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1 Conseil en Organisation et Gestion de Bloc Opératoire tel : +32 (0) fax : +32 (0)

2 Avant-Propos De part sa nature complexe et évolutive, le bloc opératoire est un système organisationnel très difficile à gérer. Pourtant, Il peut donc être utile de bénéficier du conseil d experts c est-à-dire de personnes ayant déjà expérimenté la mise en place de systèmes au vu de la place centrale qu il occupe, il est inconcevable qu un tel outil fasse l objet d une gestion non efficiente. «Aujourd hui, grand nombre d institutions hospitalières ont compris l importance d une gestion de bloc efficace.» de gestion efficients du bloc opératoire et ayant obtenu des résultats probants. Cette brochure a pour vocation Aujourd hui, grand nombre d institutions hospitalières ont compris cet enjeu. Elles investissent en temps et en argent pour parvenir à une coordination du bloc de présenter la manière dont s articule notre service de conseil et notre expertise d aide à la coordination du bloc opératoire des institutions hospitalières. efficace. Il n est toutefois pas toujours aisé de mettre en place un tel système surtout lorsque les impératifs financiers, de qualité et de sécurité se font ressentir. Dr Philippe DONY Coordinateur de bloc opératoire Chef de service Anesthésie

3 Table des Matières INTRODUCTION La Coordination du Bloc Un enjeu capital Avant-Propos...2 Introduction...3 Section 1 - But de la mission...4 Quels seront les objectifs du consultant lors de sa mission? Section 2 - Outils de Base...5 Quels seront les outils du consultant pour atteindre un système de gestion efficient? Section 3 - Levier de changement...6 Quelle sera la méthodologie du consultant pour parvenir au changement? Section 4 - Apports du conseil...7 Pourquoi avoir recours à un consultant? Section 5 - Synthèse...8 Synthèse et conclusion Place centrale du bloc opératoire dans l activité. Le bloc opératoire est un outil capital dans une institution hospitalière. L activité d un département de chirurgie est conditionné par le fonctionnement optimal de ce plateau technique, exceptionnel sous bien des aspects. Une coordination des ressources difficile à conduire avec efficience et objectifs precis. De ce fait, cet outil ne doit pas être utilisé sans tableau de bord et sans planification efficace. Sans une coordination, l exploitation des salles d opérations se retrouve limitée par des contraintes humaines, géographiques, politiques et financières. Des priorités nouvelles apparaissent. En outre, dans un contexte où les exigences de qualité vont de paire avec la volonté de maîtriser les coûts, il parait évident que l utilisation judicieuse des ressources soit devenue une priorité. L attention portée à chaque niveau du processus de soins est fondamentale pour tous les intervenants et regroupe un nombre important de spécificités. Le moindre détail organisationnel compte et doit conduire à une prise en charge de qualité pour le patient. Un système organisationnel au service de la cohésion du personnel. Un système organisationnel efficient demeure un élément capital de sécurité des patients, mais également un facteur financier décisif pour l institution hospitalière. Il est finalement le meilleur moyen de fidélisation des ressources humaines et donc d expérience, de qualité et d efficacité. Conseil en Organisation et gestion de Bloc Opératoire. 3

4 1. But de la mission Promouvoir, dans les institutions hospitalières, des systèmes de gestion de bloc opératoire autocorrectifs. De manière telle que les acteurs apprennent à coopérer avec la coordination du bloc opératoire et ses outils de gestion. C est par la création d outils d analyse, de gestion et de feedback que pourront être faits des choix judicieux et temporels qui conduiront à une gestion efficace des blocs opératoires. LES OBJECTIFS DU CONSULTANT SERONT DE : Construire une méthodologie de gestion dynamique et évolutive avec l équipe de coordination du bloc opératoire. Dresser la synthèse du rapport d activité de manière judicieuse. Former l équipe de coordination afin qu elle puisse évoluer en toute autonomie. Construire : Le consultant sera amené à établir une planification rigoureuse et efficiente des ressources. Ce travail conduira à la création d une méthodologie de gestion dynamique et évolutive. Former et fédérer : Lors de la mise en place de l outil de gestion, le consultant veillera à former les équipes de coordination et surtout à fédérer progressivement l ensemble des acteurs intervenant dans le bloc opératoire. Grâce à la mise en place d outils informatiques adaptés, à la récolte de données et au développement d un tableau de bord, l analyse devient aisée et performante, mais surtout basée sur l objectivité des ressources utilisées. Synthétiser : Conclure le travail de conseil en amenant la coordination du bloc à interpréter de manière judicieuse et experte, les informations produitent par les outils mis en place. Il se chargera également de conduire ce travail au sein des comités de direction de l institution afin de lui permettre de prendre des mesures autonomes et responsables, mais surtout propre à l hôpital en fonction de ses enjeux stratégiques. Conclusion : En conclusion, le but de la mission est d établir une planification des ressources, d obtenir une gestion efficace de ces ressources et ensuite de construire des solutions d analyse performantes et rapides afin de pouvoir exposer et défendre les positions choisies. Ceci revient à obtenir un tableau de bord du bloc opératoire et laisse à l institution son orientation et ses choix. Conseil en Organisation et gestion de Bloc Opératoire. 4

