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1 COMPTABILITÉ, FISCALITÉ ET PAIE POUR LES PME Fiche conseil gratuite Gérer les congés Calcul et traitement comptable de la provision congés payés et RTT Référence Internet Disponible sur Internet + dans l ouvrage (cf. page 4) Saisissez la Référence Internet dans le moteur de recherche du site pour accéder à cette fiche actualisée Tous les salariés ont droit à des congés payés dès lors qu ils ont travaillé durant une période minimum au cours de l année de référence. Pour l entreprise, ce droit à congés payés fait peser une obligation financière qui doit être transcrite dans les documents comptables. La bonne méthode Étape 1 Détermination des éléments de calcul de la provision Durant sa prise de congés, le salarié ne doit subir aucune perte de rémunération. L indemnité versée à cet effet peut faire l objet e et la au salarié étant à retenir. La méthode à retenir pour le calcul de la provision pour congés payés est la même que pour le calcul de l indemnité pour congés payés (voir la fiche CFP : «Le calcul de l indemnité de congés payés»). À noter, toutefois, que le calcul de la provision doit être effectué en fonction des salaires de l exercice N +1 (lorsqu ils sont connus) et non de l exercice passé. À défaut, on utilisera comme base les derniers salaires connus. La provision devra tenir compte des jours de congés payés acquis pour la période en cours (du 1 er juin au 31 mai N +1), mais également des droits acquis non consommés sur la période précédente. Une entreprise clôture au 31 décembre N. Pour un salarié présent à temps plein durant l année N, le nombre de jours de congés payés acquis à la date de clôture sera de 2,5 jours ouvrables x 7 mois, soit 17,5 jours ouvrables. À ce nombre de jours, il faudra rajouter les jours de congés acquis sur la période précédente et non encore utilisé, soit par exemple 5 jours. Dans le cas présent, le nombre de jours servant de base de calcul de la provision congés payés sera de 17,5 + 5 = 22,5 jours ouvrables. Des exemples concrets pour clarifier au maximum les informations. Étape 2 Détermination du taux de charges sociales patronales à retenir pour le calcul de la provision Pour bien faire les choses, il faudrait calculer de façon exacte le montant des charges sociales patronales correspondant au montant brut de la provision pour congés payés ou pour RTT. En pratique, cela est extrêmement difficile à mettre en œuvre. C est pourquoi il est souvent utilisé un taux moyen de charges sociales patronales sur l exercice, censé représenter un moyen de calcul simple approchant au plus Les informations relatives aux masses salariales extraites de la comptabilisation sont les suivantes : salaires bruts : ; cotisations patronales URSSAF : ; cotisations patronales RETRAITES : ; cotisations patronales PÔLE EMPLOI : Le taux de charges sociales patronales moyen dans le cas présent sera de : ( )/ = 34 %. À ce taux, il s agit de rajouter les taxes et contributions sur salaires : taxe d apprentissage, soit 0,68 % (0,44 % formation professionnelle, 1,60 % (entreprises de 20 salariés et plus) ; effort construction, 0,45 % (entreprises de 20 salariés et plus). Le contexte en quelques mots. COMPTABILITÉ, FISCALITÉ ET PAIE POUR LES PME EDITIONS TISSOT DÉCEMBRE

2 Calcul et traitement comptable de la provision congés payés et RTT Pour faciliter votre lecture, des tableaux lisibles sont indiqués dès que nécessaire. Au final, le taux de charges sociales patronales à retenir pour le calcul de la provision sera de : ,68 + 1,6 + 0,45 = 36,73 %. Étape 3 Traitement comptable À la clôture de l exercice, l entreprise doit donc constater un passif au titre des congés payés acquis par les salariés, ainsi que pour les charges sociales correspondantes. Compte tant de l indemnité, la provision à constater constitue une charge à payer. Le schéma d écriture est le suivant : Pour la provision pour congés payés Comptes Libellé Débit Crédit Congés payés X Dettes provisionnées pour congés à payer X Pour les charges sociales patronales sur congés payés Comptes Libellé Débit Crédit 645 x Charges sociales sur congés payés X Charges sociales sur congés payés X Ces provisions devront faire l objet d une reprise à l ouverture de l exercice suivant. À noter que pour la provision pour RTT, le schéma de comptabilisation est le même. Toutefois, il est préférable d utiliser des subdivisions des différents comptes pour bien différencier la provision pour congés payés et la