Siemens Grâce aux documents intelligents, un leader mondial de la haute technologie augmente l efficacité et la précision de ses employés.

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1 Siemens Grâce aux documents intelligents, un leader mondial de la haute technologie augmente l efficacité et la précision de ses employés. Produit phare de l'étude de cas : Microsoft Office Édition Professionnelle 2003 Présentation Profil du client Siemens AG, dont le siège social est situé à Munich (Allemagne), figure parmi les leaders mondiaux dans le secteur de l'information et des communications. Avec employés répartis dans plus de 190 pays, Siemens a réalisé un chiffre d'affaires de 84 milliards d'euros en Situation Siemens souhaitait mettre à jour son système de création de documents d'entreprise pour qu'il soit plus rapide et davantage automatisé. Il était également nécessaire que cette nouvelle méthode soit plus rentable, avec une durée de développement et de maintenance moindre. Solution Siemens a déployé une solution basée sur Microsoft Office Édition Professionnelle Entreprise 2003 qui utilise la technologie XML native d'office Word 2003 dans un document intelligent. Cette technologie permet d'extraire automatiquement les données nécessaires des bases de données propriétaires et celles du client de messagerie et de collaboration Microsoft Office Outlook Les utilisateurs sont ainsi en mesure de créer des documents souples, plus facilement utilisables. Avantages Délai de rentabilisation de 18 mois Augmentation de l'efficacité des utilisateurs grâce à une création de documents réduite de 20 % Réduction de la durée du développement et de la maintenance du système Diminution des coûts et de la durée de formation grâce à la connaissance de l'interface des produits Microsoft Office System Lorsque Siemens AG s'est mis en quête d'une solution pour augmenter l'efficacité et la précision de ses employés lorsqu'ils créent des documents, la société a choisi Microsoft Office System. Les fonctions XML intégrées de Microsoft Office Édition Professionnelle Entreprise 2003, notamment Microsoft Office Word 2003, permettent à Siemens d'intégrer et d'automatiser totalement la création des documents d'entreprise officiels, et d'y importer les informations des contacts contenues dans les bases de données propriétaires et dans Microsoft Office Outlook En adoptant cette solution, Siemens atteint trois objectifs : augmentation de l'efficacité de ses employés dans l'utilisation du système des documents d'entreprise (résultats directs et quantifiables), amélioration de la satisfaction des clients (basée sur une estimation de la réduction de la durée de création des documents de 20 %) et renforcement de son positionnement pour la croissance de son activité.

2 «La souplesse des fonctionnalités XML d'office 2003 réduira les coûts et améliorera sensiblement l'acceptation de nos modèles de document par les employés» Erika Schneider Senior IT Consultant chez Siemens Situation Siemens AG figure parmi les leaders mondiaux dans les domaines de l'information et des communications, de l'automatisation et des contrôles, de l'énergie, des solutions médicales et du transport. La société propose une large gamme de produits, systèmes et services. Depuis 155 ans, Siemens est synonyme de technologies d'avant-garde et de rentabilité croissante continue. Création de documents Chez Siemens, l outil de communication incontournable est une application appelée SCF (Siemens Corporate Forms). Application Microsoft Visual Basic, elle a été développée en interne en 1995 et est désormais utilisée par plus de employés en Allemagne. Elle améliore le processus de création de documents en garantissant qu ils soient correctement mis en forme et que leurs en-têtes et pieds de page contiennent les informations juridiques appropriées, extraites des bases de données Siemens. Il s'agit là d'une fonctionnalité essentielle pour la