Le réseau NEBIS. Nos prestations vos avantages. NEBIS-Verbund Unsere Dienstleistungen Ihr Mehrwert

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1 Le réseau NEBIS Nos prestations vos avantages NEBIS-Verbund Unsere Dienstleistungen Ihr Mehrwert

2 NEBIS Netzwerk von Bibliotheken und Informationsstellen in der Schweiz Inhalt NEBIS 3 Prestations 5 Le système de gestion de bibliothèque Aleph 5 Exploitation du système 7 Système de recherche et de commande 9 Réseau de prêt 11 Service de liens aux médias électroniques (SFX) 13 Enrichissement du catalogue 15 Données étrangères 15 Données d autorité 17 Formations 19 Conseils 21 Information 21 Assurance de la qualité du catalogue 23 Statistiques 25 Matériel du réseau 27 Migrations de données / mutations de collections 27 Administration et coordination du réseau NEBIS 29 Autres prestations 29

3 NEBIS ist ein Zusammenschluss von rund 80 Bibliotheken in der ganzen Schweiz. NEBIS Plus de 80 bibliothèques collaborent au réseau NEBIS dans toute la Suisse, notamment : les bibliothèques de l ETH Zurich, de l EPFL et des établissements de recherche fédéraux, la Zentralbibliothek Zurich, des bibliothèques des hautes écoles spécialisées, les Archives Sociales Suisses, les bibliothèques de l Institut suisse pour l étude de l art, de l Institut suisse Jeunesse et Médias ainsi que du Musée national de Zurich. NEBIS est membre du réseau IDS (Informationsverbund Deutschschweiz). Dans leur ensemble, les bibliothèques NEBIS disposent d un total d environ 15,5 millions de documents (livres, séries, périodiques, publications électroniques et matériaux non-livres), dont près de 4,7 millions sont mentionnés dans le catalogue commun en ligne. La responsabilité du réseau revient à la direction de l ETH-Bibliothek Zurich. La Centrale du réseau NEBIS, qui est rattachée à l ETH-Bibliothek, sert de permanence centrale pour les bibliothèques affiliées. Elle se charge de la coordination et de l administration du réseau et offre aux bibliothèques, en collaboration avec les services IT de l ETH-Biblio thek, un large éventail de prestations. 3

4 Das Bibliothekssystem Aleph ermöglicht die Abbildung aller Aspekte einer Bibliothek. Prestations Le système de gestion de bibliothèque Aleph Les bibliothèques du réseau disposent du système intégré de gestion de bibliothèque Aleph, qui comprend les modules «catalogage», «acquisitions/ périodiques», «circulation» et «ALEPHADM». Aleph permet de reproduire tous les aspects d une bibliothèque et soutient le déroulement de tous les processus : > > Les notices bibliographiques et les données d autorité ainsi que les données spécifiques aux bibliothèques (holdings et exemplaires) sont créées et traitées dans le module de > catalogage. Le logiciel complémentaire intégré ADAM (Aleph Digital Asset Management) permet de gérer également des objets numériques tels que images et vidéos et de les rendre accessibles par le biais du catalogue. Comme format et règles de catalogage, on > se sert des règles de catalogage IDS (KIDS) fondées sur MARC21 et AACR2. > > Le module «acquisitions/périodiques» sert > à la gestion et au contrôle efficaces des commandes et des factures pour les monographies, les abonnements etc. ainsi qu au contrôle de l entrée des fascicules de périodiques et des journaux. > > Dans le module de «circulation», on procède à la gestion des documents empruntés, des 5

5 Die zentralen Aleph-Datenbanken stehen allen NEBIS-Bibliotheken zur Verfügung. données d utilisateurs et des frais. Y sont > intégrés la procédure de rappel et la gestion des frais. NEBIS prend part à la banque de données utilisateurs commune de l IDS, le Shared User File (SUF). Les données sont saisies dans des banques de données centrales. Les notices bibliographiques et les données d autorité ainsi que les données de gestion relatives aux fournisseurs, utilisateurs, etc., sont à la disposition de toutes les bibliothèques NEBIS pour une utilisation commune. Hormis le système de production, il existe des systèmes de test et de formation séparés. L interface utilisateur graphique (GUI) du système de production et de formation peut être utilisée en trois langues : allemand, français et anglais. L italien est également possible comme langue de correspondance pour la communication avec les clients (utilisateurs) et les fournisseurs. Exploitation du système L infrastructure et l exploitation de l application sont assurées par les services IT de l ETH-Bibliothek et de l ETH Zurich. Ceux-ci permettent aux bibliothèques NEBIS de disposer d un système de gestion de bibliothèque à la pointe de l informatique dans ce domaine, pris en charge par des spécialistes expérimentés. Les prestations comprennent : 7

