Les systèmes de gestion des actifs immobiliers par Gilles Marchand, Ministère de l'éducation du Québec & Dino Gerbasi, GES Technologies

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Véronique Alarie
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1 Les systèmes de gestion des actifs immobiliers par Gilles Marchand, Ministère de l'éducation du Québec & Dino Gerbasi, GES Technologies 3 Novembre, 2004 Montréal

2 Plan de la présentation Projet SIAD (français) Évolution des systèmes de gestion des actifs immobiliers (anglais) Présentation sommaire du système retenu (anglais) 2/ 33

3 Projet SIAD 3/ 33

4 Projet SIAD Évolution du parc immobilier des CS du Québec Un peu moins de un million d élèves 3600 immeubles dont 3000 écoles 2200 écoles primaires 800 écoles secondaires (incluant CFP) 15,5 Millions de m 2 de plancher 4/ 33

immeubles dont 3000 écoles 2200 écoles primaires 800

5 Projet SIAD Évolution du parc immobilier des CS du Québec Évolution de la superficie du parc immobilier des commissions scolaires du Québec m² construits m² construits par décennie m² cumulatif m²cumulatifs Période 5/ 33

m² cumulatif 16 000 000 14 000 000 12 000 000 10 000 000 8 000 000 6 000 000 m²cumulatifs 1 000 000 4 000 000 2 000 000 0

6 Projet SIAD État de situation en 2002 Considérant l âge moyen des immeubles: Deux exercices d évaluation qualitative de l état du parc 1989, 1994 (résultats mitigés) Sentiment que les immeubles sont en mauvais état Âge moyen des immeubles de plus de 40 ans; durée de vie utile d un immeuble estimée entre 40 à 75 ans détérioration due à la fin de vie utile de plusieurs composantes Évaluation quantitative 2001 montre un déficit d entretien du parc de 1,4 G$, correspondant à 8 % de sa valeur de reconstruction 6/ 33

ans; durée de vie utile d un immeuble estimée entre 40 à 75 ans détérioration due à la fin de vie utile de plusieurs composantes

7 Projet SIAD État de situation en 2002 Plan pour redresser la situation: 1. Rechercher d autres sources de financement pour le maintien des actifs (MA) 2. Concentrer les budgets actuels octroyés pour les immeubles sur les interventions de MA (Modifier le rapport financier) 3. Développer des outils et façons de faire pour optimiser les dépenses de MA 7/ 33

Concentrer les budgets actuels octroyés pour les immeubles sur les interventions de MA

8 Projet SIAD Définition du besoin d'un SIAD 100% des gestionnaires de CS croient requis de se doter d un système d aide à la décision en matière d entretien majeur (MA) des immeubles Comité MEQ-Réseau mis sur pied en pour définir les objectifs communs visés importance de consulter et travailler en concertation pour s assurer de l adhésion du plus grand nombre 8/ 33

Comité MEQ-Réseau mis sur pied en 2002-2003 pour définir les objectifs communs visés

9 Projet SIAD Définition du besoin d'un SIAD Besoin d'une banque d'information pour parer à la perte de connaissances lors du départ d'employés clé (retraite, changement d'emploi) 9/ 33

10 Projet SIAD Définition du besoin d'un SIAD Besoin d'un inventaire complet des immeubles pour: Faciliter la gestion du parc (énergie, entretien, etc) Supporter les calculs de financement par MEQ Mesurer les besoins futurs 10 / 33

gestion du parc (énergie, entretien, etc) Supporter les

11 Projet SIAD Définition du besoin d'un SIAD Besoin d'un profil d'état de toutes les composantes importantes et d'une fonctionnalité pour la sélection optimale des travaux de réparations majeures 11 / 33

12 Projet SIAD Définition du besoin d'un SIAD Besoin d'établir régulièrement le déficit d'entretien du parc pour éviter la perte de contrôle et pour justifier les ressources requises 12 / 33

13 Projet SIAD Facteurs de succès du projet SIAD Système doit être: progressive pour tenir Implanté de façon progressive pour tenir compte des ressources humaines des CS simple d utilisation pour assurer l'adhésion de tous Utile au personnel de tous les niveaux impliqués dans la gestion du parc Utilisé de façon uniforme par toutes les CS 13 / 33

simple d utilisation pour assurer l'adhésion de tous Utile au personnel de tous les

