 Les enjeux des projets ERP dans les PME... 4 >>L optimation de la gestion de l entrepre... 4 >>La me en place d un référentiel commun... 5 >>Le pilotage de l entrepre... 5 ERP vertical versus généralte?... 6 >>Une préférence pour une approche verticale?... 6 >>La PME et l ERP, deux catégories d éditeurs!... 7 Les caractértiques des projets ERP dans les PME : des contraintes multiples... 8 >>Un ROI à moins de deux ans souhaité... 8 >>Les points clés des projets ERP... 8 >>Le caractère évolutif de l ERP... 9 >>La sécuration des données... 9 >>La gestion des coûts... 9 >>L optimation des interfaces... 9 >>La rapidité d implémentation... 9 Le Cloud, une solution d avenir >>Le Cloud computing et le mode SaaS, des notions mal compres des PME >>Les avantages du Cloud computing La conduite du changement des projets ERP dans les PME >>La nécessité de la conduite du changement >>La formation des utilateurs nclusion... 2 Etude «Les PME face aux ERP»

3 Introduction Notre étude a pour objectif d éclairer les principales facettes des projets ERP en PME/PMI : enjeux générateurs de projets ERP, caractértiques spécifiques du projet ERP, conduite du changement en PME. De façon complémentaire, nous nous sommes intéressés à la perception actuelle des PME/PMI sur le sujet du Cloud computing. Ces analyses sont sues d une enquête pilotée et organée par entre janvier et mars auprès d une centaine de PME/PMI, sues principalement des secteurs industries et services. Le critère de sélection des sociétés s est porté sur leur chiffre d affaire, en prenant une fohette entre 10 et 500Me. La méthodologie utilée pour l étude s appuie sur une première phase d entretiens qualitatifs approfond avec des directions financières et informatiques et une seconde phase quantitatives admintré par mail auprès des DAF et DSI. Nous vous souhaitons une très bonne lecture. 3 Etude «Les PME face aux ERP»

4 Les enjeux des projets ERP dans les PME Notre investigation expose tro principaux enjeux des projets ERP dans les PME : Optimation des processus Me en place d un référentiel commun Pilotage de l entrepre Quels sont les enjeux des projets ERP dans les Améliorer, partager, et piloter Pilotage de l'entrepre 19% Autres 4% Me en place d'un référentiel commun 35% Optimation des processus 42% >>L optimation de la gestion de l entrepre La détection et l automatation des tâches redondantes et/ou sans valeur ajoutée permet de dégager des gains de productivité que l entrepre pourra affecter à l atteinte d objectifs majeurs. Par exemple, les écritures comptables liées à la facturation et aux flux de stocks seront automatiquement générées par l ERP. L entrepre obtient des gains en performance et de fiabilité. Par des techniques de paramétrage extrêmement élaborées, les ERP permettent de s ader à la spécificité d une entrepre et de l accompagner dans son évolution sans qu il soit nécessaire de revoir la programmation du logiciel. Elle dégage ainsi de la souplesse et des économies dans le cycle de vie du produit. 80% des PME estiment que leurs processus sont à améliorer (so ). Cette amélioration passe par la rationalation des processus qui conduit à la cohérence, la rigueur, la définition des tâches et donc à l optimation générale de l organation. 4 Etude «Les PME face aux ERP»