6 Die Suche in «NEBIS recherche» erfolgt wie in gängigen Suchmaschinen und kann über Filter verfeinert werden. > > la mise à disposition d une infrastructure > de réseau, de serveur, de banque de données et de programme, > > l acquisition, l exploitation, la configuration et le développement de l application centrale Aleph et d outils additionnels tels que SFX, ARC ou Primo, > > le support informatique et les nouvelles versions des logiciels. Système de recherche et de commande L interface de recherche «NEBIS recherche» ( offre un accès simple et rapide au catalogue NEBIS. Elle est basée sur le produit Primo d Ex Libris et dispose d un potentiel de développement par étapes (p. ex. l extension de la recherche à des sources de données complémentaires). A moyen terme, «NEBIS recherche» remplacera la recherche classique dans le catalogue via l OPAC, à laquelle on peut également recourir. «NEBIS recherche» est à disposition en trois langues à choix : allemand, français et anglais. «NEBIS recherche» fonctionne de la même manière que les moteurs de recherche courants. Les résultats sont triés par pertinence et peuvent être filtrés grâce à des critères affichés sur la droite de l écran (facettes), tels que la date de parution, la forme de publication ou la disponibilité. Le système de commande est intégré dans celui de recherche ; il permet notamment à l utilisateur 9

7 Benutzende können sich Dokumente aus anderen NEBIS- Bibliotheken kostenlos in die eigene Bibliothek liefern lassen. d effectuer en ligne des commandes de documents et de copies et de prolonger des prêts. L information des utilisateurs (avis de retrait, réclamations/ rappels) se fait par courriel ou par envoi postal ainsi que par sms pour la notification relative aux documents affectés. Les bibliothèques ont la possibilité d introduire le prêt autonome par les utilisateurs via internet. Réseau de prêt Le réseau de prêt entre les bibliothèques NEBIS permet aux utilisateurs des bibliothèques affiliées de se faire livrer gratuitement dans leur propre bibliothèque des documents d autres institutions et d aller les y chercher. La participation au réseau de prêt NEBIS, facultative pour les bibliothèques, peut se faire comme > > bibliothèque de retrait : la bibliothèque du > réseau reçoit pour ses utilisateurs des > documents d autres collections (NEBIS) et > les transmet. > > bibliothèque de retrait et de livraison : en plus des prestations de bibliothèque de retrait, elle offre aussi la livraison de ses propres > documents à d autres bibliothèques NEBIS. L organisation et l exploitation du réseau de prêt sont centralisées, l ETH-Bibliothek fait fonction de centre de distribution (hub). La procédure de rappel et toute la gestion et la facturation des frais se font également de manière centrale. 11

8 SFX ermöglicht ein kontextsensitives Linking zum Volltext einer elektronischen Publikation. Service de liens aux médias électroniques (SFX) SFX est utilisé comme résolveur de liens. Ce produit permet d offrir des liens contextuels, p. ex. à partir du catalogue de bibliothèque au texte intégral d une publication électronique. A partir d un seul lien dans la notice bibliographique, il est possible de présenter à chaque utilisateur les offres qui sont effectivement à sa disposition dans le range IP à partir duquel il accède. SFX dispose d une base de connaissances dans laquelle figurent des périodiques électroniques, des livres électroniques, etc. ; ceux-ci peuvent être activés pour les bibliothèques qui les ont achetés ou qui ont une licence. L exploitation des serveurs de liens SFX pour les bibliothèques NEBIS est assurée par les services IT de l ETH-Bibliothek, et la prise en charge de l instance SFX, par la Centrale du réseau NEBIS. Cette dernière active ou désactive dans la base de connaissances les publications électroniques selon les demandes des diverses bibliothèques. L instance SFX pour NEBIS est configurée de telle manière que l activation des publications et services est possible pour chaque bibliothèque séparément. Enrichissement du catalogue Les bibliothèques NEBIS ont la possibilité de compléter les notices bibliographiques par des vues 13

