Administration en Ligne e-démarches. Console du gestionnaire. Guide utilisateur. Aout 2014, version 2.1

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1 Administration en Ligne e-démarches Console du gestionnaire Guide utilisateur Aout 2014, version 2.1

2 Table des matières 1. INTRODUCTION LES MENUS Mon organisation / Informations Mon organisation / Code courrier Mon organisation / Gestionnaires Mes utilisateurs / Ajouter un nouvel utilisateur Mes utilisateurs / Importer un nouvel utilisateur* Mes utilisateurs / Lister les utilisateurs Je mandate une société / Créer un mandat Création du mandat en ligne Acceptation du mandat par le mandataire Validation des données du mandataire par le mandant Je mandate une société / Lister les mandats Je suis mandataire / Créer un mandat Mandat pour une organisation inscrite à l Administration en Ligne Mandat pour une organisation inconnue de l Administration en Ligne Mandat pour une personne physique Je suis mandataire / Lister les mandats Je gère les accès / Pour un utilisateur Fonctionnement des demandes d accès pour les prestations soumises à validation métier Je gère les accès / Pour plusieurs utilisateurs Je gère les accès / Pour mes prestations Mes prestations / Gérer mes prestations Mandat de gestion / Gérer une organisation* Mon espace personnel / Accéder à mon espace personnel /38 -

3 1. INTRODUCTION La console du gestionnaire est l interface utilisateur WEB, mise à disposition du gestionnaire AeL / e-démarches (gestionnaire des accès à l Administration en Ligne) de l entreprise. Elle permet d administrer les informations de l entreprise, de définir d autres gestionnaires, de créer des comptes utilisateurs pour les collaborateurs de l entreprise, d émettre ou de recevoir des mandats sur des prestations, et de définir les droits de chaque utilisateur sur les prestations auxquelles l entreprise s est inscrite ou celles qui lui ont été mandatées par une autre entreprise. Cette console de gestion est accessible ici : - 3/38 -

4 2. LES MENUS La console du gestionnaire AeL / e-démarches est composée des menus suivants : Mon organisation / Informations : les informations (de contact) de l organisation Mon organisation / Code courrier : la clé de sécurité de l organisation Mon organisation / Gestionnaires : la liste des gestionnaires de l organisation Mes utilisateurs / Ajouter un nouvel utilisateur : l ajout d un nouvel utilisateur Mes utilisateurs / Importer un nouvel utilisateur* : l ajout d un nouvel utilisateur par import * pour les entreprises partenaires uniquement Mes utilisateurs / Lister les utilisateurs : les utilisateurs actifs et en attente d activation Je mandate une société / Créer un mandat : la création de mandat que l entreprise émet auprès d autres organisations Je mandate une société / Lister les mandats : la liste des mandats émis Je suis mandataire / Créer un mandat : la création de mandat que l entreprise reçoit d autres organisations Je suis mandataire / Lister les mandats : la liste des mandats reçus Je gère les accès / Pour un utilisateur : la gestion des accès d un utilisateur Je gère les accès / Pour plusieurs utilisateurs : la gestion des accès pour plusieurs utilisateurs Je gère les accès / Pour mes prestations : la gestion des accès des utilisateurs par prestation Mes prestations / Gérer mes prestations : Liste des services disponibles aux entreprises avec possibilité d inscription / activation de certaines prestations Mandat de gestion / Gérer une organisation* : Sélectionner une autre organisation sous gestion *pour les mandats de gestion uniquement Mon espace personnel / Accéder à mon espace personnel : accès à la page personnelle du compte - 4/38 -

5 2.1. MON ORGANISATION / INFORMATIONS Les informations (de contact) de l organisation Les informations de l organisation sont sous la responsabilité du ou des gestionnaire(s) qui doivent les maintenir à jour. Un clic sur le bouton «Editer» permet d afficher la page en mode édition et de confirmer toute modification apportée. Les champs Catégorie et Identifiant ne peuvent être modifiés par le ou les gestionnaire(s), ainsi que les champs Type de société, Numéro Fédéral, numéro RC et numéro REG. Le bouton «Rendre mon organisation Hors-Ligne» est une fonction qui permet à un gestionnaire de renoncer à son compte et à la gestion de son entreprise. L entreprise reste alors inscrite à l Administration en Ligne en mode «hors ligne» c est-à-dire sans aucun collaborateur ni gestionnaire, mais les mandats éventuellement en place (pour une fiduciaire par exemple) restent actifs. Cela permet à un mandataire de travailler pour le compte de son mandant même si celui-ci ne souhaite plus avoir de compte en ligne à l administration. - 5/38 -