5 >>La me en place d un référentiel commun Le référentiel d entrepre permet d uniformer les données, d améliorer leurs traitements, d optimer l accès et le partage de l information. L uniformation des données de l entrepre offre un gain de productivité/temps et une meilleure vibilité pour les utilateurs. Il n est pas nécessaire de retravailler les données et faire valider l information par chaque service. Le rque d interprétations multiples entre les différents services est diminué. Des informations obtenues en temps réel facilitent le travail des utilateurs. Néanmoins, 50% des PME interviewées estiment la qualité de leurs données moyenne ou insuffante (so ). La qualité de données est donc un enjeu important des projets ERP. Le partage des informations favore les échanges. Cependant avec l uniformation des données, leur niveau d accès doit être défini en fonction des compétences, du type d activité et du niveau hiérarchique des utilateurs. Au final, 76% des PME considèrent le référentiel d entrepre au sein d un ERP comme un levier indpensable à leur efficacité opérationnelle (so ). >>Le pilotage de l entrepre 63% des PME utilent entre un et tro outils de reporting (so ). Ils offrent via des indicateurs de performance une meilleure vibilité sur l activité et les finances de l entrepre. Ces outils de pilotage permettent une gestion au quotidien plus fiable et une meilleure pre de décion. La me en place de projets ERP génère systématiquement la refonte des solutions de pilotage anciennement utilés. On dtingue à ce niveau les reporting opérationnels réalés dans l outil ERP lui-même et la me en place d une base et d outils décionnels à part entière, pour produire les tableaux de bord et les analyses ad hoc. De façon complémentaire, la plupart des éditeurs ERP propose des solutions de pilotage déjà pré-paramétrés sur leur modèle de données. 5 Etude «Les PME face aux ERP»

6 ERP vertical versus généralte? Nous avons voulu savoir si les PME ont une préférence pour une approche verticale ou une approche généralte multectorielle et si cette préférence est justifiée par des besoins préc. >>Une préférence pour une approche verticale? L étude fait ressortir que 59% des PME interviewées ont opté pour une approche verticale. Préférez-vous une approche? NSP 11% Généralte/t out secteur d'activité 30% Verticale/spé cialée sur votre secteur d'activité 59% Une approche centrée sur l activité de l entrepre Le choix d une solution verticale ou généralte dépend du caractère singulier et spécifique du secteur de la PME/PMI. Si l activité de l entrepre peut s intégrer facilement dans un ERP généralte, ce dernier sera privilégié. Dans le cas contraire, les PME rechercheront des solutions verticales spécialées sur leurs activités. Un préalable au choix d un ERP est donc toujours la détection des écarts entre le standard et les besoins du client. Cet écart se gère de tro façons : Ajout de verticaux Développements spécifiques Travail sur l organation Si on dépasse les % de spécifique, la solution étudiée ne sera pas retenue. En effet, les entrepres sont particulièrement sensibles aux poids des spécifiques dans le cadre de leur projet. 6 Etude «Les PME face aux ERP»

7 Qualifiez le poids du développement spécifique de votre ERP 40% de spécifique 9% % de spécifique 49% 10% de spécifique 42% Les PME sont sensibles aux poids des spécifiques De façon complémentaire, les intégrateurs et SSII ont développé sur les ERP généraltes des «verticaux», édités avec les mêmes règles que l ERP qui permettent une adation sectorielle pertinente sans perdre les avantages de l ERP. >>La PME et l ERP, deux catégories d éditeurs! Nous constatons que 26% des PME interviewées font appel à des solutions métiers spécialées sur des marchés de niche très liés à leur activité. Des solutions adées à Les éditeurs de solutions ERP des PME l activité de la PME lutions verticales spécialée par métier MICROSOFT DYNAMICS 4% QUALIAC 5% CEGID 5% AUTRES 26% SAGE 9% SAP 35% ORACLE 16% lutions généraltes avec ou sans déclinaon verticale En effet, la catégorie «Autres» ne contient pas moins de 15 solutions différentes d ERP spécialées par métier. Ces solutions ERP de «niches» intéressent plus particulièrement les petites PME/PMI, notamment pour leur coût plus abordable et leur flexibilité. 7 Etude «Les PME face aux ERP»

