Logiciel de gestion pour restaurants et Bars

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1 Logiciel de gestion pour restaurants et Bars Guide de démarrage rapide - 01/11/2010

2 Sommaire Présentation générale...3 Premier démarrage...3 Les articles...4 Configuration des points de services...4 Configuration des imprimantes...4 Gestion des catégories...4 Ajout d une nouvelle catégorie...4 Gestion articles...5 Gestion du stock...5 Configuration des tables...6 Les utilisateurs...6 Configuration globales...7 Disposition des tables dans la salle...7 Utilisation au quotidien...8 Prendre une commande...8 Afficher les commandes en cours sur une table...9 Facturer un client Gérer son compte utilisateur Consulter les rapports Interface de consultations des rapports Quelques captures d écrans Support

3 Présentation générale Ce document décrit les procédures et étapes à suivre pour utiliser la solution de gestion de votre restaurant et/ou bar. Premier démarrage Au premier démarrage, la fenêtre ci-dessous s affiche. Cliquez sur le bouton Options pour configurer l application Un clavier virtuel s ouvre, tapez le code Admin123 en respectant la casse. La fenêtre de configuration de l application s affiche 3

4 Les articles Configuration des points de services Les points de services sont les lieux physiques où les produits sont distribués. Par exemple, les boissons sont distribuées au Bar, les PLATS en cuisine etc. Lors de la création d un point de service, une imprimante lui est associée afin d imprimer les bons de commande de produits liés Configuration des imprimantes L imprimante opérateur est celle qui imprime les bons de commande et reçu de caisse des clients L imprimante Rapports est utilisée pour imprimer les rapports au format A4. Gestion des catégories La fenêtre ci-contre montre toutes les catégories existantes. Pour créer une nouvelle, cliquez sur le bouton «Nouvelle catégorie» Pour modifier une catégorie, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur le bouton «Modifier» Pour supprimer, sélectionnez et cliquez sur le bouton «Supprimer» Ajout d une nouvelle catégorie 1. Tapez un libellé pour la catégorie 2. Sélectionnez, si besoin, la catégorie parente (catégorie sous laquelle celle en cours de création apparaitra). 3. (facultatif) Sélectionnez une couleur 4. Indiquez les produits/accompagnements liés à la catégorie 5. Cliquez sur le bouton «Enregistrer» lorsque vous avez terminé 4

5 Gestion articles Consultation des articles Cliquez sur l onglet «Article» et sélectionnez une catégorie dans la liste déroulante pour afficher les produits associés Pour ajouter un nouvel article, cliquez sur le bouton «Nouvel Article» Pour modifier, sélectionnez l article dans la liste et cliquez sur le bouton «Modifier» Procédure d ajout d articles 1. Indiquez le libellé de l article 2. (facultatif) tapez une description 3. Sélectionnez la catégorie 4. Pour gérer le stock, laissez le bouton «Gérer le stock» au vert, sinon cliquez dessus pour le faire virer au rouge et désactiver la gestion de stock pour cet article 5. Indiquez les prix d achat et de vente 6. Si la gestion de stock est activée, indiquez les stocks minimum et recommandé 7. Cliquez sur le bouton «Valider» lorsque vous avez terminé Gestion du stock Procédure d ajout de produits en stock 1. Sélectionnez une catégorie 2. Sélectionnez le produit en cliquant dessus 3. Cliquez sur le bouton 4. Dans la fenêtre qui s affiche, indiquez la quantité de produit à ajouter au stock 5. Validez l opération en cliquant sur le bouton «Enregistrer» 5