9 Titelaufnahmen können mit digitalisierten Titelseiten und Inhaltsverzeichnissen angereichert werden. PDF des pages de titre et des tables des matières, donnant ainsi aux utilisateurs des informations additionnelles sur les documents. Pour cet enrichissement de métadonnées, il existe deux façons de procéder : une méthode manuelle et une semiautomatisée. Les deux ont recours à ADAM. > > Méthode manuelle : les tables des matières > et autres données sont scannées, puis > enregistrées dans Aleph via ADAM et rattachées à la notice. > > Méthode semi-automatisée : en plus d ADAM, on utilise une interface de scan avec une > gestion des tâches développée spécifiquement à cet effet. Elle permet la saisie de tâches de scan dans Aleph, leur recherche et le téléchargement automatique des objets scannés dans ADAM. Ces objets complémentaires sont accessibles à partir de la notice. Ils sont indexés et peuvent donc être recherchés dans le catalogue NEBIS. Données étrangères Pour le catalogage formel et la saisie des données d autorité, une offre étendue de données étrangères est à disposition. Par le biais de Z39.50, il est possible d accéder > > à WorldCat, > > aux catalogues des autres réseaux IDS, > > aux données d autres bibliothèques et > 15

10 Für die Erfassung von Katalogund Autoritätsdaten steht ein umfangreiches Fremddatenangebot zur Verfügung. réseaux de bibliothèques (Bibliothèque > nationale suisse [Helveticat], RERO, etc.). L accès aux données de WorldCat est également possible via First Search. Données d autorité Dans le réseau NEBIS, on tient différents fichiers d autorité pour le catalogage formel et/ou l indexation matières. Pour le moment, il s agit de fichiers pour > > des personnes et des collectivités > > différents systèmes d indexation matières, notamment : > > la classification décimale universelle (CDU) > > MeSH (Medical Subject Headings) > > les mots-clés sur la base du répertoire d autorités-matières SWD (Schlagwortnormdatei) > > les mots-clés pédagogiques (sur la base du SNS [Schlagwortnormdatei Schweiz]). La prise en charge rédactionnelle des données relatives aux personnes et aux collectivités ainsi que l indexation matières classificatoire, qui est disponible en allemand, français et anglais, est assurée par l ETH-Bibliothek. L utilisation du fichier d autorité pour MeSH est payante. 17

11 Mitarbeitende von NEBIS- Bibliotheken können an verschiedenen Schulungskursen teilnehmen. Formations La Centrale du réseau offre différentes sortes de formations. Les cours ont normalement lieu à l ETH-Bibliothek à Zurich et sont donnés en allemand, et au besoin, en français ou avec une traduction simultanée en français. Les documents de cours sont à disposition dans les deux langues. Le nombre de participants est limité à 18. L offre comprend : > > des cours d introduction à l utilisation des modules du système de gestion de bibliothèque et des règles de saisie applicables dans le réseau NEBIS > > des formations sur des modules complémentaires et d autres outils tels que SFX et ARC > > des ateliers et des cours de mise à jour > > des cours spéciaux (p. ex. pour des bibliothèques particulières) Les cours s adressent en premier lieu aux collaborateurs des bibliothèques qui deviennent membre de NEBIS ainsi qu aux nouveaux collaborateurs des bibliothèques NEBIS. Les cours d introduction sont aussi ouverts aux personnes externes intéressées, pour autant qu il y ait des places libres. Pour les bibliothèques NEBIS, les ateliers et les cours de mise à jour sont gratuits, de même que la fréquentation d un nombre déterminé de cours d introduction. Pour les participants externes, les cours sont payants. 19

12 Mitgliedern steht ein vielfältiges Beratungsangebot zur Verfügung. Conseils La Centrale du réseau offre des conseils > > axés sur la recherche de solutions et une hotline pour tous les modules Aleph, > > sur les questions liées aux règles, etc., > > sur les questions techniques se posant dans la pratique (p. ex. concernant l introduction de RFID pour l automatisation des prêts et des retours). Nous proposons aussi un soutien et des conseils pour > > les migrations de données, > > les projets de rétrocatalogage (y compris la mise à disposition de licences GUI), > > la mise en commun de collections de bibliothèques, etc. Information L information courante des bibliothèques du réseau se fait par différents canaux : > > la liste de diffusion NEBIS : les messages > courants sur l exploitation du système (p. ex. avis de dérangement), sur les nouveautés dans le système de bibliothèque, les changements dans les règles, etc., sont envoyés à la liste de diffusion, en allemand et en français. > > le «Verbund aktuell» : cette newsletter paraît deux fois par an. Elle contient des articles > sur les derniers développements au sein du 21