8 Les caractértiques des projets ERP dans les PME : des contraintes multiples Notre enquête démontre que les projets ERP dans les PME sont soum à des contraintes multiples. >>Un ROI à moins de deux ans souhaité Les PME souhaitent un ROI à moins de deux ans ma la réalité veut qu il soit mesurable entre 2 et 3 ans, voir au-delà.. Des ROI ROI attendu en durée par les PME/PMI mesurables sur le long terme 10% entre 6 mo et 1 ans 36% 32% entre 1 ans et 2 entre 2 ans et 3 ans ans 22% à partir de 3 ans et plus Cette contrainte de ROI à court-terme dans les PME justifie d autant plus une réalation et me en œuvre rapide des projets. Ces déla de me en œuvre ne doivent pas en effet dépasser 6 à mo. >>Les points clés des projets ERP Les points clés des projets ERP dans les PME sont la facilité d évolution de l ERP, la sécuration des données, les coûts, les interfaces et la rapidité d implémentation. Les ERP des PME : 5 principales Quels sont les points clés des projets ERP? caractértiques La rapidité Les coûts d'implémenta % tion 17% La Les interfaces sécuration 18% des données La facilité 22% d'évolution de l'erp 23% 8 Etude «Les PME face aux ERP»

9 >>Le caractère évolutif de l ERP Dans un marché compétitif et très concurrentiel les PME ont une facilité d adation contrairement aux grands comptes néanmoins elles sont plus fragiles. L une des caractértiques des ERP dans les PME est bel et bien sa capacité d évolution. Celle-ci ne doit en aucun cas devenir une contrainte car la compétitivité de la PME y dépend. >>La sécuration des données La sécuration des données est une forte attente qui va de pair avec le référentiel unique et le partage d informations. Maintenant que l information est uniformée à l ensemble de l organation, il faut pouvoir la sécurer et gérer les différents accès en fonction des utilateurs. >>La gestion des coûts Nous avons constaté précédemment que pour maîtrer son budget et maintenir son niveau d agilité les PME évitent le spécifique et se tournent vers une approche verticale. Le budget des ERP dans une PME est une contrainte majeure. Il n est souvent pas à la hauteur de leurs besoins. Pour mieux maîtrer leurs coûts les PME optent à 85% pour une approche forfaitaire contre 15% pour la régie (so ). >>L optimation des interfaces L ERP assure comme nous l avons vu le rôle de référentiel de données de l entrepre. A ce titre, la me en œuvre d interfaces avec les autres solutions informatiques de la PME/PMI est indpensable à la réussite des projets ERP. >>La rapidité d implémentation Dans un grand compte, la refonte du SI (avec ou sans ERP) est un chantier de 3 à 4 ans minimum. On préfère donc bâtir un schéma directeur permettant de basculer progressivement de l ancienne solution vers la nouvelle. Ne serait-ce que pour déclencher le ROI au plus vite. Dans une PME, le chantier dure entre 6 mo et 1 an et dans ce cas, une bascule de type «big bang» est plus économique et facile à gérer. Toutefo nous relevons que 50% des PME ont opéré une bascule de type progressive et 50% de type «big bang» (so ). Cette observation s explique par la petite taille des PME qui ont une facilité accrue d adation et dépend du type d activité. L essentiel pour les PME est que cette phase du projet soit réalée rapidement. 9 Etude «Les PME face aux ERP»