provision pour RTT. Étape 4 Traitement fiscal La provision pour congés payés ou pour RTT, ainsi que la provision pour charges sociales sur congés payés ou RTT, est déductible du résultat fiscal l année de leur comptabilisation. Il n y a donc aucun retraitement fiscal à effectuer. Évitez les erreurs La loi prévoit l acquisition des congés en jours les congés en jour ouvrés, méthode souvent considéré comme plus «lisible». Toutefois, l utilisation de cette méthode doit offrir des droits au moins équivalents à ceux résultant du calcul en jours ouvrables. Rappel : jours ouvrables : jours au cours desquels l entreprise peut ouvrir ses portes (lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi et samedi) ; jours ouvrés : jours effectivement ouverts par l entreprise (du lundi au vendredi par exemple). Le calcul de l indemnité, et donc de la provision de salaire va changer selon la méthode utilisée pour le calcul des jours de congés. La base de calcul doit être divisée par 26 jours si le droit est calculé en jours ouvrables (2,5 jours de congés acquis par mois) et par 22 jours si le droit est calculé en jours ouvrés (2,08 jours de congés acquis par mois). En effet : nombre de semaines par mois en moyenne sur l année : 52 semaines par an/12 mois = 4,33 ; nombre de jours ouvrables par mois : 4,33 x 6 jours = 25,98 arrondis à 26 jours ; nombre de jours ouvrés par mois : 4,33 x 5 jours = 21,65 arrondis à 22 jours. Un salarié a acquis l équivalent de sept mois de congés payés à la date de clôture. Son salaire de référence est de brut par mois. Le ratio à retenir pour le calcul de la provision est le suivant : décompte selon la méthode des jours ouvrables : 17,5 jours/26 jours ouvrables = 0,67 ; 2 COMPTABILITÉ, FISCALITÉ ET PAIE POUR LES PME EDITIONS TISSOT DÉCEMBRE 2012

3 Calcul et traitement comptable de la provision congés payés et RTT décompte selon la méthode des jours ouvrés : 15 jours/22 jours ouvrés = 0,68. La différence provient des arrondis de calcul, mais respecte la règle indiquée ci-avant concernant l utilisation de la méthode des jours ouvrés. Dans le 1 er cas (méthode des jours ouvrables), la provision s élèverait à x 17,5 jours/26 = 1.211,54 (brut). Dans le 2 d cas (méthode des jours ouvrés), la provision s élèverait à x 14,56 jours/22 = 1.227,27 (brut). Les sanctions possibles Le non-respect de la réglementation sur les à la présentation des documents comptables. Il faut, bien entendu, que les éléments constitutifs du délit soient réunis et que l impact de ce non-respect fausse vraiment la lecture des documents comptables. Dans ce cadre, les dirigeants qui ont présenté des comptes annuels ne donnant pas patrimoine de l entreprise, et ce en vue de dissimuler la véritable situation de celle-ci, s exposent à des sanctions pénales (allant jusqu à cinq ans d emprisonnement et/ou une amende ). Notre conseil En pratique, pour le calcul de la provision de calcul pour l ensemble des salariés : soit la e ceci dans un souci de simplification. Le Plan comptable général indique que les provisions doivent être évaluées pour le montant correspondant à la meilleure estimation possible de la sortie de ressources nécessaire à l extinction de l obligation. e est souvent plus simple à mettre en œuvre, mais est également souvent moins proche de la réalité. On utilisera cette méthode lorsque l entreprise a peu de salariés et qu il n y a pas d anciens droits à congés. Dans les maintien de salaire. La méthode de décompte de jours ouvrés est plus «lisible» pour les salariés. Pour un salarié travaillant cinq jours dans la semaine, une semaine de congés équivaut à cinq jours ouvrables est plus commode à utiliser. De plus, c est celle préconisée par la loi. Questions/Réponses Je cotise à la caisse des congés payés. Dois-je également constater une provision pour congés payés? Non. Dans le cas présent, l obligation d indemniser les salariés aux titres des congés payés sur l entreprise. L entreprise s est déjà acquittée cette obligation. En revanche, si dans l entreprise certains sala- payés, une provision devra tout de même être constatée, mais uniquement pour ces salariés. Des conseils pratiques pour vous proposer les solutions optimales. Pour aller plus loin sur le sujet Le calcul de l indemnité de congés payés - CFP Références aux textes officiels rattachés à cette fiche Saisissez la Référence Internet dans le moteur de recherche du site pour accéder à cette fiche actualisée ainsi qu aux rubriques suivantes : COMPTABILITÉ, FISCALITÉ ET PAIE POUR LES PME EDITIONS TISSOT DÉCEMBRE