6 2.2. MON ORGANISATION / CODE COURRIER La clé de sécurité de l organisation Lors de la création de l organisation, une clé de sécurité a été transmise par l Administration en Ligne à l adresse de l organisation. La valeur de la clé de sécurité courrier peut être modifiée par le(s) gestionnaire(s) en cliquant sur le bouton «Editer» et en confirmant la modification. Cette clé est très utile puisqu elle sert à l activation des comptes des nouveaux collaborateurs. - 6/38 -

7 2.3. MON ORGANISATION / GESTIONNAIRES La liste des gestionnaires de l organisation Ce menu permet de lister les gestionnaires de l organisation. En cliquant sur le bouton «Ajouter gestionnaire», une page affiche la liste des utilisateurs et il est possible de sélectionner un nouvel utilisateur qui sera ajouté à la liste des gestionnaires. Une entreprise peut définir plusieurs gestionnaires, qui auront alors tous accès à la console de gestion. - 7/38 -

8 2.4. MES UTILISATEURS / AJOUTER UN NOUVEL UTILISATEUR L ajout d un nouvel utilisateur La création d un compte utilisateur collaborateur de l organisation se passe en deux étapes ; la première consiste à ajouter un utilisateur et la deuxième consiste à ce que l utilisateur active son compte. Ce menu permet d ajouter un nouvel utilisateur. Une fois les informations de l utilisateur saisies, on peut également définir si cet utilisateur sera un gestionnaire. Lors de la confirmation des informations, le nouveau compte utilisateur sera en attente d une activation. Le clic sur le bouton «Confirmer» affiche la page suivante. - 8/38 -

9 Les droits d accès du nouvel utilisateur, sur les prestations, peuvent être donnés en sélectionnant les cases à cocher (certaines prestations sont soumises à validation préalable d un service de l Etat de Genève, cette spécificité sera expliquée en détail dans le paragraphe 2.11 Je gère les accès / Pour un utilisateur). Le bouton «Confirmer» permet de valider l ajout du compte utilisateur. L utilisateur reçoit un courriel à l adresse saisie lors de l ajout du compte. Ce courriel contient : Le lien vers une page où l utilisateur peut activer son compte, une clé de sécurité , les informations nécessaires devant être connues par l utilisateur pour qu il puisse activer son compte. La page d activation du compte utilisateur est de la forme suivante: - 9/38 -

10 L utilisateur doit confirmer son mot de passe ainsi que son numéro de téléphone pour la réception du code à usage unique, garantissant un mécanisme d authentification forte pour l accès aux prestations ou l accès à la console s il est un gestionnaire. L utilisateur devra également fournir trois clés de sécurité certifiant son identité : La clé de sécurité courrier de l organisation La réponse à la question secrète choisie par son gestionnaire La clé de sécurité reçue lors de l ajout de l utilisateur Une fois les informations saisies, le clic sur le bouton «Créer» permet de valider ces informations, et la page de confirmation suivante est affichée: - 10/38 -

11 2.5. MES UTILISATEURS / IMPORTER UN NOUVEL UTILISATEUR* L ajout d un nouvel utilisateur par import * pour les entreprises partenaires uniquement Pour les entreprises en partenariat avec l Administration en Ligne, la fonction de création de compte est remplacée par une fonction d import de compte, basée sur les comptes déjà existant dans l annuaire interne du partenaire en question. Ainsi, l utilisateur pourra bénéficier d un mot de passe unique entre son compte Etat de Genève et son compte interne. En cliquant sur le menu «Mes utilisateurs / Importer un utilisateur» le gestionnaire de l entreprise à la possibilité de rechercher un utilisateur par le début de son identifiant interne (sur 3 caractères minimum, suivis d une étoile) En cliquant sur le bouton «Rechercher» l ensemble des comptes trouvés s affiche. Le bouton à droite permet de sélectionner le compte à importer. - 11/38 -

12 Le gestionnaire complète et modifie au besoin les données du compte, et confirme l import. Une fois importé, le compte est de suite actif. Le collaborateur n a pas besoin d activer son compte. Le gestionnaire peut alors donner des droits au nouveau compte de la même façon que pour un compte simple (voir le paragraphe 2.11 Je gère les accès / Pour un utilisateur). - 12/38 -

