Optimisez votre gestion de temps avec Outlook. «trucs et astuces pour un professionnel»

Transcription

1 Optimisez votre gestion de temps avec Outlook «trucs et astuces pour un professionnel»

2 INTRODUCTION Présenté par : En collaboration avec:

3 PRÉSENTATEUR FRANÇOIS SAURO POUR VOUS AUJOURD HUI!

4 OBJECTIFS DE LA FORMATION

5 OBJECTIFS Éviter les pièges de perte de temps liés aux courriels Gérez vos courriels professionnellement grâce à Outlook Comprendre l impact des technologies sur votre quotidien Découvrir des trucs simples pour diminuer les interruptions au travail!

6 POURQUOI CHANGER NOS MÉTHODES DE TRAVAIL?

7 Les pièges de perte de temps liés aux courriels 1. Oublis à répétition 2. Pertes de temps en recherche d informations 3. Augmentation du stress lié au travail 4. Questionnements fréquents 5. Augmentation du sentiment d urgence 6. Augmentation des interruptions 7. Dispersion

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9 L impact des technologies sur le travail Le multi-tâche est impossible lorsque vos tâches requiert de la concentration! 20% du temps d un gestionnaire selon de récentes études est passé à la gestion de ses courriels Le courriel est lu par 70% des travailleurs en moins de 6 secondes 72% des gens regardent leurs courriels à l extérieur des heures d affaires Les employés qui utilisent un Blackberry travaillent 6 heures de plus par semaine.

10 Les trucs simples pour diminuer les interruptions au travail Désactiver la fonction d alerte de réception des courriels Vérifiez ses courriels deux fois par jour Évitez d effectuer du travail en mode multi-tâche Faire un plan de travail et débuter la journée avec vos 2 priorités Rassembler vos tâches de même nature pour les effectuer en bloc

11 OBJECTIF : BOÎTE DE RÉCEPTION VIDE

12 Gérez vos courriels professionnellement Réception du courriel Action?

13 Avez-vous à effectuer une action sur ce courriel? Réception du courriel Action?

14 Est-ce un courriel important à conserver? Réception du courriel Important? Action?

15 Alors jeter le courriel en question Réception du courriel JETER Important? Action?

16 S il est important ou vous avez un doute CLASSER! Réception du courriel JETER Important? Action? O U I CLASSER

17 Classer ses courriels Moins de 7 à 8 dossiers de classement maximum! Vous pouvez ajouter des sous-dossiers pour peaufiner le classement NE PAS classer par nom à moins que le nom soit le sujet (exemple : dossier RH d un employé) NE PAS classer par date (les tries et filtres feront ce travail) Classer vos courriels reçus et envoyés dans la même arborescence Utiliser l archivage automatique pour envoyer vos courriel dans un classement permanent (voir avec votre département de TI)

18 Exemple de classement

19 Si le courriel vous requiert une action, est-ce que cette action demande moins de 5 minutes? Réception du courriel JETER Important? Action? OUI 5 minutes et moins? O U I CLASSER

20 Si oui, donc répondez sur le champ! Réception du courriel JETER Important? Action? OUI 5 minutes et moins? OUI RÉPONDEZ O U I CLASSER

21 Si l action ne peut être effectuée sur le champ et que l action est plus complexe Réception du courriel JETER Important? Action? OUI 5 minutes et moins? OUI RÉPONDEZ N O N O U I CLASSER Tâches complexes?

22 Transférer le courriel en tâche Réception du courriel JETER Important? Action? OUI 5 minutes et moins? OUI RÉPONDEZ N O N O U I CLASSER Tâches complexes? OUI TRANSFÉRER en tâche

23 Transférer le courriel en tâche (1)

24 Transférer le courriel en tâche (2)

25 Transférer le courriel en tâche (3)

26 Mettre en suivi des tâches simples Réception du courriel Action? OUI 5 minutes et moins? N O N Tâches complexes?

27 Mettre en suivi des tâches simples Réception du courriel Action? OUI 5 minutes et moins? N O N CLASSER METTRE EN SUIVI Tâches complexes?

28 Mettre en suivi des tâches simples VERSION 2010 et 2007 seulement

29 Ajouter une alarme VERSION 2010 et 2007 seulement

30 Mettre en suivi des tâches simples Mettre en suivi les courriels qui vous demandent un suivi simple Mettre un rappel pour les suivis critiques dans le temps (avec alarme) Vous pouvez également mettre un suivi sur des courriels envoyés afin de s assurer du suivi d une demande ou faire une relance Les suivis s accumulent dans votre visuel de tâche sous l onglet liste des tâches

31 Vous pouvez également mettre un suivi sur vos courriels envoyés avant de les classer!! Réception du courriel mettre en suivi si important Important? Action? OUI 5 minutes et moins? OUI RÉPONDEZ O U I CLASSER

32 En RÉSUMÉ comment vider votre boîte de réception Réception du courriel mettre en suivi si important JETER Important? Action? OUI 5 minutes et moins? OUI RÉPONDEZ N O N O U I CLASSER METTRE EN SUIVI Tâches complexes? OUI TRANSFÉRER en tâche

33 Intéressé à approfondir vos connaissances?!! FORMATION ORGANISÉE PAR

34 Intéressé à approfondir vos connaissances?!! Optimisez votre gestion du temps avec OUTLOOK Durée : Dates : 1 jour 13 septembre, 18 octobre, 15 novembre Objectifs clés : - Développer des aptitudes et du savoir-faire en gestion du temps - Mettre en place un tableau de bord de gestion des tâches et suivis quotidiens - Gestion avancée des tâches selon des concepts d organisation de travail éprouvés - Gérer les interruptions et prendre conscience de l'impact des technologies - Apprendre à prioriser dans un univers technologique

35 EXEMPLE de Tableau de gestion et suivis

36 Intéressé à approfondir vos connaissances?!! EXPERT COURRIEL Durée : Dates : 3 heures 19 octobre Objectifs clés : Connaître l éthique de l utilisation du courriel et des pièges à éviter Apprendre les techniques avancées de l envoi et de la réception des courriels Diminuer l impact négatif des interruptions dues au courriel Appliquer l'automatisation et la création de modèles pour vos courriels

37 Intéressé à approfondir vos connaissances?!! Optimisez l utilisation de votre téléphone intelligent Durée : Dates : 3 heures 4 Octobre Objectifs clés : Acquérir une méthode de travail simple pour effectuer des suivis efficaces lors de déplacement Maitriser les éléments de travail dans le BlackBerry ou iphone (tâches, calendrier et autres) Apprendre à bien gérer la boîte de réception du courriel sur le BlackBerry ou iphone Interpréter et visualiser les tâches avec son appareil BlackBerry ou iphone Découvrir certaines fonctions avancées de votre BlackBerry ou iphone

38 François Sauro QUESTIONS?