13 Informationen erfolgen laufend und über verschiedene Kanäle. réseau et dans les bibliothèques du réseau ainsi que des informations de fond. > > le site de la Centrale du réseau NEBIS : sur > ce site ( start_f.html), les bibliothèques NEBIS trouvent toutes les informations importantes sur le réseau, à savoir des adresses de contacts, les dates des cours, les règles pour la saisie des données, la documentation > des cours, des informations sur l installation du client Aleph, etc. > > l assemblée annuelle du réseau : celle-ci offre à tous les collaborateurs des bibliothèques > du réseau la possibilité de s informer sur le développement du réseau et de cultiver les contacts avec les collaborateurs des autres > bibliothèques. Assurance de la qualité du catalogue Le catalogue commun est une partie essentielle du réseau NEBIS et la qualité des données du catalogue NEBIS a une importance majeure, notamment pour ce qui est de la «retrouvabilité» et de l accessibilité des collections pour l utilisateur. Les mesures servant à l assurance de la qualité sont : > > la mise à disposition de documentations (règles de saisie, etc.), > > la coordination du développement et de la gestion des règles pour le catalogage formel 23

14 Der Qualitätssicherung des gemeinsamen Katalogs wird grosse Aufmerksamkeit geschenkt. et l indexation matières des collections de > bibliothèques, > > la clarification des cas spéciaux, > > l exploitation d une banque de données des messages dans Aleph, permettant de signaler pour correction les fautes commises notamment dans les notices. Servent également à l assurance de la qualité les rédactions centrales de l ETH-Bibliothek pour la prise en charge des fichiers d autorité pour les personnes et les collectivités ainsi que l indexation matières classificatoire. Statistiques Les bibliothèques NEBIS reçoivent chaque année des évaluations statistiques de la Centrale du réseau, sur > > l état de collection > > les notices > > les prêts > > les utilisateurs, etc. En outre, les bibliothèques peuvent obtenir de la Centrale du réseau diverses autres statistiques et listes de travail (de manière isolée ou à intervalles réguliers), par exemple : > > des listes de documents avec statut d exemplaire ou de traitement déterminé > > des listes d utilisateurs > > des listes de cotes 25

15 Migrations de données / mutations de collections Des données de collections de bibliothèques saisies dans d autres systèmes qu Aleph peuvent être converties et intégrées dans le catalogue NEBIS. Est aussi possible l intégration de métadonnées de livres électroniques, qui peuvent être obtenues de la part des maisons d édition, ainsi que l importation des données d exemplaires en question. Les importations ont lieu trois fois par année. Les intégrations de données sont facturées aux bibliothèques. NEBIS-Bibliotheken erhalten diverse statistische Auswertungen. Les statistiques et les listes de travail sont pour la plupart établies à l aide d un outil statistique basé sur le web et nommé ARC (Aleph Reporting Center). Les bibliothèques NEBIS ont la possibilité d acquérir leurs propres licences ARC via la Centrale du réseau NEBIS et de les mettre en œuvre : des licences de consommateurs, permettant d obtenir des rapports prédéterminés, et des licences business, permettant d établir soi-même des rapports. Les taxes de licence et d entretien sont à la charge de la bibliothèque. Matériel du réseau Le matériel du réseau tel que les cartes d utilisateur et les codes-barres sont achetés de manière centrale et livrés aux bibliothèques par la Centrale du réseau. 27

16 Katalogdaten können aus anderen Systemen in Aleph migriert werden. On procède également à des mutations de collections nécessitées par exemple par une fusion de bibliothèques ou des déplacements de collections. Administration et coordination du réseau NEBIS La Centrale du réseau conseille les bibliothèques qui souhaiteraient adhérer au réseau, les soutient dans leur planification de l affiliation et organise les migrations de données nécessaires. Elle se charge en outre de toute l administration du réseau (finances, contrats, etc.) La commission de coordination NEBIS offre aux bibliothèques affiliées un forum pour exercer leur droit d intervention et de discussion. Cette commission est composée des représentantes et représentants des divers types de bibliothèques et siège en principe trois fois par année. Autres prestations La Centrale du réseau se charge aussi > > de tester les nouvelles versions de logiciels pour le réseau (Aleph, ARC, SFX, Primo, etc.), > > d évaluer des nouveaux outils et processus et de les introduire, > > de représenter les bibliothèques du réseau dans divers organes (p. ex. aux groupes > travail IDS). 29

17 Contacts ETH Zurich ETH-Bibliothek NEBIS-Verbundzentrale Rämistrasse Zurich Tel Fax Impressum Editeur: NEBIS-Verbundzentrale Rédaction: Dr. Christine Gross Concept graphique: null-oder-eins.ch Impression: Offsetdruck Goetz AG 1 ère édition: 500 Exemplare ETH-Bibliothek Mars 2011