4 Droit du travail, comptabilité & fiscalité Service client » Voir la fiche produit en ligne tissot.fr COMPTABILITÉ, FISCALITÉ ET PAIE POUR LES PME Bénéficiez du seul guide 3 en 1 qui regroupe, pour chaque sujet, toutes les informations pratiques de comptabilité, fiscalité et paie. Les fiches conseils Obtenez les informations concrètes en comptabilité, fiscalité et paie pour chaque sujet clé : les fiches conseils traitent des questions concrètes gérées au quotidien dans les entreprises. Une fiche = une question ou un sujet précis, rédigée en langage clair et sans jargon. Vous n avez plus besoin de chercher les différentes informations à plusieurs endroits et vous êtes guidé étape par étape dans la procédure à suivre. Pour faciliter vos recherches, le moteur de recherche (sur Internet) et un index très détaillé (dans l ouvrage) sont à votre disposition Sur Internet, les fiches sont mises à jour et enrichies en permanence Inclus : Alertes de mise à jour Votre convention collective sur Internet Retrouvez toutes les dispositions à jour, spécifiques à votre secteur d activité. Bénéficiez d un accès illimité à votre convention collective en intégralité et à jour, à choisir parmi plus de 410 conventions nationales, régionales et départementales. Inclus : Alertes de mise à jour. VOS AVANTAGES 1. Rapide : pour chacune de vos questions, les réponses incluent les 3 matières : comptabilité, fiscalité et paie. 2. Simple : taux de TVA, barèmes, plafonds, cotisations Pour les cas particuliers ou généraux, les fiches conseils répondent à toutes vos questions. 3. Economique : vous bénéficiez des solutions de rémunération les plus avantageuses pour votre entreprise. Les modèles personnalisables sur Internet Retrouvez tous les modèles de lettres, de contrats, de certificats, de formulaires, de check lists, de tableaux de synthèse et de calculs essentiels pour agir concrètement, rapidement et sans faire d erreur. Vous personnalisez chaque modèle puis vous imprimez le document final : c est prêt! Support papier Support internet Offres d abonnement disponibles Tarifs totaux, hors frais de port Internet + Papier : 320 Internet : 290

5 Droit du travail, comptabilité & fiscalité» Voir la fiche produit en ligne tissot.fr BON DE COMMANDE Votre commande : Comptabilité, fiscalité et paie pour les PME Cochez votre choix Référence Prix Frais de port ** Frais d ouverture d abonnement Total Total TTC Offre Internet + Papier L abonnement d 1 an comprend : Les fiches conseils, Votre convention collective sur Internet, Les modèles personnalisables sur Internet. CFPA 285, 00 8, 00 35, , , 12 Offre Internet L abonnement d 1 an comprend : Les fiches conseils sur Internet, Votre convention collective sur Internet, Les modèles personnalisables sur Internet. CFPW 255, 00 35, , , 03 VOTRE MODE DE PAIEMENT Virement bancaire (Banque Laydernier RIB SWIFT BIC LAYDFR2W) Chèque bancaire ou postal (à l ordre des Éditions Tissot) VOS COORDONNÉES (*Champs obligatoires) Raison sociale* Civilité* Monsieur Madame Mademoiselle Nom* E mail* Prénom* Fonction, mandat* Adresse de facturation Code postal* Ville* Adresse de livraison (si différente) Code postal* Téléphone* Ville* Fax Effectif : Salariés SIRET Code APE/NAF Commentaires Tarifs HT (pleins tarifs) valables jusqu au 31/12/2014. TVA incluse dans les tarifs TTC (5,5% supports papier et informatique ; 20% services), sous réserve des taux de TVA applicables à la date de facturation. L abonnement couvre une période d un an et se renouvelle par tacite reconduction. Conformément à la loi Informatique et Libertés du 06/01/78, vous disposez d un droit d accès et de rectification pour toute information vous concernant. **DOM COM et étranger : selon nos conditions générales de vente disponibles sur tissot.fr, une participation aux frais de port et d emballage d un montant forfaitaire de 18 (pour toute commande au montant inférieur à 120 ) ou de 27 (pour toute commande au montant supérieur ou égal à 120 HT) pourra vous être réclamée. Photos, dates et sujets non contractuels. Les conditions générales de vente sont disponibles sur simple demande ou sur le site tissot.fr. DATE, CACHET ET SIGNATURE OBLIGATOIRES /73/WQ/V Éditions Tissot 9 rue du Pré Paillard CS Annecy le Vieux CEDEX Fax service.client@editions tissot.fr Pour tout renseignement, notre service client est à votre disposition au : SAS AU CAPITAL DE EUROS R.C.S. ANNECY B SIRET NAF 5811Z TVA INTRACOMMUNAUTAIRE FR 60/