10 Le Cloud, une solution d avenir Le Cloud computing (ou informatique en nuage) est la solution qui conste à stocker ses données sur des serveurs mutualés, accessibles par le réseau internet. Le mode SaaS (ftware as a Service) propose de bénéficier d un logiciel par le bia d un abonnement mensuel ou annuel plutôt que sous la forme d un achat d une licence. >>Le Cloud computing et le mode SaaS, des notions mal compres des PME Le Cloud computing et le mode SaaS sont des notions mal compres des PME. Ces solutions sont encore peu utilées. Même si nous constatons une volonté de les intégrer, une majorité des PME ne se prononcent pas. En effet 30% d entre elles opteraient pour un hébergement de type Cloud et 27% estiment que le SaaS serait viable pour leur entrepre. Opteriez-vous pour une approche... Hébergement en interne Hébergement uniquement des serveurs Hébergement total (mode SaaS) Ne se prononce pas Le mode SaaS serait viable pour votre entrepre? Oui Non NSP Le Cloud, une opportunité ma un concept mal maîtré 50% 8% % 22% 53% 27% % >>Les avantages du Cloud computing Pour pallier les contraintes budgétaires, le Cloud représente une véritable opportunité. Il permet de faire des économies car il n y a pas d investsements en logiciel et matériel, aucune maintenance et une sécuration et sauvegarde des données accrues. De plus l entrepre bénéficie d une certaine souplesse face à la robustesse de l outil ERP. Néanmoins les PME rencontrent encore quelques craintes au niveau de la confidentialité des données. Au final avec ses nombreux avantages, le Cloud et le mode SaaS sont des solutions en devenir qui offrent de réelles opportunités aux PME. 10 Etude «Les PME face aux ERP»

11 La conduite du changement des projets ERP dans les PME La conduite du changement et la formation des utilateurs constituent de véritables facteurs clés de succès de l implémentation d un ERP dans une PME. Quels sont les principaux facteurs clés de succès de l'implémentation d'un ERP? Les ROI observables 9% Autres 5% Les maître des coûts et la conduite du changement, des FCS liés Les déla d'implémenta tion 14% La maître des coûts 29% La formation La conduite des du utilateurs changement 19% 24% >>La nécessité de la conduite du changement Nous observons que 60% des PME ont rencontré des difficultés liées à la conduite du changement (so ). Le budget alloué et les moyens m en œuvre pour sa conduite sont sous-estimés par leurs dirigeants. Il en va de même pour le recours aux ressoes externes comme l Asstance à Maître d Ouvrage. Pourtant les consultants AMOA accompagnent le projet après des utilateurs et assure la conduite du changement. Les PME doivent définir une stratégie de changement dès la phase de cadrage du projet afin de bien fonctionner dans un nouveau cadre de travail où les contraintes et les opportunités ne sont plus les mêmes. Au final la conduite du changement représente un enjeu majeur et essentiel du pilotage d un projet ERP. >>La formation des utilateurs Une forte implication des utilateurs en début de projet permet de faire valider des choix fonctionnels et de mieux comprendre les enjeux liés au changement. Avant la me en production, la formation des utilateurs est un chantier essentiel à la réussite du projet. 11 Etude «Les PME face aux ERP»

12 nclusion La me en place d un système d information structuré autour d un ERP s impose naturellement à partir d un certain seuil de développement des entrepres. L étude identifie tro motivations essentielles dans la me en place d une solution ERP : l optimation de la gestion interne, la me en place d un référentiel de données et pour finir la volonté de mieux piloter l activité. Les PME/PMI, très attachées à la dimension métier des ERP, attendent de ce type de projet un retour sur investsement de moins de 2 ans. Logiquement, la durée d implémentation des projets se situent dans des déla très courts de 6 à mo. Les thèmes de la sécurité de données et des interfaces avec les autres briques logicielles sont des sujets sensibles pour les PME/PMI. En effet, c est souvent la première fo que ces questions se posent aux entrepres à ce niveau. Le budget limité a un impact direct sur la conduite du changement du projet, souvent sous-estimée et limitée à la seule formation sur les projets. C est néanmoins un facteur essentiel de réussite du projet. La démarche de conseil et d intégration autour d une solution ERP est donc essentielle pour la réussite des projets, au même titre que l accompagnement du changement auprès de la direction et des utilateurs finaux. Etude «Les PME face aux ERP»

13 A propos de COAPTIS Cabinet de conseil, asstance à maître d ouvrage en contrôle de gestion et système d information. 05 : création / 07 : développement de l activité d asstance à maître d ouvrag me à dposition de ressoes, experte SI et conseil. contact@co.fr 28, rue Vignon, Par Tél : +33 (0) Fax +33 (0)