PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU CONSEIL D ADMINISTRATION STADE OLYMPIQUE - SALLE HOCHELAGA MERCREDI 14 MAI 2014 À 15 HEURES

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1 PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU CONSEIL D ADMINISTRATION STADE OLYMPIQUE - SALLE HOCHELAGA MERCREDI 14 MAI 2014 À 15 HEURES Présences Absences Employés Marcel Paul Raymond (président), Robert Bissonnette (par téléconférence), François Gagnon, Nancy Spineti Delle Donne, Lynn Bellocq, Jacques Bédard (par téléconférence), Denis Loiselle, Ève Gaudet, Martin Ducharme (par téléconférence), Rémi Bouchard. Daniel Langevin, Marie-France Morand, Marc Tremblay. Jean-Pierre Beaulieu, François Roy, Guylaine Sirois. Ouverture de la réunion Marcel Paul Raymond souhaite la bienvenue à tous et confirme que nous avons quorum à 15 h. Sur une proposition faite par Denis Loiselle, appuyée par Nancy Spineti Delle Donne, la séance est ouverte. Adoption de l ordre du jour Sur une proposition faite par François Gagnon, appuyée par Rémi Bouchard, l ordre du jour est adopté à l'unanimité. Adoption du procès-verbal du 26 mars 2014 Sur une proposition faite par Nancy Spineti Delle Donne, appuyée par Denis Loiselle, le procès-verbal est adopté à l'unanimité. Suites aux procès-verbaux (liste d actions à entreprendre) La liste des actions à entreprendre a été transmise à tous le 8 mai. Elle est révisée et, comme les points sont tous en suspens, on y ajoute des dates limites. Golf Québec a un mandat et une mission, mais ne s est pas encore dotée d une vision ou de valeurs. Jean-Pierre Beaulieu et François Roy y travailleront et une proposition sera présentée à la prochaine réunion (le 28 juillet). Pour la question sur la pertinence de notre participation au salon du golf, une recommandation sera présentée au conseil à la réunion du 10 décembre 2014.

2 Rapports opérationnels et de gouvernance Les rapports ont été transmis à tous le 8 mai. Voici les informations complémentaires : Rapport administratif et opérationnel (J.P. Beaulieu) À la lumière du sondage fait auprès des écoles participantes au programme Golf en milieu scolaire, nous soupçonnons que près de 300 trousses d enseignement ne sont pas réellement utilisées. Il est possible que certaines écoles soient actives, mais ne prennent pas le temps de répondre au sondage. Néanmoins, nous aimerions revoir notre approche et encourager davantage les écoles existantes à être actives plutôt que de mousser l adhésion de nouvelles écoles au programme. Golf Canada a fait le même constat à travers le pays et travaille aussi à l élaboration d une solution. Comme trois clubs de golf ont été reconnus comme CDGJ en 2014, le conseil d administration s interroge à savoir comment ces établissements sont identifiables par le grand public (à confirmer avec l équipe de développement du sport). Nancy Spineti Delle Donne nous informe que la Mauricie a recruté 8 nouveaux bénévoles dans son équipe d évaluation de parcours. Elle les visitera donc pour leur donner une formation. Le séminaire de handicap qui était prévu pour le 10 mai dans l Est du Québec a été annulé par manque de participation. Dans le cadre de notre entente avec Ovation médias, nous serons plus présents à l émission Au 19 e. Le 22 mai prochain, une partie de l émission sera tournée dans une école participante au Golf en milieu scolaire. Cet épisode sera diffusé en juillet. Lors du congrès de l Association des gestionnaires en philanthropie, François Roy a identifié une action que beaucoup oublient : le remerciement des donateurs (autre qu une lettre de remerciements traditionnelle). Les prochaines rencontres des directeurs généraux des provinces avec Golf Canada se tiendront le 2 juin à Banff. À cette occasion, les sous-comités formés dans le cadre du programme Synergy se réuniront. Jean-Pierre Beaulieu explique que Golf Québec a cessé d organiser l Omnium du Québec depuis 1996, mais en détient toujours le nom. Cette année, nous avons cédé à l AGP du Québec le droit de faire revivre le tournoi pour les trois prochaines années. Malheureusement, en 2014, les dates retenues sont en conflit avec notre Alexandre de Tunis. Nous craignons donc que certains de nos bons amateurs décident de jouer dans l Omnium du Québec plutôt qu au Tunis, surtout pour les joueurs de Québec où l Omnium se tiendra. Jean-Pierre Beaulieu a déjà rencontré Jean Trudeau pour s assurer que les prochaines éditions seront mieux planifiées et que nous pourrons éviter les conflits d horaires. Dans le cadre des activités de la table de concertation, plusieurs sous-comités avaient été formés. Certains de ces chantiers sont complétés (comme l enquête-terrain et son analyse), d autres sont en cours ou en attente des données qui seront mises à leur disposition par les groupes qui sont actuellement actifs. Jean-Pierre Beaulieu a pris Page 2