6 Configuration des tables Cette fenêtre vous montre comment définir les tables Création d une table 1. Saisissez un nom pour la table 2. Indiquez le nombre de couverts 3. Sélectionnez dans la liste déroulante l image qui représente au mieux la table à créer 4. Cliquez sur le bouton «Enregistrer» pour valider votre configuration Modifier les infos d une table 1. Sélectionnez la table dans la zone «Liste de tables» 2. Cliquez sur le bouton «Modifier» Les utilisateurs Il est temps de créer les utilisateurs (Administrateurs, superviseurs, caissiers, serveurs etc). Dans la fenêtre de configuration, cliquez sur le bouton «Utilisateurs» Pour ajouter un utilisateur 1. Tapez son nom complet 2. Saisissez son code d accès 3. Confirmez le code d accès en le saisissant une 2 e fois 4. Sélectionnez le groupe d appartenance 5. Cochez la case «Activer cet utilisateur» pour le rendre opérationnel 6. Cliquez sur le bouton «Validez» pour confirmer. Les groupes permettent de regrouper les utilisateurs ayant des droits d accès spécifiques à l application. Le logiciel est fourni avec un ensemble de groupes prédéfinis mais modifiables suivant vos besoins et exigences. 1. Cliquez sur un groupe 2. Cochez/décochez les options de votre choix 3. Cliquez sur «Enregistrer» Pour ajouter un nouveau groupe, cliquez sur le bouton «Nouveau» et répétez les étapes 2 et 3 ci-dessus. 6

7 Configuration globales Depuis cette fenêtre, vous pouvez Configurer l application pour un démarrage automatique avec Windows Configurer le nom de l établissement et son adresse Saisir un message à afficher en bas des reçus de caisse Définir le nom par défaut des clients à afficher sur les reçus Ajouter le logo de l établissement Changer l emplacement de la base de données. Utile pour la mise en réseau de l application Disposition des tables dans la salle 7

8 Utilisation au quotidien Prendre une commande Dans la fenêtre qui s affiche, composez votre commande et cliquez sur le bouton «Valider». La figure ci-dessous montre la fenêtre de prise de commandes. Définir les accompagnements d un article Modifier le prix d un article Augmenter les quantités Indiquer les quantités d articles à emporter Diminuer les quantités d articles à emporter Supprimer un article de la commande Diminuer les quantités 8

9 Afficher les commandes en cours sur une table Pour voir les commandes en cours sur une table, sélectionnez la table et cliquez sur le bouton «Commandes en cours» 9

10 Facturer un client Pour créer une facture, sélectionnez la table et cliquez sur le bouton «Facturer» La fenêtre ci-contre s affiche. Les boutons «Ajouter tout», «Enlever tout», «Ajouter un article» et «Enlever un article» permettent de séparer les articles et créer ainsi plusieurs factures. Cliquez sur le bouton «Imprimer» pour créer une facture sans l encaisser. Une fois le paiement confirmé, cliquez sur le bouton «Cash» Gérer son compte utilisateur Depuis le menu principal de l application, cliquez sur le bouton mon compte puis sur le bouton «Afficher mes factures» La fenêtre ci-contre vous présente votre espace de travail. Il vous donne la possibilité de terminer votre journée de travail en cliquant sur le bouton «fermer ma session de travail», de changer votre code d accès, d afficher vos factures et de retourner au menu principal. Le titre de la fenêtre rappel l utilisateur connectés et l état global de vos encaissements. Pour terminer votre session de travail, cliquez sur le bouton «Fermer ma session de travail». Le rapport de vos encaissements sera imprimé. En tant qu Administrateur, le bouton «Afficher les factures» est remplacé par «Consulté les rapports» 10

11 Consulter les rapports Connectez-vous à votre compte en cliquant sur le bouton «Mon compte» depuis le menu principal, puis sur le bouton «Consulter les rapports». Interface de consultations des rapports Depuis cette fenêtre, vous pourrez consulter les rapports suivants : Caisses : Historique des encaissements sur la période de votre choix Factures : Historique des factures émises pour une période avec possibilité de réimpression. Stats : Statistiques de ventes des produits et des différents opérateurs, Courbe de progression des ventes mois par mois Stock : Evolution de votre stock Quelques captures d écrans Consultation des caisses 11

12 Consultation des factures émises Consultation des heures de travail Stats de produits vendus 12

13 Stats de ventes par opérateurs Etat du stock Support Pour toute assistance, merci de nous contacter Par support@easy-sarl.com Téléphone :