13 2.6. MES UTILISATEURS / LISTER LES UTILISATEURS Les utilisateurs actifs et en attente d activation Ce menu permet d afficher la liste de comptes utilisateurs collaborateurs de l organisation. La page affiche deux listes. La première liste concerne les utilisateurs qui ont déjà été ajoutés et activés. La deuxième liste concerne les utilisateurs qui ont été ajoutés mais dont l activation reste encore à faire par ces derniers (voir menu «Ajouter un nouvel utilisateur»). Chaque ligne peut-être éditée soit en cliquant sur l icône «crayon pour l édition», soit en cliquant sur l identifiant de l utilisateur. Le gestionnaire peut également supprimer un utilisateur en cliquant sur l icône «croix de suppression». Depuis la page d édition, le gestionnaire peut désactiver un compte via le bouton «Désactiver» : et le réactiver ensuite de la même façon (bouton «Activer»). Cela aura pour effet d empecher la personne de se connecter aux applications de l Etat temporairement (tant que le compte est inactif). Il peut également modifier l ensemble des données du compte, et notamment le téléphone necessaire à l authentification. - 13/38 -

14 2.7. JE MANDATE UNE SOCIETE / CREER UN MANDAT La création de mandat que l entreprise émet auprès d autres organisations Ce menu permet de créer un mandat. Les entreprises souhaitant déléguer toutes ou une partie de leurs prestations peuvent le faire par l intermédiaire de mandats. Dans ce chapitre, il s agit de la mise en place d un mandat à l initiative du mandant. Celui-ci se déroule en 3 étapes : Création du mandat en ligne L entreprise mandante rempli le formulaire de demande de mandat pour les prestations qu elle souhaite mandater. Elle doit impérativement connaitre l identifiant AeL / e- démarches de son mandataire. - 14/38 -

15 Acceptation du mandat par le mandataire Le mandat ainsi créé s affiche dans la liste des mandats en attente dans la console du gestionnaire aussi bien chez le mandant : Que chez le mandataire : Le mandataire doit alors sélectionner le mandat reçu en cliquant sur l icône «loupe» - 15/38 -

16 Une fois le mandat confirmé, celui-ci passe en attente de validation du mandant, car il se peut que celui-ci ait été émis à tort vers un mandataire incorrect au départ (mauvais identifiant saisi) et le mandant doit donc s assurer que c est la bonne entreprise qui l a validé avant de le rendre définitivement actif. - 16/38 -

17 Validation des données du mandataire par le mandant Le mandant doit finalement activer le mandat en cliquant sur l icône «loupe» : Puis en confirmant celui-ci (il peut également le refuser si besoin, ou vérifier les personnes associés à ce mandat chez le mandataire) : Le mandat ainsi activé s affiche dans la liste des mandats actifs chez le mandant (Menu Je mandate une société / Lister les mandats) et le mandataire (Menu Je suis mandataire / Lister les mandats). - 17/38 -

18 2.8. JE MANDATE UNE SOCIETE / LISTER LES MANDATS La liste des mandats émis Cette page affiche les mandats émis par l entreprise, en fonction de leur état : En attente, Actifs et Annulés Une organisation agissant en tant qu entreprise peut émettre des mandats. Chaque demande de mandat faite par l entreprise est affichée dans cette page. Le statut de la demande est également donné. La sélection d une ligne de prestation concernée ouvre la page du détail de la demande. Cette même action peut être faite en cliquant sur l icône «loupe». Un mandat peut être supprimé en cliquant sur l icône «croix de suppression». - 18/38 -

19 2.9. JE SUIS MANDATAIRE / CREER UN MANDAT La création de mandat que l entreprise reçoit d autres organisations, ou de personnes physiques Ce menu permet de créer un mandat. Les entreprises ou particuliers souhaitant déléguer toutes ou une partie de leurs prestations peuvent le faire par l intermédiaire de mandats. Ils n ont pas forcément obligation d être inscrit à l Administration en Ligne. Dans ce chapitre, il s agit de la mise en place d un mandat à l initiative du mandataire. Le mandataire à au jour d aujourd hui la possibilité de créer des mandats pour les prestations fiscales des entreprises ou des particuliers. Mandat pour une organisation inscrite à l Administration en Ligne Quand le mandataire connait l identifiant de son mandant (ce qui implique donc que le mandant est inscrit à l Administration en Ligne), il doit le préciser dans le formulaire : Une fois la demande confirmée, un message de confirmation s affiche : - 19/38 -

20 Le mandant doit alors accepter le nouveau mandat depuis sa propre console de gestion (comme dans le chapitre précédent : Je mandate une société / validation des données du mandataire par le mandant). - 20/38 -