conformité juridique de l'entreprise. Pour que l'utilisateur crée un document contenant les informations d'entreprise et les exclusions de responsabilité appropriées, l'application SCF le guide tout au long d'une procédure dont les étapes sont fixes. Il doit d'abord ouvrir un navigateur distinct, puis entrer manuellement l'adresse du contact et d'autres données. S'il s'agit de lettres externes, le système ne lui permet pas d'effectuer de copier-coller à partir d'autres ressources, comme les bases de données propriétaires Siemens ou les carnets d'adresses Microsoft Office Outlook. Une fois que toutes les informations d'en-tête et de pied de page sont entrées, le document complet s'affiche dans Microsoft Office Word. Ces limites entraînent un surcroît de travail, notamment pour les informaticiens qui échangent fréquemment des documents. Par exemple, un employé chargé de l'approvisionnement peut envoyer quotidiennement aux fournisseurs externes 10 documents ou plus qui nécessitent les exclusions de responsabilité et les droits Siemens officiels. Ces documents sont souvent répétitifs et très similaires. Dans le système SCF, l'utilisateur doit réécrire complètement chaque document, ce qui empiète sur son précieux temps de production. Ces limites amènent parfois les employés à réutiliser d'anciens documents SCF, qui risquent alors de contenir des informations juridiques obsolètes. C'est pourquoi, seuls les utilisateurs chevronnés en Allemagne emploient cette application. Ce manque de facilité d'utilisation aurait eu un effet négatif sur «l'utilisateur moyen». En conséquence, l'application SCF est utilisée uniquement par les personnes qui créent tous les jours de nombreux documents. Défis en matière de développement Malgré certaines fonctionnalités qui permettaient de rationaliser le processus de création de documents, les mises à jour des informations nécessitaient des mois de codage et de test pratiques en raison de la nature propriétaire de l'application SCF et des semaines pour s'imposer aux utilisateurs, alors qu'elles n'étaient utiles que quatre fois par an. Le système SCF global a été mis à jour cinq fois en huit ans. Siemens avait besoin d'un système plus avancé, intrinsèquement souple et convivial tant pour les utilisateurs que pour les programmeurs. Défis en matière de maintenance En outre, Siemens recherchait un système dont la maintenance soit peu onéreuse. Le système SCF existant ne nécessitait pas moins de cinq développeurs à temps plein pour apporter des améliorations et mettre à jour les modèles, ainsi que sept emplois à plein temps sur le site pour implémenter les changements de système et de données. Les frais de maintenance et de développement du système empêchaient d'imposer la solution à davantage d'employés de Siemens. Liste des souhaits : -Intégration à Microsoft Office Word 2003, notamment au glisser-déplacer -Liens dynamiques vers l'annuaire SCD (Siemens Corporate Directory) et vers Microsoft Office Outlook 2003 pour la fonction Remplissage automatique du champ d'adresse -Possibilité de créer des documents à modification/mise à jour facile et de donner aux utilisateurs un aperçu «tel écrit, tel écran» de leur travail -Séparation du code, de la structure du document et des informations de présentation, permettant d'effectuer des mises à jour distinctes des différents composants du modèle -Possibilité d'extraire des éléments du document pour les utiliser dans d'autres applications et index professionnels -Économie de temps et d'argent aussi bien pour le déploiement que pour la maintenance -Niveau élevé de sécurité contre les virus Ces améliorations visent à augmenter l'efficacité des employés, l'utilisation du système et l'exactitude des documents. L'augmentation de l'automatisation et de la flexibilité du système amènerait les employés à utiliser plus volontiers l'application SCF, réduisant ce faisant les incohérences dans les documents d'entreprise.