3 plusieurs projets en main. Les membres du conseil d administration lui demandent de dresser la liste des actions entreprises dans chaque chantier jusqu à maintenant ainsi que le nouvel échéancier qui découle des progrès réalisés. Il est également prévu de rassembler tous les conseils d administration des associations qui participent à la table de concertation. Une activité est prévue le 23 juillet dans le cadre de l Omnium canadien RBC. Trois conférenciers y seront invités pour partager leur expérience d affaire qui pourrait être adaptée à la réalité de l industrie du golf. Finances et investissements (J.P. Beaulieu pour F. Gagnon) L analyse financière en date du 30 mars a été transmise à tous dans la trousse d information du 8 mai. Mises à part les cotisations qui sont difficiles à prévoir et qui peuvent parfois nous causer des surprises, tout est en ligne avec les budgets. Nous aurons un meilleur portrait de la situation vers la mi-juin et nous pourrons prendre les actions nécessaires à ce moment. Le nouveau comité des finances et des investissements s est réuni pour une première fois pour étudier les chiffres et pour se doter d une structure opérationnelle plus formelle. Ils se rencontreront de nouveau avant la prochaine réunion du conseil d administration. Conseil des associations régionales (J. Bédard) La saison de golf commence graduellement un peu partout. Toutes les régions ont organisé des réunions printanières. Dans l Est du Québec, Jean-Pierre Beaulieu s est informé à savoir pourquoi la région n a pas de représentant junior ou d entraîneur régional. Étant hôtes du Championnat provincial junior, nous considérons que c est un strict minimum. Par la suite, des changements ont eu lieu au sein du CA régional. Nous avons récemment reçu la confirmation que Tommy Fabre a finalement accepté le poste d entraîneur régional. Des pourparlers sont en cours pour voir si Rémi Pronovost serait enclin à reprendre son poste de représentant junior. ATGQ (È. Gaudet) ClicGolf.com L ATGQ se concentre présentement sur deux projets d envergure : ClicGolf.com et l évaluation de l offre de services à ses membres. AGP du Québec (R. Bouchard) Une conférence de presse a eu lieu récemment pour faire le lancement de la saison 2014 et annoncer le retour de l Omnium du Québec. Le siège social est encore à vendre. Le déménagement au Stade de la partie administrative de l AGP et de Martine Laparé pourrait se faire cet été ou cet automne. La prochaine réunion du conseil d administration de l AGP du Québec est prévue pour le 27 mai. Golf Canada (R. Bouchard, M.P. Raymond) Une journée des médias est prévue le 2 juin, au Royal Montréal, pour faire l annonce des activités au programme de l Omnium canadien RBC. Par la suite, le 23 juillet, une Page 3

4 activité de la table de concertation de l industrie du golf y aura lieu (tel que mentionné plus tôt). La programmation de l après-midi reste à confirmer. Les activités du conseil des provinces ont été couvertes dans le rapport portant sur le programme Synergy. Autres affaires Correspondance Il n y a pas de correspondance à étudier. Vote sur les résolutions Les membres du conseil d administration se demandent s il est souhaitable de passer une résolution générale qui permettrait à Jean-Pierre Beaulieu de signer en notre nom tout document visant à présenter des demandes d aide financière ou s il est préférable de revoir chacun des projets un à un. Après discussion, les membres du conseil d administration décident que chaque cas devra être étudié individuellement. Si une réponse est requise rapidement entre deux réunions, nous pourrons toujours convoquer une réunion spéciale avec un processus de vote par courriel. Résolution pour Égale Action Dans le cadre du programme PSAF, nous prévoyons organiser des activités de sensibilisation au golf en approchant des ligues de hockey féminines. Notre demande de subvention a été acceptée conditionnellement à l appui des membres du CA et à notre engagement d investir un minimum de 25 % dans le projet. Sur une proposition faite par Denis Loiselle, appuyée par Lynn Bellocq, le projet est approuvé et il est résolu à l unanimité d autoriser Jean-Pierre Beaulieu à signer tous les documents nécessaires à sa mise en place. Résolution pour Développement économique Canada Dans le cadre de l Omnium canadien RBC, Golf Canada souhaite présenter une demande de subvention à Développement économique Canada qui a un programme pour les activités à visibilité internationale. Pour ce faire, ils ont besoin d un numéro NEQ que Golf Québec détient en tant qu entreprise inscrite au registraire du Québec. Tout comme nous l avons fait avec le MELS, une demande de subvention conjointe pourrait être présentée à Développement économique Canada, ce qui n engage en rien Golf Québec quant à l aspect financier de la gestion de l événement. Lors de la demande présentée au MELS, un minimum de $ était promis à Golf Québec. Pour cette nouvelle demande, nous devrons discuter avec Golf Canada pour voir s il est possible de conserver une partie de la subvention pour nos programmes de développement. Sur une proposition faite par Eve Gaudet, appuyée par Nancy Spineti Delle Donne, il est résolu à l unanimité d autoriser Jean-Pierre Beaulieu à signer tous les documents nécessaires pour présenter la demande de subvention. Page 4

5 Envoi des cartes de membres Rémi Bouchard explique que la personnalisation des cartes est en cours pour les clubs qui ont choisi l option 1 et soumis leur liste de membres à Golf Canada. Le processus est long. Pour les clubs qui ont choisi l option deux, les membres devront individuellement demander à recevoir leur carte personnalisée en passant par le Centre de scores Golf Canada ou par GGGolf. Dans le cas de GGGolf, le système a dû être réinitialisé. Il est donc possible que certains membres doivent accepter de nouveau les termes et les conditions d usage du système. Les dossiers des clubs qui n ont pas répondu à la correspondance de Golf Canada (une soixantaine) sont maintenant traités avec l option 2. Prochaine réunion La prochaine rencontre du conseil d administration se tiendra le 28 juillet 2014, à 8 heures, au club de golf Elm Ridge. Jean-Pierre Beaulieu dresse la liste de ceux qui souhaitent jouer au golf dans le Championnat mixte ou dans celui des générations. Levée de l assemblée Signatures La séance est levée à l unanimité à 16 h 50. Marcel Paul Raymond, président François Gagnon, secrétaire-trésorier Page 5