21 Mandat pour une organisation inconnue de l Administration en Ligne Quand le mandataire ne connait pas l identifiant de son mandant, il peut choisir l option ci-dessous dans le formulaire : Dans ce cas, il devra saisir les données métiers relatives à son mandant pour que celui-ci puisse être identifié formellement. Pour l administration fiscale, il s agit du numéro fiscal de référence de l entreprise : Une fois le numéro de référence saisi et confirmé, l administration fiscale se charge d envoyer par la poste au mandant un code qu il devra fournir à son mandataire. Celuici devra ensuite l utiliser pour activer le mandat. Une fois en possession du code reçu de son mandant, le mandataire peut l utiliser depuis sa console de gestion en cliquant sur l icône «Activer» depuis sa liste de mandats en attente (Menu Je suis Mandataire / Lister les mandats / En attente). Une fois le code saisi et le mandat hors-ligne activé, il s affiche dans la liste des mandats actifs (Menu Je suis Mandataire / Lister les mandats / Actifs) - 21/38 -

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23 Mandat pour une personne physique Quand le mandataire souhaite mettre en place un mandat pour les prestations fiscales d un particulier, il choisit l option ci-dessous depuis le menu «Je suis mandataire / Créer un mandat» : Dans ce cas, il devra saisir les données métiers relatives à son mandant pour que celui-ci puisse être identifié formellement. Pour l administration fiscale, il s agit du numéro fiscal de référence du particulier et son numéro AVS sur 13 chiffres: Une fois les numéros saisis et le formulaire confirmé, l administration fiscale se charge d envoyer par la poste au particulier un code qu il devra fournir à son mandataire. Celui-ci devra ensuite l utiliser pour activer le mandat. Une fois en possession du code reçu de son mandant, le mandataire peut l utiliser depuis sa console de gestion en cliquant sur l icône «Activer» depuis sa liste de mandats en attente (Menu Je suis Mandataire / Lister les mandats / En attente). - 23/38 -

24 Une fois le code saisi et le mandat hors-ligne activé, il s affiche dans la liste des mandats actifs (Menu Je suis Mandataire / Lister les mandats / Actifs) - 24/38 -

25 2.10. JE SUIS MANDATAIRE / LISTER LES MANDATS La liste des mandats reçus Une organisation agissant en tant que mandataire va recevoir des mandats. Le menu «Lister les mandats» lui permet de voir toutes les demandes, faites par un mandant depuis sa console gestionnaire ou faites par lui-même via la procédure de demande de mandats décrite dans le chapitre précédent. Cette page recense les mandats reçus par l entreprise, en fonction de leur état (En attente, Actifs et Annulés) et par type (Entreprise en Ligne, Hors ligne ou Particulier). Pour les mandats en attente, les options suivantes sont disponibles : Pour les mandats actifs : Pour les mandats annulés : - 25/38 -

26 2.11. JE GERE LES ACCES / POUR UN UTILISATEUR La gestion des accès d un utilisateur Ce menu permet de gérer les droits des utilisateurs sur les diverses prestations. Pour une organisation, les prestations peuvent être ses propres prestations ou des prestations qui lui ont été déléguées par une organisation tierce (mandant). Le clic soit sur l icône «crayon d édition», soit sur l un des utilisateurs permet d ouvrir la page suivante permettant de donner ou retirer les droits de l utilisateur sur les prestations: Toutes les prestations possibles pour l organisation (ses propres prestations ou celles mandatées) sont affichées ; il est possible de donner le droit d accès en sélectionnant sur la ligne de la prestation, ou de le retirer le droit en désélectionnant la case à cocher de la prestation. - 26/38 -

27 Certaines prestations sont soumises à validation d un service de l Etat de Genève. Le fonctionnement de ces prestations est décrit dans le chapitre suivant. - 27/38 -

28 Fonctionnement des demandes d accès pour les prestations soumises à validation métier. Les prestations concernées sont identifiées par les icônes ci-dessous dans la console de gestion du gestionnaire de l entreprise ( : Le gestionnaire de l entreprise coche la prestation pour un de ses utilisateurs et valide. La demande s affiche en attente de validation dans la console du gestionnaire. Bonjour, Le service de l Etat reçoit automatiquement une notification lui demandant de traiter cette demande d accès. Après analyse de la demande et d éventuels échanges, le service de l Etat concerné va traiter la demande en attente en l acceptant ou la refusant (contrôle que la personne est bien autorisée, signatures de conventions, etc..) Le gestionnaire de l entreprise reçoit alors un mail de validation / refus : La demande d'ajout du compte "Leroux Anne" (GE ) à la prestation "Accès à l'application Intercapi - Registre Foncier" (Prestations du Registre Foncier) de l'entreprise "Partenaire La société" (001234) a été acceptée par le service de l'etat concerné. Commentaire : Suite à la convention signée reçue de M. Pascal G pour le collaborateur Leroux Anne, le Registre Foncier accepte la demande d'accès. Cet a été envoyé automatiquement, merci de ne pas y répondre car votre ne sera pas traité. Pour toute aide, consulter Merci et à bientôt sur le site des e-démarches. - 28/38 -