3 «Les améliorations apportées à l'application SCF ne constituent qu'une petite partie de la valeur globale d'office System. Pour nos utilisateurs, les avantages à utiliser Office 2003 sont beaucoup plus nombreux que ne l'estime cette étude de cas.» Dieter Reinersmann Directeur Informatique Solution Vertex GmbH, société de conseil et de développement leader et inscrite au programme Microsoft Gold Certified Partner, est spécialisée dans les solutions de gestion de l'information, utilisateur et Office. Elle a développé une solution qui tire parti des fonctionnalités XML de Microsoft Office Édition Professionnelle Entreprise Cette solution utilise le système de développement Microsoft Visual Studio.NET 2003 et Microsoft.NET Framework version 1.1 (composant à part entière du système d'exploitation Microsoft Windows qui propose un modèle de programmation et un service d'exécution aux services Web, aux applications Web et aux applications clientes) pour intégrer directement à Office Édition Professionnelle Entreprise 2003 les données provenant des systèmes de bases de données Siemens principaux. Cette solution propose une interface de Bureau Office familière et utilise les fonctionnalités XML d'office Word 2003 pour créer des modèles de document riches et dynamiques. Grâce au Volet Office du système, qui constitue le point central de navigation, l'utilisateur peut accéder en un seul clic aux modèles, au texte réutilisable et aux adresses. «La souplesse des fonctionnalités XML d'office 2003 réduira les coûts et améliorera sensiblement l'acceptation de nos modèles de document par les employés», déclare Erika Schneider, Senior IT Consultant chez Siemens. L'utilisateur ouvre Word 2003, puis crée un document à partir des modèles standard ou ouvre un document existant pour le modifier. Les documents intelligents utilisent les données des adresses et des modèles par le biais du langage XML, et sont balisés à l'aide de la définition XSD (XML Schema Definition) appropriée qui contient les champs correspondant au document choisi. L'utilisateur ne doit jamais quitter Word 2003, et le schéma XSD garantit l'intégrité des modèles et des documents. Avantages Facilité et souplesse d'utilisation accrues Avec cette nouvelle solution de création de documents, les zones XML sont directement dans le document. Lorsque l'utilisateur clique sur un champ, le Volet Office Édition Professionnelle Entreprise 2003 l'invite automatiquement à remplir les différentes parties. L'utilisateur n'est cependant pas tenu de suivre un processus rigide. Une fois que le document est ouvert, il peut en modifier les champs à sa guise. Alors qu'auparavant l'utilisateur devait taper manuellement l'adresse du destinataire ou l'enregistrer dans une base de données distincte connectée à l'application SCF, le nouveau système propose trois choix automatisés : l'annuaire SCD (Siemens Corporate Directory), les derniers destinataires utilisés et les contacts Outlook. Les informations sur les destinataires peuvent également être sélectionnées dans le Volet Office. Elles peuvent être extraites directement de l'annuaire SCD ou d'outlook, puis insérées automatiquement. Une fois l'adresse renseignée, le modèle de texte s'affiche dans le Volet Office lorsque l'utilisateur clique sur des sections particulières du document, comme les salutations ou la signature. En un seul clic, ce modèle de texte peut être ajouté au document. Siemens AG estime que l'investissement initial sera amorti sous 18 mois, grâce aux économies de coûts.

4 «Les fonctionnalités XML natives d'office 2003 nous ont permis de créer un système qui peut être efficacement mis à jour et modifié, nous faisant économiser pour l'avenir des ressources et un temps précieux.» Steffen Krause, Senior Consultant chez Vertex GmbH Les informations sont maintenant balisées en langage XML ; l'utilisateur peut les rechercher et les extraire pour les appliquer à d'autres documents. Avantages en termes de productivité pour Siemens Avantage Durée du travail par réduction du nombre de documents Réduction d'erreurs dans les documents Contrairement au système SCF précédent réservé aux utilisateurs chevronnés, la nouvelle solution convient également à «l'utilisateur moyen», car elle est intégrée en toute transparence à Office et prend en charge les workflows standard de création de documents. Siemens peut désormais la déployer à pratiquement tous les employés. Pour Dieter Reinersmann, directeur informatique, «les améliorations apportées à l'application SCF ne constituent qu'une petite partie de la valeur globale d'office System. Pour nos utilisateurs, les avantages à utiliser Office 2003 sont beaucoup plus nombreux que ne l'estime cette étude de cas.» Coûts de maintenance et de développement réduits Cette solution, basée intégralement sur Word 2003, nécessite uniquement de modifier le schéma XML. La durée du développement est ainsi considérablement réduite, comparée au système SCF précédent. Alors que précédemment, seul un petit groupe de développeurs dédiés pouvait modifier le code, désormais n'importe