5 2. Outils de Base Lors d initiative de changement et de mise en place de système de gestion de bloc opératoire, le manque d information et l absence d analyse de tableau de bord, limite trop souvent la portée et l ambition que les institutions hospitalières ont pour leur système organisationnel. De même, l acquisition d outils d analyse sectorisés conduit à une réflexion limitée sur les leviers accessibles du changement. Les résultats du changement sont faibles et l impatience conduit à la mise en discrédit de certains de ces choix pourtant très judicieux, mais incomplets. Le rôle du consultant sera donc de coordiner la mise en place d outils à même d apporter des informations judicieuses dans le cadre de prise de décision et de réorganisation. Il veillera ainsi à : Exploiter optimalement les outils d analyse en place dans l institution. Mettre en place des solutions d analyse organisationnelle et financière. Organiser la formation des unités de coordination et les guider vers une autonomie complète. Installer des grilles de répartition et d utilisation. Les solutions Adessa de gestion du bloc opératoire C.O.B.R.A. est une solution informatique de gestion du bloc opératoire qui permet d optimiser l utilisation de l ensemble des ressources du bloc de manière dynamique et évolutive. Co.K.P.I.T. est une solution de gestion de bloc opératoire qui permet l analyse des temps utilisés en regard de l offre de service et des éléments financiers générés par les activités. Cette solution alimente également de facçon intelligente l outil de planification du bloc (C.O.B.R.A.) afin de lui transmettre les paramètres utiles à la coordination. F.O.R.D.I est une application d é v e l o p p é e pour assurer la collecte d informations liées aux prestations INAMI réalisées dans l institution hospitalière vers son système de facturation. F.O.R.D.I est une courroie de transmission des informations qui permet d acheminer les informations nécessaires à la facturation depuis les prestataires jusqu aux services de facturation. d Vous souhaitez en savoir plus sur ces solutions? Visitez notre site : Conseil en Organisation et gestion de Bloc Opératoire. 5

6 3. Levier de changement I. Creation d une organisation théorique. Le travail du consultant commence par la création centrale d une organisation théorique. Cette organisation théorique de la répartition des salles est une étape capitale. Elle a pour objectif de répartir sur base hebdomadaire les salles disponibles. Cette planification théorique permet d obtenir les bases d une gestion rationnelle du bloc opératoire en quatre volets : Aspect sur les ressources matérielles et les locaux Aspect anticipatif sur le service d anesthésie Aspect anticipatif sur l équipe infirmière Résultat concret en regard de l activité chirurgicale II. Adaptation en continue de la planification théorique. La planification théorique va subir une adaptation en temps réel, en fonction des ressources disponibles et des éléments perturbants. Cet affinage de la planification théoriques va permettre d infirmer ou de confirmer des plages opératoires. Ces plages vont servir de base de travail pour l organisation des ressources dépendantes, telles que les anesthésistes ou les infirmières. Les plages libérées, quant à elles, vont pouvoir être utilisées par le coordinateur en fonction des ressources disponibles. Cette organisation permet de ne pas mettre les opérateurs dépendant continuellement sous pression tout en rendant une offre supplémentaire aux chirurgiens et leurs patients. Cela permettra d absorber les imprévus et les surchages de travail tout cela avec des horaires comfortables. III. Confirmation de réservation des ressources. Enfin, le rôle du consultant sera de confirmer les réservations de l ensemble des ressources nécessaires aux plages réservées. De même, il informera ces ressources de leur calendrier d activités. POUR PARVENIR À UNE COORDINATION EFFICACE, LE CONSULTANT : Etablit une organisation théorique des ressources. Confronte en continu, la planification théorique avec le réel. Met en place l activité des ressources. Conseil en Organisation et gestion de Bloc Opératoire. 6

7 4. Apports du conseil Le bloc opératoire étant un système fermé, complexe et évolutif, recourir à un conseil en coordination de bloc sera sans conteste un atout pour l optimisation de la gestion du quartier opératoire. Cette collaboration permettra en toute autonomie de précéder l organisation au lieu de subir le constat des changements et ses conséquences imprévues. Expertise dans un secteur particulier : le bloc opératoire et sa coordination. Le consultant est capable de suivre de près les problématiques liées à un secteur tel que le bloc opératoire. Il dispose d une excellente connaissance des particularités de cette organisation. Expérience dans la création et publication d outils d analyse. Le consultant est capable d établir une planification des ressources dans un contenu, d obtenir un circuit de gestion de ce contenu par un processus et ensuite d exprimer des moyens d analyses performants et rapides. Méthodologie éprouvée De part son expérience, le consultant est capable d anticiper les problématiques et de les analyser dans un système où les interactions sont nombreuses et importantes. Valorisation de l expertise Le consultant sera une ressource impliquée et fera preuve d une grande disponibilité dans l analyse. De plus, il peut soit jouer un rôle de conseil et laisser une grande autonomie à l institution soit agir comme un gestionnaire et intervenir dans le processus décisionnel. Conseil en Organisation et gestion de Bloc Opératoire. 7

8 5. Synthèse Notre service de conseil se traduit par la mise à disposition d experts en coordination de bloc opératroire suivant une méthodologie éprouvée. Celle ci guidera l institution hospitalière vers une coordination efficace de ses ressourceset une rentabilisation de ses activités. But Construire une méthodologie de gestion dynamique et évolutive avec l équipe de coordination du bloc opératoire. Dresser la synthèse du rapport d activité de manière judicieuse. Former l équipe de coordination afin qu elle puisse évoluer en toute autonomie. Outils de Base Exploiter optimalement les outils d analyse en place dans l institution. Mettre en place des solutions d analyse organisationnelle et financière. Organiser la formation des unités de coordination et les guider vers une autonomie complète. Installer des grilles de répartition et d utilisation. Levier de changement Le consultant établit une organisation théorique des ressources. Confronte en continu, la planification théorique avec le réel. Met en place l activité des ressources. Apport du conseil Expérience dans la création et publication d outils d analyse. Méthodologie éprouvée. Valorisation de l expertise. Conseil en Organisation et gestion de Bloc Opératoire. 8