29 Si validation, la prestation est active pour l utilisateur dans la console de gestion, et l utilisateur peut accéder à la prestation désirée avec son compte AeL / e-démarches. - 29/38 -

30 2.12. JE GERE LES ACCES / POUR PLUSIEURS UTILISATEURS La gestion des accès pour plusieurs utilisateurs Cette page permet de donner ou retirer les droits à plusieurs utilisateurs. Pour cela il faut sélectionner les utilisateurs en sélectionnant la case à cocher et en cliquant sur le bouton «Sélectionner». De la même façon que pour un utilisateur, certaines prestations sont soumises à validation d un service de l Etat de Genève. Le fonctionnement de ces prestations est décrit dans le chapitre précédent, voir prestations soumises à validation. - 30/38 -

31 Cette page affiche les prestations accessibles à l organisation. Si le bouton «Confirmer» est cliqué, toutes les prestations sélectionnées seront données aux utilisateurs listés en début de page. Attention : Au contraire, si les cases prestations restent vides et que le bouton «Confirmer» est cliqué, tous les droits précédents seront enlevés. Le bouton «Annuler» permet d abandonner la modification pour revenir à la page précédente. - 31/38 -

32 2.13. JE GERE LES ACCES / POUR MES PRESTATIONS La gestion des accès des utilisateurs par prestation Cette page permet de lister les prestations propres de l organisation ainsi que voir le nombre d utilisateurs ayant accès à chaque prestation. Le clic sur une prestation affiche la page suivante: - 32/38 -

33 Cette page permet de contrôler les accès à la prestation en précisant pour chaque utilisateur s il y accède ou non. De la même façon que pour un utilisateur, certaines prestations sont soumises à validation d un service de l Etat de Genève. Le fonctionnement de ces prestations est décrit dans le chapitre précédent, voir prestations soumises à validation. - 33/38 -

34 2.14. MES PRESTATIONS / GERER MES PRESTATIONS Liste des services disponibles aux entreprises avec possibilité d inscription / activation de certaines prestations - 34/38 -

35 Depuis cette page, l utilisateur peut visualiser l ensemble des prestations accessibles aux entreprises et effectuer les opérations suivantes (selon disponibilité) : - 35/38 -

36 2.15. MANDAT DE GESTION / GERER UNE ORGANISATION* Sélectionner une autre organisation sous gestion *pour les mandats de gestion uniquement Les gestionnaires ayant un ou plusieurs mandats de gestion sur d autres organisations ont la possibilité d accéder aux différentes consoles de gestions de l ensemble de leurs entreprises via le menu «Gérer une organisation». En cliquant sur «Confirmer» la console de gestion de l autre organisation s affiche. Pour bien identifier le contexte de travail, le menu de droite affiche en rouge la raison sociale de l entreprise sous gestion. Le bouton permet de revenir au choix de l entreprise. Le bouton «Gérer mon organisation» permet de revenir à sa propre console. - 36/38 -

37 2.16. MON ESPACE PERSONNEL / ACCEDER A MON ESPACE PERSONNEL Accès à la page personnelle du compte Depuis le menu «Accéder à mon espace personnel» l utilisateur gestionnaire peut accéder directement à sa page personnelle en ligne. Depuis cette page il peut notamment mettre à jour ses données personnelles, son téléphone d authentification (ce qu il peut aussi faire en tant que gestionnaire dans sa console de gestion) mais également modifier son mot de passe. Il a également accès à toutes ses prestations : c est un portail pour les accès sécurisés de l Administration en Ligne. La page personnelle est accessible à l ensemble des collaborateurs (et pas seulement aux gestionnaires) et aux particuliers depuis le lien : Le gestionnaire peut retourner à sa console en cliquant sur «Accéder à la gestion de mon organisation». - 37/38 -

38 REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Direction Générale des Systèmes d Information Programme de l'administration en Ligne e-démarches Rue du Grand-Pré Case postale Genève 2 Tél e-demarches@etat.ge.ch