quel programmeur maîtrisant le schéma XML peut effectuer des mises à jour. Avantages financiers Économies annuelles en matière de développement et de maintenance Changement 20% 20% euros Taux de rendement interne 54% Rentabilisation 18 mois La facilité de programmation et de maintenance de la solution réduira considérablement les coûts de prise en charge du système. -Si les mises à jour du système précédent nécessitaient trois à neuf mois ainsi que cinq développeurs, il aura suffi de six semaines et d'un seul employé à plein temps pour implémenter cette nouvelle solution. -Les utilisateurs peuvent télécharger automatiquement les en-têtes et les pieds de page qui contiennent les informations juridiques appropriées, gagnant ainsi des semaines de déploiement manuel. -Le code, la structure du document et les informations de présentation sont stockés séparément et peuvent être mis à jour de façon distincte. Les coûts de développement et de maintenance devraient diminuer annuellement de environ. Efficacité accrue et diminution des erreurs dans les documents En augmentant l'efficacité de ses employés, Siemens peut réduire leur durée de travail. Ils peuvent consacrer plus de temps à l'exécution des processus métier stratégiques, et augmenter ainsi leur efficacité. Cette nouvelle solution devrait réduire la durée de création de documents et le nombre d'erreurs d'environ 20 %. Les fonctionnalités XML de Word 2003 permettent aux employés de Siemens de travailler de façon plus rapide, plus rationnelle et plus précise. La société Siemens pense pouvoir déployer cette solution auprès d'un plus grand nombre d'employés dans le monde, chose auparavant impensable en raison du coût élevé de gestion du système et de formation des utilisateurs finaux. Actuellement employés utilisent l'application SCF ; la société espère porter ce nombre à environ sur trois ans. «Les fonctionnalités XML natives d'office 2003 nous ont permis de créer un système qui peut être efficacement mis à jour et modifié, nous faisant économiser pour l'avenir des ressources et un temps précieux», déclare Steffen Krause, Senior Consultant chez Vertex GmbH. Quantification des avantages Navigant Consulting, Inc., société de conseil indépendante, a effectué une analyse des coûts et des avantages pour identifier les métriques financières associées à l'investissement dans la solution Microsoft Office System.

5 Pour plus d'informations Microsoft Office est l'environnement qu'ont choisi les professionnels pour le traitement de l'information, car il fournit les logiciels, les serveurs et les services qui vous permettent de transformer l'information de façon à optimiser son impact. En s'appuyant sur l'analyse de cash-flow, les données financières standard ont été mesurées, notamment : la rentabilisation, c'est-à-dire le temps nécessaire à une société pour amortir son investissement ; la valeur actualisée nette (VAN), c est à dire la valeur totale de l'investissement pour le client, exprimée en dollars courants ; la VAN par utilisateur ou la VAN divisée par le nombre d'utilisateurs concernés par la solution, Pour plus d'informations sur Microsoft Office System, consultez le site suivant : Pour plus d'informations sur Vertex GmbH, visitez le site Web suivant : Pour plus d'informations sur les services proposés par la société Navigant Consulting, visitez le site Web suivant : le taux de rendement interne, c est-àdire le taux de rendement escompté par le client à la suite de l'investissement. Alors que toutes les entreprises tiennent compte d'éléments uniques pour réaliser des analyses économiques, cette étude met en exergue les principaux domaines dans lesquels la valeur économique potentielle de Microsoft Office System peut être atteinte. La société Navigant Consulting recommande de justifier avec précision tous les investissements informatiques importants afin d'identifier complètement leur impact total Microsoft Corporation. Tous droits réservés. Cette étude de cas est fournie uniquement à titre indicatif. MICROSOFT NE FOURNIT AUCUNE GARANTIE, EXPRESSE OU IMPLICITE, DANS LA PRÉSENTE DOCUMENTATION. Microsoft, le logo Office, Outlook, Visual Basic, Visual Studio et Windows sont soit des marques de Microsoft Corporation, soit des marques déposées de Microsoft Corporation, aux États-Unis d'amérique et/ou dans d'autres pays. Les noms de produits et de sociétés réels mentionnés dans la présente documentation sont des marques de leurs propriétaires respectifs. «Navigant» est une marque de service de Navigant International, Inc. Navigant Consulting, Inc. (NCI) n'est pas affilié, associé ni lié à Navigant International, Inc. et l'utilisation de la marque «Navigant» par NCI est soumise à une licence délivrée par Navigant International, Inc. MRM Partners avril Logiciels et services Microsoft Exchange 2000 Server Microsoft Office Outlook 2003 Microsoft Office Édition Professionnelle 2003 Microsoft Office Word 2003 Public concerné Décideurs Développeurs Informaticiens Secteurs d activité Informatique Télécommunications Partenaires Vertex Pays Allemagne