14 Caractéristiques du système Fonctions recherchées: Profil descriptif des composantes d immeubles Profil d état des composantes Projet SIAD Banque de prototypes des diverses composantes (durée de vie utile théorique, coût de remplacement unitaire, activités d'entretien régulier, etc.) 14 / 33

de prototypes des diverses composantes (durée de vie utile théorique,

15 Caractéristiques du système Projet SIAD Fonctions recherchées: Fonction calendrier pour mesurer la durée de vie résiduelle des composantes et pour planifier les travaux d'entretien ou de MA Estimation uniforme des coûts basée sur une méthode et une banque de coûts unitaires reconnues Module d évaluation et de prévision du déficit d entretien en fonction des budgets annuels de MA prévus 15 / 33

Estimation uniforme des coûts basée sur une méthode et une banque de coûts unitaires reconnues

16 Caractéristiques du système Projet SIAD Fonctions recherchées: Module d aide à la sélection des travaux à inclure à la programmation annuelle Générateur de rapports pour faciliter les présentations présentations (rapport à la DG, bilan de l état du parc, listes de travaux par catégories, programmation des travaux urgents, déficit d entretien, etc ) 16 / 33

faciliter les présentations présentations (rapport à la DG, bilan de l état du parc,

17 Projet SIAD Étude de marché et stratégie d acquisition Décision de retenir un logiciel existant plutôt que d entreprendre le développement d un nouveau système Invitation de 5 fournisseurs Évaluation et choix du système répondant le mieux à notre besoin 17 / 33

développement d un nouveau système Invitation de 5 fournisseurs

18 Projet SIAD Étapes de la mise en oeuvre Établissement du besoin par le comité conjoint ( ) 2003) Banc d essai d'un système (été et automne 2004) pour: tester le logiciel retenu évaluer ses performances identifier les modifications requises pour tenir compte des besoins spécifiques des établissements 18 / 33

pour: tester le logiciel retenu évaluer ses performances identifier les

19 Projet SIAD Étapes de la mise en oeuvre Transformation et amélioration du système retenu: début 2005 Déploiement: début / 33

20 Evolution of Asset Management Systems 20 / 33

21 Evolution of Asset Management Systems What is an Asset Management System? Know What You Own (Inventory) Know Its Condition (Deferred( Maintenance) Prioritize Today s Activities (Work Planning) Understand Tomorrow s Needs (Life Cycle Costs) See Recommended Basic Requirements 21 / 33

22 Evolution of Asset Management Systems Why Now? Energy Conservation Measures Changing Demographics Environmental Requirements Etc. 22 / 33

23 Evolution of Asset Management Systems First Generation AMS CMMS = AMS? Evolution of Asset Management Systems Second Generation AMS Potential Links to a CMMS Standardized Inventory = Common Language 23 / 33

24 Presentation of AMS 24 / 33

25 Presentation of AMS An Asset Management Software 25 / 33

26 Presentation of AMS Step 1: Standardized Asset Inventory Space Tree Asset Classification System Pre-defined Asset Types (Prototypes) 26 / 33

27 Presentation of AMS Step 2: Condition Assessment Condition Ratings Renewal Activities Remaining Service Life 27 / 33

28 Presentation of AMS Asset Condition Ratings 28 / 33

29 Green Yellow Red 29 / 33

30 Presentation of AMS 4,000K $ 3,500K $ 3,000K $ 2,500K $ 2,000K $ 1,500K $ 1,000K $ 500K $ 0K $ Steps 3&4: Work Prioritization & Base Case Master Plan Prioritization Categories: Life Safety Energy Performance Functional Improvement Environment 4,000K $ 3,500K $ 3,000K $ 2,500K $ 2,000K $ 1,500K $ 1,000K $ 500K $ 2025 Code Compliance 0K $ Master Plan 30 / 33

31 Presentation of AMS 31 / 33

32 Presentation of AMS Performance Step 5: Renewal Window End of Service Life Assets Targetted by: Condition Rating (Y&R) or Remaining Service Life Service Life 32 / 33

33 Presentation of AMS Asset Takeoffs - standardized asset inventory - on-site takeoffs or data import - asset condition rating (G,Y,R) - quality control of takeoffs Continuous Asset Management Process Descriptive Profile Condition Profile Data Input Renewal Window Condition Assessment and Identification of Renewal Activities Data Input - quality control of data - coherence of data - assets targetted by remaining service life - assets targetted by condition rating - audits by senior technicians/experts - remaining service life - estimation of renewal costs - quality control of data - coherence of data Master Plan - prioritization of renewal and replacement activities - economic justification of works - key performance indicators - master plan 33 / 33

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